INFORMACE PRO ZÁJEMCE O CERTIFIKACI A PRO DRŽITELE CERTIFIKÁTU PŘEKLADATELSKÝCH SLUŽEB

Transkript

1 INFORMACE PRO ZÁJEMCE O CERTIFIKACI A PRO DRŽITELE CERTIFIKÁTU PŘEKLADATELSKÝCH SLUŽEB Schválil Petr Koten Přezkoumal Petr Koten Zpracoval Eliška Michálková Jméno Datum Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Vydání: 4 Strana/stran: 1/13

2 OBSAH: 1. ZÁKLADNÍ INFORMACE Kontaktní údaje Nabízené služby v oblasti certifikace produktů CERTIFIKACE PROCESU POSKYTOVÁNÍ PŘEKLADATELSKÝCH SLUŽEB Podmínky pro zahájení certifikace procesu poskytování překladatelských služeb Informace, Žádost o (re) certifikaci (=Žádost o hodnocení), obchodní smlouva Příprava auditu (=hodnocení/posuzování) Hodnocení (posuzování) na místě Doložení a ověření odstranění neshod Zpráva z auditu (=hodnocení/posuzování) Rozhodnutí o udělení /neudělení certifikátu VŠEOBECNÉ INFORMACE Klasifikace zjištění z posuzování Zásady dozoru Zásady opakovaného hodnocení (=recertifikace) Obecné Ukončení/ pozastavení/odnětí certifikace na žádost klienta či obnovení certifikace Speciální audity (=mimořádné audity) Časový rozsah certifikace Použití certifikačních značek Porušení zásad používání značky/certifikátu/loga Kritéria pro pozastavení certifikátu Pozastavení a odnětí certifikace Odvolání a stížnosti Změna požadavků certifikačního schématu Převod akreditované certifikace Příloha: Žádost o (re) certifikaci CSQ-CERT-CP-F14 Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Vydání: 4 Strana/stran: 2/13

3 Vážení zákazníci, certifikační orgán pro certifikaci produktů České společnosti pro jakost Vás vítá jako zájemce o získání certifikátu překladatelských služeb při splnění požadavků normy ČSN EN 15038:2006. (Poznámka: Asociace českých překladatelských agentur a Národní rada pro certifikaci překladatelských služeb vydali Výkladový dokument k certifikaci překladatelských služeb podle ČSN EN 15038:2006 s cílem vysvětlit a interpretovat některá ustanovení normy ČSN EN 15038:2006 a stanovit specifické požadavky, které souvisejí s akreditací certifikačních orgánů certifikující překladatelské služby podle ČSN EN 15038:2006 v České republice) Certifikační orgán pro certifikaci produktů České společnosti pro jakost, která je členem Evropské organizace pro kvalitu, členem Americké společnosti pro kvalitu a členem EFQM, je akreditován k certifikaci produktů národním akreditačním orgánem, tj. Českým institutem pro akreditaci, o.p.s. (dále jen ČIA). Disponuje vysoce kvalifikovanými experty ze sféry výroby, výzkumu i vysokého školství. Auditoři ČSJ jsou držiteli českých i evropských personálních certifikátů typu Auditor jakosti EOQ, Auditor EMS či auditor HACCP. Někteří z nich jsou registrováni u evropských a světových registračních organizací IRCA nebo IATKA. Služby certifikačního orgánu pro certifikaci produktů jsou poskytovány s cílem dosažení jejich špičkové evropské úrovně, a to jak po stránce odborné, tak i organizační a v souladu se světovým trendem poskytovat zájemci nejenom vlastní konstatování o shodě, či neshodě s požadavky normativního dokumentu, ale rovněž přidanou hodnotu ve formě konstatování silných a slabých stránek a oblastí pro potenciální zlepšování zájemce o certifikát. Předkládáme Vám základní informace o procesu certifikace. Pokud se rozhodnete pro certifikaci u ČSJ, přejeme Vám mnoho úspěchů a věříme, že získaný certifikát bude základním podkladem pro zlepšení všech činností ve Vaší organizaci, pro zvýšení konkurenceschopnosti a ekonomického profitu, a že bude základem na cestě k podnikatelské úspěšnosti Business Excellence. Ing. Petr Koten vedoucí certifikačního orgánu pro systémy managementu a produktů Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Vydání: 4 Strana/stran: 3/13

4 1. Základní informace 1.1. Kontaktní údaje Česká společnost pro jakost Úsek pro certifikaci systémů managementu a produktů Novotného lávka 200/5, Staré Město Praha tel: Fax: Web: Nabízené služby v oblasti certifikace produktů Certitikace C-o-C (spotřebitelského řetězce lesních produktů) dle normy Spotřebitelský řetězec lesních produktů - Požadavky CFCS 2002:2013. Certifikace poskytování překladatelských služeb dle ČSN EN 15038:2006. Certifikace správné zemědělské praxe dle pravidel GLOBALG.A.P. 2. Certifikace procesu poskytování překladatelských služeb 2.1. Podmínky pro zahájení certifikace procesu poskytování překladatelských služeb Základní podmínkou certifikace je, že zájemce o certifikaci má zdokumentovaný a zavedený proces poskytování překladatelských služeb, který má být předmětem hodnocení ze strany certifikačního orgánu, v souladu s normou ČSN EN 15038:2006. Poskytovatel překladatelských služeb odpovídá za to, že informuje zákazníka o skutečnosti, zda překladatelská služba byla realizována v režimu certifikované překladatelské služby. Poskytovatel odpovídá za soulad, že proces poskytování překladatelských služeb dle ČSN EN 15038:2006 je v souladu s požadavky této normy Informace, Žádost o (re) certifikaci (=Žádost o hodnocení), obchodní smlouva Informace o certifikaci Na základě poptávky certifikace certifikační orgán pro certifikaci produktů ČSJ předává nebo zašle zájemci tento informační materiál, včetně formuláře objednávky certifikace. Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Vydání: 4 Strana/stran: 4/13

