MMB Název: Projekt Moderní a efektivně řízená přátelská knihovna" - posouzení projektu. Návrh usnesení:

Transkript

1 JD Rada města Brna MMB Z7/20. zasedání Zastupitelstva města Brna konané dne 6. září 2016 ZM7/1568 Název: Projekt Moderní a efektivně řízená přátelská knihovna" - posouzení jektu Obsah: Posouzení jektu Moderní a efektivně řízená přátelská knihovna" Důvodová zpráva Zastupitelstvo města Brna Návrh usnesení: schvaluje posouzení jektu Moderní a efektivně řízená přátelská knihovna", které tvoří přílohu č... těchto usnesení souhlasí s přípravou žádosti o dotaci z Integrovaného regionálního operačního gramu na jekt Moderní a efektivně řízená přátelská knihovna" v rámci parametrů uvedených v posouzení jektu ukládá Radě města Brna zajistit dopracování žádosti o dotaci z Integrovaného regionálního operačního gramu na jekt Moderní a efektivně řízená přátelská knihovna" v rámci parametrů uvedených v posouzení jektu T: do Stanoviska dotčených orgánů: Materiál byl předložen Radě města Brna na schůzi č. R7/076 konané dne / Zpracoval: u^ ' C^ Odbor implementace evropských fondů Odbor kultury t, \_^> Předkládá: Rada města Brna \\\\

2 Posouzení jektu se skládá z těchto částí: 1. Záměr jektu a) Obecné údaje b) Legislativní a strategický průmět, popis jektu c) Financování 2. Analýza dotačních příležitosti %

3 PROJEKTOVÝ ZAMER - část A. A.1. PŘEDKLADATEL 1. Plný název předkladatele jektu: Knihovna Jiřího Mahena v Brně, příspěvková organizace 2. Právní statut: příspěvková organizace A. 2. KONTAKTNÍ OSOBA A PARTNEŘI PROJEKTU 1. Nositel jektu: Knihovna Jiřího Mahena v Brně, příspěvková organizace 2. Jméno kontaktní osoby (nositele): Libuše Nivnická, ředitelka KJM 3. Adresa, telefon, mobil, , webová stránka kontaktní osoby: Kobližná 4, Brno, , kjm(a)kim.cz, 4. Přehled partnerů participujících na jektu: Projekt bez partnerství. 5. Adresa, telefon, mobil, , webová stránka partnerů na jektu: 6. Způsob spolupráce partnerů na jektu: A. 3. VŠEOBECNÉ INFORMACE O PROJEKTU 1. Název jektu: Moderní a efektivně řízená přátelská knihovna 2. Umístění jektu: Knihovna Jiřího Mahena v Brně, ústřední knihovna včetně všech poboček m

4 3. Cíle jektu, jeho účel: Projekt posílí infrastrukturu a konsoliduje ICT Knihovny Jiřího Mahena v Brně, podpoří standardizaci informačního systému organizace a zajistí potřebnou úroveň služeb. Dojde tak k zefektivnění, zvýšení transparentnosti činnosti organizace a přístupnosti služeb. Primárním účelem je zajištění: rozšíření schopnosti informačního systému elektronizovat dokumenty posílit předpoklady IS komplexní elektronizaci služeb efektivní využití centra sdílených služeb Magistrátu města Brna efektivní kontrola využívání zdrojů pomocí jektového řízení překonání roztříštěnosti informačního systému pomocí sdílení elektronických dokumentů jako jednotícího prvku modernizace a rozvoj regionálního datového centra zavést manažerskou kontrolu nad hospodařením organizace efektivní řízení zdrojů včetně lidských pojit ekonomická data v rámci organizací města Brna posílení bezpečnosti sdílení informací vytvořit předpoklady automatizaci vozu informačního systému Technické řešení obsahuje: Dodávka komponent práci s elektronickými dokumenty Ekonomický systém a řízení lidských zdrojů Bezpečná komunikace se sdílením dokumentů Doplnění a rozšíření funkcionalit páteřního informačního systému Doplnění výkonu infrastruktury Hlavními cíli jektu jsou: Zvýšit možnosti práce s elektronickými dokumenty Zvýšit bezpečnost středí Zajistit kontrolu efektivního hospodaření Připravit podmínky příjem samoobslužného ÚEP Vyšší možnosti využití pořízeného HW a SW Efektivní řízení jektů Zvýšení kontroly vnitřních zdrojů střednictvím jektového řízení aktivit organizace Zaj istit bezpečnou elektronickou komunikaci mezi j ednotlivými úseky %

