závazných termínů pro vyúčtování v prosinci 2006 a lednu 2007

Transkript

1 Praha Sekr. 900/06/ HARMONOGRAM závazných termínů pro vyúčtování v prosinci 2006 a lednu 2007 Vážené kolegyně, vážení kolegové, k úspěšnému zajištění plnění úkolů v oblasti ekonomické a organizační v závěru kalendářního a hospodářského roku 2006 vydávám následující závazné pokyny : 1) Úhrada faktur z účtů AMU vedených v Komerční bance (KB). Poslední faktury, týkající se plateb za dodávky materiálu, zboží a služeb musí být předány do banky nejpozději ve čtvrtek Fakulty a organizační složky AMU předloží prostřednictvím protokolu AMU ekonomickému odboru rektorátu poslední faktury nejpozději ve středu do hod. Je však nutné, aby se jednalo pouze o faktury doručené na fakulty a složky v průběhu téhož dne středy nebo pátku (tj. posledního předcházejícího pracovního dne). Dřívější faktury je potřeba doručovat průběžně do pátku , tak jak budou docházet na fakulty a složky. Tzv. zálohové platby na dodávku zařízení je možno platit pouze v případě, že tyto platby jsou podmínkou uzavření smlouvy o nákupu zboží a z vážných důvodů nelze dodávky uskutečnit do Tyto zálohové platby se uvádějí v rozborech hospodaření výroční zprávy AMU jednotlivě s uvedením důvodu platby. Z rozpočtu (příspěvku a dotace MŠMT) roku 2006 nelze hradit ostatní výdaje, které se vztahují k roku UPOZORNĚNÍ: a) Faktury s datem uskutečnění zdanitelného plnění (dále jen DUZP) do musí být zaúčtovány do nákladů roku 2006 bez ohledu na to, zda je ještě v roce 2006 uhradíme. To znamená, že pokud fakulty a organizační složky přijmou faktury vystavené v roce 2006 a nepředají je ve výše požadovaném termínu do ekonomického odboru rektorátu k úhradě, budou tyto faktury přesto zahrnuty do nákladů jednotlivých fakult a organizačních složek roku 2006 a ovlivní tak hospodářský výsledek celé AMU. Hrazeny budou samozřejmě již z prostředků roku

2 b) Přijaté a neuhrazené faktury roku 2006 jsou problematické i v souvislosti s DPH (vzhledem k dodržení ze zákona závazných termínů zdaňovacího období). c) Všechny faktury s datem DUZP v roce 2006 ale v každém případě musí fakulty a organizační složky předat k likvidaci nejpozději do středy do hod. 2) Úhrada investičních i neinvestičních faktur za provedené dodávky v České spořitelně (ČS) Dle zvyklostí Ministerstva financí může AMU předložit do ČS příkazy k úhradě investičních faktur ze systémové dotace MŠMT i neinvestičních faktur v rámci programového financování nejpozději v pátek dne Finanční účtárna bude proto tyto faktury přijímat pouze do středy Tento termín může být dle aktuálních pokynů MŠMT upraven. 3) Zúčtování jednorázových (mimořádných) záloh Mimořádné zálohy poskytnuté fakultám a organizačním složkám AMU musí být vyúčtovány nejpozději do pondělí To znamená, že do tohoto data budou předány do ekonomického odboru rektorátu prostřednictvím protokolu AMU (pí.jančovičové a pí.altmanové) všechny potřebné doklady včetně všech náležitostí. Přímí uživatelé ifisu jsou navíc do tohoto data povinni zavést do účetnictví veškeré potřebné údaje pro konečnou likvidaci dodaných dokladů. Korunové vypořádání mimořádných záloh v hlavní pokladně rektorátu bude prováděno do čtvrtka Mimořádné zálohy po budou poskytovány pouze v bezpodmínečně nutných případech. 4) Zálohy na cestovní výdaje Zálohy poskytnuté na cestovní výdaje do (tj.na cesty, které mají být realizovány do ) musí být vypořádány v hlavní pokladně (tuzemské cestovní příkazy) a valutové pokladně (zahraniční cestovní příkazy) rektorátu do středy do hod. Vyúčtování těchto záloh proto musí být předána ke zpracování do ekonomického odboru AMU (pí.vávrové, pí.šimkové a pí.smetanové) nejpozději do pátku do hod. 5) Zúčtování stálých provozních záloh Stálé provozní zálohy poskytnuté fakultám a organizačním složkám AMU na rok 2006 musí být vyúčtovány nejpozději do úterý To znamená, že do tohoto data budou předány do ekonomického odboru rektorátu prostřednictvím protokolu AMU (pí.jančovičové a pí.altmanové) všechny potřebné doklady včetně všech náležitostí. Přímí uživatelé ifisu jsou navíc do tohoto data povinni zavést do účetnictví veškeré potřebné údaje pro konečnou likvidaci dodaných dokladů. Korunové vypořádání stálých záloh v hlavní pokladně rektorátu bude prováděno do čtvrtka Stálé provozní zálohy po nebudou poskytovány. 2