5 Poptávajícímu je rovněž umožněno, v případě jeho zájmu, předem nahlédnout do Příručky kvality certifikačního orgánu pro certifikaci systémů managementu a produktů a do veškeré dokumentace určené pro informaci potenciálním zájemcům o certifikaci Žádost o (re) certifikaci (=Žádost o hodnocení) Vyplněnou Žádost zasílá objednatel spolu s dokumentací popisující postupy poskytování překladatelských služeb na adresu certifikačního orgánu. V žádosti je nutno uvést: všeobecné údaje o organizaci (název, sídlo, právní postavení, počet zaměstnanců, organizační schéma), všeobecné informace týkající se procesu poskytování překladatelských služeb. S veškerou dokumentací obdrženou od objednatele zachází ČSJ jako s důvěrnou. Žádost je přezkoumána manažerem kvality certifikačního orgánu pro certifikaci systémů managementu a produktů. Pokud nejsou v žádosti zjištěny nedostatky, odborný pracovník žádost zaregistruje a přidělí objednateli registrační číslo. Pokud nejsou požadavky objednávky splněny nebo existují jiné nejasnosti, řeší tyto problémy pracovník ČSJ přímým kontaktem s objednatelem. Pokud jsou nejasnosti odstraněny, objednávku certifikace zaregistruje a přidělí objednateli registrační číslo. Pokud pracovník ČSJ zjistí, že z různých důvodů není ČSJ schopen certifikaci provést, informuje o této skutečnosti neprodleně objednatele a navrhne možné řešení (např. vystavení neakreditovaného certifikátu, odložení certifikace apod.) Na základě údajů uvedených v objednávce a z ostatních dokumentů od objednatele připraví ČSJ návrh smlouvy na posouzení a certifikaci překladatelských služeb. V případě outsourcovaných procesů využívaných klientem, které ovlivní shodu s požadavky (jestliže klient určil pro poskytování certifikované služby jiný právně identifikovatelný subjekt (subjekty)), může certifikační orgán zavést vhodné smluvní nástroje řízení pro tento právně identifikovatelný subjekt (subjekty), je-li to nezbytné pro efektivní dozor. V případě, že tato situace nastane, mohou být smluvní nástroje zavedeny před podáním formální dokumentace, tj. před vydáním certifikátu Rámcový obsah smlouvy specifikace objednatele certifikace, rozsah certifikace (které organizační jednotky, provozovny a procesy budou spadat pod certifikaci) a kritérium certifikace (norma, se kterou bude posuzována shoda procesu poskytování překladatelských služeb), stanovení ceny za certifikaci, odvolávka na dokument, který stanovuje povinnosti držitele certifikace, podmínky odstoupení od smlouvy ze strany objednavatele o certifikaci, podmínky odstoupení od smlouvy Objednatel posoudí návrh smlouvy a v případě, že jej neakceptuje v plném znění, projedná s ČSJ změny, které navrhuje. Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Vydání: 4 Strana/stran: 5/13

6 Smlouvu podepisují statutární zástupce objednatele a vedoucí CO. Pokud dojde k dohodě o obsahu smlouvy a k jejímu podepsání oběma smluvními stranami, sestaví vedoucí CO auditní tým, určí jeho vedoucího. Objednatel má právo vznést proti složení tohoto týmu námitky. Tyto námitky jsou řešeny přímým kontaktem s vedoucím CO Příprava auditu (=hodnocení/posuzování) V období přípravy posuzování si vedoucí auditního týmu vyžádá jeden výtisk dokumentace popisující proces poskytování překladatelských služeb. Vedoucí auditního týmu zpracuje konkrétní časový plán posuzování a pověří členy týmu konkrétními úkoly. Časový plán posuzování sestává z následujících kroků: posuzování dokumentace, posuzování na místě, zpracování závěrečné zprávy z auditu (=hodnocení/posuzování), proces certifikace (posouzení závěrečné zprávy z auditu - MK COsp, případné ověření odstranění neshod, přijetí závěrů, rozhodnutí o udělení certifikátu, vystavení a předání certifikátu) Hodnocení (posuzování) na místě Hlavním účelem posuzování na místě u objednatele je prověřit plnou implementaci požadavků na proces poskytování překladatelských služeb do činností objednatele a prověřit funkci zpětné vazby v jeho činnostech (efektivnost interních prověrek). Posuzování na místě se zahajuje úvodní schůzkou představitelů objednatele a týmu auditorů, na které vedoucí týmu představí členy týmu a konkretizuje proces posuzování, jsou odsouhlaseny podmínky a časový plán posuzování. Členové auditního týmu se seznámí s pracovníky, kteří jim budou v průběhu posuzování k dispozici. Od pracovníků objednatele je požadováno, aby: umožnili členům auditního týmu přístup k zaměstnancům, vybavení a záznamům tak, aby mohli získat důkazy o stavu auditovaného procesu poskytování překladatelských služeb, plně spolupracovali při řešení vzniklých nejasností. Posuzování je vedeno podle postupů certifikačního orgánu. Posuzování na místě je ukončeno závěrečným jednáním auditního týmu s představiteli objednatele. Vedoucí auditor informuje vedení o předběžných závěrech z posuzování a předkládá k podpisu protokoly o zjištění. Odpovědný pracovník objednatele vyjadřuje stanovisko ke každému zjištění naformulovaných v jednotlivých protokolech. Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Vydání: 4 Strana/stran: 6/13

