VÝROČNÍ ZPRÁVA 2004 ANNUAL REPORT ČESKÝ INSTITUT PRO AKREDITACI CZECH ACCREDITATION INSTITUTE

Transkript

1 VÝROČNÍ ZPRÁVA 2004 ANNUAL REPORT CZECH ACCREDITATION INSTITUTE

2 Annual Report 2004 OBSAH / CONTENTS Český institut pro akreditaci obecně prospěšná společnost Úvodní slovo předsedy správní rady 2 Introductory Statement of the Chairman of the Board of Directors 3 Slovo vedení společnosti 4 The Statement on Behalf of the Management 5 Výkonná činnost 8 Executive Activity 9 Řešení námitek a stížností 12 Settlement of Objections and Complaints 13 Podpůrné aktivity 14 Supporting Activities 15 Zaměstnanecká politika 18 Personnel Policy 19 Finanční zpráva 20 Financial Report 20 Dozorčí rada 28 Supervisory Board 29 Výrok auditora 30 Auditor s Statement 30 Příloha 31 Appendix 31 1

3 2004 Výroční zpráva ÚVODEM PŘEDSEDA SPRÁVNÍ RADY Český institut pro akreditaci, o. p. s. (ČIA) v roce 2004 úspěšně naplňoval svou hlavní úlohu poskytovat jako Národní akreditační orgán České republiky obecně prospěšné služby a dozor v oblasti akreditace a zabezpečovat trvalý soulad této činnosti s mezinárodními normativními dokumenty a dokumenty vydávanými mezinárodními organizacemi, které se zabývají akreditací. S potěšením mohu konstatovat, že ČIA nejen plní své úlohy vyplývající ze Zakládací listiny a Statutu, ale že se stal též aktivním a respektovaným účastníkem mezinárodního úsilí jednotného postupu v oblasti akreditace v rámci Evropské unie i v širším rámci celosvětově organizovaných aktivit. V uplynulém roce skončilo funkční období členství ve správní radě Ing. Miroslava Tesaře, jmenovaného na návrh Úřadu pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví (ÚNMZ). Chtěl bych na tomto místě Ing. Tesařovi, který v tomto období zastával funkci předsedy správní rady, poděkovat zejména za odbornost, věcnost, energii i lidský přístup, kterými významně přispěl k efektivitě správní rady i rozvoji ČIA jako celku. Ing. Miroslava Tesaře ve správní radě nahradil předseda ÚNMZ Ing. Alexander Šafařík-Pštrosz. Jeho odborná fundovanost i přehled v oblasti státních orgánů ovlivňujících činnost ČIA přinášejí do správní rady mnoho nových pohledů a jsou v mnoha směrech inspirací i pro vrcholový management ČIA. Správní rada ČIA v roce 2004 zasedala celkem čtyřikrát. Správní rada není orgánem výkonného řízení, ale orgánem, který schvaluje a rozhoduje v zásadních záležitostech stanovených zákonem o obecně prospěšných společnostech a Zakládací listinou společnosti na základě návrhů předkládaných ředitelem a zejména dbá na naplňování účelu, k němuž byla společnost zřízena. I v těchto souvislostech bych z tohoto místa chtěl vyjádřit obdiv, úctu a poděkování všem zaměstnancům ČIA, kteří svou odborností představují v mnoha oblastech absolutní špičku v České republice i ve světě. Vykonávají svou práci v perfektní kvalitě a současně pracují natolik efektivně, že ČIA v posledních letech snese i po stránce výkonnosti srovnání s řadou úspěšných subjektů. Dosahované výsledky a vyrovnané hospodaření tak umožňují další rozvoj i vysokou míru nezávislosti ČIA. Management ČIA, reprezentovaný především ředitelem Ing. Jiřím Růžičkou, poskytl během roku 2004 správní radě řadu důkazů o tom, že se ČIA mění v moderně řízenou organizaci. Úkoly pro rok 2005 a další období nejsou jednoduché. Má-li ČIA nadále plnit roli národního akreditačního orgánu a současně posilovat svoji pozici v evropských a světových akreditačních organizacích, musí být po všech stránkách atraktivním zaměstnavatelem. To znamená nabídnout takové podmínky, jež umožní trvale zaměstnávat špičkové jazykově vybavené odborníky, kteří navíc dokáží úspěšně vyjednávat a současně budou reprezentovat ČIA i Českou republiku. Oceňuji proto, že management ČIA věnuje v současné době zvýšenou pozornost právě oblasti rozvoje lidských zdrojů i propagaci dobrého jména v odborné i laické veřejnosti. Jsem přesvědčen, že ČIA jde ve svém rozvoji správným směrem a přeji všem zaměstnancům i vedení ČIA mnoho úspěchů v jejich úsilí. Roman Fišer předseda správní rady Českého institutu pro akreditaci, o.p.s. 2

4 Annual Report 2004 INTRUDOCTORY STATEMENT OF CHAIRMAN OF THE BOARD OF DIRECTORS In 2004 the Czech Accreditation Institute, a public service company (CAI), acting as the National Accreditation Body of the Czech Republic has successfully fulfilled its main mission to provide generally beneficial and surveillance services in the field of accreditation and to ensure the continuous compliance of this activity with international normative documents and with those documents issued by international accreditation organisations. I am pleased to state that the CAI not only fulfilled its tasks arising from its Memorandum of Association and the Statute; but has also become an active and recognized participant in the international effort for a uniform procedure in the field of accreditation in the European Union as well as within a broader framework of globally organised activities. The time-term of the membership of the Board of Directors for Mr. Miroslav Tesař, who had been appointed on the proposal of the Czech Office for Standards, Metrology and Testing (COSMT), expired in the last year. Allow me to thank Mr. Tesař, who executed the duties of the Chairman of the Board of Directors, in particular for his proficiency, practicality, energy as well as his human approach, which have substantially contributed to the efficiency of both the Board of Directors and CAI as a whole. Mr. Miroslav Tesař has been replaced in the Board of Directors by the Chairman of COSMT, Mr. Alexander Šafařík-Pštrosz. His professional ability and sound experience in the area of state authorities which influences CAI s activities have brought a lot of new approaches to the Board of Directors and also many new suggestions for CAI s top management. In 2004, the CAI s Board of Directors met four times in all. The Board of Directors is not an executive body; it is a body which is authorised to approve and decide in principal matters stated by the Act regarding Public Service Companies and by the Memorandum of Association, on the basis of proposals submitted by the Director. In particular it shall persue the fulfilling of the purpose the company has been established for. In this connection, allow me to express from here my admiration, respect and thanks to all CAI employees, who, thanks to their competence, play in many areas, an absolute leading role both in the Czech Republic and in the world. They have delivered perfect quality and at the same time such effectiveness that the CAI s performance could be successfully compared to a number of successful enteprises in recent years. The results achieved and the balanced economy of the CAI enables its further development and high level of independence. The CAI s management, represented above all by its Director, Mr. Jiří Růžička, provided much evidence to the Board of Directors showing that the CAI had been changing into a progressively controlled organisation. The tasks for the year 2005 and the following period are not simple. If the CAI is to further perform the role of the National Accreditation Body and at the same time to strengthen its position within European and global accreditation organisations, it should be an attractive employer in all respects. This means that it should offer conditions which will enable emploing of specialists with a top command of languages, who, in addition, will be able to negotiate successfully while representing both the CAI and the Czech Republic. That is why I appreciate that the CAI s management have been paying special attention to the personnel development and promotion of the CAI s reputation among both the professional and the lay public. I believe that the CAI is developing in the right way, and I wish every success to both the CAI s management and employees in their joint efforts. Roman Fišer Chairman of the Board of Directors of the Czech Accreditation Institute, a public service company CZECH ACCREDITATION INSTITUTE 3