5 4. Výchozí stav: Momentální stav informačního systému Knihovny Jiřího Mahena neumožňuje efektivní práci s elektronickými dokumenty, neumožňuje dokumenty bezpečně vyměňovat, efektivně řídit lidské zdroje a reportovat ekonomické ukazatele o hospodaření organizace management odpovídající aktuálním požadavkům a potřebám řízení a správy moderní organizace. Vnitřní agendový informační systém má následující nedostatky: není připraven na práci s digitálními dokumenty v rámci ICT organizace není definován řídící integrační prvek, který je v moderních systémech reprezentován zejména dokumenty a ekonomickými cesy není připraven podporovat sofistikované elektronické služby a dochází tak k technologickému zaostávání. Projektový záměr to navrhuje doplnění informačního systému organizace o moderní elektronické služby, které organizace svůj další rozvoj naléhavě potřebuje počínaje optimalizací nákladů na nákup fondu, efektivní kontrolu hospodaření a řízení lidských zdrojů, schopnost zpracovávat elektronické dokumenty s bezpečným způsobem jejich sdílení. 5. Předpokládané výsledky jektu: Klíčovým výsledkem bude modernizovaný informační systém Knihovny Jiřího Mahena v Brně Hlavní aktivity jektu - zefektivnění cesů doplněním informačního systému komponenty ICT: Ekonomika Elektronické dokumenty Řízení lidských zdrojů Elektronická obsluha klientů Bezpečné sdílení dokumentů Evidence veřejných zakázek Řízení jektů Doplnění hardware Databáze Technická dokumentace řešení %

6 6. Předpokládané dopady jektu: Projekt bude mít především následující očekávané dopady: Zvýšení komfortu veřejné služby Automatizace rutinních činností Transparentní výkon veřejné správy Přesun uspořených nákladů a kapacit na výkon komplikovanější agendy Výrazné zrychlení výkonu agend Lepší měřitelnost výkonu na jednotlivých agendách Zvládnutí vyššího objemu práce bez nutnosti přijímat další síly Značné snížení chybovosti Flexibilita cesu Dopad na cílovou skupinu občané: Komfort veřejné služby bude zvýšen Bude zvýšena rychlost odezvy na požadavek Bude zvýšena efektivita výkonu Výkon bude predikovatelný a transparentní Veřejná služba bude nediskriminační Přístupnost se zvýší Dopady na cílovou skupinu zaměstnanci Knihovny Jiřího Mahena Omezení výkonu rutinní práce Lepší alokace kapacit pracovní doby z administrativních na věcné blémy Úspora času Zvýšení výkonu při stávajících kapacitách Automatizace výkonu agend Výrazné usnadnění práce Aktuálnost dat 7. Cílové skupiny: veřejnost, zaměstnanci KJM G, k