7 2.5. Doložení a ověření odstranění neshod Jsou-li zjištěny neshody (systémové či nesystémové) je povinností hodnoceného subjektu tyto neshody prokazatelně odstranit do 2 měsíců od ukončení hodnocení na místě. Ověření odstranění nesystémových i systémových neshod provádí na základě doložených písemných materiálů hodnoceného subjektu vedoucí auditor (organizačně zajišťuje odborný pracovník). Nelze-li získat na základě dodaných materiálů dostatečnou jistotu, může vedoucí auditor na základě konzultace s manažerem kvality certifikačního orgánu pro produkty (dále již jen MK COsp) rozhodnout o ověření odstranění neshod na místě. Ověření na místě musí proběhnout nejpozději do 14 dnů od obdržení písemných materiálů (důkazů) o odstranění neshody. Povinností vedoucího auditora je předat do 14 dnů od provedení auditu na ČSJ, úsek certifikace systémů managementu a produktů originál ověřeného CSQ-CERT-SV-F06 Protokolu o zjištění Zpráva z auditu (=hodnocení/posuzování) Vedoucí auditor (=hodnotitel) do 14 dnů od ukončení posuzování na místě zasílá následující zpracované materiály na sekretariát CSQ-CERT. a) Plán auditu (CSQ-CERT-SV-F04), b) Prezenční listinu (CSQ-CERT-SV-F07) c) Protokoly o zjištění (CSQ-CERT-SV-F06) d) Checklist dle ČSN EN 15038:2006 (CSQ-CERT-CV-04-F02) nepovinný dokument e) Zprávu z auditu překladatelských služeb (CSQ-CERT-CV-04-F03) f) Zapůjčenou dokumentaci objednatele certifikace, pokud byla poskytnuta v tištěné podobě Jmenovaný posuzovatel, přezkoumává veškerou dokumentaci k případu, dodržení certifikačních postupů a splnění požadavků normy ČSN EN 15038:2006. Pokud posuzovatel dojde k odlišným závěrům oproti Zprávě z auditu zpracované vedoucím auditorem, jsou jednotlivé odlišnosti projednány mezi manažerem kvality certifikačního orgánu pro produkty a vedoucím auditorem Rozhodnutí o udělení /neudělení certifikátu Po přezkoumání certifikačního postupu a všech souvisejících dokumentů rozhoduje vedoucí CO o udělení/neudělení certifikátu. Je-li to možné, je vhodné k předání certifikátů využít slavnostních příležitostí. Jinak předá vedoucí CO certifikát osobně zástupci objednatele, nebo jej CO po dohodě s objednatelem zašle doporučeně poštou. Není-li certifikát udělen, sdělí vedoucí CO objednateli důvody svého rozhodnutí. Ten se může proti tomuto rozhodnutí odvolat. V případě, že Ve COsp, byl členem auditního týmu rozhoduje o certifikaci MK COsp. Platnost certifikátu se datuje od termínu rozhodnutí Ve CO. Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Vydání: 4 Strana/stran: 7/13

8 Nesystémová neshoda NESHODY Systémová neshoda 3. Všeobecné informace 3.1. Klasifikace zjištění z posuzování Vedoucí auditor (=hodnotitel) na základě objektivních nálezů z posuzování klasifikuje svoje zjištění následujícím způsobem: Prověřovaný proces poskytování překladatelských služeb nebo jeho podstatná část zásadně odporuje požadavkům příslušné normy/normativního dokumentu/specifikace. Ověření účinnosti náprav a opatření k nápravě Chybí část procesu poskytování překladatelských služeb, která je podle specifických podmínek prověřované organizace nezbytná pro správnou funkci procesu poskytování překladatelských služeb. Větší počet menších nedostatků u několika certifikačních kritérií normy / normativního dokumentu / specifikace (řetězení nesystémových neshod). Nedokonalé zavedení některého požadavku (článku) normy / normativního dokumentu /specifikace. Neshody, které bezprostředně neohrožují funkci procesu poskytování překladatelských služeb, jejich neodstranění v přiměřené době by však mohlo znamenat jejich přeměnu v systémové neshody. Na základě doložených písemných materiálů posuzovaného subjektu. Nelze-li získat na základě dodaných materiálů dostatečnou jistotu, může vedoucí auditor rozhodnout o ověření odstranění neshod na místě. Toto ověření na místě probíhá formou mimořádného dozorového auditu a musí proběhnout nejpozději do 14 dnů od obdržení písemných materiálů (důkazů) o odstranění neshody. Pozorování Větší počet menších nedostatků u jednoho certifikačního kritéria normy / normativního dokumentu / specifikace. Izolovaná nahodilá zjištění, která však signalizují určité potencionální problémy, které by v případě neřešení mohly přerůst v neshody. Při následném dozorovém auditu. Podmínkou pro udělení certifikátu je odstranění neshod (do 2 měsíců od jejich zaznamenání) a ověření odstranění neshod vedoucím auditorem. Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Vydání: 4 Strana/stran: 8/13