5 2004 Výroční zpráva SLOVO VEDENÍ SPOLEČNOSTI V úvodu výroční zprávy se obvykle zveřejňují události a činnosti, které jsou pro společnost a daný rok charakteristické nebo výjimečné. V případě Českého institutu pro akreditaci, obecně prospěšné společnosti, musíme především zdůraznit rozšíření nabídky služeb jako reakci na získávání nových zákazníků a požadavky mezinárodních organizací zabývajících se akreditací. V oblasti akreditace zůstává pro národní akreditační orgán prvořadým úkolem zabezpečení mezinárodní a vnitrostátní akceptace jím poskytovaných služeb. Výsledky dosažené v roce 2004, které jsou uvedeny v této zprávě, dokazují, že všechny závazky signatáře vícestranných dohod o vzájemném uznávání v rámci mezinárodních organizací zabývajících se akreditací jsou ČIA bezezbytku splňovány. Kvalitu poskytovaných služeb pro účastníky akreditačního systému spravovaného ČIA je možné dokumentovat nejen stoupajícím zájmem o nabízené služby, ale rovněž i výsledky zpětné vazby od našich zákazníků, kteří ve svých vyjádřeních vyslovují spokojenost s úrovní poskytovaných služeb. I přes většinu pozitivních ohlasů jsme si, jako vedení společnosti, vědomi možných problémů, které se pokusíme v roce 2005 řešit tak, aby byla v co největší míře naplněna očekávání zákazníků, ale současně aby byly splněny požadavky příslušných norem a požadavky vyplývající z členství ČIA v mezinárodních organizacích zabývajících se akreditací. Při své činnosti vychází ČIA rovněž z podmínek, jež jsou stanoveny Rozhodnutím Ministerstva průmyslu a obchodu (MPO) č. 135/98, kterým je ČIA pověřen prováděním akreditace, a podmínek stanovených pro akreditující osobu zákonem č. 22/1997 Sb., o technických požadavcích na výrobky, ve znění pozdějších předpisů. V průběhu roku 2004 byly všechny tyto povinnosti a předpoklady ze strany ČIA bezezbytku plněny. Z hlediska plnění finančních ukazatelů patřil rok 2004 rovněž k úspěšným. Hospodaření ČIA splnilo všechny náročné hospodářské ukazatele stanovené pro tento rok. Za výrazné úspěchy a kladné výsledky roku 2004 chci poděkovat nejen zaměstnancům ČIA, ale rovněž všem externím pracovníkům, orgánům a organizacím zainteresovaným na bezchybném fungování akreditačního systému spravovaného ČIA. Věřím, že i následující období bude pro všechny účastníky tohoto systému stejně úspěšné jako hodnocený rok Ing. Milan Badal náměstek ředitele Českého institutu pro akreditaci, o.p.s. 4

6 Annual Report 2004 THE STATEMENT ON BEHALF OF THE MANAGEMENT Characteristic or extraordinary events and activities of the company are usually mentioned in the introduction to the annual report for a given year. In the case of the Czech Accreditation Institute, a public service company (hereinafter only referred to as the CAI), we should first of all mention the expansion of the choice of services in response to the requirements of international accreditation organisations and the winning of new customers. In the accreditation area the primary task of the national accreditation body is to ensure international and national acceptance of its services. The results achieved in 2004 as described in this report prove that all obligations of the signatory of multilateral agreements on mutual recognition within the international accreditation organisations are completely fulfilled by the CAI. The quantity and quality of the services provided to the members of the accreditation system operated by the CAI can be documented not only by the growing interest in the offered services, but also by the results of the feedback from our customers who express their satisfaction with the level of the services. Notwithstanding a prevailing positive response, the Company Management is aware of eventual problems which have to be resolved in 2005 in order to satisfy the customers expectations to the maximum possible extent and at the same time to meet the requirements of the relevant standards and requirements arising from the CAI s membership in the international accreditation organisations. In its activities, the CAI complies with the conditions and terms specified in the Ministry of Industry and Trade s Decision No. 135/98, by which the CAI has been authorized to perform accreditation and with the conditions stated for the accrediting person by Act No. 22/1997 Coll., regarding Technical Requirements for Products, as amended. In 2004, all these duties and preconditions were fully met by the CAI. From the viewpoint of the fulfilment of the financial indicators, the year 2004 can be classed as a successful one. The CAI fulfilled all the demanding economic indicators stated for that year. I would like to thank not only the CAI s employees, but also all the external personnel and the various bodies and organisations interested in the faultless functioning of the accreditation system operated by the CAI, for the substantial success and positive results in I believe that the next period will be for all members of this system, as successful as the assessed year in Milan Badal Deputy Director of the Czech Accreditation Institute, a public service company CZECH ACCREDITATION INSTITUTE 5

7 2004 Výroční zpráva PRACOVNÍCI ČESKÉHO INSTITUTU PRO AKREDITACI Pracoviště Praha / Office Prague Pracoviště Brno / Brno Office 6

8 Annual Report 2004 SPRÁVNÍ RADA A VEDENÍ SPOLEČNOSTI Člen správní rady Ing. Pavel Charvát Member of Board of Directors Náměstek ředitele JUDr. Soběslav Hlinka Deputy Director Předseda správní rady Roman Fišer Chairman of Board of Directors Ředitel společnosti Ing. Jiří Růžička Director of Company Člen správní rady Ing. Alexandr Šafařík-Pštrosz Member of Board of Directors Náměstek ředitele Ing. Milan Badal Deputy Director CZECH ACCREDITATION INSTITUTE 7

9 2004 Výroční zpráva 8 VÝKONNÁ ČINNOST V roce 2004 byly v Akreditačním systému spravovaném ČIA realizovány v oblasti výkonné činnosti následující zásadní úkoly: přeposouzení certifikačních orgánů certifikujících pracovníky podle ČSN EN ISO/IEC 17024:2003 z 22 certifikačních orgánů bylo akreditováno na novou normu 17. Zbývajícím pěti certifikačním orgánům zbývají tři měsíce (konec přechodového období je ) na realizaci uvedeného přeposouzení. zavedení nové služby akreditace zdravotnických laboratoří podle ČSN EN ISO 15189:2004. Služba byla zavedena od zahájení práce na budování nového informačního systému. V roce 2004 proběhla analýza současného informačního systému, na jejímž základě bylo vypsáno výběrové řízení na dodavatele nového informačního systému. Tento dodavatel byl vybrán a byly s ním projednány hlavní body smlouvy. V roce 2004 probíhalo posuzování žadatelů o akreditaci a prověřování akreditovaných subjektů při dozorových činnostech standardním způsobem podle stanovených postupů. Rovněž byly v tomto roce upraveny postupy akreditace, které vycházejí z normy ISO/IEC FDIS 17011:2003. Přehledy uváděné ve zprávě poskytují informace o počtech realizovaných akreditací v jednotlivých letech a o počtech platných osvědčení o akreditaci na konci hodnoceného období (příslušného kalendářního roku). V roce 2004 ČIA dále zabezpečoval Národní program zkoušení způsobilosti, do kterého bylo zařazeno 51 mezilaboratorních porovnání, z toho: 15 na základě úspěšného absolvování auditu ze strany ČIA, 16 na základě porovnání, která organizátor úspěšně zabezpečoval v předcházejícím období, 20 programů bylo zařazeno na základě akreditace organizátora programů způsobilosti. Osm zkušebních laboratoří akreditovaných ČIA se zúčastnilo pěti mezinárodních mezilaboratorních porovnání.

