Transkript

1 KROS A. S.

2

3 Vážený užívateľ Zakúpili ste si program OLYMP, jeden z produktov softvérovej firmy KROS a. s.. Program slúži na spracovanie personálnej a mzdovej agendy malých a stredne veľkých podnikov. Je vytvorený pre 32-bitové užívateľské prostredie Windows XP, Vista, Windows 7 a Windows 8. Veríme, že vám uľahčí prácu a uspokojí všetky požiadavky naň kladené. Pri jeho inštalácii postupujte podľa návodu. Príručka je spracovaná pre všeobecné použitie programu. Aktualizácia sa vykonáva priebežne, elektronická forma príručky je aktualizovaná vždy s novým update. Ďakujeme vám za dôveru, s ktorou ste sa na nás obrátili, a dúfame, že budete s týmto produktom, ako aj so službami, ktoré poskytujeme, spokojný. Autori

4 4 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA PRÍRUČKA UŽÍVATEĽA KROS A. S., A. RUDNAYA 21, ŽILINA, MÁJ 2013, UPRAVENÉ A ROZŠÍRENÉ VYDANIE PRÍRUČKY K VERZII AUTOR PRÍRUČKY: VNÚTORNÁ ÚPRAVA: GRAFICKÁ ÚPRAVA: ING. JANA OPIALOVÁ ING. JANA OPIALOVÁ ING. JANA OPIALOVÁ UPOZORNENIE: UZÁVIERKA VYDANIA PRÍRUČKY BOLA V PRÍRUČKE SÚ SPRACOVANÉ VŠETKY INFORMÁCIE TÝKAJÚCE SA MZDOVEJ LEGISLATÍVY DOSTUPNÉ KU DŇU Vaše pripomienky k tejto príručke posielajte na adresu: olymp@kros.sk UPR-OLY0513-K-1

5 OBSAH 5 OBSAH OBSAH INŠTALÁCIA A ARCHIVÁCIA POŽIADAVKY NA TECHNICKÉ VYBAVENIE POČÍTAČA INŠTALÁCIA PROGRAMU VIACNÁSOBNÁ INŠTALÁCIA NA 1 PC INŠTALÁCIA SIEŤOVEJ VERZIE UPGRADE PROGRAMU ARCHIVÁCIA A OBNOVA Z ARCHÍVU PRIEBEŽNÉ ZÁLOHOVANIE DÁT OBNOVA ÚDAJOV ZO ZÁLOHY KONTROLA ÚDAJOV SERVIS OVLÁDANIE PROGRAMU OVLÁDANIE PROGRAMU VŠEOBECNE OVLÁDACIE PRVKY PROGRAMU PANELY NÁSTROJOV INFORMATÍVNE KARTY KARTA ÚDAJE AKTUÁLNEHO RIADKU KARTA ORGANIZAČNÁ ŠTRUKTÚRA KARTA EVIDENCIA ŠKOLENÍ PRÁCA S TABUĽKOU VÝBEROVÉ PODMIENKY OZNAČOVANIE RIADKOV EXPORTOVANIE ZÁZNAMOV ÚPRAVA VZHĽADU TABUĽKY PRÁCA S FORMULÁROM PRAVÉ TLAČIDLO MYŠI PRVÉ KROKY V PROGRAME AKO PRACOVAŤ S PROGRAMOM VYTVORENIE NOVEJ FIRMY UŽÍVATELIA, PRÍSTUPOVÉ PRÁVA OTVORENIE FIRMY, PRIHLÁSENIE UŽÍVATEĽA, ZATVORENIE FIRMY NASTAVENIA PROGRAMU NASTAVENIA PROGRAMU - VŠEOBECNÉ HESLO PROGRAMU NÁZOV SÚBORU UŽÍVATEĽSKÉ NASTAVENIA NASTAVENIA PRE FIRMU BANKOVÉ ÚČTY ROZPIS ÚČTOVANIA ŠTRUKTÚRA PODNIKU VÝPLATNÉ ÚTVARY ZÁKAZKY...84

6 6 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA ČINNOSTI PRIPOMIENKOVAČ SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY PRÁCA S KALENDÁROM ROČNÝ KALENDÁR UZÁVIERKA MESIACA PRACOVNÉ KALENDÁRE PERSONALISTIKA VÝPOČET MIEZD GENEROVANIE MZDY IMPORTY DO VÝPLAT DOPLNENIE ÚDAJOV DO VYPOČÍTANEJ MZDY PREPOČET DOVOLENKY PREPOČET VÝPLAT PREVODNÉ PRÍKAZY FINANČNÁ ŠTATISTIKA ZÚČTOVANIE PREDDAVKOV PLÁN DOVOLENIEK EVIDENCIA ŠKOLENÍ HROMADNÉ FUNKCIE HROMADNÉ FUNKCIE V PERSONALISTIKE HROMADNÉ ÚPRAVY ZLOŽIEK MZDY V PERSONALISTIKE HROMADNÉ ÚPRAVY ZRÁŽOK V PERSONALISTIKE HROMADNÁ ZMENA STREDISKA V PERSONALISTIKE HROMADNÁ ZMENA PZ A DOHODY V PERSONALISTIKE HROMADNÉ PRIDANIE PN A OČR V PERSONALISTIKE HROMADNÉ FUNKCIE VO VÝPOČTE MIEZD HROMADNÉ ÚPRAVY ZLOŽIEK MZDY V MZDÁCH HROMADNÉ ÚPRAVY ZRÁŽOK V MZDÁCH HROMADNÉ PRIDANIE DOVOLENKY V MZDÁCH EXPORTY EXPORT DO ALFY A ALFY PLUS EXPORT PREDKONTÁCIÍ EXPORT ZDRAVOTNÉHO POISTENIA EXPORT PRE SOCIÁLNU POISŤOVŇU EXPORT PRE DAŇOVÝ ÚRAD EXPORT ISCP EXPORT PRE DDS EXPORT PRE DSS TLAČ DOKUMENTOV ZOBRAZENIE A TLAČ VÝSTUPNÝCH ZOSTÁV TLAČ JEDNÉHO DOKUMENTU HROMADNÁ TLAČ TVORBA NOVÝCH TLAČOVÝCH PROFILOV OBSAH VÝSTUPNÝCH ZOSTÁV

7 OBSAH 7 8 MANAŽÉRSKE ZOSTAVY EDITOVATEĽNÉ VÝSTUPNÉ ZOSTAVY FORMÁTOVACIE ZNAČKY NÁZVY SÚBOROV A VÝSTUPNÝCH ZOSTÁV ČÍSELNÍKY MESTÁ PRACOVNÉ PROSTRIEDKY PROFILY PRACOVNÝCH PROSTRIEDKOV ZÁPISNÍK UŽÍVATEĽSKÝCH TEXTOV MZDOVÁ OSNOVA ROČNÁ A MESAČNÁ DAŇOVÁ TABUĽKA POISTNÉ ODVODY STUPEŇ NÁROČNOSTI PRACOVNÉHO MIESTA ŠTÁTOM UZNANÉ SVIATKY NEZDANITEĽNÉ ČIASTKY RODINNÉ PRÍDAVKY OSTATNÉ NASTAVENIA PRÍKLADY DENNÝ VYMERIAVACÍ ZÁKLAD NÁHRADA PRÍJMU POČAS NEMOCI DÁVKY NEMOCENSKÉHO POISTENIA NEMOCENSKÉ DÁVKY OD 11. DŇA NEMOCI OŠETROVANIE ČLENA RODINY MATERSKÉ DÁVKY TVORBA VÝPLATY POUŽITIE PRACOVNÝCH KALENDÁROV ZÚČTOVANIE PREDDAVKOV NA DAŇ ZÚČTOVANIE ZDRAVOTNÉHO POISTENIA TIPY A TRIKY...255

8 8 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA

9 1 INŠTALÁCIA A ARCHIVÁCIA 9 1 INŠTALÁCIA A ARCHIVÁCIA 1 Prvým krokom, aby ste mohli s programom pracovať, je inštalácia OLYMPu na váš počítač. V tejto časti popisujeme, ako postupovať pri inštalácii programu OLYMP, a tiež možnosti, ako uskutočniť jeho upgrade. Na začiatku tejto kapitoly sú uvedené odporúčané požiadavky na technické vybavenie vášho počítača, ktoré zaručia, že program bude bezchybne a dostatočne rýchlo fungovať. 1.1 Požiadavky na technické vybavenie počítača Inštalácia programu Viacnásobná inštalácia na 1 PC Inštalácia sieťovej verzie Upgrade programu Archivácia a obnova z archívu Kontrola údajov Servis...23

10 10 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA

11 1 INŠTALÁCIA A ARCHIVÁCIA POŽIADAVKY NA TECHNICKÉ VYBAVENIE POČÍTAČA Pre úspešnú a rýchlu prácu programu OLYMP odporúčame nasledovnú konfiguráciu počítača: procesor 2 GHz, Windows: XP SP3, 7 alebo Vista (32 aj 64 bitová), 1 GB RAM, minimálne 400 MB voľného priestoru na pevnom disku (časť tohto priestoru musí byť na disku, na ktorom sa nachádza Windows), 17" monitor (rozlíšenie min. 1024x768), pre tlač výstupných zostáv je vhodná laserová alebo atramentová tlačiareň, pričom musí byť schopná vytlačiť údaj maximálne 1,5 cm od okraja z každej strany papiera, sieť 100 MBit, protokol TCP/IP. Vo všeobecnosti platí, že čím je počítač výkonnejší, tým rýchlejšie bude program pracovať. Dôležitý je predovšetkým dostatok voľnej operačnej pamäte INŠTALÁCIA PROGRAMU Pred inštaláciou najskôr ukončite všetky bežiace programy, vyhnete sa tým potenciálnym problémom. Program OLYMP je dodávaný na DVD nosiči. Postup inštalácie z DVD je nasledovný: 1. Do mechaniky vložte inštalačné DVD. Ak je vo Windows nastavené automatické spúšťanie DVD, po vložení DVD do mechaniky sa po chvíli zobrazí nasledujúce okno: TIP: Ak je automatické spúšťanie DVD vypnuté, držte počas zasúvania DVD do mechaniky stlačený ľavý kláves Shift, až kým sa spomínaný formulár nezobrazí. Klávesom Shift sa dočasne zapne automatické spúšťanie DVD.