3 6) Proplácení neodkladných provozních výdajů v hotovosti po Bezpodmínečně nutné provozní výdaje v hotovosti po úterý (tj. výdaje hrazené po , nikoliv dřívější) bude hlavní pokladna rektorátu po vyřízení v EO AMU (a po zavedení do ifisu přímými uživateli na fakultách a organizačních složkách) proplácet do čtvrtka do hod. (vyúčtování do EO AMU je však nutné předložit nejpozději do 9.00 hod.). 7) Vyúčtování cenin stravenek pro zaměstnance Výdej stravenek (poukázek GASTROPASS) pro zaměstnance na prosinec 2006 bude uzavřen v pondělí Do té doby provede hlavní pokladní rektorátu se zástupci fakult a organizačních složek kontrolu provedených úhrad od zaměstnanců (včetně kontroly oprávněnosti nákupu stravenek). Korunové vyrovnání stravenek bude ukončeno v hlavní pokladně rektorátu taktéž do pondělí Případné dodatečné korunové vyrovnání je možno ještě provést v úterý a ve středu ) Zúčtování mezd pracovníků AMU za prosinec 2006 předložení dokladů Mzdy pracovníků, kteří trvají na výplatě v hotovosti, za prosinec 2006 budou vypláceny v úterý od hodin. Podklady pro zpracování mezd za prosinec je nutné dodat v těchto termínech : do středy do hod. do osobního oddělení Jedná se o doklady jako např. tzv. DOVOLENKY podklady pro výplatu dávek nemocenského pojištění (tzv. NESCHOPENKY) apod., které je již možné do tohoto data dodat. Další doklady je nutné odevzdávat průběžně dle potřeby, ale v souladu se Zákoníkem práce. UPOZORNĚNÍ: Tzv. DOVOLENKY za prosinec 2006 nelze předkládat v lednu 2007, protože: a) přepočet průměrů, které se budou používat v I.Q.2007 musí být proveden v prosinci 2006 b) dovolenka se vždy musí předkládat před nástupem na dovolenou, se shora uvedených důvodů nejlépe na začátku prosince do úterý do hod. do mzdové účtárny Jedná se o veškeré BĚŽNÉ platební příkazy. do úterý do hod. pí.smetanové, vedoucí PaM a MÚ AMU Jedná se o podklady pro výplatu PŘESČASOVÝCH HODIN, odpracované hodiny ve dnech pracovního klidu, návrhy na vyplacení odměn, osobních příplatků apod. 3