10 Annual Report 2004 EXECUTIVE ACTIVITY In 2004 the following principal tasks were implemented in the accreditation system operated by the CAI: Reassessment of the certification bodies certifying personnel according to ČSN EN ISO/IEC 17024: certification bodies out of a total of 22 were accredited for the new standard. The remaining 5 certification bodies have 3 months (the end of the transition period is on 31/03/2005) for the reassessment. Introduction of a new service accreditation of medical laboratories according to ČSN EN ISO 15189:2004. The service has been provided since 1st September Start of work on a new information system. In 2004 the current information system was analysed. Based on the analysis, tenders were invited for the supply of the new information system. The supplier was selected and the main provisions of the contract have been negotiated with them. In 2004, applicants were assessed and accredited entities were audited within surveillance visits by means of the stated standard procedures. In the same year the accreditation procedures which follow the standard ISO/IEC FDIS 17011:2003 were amended. The data contained herein provided information on the number of accreditations in individual years and on the number of valid certificates of accreditation at the end of the period in question (the relevant calendar year). In 2004 the CAI also ensured the National Proficiency Testing Scheme, which included 51 inter-laboratory comparisons, of which: 15 were based on successful CAI audits, 16 were based on comparisons ensured by the provider in the previous period, 20 schemes were included on the basis of the accreditation of the proficiency testing scheme provider. Eight testing laboratories accredited by the CAI took part in five international inter-laboratory comparisons. CZECH ACCREDITATION INSTITUTE 9

11 2004 Výroční zpráva PŘEHLEDY / SUMMARIES Přehledy uváděné ve zprávě poskytují informace o počtech realizovaných akreditací v jednotlivých letech a o počtech platných osvědčení o akreditaci na konci hodnoceného období (příslušného kalendářního roku) The overview presented in the Report provides information on the number of accreditations implemented in individual years and on the number of valid certifications of accreditation at the end of the assessment period (of the relevant calendar year). Přehled platných osvědčeních o akreditaci / Summary of Certificates of Accredition Platná osvědčení na konci roku / Valid certification by the end of year Zkušební laboratoře Testing laboratories Kalibrační laboratoře Calibration laboratories CO pro výrobky CB for product CO pro systémy jakosti CB for quality systems CO pro EMS CB for EMS x x x x x CO pro personál CB for personnel Inspekční orgány Inspection bodies x x x Ověřovatelé EMAS EMAS verifiers x x x x x x Dohled nad zahr. ověř. Surveillance x x x x x x x x x x Organizátoři MPZ PT Providers x x x x x x x x x x Celkem Total

12 Annual Report 2004 PŘEHLEDY / SUMMARIES Přehled osvědčeních o akreditaci / Summary of implemented Certifications of Accredition Vydaná v roce / Issued in Celkem Total Zkušební laboratoře Testing laboratories CO celkem CB total Kalibračni laboratoře Calibration laboratories Inspekční orgány Inspection bodies CZECH ACCREDITATION INSTITUTE 11

13 2004 Výroční zpráva ŘEŠENÍ NÁMITEK A STÍŽNOSTÍ V průběhu roku 2004 nebyla na úrovni ředitele ČIA řešena žádná námitka, tj. opravný prostředek proti postupu nebo rozhodnutí ČIA. Projevuje se zde dlouhodobý trend, který nasvědčuje tomu, že ve vztahu k zákazníkům ČIA byly vytvořeny dostatečné zpětnovazebné prostředky, jež vytvářejí prostor pro včasné řešení případných sporů a nedostatků. Oproti roku 2003, kdy ČIA šetřil pouze jednu stížnost, vzrostl v roce 2004 jejich počet na deset. Za podrobnější rozbor bude stát zejména skutečnost, že převažovaly stížnosti na certifikační orgány (celkem 7, z toho 5 na CO pro certifikaci systémů jakosti), zatímco na činnost laboratoří nedošla žádná stížnost. Všechny stížnosti ČIA prošetřil a o výsledku šetření informoval stěžovatele. Ve třech případech, kdy se stěžovatel s výsledkem šetření neztotožnil, probíhají další jednání. Nejvíce a nejzávažnější stížnosti (4) se týkaly certifikačních orgánů pro certifikaci systémů jakosti v oblasti stavebnictví, resp. jimi certifikovaných stavebních firem. K prověření těchto stížností ČIA realizoval mimořádné dozorové akce, při nichž se sice neprokázalo neplnění požadavků příslušných norem ze strany CO, nicméně je zřejmé, že v činnosti dodavatelů staveb se často projevují závažné nedostatky. Těmto nedostatkům lze však předcházet či je odstraňovat v rámci stavebního, popř. kolaudačního řízení. I když se přímo neprokázaly určité vztahy nadstandardní spolupráce mezi certifikačními orgány a jimi certifikovanými subjekty, na něž poukazovali někteří stěžovatelé, věnuje ČIA vytváření těchto tendencí při své dozorové činnosti zvýšenou pozornost. Dvě stížnosti byly po prošetření odmítnuty, neboť jejich předmětem byly činnosti, na něž se nevztahuje akreditace. Jedna stížnost se týkala ČIA, resp. nedostatků v seznamu akreditovaných subjektů. Tato stížnost byla kvalifikována jako důvodná a byla učiněna opatření k odstranění nedostatků. 12

14 Annual Report 2004 SETTLEMENT OF OBJECTIONS AND COMPLAINTS During 2004 at the level of the Managing Director of the Czech Accreditation Institute, no objection i.e. an appeal against a CAI procedure or decision was settled. This is a long term trend which indicates that sufficient feedback facilitating timely settlement of potential disputes or deficiencies has been created among CAI customers. In 2004 there were 10 complaints compared to 2003, when the CAI investigated only one complaint. The fact that those prevailing were the complaints against the certification bodies (in all 7 complaints, 5 were for the CB for the certification of quality systems) while no complaint was received against any laboratories will require a detailed analysis. All complaints were investigated by the CAI and the complainants were informed of the investigation results. In three cases, when the complainant did not agree with the investigation result then further negotiations are in progress. The majority of and the most serious complaints (4) concerned the certification bodies regarding the certification of the quality systems in the building industry or the building firms certified by them. To check these complaints, the CAI carried out unscheduled surveillance visits, which have not yet proved the non-fulfilment of the requirements of the relevant standards by the CBs, however there were indicated serious failings in the building supplier s activities. These failings could however be prevented or eliminated within the building permission or final inspection proceedings. Although certain facts of a preferential collaboration between the certification bodies and entities certified by them as claimed by some complainants have not been directly proved, the CAI is paying special attention to such trends in its surveillance activity. Two complaints were rejected after their investigation as they concerned activities which were not the subject of accreditation. One complaint concerned the CAI, in particular the deficiencies in the list of the accredited entities. This complaint was qualified as reasonable and corrective action has been taken. CZECH ACCREDITATION INSTITUTE 13

15 2004 Výroční zpráva PODPŮRNÉ AKTIVITY V rámci stálého rozvoje akreditačního procesu zabezpečoval ČIA řadu aktivit a to jak v národním tak mezinárodním měřítku. Mezinárodní vztahy Jako plnoprávný člen mezinárodních organizací sdružujících akreditační orgány: EA (European co-operation for Accreditation) organizace sdružují zástupce evropských akreditačních orgánů IAF (Internatinal Accreditation Forum) organizace s celosvětovou působností v oblasti akreditace certifikačních orgánů ILAC (International Laboratory Accreditation Co-operation) organizace s celosvětovou působností v oblasti akreditace zkušebních a kalibračních laboratoří a signatář odpovídajících dohod o vzájemném uznávání výsledků akreditace, a to MLA EA, zahrnující všechny oblasti akreditace MLA IAF, zahrnující oblast certifikace systémů managementu jakosti dle ISO 9001:2000 MRA ILAC, zahrnující oblast kalibračních a zkušebních laboratoří se ČIA prostřednictvím svých zástupců účastnil generálních zasedání i práce v řadě výborů i pracovních skupin těchto mezinárodních organizací. Dále se rozšířil počet pracovníků ČIA, kteří prošli výcvikem a byli schváleni pro činnost posuzovatelů v rámci mezinárodních auditů EA (evaluátor EA) a jsou nasazováni do týmů evaluátorů při vzájemném prověřování jednotlivých národních akreditačních orgánů. Na společném generálním zasedání IAF a ILAC v říjnu 2004 se ČIA stal jedním z prvních signatářů další dohody o vzájemném uznávání MLA IAF, a to v oblasti akreditace certifikačních orgánů certifikujících EMS a výrobky. Zavádění nových služeb V průběhu roku ČIA rozšířil poskytovanou akreditační činnost o další služby, a to: akreditaci certifikačních orgánů pro certifikace systému managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (BOZP) organizací podle dokumentu OHSAS 18001:1999, akreditaci certifikačních orgánů provádějících certifikaci (kvalifikaci) stavebních firem vstupujících do konkursu o veřejnou zakázku, akreditaci zdravotnických laboratoří podle ČSN EN ISO 15189:2004 (v druhém pololetí byla tato služba rozšířena o možnost souběžného posuzování laboratoří dle ČSN EN ISO/IEC 17025:2001 a ČSN EN ISO 15189:2004), akreditaci certifikačních orgánů k certifikaci systému managementu bezpečnosti informací (ISMS). ČIA provedl předběžnou analýzu možností akreditace k provádění certifikace podle připravované mezinárodní normy ISO týkající se systému managementu bezpečnosti potravin a dále možností zavedení akreditace certifikačních orgánů certifikujících provozovatele zařízení pro sběr a/nebo zpracování vybraných autovraků. V souvislosti se zavedením těchto služeb, resp. s dalším rozvojem akreditačního systému, byly pracovníky ČIA připraveny tři nové Metodické pokyny pro akreditaci (MPA): MPA k aplikaci ČSN EN ISO 15189:2004 stanovující požadavky na akreditaci laboratoří ve zdravotnictví, MPA týkající se zkoušení způsobilosti, MPA k aplikaci ČSN EN ISO/IEC 17024:2003 stanovující požadavky na certifikační orgán certifikující fyzické osoby. 14