9 Jsou-li v rámci překladatelských služeb zjištěny více než tři systémové neshody, audit je přerušen a je nutno po odstranění neshod začít s posuzováním na místě znovu v celém rozsahu. O nutnosti ověření odstranění neshod na místě rozhoduje vedoucí auditor, jinak provádí ověření na základě objednatelem dodaných důkazů o realizaci nápravného opatření. Realizace opatření ke zjištění typu pozorování se ověřuje v rámci následného dozorového auditu, resp. recertifikace Zásady dozoru Platnost certifikace překladatelských služeb je odvislá od trvalé shody s normou ČSN EN 15038:2006. Certifikační orgán provádí dozorové audity za účelem ověření skutečnosti, zda držitel certifikátu splňuje příslušná certifikační kritéria a zda jsou postupy PPS uplatňovány, přičemž bere v úvahu změny u certifikovaného zákazníka a změny v jeho postupech. Dozorové audity se konají v pravidelných intervalech 12 měsíců, přičemž: - první dozorový audit, který následuje po certifikačním/recertifikačním auditu musí být proveden do 12 měsíců +/- 1 měsíc od ukončení certifikačního/recertifikačního auditu, přičemž na základě oprávněné žádosti klienta odsouhlasené Ve COsp může být proveden do doby 12 měsíců +/- 3 měsíce, 1. v případě, že certifikovaná organizace nepodá žádost o změnu termínu a audit neproběhne do 13 měsíců, dochází k pozastavení certifikace, pokud neproběhne ani do 16 měsíců, pak k odejmutí certifikátu. Na překročení lhůty 13 měsíců upozorňuje odborný pracovník, který ve spolupráci s Ve COsp přijímá příslušné opatření, 2. v případě, že certifikovaná organizace podá žádost o změnu termínu a audit v dohodnutý posunutý termín neproběhne, dochází od dohodnutého termínu auditu k pozastavení certifikace, pokud audit neproběhne ani do 3 měsíců od dohodnutého termínu auditu, pak k odejmutí certifikátu. Na překročení lhůty 3 měsíců od dohodnutého termínu auditu upozorňuje odborný pracovník, který ve spolupráci s Ve COsp přijímá příslušné opatření, - druhý dozorový audit musí být proveden do 24 měsíců +/- 1 měsíc od posledního dne certifikačního/recertifikačního auditu, přičemž na základě oprávněné žádosti klienta odsouhlasené Ve COsp může být proveden do doby 24 měsíců +/- 3 měsíce. Pravidla týkající se pozastavení certifikace platí stejná jako u dozorového auditu č třetí dozorový audit musí být proveden do 36 měsíců +/- 1 měsíc od posledního dne certifikačního/recertifikačního auditu, přičemž na základě oprávněné žádosti klienta odsouhlasené Ve COsp může být proveden do doby 36 měsíců +/- 3 měsíce. Pravidla týkající se pozastavení certifikace platí stejná jako u dozorového auditu č. 1. Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Vydání: 4 Strana/stran: 9/13

10 - čtvrtý dozorový audit musí být proveden do 48 měsíců +/- 1 měsíc od posledního dne certifikačního/recertifikačního auditu, přičemž na základě oprávněné žádosti klienta odsouhlasené Ve COsp může být proveden do doby 48 měsíců +/- 3 měsíce. Pravidla týkající se pozastavení certifikace platí stejná jako u dozorového auditu č. 1. Termín dozoru konkretizuje MK COsp společně se zástupcem držitele certifikátu. CO může interval dozorových auditů, na základě informací o nedostatcích při uplatňování dozorovaného procesu poskytování překladatelských služeb, upravit (např. zkrátit interval mezi dozorovými audity). Dozorový audit plánuje odborný pracovník CO dva měsíce před jeho řádným termínem. Definitivní termín dozorového auditu je vzájemně odsouhlasen jeden měsíc před jeho konáním. Posuzováním v rámci dozoru je obvykle pověřen vedoucí auditor, který prováděl certifikační audit. Postup a rozsah dozorového auditu je připraven vedoucím auditorem a sdělen organizaci. Za dobu platnosti certifikace je v rámci dozorových auditů posouzen celý proces poskytování překladatelských služeb. Průběh dozorových auditů je analogický s postupem certifikačního auditu včetně stanovených odpovědností, pravomocí a termínů. Odlišnosti v postupu dozorového auditu jsou následující: a) držitel certifikátu nepodává žádost pro dozorový audit, b) auditní tým zpravidla zůstává v původním složení; pokud dojde ke změnám, musí jej držitel certifikátu odsouhlasit (odsouhlasením Plánu auditu), c) v rámci procesu dozoru nezasedá Certifikační komise, nýbrž posuzovatel, který Zprávu z auditu přezkoumává a potvrzuje stanovisko auditora o pokračování/nepokračování platnosti certifikace do formuláře CSQ-CERT-CV-01-F05 Zpráva z posouzení dozorového auditu, d) neprověřuje se celý systém PPS (pouze reprezentativní vzorek); povinností CO je během pětiletého cyklu prověřit v rámci dvou po sobě jdoucích dozorů plnění všech požadavků příslušného certifikačního kritéria (předpokládáme-li během 5-letého cyklu 4 dozory, je třeba prověřit při ročních dozorech polovinu příslušného systému managementu), e) v rámci dozorového auditu musí být prověřeno: vybraná část procesu PPS, požadavků na udržování procesu poskytování překladatelských služeb, tj. interní audit, přezkoumání, preventivní opatření a opatření k nápravě, opatření přijatých k odstranění neshod zjištěných během posledního auditu, způsobu řešení stížností zákazníků, změn dokumentovaného procesu poskytování překladatelských služeb, oblastí, kde došlo ke změnám, vybraných prvků procesu poskytování překladatelských služeb, používání značek a/nebo jiných odkazů na certifikaci, jiných vybraných oblasti, je-li to vhodné. Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Vydání: 4 Strana/stran: 10/13