7 PROJEKTOVÝ ZAMER - část B. B. 1. POPIS PROJEKTU 1. Jednotlivé aktivity jektu: Přípravná etapa - studie veditelnosti Investiční etapa - modernizace informačního systému realizací technického řešení Provozní etapa - voz modernizovaného informačního systému (min. 5 let) 2. Časová náročnost jektu: Přípravná Investiční Provozní Povozní od Indikátory: Počet pořízených informačních systémů -1 Nová funkcionalita informačního systému - min Hrubý rozpočet na celou dobu trvání jektu: Kč včetně zvýšených nákladů na voz po dobu udržitelnosti jektu. B. 2. STRATEGICKÝ A LEGISLATIVNÍ PRŮMĚT 1. Soulad se Strategií Brno: Soulad s cíli Zlepšení vnitřní komunikace - jekt posiluje komunikaci s občanem pomocí elektronické formy a připravuje tak možnost elektronických služeb. Posílení čerpání dotací z evropských fondů - jekt čerpá z evropských fondů. Propagace strategického filu města jako centra vzdělávání, výzkumu, vývoje, inovací a podnikání ve vyspělých technologiích - Knihovna Jiřího Mahena patří mezi klíčové instituce rozvoje vzdělávání a vědy. Projekt posiluje její schopnost takové služby nabízet. Podpora rozvoje kulturního vyžití a zachování kulturního dědictví - knihy a vzdělání patří především do této kategorie a jekt rozvíjí schopnost Knihovny Jiřího Mahena tento cíl naplňovat. Účinná politika města v oblasti rozvoje lidských zdrojů - Knihovna Jiřího Mahena vhodně podporuje vzdělávání a rozvoj lidských zdrojů. Projekt také dále působí i dovnitř organizace a podpoří efektivní řízení lidských zdrojů. 2. Soulad s odvětvovými koncepčními dokumenty MMB: Projekt je v souladu s dokumentem Program rozvoje kultury města Brna. 3. Soulad s územním plánem města Brna: Nerelevantní. %

8 4. Legislativní audit: Veškeré aktivity plánované v rámci tohoto jektu jsou zcela v souladu s platnou legislativou ČR i EU. Realizací tohoto jektu nevznikají právní rizika žádný subjekt. Neočekávaná rizika mohou přijít se změnami z legislativní úrovně. Projektový cyklus na statutárním městě Brně počítá s řadou metodik, aby nebylo možné realizaci jektu nějakým způsobem poškodit. Existence metodik dostatečně eliminuje vnitřní legislativní riziko. Projekt bude bíhat v souladu s interními postup a směrnicemi organizace a MMB a metodikou IROP. Vnější legislativní riziko lze jen těžko úplně odstranit, legislativa přijatá na národní úrovni může neočekávaně změnit parametry jektu (daňové reformy apod.). l\ I.

9 PROJEKTOVÝ ZAMER - část C. C. 1. FINANCOVÁNÍ 1. Rozpočet na celou dobu trvání jekt u: fáze Výdaje na jekt v Kč investiční vozní přípravná realizační vozní Celkem Příjmy z jektu ooo 0 2. Možnosti financování v Kč Částka % Upřesnění Vlastní zdroje Rozpočet města Ostatní veřejné zdroje EU Integrovaný regionální operační gram Privátní zdroje jiné Celkem Informační systém si vyžádá vozní výdaje ve výši cca 280 tis. Kč ročně (servis, upgrade, technická podpora apod.). C. 2. OSTATNÍ INFORMACE 1. Majetkové poměry: Veškeré pořizované středky budou ve vlastnictví statutárního města Brna a svěřeny Knihovně Jiřího Mahena v Brně, příspěvkové organizaci. 2. Synergie: V posledních pěti předcházejících letech nebyl realizován žádný jekt v rámci národních ani jiných fondů, který by přímo souvisel s předkládaným jektem. 3. Zajištění udržitelnosti jektu: Bude v plné šíři zajišťovat Knihovna Jiřího Mahena v Brně, příspěvková organizace %! ft