16 Annual Report 2004 SUPPORTING ACTIVITIES Within the frame of continuous development of the accreditation process, CAI ensured a number of both national and international activities. International Relations The CAI as a fully fledged member of the international organisations of accreditation bodies: EA (European co-operation for Accreditation) an organisation associating the representatives of European accreditation bodies IAF (International Accreditation Forum) - an organisation with world-wide activities operating in the field of accreditation of certification bodies ILAC (International Laboratory Accreditation Co-operation) an organisation with world-wide activities operating in the field of accreditation of testing and calibration laboratories and the signatory of relevant agreements on mutual recognition of accreditation results: MLA EA covering all areas of accreditation MLA IAF covering the area of certification of quality management systems according to ISO 9001:2000 MRA ILAC covering the area of calibration and testing laboratories took part through its representatives in general meetings as well as in the work of a number of committees and work groups of these international organisations. The number of CAI personnel who passed training and have been approved for the activity of evaluators within the international EA audits and assigned to the evaluator groups in mutual assessment of individual national accreditation bodies has further increased. At the joint general meeting of the IAF and ILAC in October 2004, the CAI has become one of the first signatories of another mutual recognition agreement, the MLA IAF in the field of accreditation of certification bodies certifying EMS and products. Introduction of New Services In the course of the year the CAI extended the accreditation activity by other services, in particular: accreditation of certification bodies for the certification of the occupational health and safety (OHS) management systems of organisations according to the document OHSAS 18001, accreditation of certification bodies performing the certification (qualification) of building firms entering into a public tender, accreditation of medical laboratories according to ČSN EN ISO 15189:2004 (in the second half of the year this service was extended by an optional collateral assessment of the laboratories according to ČSN EN ISO/IEC 17025:2001 and ČSN EN ISO 15189:2004, accreditation of certification bodies for the certification of the information safety management systems (ISMS). Preliminary discussions also took place concerning the certification of new approaches in the area of assurance of safety of food industry products (ISO 22000) and the introduction of the accreditation of certification bodies certifying the operators of facilities for collection and/or processing of selected wrecked cars. In connection with the introduction of these services and with further development of the accreditation system the CAI s personnel prepared three new guidelines for accreditation (MPA): MPA for the application of ČSN EN ISO 15189:2004 specifying the requirements for accreditation of health service laboratories, MPA concerning proficiency testing, MPA for the application of ČSN EN ISO/IEC 17024:2003 specifying the requirements for certification bodies certifying physical entities. CZECH ACCREDITATION INSTITUTE 15

17 2004 Výroční zpráva PODPŮRNÉ AKTIVITY Dále bylo formou Změnových listů, v souladu s požadavky výše uvedených mezinárodních organizací, aktualizováno, resp. doplněno, několik dalších MPA. podnikatelů ve stavebnictví v ČR při akreditaci certifikačních orgánů provádějících certifikaci (kvalifikaci) stavebních firem účastnících se veřejných zakázek. Zpracovány a k vydání připraveny byly i další MPA související se zavedením flexibilního rozsahu akreditace v laboratořích (tj. MPA ). Do tvorby těchto, i dalších metodických dokumentů ČIA, se formou připomínkování, zapojily rovněž příslušné odborné poradní orgány ředitele Technické výbory a komise sdružující zástupce zainteresovaných stran. Činnost Technických výborů a technických / odborných komisí Během roku proběhla zasedání všech technických výborů pro jednotlivé oblasti akreditace (akreditace kalibračních laboratoří, zkušebních laboratoří, certifikačních orgánů certifikujících výrobky, systémy jakosti, pracovníky, inspekčních orgánů) a většiny technických komisí (působících v oblasti akreditace kalibračních i zkušebních laboratoří a certifikačních orgánů certifikujících EMS), které se kromě připomínkování nově vznikajících metodických materiálů zabývaly rovněž upřesněním rozsahu odborné způsobilosti externích posuzovatelů, resp. některými dalšími specifickými otázkami týkajícími se zkvalitňování procesu akreditace zabezpečované ČIA. Nově byla vytvořena mezioblastní technická komise komise pro svařování, zabývající se procesem svařování jak z hlediska požadavků na provádění zkoušek, tak certifikací. Problematikou akreditace laboratoří působících ve zdravotnictví dle mezinárodní normy ČSN EN ISO 15189:2004 se zabývala odborná komise pro zdravotnické laboratoře. Vnitrostátní spolupráce Během roku pokračovalo plnění koncepce v oblasti dohod o spolupráci s jednotlivými zainteresovanými stranami, především resorty, resp. odbornými společnostmi. V I. pololetí ČIA spolupracoval s Hospodářskou komorou ČR při zavádění OHSAS 18001, s Ministerstvem životního prostředí a se Svazem S Hospodářskou komorou ČR byla projednávána a uzavřena dohoda o spolupráci v oblasti akreditace. Dále se ČIA, především prostřednictvím výše uvedených dohod, zapojoval do tvorby, resp. projednávání návrhů a aktualizace odpovídajících právních předpisů. Bylo uplatněno stanovisko k návrhu věcného záměru novelizace vyhlášky č. 214/1997 Sb., o zabezpečování jakosti při činnostech souvisejících s využíváním jaderné energie a činnostech vedoucích k ozáření a o stanovení kritérií pro zařazení a rozdělení vybraných zařízení do bezpečnostních tříd (na základě výzvy SÚJB). S Ministerstvem dopravy byla projednána potřeba novelizace zákona č. 56/2001 Sb., o podmínkách provozu vozidel na pozemních komunikacích, v souvislosti se stanovením podmínek pro činnost STK. S Ministerstvem životního prostředí bylo vedeno, v souvislosti se změnou systému likvidace autovraků, jednání zaměřené na novelizaci zákona č. 185/2001 Sb., o odpadech. 16