11 Pokud vzniknou okolnosti vyžadující nezbytnost provedení mimořádného dozorového auditu, certifikační orgán postupuje ve smyslu výše uvedených článků této kapitoly. Důvodem mimořádného dozorového auditu může být požadavek organizace na rozšíření/zúžení rozsahu certifikace, reakce na vážnou stížnost zákazníků organizace, podstatná změna v organizačním uspořádání organizace apod. Dalším důvodem pro naplánování mimořádného dozorového auditu může být nutnost ověření, zda byly provedeny nezbytné úpravy, které vyplynuly ze změněných požadavků na certifikaci a které byly realizovány organizací na základě požadavku CO v rozsahu a termínech stanovených vzájemnou dohodou. Pokud organizace provede v průběhu platnosti certifikace podstatné změny ve svém certifikovaném procesu poskytování překladatelských služeb, je její povinností tuto skutečnost včas oznámit certifikačnímu orgánu, který musí přezkoumat, zda změny nejsou v rozporu s požadavky normy pro poskytování překladatelských služeb. Každá organizace, jejíž postupy poskytování překladatelských služeb jsou certifikovány, musí vést, a na požádání při dozorovém auditu předložit, záznamy o všech stížnostech a jimi vyvolaných nápravných opatřeních, které musí být v souladu s požadavky normy ČSN EN 15038:2006. V případě, že dojde k odejmutí certifikátu, musí být proces certifikace PPS zahájen od počátku tzn., že pětiletý cyklus certifikace bude zahájen opětovným provedením certifikačního auditu. V rámci dozoru není třeba prověřit všechny požadavky na proces poskytování překladatelských služeb, nicméně v průběhu tříletého (v případě opakovaného hodnocení pětiletého) období) držení certifikátu musí být prověřeny všechny požadavky příslušné normy Zásady opakovaného hodnocení (=recertifikace) Platnost certifikace je omezena na dobu tří let, resp. 5 let. Po uplynutí této doby je proveden recertifikační audit za účelem ověření, že příslušný proces poskytování překladatelských služeb je trvale řádně zaveden a udržován v souladu s normou ČSN EN 15038:2006. Rozsah recertifikace: V rámci recertifikace je třeba prověřit splnění všech požadavků normy ČSN EN 15038:2006. Podmínky pro udělení certifikátu jsou shodné s prvotní certifikací, včetně termínů pro odstranění neshod. Časová náročnost je uvedena dále v textu. Opakované hodnocení(=recertifikace) musí být zahájeno před ukončením platnosti certifikátu. Po opakovaném posouzení shody s kritérii normy je držiteli certifikátu udělen certifikát s platností 5 let. Platnost certifikátu se datuje od termínu rozhodnutí Ve CO. Platnost certifikátu je opět podmíněna realizací pravidelného dozoru viz kapitola Zásady dozoru. Postup recertifikace je analogický s postupem certifikačního auditu včetně stanovených odpovědností, pravomocí a termínů. Základní postup (analogicky je detailně uveden v popisu certifikace): a) žádost o re (certifikaci), Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Vydání: 4 Strana/stran: 11/13

12 b) přezkoumání žádosti re-(certifikace), c) uzavření smluv s klientem a auditním týmem, d) příprava plánu auditu, e) provedení auditu, f) předání výstupů z auditu, g) doložení odstranění neshod, h) rozhodnutí o certifikaci, i) zaplánování auditu. V rámci recertifikačního auditu se přezkoumává dosavadní funkčnost procesu PPS po dobu platnosti certifikace včetně přezkoumání zpráv z dozorového auditu. Recertifikace musí přinejmenším zajistit: a) účinnou interakci mezi všemi prvky procesu, b) efektivnost celého procesu z hlediska změn činností, c) prokázaný závazek udržovat efektivnost procesu, d) dosažení naplňování politiky a cílů organizace Obecné V případě, že klient měl v minulosti problémy se zaplacením nákladů spojených s provedením auditů je o této skutečnosti vedoucí auditor informován ze strany odborného pracovníka. Na plánovaný audit vystavuje odborný pracovník klientovi zálohovou fakturu. Audit bude proveden pouze v případě, že zálohová faktura bude ze strany klienta uhrazena. O této skutečnosti obratem informuje odborný pracovník vedoucího auditora. V případě, že faktura nebyla uhrazena a auditorský tým přesto audit provede, nebudou mu hrazeny ze strany ČSJ žádné náklady spojené s realizací tohoto auditu Ukončení/ pozastavení/odnětí certifikace na žádost klienta či obnovení certifikace Jestliže je certifikace ukončena (na žádost klienta), pozastavena nebo odňata, jsou přijímána opatření specifikovaná v certifikačním schématu a jsou provedeny všechny nezbytné úpravy uvedené výše, tj. úpravy: - formálních dokumentů o certifikaci, - oprávnění pro používání značek atd., aby se zajistilo, že neposkytuje žádné údaje o tom, že je produkt nadále certifikován. Jestliže je certifikace po pozastavení obnovena nebo je rozhodnuto o omezení rozsahu certifikace jako podmínky pro její obnovení, jsou výše uvedené úpravy opětovně provedeny ve vztahu k obnovení/omezení certifikace. Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Vydání: 4 Strana/stran: 12/13

13 3.6. Speciální audity (=mimořádné audity) Změna rozsahu certifikace Pokud držitel certifikátu v době platnosti certifikace požádá o změnu jejího rozsahu, Ve COsp tuto žádost posoudí/přezkoumá a rozhodne: a) o akceptování žádosti a vystavení nového certifikátu bez auditu (zpravidla se jedná o zúžení rozsahu certifikace vyvolané organizačními změnami u držitele certifikace např. prodej určité organizační jednotky), b) o akceptování žádosti s rozhodnutím ověřit relevantní skutečnosti na místě v rámci plánované dozorové akce nebo formou speciálního auditu, c) o neakceptování žádosti s následným odůvodněním. Žádosti o změnu rozsahu certifikace vždy končí písemným rozhodnutím Ve COsp Změna požadavků certifikačního schématu Jestliže se certifikačním schématem zavádějí nové nebo revidované požadavky, které ovlivňují klienta, zajistí certifikační orgán sdělení těchto změn všem klientům. Zpravidla zasílá odborný pracovník tuto informaci všem klientům em a poštou na adresu uvedenou v dokumentech/is certifikačního orgánu. Certifikační orgán ověřuje implementaci těchto změn jeho klienty (zpravidla v rámci auditu, který následuje po uvedené změně) a přijímá opatření požadované daným schématem Narychlo oznámené audity O provedení narychlo oznámených auditů rozhoduje Ve COsp v nutných případech (např. potřeba prošetření stížnosti/nálezů státních dozorových orgánů, v případě změn či jako důsledek pozastavení platnosti certifikace). Ve COsp je celkově odpovědný za průběh narychlo oznámených auditů, které probíhají v následujících krocích: a) určení cíle auditu (odpovídá Ve COsp), b) jmenování nezávislého auditního týmu (odpovídá Ve COsp), c) smluvní ujednání (odpovídá Ve COsp), d) provedení auditu (odpovídá vedoucí auditor), e) vyhodnocení naplnění cíle auditu a přijmutí příslušného rozhodnutí, informování držitele certifikátu o výsledku auditu (odpovídá Ve COsp). V těchto případech certifikační orgán informuje klienta a oznámí předem podmínky, za kterých budou krátkodobé návštěvy realizovány. Certifikační orgán věnuje zvýšenou pozornost výběru týmu auditorů, neboť klient nemá dostatek příležitosti učinit námitky proti členům týmu. Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Vydání: 4 Strana/stran: 13/13