10 Analýza dotačních příležitostí Projekt Moderní a efektivně řízená přátelská knihovna" svojí náplní spadá do Integrovaného regionálního operačního gramu, specifického cíle Zvyšování efektivity a transparentnosti veřejné správy střednictvím rozvoje využití a kvality systémů ICT. Celkové náklady na jekt činí 9,9 mil. Kč, včetně cca 1,4 mil Kč na vozní výdaje po dobu udržitelnosti. Projekt je potenciálně financovatelný z Integrovaného regionální operačního gramu, přičemž jekty podpořené z tohoto dotačního zdroje mohou získat dotaci až 90 % ze způsobilých nákladů. Zdroje krytí jektu Projekty podpořené z tohoto dotačního zdroje mohou získat dotaci až 90 % ze způsobilých nákladů. Strukturu zdrojů krytí jektu ukazuje následující tabulka: Struktura nákladů jektu Podíl města vč. vozních výdajů Dotace z EU (střednictvím IROP) celkové rozpočtové náklady Částka Kč Podíl v %

11 Důvodová zpráva Kolektivním orgánům města Brna je předkládáno posouzení jektu Moderní a efektivně řízená přátelská knihovna" s předpokladem podání žádosti o podporu do 28. výzvy Integrovaného regionálního operačního gramu. Projekt posílí infrastrukturu a konsoliduje ICT Knihovny Jiřího Mahena v Brně, podpoří standardizaci informačního systému organizace a zajistí potřebnou úroveň služeb. Dojde tak k zefektivnění, zvýšení transparentnosti činnosti organizace a přístupnosti služeb. Momentální stav informačního systému Knihovny Jiřího Mahena neumožňuje efektivní práci s elektronickými dokumenty, neumožňuje tyto dokumenty bezpečně vyměňovat, efektivně řídit lidské zdroje a reportovat ekonomické ukazatele o hospodaření organizace management odpovídající aktuálním požadavkům a potřebám řízení a správy moderní organizace. Celkové náklady se předpokládají ve výši Kč. Dotace se odhaduje až na Kč (90 % z celkových způsobilých investičních nákladů), kofinancování jektu tvoří Kč (10 % z celkových způsobilých investičních výdajů) a dále výdaje na voz ve výši Kč po dobu udržitelnosti jektu. Realizací jektu bude v případě schválení posouzení jektu pověřena Knihovna Jiřího Mahena v Brně, příspěvková organizace, v této souvislosti by byly voleným orgánům města Brna předloženy související dokumenty. Struktura výdajů jektu Moderní a efektivně řízená přátelská knihovna" (včetně DPH) Celkové výdaje jektu Nezpůsobilé výdaje Provozní výdaje Způsobilé výdaje Celková dotace Kofinancování města vč. vozních Kč OKč Kč Kč Kč Kč 100,0% 0,0 % 14,0 % 86,0 % 77,4 % 22,6 % Nositelem jektu v souladu s Metodikou implementace jektů (spolu)financovatelných z evropských fondů je Knihovna Jiřího Mahena v Brně, příspěvková organizace. Stanoviska dotčených orgánů: Komise Rady města Brna kulturu na zasedání konaném dne materiál doporučila ke schválení Hlasování: přítomno 8 členů - 8, 0 ti, 0 se zdržel/z 11 členů. Usnesení bylo přijato.