18 Annual Report 2004 SUPPORTING ACTIVITIES Furthermore, several other MPA s were updated or completed by means of Change Sheets in accordance with the requirements of the above mentioned international organisations. Other MPA s connected with the introduction of a flexible scope of accreditation in laboratories (i.e. MPA ) have been elaborated on and prepared for issue. Relevant technical advisory bodies of the Director - Technical committees and Commissions associating the representatives of the interested parties - took part in the preparation of these documents as well as other CAI guidelines. Activity of Technical Committees and Technical Commissions In the course of the year, meetings of all technical committees for individual accreditation areas (accreditation of calibration laboratories, testing laboratories, certification bodies certifying products, quality systems, personnel, and of inspection bodies) and of most of the technical commissions (acting in the area of accreditation of both the calibration and testing laboratories and certification bodies certifying EMS) were held. Besides making comments to the newly developed guidelines, the meetings discussed the details of the scope of the professional competence of external assessors and other specific issues relating to the improvement of the accreditation process controlled by the CAI. A new interdisciplinary technical commission - welding commission dealing with the welding process from the viewpoint of both the test requirements and certification - has been newly established. The technical commission for medical laboratories solved the issues of the accreditation of laboratories acting in the health service according to the international standard ČSN EN ISO 15189:2004. National Co-operation In the course of the year, the fulfilment of the conception in the area of co-operation agreements with individually interested parties, in particular with government departments or specialized companies, continued. In the first half of the year, the CAI collaborated with the Economic Chamber of the Czech Republic on the introduction of OHSAS 18001, with the Ministry of Environment and the Czech Association of Building Contractors on the accreditation of certification bodies performing the certification (qualification) of building firms participating in a public tender. An agreement on cooperation in accreditation has been concluded with the Economic Chamber of the Czech Republic. Furthermore, the CAI, mainly through the above mentioned agreements, took part in the preparation and discussion of proposals for and update of relevant legal regulations. The CAI presented its opinion on the proposal for the design of an amendment to Regulation No. 214/1997 Coll., on quality assurance in activities relating to the utilization of nuclear energy and on activities leading to exposure and on the specification of criteria for the classification and division of designated equipment into safety classes (on the basis of the request of the State Nuclear Safety Authority). An amendment to Act No. 56/2001 Coll., regarding the Condition of Vehicle Traffic on Roads, was discussed with the Ministry of Transport in connection with the specification of conditions for Vehicle Testing Stations. A meeting was held with the Ministry of Environment in connection with the change to the system of liquidation of wrecked cars with the focus on the amendment to Act No. 185/2001 Coll., regarding Waste. CZECH ACCREDITATION INSTITUTE 17

19 2004 Výroční zpráva ZAMĚSTNANECKÁ POLITIKA V průběhu roku 2004 byl postupně vytvářen a zaváděn komplexní systém řízení lidských zdrojů. V dubnu byl zaveden nový systém odměňování motivující zaměstnance k dosahování vyšších pracovních výsledků s důrazem na plnění kvalitativních parametrů, a to na základě pravidelných čtvrtletních hodnocení. Tento systém vychází z průhlednější a podrobnější hierarchie funkcí, pro něž jsou definovány konkrétní požadavky a stanovena tarifní rozpětí a prémiová pásma. Dále je připravován systém dlouhodobého hodnocení, který by měl přispět k optimálnímu kariérnímu rozvoji jednotlivých zaměstnanců. ČIA měl v hodnoceném období v průměru 45 zaměstnanců. K posílení akreditačních středisek bylo na základě výběrového řízení přijato počátkem roku šest posuzovatelů (Praha i Brno po třech); ti nahradili některé zaměstnance, kteří byli převedeni k posílení útvaru rozvoje nebo koncem roku 2003 odešli z ČIA. S ohledem na nárůst ekonomické agendy byl o jednoho zaměstnance posílen ekonomický útvar. Pracovní poměr ukončili během roku čtyři zaměstnanci (žádný na klíčové funkci), za něž byla získána potřebná náhrada. V závěru roku byl na základě výběrového řízení přijat zaměstnanec na nově vytvořenou samostatnou funkci manažer marketingu a ke změně došlo též v oblasti řízení lidských zdrojů, která je zajišťována externě. Na celkovém počtu zaměstnanců ČIA se podílejí vysokoškolsky vzdělaní odborníci 80 % a zaměstnanci s úplným středním vzděláním 20 %. Ženy tvořily cca 57 % zaměstnanců ČIA, na obsazení odborných funkcí se podílely z cca 53 %. Zaměstnanci působící na pozici vedoucí posuzovatel senior jsou držiteli certifikátu QM. Nově přijímaní posuzovatelé příslušný proces certifikace absolvují, jakmile plně zvládnou období zácviku. 18

20 Annual Report 2004 PERSONNEL POLICY In the course of 2004 an integrated human resource management system was gradually created. In April a new remuneration system was launched. The system motivates the employees to better their output with special attention paid to quality requirements and regular quarterly evaluation and follows a more transparent and detailed hierarchy of job positions for which actual requirements, tariff and bonus ranges have been defined. In addition, a system of long term evaluation, which should contribute to the optimal career development of individual employees is currently being prepared. In the period in question the CAI had an average of 45 employees. To consolidate the accreditation centres, six assessors have been employed based on the competition (3 for Prague and 3 for Brno); they have replaced those employees who have been transferred into the Development Section or left the CAI at the end of With regard to the increasing economic administrative work, the Economic Section has been completed with one employee. Employment was terminated by four employees in course of the year (no key position), for which appropriate replacements have been employed. At the end of the year an employee was engaged for the newly created position of Marketing Manager and a change has also been made in the area of human resources, which is ensured externally. Of the total number of the CAI s employees, 80% are employees with a university degree and 20% with full secondary education. Women represent approx. 57% of the CAI s employees and their share of expert posts are 53%. The employees operating as Senior Lead Assessors possess QM certificates. The newly engaged assessors pass through the relevant certification process as soon as they successfully complete the training period. CZECH ACCREDITATION INSTITUTE 19

21 2004 Výroční zpráva FINANČNÍ ZPRÁVA / FINANCIAL REPORT Roční účetní závěrka za rok 2004, jejíž obsahová náplň je tvořena rozvahou, výkazem zisku a ztráty a přílohou k roční závěrce, byla vyhotovena v souladu s účetními předpisy a zákonem č. 248/95 Sb., o obecně prospěšných společnostech, ve znění pozdějších předpisů. Na základě 19 výše uvedeného zákona byla ověřena nezávislým auditorem, jehož výrok je součástí výroční zprávy. Výsledek hospodaření včetně výše jednotlivých nákladových a výnosových položek, jakož i stav aktiv a pasiv, je uveden ve výkazu zisku a ztráty a v rozvaze. Annual Financial Statements for the year 2004, which consist of the Balance Sheet, Profit and Loss Account and Annex to the Financial Statements, were drawn up in accordance with the accounting regulations and the Act No. 248/95 Coll., regarding Public Service Companies, as amended. Based on Article 19 of the above mentioned Act, the statements were verified by an independent auditor whose Report forms a part of this Annual Report. The economic results, including the amounts of individual items of expenses and revenues, as well as the balance of assets and liabilities, are shown in the Profit and Loss Account and in the Balance Sheet. Výkaz zisku a ztráty ke dni (v tisících Kč) stav k rozvahovému dni A. Náklady číslo řádku hlavní činnost celkem A. I. Spotřebované nákupy celkem A. I. 1. Spotřeba materiálu A II. Služby celkem A. II. 5. Opravy a udržování A. II. 6. Cestovné A. II. 7. Náklady na reprezentaci A. II. 8. Ostatní služby A III. Osobní náklady celkem A. III. 9. Mzdové náklady A. III. 10. Zákonné sociální pojištění A. III. 12. Zákonné sociální náklady A. III. 13. Ostatní sociální náklady A IV Daně a poplatky celkem A. IV. 14. Daň silniční A. IV. 16. Ostatní daně a poplatky A V. Ostatní náklady celkem A. V. 19. Odpis nedobytné pohledávky A. V. 21. Kursové ztráty A. V. 24. Jiné ostatní náklady A VI. Odpisy, prodaný majetek, tvorba rezerv a opravných položek celkem A. V. 25. Odpisy dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku A. V. 30. Tvorba opravných položek Náklady celkem stav k rozvahovému dni B. Výnosy číslo řádku hlavní činnost celkem B. I. Tržby za vlastní výkony a za zboží celkem B. I. 2. Tržby z prodeje služeb B. II. Změna stavu vnitroorganizačních zásob celkem B. II. 4. Změna stavu zásob nedokončené výroby B. IV. Ostatní výnosy celkem B. IV. 15. Úroky B. IV. 16. Kursové zisky B. IV. 18. Jiné ostatní výnosy B. V. Tržby z prodeje majetku, zúčt. rezerv a opravných položek celkem B. V. 19. Tržby z prodeje dlouhodobého nehmot. a hmot. majetku B. VII.Provozní dotace celkem B. VII. 29. Provozní dotace B. VIII.Výnosy celkem C. Výsledek hospodaření před zdaněním C. I. 34. Daň z příjmu D. Výsledek hospodaření po zdanění