14 Rozsah auditu Při určování časového rozsahu auditu se vychází z metodického pokynu pro akreditaci a je uveden v dokumentu Ceník CSQ-CERT-SV-P01, včetně pravidel pro odchylky od standardně stanovených dob. Za stanovení doby auditu je odpovědný MK COsp, který případné odchylky od standardních dob auditu zaznamenává do formuláře CSQ-CERT-SV-F03 Tříletý program auditu/program auditu. Při tvorbě ceníku vychází certifikační orgán pro certifikaci produktů ČSJ ze zásady, že celkové příjmy od organizací za certifikaci musí pokrýt alespoň náklady související s hodnocením a certifikací, tj. náklady účtované na vrub CO, dále na zajištění finanční stability CO, na vytvoření fondu pro řešení mimořádných situací a na pokrytí rozvoje CO Časový rozsah certifikace Počty auditodnů Počet pracovníků Certifikace Počet auditodnů celkem / na místě Dozor Počet auditodnů celkem / na místě Opakované hodnocení Počet auditodnů celkem / na místě ,75 0,75 0,5 1 0, , ,75 1 0, ,5 1,25 1 0,75 1 0, ,75 1 0,75 1, ,5 2 1,25 1 1,5 1, ,5 1, , ,5 3 1,25 1 2,5 2 Změny výše uvedených dob posuzování lze realizovat za podmínek uvedených v dokumentu Ceník CSQ-CERT-SV-P01, každou odchylku od doby uvedené v Ceníku (resp. ve výše uvedené tabulce) musí manažer kvality CO zdůvodnit do formuláře Tříletý program auditu/program auditu (CSQ-CERT-SV-F03) Použití certifikačních značek Značka certifikačního orgánu pro certifikaci produktů Platné pro značky přidělené do Základem značky je kruh, který je rozdělen vodorovným nápisem CERTIFIKOVÁNO na dva shodné půlkruhy. V horním půlkruhu je zobrazeného logo CSQ-CERT, dolní půlkruh je barevně odlišen s inverzním textem ČSN EN 15038:2006 Minimální přípustný průměr značky je 13mm. Velikost loga lze měnit pouze beze změny proporcí. Je přípustné barevné či monochromatické provedení značky: Předlohy k reprodukci značek, elektronické formy značek a vzorníky barev jsou uloženy v CSQ- CERT. Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Vydání: 4 Strana/stran: 14/13

15 Použití značky CO CSQ-CERT povoluje držitelům certifikátu poskytovatelů překladatelských služeb používat příslušnou značku. Certifikační značku může používat subjekt pouze pro oblast certifikace, které se týká. Certifikační značka může být používána na dopisních papírech a jiných oficiálních písemnostech organizace obecného charakteru (prospekty, letáky, závěrečné zprávy o hospodaření, propagační a reklamní materiály), vždy však pouze v souvislostech s činností a systémem řízení organizace. Značka CO CSQ-CERT může být používána na produktech (překladech), které byly provedeny v režimu certifikované překladatelské služby. V případě použití certifikační značky na webových stránkách uvítáme po kliknutí na certifikační značku odkaz na Platné pro značky přidělené po Základem značky je kruh, který je rozdělen vodorovným nápisem CERTIFIKOVÁNO na dva shodné půlkruhy. V horním půlkruhu je zobrazeno logo České společnosti pro jakost, dolní půlkruh je barevně odlišen s příslušným inverzním textem ČSN EN 15038:2006 Minimální přípustný průměr značky je 13 mm. Velikost značky lze měnit pouze beze změny proporcí. Je přípustné barevné či monochromatické provedení značky. Předlohy k reprodukci značek, elektronické formy značek a vzorníky barev jsou uloženy v České společnosti pro jakost a jsou na vyžádání zasílány em, či poštou na CD nosiči. Držitel certifikátu obdrží pouze ty značky, které se vztahují k certifikovanému systému. Držitel certifikátů pro více systémů managementu (tj. uživatel více značek) nesmí zaměňovat certifikační značky (aby nedošlo ke klamné interpretaci rozsahu certifikace v příslušném systému). Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Vydání: 4 Strana/stran: 15/13

16 Použití značky Značka může být používána držiteli certifikátů překladatelských služeb bez omezení na dopisních papírech a jiných oficiálních písemnostech firmy obecného charakteru (prospekty, letáky, závěrečné zprávy o hospodaření, propagační a reklamní materiály). V případě použití certifikační značky na webových stránkách držitele certifikátu je vhodné po kliknutí na značku odkázat na ČSJ povoluje držitelům certifikátu držitelům certifikátu překladatelských služeb používat příslušnou značku Značka pro překladatelské služby může být používána na produktech (překladech), které byly provedeny v režimu certifikované překladatelské služby. Certifikační značku může používat subjekt pouze pro oblast certifikace, které se týká Porušení zásad používání značky/certifikátu/loga Zjištění pracovníka certifikačního orgánu Zjistí-li kterýkoliv pracovník certifikačního orgánu pro certifikaci systémů managementu a produktů, že některý z držitelů certifikátu používá certifikát nebo značku v rozporu s ustanoveními této směrnice, ať již jde o nesprávnou prezentaci držitele certifikátu, kupř. na výstavách a veletrzích, při získávání státních nebo veřejných zakázek, nebo o klamné informování veřejnosti o získaném certifikátu v inzerátech a katalozích či jiných sdělovacích prostředcích, nebo je používáno nesprávných odkazů na certifikační systém, je to povinen neprodleně oznámit vedoucímu certifikačního orgánu Zjištění auditora Zjistí-li auditoři při mimořádném/speciálním auditu, prováděném v důsledku vzniku vážné neshody (v používání značky, certifikátu) při pravidelném auditu, že organizace neprovedla v dohodnutém termínu dostatečná opatření k nápravě, jsou povinni kromě standardního postupu toto rovněž sdělit neprodleně vedoucímu certifikačního orgánu Kritéria pro pozastavení certifikátu certifikovaná organizace se ve stanoveném termínu nepodrobila dozoru, zjištění systémové neshody v rámci dozorového auditu, certifikovaná organizace v časovém období 2 měsíců neodstranila nesystémové neshody z dozorového auditu, nesprávné použití certifikátu nebo značky, provedení změn uvnitř organizace, které změnily podmínky, za kterých byl certifikát vydán, nesplnění finančních podmínek smlouvy, Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Vydání: 4 Strana/stran: 16/13