12 to o e PhDr. Hofman 'b Š. Ryšai Jm "S Mgr. Bl > 2 Mgr. Di -M > o I. Fajno JÍ Hm O MgA. K lík CS JZ Ing. Mic -rt > O J- >. JUDr. S JA P. Šafař Q ti cu -rf o Mgr. Skarabe ta > o HJ PhDr. V nepřít. nepřít. nepřít. Komise informatiky a otevřenosti radnice RMB o materiálu hlasovala per rollam a materiál doporučila ke schválení. Stanovisko: Komise informatiky a otevřenosti radnice doporučuje Radě města Brna přijmout usnesení předložené Odborem kultury MMB a Odborem Implementace evropských fondů MMB. Komise dále navrhuje, aby agendy, které jsou součástí systému GINIS, byly pokryty přistoupením KJM k multilicenci MMB a aby součástí analýzy možných řešení bylo zjištění, jaký systém používá Moravská zemská knihovna. Hlasování: z celkového počtu 11 členů výboru 10-0 ti 0 se zdrželo. Jmenovitý přehled tttmováf., Jméno a příjmení Ing Pavel Staněk Ik.Tamáš Koláč,iv Mg!. Petr Hlad* tamii Foltýnek jiři Ides Wět\ Dvořák JUOr. šárfea Cechová llřf Hrářek. Bc, Marcel Kslaia Mgr. Vladaři Krásný Ing. Boris BělouMJV Hlasováni PRO PRO PftO PSO nehlasoval PRO PHO PRO " "pio PRO PRO Výbor implementace jektů EU materiál jedná dne Komise Smart City bude o materiálu hlasovat per rollam. Reakce nositele jektu, Knihovny Jiřího Mahena v Brně, příspěvkové organizace, na průběh jednání materiálu v komisích Rady města Brna: Upřesňující odpověď k dotazu na vozní náklady: zda vozní výdaje udržitelnosti (1,4 mil. Kč) budou financovány ze současného vozního příspěvku KJM nebo si schválení jektu vyžádá navýšení neúčelového vozního příspěvku organizace o tyto finance na dobu 5 let a nejspíše i do budoucna? Částka vozních nákladů 1,4 mil Kč za pět let byla stanovena kvalifikovaným odborným odhadem a představuje navýšení ve vazbě na vyšší počet a náročnost agend. Tuto částku nemá KJM ve vlastním rozpočtu a jednalo by se o navýšení vozního nákladu a to samozřejmě i po období udržitelnosti. é<\

13 0 Knmovna Jiřího Mahena v Brně Knihovna Jiřího Mahena v Brně, příspěvková organizace, Kobližná 4, Brno Komise Smart City č. j.: KJM /2016 V Brně Věc: Projekt Moderní a efektivně řízená přátelská knihovna" - posouzeni jektu Vážení členové komise, níže zasíláme odpovědi na Vámi zaslané dotazy. V případě pořízeni systému GINIS Standard se subsystémy: spisová služba, ekonomika, personalistika a mzdy bude zajištěna plná kompatibilita a komunikace se systémy MMB, kde je dnes vozován GINIS (v edici Standard). V současné době knihovna vozuje systém GINIS Expres, který je nižší řadou systémů GINIS, který s ohledem na rozsah řešených agend a objem zpracovávaných dokladů /případů již nedokáže naplnit potřeby naší organizace. Stávající verze IS již z technologických důvodů nedokáže v požadované míře zabezpečit rozvoj IS KJM a požadavky vyplývajíc! z legislativy. Logickým krokem zajištění potřeb organizace, povinného výkaznictví a kompatibility řešení ve vztahu ke zřizovateli (MMB) se tedy jeví jako ekonomicky výhodná právě možnost využit jekt na dosažení stejné úrovně funkcionality, kterou disponuje MMB a navíc také doplněni scházejících agend v rámci nového IS. Tato doplnění jsou vyžadována legislativně a bez podáni jektu bychom museli IS postupné doplňovat z vlastních zdrojů, kdy i vozní náklady by se diky tomu postupně stejně také zvyšovaly. Celkově systém přinese nové funkce, nové dílčí systémy a nové vazby mezi nimi. Projekt navazuje na důležité oborové i státní strategické dokumenty: -jekt je koncipován v souladu se záměrem hlavního architekta egovernmentu a jeho hlavními cíli plánovanou nejbližší budoucnost - vázanost správních agend. - jekt zohledňuje.koncepci rozvoje knihoven roky " - podpora infrastruktury ICT v knihovnách -jekt zohledňuje Strategii digitální gramotnosti v ČR období " - elektronizace veřejné správy, podpora zaváděni elektronických služeb veřejného sektoru atd. U vozních výdajů udržitelnosti jsou náklady určeny na období pěti let. Přesnou částku nákladů za voz neni možno v této fázi stanovit absolutně přesně, neboť bude předmětem veřejné soutěže. Zároveň od definované částky je možno odečíst částku vynakládanou na podporu stávajícího informačního systému. Vzhledem k tomu, že vedení nfže jmenovaných nových agend je ve většině uvedených příkladů naši organizaci povinné, nešlo by se jim ani v budoucnu vyhnout i v případě nerealizace tohoto jektu. Provozní výdaje tedy spočívají: 1. Legislativní update 2. Údržba systému - zajištěni správného vozu, úprava parametrů aplikací nebo změny některých gramů tak, aby splňovaly nové požadavky uživatelů, zajištění vozu IS v síti tak, aby byl zajištěn soulad s původním jektem a dokumentací, zajištění optimálního vozu systému, zabezpečeni systému a ochrana dat před neoprávněným přístupem, minimalizace škod vzniklých výpadkem systému např. záložními systémy nebo archivaci dat, tedy kompletní záruční servis. 3. Pravidelná školeni uživatelů - tady se také otevírá možnost v rámci naší podpory i další využití školeni zaměstnanců MMB a jejich podřízených subjektů, které budou mlt stejnou verzi IS 4. Technická podpora ^