12 12 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA 2. Na DVD sa nachádzajú ekonomické programy vytvorené firmou KROS a. s. Vyberte program OLYMP (kliknete na názov "OLYMP"). Zobrazia sa nasledovné voľby: Inštalácia - úplná verzia programu po zakúpení, upgrade (nová verzia programu na zaktualizovanie), rozšírenie. príp. demoverzia. Príručka - aktuálna príručka k programu v pdf formáte. Servis - po kliknutí sa zobrazí okno s výpisom priečinkov s podpornými programami a ovládačmi. 3. Vyberte voľbu Inštalácia. Spustí sa príprava inštalácie, po jej skončení sa zobrazí okno inštalátora programu: 4. V ďalšom kroku (po stlačení tlačidla Ďalej >) je požadované potvrdenie súhlasu s licenčnými podmienkami. Po výbere voľby Súhlasím s podmienkami licenčnej zmluvy môžete pokračovať v inštalácii programu výberom cieľového adresára, do ktorého chcete nainštalovať program OLYMP: 5. Inštalátor implicitne ponúka cestu C:/OLYMP (vytvorenie nového adresára OLYMP na disku C vášho počítača), ktorú môžete zmeniť stlačením tlačidla Zmeniť... V zobrazenom formulári vyberte novú cestu a potvrďte tlačidlom Ok. Zvolená cesta sa prenesie do formulára Sprievodca inštaláciou.

13 1 INŠTALÁCIA A ARCHIVÁCIA 13 POZOR! Ak používate operačný systém Windows Vista, Windows 7 alebo Widows 8, neodporúčame vám inštalovať program OLYMP do adresára Program Files, pretože pri práci viacerých užívateľov by to mohlo spôsobiť nesprávnu funkčnosť programu. 6. Po zvolení cieľového adresára pokračujte v inštalácii tlačidlom Ďalej >. V ďalšom kroku potvrďte inštaláciu systémových komponentov programu tlačidlom Inštalovať: 1 7. Po nainštalovaní systémových komponentov sa zobrazí informácia o úspešnosti tohto kroku. Tlačidlom Pokračuj spustíte inštaláciu ostatných komponentov programu. 8. Na záver inštalácie sa zobrazí oznam o dokončení inštalácie programu OLYMP. V tomto okne si môžete zvoliť, či chcete program spustiť hneď teraz (tlačidlo Spusti) alebo môžete pomocou tlačidla Koniec ukončiť inštaláciu a program OLYMP spustiť neskôr. TIP: Program Olymp je možné nastaviť ako jeden z programov určených pre otváranie databázových súborov. POZOR! Po spustení programu sa zobrazí formulár na prihlásenie menom a heslom. Program ani skúšobná databáza (firma) nie je výrobcom zaheslovaná, stačí preto potvrdiť Prihlásenie užívateľa k databáze bez hesla cez OK. Pri inštalácii ostrej verzie sa ukladá licenčný súbor pod názvom mzdy.lic priamo do adresára, kde bol program OLYMP nainštalovaný. Týmto je umožnená viacnásobná inštalácia (viac licencií) programu na jednom počítači, pričom každá inštalácia môže používať inú (vlastnú) licenciu.

14 14 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA 1.3 VIACNÁSOBNÁ INŠTALÁCIA NA 1 PC Ak už máte v počítači nainštalovaný program OLYMP (napr. OLYMP1) a chcete nainštalovať jeho ďalšiu kópiu (napr. OLYMP2) to znamená, že máte zakúpené 2 licencie programu OLYMP, postupujte podobne ako pri prvej inštalácii (kapitola 1.2 Inštalácia programu [str. 11]). POZOR! Inštalátor vám ponúkne ďalšiu inštaláciu (inštaláciu OLYMP2) iba vtedy, ak spustíte inštaláciu rovnakej verzie, akú máte nainštalovanú vo vašom počítači (t.j. pri OLYMP1). Ak sa verzia nezhoduje, najskôr uskutočnite klasický upgrade existujúcej verzie (t.j. upgrade verzie pre OLYMP1) v počítači na takú verziu, v akej chcete nainštalovať ďalšiu inštaláciu OLYMPu (t.j. OLYMP2) ( 1.5 Upgrade programu [str. 16]). 1. Do mechaniky vložte inštalačné DVD programu. Po chvíli sa zobrazí úvodná obrazovka s ponukou ekonomických programov. 2. Kliknite na program OLYMP a vyberte možnosť Inštalácia. Spustí sa príprava inštalácie, po jej skončení sa zobrazí okno inštalácie programu. 3. Po kliknutí na tlačidlo Ďalej > si môžete zvoliť preinštalovanie, odinštalovanie alebo ďalšiu inštaláciu programu. Preinštalovanie znovu nainštaluje túto verziu do pôvodného adresára (OLYMP1), voľba Odstrániť odinštaluje pôvodnú inštaláciu a voľba Ďalšia inštalácia nainštaluje ďalšiu kópiu programu do vášho počítača. Vyberte teda voľbu Ďalšia inštalácia: 4. Výber potvrďte tlačidlom Ďalej >. 5. V ďalšom kroku si môžete zvoliť adresár, kam chcete ďalšiu kópiu inštalovať. Prednastavený je adresár, v ktorom je pôvodná inštalácia programu. Pokiaľ ponecháte túto cestu, vykoná sa iba preinštalovanie programu. Stlačením tlačidla Zmeniť... zvoľte adresár, do ktorého chcete nainštalovať ďalšiu kópiu programu OLYMP. V tomto kroku môžete vytvoriť aj nový adresár (napr. OLYMP2). 6. Po stlačení tlačidla Pokračuj sa spustí inštalácia systémových komponentov programu. 7. Po jej úspešnom skončení opäť stlačte tlačidlo Pokračuj, aby sa nainštalovali ostatné komponenty programu OLYMP. 8. Na záver sa zobrazí oznam o úspešnej inštalácii a inštalátor opäť ponúkne okamžité spustenie programu alebo len ukončenie inštalácie. POZOR! Súbory programu OLYMP, ktorý ste na vašom počítači inštalovali ako prvý (prvá inštalácia OLYMP1), nikdy nepremiestňujte ani nevymazávajte.

15 1 INŠTALÁCIA A ARCHIVÁCIA 15 POZOR! V prípade, že dôjde ku strate nejakých súborov v systéme, ktoré sú potrebné pre fungovanie programu OLYMP (napr. pri inštalácii iného programu sa omylom vymažú), program postupuje nasledovne: pri spustení program skontroluje potrebné systémové súbory a ak nejaký chýba, spustí sa automatická oprava. Môže sa stať, že si program vyžiada DVD, z ktorého bol OLYMP inštalovaný INŠTALÁCIA SIEŤOVEJ VERZIE Sieťová verzia programu umožňuje viacerým užívateľom (na viacerých počítačoch) súčasne pracovať so spoločnými údajmi tej istej firmy. S touto verziou je možné používať aj hardvérový kľúč. Bližšie informácie o jeho používaní nájdete v elektronickom HELPe programu OLYMP. POZOR! Odporúčame, aby všetky počítače v sieti mali nainštalovaný rovnaký operačný systém Windows. Zároveň je potrebné, aby na všetky počítače bola inštalovaná rovnaká verzia programu OLYMP. Z počítačov v sieti je potrebné určiť jeden, na ktorom bude uložená databáza firmy. Odporúčame, aby to bol najrýchlejší počítač alebo počítač, na ktorom sa bude najviac pracovať s programom. Môže to byť aj počítač, na ktorom nebude nainštalovaný OLYMP počítač bude využívaný ako "server". Databáza firmy musí byť uložená na disku alebo v adresári, ktorý je zdieľaný s úplným prístupom (na čítanie aj zápis). POZOR! V prípade, že databáza sa ukladá na server, kde nie je nainštalovaný OLYMP, adresár, v ktorom je databáza uložená, nesmie v názve obsahovať znaky (napr. podčiarkovník a pod.). Program OLYMP je potrebné nainštalovať (a zaregistrovať) lokálne na všetkých počítačoch, kde sa bude používať. Potom je potrebné vytvoriť novú firmu podľa postupu uvedenom v kapitole 3.2 Vytvorenie novej firmy [str. 53]. Odporúčame vám vytvoriť novú firmu na tom počítači, kde bude uložená aj databáza. Po vygenerovaní a prihlásení sa k databáze je potrebné pridať do zoznamu všetkých užívateľov, ktorí budú pracovať s touto databázou aj na ostatných počítačoch (kapitola 3.3 Užívatelia, prístupové práva [str. 60]). Vytvorenie novej firmy databázy sa tak vykoná len raz, na jednom počítači. Na ostatné počítače sa databáza musí pripojiť do zoznamu firiem pomocou funkcie pripojenia (počítač, ktorý firmu vygeneroval, ju má pripojenú automaticky). TIP: Pri práci s programom OLYMP je možné pri licencii Profesionál využiť aj systém práce prostredníctvom vzdialeného prístupu cez TERMINÁL SERVER. Princíp práce cez TERMINÁL SERVER je popísaný v elektronickom HELPe k programu OLYMP. Pre bližšie informácie nás kontaktujte na našich predajných miestach. PRIPOJENIE FIRMY Podľa vyššie spomenutého, na tých počítačoch v sieťovom prepojení, kde sa bude pracovať s príslušnou databázou firmy, je potrebné ju pripojiť. Program pracuje len s tými firmami, ktoré sa nachádzajú v zozname pripojených firiem, t.j. vo formulári Pripojené firmy otvorenie firmy (formulár otvoríte výberom z menu Firma Otvor). Firmu pripojíte pomocou tlačidla Pripoj. Po jeho stlačení sa zobrazí formulár Výber firmy do databázy pripojených firiem, v ktorom najskôr zvoľte umiestnenie databázového súboru (v poli Priečinok po stlačení tlačidla s lupou zvoľte cestu k súboru):