17 Certifikační orgán poskytne přiměřený čas, nejdéle však 2 měsíce, během kterého musí certifikovaná organizace prokázat, že odstranila zjištěné nedostatky, v opačném případě navrhuje vedoucí certifikačního orgánu odejmutí certifikátu Pozastavení a odnětí certifikace Certifikační orgán ČSJ přijal opatření k řešení případů nesprávného odkazování na systém certifikace ČSJ nebo zavádějícího používání certifikátů a značky, které by byly zjištěny v katalozích, reklamě, na výrobcích apod., nebo případů závažných stížností na držitele certifikace od jejich zákazníků či jiných osob. Poznámky: Pozastavení znamená pro organizaci zákaz aktivně uvádět, vystavovat nebo propagovat certifikaci překladatelských služeb udělenou ČSJ. Při pozastavení zůstává certifikát v držení organizace. Odnětí znamená pro organizaci zákaz aktivně uvádět, vystavovat nebo propagovat svoji certifikaci překladatelských služeb. Organizace je povinna vrátit ČSJ certifikát, případně certifikační značku ČSJ. Odnětí následuje obvykle po pozastavení, jestliže organizace včas neučinila nápravu a nepředložila důkazy o opatřeních k nápravě zjištěných nedostatků Kritéria pro pozastavení platnosti certifikátu certifikovaná organizace se ve stanoveném termínu nepodrobila dozoru, byly zjištěny systémové neshody v rámci dozorového auditu (hodnocení), certifikovaná organizace v časovém období 2 měsíců neodstranila nesystémové neshody z dozorového auditu (hodnocení), nesprávné použití certifikátu nebo značky, nové organizační uspořádání, které změnilo podmínky, za kterých byla certifikace udělena, nedodržení finančních podmínek smlouvy. Certifikační orgán poskytne přiměřený čas, nejdéle však 3 měsíce, během kterého musí certifikovaná organizace prokázat, že odstranila zjištěné nedostatky, v opačném případě navrhne vedoucí CO odnětí certifikace Kritéria pro odnětí certifikátu zjištění, že nebyla realizována opatření k odstranění příčiny, pro kterou byla platnost certifikátu pozastavena, neohlášená změně rozsahu certifikace, vlastní žádost certifikované organizace, nesprávné použití a zneužití značky certifikačního orgánu. Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Vydání: 4 Strana/stran: 17/13

18 Ukončení/ pozastavení/odnětí certifikace na žádost klienta či obnovení certifikace Jestliže je certifikace ukončena (na žádost klienta), pozastavena nebo odňata, jsou přijímána opatření specifikovaná v certifikačním schématu a jsou provedeny všechny nezbytné úpravy uvedené výše, tj. úpravy: - formálních dokumentů o certifikaci, - oprávnění pro používání značek atd., aby se zajistilo, že neposkytuje žádné údaje o tom, že je produkt nadále certifikován. Jestliže je certifikace po pozastavení obnovena nebo je rozhodnuto o omezení rozsahu certifikace jako podmínky pro její obnovení, jsou výše uvedené úpravy opětovně provedeny ve vztahu k obnovení/omezení certifikace Odvolání a stížnosti Všeobecně Proti jakémukoliv rozhodnutí CO je možno se písemně odvolat k vedoucímu COsp do 14 dnů ode dne doručení rozhodnutí, proti kterému se hodlá organizace odvolat. Odvolání je nutno odeslat na níže uvedenou adresu Česká společnost pro jakost Úsek pro certifikaci systémů managementu a produktů Novotného lávka 200/5, Staré Město Praha Postup pro řešení odvolání Pro řešení odvolání sestavuje vedoucí COsp nezávislou odvolací komisi, která záležitost řeší. O složení odvolací komise je strana, která podala odvolání, písemně uvědomena certifikačním orgánem ČSJ s tím, že proti jejímu složení může v termínu do 14 dnů od doručení informace o složení komise podat námitku. O tom, zda námitka bude přijata či nikoliv rozhoduje vedoucí COsp. Odvolací komise posoudí odvolání nebo námitky organizace a zpracuje stanovisko, které předá vedoucímu CO jako podklad k jeho rozhodnutí. Rozhodnutí vedoucího COsp je konečné a není proti němu odvolání. Odvolání musí být vyřízeno do 30 dnů od jeho podání, nebo do 30 dnů od data, kdy je definitivně odsouhlaseno složení odvolací komise (pokud byla uplatněna námitka proti jejímu složení). O výsledku odvolání je organizace, která ho podala, informována doporučeným dopisem. Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Vydání: 4 Strana/stran: 18/13