4 do úterý do hod. pí.ing.slepičkové, vedoucí EO AMU Jedná se o podklady pro výplaty odměn DČ za rok do středy až pátku do hod. do mzdové účtárny Jedná se o mimořádné platební příkazy za rok ) Podklady pro výplatu dohod o provedení práce a pracovní činnosti za práce vykonané v roce 2006 Podklady pro výplatu všech výše uvedených dohod, které jsou uzavřeny s pracovníky mimo pracovní poměr předloží fakulty a organizační složky AMU nejpozději do pátku do hod. pí.vávrové a pí.šimkové. 10) Vyúčtování akcí DČ za rok 2006 Podklady pro veškerá zúčtování akcí prováděné DČ za rok 2006 je potřeba dodat pí.ing.slepičkové, vedoucí EO AMU nejpozději do čtvrtka do hod. Stejný termín platí i pro písemné žádosti o převod prostředků DČ z výnosů příštích období (tj. prostředků akcí pro období r.2006/2007, které dosud nebyly zaúčtovány jako výnosy) do výnosů r.2006, pokud nejsou převáděny alikvótními částkami. Požadavky na tento závěrečný převod rovněž zasílejte k rukám pí.ing.slepičkové. Totéž se týká i případného opačného převodu (z výnosů do výnosů příštích období). 11) Zahraniční projekty (převody do výnosů z výnosů př.obd. apod.) Pokyny (vyúčtování veškerých záloh apod.) tohoto harmonogramu se týkají i zahraničních projektů - TA 19 a 20 (Erasmus apod.) a TA 26 (Leonardo, Marie Curie apod.) Nevyčerpané a nezaúčtované prostředky do výnosů příštích období TA 20 a TA 26 podlehnou zdanění (DP) stejně jako prostředky ostatních typů akcí. Písemné žádosti o převod z výnosů příštích období do výnosů (do výnosů r.2006), případně obráceně, je nutné zaslat pí.ing.slepičkové do úterý Tyto převody musí být provedeny v souladu s konkrétními smlouvami to mimojiné znamená, že předmětné projekty musí dle smlouvy pokračovat v r ) Výplata ubytovacích stipendií Termín předložení dokladů: a) Nejpozději do pondělí do hod. si vyřídí studenti na studijních odděleních žádost o poskytnutí ubytovacího stipendia. b) Do čtvrtka bude PC vygenerován hromadný příkaz k výplatě stipendií. 4

5 13) Příprava roku 2007 Stálé provozní zálohy na rok 2007 Provozní zálohy na rok 2007 se začnou vyplácet oprávněným pracovníkům od úterý na základě žádostí, které fakulty a organizační složky dodají do středy Ve dnech 6.1. a , kdy bude probíhat příprava a následně výplata a likvidace mezd za prosinec 2006, se stálé provozní zálohy samozřejmě vyplácet nebudou. Pracovní poměry s nástupem od Návrhy na nové pracovní poměry s nástupem od předloží fakulty a organizační složky AMU do osobního oddělení do středy ) Odvody hotovostí do pokladny Vyúčtování příjmů v hotovosti (jedná se zejména o DČ) je možné předávat do EO AMU hlavní pokladny nejpozději do čtvrtka do hod.. 15) Fond účelově určených prostředků viz směrnice kvestorky 1/2006 Požadavky na převod prostředků do FÚUP předloží tajemnice a vedoucí složek do EO AMU do středy k rukám vedoucí EO AMU pí.ing.slepičkové. Následně v souvislosti s tím požádají o úpravy rozpočtů v ifis*u pí.ing.zavadilovou. Tiskopis (viz.příloha č.1 ve wordu) včetně vyplněného vzoru pro výše uvedené převody bude na fakulty a složky dodán v elektronické podobě v excelu (v něm se budou žádosti vyplňovat) souběžně s tímto harmonogramem. Stejně tak budou v případě potřeby ještě upřesněny pokyny k těmto převodům. 16) Různé Opravy účtování a různá přeúčtování Požadavky na opravy účtování a přeúčtování za listopad 2006 (a naprosto výjimečně v odůvodněných případech i za dřívější období r.2006) je nutné do EO AMU doručit do pátku Požadavky tohoto druhu za období prosinec 2006 je třeba doručit nejpozději do pátku Vrácení darů apod. Nevyčerpané dary (TA 03) do je nutné vrátit. Stejně tak i jiné účelové prostředky na rok (Výjimka : prostředky z předpokládaného FÚUP). Požadavky na údaje k žádostem Požadavky k poskytnutí (vyhledání) údajů k žádostem o podání různých grantů apod. je potřeba do EO AMU podat alespoň 2 dny předem (před požadovaným termínem dodání informací). Týká se to jen těch případů, kdy nemá fakulta nebo složka údaje k dispozici (např. EO AMU nebude poskytovat žadateli z HAMU, DAMU a FAMU údaje o grantech HAMU, DAMU a FAMU apod.). Toto pravidlo je obecné a netýká se jen roční uzávěrky. 5