16 16 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Ak je databáza umiestnená na niektorom počítači v sieti, musíte zadať cestu k tomuto počítaču. Počítač nájdete pomocou položky Miesta v sieti (môže byť označené aj inak, podľa nastavenia vašej siete) a následne voľbou konkrétneho počítača a adresára, kde je databáza uložená: Potom stlačte Ok. Vo formulári Výber firmy do databázy pripojených firiem sa zobrazia všetky databázy firiem nachádzajúce sa vo zvolenom adresári. Vyberte tú, ktorú chcete pripojiť, a potvrďte tlačidlom Pripoj. 1.5 UPGRADE PROGRAMU Program OLYMP sa neustále vyvíja a prispôsobuje aktuálne platnej legislatíve. Kros a. s. preto poskytuje všetkým užívateľom nové verzie (upgrade) programu, do ktorých sú zapracovávané aktuálne zmeny v legislatíve a vylepšenia v programe. Nové verzie je možné získať bezplatným stiahnutím z internetovej stránky alebo zaslaním na DVD za manipulačný poplatok. Nárok na nové verzie programu má každý užívateľ, ktorý má platný Balík podpory. BALÍK PODPORY Predajca poskytuje užívateľovi Balík podpory. V rámci neho môže užívateľ: aktualizovať program (upgrade) bezplatným stiahnutím z internetovej stránky alebo za cenu manipulačného poplatku prostredníctvom DVD, využívať služby HOT-LINE - poradenstvo pri akýchkoľvek otázkach k programu.

17 1 INŠTALÁCIA A ARCHIVÁCIA 17 Balík podpory platí vždy 1 rok, pričom pri zakúpení programu sa poskytuje na prvý rok bezplatne. Ak nemáte platný Balík podpory, môžete program aj naďalej používať, ale dočasne ho nemôžete aktualizovať a využívať služby HOT-LINE. TIP: Váš Balík podpory platí do dátumu, ktorý je uvedený v pravej dolnej časti základného formulára programu OLYMP. Po obnove Balíka podpory je možné si aktuálnu licenciu stiahnuť priamo z programu Olymp prostredníctvom voľby Olymp Stiahnutie licenčného súboru. Balík podpory si skontrolujete v menu programu, Pomoc Systémové informácie na karte Systémové informácie. 1 Karta obsahuje nasledovné informácie: Registrácia programu - názov Vašej firmy, adresa, IČO, Zákaznícke číslo (v prípade, že máte licenciu platnú od ) Licencia programu - typ licencie (štandard, profesionál), počet výplat (číslo informuje, na koľko výplat ste si zakúpili program Olymp) a dátum, do ktorého je platný Váš Balík podpory. Podpora užívateľom - adresa firmy KROS a.s., telefónne číslo, ová adresa pre podporu k programu Olymp. UPGRADE Z DVD Všetkým užívateľom, ktorí majú zakúpený program OLYMP, je niekoľkokrát ročne posielaná poštou ponuka na upgrade. Po úhrade preddavkovej faktúry je užívateľovi zaslané DVD s najnovšou verziou programu. Upgrade na DVD je možné kedykoľvek poslať aj na požiadanie, prípadne formou dobierky. Pri inštalácii upgrade z DVD postupujte podobne ako pri plnej inštalácii. Po vložení DVD do mechaniky si z úvodného okna vyberte program OLYMP a zvoľte možnosť Inštalácia. Spustí sa príprava inštalácie a po jej skončení sa zobrazí okno s informáciou o aktuálne nainštalovanej verzii a verzii, ktorú sa chystáte nainštalovať:

18 18 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA V dolnej časti tohto okna máte možnosť zmeniť adresár, do ktorého chcete upgrade inštalovať. Využijete ju v prípade, že máte na jednom počítači nainštalovaných viac kópií programu. Po stlačení tlačidla Inštaluj sa spustí samotná inštalácia upgradu. Po skončení inštalácie máte opäť možnosť priamo spustiť program (tlačidlo Spusti) alebo len ukončiť inštaláciu (tlačidlo Koniec). UPGRADE Z INTERNETU V programe je zakomponovaná automatická funkcia na overenie a stiahnutie aktuálnej verzie programu na internete. Pomocou tejto funkcie jednoducho priamo z programu zistíte, či už je k dispozícii nová verzia na stiahnutie. Funkcia je dostupná výberom z hlavného menu programu Olymp Over/Stiahni verziu z internetu. Jej použitím zistíte aktuálnu verziu na internete, dátum a čas jej vytvorenia a veľkosť súboru upgradu. Na základe tejto informácie si môžete overiť aktuálnosť vašej verzie a rozhodnúť sa, či si novú verziu stiahnete alebo nie. Pokiaľ potvrdíte stiahnutie, program uloží súbor upgradu do kmeňového adresára OLYMP. Po uložení upgradu je možné spustiť inštaláciu hneď alebo ju odložiť na neskôr, do najbližšieho spustenia programu, kedy sa inštalácia spustí automaticky. Inštalácia prebehne rovnako ako pri inštalácii z CD. Novú verziu si môžete stiahnuť aj ručne zo stránky firmy Kros a. s., kde v sekcii Upgrade vyberte OLYMP mzdy a personalistika Aktuálna verzia ( Na tejto stránke nájdete zoznam súborov na stiahnutie, a tiež popis inštalácie upgradu. Podľa pokynov si uložte súbor OlympUpgrade.zip do adresára, v ktorom máte nainštalovaný program OLYMP (štandardne C:/OLYMP). Tento súbor nerozbaľujte. Pri ďalšom spustení programu inštalátor automaticky najprv spustí inštaláciu upgradu, ktorá prebehne rovnako ako pri inštalácii z CD. TIP: Obnoviť Balík podpory, rozšíriť licenciu programu Olymp alebo objednať aktuálnu verziu programu Olymp je možné aj prostredníctvom Zóny pre klienta (Olymp Zóna pre klienta). Zóna pre klienta je bližšie popísaná v HELPe programu Olymp. 1.6 ARCHIVÁCIA A OBNOVA Z ARCHÍVU Pri archivovaní dát v zásade ide o priebežné zálohovanie pre prípad poškodenia, príp. straty dát pri nepredvídanej udalosti PRIEBEŽNÉ ZÁLOHOVANIE DÁT Princíp priebežného zálohovania spočíva v tom, že si v pravidelných intervaloch uložíte aktuálny stav mzdových a personálnych údajov. Potom v prípade, že by sa spracovávaná databáza

19 1 INŠTALÁCIA A ARCHIVÁCIA 19 nejakým spôsobom poškodila (napríklad pri poruche počítača), môžete spätne načítať dáta zo zálohy, ale len do bodu, kedy bola záloha vytvorená. Zálohu vytvoríte výberom z menu programu Firma Zálohuj alebo stlačením ikonky so symbolom diskety ( ) na paneli nástrojov (kapitola 2.3 Panely nástrojov [str. 34]). Zobrazí sa formulár Zálohovanie údajov, na ktorom je možné prostredníctvom tlačidla s lupou zmeniť automaticky prednastavenú cestu uloženia zálohovaného súboru. Môžete zvoliť priečinok na pevnom disku vášho počítača, disketu alebo iné prenosné pamäťové zariadenie, ktoré máte pripojené k vášmu počítaču (USB kľúč a pod.). Program si zvolenú cestu zapamätá a pri ďalšom vytváraní záložnej kópie v tejto firme implicitne ponúkne toto umiestnenie. 1 Na formulári je možné názov súboru zmeniť, prípadne pripojiť k názvu súboru časový údaj vytvorenia zálohy, čím sa zabezpečí neprepisovanie jednotlivých záloh alebo pripojiť číslo aktuálnej verzie. V spodnej časti môžete označením príslušnej voľby nastaviť, aby program automaticky vymazával staršie zálohy a tiež, aby z vymazaných záloh ponechával jednu za zvolené obdobie. Po stlačení tlačidla OK program vytvorí komprimovaný záložný súbor aktuálnej firmy. Priebeh vytvárania súboru sa zobrazuje v informačnom okne a naznačuje ho aj ukazovateľ priebehu v podobe červenej lišty v dolnej časti hlavného okna programu. Po ukončení zálohovania sa zobrazí informácia o úspešnosti tohto kroku. Pokiaľ zálohujete dáta na prenosné médium, na ktorom nie je dostatok voľného miesta na uloženie celej zálohy, program si automaticky vyžiada ďalšie zariadenie. Vytvorenie záložnej kópie si môže program vyžiadať aj automaticky, ak máte túto voľbu zapnutú v nastaveniach programu (Firma Nastavenia, kapitola Užívateľské nastavenia [str. 72]). Pri ukončovaní programu sa vtedy automaticky zobrazí formulár pre výber umiestnenia zálohy. Môžete si zvoliť, aby si program vyžiadal zálohovanie pri každom ukončení práce s danou firmou, po každej zmene uzávierky alebo vždy po určitom počte dní. Databázu typu SQL server môžete zálohovať pomocou SQL funkcií na serveri. Ak máte otvorenú SQL databázu, vo formulári Zálohovanie údajov zvolíte cestu na sieťový disk, na ktorý máte prístup a v časti SQL nastavenia označíte dátové políčko SQL Záloha vytvorí sa záloha.