22 Annual Report 2004 Rozvaha ke dni (v tisících Kč) A K T I V A stav k prvnímu stav k poslednímu číslo řádku dni účetního období dni účetního období A. Dlouhodobý majetek celkem A. I. Dlouhodobý nehmotný majetek celkem A. I. 2. Software A. II. Dlouhodobý hmotný majetek celkem A. II. 3. Stavby A. II. 4. Samostatné movité věci a soubory movitých věcí A. II. 7. Drobný dlouhodobý hmotný majetek A. IV. Oprávky k dlouhodobému majetku celkem A. IV. 2. Oprávky k softwaru A. IV. 6. Oprávky ke stavbám A. IV. 7. Oprávky k samostatným movitým věcem a souborům movitých věcí A. IV. 10. Oprávky k drobnému dlouhodobému hmotnému majetku B. Krátkodobý majetek celkem B. I. Zásoby celkem B. I. 1. Materiál na skladě B. I. 3. Nedokončená výroba B. II. Pohledávky celkem B. II. 1. Odběratelé B. II. 4. Poskytnuté provozní zálohy B. II. 5. Ostatní pohledávky 57 2 B. II. 6. Pohledávky za zaměstnanci B. II. 18. Dohadné účty aktivní B. II. 19. Opravná položka k pohledávkám 71-1 B. III. Krátkodobý finanční majetek celkem B. III. 1. Pokladna B. III. 3. Účty v bankách B. IV. Jiná aktiva celkem B. IV. 1. Náklady příštích období Aktiva celkem P A S I V A stav k prvnímu stav k poslednímu číslo řádku dni účetního období dni účetního období A. Vlastní zdroje celkem A. I. Jmění celkem A. I. 1. Vlastní jmění A. I. 2. Fondy A. II. Výsledky hospodaření celkem A. II. 1. Účet výsledku hospodaření A. II. 2. Výsledek hospodaření ve schvalovacím řízení B. Cizi zdroje celkem B. III. Krátkodobé závazky celkem B. III. 1. Dodavatelé B. III. 3. Přijaté zálohy B. III. 4. Ostatní závazky B. III. 5. Zaměstnanci B. III. 6. Ostatní závazky vůči zaměstnancům B. III. 7. Závazky k institucím soc. zabezpečení a veř. zdrav. pojištění B. III. 8. Daň z příjmů B. III. 9. Ostatní přímé daně B. III. 10. Daň z přidané hodnoty B. III. 11. Ostatní daně a poplatky B. IV. Jiná pasiva celkem B. IV. 1. Výdaje příštích období B. III. 2. Výnosy příštích období Pasiva celkem CZECH ACCREDITATION INSTITUTE 21

23 2004 Výroční zpráva FINANČNÍ ZPRÁVA Příloha k účetní závěrce (sestavené ke dni dle vyhlášky č. 504/2002 Sb.) 1. Název a sídlo účetní jednotky: Český institut pro akreditaci, o.p.s. Opletalova 41, Praha 1 IČ Datum vzniku: Datum zápisu do rejstříku OPS: Společnost byla zapsána do rejstříku obecně prospěšných společností vedeném Městským soudem v Praze, oddíl O, vložka Právní forma účetní jednotky: obecně prospěšná společnost 3. Vymezení účelu, pro který byla účetní jednotka zřízena Společnost byla zřízena k provádění akreditace a dozorů nad dodržováním akreditačních kritérií. 4. Statutární orgány a změny provedené v účetní období Statutárním orgánem účetní jednotky je tříčlenná správní rada, která má toto složení: Roman Fišer, předseda Ing. Alexander Šafařík-Pštrosz, člen (od nahradil Ing. Tesaře) Ing. Pavel Charvát, člen 5. Informace o zakladatelích Zakladatelem společnosti je Česká republika zastoupená Ministerstvem průmyslu a obchodu. Majetkový vklad do společnosti činí Kč ,-. 6. Účetní období, za které je sestavena účetní závěrka a rozvahový den Účetním obdobím je kalendářní rok 2004 a rozvahovým dnem je Použité účetní metody Účetní jednotka vede podvojné účetnictví. O zásobách je účtováno způsobem B. Hmotný a nehmotný majetek a zásoby jsou oceňovány pořizovacími cenami. Za dlouhodobý hmotný majetek se považuje majetek v pořizovací ceně Kč ,- a vyšší. Majetek v pořizovací ceně nižší než Kč ,- se považuje za zásoby. Peněžní prostředky a ceniny jsou oceňovány jejich jmenovitými hodnotami. Pohledávky byly oceňovány při jejich vzniku jmenovitou hodnotou. Odpisy jsou stanoveny odpisovým plánem. Závazky a pohledávky v cizích měnách a valuty jsou účtovány aktuálním kursem ČNB platným v den uskutečnění účetního případu. Zahraniční pracovní cesty jsou vyúčtovány kursem, platným v den vydané zálohy. K rozvahovému dni jsou valuty ve valutových pokladnách přepočteny kursy ČNB platnými dne pro jednotlivé měny, a to: 1 EURO Kč 30,465 1 GBP Kč 43,216 1 DKK Kč 4,095 1 SKK Kč 0, CHF Kč 19,745 1 USD Kč 23,365 1 (HRK) kuna Kč 4,25 Rozdíly jsou zúčtovávány do nákladů (kursové ztráty) nebo výnosů (kursové zisky). 22

24 Annual Report 2004 FINANCIAL REPORT Notes to the Financial Statements (compiled as at 31/12/2004 pursuant to Regulation No. 504/2002 Coll.) 1. Accounting entity name and registered office: Czech Accreditation Institute, a public service company Opletalova Prague 1 CRN Foundation date: 01/07/1998 Company registration date: 01/07/1998 The company is registered in the registry of public service companies held by the Municipal Court in Prague, under Section O, Inset Legal form of the accounting entity: Public Service Company 3. The purpose the accounting entity has been established for The company has been established for the accreditation and surveillance of the observance of accreditation criteria. 4. Statutory bodies and changes made in the accounting period The statutory body of the accounting entity is the Board of Directors, consisting of the following three members: Roman Fišer, the Chairman Ing. Alexander Šafařík-Pštrosz, a member (has replaced Ing. Tesař since 01/07/2004) Ing. Pavel Charvát, a member 5. Information regardings the founders of company The founder of the company is the Czech Republic represented by the Ministry of Industry and Trade. The property contribution into the company is CZK 45, Accounting period for the prepared financial statement and the balance sheet date The accounting period is for the calendar year 2004 and the balance sheet date is December 31st Accounting methods used The accounting entity ensures double entry accounts. Inventories are accounted according to Method B. Tangible, intangible assets and inventories are valued by acquisition prices. Fixed tangible assets mean the assets with an acquisition price of CZK 40,000 or higher. Those assets with an acquisition price lower than CZK 40,000 are accounted as inventories. Financial assets and valuables are valued by their nominal values. Receivables were valued at their origin by their nominal value. Depreciation is stated as per the depreciation schedule. Foreign currency receivables, payables and foreign exchanges are accounted with the use of the CNB s current exchange rate valid on the date of the accounting case. Foreign business trips are accounted with the use of the exchange rate valid on the day of the issue of an advance. On the balance sheet date foreign currencies in the foreign currency cash are converted using the CNB exchange rates valid on 31st December 2004 for individual currencies, in particular: 1 EUR CZK GBP CZK DKK CZK SKK CZK CHF CZK USD CZK HRK CZK 4.25 Differences are accounted for in expenses (exchange rate loss) or revenues (exchange rate profit). CZECH ACCREDITATION INSTITUTE 23