19 Postup řešení stížnosti na certifikační orgán pro certifikaci produktů ČSJ Stížnosti na všechny pracovníky CO (včetně auditorů/expertů) řeší vedoucí COsp. O výsledku informuje stěžovatele. Stížnosti na vedoucího COsp řeší předsednictvo ČSJ; stížnost je nutno směrovat do rukou předsedy ČSJ Postup řešení stížnosti na klienta certifikačního orgánu (stížnost podána přímo na CO) V případě stížnosti na klienta certifikačního orgánu přezkoumává stížnost Ve COsp. Ve COsp si k dané stížnosti vždy vyžádá stanovisko klienta ve věci stížnosti. Současně má právo vyžádat si stanovisko expertů či dalších pracovníků dle uvážení. Ve COsp rozhodne o výsledku řešení. O výsledku písemně informuje stěžovatele i klienta vůči, kterému byla stížnost podána. Proti rozhodnutí Ve COsp není odvolání. Na základě dohody s klientem, s tím kdo stížnost podal, rozhodne Ve COsp zda bude předmět stížnosti a rozhodnutí o ní zveřejněny. Pokud ano musí být stanoven rozsah zveřejnění Požadavky na řešení stížností na držitele certifikátů Každý držitel certifikátu je povinen vést záznamy o všech stížnostech, které byly vůči němu vzneseny v době platnosti certifikátu. Držitel certifikátu je povinen předložit příslušnému certifikačnímu orgánu záznamy o všech stížnostech vůči němu uplatněných a předložit informaci, jaká nápravná opatření přijal, aby se předmět stížnosti, který může být důvodem neshody, nemohl opakovat, a jak byla případná neshoda odstraněna. Záznamy a informace by měly obsahovat pozitivní i negativní dopady na činnost certifikované organizace a návrhy a opatření k jejich řešení a vyhodnocení účinnosti navržených opatření. Povinností certifikačního orgánu je prověřit, zda tato opatření byla účinná. Prověrka se zpravidla uskutečňuje při dozorových auditech nebo při posuzování ročních zpráv držitelů personálních certifikátů a při jejich recertifikaci. Realizace nápravných opatření je považována za ukončenou až po prověření jejich účinnosti Obecné pravidla při řešení odvolání Rozhodnutí o řešení odvolání nebo stížnosti musí být provedeno nebo přezkoumáno a schváleno osobou (osobami), která není zapojena v certifikačních činnostech souvisejících se stížností nebo s odvoláním. Aby se zajistilo, že neexistuje žádný konflikt zájmů, nesmějí být pracovníci (včetně pracovníků působících v manažerském postaveni, kteří poskytovali klientovi poradenství) nebo byli klientem zaměstnáni, využíváni certifikačním orgánem pro přezkoumání nebo schválení řešení stížnosti nebo odvolání pro tohoto klienta, a (o po dobu dvou let po ukončení poradenství nebo zaměstnání). Je-li nutné přijmout následné opatření pro vyřešení stížnosti nebo odvolání bude certifikačním orgánem bezodkladně přijato. Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Vydání: 4 Strana/stran: 19/13

20 3.13. Změna požadavků certifikačního schématu Jestliže se certifikačním schématem zavádějí nové nebo revidované požadavky, které ovlivňují klienta, zajistí certifikační orgán sdělení těchto změn všem klientům. Zpravidla zasílá odborný pracovník tuto informaci všem klientům em a poštou na adresu uvedenou v dokumentech/is certifikačního orgánu. Certifikační orgán ověřuje implementaci těchto změn jeho klienty (zpravidla v rámci auditu, který následuje po uvedené změně) a přijímá opatření požadované daným schématem Převod akreditované certifikace Držitelé platného certifikátu PPS vydaného jiným certifikačním orgánem než ČSJ mohou zažádat o převod této certifikace na certifikační orgán ČSJ. Na základě žádosti (písemné či ústní) obdrží od certifikačního orgánu. Žadatel vyplní formulář žádosti o certifikaci, na jehož základě odpovědný pracovník certifikačního orgánu rozhodne o možnosti převedení certifikace. Pokud rozhodne záporně, je žadateli zasláno vysvětlení a návrh dalšího možného řešení. Pokud dojde ke kladnému rozhodnutí, žadatel obdrží návrh Smlouvy o kontrolní činnosti s návrhem auditního týmu, po jejímž podepsání následuje příprava speciálního (=mimořádného) či řádného auditu. Následuje dohoda o termínech hodnocení a provedení speciálního auditu. Časový rozsah speciálního auditu: Počet zaměstnanců celkem Rozsah hodnocení na místě 1 až ,5 více než 85 1,5 1 Certifikační orgán se smí spoléhat na výsledky hodnocení vztahující se k certifikaci dokončené před žádostí o certifikaci pouze tehdy, jestliže přejme odpovědnost za výsledky a přesvědčí se, že certifikační orgán, který provedl hodnocení, splňuje aplikovatelné požadavky příslušných mezinárodních norem a jiných dokumentů, jak jsou specifikovány v certifikačním schématu. Hodnocení na místě: Členové auditního týmu se při speciálním auditu na místě zaměří na: posouzení zpráv z proběhlých hodnocení 3. stranou, posouzení obdržených stížností a přijatých opatření, ověření, zda nebyla subjektu pozastavena nebo zda mu nehrozí pozastavení platnosti certifikace, kontrolu nápravných opatření stanovených v rámci odstranění neshod, které doposud neprověřil vydávající certifikační orgán, stupeň věrohodnosti prováděných interních auditů, přezkoumávání PPS, Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Vydání: 4 Strana/stran: 20/13

21 ostatní oblasti, přichází-li to v úvahu. Vedoucí týmu auditorů zpracovává zprávu z speciálního auditu a do jednoho týdne od ukončení auditu ji předá manažeru kvality certifikačního orgánu. Manažer kvality certifikačního orgánu přezkoumá Zprávu ze speciálního dozoru a pokud se nevyskytnou pochybnosti, doporučí vedoucímu certifikačního orgánu převedení certifikace. Vedoucí certifikačního orgánu rozhodne o realizaci převodu certifikace nebo o tom, že bude s žadatelem zacházeno jako s novým klientem. V případě realizace převodu certifikace je žadateli vystaven certifikát s datem rozhodnutí vedoucího certifikačního orgánu ČSJ. Číslo: CSQ-CERT-CV-05 Vydání: 4 Strana/stran: 21/13