20 20 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA TIP: Zálohovanie údajov odporúčame vykonať minimálne po každej uzávierke mesiaca. V pravidelných intervaloch si ukladajte zálohu aj na prenosné médium (CD, disketa a pod.), aby ste predišli strate údajov pri prípadnej poruche počítača OBNOVA ÚDAJOV ZO ZÁLOHY V prípade, že z nejakého dôvodu dôjde k strate alebo porušeniu dát spracovávanej firmy, môžete ich obnoviť s využitím predtým vytvorenej zálohy. Údaje obnovíte pomocou voľby Firma Obnov údaje alebo stlačením ikony so symbolom diskety ( 2.3 Panely nástrojov [str. 34]). ) na paneli nástrojov (kapitola Zobrazí sa formulár pre výber súboru zálohy. V poli Obnoviť odkiaľ zvoľte umiestnenie záložného súboru. Výber urobíte pomocou tlačidla s lupou. V tabuľke sa vypíše zoznam firiem, ktoré majú na zvolenom médiu vytvorenú záložnú kópiu, posledná záloha obnovovanej firmy je zvýraznená čiernou šípkou pre lepšiu orientáciu. Ďalšie symboly, ktoré sa môžu pri jednotlivých firmách zobraziť, sú vysvetlené v kapitole 3.4 Otvorenie firmy, prihlásenie užívateľa, zatvorenie firmy [str. 66]. Vyberte súbor, z ktorého chcete obnoviť údaje a zadajte miesto, kam sa majú obnovené údaje uložiť (textové pole Obnoviť kam). Tlačidlom Obnov spustíte obnovu údajov. V prípade, že obnovujete údaje firmy, ktorá sa už nachádza medzi pripojenými firmami, je potrebné dáta tejto firmy prepísať. Program vás na to upozorní a spýta sa, či má v obnove pokračovať. Ak zvolíte Nie, obnova neprebehne. Pri obnove údajov sa najskôr uložia aktuálne dáta pre prípad, že by ste obnovili údaje z nesprávnej zálohy alebo by obnova neprebehla korektne. Tieto dáta sa uložia do podadresára OLYMPu Archív. Rozoznáte ich podľa prípony ".zal". 1.7 KONTROLA ÚDAJOV Dôležitou súčasťou programu je modul Kontrola údajov, ktorý dokáže odhaliť a v mnohých prípadoch aj automaticky opraviť rôzne druhy chýb. Preto je veľmi dôležité, aby ste pravidelne kontrolovali zadané údaje ako aj samotné mzdy a následne hneď opravili prípadné chyby.

21 1 INŠTALÁCIA A ARCHIVÁCIA 21 V prípade vašej potreby (minimálne však raz mesačne!) spustite kontrolu výberom z hlavného menu programu Firma Kontrola údajov: 1 Kontrola sa spúšťa stlačením tlačidla Nová kontrola. Objaví sa nasledujúci formulár: V uvedenom rozbaľovacom zozname sú jednotlivé druhy kontroly rozdelené do troch hlavných skupín: Všeobecné (kontrola zadania štátu podľa číselníka, zadania správneho kódu právnej formy, správneho zadania úrazového poistenia,...) Personalistika (kontrola počtu dní nevyčerpanej a prečerpanej dovolenky po skončení pracovného pomeru) Výpočet miezd (kontrola nesprávne zadanej PN - OČR, nesprávne označ. dní v zložkách mzdy pre PN - OČR, úplnosť údajov pri PN, kontrola vysporiadania ročného zúčtovania dane, nesprávnej zložky mzdy pridanej dohodárovi, správnosť zadania zložky mzdy A30_neospravedlnená absencia)

22 22 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Program vykoná len tie druhy kontroly, ktoré sú zapnuté (je označená príslušná voľba). Pomocou tlačidla Možnosti (v ľavej spodnej časti) sa dajú zapnúť alebo vypnúť všetky druhy kontroly, možno ním tiež rozbaliť alebo zbaliť celý strom. Po potvrdení tlačidla Ok sa spustí kontrola. Stav vykonávania kontroly sa priebežne zobrazuje. Niektoré operácie môžu byť náročnejšie na čas a chvíľu sa môže zdať, že počítač "zamrzol", vtedy je potrebné počkať aj zopár minút. O ukončení kontroly sa vypíše oznam a výsledky kontroly budú zobrazené v tabuľke (všetky nájdené chyby). Zároveň sa program opýta, či chcete spustiť automatickú opravu chýb. Po potvrdení tlačidla Áno program opraví tie chyby, ktoré sa automaticky dajú opraviť, ostatné ponechá na ručnú opravu. Potvrdením tlačidla Nie ponechá v tabuľke všetky chyby, aj automaticky opraviteľné. Nová kontrola vždy najskôr vymaže zoznam chýb vytvorený predchádzajúcou kontrolou a v tabuľke budú iba výsledky poslednej kontroly. V stĺpci Typ chyby je podfarbená červenou farbou závažná chyba, modrou farbou bežná chyba a zelenou farbou podozrenie. K jednotlivým chybám sa v spodnej časti zobrazujú informácie, kde je uvedený podrobný popis chyby, ako sa chyba prejavuje, spôsob opravy a Tip, v ktorom je uvedený presnejší popis opravy chyby. Chyby, ktoré sa dajú opraviť automaticky, majú sprístupnené tlačidlo Oprav automaticky. Kliknutím na šípku na tomto tlačidle môžete zvoliť, či chcete opraviť automaticky len tú chybu, na ktorej ste nastavený alebo všetky automaticky opraviteľné chyby. Ostatné chyby podľa závažnosti musíte opraviť ručne.

23 1 INŠTALÁCIA A ARCHIVÁCIA 23 Pri ručnej oprave chyby je potrebné otvoriť príslušnú evidenciu a opraviť potrebné údaje. Daná evidencia sa automaticky otvorí pri kliknutí na danú chybu. Samotnou opravou údajov sa však chyba nevymaže z výsledkov kontroly, chybu je možné vymazať ručne. Druhy chýb Podozrenie - podozrenie na chybu nemusí byť chybou, pokiaľ je uvedená hodnota alebo nastavenie zadané úmyselne. Odporúčame aspoň zbežne pozrieť aj podozrenia, pretože v mnohých prípadoch odhalia napríklad preklep pri zadávaní dátumu. Bežná chyba - bežné chyby nemajú zásadný vplyv na funkčnosť programu, môžu však skresliť výsledky miezd, môžu spôsobiť zablokovanie niektorých funkcií programu. Tieto chyby odporúčame skontrolovať a odstrániť pri mesačných uzávierkach a pri ročných zúčtovaniach. Závažná chyba - závažné chyby sú najviac nebezpečné, ich existencia môže spôsobiť nabaľovanie ďalších chýb, preto tieto chyby odporúčame pravidelne odstraňovať. 1 TIP: Po oprave chýb je vhodné spustiť novú kontrolu, pretože opravou niektorých chýb môžu vzniknúť iné chyby, na iných miestach programu, alebo sa môžu iné chyby odstrániť. Pre úplné odstránenie všetkých chýb je potrebné striedavo spúšťať kontrolu a opravu až dovtedy, kým kontrola nezistí žiadne ďalšie chyby. Ak chyba, ktorú program našiel, z vášho pohľadu nie je chybou (ste si istí, že to máte správne alebo to máte takto nastavené schválne a pod.), môžete túto chybu označiť tak, že ju chcete pri ďalších kontrolách ignorovať (označením dvojklikom v stĺpci "Ignorovať pri ďalšej kontrole"). Pomocou filtrov v pravej hornej časti formulára si potom môžete zvoliť, či chcete zobrazovať všetky nájdené chyby pri poslednej kontrole alebo len chyby ignorované pri ďalších kontrolách. Pomocou rozbaľovacieho zoznamu Typ chyby môžete zvoliť, ktoré chyby chcete mať v zozname zobrazené - všetky, závažné, drobné alebo len podozrenia. 1.8 SERVIS Voľba Firma Servis ponúka rôzne funkcie pre prácu s databázou. Vašu databázu po predošlej dohode s konzultantom firmy KROS a. s. môžete zaslať na analýzu om pomocou voľby odoslať databázu om. Databáza bude odoslaná v zakódovanej forme. To znamená, že po otvorení tejto databázy zamestnanci firmy KROS a. s.