25 2004 Výroční zpráva FINANČNÍ ZPRÁVA 8. Způsob zpracování účetních záznamů Účetnictví je zpracováváno dodavatelsky na PC firmou NEYWEST spol. s r.o., Kloboučnická 1653, Praha 4 v programu firmy OZO Czech republic, spol. s r.o., Barvířská 17, Liberec. Mzdová agenda dodavatelsky taktéž firmou NEYWEST na PC v programu firmy IN-SY-CO s.r.o., Pod vodárenskou věží 4, Praha Způsob a místo úschovy účetních záznamů Účetní doklady jsou po zpracování (zaúčtování) uloženy v listinné podobě v archivu v místě sídla společnosti. 10. Přehled splatných závazků pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti a veřejného zdravotního pojištění. Závazky z výše uvedených titulů byly k rozvahovému dni ve lhůtě splatnosti a v této byly také vyrovnány. 11. Celková výše závazků neobsažených v rozvaze Kromě závazků obsažených v rozvaze má společnost závazek vyplývající z uzavřené leasingové smlouvy na osobní automobil se společností ŠKOFIN, s.r.o. Úhrn splátek, splatných dle splátkového kalendáře v roce 2005 je po odečtení poskytnuté zálohy Kč , Výsledek hospodaření v členění podle jednotlivých druhů činností Výsledek hospodaření po zdanění Kč ,22 je tvořen: hlavní činností ziskem Kč ,22 správní činností ztrátou Kč , Informace o zaměstnancích Průměrný evidenční přepočtený počet zaměstnanců činil 45 osob. Osobní náklady celkem činily Kč ,-, z toho: mzdové náklady Kč ,-, zákonné sociální pojištění Kč ,-, zákonné sociální náklady Kč ,- a ostatní sociální náklady Kč ,-. Nikdo ze zaměstnanců není zároveň členem statutárních nebo jiných orgánů společnosti. 14. Účasti členů statutárních, kontrolních a jiných orgánů a jejich rodinných příslušníků v osobách, s nimiž účetní jednotka uzavřela za vykazované účetní období obchodní smlouvy nebo jiné smluvní vztahy Jeden člen správní rady má účast v obchodní společnosti, s níž účetní jednotka uzavřela za vykazované účetní období obchodní smlouvu. Ceny byly sjednány v úrovni cen obvyklých a ve vztahu k obratu společnosti se jedná o nevýznamnou částku. 15. Daňové úlevy na dani z příjmů Daňová úleva v roce 2002 dle 20 odst. 7 ZDP činila Kč ,- z toho použito na financování výdajů činností, které nejsou předmětem daně v roce 2003 Kč ,- v roce 2004 Kč ,- Základ daně účetní jednotky byl zjištěn transformací výsledku hospodaření dle platných ustanovení ZDP. Účetní jednotka využila možnosti snížit svůj daňový základ v souladu s ustanovením 20 odst. 7 ZDP a daňový základ tak byl snížen o Kč ,- a dále využila ustanovení 34 odst. 3 a daňový základ tak byl snížen o Kč , Způsob vypořádání výsledku hospodaření z předcházejících účetních období Výsledek hospodaření účetního období roku 2003 byl po schválení roční účetní závěrky správní radou dne převeden na účet Rezervní fond v souladu se zákonem o obecně prospěšných společnostech. Ostatní údaje, vyžadované 29 a 30 vyhlášky č. 504/2002 Sb. nejsou v této příloze uvedeny, neboť pro ně účetní jednotka nemá náplň. 24

26 Annual Report 2004 FINANCIAL REPORT 8. Method of processing the company books The Company books are processed externally by PC by NEYWEST spol. s r.o., Kloboučnická 1653, Prague 4, with the use of the software of OZO Czech Republic, spol. s r.o., Barvířská 17, Liberec. Wages are also processed externally, by NEYWEST on PC with the use of the software of IN-SY-CO s.r.o., Pod vodárenskou věží 4, Prague Method and place of storage of accounting records After processing (accounting), the accounting documents are stored in the documentary form in the files in the place of the registered office of the company. 10. Overview of due payables of social security contributions, contribution to the state employment policy and of the public health insurance. The payables on the above grounds were within the maturity period at the balance sheet day, and were paid by the due date. 11. Total amount of payables not included in the balance sheet In addition to the payables included in the balance sheet, the company has a payable arisen from the leasing contract for the passenger car concluded with ŠKOFIN, s.r.o. The total of instalments due according to the payment schedule in 2005 is CZK 75,904 after deduction of the advance payment. 12. Profit/loss from individual activities After-tax profit CZK 1,373, has been created as the profit from the: Main activity CZK +1,451, Administrative activity CZK -77, Information about employees As an average, the number of employees was 45 persons. Personnel expenses were CZK 25,936,474; of this: wages and salaries CZK 19,036,421, statutory social security CZK 6,365,564, statutory social expenses CZK 512,461 and the other social expenses CZK 22,028. None of the employees is simultaneously a member of the statutory or other bodies of the company. 14. Participation of the members of the statutory, supervisory or other bodies and their family members in the entities with witch the accounting unit concluded contracts or other contractual relations One member of the Board of Directors has a share in the trading company with which the accounting entity concluded a contract in the accounting period. The prices have been agreed on the level of usual prices, and the contract price is insignificant compared to the company s turnover. 15. Income tax allowances In 2002, tax allowance according to 20 p. 7 of ITA was CZK 93,000 From this, the following amounts were used to finance the expenses on activities which are not subject to tax in 2003 CZK 10,913 in 2004 CZK 77,863 The tax base of the accounting entity was determined by the profit transformation pursuant to the valid provisions of the Income Tax Act. The accounting entity used the option to decrease its tax base in accordance with the provision of 20 p. 7 of the Income Tax Act thus decreasing the tax base by CZK 514,493, and the provision of 34 p. 3 to decrease the tax base by CZK 29, Method of settlement of retained earnings from the previous accounting periods The profit of the accounting period 2003 was transferred, after the approval of the annual financial statements by the Board of Directors on 31/05/2005, to the account Reserve fund in accordance with the Act on public service companies. These Notes do not include other data required by 29 and 30 of Regulation No. 504/2002 Coll., because they do not relate to the accounting entity. CZECH ACCREDITATION INSTITUTE 25

27 2004 Výroční zpráva FINANČNÍ ZPRÁVA Členění výnosů podle zdrojů: Členění nákladů: Rezervní fond: Stav dlouhodobého majetku: Změna stavu závazků: výnosy z hlavní činnosti tis. Kč výnosy z doplňkové činnosti 0 výnosy správy 0 neinvestiční dotace ze státního rozpočtu tis. Kč náklady na hlavní činnost tis. Kč náklady na doplňkové činnosti 0 náklady na správu 78 tis. Kč počáteční zůstatek přírůstky (příděl hospodářského výsledku za minulé období) konečný zůstatek počáteční zůstatek nově pořízený zúčtované odpisy konečný zůstatek počáteční zůstatek změna stavu konečný zůstatek tis. Kč tis. Kč tis. Kč tis. Kč tis. Kč tis. Kč tis. Kč tis. Kč tis. Kč tis. Kč Záměrem společnosti do dalšího období je udržení tempa nárůstu výkonů a hospodárnosti v oblasti nákladů s cílem dosažení přiměřeného výsledku hospodaření k naplnění rezervního fondu do takové výše, která by posilovala finanční stabilitu hospodaření. Dotace ze státního rozpočtu: V roce 2004 byl ČIA plnoprávný člen třech mezinárodních organizací zabývajících se akreditací. Na základě 15, zákona č. 22/1997 Sb., o technických požadavcích na výrobky a o změně a doplnění některých zákonů, je povinností státu uhradit ČIA náklady vznikající při činnostech vyplývajících z mezinárodní spolupráce v oblasti akreditace. Na základě této povinnosti byla ČIA Rozhodnutím č. 1/2004 Ministerstva průmyslu a obchodu o poskytnutí neinvestiční dotace ze státního rozpočtu ČR na rok 2004 přiznána dotace ve výši tis. Kč, v závěru roku bylo vráceno 340 tis. Kč, takže celková výše přijaté dotace činila tis. Kč. V rámci roční účetní závěrky bylo provedeno vyúčtování poskytnuté neinvestiční dotace. V návaznosti na vyhl. 551/2004 Sb. bylo toto vyúčtování ve stanoveném termínu předloženo Ministerstvu průmyslu a obchodu. ČIA neměl k žádné nevyrovnané závazky po lhůtě splatnosti vůči státnímu rozpočtu a fondům republiky. přijatá dotace ze státního rozpočtu náklady vyplývající z mezinárodní spolupráce z toho členské poplatky hrazeno z provozních prostředků ČIA tis. Kč tis. Kč 556 tis. Kč 24 tis. Kč 26