6 Faktury vydané (hlavní i doplňková činnost) Z důvodů ustanovení 12 odst. 1 - zákona o DPH, kdy plátce je povinen vyhotovit za každé zdanitelné plnění pro jiného plátce běžný daňový doklad, a to nejdříve dnem uskutečnění zdanitelného plnění a nejpozději do 15 dnů od tohoto dne, předloží fakulty a organizační složky AMU podklady pro fakturaci týkající se roku 2006 nejpozději do pátku a vydané faktury budou proúčtovány do výnosů roku Výjimku mohou tvořit vydané faktury za telefony, spotřebu elektrické energie a ostatních druhů energií, které jsou závislé na dodání podkladů pro fakturaci od jiných dodavatelů. Pro tyto faktury bude termín čtvrtek Limity ONEI, MP, ZP 2006 Vzhledem k uzavírání hospodářského roku je velmi důležité, aby hospodářští pracovníci fakult a organizačních složek AMU věnovali čerpání prostředků všemi formami v návaznosti na stanovené limity a jeho evidenci mimořádnou pozornost. Celkový přehled čerpání za rok 2006 tabulkovou formou dodá vedoucí EO AMU v souladu se závaznými termíny roční uzávěrky (MŠMT, MÚZO) na přelomu ledna a února Dodržování závazných termínů Termíny stanovené tímto harmonogramem jsou pro pracovníky AMU závazné. Jakákoli změna naruší celkové zpracování ekonomické agendy za prosinec 2006 i celý rok Nedodržení termínů by mohlo negativně ovlivnit plnění daňových, výkaznických a dalších účetních povinností. Případné změny termínů ze strany banky budou neprodleně oznámeny. Je potřeba, aby tajemnice fakult a vedoucí organizačních složek AMU určili odpovědné pracovníky za dodržení všech termínů daných tímto harmonogramem. Pokud nebude ze strany fakult a organizačních složek realizováno korunové vyrovnání v pokladně AMU ve stanovených termínech, budou zaúčtovány jako pohledávky či závazky AMU vzniklé pracovní nekázní jednotlivých pracovníků. Termíny: dle pokynů uvedených v jednotlivých bodech Odpovídají: tajemnice a vedoucí organizačních složek AMU vedoucí EO a vedoucí PaM a MÚ za korunová vyrovnání záloh a vratek v pokladnách rektorátu hlavní pokladní a pověření pracovníci za stravenky proděkani pro zahraniční styky a pí.rndr. Kolafová za zahraniční projekty vedoucí PC za vygenerování hromadného příkazu k výplatě stipendií na ubytování Ing.Tamara Čuříková kvestorka AMU. Tento harmonogram nahrazuje harmonogram vydaný čj. 900/06/ Obdrží : Fakulty a organizační složky AMU 6

7 Žádost o převod účelově určených veřejných prostředků do Fondu účelově určených prostředků(fúup) Příloha č.1 Údaje jsou v celých Kč Název projektu : NS / TA / A / KP (NEINVESTICE) : NS / TA / A / KP (INVESTICE) : Poskytovatel prostředků, ukazatel : Odpovědný řešitel poř.č. ř. rok:.. přiděleno čerpání k převod do FÚUP.předpokla (skutečnos d dle skut. t) k převod v % NEINVESTICE 2 1.I např. osobní náklady(mp+zp) 3 1.II např. provozní náklady(onei) 4 1.III např. cestovní náklady(onei) 5 1.IV např. náklady na mezin. spolupráci (ONEI) 6 1.V např. náklady na zveřejnění výsl.(onei) 7 1.VI ostatní přímé náklady (ONEI) 8 1.VII ostatní přímé náklady (ONEI) 9 2 INVESTICE 10 2.I 11 2.II 12 2.III 13 2.IV 14 2.V 15 CELKEM 16 Celkové zdůvodnění převodu N. + 2 I. rekapitulace částek v Kč 19 Zdůvodnění v jednotlivých rozpočtových řádcích 20 1.I 21 1.II 22 1.III 23 1.IV 24 1.V 25 1.VI 26 1.VII 27 1 NEINV. rekapitulace částek v Kč 28 2.I 29 2.II 30 2.III 31 2.IV 32 2.V 33 2 INVEST. rekapitulace částek v Kč 34 odpovědný pracovník jméno, datum podpis 35 jméno a podpis odpovědného řešitele: 36 souhlas přímého nadřízeného: 37 souhlas správce rozpočtu: 38 souhlas tajemníka (ved. složky): 39 kontrolovala vedoucí EO : 7