24 24 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA nebudú vidieť mená a priezviská zamestnancov, a rodné čísla pracovníkov budú neúplné. Program po kliknutí na túto voľbu automaticky otvorí váš predvolený poštový program a vytvorí , ktorého prílohou bude vaša zakódovaná databáza. Následne je potrebné podľa pokynov vo vytvorenom i vyplniť všetky požadované údaje. Databázu je možné výrobcovi programu poslať na skontrolovanie aj prostredníctvom FTP serveru. V programe Olymp slúži pre tento účel funkcia Odoslať databázu na FTP server. Pri odosielaní databázy na FTP už nemusíte pracovať s programom Total Commander, prihlasovať sa na FTP server alebo ukladať databázu. Teraz po vybratí archívneho súboru, ktorý program odošle na FTP server a stlačením tlačidla OK budete informovaný, že databáza bola uložená na FTP serveri firmy Kros, a.s.. Podmienkou na úspešné odoslanie databázy na FTP server je funkčné internetové spojenie vo vašom počítači, z ktorého sa databáza posiela. Po otvorení funkcie Odoslanie databázy na FTP server sa zobrazí formulár s rovnomenným názvom. V hornej časti je zobrazený názov aktuálne otvorenej firmy. Ďalej máte možnosť vybrať na odoslanie buď niektorý z už existujúcich archívov (vybrať môžete len jeden archívny súbor) alebo vytvoriť nový archív (odošle sa zip súbor). Existujúci archív sa vyberie prostredníctvom tlačidla s lupou a následne po stlačení tlačidla Ok sa odošle databáza na FTP server. Pri voľbe Vytvoriť nový archív sa nachádza voľba Zašifruj mená a rodné čísla zamestnancov. Táto voľba je tu z dôvodu bezpečnosti zákazníka, aby tieto osobné údaje neboli prístupné. Identifikácia zamestnanca bude možná len podľa jeho osobného čísla. Po kliknutí na tlačidlo Ok sa začne vytvárať záloha firmy a následne sa odošle databáza na FTP server. Po opravení databázy výrobcom programu je potrebné si databázu opäť z FTP servera stiahnuť. Slúži na to funkcia Stiahnuť databázu z FTP servera. Po stiahnutí súboru z FTP servera sa zobrazí okno, či naozaj chcete stiahnuť súbor. Po stlačení tlačidla Áno sa súbor stiahne a program ho uloží pod hlavný adresár programu Olymp, do priečinka FTP. Po stlačení tlačidla Nie, súbor nestiahnete a okno sa zatvorí. Podobným spôsobom ako pri odoslaní databázy om je možné odoslať aj log protokol spracovávanej firmy, v ktorom sa evidujú prihlásenia a odhlásenia užívateľa a chybové hlásenia programu. Protokol sa vytvára pre kvalitnejšie riešenie chybových hlásení v programe. V prípade problémov s programom je potom možné tento log protokol odoslať na analýzu pomocou u. Protokol odošlete pomocou voľby Firma Servis Odoslať log protokol om, postup je rovnaký ako pri odosielaní databázy. V prípade, že sa vám log protokol nepodarí odoslať automatickou funkciou programu, môžete ho odoslať aj ručne. Log protokol bude uložený v adresári Export, ktorý sa nachádza v koreňovom adresári programu OLYMP (najčastejšie C:\Olymp\Export), ako textový súbor s názvom L110121, pričom 11 = rok, 01 = mesiac a 21 = deň vytvorenia súboru (súbor sa vytvorí až pri pokuse odoslať log protokol z programu). Z tohto

25 1 INŠTALÁCIA A ARCHIVÁCIA 25 umiestnenia ho potom môžete pripojiť k ručne vytvorenému u, ktorý odošlete na adresu olymp@kros.sk. Voľba Komprimácia databázy slúži na údržbu ale najmä na zmenšenie databázy. Pri komprimácii sa záloha nevytvára (databázu zálohujete pomocou Firma Zálohuj, kedy sa databáza aj zmenší aj sa vytvorí záloha). Tiež je možné nastaviť aj automatické spúšťanie komprimácie cez Firma Nastavenia (kapitola Užívateľské nastavenia [str. 72]) pomocou rozbaľovacieho zoznamu "Automatická komprimácia". Formálnu správnosť aktuálnej databázy je možné skontrolovať pomocou voľby z menu programu Firma Servis Kontrola správnosti databázy. Táto kontrola nekontroluje logickú správnosť dát. Odporúčame ju používať v tom prípade, že program často vypisuje chybové hlásenia. Tieto môžu byť dôsledkom poškodenia databázy z dôvodu výpadku prúdu alebo problémov s hardvérom. Prostredníctvom uvedenej voľby môžu byť chyby odstránené. Ak však kontrola databázy zistí, že dáta sú neopraviteľné, tak ich vymaže. Počet vygenerovaných výplat slúži na kontrolu počtu výplat, ktoré ste už v aktuálnom mesiaci v programe OLYMP spracovali. Práve spracovávaná firma je vyznačená čiernym trojuholníkom v prvom stĺpci tabuľky. Voľba KROS servis cez internet slúži pre vytvorenie vzdialeného prístupu na Váš počítač. Touto funkciou sa môže najmä urýchliť vyriešenie niektorých zložitých problémov vo Vašej databáze bez osobného stretnutia. Preto, aby sme sa mohli pripojiť na Váš počítač prostredníctvom vzdialenej plochy, je potrebné, aby ste nám zaslali om alebo nahlásili telefonicky ID číslo, ktoré program vypíše po spustení tejto voľby. Taktiež je dôležité, aby ste túto spustenú aplikáciu nezatvorili, ale iba minimalizovali a počkali na spojenie. Ďalšie funkcie v tejto voľbe sa zobrazia po zadaní hesla programu "servis" (Olymp Heslo programu). Ich bližší popis nájdete v elektronickej Pomoci programu prístupnej pomocou klávesu F1. 1

26 26 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA

27 2 OVLÁDANIE PROGRAMU 27 2 OVLÁDANIE PROGRAMU Program OLYMP bol vytvorený pre operačné systémy Windows. Sú to grafické prostredia, ktoré umožňujú jednoduché ovládanie bežiacich aplikácií, a to hlavne za pomoci myši. S každou aplikáciou môžete pracovať vďaka jej ovládacím prvkom. V úvode tejto kapitoly vám predstavíme hlavné okno programu OLYMP. Ďalej popíšeme všetky ovládacie prvky, s ktorými sa v programe stretnete a s ktorými budete pracovať v jednotlivých evidenciách a číselníkoch Ovládanie programu všeobecne Ovládacie prvky programu Panely nástrojov Informatívne karty Práca s tabuľkou Práca s formulárom Pravé tlačidlo myši...47

28 28 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA

29 2 OVLÁDANIE PROGRAMU OVLÁDANIE PROGRAMU VŠEOBECNE Program OLYMP spustíte dvojklikom myšou na ikonu zástupcu programu, ktorá sa pri inštalácii vytvorila na ploche (má názov OLYMP mzdy a personalistika). TIP: Dvojklikom na zástupcu programu sa v podstate spúšťa súbor MZDY.exe, ktorý je uložený v hlavnom adresári OLYMPu, napr. C:\Olymp. Program môžete spustiť aj pomocou tlačidla Štart v ľavej dolnej časti vašich Windows a výberom položky Programy Kros Olymp Mzdy a personalistika. Ovládacie prvky, s ktorými sa v programe OLYMP stretnete, majú nasledovné usporiadanie: v hornej časti tabuľkových formulárov sa nachádzajú nástroje pre výber zobrazených údajov, nastavenie spôsobu triedenia alebo na vyhľadávanie požadovaných dát, v strednej časti okna je tabuľka alebo polia pre zadávanie údajov, ovládacie prvky pre prácu s dátami sa v programe nachádzajú v spodnej časti formulára a tlačidlá na jeho opustenie sú vždy vpravo dole. 2 HLAVNÉ OKNO PROGRAMU Po spustení programu OLYMP sa zobrazí hlavné okno programu: V záhlaví sa nachádza názov programu, číslo verzie a v zátvorke evidencia, v ktorej sa práve nachádzate (v našom prípade Personalistika). Pod záhlavím je lišta s hlavným menu programu. Po kliknutí na príslušnú položku menu sa "rozbalí" ponuka volieb tejto položky (na obrázku bolo kliknuté na položku Nástroje). Pod lištou menu sa nachádzajú panely nástrojov, ktoré zapnete a vypnete v menu programu Nástroje. Pomocou týchto nástrojov budete pracovať so zobrazenými údajmi. Panely majú vľavo zvislú čiaru, pomocou ktorej ich môžete medzi sebou premiestňovať. Stačí, ak túto čiaru uchopíte ľavým tlačidlom myši a "potiahnete" panel na nové umiestnenie. V pravej časti hlavného okna sú

30 30 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA umiestnené dve informatívne karty, ktoré zobrazujú údaje aktuálneho riadku a organizačnú štruktúru. Medzi kartami sa opäť môžete prepínať pomocou položky menu Nástroje alebo jednoduchým kliknutím na názov karty. Jednotlivé panely a informatívne karty sú bližšie popísané v kapitolách 2.3 Panely nástrojov [str. 34] a 2.4 Informatívne karty [str. 39]. Prevažnú časť hlavného okna programu zaberá tabuľka s údajmi, ktoré sa menia podľa toho, v ktorej evidencii práve pracujete (v programe je 6 základných evidencií Personalistika, Výpočet miezd, Prevodné príkazy, Finančná štatistika, Zúčtovanie preddavkov a v zostave profesionál aj Plán dovoleniek). Medzi evidenciami sa môžete prepínať pomocou ikon na paneli nástrojov alebo cez menu programu Mzdy. TIP: V prípade, že ste v jednej evidencii nastavení na nejakom zamestnancovi (napr. v personalistike) a chcete prejsť do inej evidencie (napr. do výpočtu mzdy) tak, aby ste boli opäť nastavení na tomto zamestnancovi, je tak možné urobiť kliknutím na pravé tlačidlo myši a zvolením voľby Prejdi do evidencie. Pod touto základnou tabuľkou sa vždy nachádzajú tlačidlá pre prácu so zobrazenými údajmi. Aj tieto tlačidlá sa menia podľa toho, ktorú evidenciu máte práve zvolenú (v evidencii Výpočet miezd je napríklad tlačidlo Pridaj nahradené tlačidlom Generuj). Vždy však ide o tlačidlá pre pridanie, opravu, tlač, prípadne vymazanie údajov. Funkcia jednotlivých tlačidiel je popísaná v nasledujúcej kapitole. Pod tabuľkou napravo sa nachádza informácia o platnosti Balíka podpory. Dolná lišta programu je len informatívna. Nájdete tu názov práve spracovávanej firmy, v zátvorke názov databázy (túto položku môžete vypnúť v nastaveniach programu Olymp Nastavenia programu, voľba Zobrazovať názov súboru), meno prihláseného užívateľa, názov registrovaného subjektu, typ licencie, zákaznícke číslo. KLÁVESNICA A MYŠ Pri ovládaní programu v systéme Windows vám odporúčame používať myš. Ovládanie sa po chvíli stane jednoduché a rýchle. Výhodou je, že jednotlivé prvky formulára môžete ľubovoľne preskakovať a okamžite zvoliť ten, ktorý práve potrebujete. Po stlačení ľavého tlačidla myši vyvoláte požadovanú akciu alebo sprístupníte zvolený prvok, ktorý sa tým stane aktívny. V hlavnom okne programu môžete použiť klávesové skratky, ktoré urýchľujú pohyb v menu programu. Každá položka menu obsahuje podčiarknuté písmeno, stlačením klávesu Alt a tohto podčiarknutého písmena, otvoríte príslušné menu (napr. pre otvorenie menu Firma stlačte Alt + F). V jednotlivých menu programu OLYMP sa používajú klávesové skratky len formou stlačenia príslušného podčiarknutého písmena, kedy sa vyberie konkrétna voľba (napr. v menu Firma stlačením písmena O vyberiete voľbu Otvor). V jednotlivých formulároch môžete použiť aj funkčné klávesy (fungujú iba v tých formulároch, v ktorých sa nachádzajú tlačidlá s ich skratkami): F7 F9 Pri stlačení v textovom poli, vedľa ktorého je umiestnené tlačidlo s lupou, sa otvorí číselník, s ktorým je toto tlačidlo zviazané. V prípade EUR, %, # a pod. sa číselník nevyvolá, ale do príslušného políčka sa nastaví jeho preddefinovaná hodnota. Do údajov, ktorých sa týka, nastaví preddefinovanú hodnotu. Pre pohyb vo formulároch využijete aj nasledovné klávesy: Tab Posun na ďalší prvok vo formulári (ďalšie textové pole, tlačidlo, rozbaľovací zoznam, atď. ). Shift +Tab Posun na predchádzajúci prvok vo formulári (predchádzajúce textové pole, tlačidlo, rozbaľovací zoznam atď.).