28 Annual Report 2004 FINANCIAL REPORT Breakdown of revenues by sources: Breakdown of expenses: Reserve fund: Balance of fixed assets: Change of payables: revenues from main activity 53,767 thousand CZK revenues from auxiliary activity 0 administrative revenues 0 noninvestment subsidies from the state budget 2,160 thousand CZK expenses for main activity 54,139 thousand CZK expenses for auxiliary activities 0 administrative expenses 78 thousand CZK opening balance increase (allocation of retained earnings from previous periods) closing balance opening balance new acquisitions depreciation closing balance opening balance change closing balance 2,658 thousand CZK thousand CZK 3,220 thousand CZK 2,400 thousand CZK +2,019 thousand CZK -1,241 thousand CZK 3,178 thousand CZK 9,206 thousand CZK -363 thousand CZK 8,843 thousand CZK The company intends to keep the rate of growth of output and of saving of costs so as to achieve an adequate profit and to fill the reserve fund to the level which will strengthen its financial stability. Subsidies from the state budget: In 2004 the CAI was a fully-fledged member of three international accreditation organisations. On the basis of 15 of Act No. 22/1997 Coll., regarding Technical Requirements for Products and on the amendment and completion of further acts, the state is obliged to compensate the CAI for the expenses arising from the activities resulting from the international co-operation in the area of accreditation. Therefore, in accordance to the Ministry of Trade s Decision No. 1/2004 on noninvestment subsidy from the CR budget, the CAI was allocated a subsidy in the amount of 2,500 thousand CZK. At the end of the year the CAI returned 340 thousand CZK, so that the total amount of the received subsidy was 2,160 thousand CZK. The noninvestment subsidy was accounted within the annual accounts. Following Reg. 551/2004 Coll., the account was submitted in a timely manner to the Ministry of Industry and Trade. The CAI had no unsettled payables overdue toward the state budget or the Republic s funds as at 31st December received subsidy from the state budget expenses arising from international co-operation from this membership fees paid from CAI s working funds 2,160 thousand CZK 2,184 thousand CZK 556 thousand CZK 24 thousand CZK CZECH ACCREDITATION INSTITUTE 27

29 2004 Výroční zpráva DOZORČÍ RADA Dozorčí rada je kontrolním orgánem ČIA, do jehož působnosti náleží přezkoumávání roční účetní závěrky a výroční zprávy, podávání zpráv správní radě společnosti o výsledcích kontrolní činnosti a dohled nad tím, zda společnost vyvíjí svou činnost v souladu se zákonem a zakládací listinou. V průběhu roku 2004 došlo k podstatné obměně ve složení dozorčí rady. K skončilo druhé funkční období tří členů dozorčí rady (Ing. Pavla Říhy, Ing. Antonína Karase, CSc. a Františka Holce), kteří již podle zákona nemohli tuto funkci vykonávat. Po dohodě se zakladatelem požádal ČIA orgány dosud zastoupené v dozorčí radě o navržení nových zástupců. Na základě této žádosti navrhlo MPO do dozorčí rady Ing. Josefa Huňka a HK ČR Ing. Kamila Maryšku. Ministerstvo financí konstatovalo, že z jeho hlediska je postačující zastoupení státu zakladatelem. Proto se ČIA obrátil na Konfederaci zaměstnavatelských a podnikatelských svazů ČR, která navrhla, aby členem dozorčí rady byl jmenován Ing. Jaroslav Veselý, CSc. Zakladatel ČIA všechny předložené návrhy akceptoval a uvedení zástupci byli k jmenováni novými členy dozorčí rady. Novým předsedou dozorčí rady zvolen Ing. Jiří Studnička. Složení dozorčí rady ke dni obsahuje příloha k výroční zprávě. V průběhu roku se konala dvě zasedání dozorčí rady. Na dubnovém zasedání dozorčí rada zejména přezkoumala roční účetní závěrku společnosti a Výroční zprávu o činnosti a hospodaření společnosti za rok 2003 a doporučila je správní radě ke schválení; dále projednala a schválila zprávu o výsledcích kontrolní činnosti dozorčí rady ČIA v roce Na prosincovém zasedání dozorčí rada projednala plnění hlavních směrů činnosti ČIA v průběhu roku 2004 a doporučila správní radě ke schválení návrh Hlavních směrů činnosti ČIA a rozpočet ČIA pro rok V zájmu maximální součinnosti mezi správní a dozorčí radou společnosti se předseda dozorčí rady jako host zúčastnil jednoho zasedání správní rady, na němž byly projednávány zásadní materiály předložené dozorčí radou, a naopak jednoho zasedání dozorčí rady (prvního po zmíněné obměně složení) se zúčastnil člen správní rady. Dozorčí rada v hodnoceném období naplnila svou působnost ve všech oblastech stanovených zákonem o obecně prospěšných společnostech a v tomto smyslu i formulovala svou Zprávu o výsledcích kontrolní činnosti v roce

30 Annual Report 2004 SUPERVISORY BOARD The Supervisory Board is a supervisory body of the company. Its activities include the review of annual financial statements and reports, reporting to the Board of Directors concerning the results of inspection activities and the supervision of the company activities in compliance with the law and Memorandum of Association. In the course of the year 2004 the composition of the Supervisory Board changed substantially. By June 30th the second term expired for three members of the Supervisory Board (Ing. Pavel Říha, Ing. Antonín Karas, CSc., and František Holec), who legally could no longer hold these posts. By agreement with the founder the CAI requested the authorities represented in the Supervisory Board to propose new members. On the basis of this request the Ministry of Industry and Trade and the Economic Chamber of the Czech Republic proposed Ing. Josef Huněk and Ing. Kamil Maryška respectively for the position of the Members of the Supervisory Board. The Ministry of Finance stated that from its point of view the state representation by the founder would be sufficient. That is why the CAI turned to the Confederation of Employer and Entrepreneur Associations of the Czech Republic, which proposed Ing. Jaroslav Veselý, CSc. for the Member of the Supervisory Board. The founder of the CAI accepted all the submitted proposals, and the mentioned representatives were appointed to their posts as new members of the Supervisory Board. Ing. Jiří Studnička was elected as the new Chairman of the Supervisory Board. The composition of the Supervisory Board as at December 31st 2004 is included in the Notes to the Annual Report. In the course of the year two meetings of the Supervisory Board were held. In April the Supervisory Board reviewed the annual financial statements and the Annual Report on the company activities and economic results in 2003 and recommended them to the Board of Directors for approval. Furthermore, they discussed and approved the Report on the results of the inspection activity of the Supervisory Board in In December the Supervisory Board discussed the fulfilment of the main goals of the CAI in 2004 and recommended the main goals of the CAI and the budget for the year 2005 to the Board of Directors for approval. For the benefit of maximum co-operation between the Board of Directors and the Supervisory Board, the Chairman of the Supervisory Board took part as a host during one meeting of the Board of Directors where principal documents submitted by the Supervisory Board were discussed. Alternatively, one meeting of the Supervisory Board (the first meeting after the mentioned change of composition) was attended by a member of the Board of Directors. In the evaluated period the Supervisory Board executed its activities in all areas stipulated by the Act regarding Public Service Companies and in this sense it has also formulated the Report on the results of inspection activity in CZECH ACCREDITATION INSTITUTE 29