14 Příklady nových agend, které je nutné elektronicky zabezpečit: - evidence smluv a jejich zveřejňováni - Zákon č. 340/2015 Sb. - blematika předarchivnf péče papírových i elektronických dokumentů a jejich předávání do Národního digitálního archivu Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů Vyhláška č. 259/2012 Sb Věstník Ministerstva vnitra částka 64/2012, národní standard elektronické systémy spisové služby (dále jen NSESSS")" Nařízení eldas platné od kontrolní mechanismy čerpáni rozpočtu a doložitelnost jednotlivých operaci manažerské výstupy -pojeni finančních i nefinančních informaci o hospodařeni, analýza odchylek, hodnoceni efektivity, klíčové ukazatele, průřezové rozpočtové ukazatele, jejich definice a sledování, plánování hospodaření zajištění nového jektu autorizovaných odborných zkoušek knihovník děti a mládež" jektové řízeni - vyhodnocení nákladů a výnosů, průběžnou kontrola financi, pojení všech dílčích aktivit souvisejících s jektem a také následná vyžadovaná evidence a archivace souvisejících dokumentů elektronický oběh dokumentů Zajištění komunikace a pojení IS Knihovny s pobočkami v rámci vozních agend Náhrada původního knihovnického systému, jemuž končí v příštích dvou letech podpora Nově vazba mezi knihovnickým a ekonomickým systémem Všechny plánované strategie rozvoje jsou zaměřeny na elektronizaci jednotlivých cesů, tudiž v delším časovém horizontu by tyto investice bylo nutné financovat z vlastních zdrojů a to jak pořízení, tak následná údržba. Zpracování zadávací dokumentace jednotlivá výběrová řízeni budou zadána externímu subjektu - advokátní kanceláři. Náklady na tuto agendu jsou uznatelnými náklady této jektové výzvy a tudíž budou hrazeny z těchto zdrojů a jsou již započítány v současných nákladech na celý jekt. V případě potřeby dalších informaci jsme kdykoli k dispozici. S pozdravem I ""_j " rl frs-j Knihovna Jiřího Mahena v příspěvková organizace Kobližná 4, BRNO lei.: , fax: Ing. Libuše Nivnícká ředitelka Spojovatelka: , fax: , ředitel: kjm@kjm.cz, IČO: , DIČ: CZ , bankovní spojeni: KB Brno-město, č. ú.: /0100. KJM je registrována u Krajského soudu v Brně, Pr 33/1. l i l i Statutami město Bmo finančně podporuje Knihovnu Jiřího Mahena v Bmě, příspěvkovou organizaci. Hf\