31 2 OVLÁDANIE PROGRAMU 31 Enter Posun na ďalší prvok vo formulári, pričom na rozdiel od Tab preskakujete tlačidlá, s výnimkou tlačidla Ok. POMOC PROGRAMU Počas práce v programe môžete kedykoľvek zobraziť Pomoc programu v elektronickej podobe, a to viacerými spôsobmi: klávesom F1 vtedy sa zobrazí stránka popisujúca formulár, v ktorom sa práve nachádzate, výberom z menu programu Pomoc Obsah - zobrazí sa stručný zoznam ponúkanej pomoci, v ktorom sa pohybujete prostredníctvom hypertextových odkazov alebo výberom z obsahu vľavo, 2 pomocou ikony so symbolom knihy na paneli nástrojov zobrazí sa stránka popisujúca ovládanie programu. Elektronická Pomoc programu je aktualizovaná vždy s novou verziou programu. 2.2 OVLÁDACIE PRVKY PROGRAMU Ovládacími prvkami budeme nazývať všetky prvky v programe, ktorými môžete ovládať prácu programu, tzn. rozhodnete o ďalšej činnosti programu, o použití nejakých parametrov a podobne. TLAČIDLO Stlačením tlačidla sa vykoná akcia, ktorá je vyjadrená názvom tlačidla. Tlačidlo môžete stlačiť kliknutím myšou alebo súčasným stlačením klávesu Alt a písmena, ktoré je v názve tlačidla podčiarknuté. V programe OLYMP je použitých viacero tlačidiel, ich význam je nasledovný: Tlačidlo Stlačte, ak... - ak si myslíte, že všetky údaje sú správne a chcete, aby sa príslušná akcia vykonala. Ak je to nutné, tak program pred vykonaním akcie skontroluje vložené údaje. - ak nechcete zmenené údaje uložiť do databázy alebo ste vošli do určitej časti programu omylom. - ak ste vykonali všetky zmeny a chcete odísť z formulára, prípadne ak ste do formulára vošli omylom. - ak chcete do databázovej tabuľky pridať ďalší záznam. Po stlačení tohto tlačidla sa zobrazí formulár, kde budete môcť vyplniť všetky potrebné údaje. - ak chcete opraviť existujúci zápis v databázovej tabuľke. Po stlačení sa zobrazí formulár so všetkými dátami aktuálneho riadku tabuľky. - ak chcete z databázovej tabuľky vymazať zvolený riadok. Program si vždy vyžiada potvrdenie tejto operácie. Vymazané údaje budú definitívne odstránené z programu, nie je možné

32 32 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA TEXTOVÉ POLE ich spätne nájsť! (Vymazanie nie je možné, ak sa na zvolený riadok odkazujú ešte iné záznamy programu.) - v prípade, že máte označených viacerých zamestnancov, máte možnosť po stlačení šípky na tlačidle Vymaž vymazávať viacero údajov (napr. ak ste nastavený na Mzdy Výpočet miezd, môžete vymazať mzdy viacerých zamestnancov). - ak chcete preniesť údaje zvoleného riadku do formulára, z ktorého boli tieto pomocou tlačidla F7 alebo Výber účtu vyžiadané. - ak chcete v ročnom kalendári vykonať uzávierku zvoleného mesiaca. - ak chcete v ročnom kalendári zrušiť uzávierku zvoleného mesiaca. Program si vždy vyžiada potvrdenie tejto operácie. - ak chcete spracovávať agendu zvolenej firmy. - ak chcete obnoviť údaje zvolenej firmy zo zálohy. Po obnove program oznámi vykonanie tejto operácie. - ak chcete vyplniť textové pole nachádzajúce sa pri tomto tlačidle údajmi z číselníka. - ak chcete údaj v textovom poli umiestnenom naľavo od tlačidla nahradiť jeho preddefinovanou hodnotou. - ak chcete označiť všetky dni v zložke mzdy alebo vyplniť adresáta (pri šekovej poukážke) v zrážke zo mzdy údajmi pracovníka. Označenie dní prebehne podľa nastavenia v pracovnom kalendári. Stlačením pravého tlačidla myši všetky dni odznačíte. - v inom prípade zas môže tlačidlo slúžiť k tomu účelu, že sa dá nastaviť späť už pôvodne zadefinovaná hodnota. - Tlačidlo súvisí so samotným výpočtom miezd a nachádza sa v hlavnom okne, ak je zvolená evidencia Výpočet miezd. Rovnako ako aj v prípade tlačidla Vymaž, máte možnosť generovať mzdy aj viacerým zamestnancom. Textové pole slúži na zadanie textu alebo číselnej hodnoty pomocou klávesnice. Pomocou tohto prvku budete do programu zadávať väčšinu údajov. ROZBAĽOVACÍ ZOZNAM, ROZBAĽOVACÍ ZOZNAM EDITOVATEĽNÝ Rozbaľovací zoznam ponúka výber z viacerých možností (obrázok vľavo). Pomocou myši alebo klávesnice vyberiete položku z ponuky, ktorá sa zobrazí po stlačení šípky v pravej časti. Editovateľný rozbaľovací zoznam navyše ponúka možnosť požadovanú položku ručne vpísať, pokiaľ sa nenachádza v zozname (obrázok vpravo).

33 2 OVLÁDANIE PROGRAMU 33 2 OZNAČOVACIE POLÍČKO, PREPÍNAČ Označovacie políčko slúži na zapnutie alebo vypnutie určitej voľby. Políčko môžete označiť alebo odznačiť pomocou myši alebo klávesnice (kláves medzera). Zapnutím voľby určíte napríklad, ako sa má program správať pri určitej akcii, ako má vyzerať niektorý formulár a podobne. Voľba sa môže vyskytovať v programe samostatne alebo spolu s ďalšími voľbami, pričom môžete zapnúť aj viaceré voľby naraz (obrázok vľavo). Prepínač má rovnakú funkciu ako voľba, rozdiel spočíva v tom, že prepínačom vyberiete len jednu z dostupných možností (obrázok vpravo). KARTY SO ZÁLOŽKAMI Karty so záložkami predstavujú viac formulárov uložených akoby za sebou. Používajú sa na úsporu miesta vo formulároch a ich sprehľadnenie. Karta sa zobrazí po kliknutí myšou na jej záložku (v tomto prípade je vybraná karta Zdravotné poistenie). ZVISLÁ A VODOROVNÁ POSUVNÁ LIŠTA Posuvné lišty slúžia na pohyb v tabuľke v prípade, že rozsah tabuľky je väčší než je možné zobraziť. Stlačením príslušnej šípky sa posunie zobrazenie údajov zvoleným smerom. Posunúť v tabuľke sa môžete aj "potiahnutím" obdĺžnika, ktorý sa nachádza medzi šípkami. ROZBAĽOVACÍ STROM Rozbaľovací strom slúži na zobrazenie jeho položiek v hierarchickej (stromovej) štruktúre. Používa sa v prípade, keď je potrebné vyjadriť nadradenosť a podradenosť jednotlivých položiek. Pre prehľadnejšie zobrazenie je možné podradené položky "zbaliť" pomocou tlačidla so znamienkom mínus, ktoré sa nachádza pri nadradenej položke. Položky opäť "rozbalíte" kliknutím na tlačidlo so znamienkom plus. Rozbaľovací strom môže slúžiť buď iba na zobrazenie údajov alebo na výber položky, s ktorou chcete ďalej pracovať.

34 34 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA 2.3 PANELY NÁSTROJOV Panely nástrojov slúžia na zjednodušenie práce s údajmi. Každý z nich obsahuje niekoľko nástrojov, ktoré spúšťajú funkcie programu. Niektoré z týchto funkcií sú prístupné iba prostredníctvom konkrétneho panela nástrojov, iné je možné spustiť aj z menu programu. Panely nástrojov sú štandardne umiestnené nad tabuľkou. V hlavnom okne programu je možné tieto panely zapnúť a vypnúť pomocou menu Nástroje, v ostatných tabuľkách nie je povolené zobrazené panely vypínať. PANEL PRÁCA S DATABÁZOU Panel Práca s databázou obsahuje štyri tlačidlá reprezentujúce základné funkcie z menu Firma Otvor, Nová, Zálohuj a Obnov zo zálohy. Po kliknutí na príslušnú ikonu sa spustí funkcia rovnako, ako keby ste ju vybrali z menu programu. Popis jednotlivých funkcií nájdete v kapitolách venovaných príslušnej problematike (kapitola 3 Prvé kroky v programe [str. 49] a 1.6 Archivácia a obnova z archívu [str. 18]). PANEL TVORBA MZDY Panel Tvorba mzdy zastupuje hlavne funkcie z menu programu Mzdy, ale nachádzajú sa tu aj ďalšie tlačidlá. Pomocou tohto panela sa môžete rýchlo pohybovať v kalendári alebo prepínať medzi hlavnými evidenciami personálnej a mzdovej agendy. Tiež môžete spustiť tlač relevantných dokumentov, zmeniť užívateľské nastavenia programu alebo spustiť elektronickú pomoc programu. Postupne popíšeme funkcie jednotlivých tlačidiel. Pomocou tohto rozbaľovacieho zoznamu sa jednoducho prepnete medzi rôznymi obdobiami. Tlačidlo kalendára zobrazí formulár Ročný kalendár (kapitola 4.1 Práca s kalendárom [str. 93]) V rozbaľovacom zozname kalendára sa nachádza zoznam všetkých mesiacov, za ktoré ste doteraz vo firme spracovávali mzdovú agendu. Pri práci v evidencii Prevodných príkazov, Finančnej štatistiky alebo Zúčtovania preddavkov zoznam obsahuje roky, pre ktoré existuje v databáze aspoň jeden záznam z príslušnej evidencie. Ak je takýchto rokov viac, máte aj možnosť ich spoločného výberu pomocou voľby "všetky roky" (neplatí v evidencii Zúčtovanie preddavkov).

35 2 OVLÁDANIE PROGRAMU 35 Ďalšími šiestimi ikonkami sa prepínate medzi jednotlivými evidenciami personálnej a mzdovej agendy Personalistika, Výpočet miezd, Prevodné príkazy, Finančná štatistika, Zúčtovanie preddavkov a Plán dovoleniek. Podrobný popis jednotlivých evidencií nájdete v kapitole 4 Spracovanie personálnej a mzdovej agendy [str. 91]. Pomocou tohto tlačidla zobrazíte tlačový formulár, v ktorom vám program automaticky ponúkne dokumenty zodpovedajúce evidencii, v ktorej sa práve nachádzate (tlač v programe OLYMP bližšie popisuje kapitola 7 Tlač dokumentov [str. 197]. Ďalším tlačidlom vyvoláte formulár s užívateľskými nastaveniami (bližší popis týchto nastavení nájdete v kapitole Užívateľské nastavenia [str. 72]). 2 Posledné tlačidlo, s ikonou knihy, zobrazí obsah pomoci pre prácu s programom OLYMP. Pomoc môžete vyvolať aj stlačením klávesu F1 kdekoľvek v programe. Vtedy sa zobrazí pomoc vždy k aktuálnej problematike podľa toho, z ktorého miesta programu ju vyvoláte. PANEL OZNAČOVANIE Panel Označovanie slúži na rýchle označenie, príp. odznačenie, viacerých riadkov tabuľky naraz podľa určitej spoločnej vlastnosti. Stlačením prvého tlačidla s ikonkou lupy ( ) sa v databázovej tabuľke zobrazia len označené riadky. Nad databázovou tabuľkou sa zároveň zobrazí výberová podmienka (kapitola 2.5 Práca s tabuľkou [str. 43]) s názvom "Označené riadky". Pokiaľ je táto výberová podmienka zadaná, nie je možné meniť označenie žiadneho riadku. Opätovným stlačením tohto tlačidla výberovú podmienku zrušíte (môžete ju zrušiť aj kliknutím na krížik vpravo na lište s názvom podmienky alebo stlačením klávesu F8), potom sa znovu sprístupní označovanie a odznačovanie. Samotné označenie alebo odznačenie urobíte ďalšími dvoma tlačidlami so znakmi "plus" a "mínus". Obidve tlačidlá fungujú rovnakým spôsobom. Po ich stlačení sa zobrazí ponuka skupín, ktoré rozdelia záznamy podľa určitého kritéria (spoločnej vlastnosti). Ponúknuté skupiny vždy zodpovedajú aktuálnej evidencii, napríklad pri práci v evidencii Výpočet mzdy môžete zamestnancov rozdeliť podľa stavu vypočítanej mzdy, typu pracovného pomeru, statusu konkrétnej osoby vo firme, type zamestnanca alebo pohlavia. Výberom konkrétnej položky označíte všetkých zamestnancov so zvolenou vlastnosťou, nezrušíte však pôvodné označenie, takže k už označeným riadkom pridáte ďalšie. Výberom voľby Všetci označíte všetkých zamestnancov firmy. Rovnako postupujte aj pri odznačovaní zamestnancov. Pri označovaní záznamov si môžete zvoliť, či chcete označenie vykonať iba pre práve zobrazené riadky alebo pre všetky riadky. Označovanie všetkých riadkov (aj nezobrazených) zapnete v nastaveniach programu (Olymp Nastavenia programu) pomocou voľby Označovať aj nezobr. riadky. TIP: Pokiaľ nie sú tlačidlá pre označovanie a odznačovanie prístupné, máte pravdepodobne stlačené prvé tlačidlo (s ikonkou lupy), ktoré zapína výberovú podmienku "Označené riadky" a dočasne zakazuje ďalšie označovanie (pozri popis vyššie).

36 36 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA TIP: Označovanie je tiež možné medzi evidenciami Personalistika, Výpočet miezd a Zúčtovanie preddavkov prenášať a to prostredníctvom voľby "Označený v " (po kliknutí na tlačidlo "plus"). To znamená, že ak máte označených zamestnancov napr. v evidencii Personalistika a chcete týchto istých zamestnancov označiť aj v Zúčtovaní preddavkov, stačí v Zúčtovaní preddavkov kliknúť pri označovaní na voľbu "Označený - v personalistike". TIP: Označovať a odznačovať záznamy môžete aj dvojklikom myšou v neoznačenom stĺpci konkrétneho riadku (kapitola 2.5 Práca s tabuľkou [str. 43]). Posledným tlačidlom s dvomi šípkami ( ) jednoducho zameníte označenie riadkov, tzn. tie, ktoré boli doteraz označené, sa odznačia a opačne - tie, ktoré boli neoznačené, sa označia. PANEL TRIEDENIE Pomocou panela Triedenie môžete zoradiť záznamy v tabuľke podľa zvoleného stĺpca vzostupne alebo zostupne, a to v dvoch úrovniach (podľa dvoch stĺpcov). Prvými dvomi tlačidlami vyberáte úroveň zotriedenia - primárne alebo doplnkové triedenie. V rozbaľovacom zozname volíte stĺpec, podľa ktorého chcete zotriediť záznamy. Posledné tlačidlo s dvojitou šípkou ukazuje, či je zotriedenie vzostupné (od najmenšieho po najväčšie - šípky nadol) alebo zostupné (od najväčšieho po najmenšie - šípky nahor). Zotriedenie nastavíte nasledovne najskôr vyberiete prvotné triedenie (tlačidlo s číslom 1). V rozbaľovacom zozname sa zobrazí názov stĺpca, podľa ktorého je momentálne nastavené toto triedenie. Pre zmenu triedenia vyberte z rozbaľovacieho zoznamu stĺpec, podľa ktorého chcete údaje triediť. Takisto šípky ukazujú, či sú údaje teraz triedené smerom nahor alebo nadol. Smer triedenia na opačný zmeníte kliknutím na tlačidlo so šípkami (zároveň sa zmení aj smer šípky na tlačidle). Potom zvoľte doplnkové triedenie (stlačením tlačidla s číslom 2) a znovu vyberte stĺpec a smer triedenia. Triedenie môžete zadať aj jednoduchým kliknutím myši na názov stĺpca, a to buď ľavým tlačidlom (vtedy sa automaticky zotriedia textové údaje v stĺpci vzostupne alebo číselné zostupne) alebo pravým tlačidlom myši (zobrazí sa kontextová ponuka, v ktorej môžete zvoliť úroveň a smer triedenia pre daný stĺpec). Bližšie informácie nájdete v kapitole 2.5 Práca s tabuľkou [str. 43]. TIP: Triediť údaje je možné aj kliknutím na pravé tlačidlo myši. PANEL VYHĽADÁVANIE Pomocou panela Vyhľadávanie môžete rýchlo nájsť a zobraziť riadky tabuľky, ktoré majú požadovanú vlastnosť. Ak je prepínač prepnutí na hľadaj program vyhľadá záznam s požadovanou vlastnosťou. Textové pole Nájdi slúži na zadanie hľadaného textu alebo podmienky. Program vyhľadáva zadaný údaj v tabuľke a ak ho nájde, automaticky sa naň nastaví.

37 2 OVLÁDANIE PROGRAMU 37 Hľadaný údaj môžete zadať presne, alebo môžete použiť zástupné znaky. Zástupné znaky využijete napríklad, ak hľadáte záznamy s rovnakou sériou znakov (napr. záznamy začínajúce na "Ju" alebo končiace na "ová"). Môžete použiť nasledovné zástupné znaky: * - nahrádza skupinu znakov (pr. "*ová" nájde záznam, ktorý končí písmenami "ová")? - nahrádza jeden znak (pr. "Ju?o" nájde záznam "Juro" aj "Julo") Okrem toho program na koniec hľadaného textu vždy automaticky vkladá znak *, ktorý ale nezobrazuje. Takže napríklad pri zadaní slova "Jur" sa nájdu aj slová "Juraj", "Jurko" a podobne. Tým je vyhľadávanie rýchlejšie, pretože nie je potrebné zakaždým vypisovať celý text. Zároveň sa predchádza problémom, keď by ste nenašli hľadaný záznam kvôli zle vyhláskovanému výrazu. Pri hľadaní číselného údaja môžete v podmienke použiť pred zadanými znakmi jeden z operátorov: > - vyhľadá záznam, ktorý je väčší ako zadaný údaj < - vyhľadá záznam, ktorý je menší ako zadaný údaj >= - vyhľadá záznam, ktorý je väčší alebo rovnaký ako zadaný údaj <= - vyhľadá záznam, ktorý je menší alebo rovnaký ako zadaný údaj = - vyhľadá záznam, ktorý je rovnaký ako zadaný údaj <> - vyhľadá záznam, ktorý je rôzny od zadaného údaja 2 POZNÁMKA: Dvojznakové operátory je potrebné písať spolu, bez akýchkoľvek medzier. Zadaný údaj program vyhľadáva v aktuálnom stĺpci (nemusí byť zotriedený) a od aktuálnej pozície v tabuľke. Hľadaný text môžete napísať do textového poľa Nájdi. Ak sa však nachádzate v tabuľke, potom najjednoduchší spôsob je nastaviť sa pomocou šípok do stĺpca, v ktorom chcete daný údaj hľadať a následne text napísať. Program pochopí, že máte záujem o vyhľadávanie a automaticky vás presunie do poľa Nájdi. Tento princíp funguje aj obrátene. Ak ste v textovom poli Nájdi napísali nejaký text, ale o vyhľadávanie nemáte záujem, stačí sa prepnúť naspäť do tabuľky a napísaný text program pri zmene stĺpca automaticky vymaže. Ak text vymažete ručne, program vás z textového poľa automaticky vráti na aktuálnu položku tabuľky. Ak máte v nastaveniach programu (Olymp Nastavenia programu) zapnutú voľbu Vyhľadávať priebežne, bude sa text vyhľadávať priebežne s jeho písaním. Ak máte túto voľbu vypnutú, hľadaný text sa vyhľadá až po dopísaní textu a stlačení kombinácie kláves Alt + Enter. Keď už program vyhľadal nejaký záznam a vy sa chcete presunúť na ďalší riadok, ktorého údaj v aktuálnom stĺpci vyhovuje výrazu zadanému v textovom poli Nájdi, potom v tomto poli stlačte ENTER. Kurzor sa presunie na nasledujúci riadok, kde sa tento údaj nachádza. Po prepnutí prepínača na filtruj sa tlačidlo s lupou zmení na tlačidlo filtra, ktoré slúži k výberu riadkov s rovnakou vlastnosťou. Po jeho stlačení sa v tabuľke zobrazia iba riadky, ktorých údaje v aktuálnom stĺpci vyhovujú výrazu zadanému v textovom poli Nájdi. Ak na tlačidlo filtra kliknete pravým tlačidlom myši, vypíše sa zoznam vlastností, z ktorých si môžete jednu vybrať. Túto potom budú spĺňať všetky zobrazené riadky. Rovnaký zoznam sa zobrazí aj po kliknutí ľavým tlačidlom myši, ale len v prípade, že textové pole Nájdi je prázdne. Výberom jednej z možností sa v tabuľke zobrazia riadky s danou vlastnosťou. V obidvoch prípadoch sa výberová podmienka štandardne pridá nad tabuľku. Program výberovú podmienku nepridá, ak je už rovnaká podmienka zadaná. V prípade, že nová podmienka logicky

38 38 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA vylučuje už zadanú podmienku, táto sa prepíše novou (platí pre možnosti, ktoré sú v zozname uvedené v rovnakej skupine oddelenej vodorovnou čiarou, napr. "Muži" a "Ženy"). PANEL VÝBER POLOŽIEK Panel Výber položiek obsahuje prepínač dvoch volieb, ktorými volíte zobrazenie údajov. Presná funkcia týchto volieb závisí od aktuálne zobrazenej tabuľky: Personalistika, Zúčtovanie preddavkov všetky všetci pracovníci, ktorých údaje boli zadané do Personalistiky aktuálne pracovníci, ktorí boli vo zvolenom období v pracovnom pomere Výpočet miezd všetky všetci pracovníci, ktorí sú zadaní v Personalistike, len v prípade, že ide o otvorený mesiac (v uzavretom mesiaci je táto voľba totožná s voľbou aktuálne) aktuálne pracovníci, ktorí v uvedenom mesiaci majú uzatvorený pracovný pomer, teda ktorým je možné vypočítať alebo im už bola vypočítaná alebo vygenerovaná mzda, a pracovníci, ktorým bol nastavený zákaz výpočtu mzdy Prevodné príkazy, Finančná štatistika všetky všetky prevodné príkazy pre banku a výdaje z pokladnice pre daný rok aktuálne prevody aktuálneho mesiaca, ktorý je zvolený v ročnom kalendári Výber sa uskutočňuje iba z riadkov, ktoré súčasne vyhovujú všetkým zobrazeným výberovým podmienkam. PANEL ZOBRAZENIE POLOŽIEK Panel Zobrazenie položiek obsahuje číselné údaje a to počet zobrazených / označených / všetkých položiek. Položky predstavujú príslušných zamestnancov alebo jednotlivé prevody a to v závislosti od príslušnej evidencie, v ktorej sa práve nachádzate. PANEL KALKULAČKA Panel Kalkulačka obsahuje dve ikony, pomocou ktorých vyvoláte buď klasickú kalkulačku alebo mzdovú kalkulačku: Kliknutím na prvú ikonu vyvoláte kalkulačku, ktorá je súčasťou vašich Windows. Podľa toho, ako ste s ňou naposledy pracovali, bude zobrazená buď klasická kalkulačka alebo vedecká kalkulačka.

39 2 OVLÁDANIE PROGRAMU 39 2 Kliknutím na druhú ikonu spustíte v programe Olymp mzdovú kalkulačku, ktorá umožní prepočet čistej mzdy na hrubú a naopak podľa zvolených kritérií. 2.4 INFORMATÍVNE KARTY V hlavnom okne programu sa v pravej časti nachádzajú dve informatívne karty: Údaje aktuálneho riadku a Organizačná štruktúra. Medzi kartami sa prepínate výberom z menu Nástroje alebo jednoduchým kliknutím na názov požadovanej karty. Ďalšia bočná karta sa nachádza v Evidencii školení. Veľkosť zobrazenej informatívnej karty môžete meniť pomocou tenkej zvislej čiary zobrazenej medzi informatívnou kartou a hlavnou tabuľkou evidencie. Pri prechádzaní myšou ponad túto čiaru sa kurzor myši zmení na dvojitú šípku, vtedy môžete stlačením ľavého tlačidla myši a následným ťahom zmeniť šírku karty. Kartu sa skryjete, ak kliknete na tlačidlo so šípkou, opätovným kliknutím kartu zobrazíte.

40 40 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA KARTA ÚDAJE AKTUÁLNEHO RIADKU Karta Údaje aktuálneho riadku zobrazuje základné údaje práve vybraného riadku v hlavnej tabuľke. Obsah zobrazovaných údajov a názov karty sa prispôsobuje práve otvorenej evidencii: Evidencia Názov karty Zobrazené údaje Personalistika Výpočet miezd Údaje pracovníka základné personálne údaje pracovníka z evidencie Personalistika zobrazené na záložkách: Základné údaje, Pracovné pomery, Zložky mzdy, Zrážky, PN a OČR, Školenia na záložke Mzda za mm/rrrr sa zobrazia údaje o vypočítanej mzde v aktuálne zvolenom mesiaci: hrubá mzda, odvody poisťovniam, nezdaniteľná časť základu dane, daň, zúčtovanie dane, daňový bonus, náhrada PN, časový fond, náklady zamestnania, čiastkový základ dane, mzda celkom, zrážky, záloha, k výplate Prevodné príkazy Prevodný príkaz údaje aktuálneho prevodu: obdobie, príkazca, účet, banka, číslo klienta, peňažný ústav, dátum vystavenia, mena, čiastka jednotlivé položky aktuálneho prevodu v členení: dôvod platby pre príkazcu, čiastka, príjemca Finančná štatistika Finančná štatistika celkový súčet čiastok v zobrazených riadkoch a ďalej údaje aktuálnej položky: príjemca, dôvod, obdobie, dátum vystavenia, splatnosti a úhrady, čiastka. Pri bankových prevodoch sa tiež vypisujú: číslo účtu, kód banky, variabilný, konštantný a špecifický symbol. Pri platbách z pokladnice je špecifikácia účtu nahradená rodným číslom, číslom občianskeho preukazu, adresou príjemcu Zúčtovanie preddavkov Ročné zúčtovanie základné údaje pracovníka, úhrn príjmov, úhrn poistenia, úhrady zdravotníckeho pracovníka, základ dane, úhrady vrátené, základ dane upravený, nezdaniteľné časti daňovník, manželka, zdaniteľná mzda, výška dane, zamestnanecká prémia, úhrn preddavkov, daňový bonus nárok, vyplatený, výsledok, vyúčtovanie, vyúčtovanie s daňovým bonusom, názvy iných zamestnávateľov z Potvrdení o zdaniteľnej mzde Plán dovoleniek Plán dovoleniek základné údaje pracovníka, obdobie aktuálneho mesiaca s údajmi v členení: navrhnutá, schválená, čerpaná dovolenka, obdobie aktuálneho roka s údajmi v členení: navrhnutá, schválená, čerpaná dovolenka, ročný nárok na dovolenku, naplánovaná dovolenka, ostáva naplánovať

41 2 OVLÁDANIE PROGRAMU 41 Karta Údaje pracovníka sa zobrazí s rovnakými údajmi v evidencii Personalistika ako aj v evidencii Výpočet miezd KARTA ORGANIZAČNÁ ŠTRUKTÚRA Karta Organizačná štruktúra obsahuje 2 záložky. Záložka Strediská zobrazuje štruktúru podniku, ktorá bola zadaná cez menu programu Organizácia Štruktúra podniku (kapitola Štruktúra podniku [str. 82]). Zobrazenie je formou rozbaľovacieho stromu (kapitola 2.2 Ovládacie prvky programu [str. 31]. Na informatívnej karte je možné strediská usporiadať podľa názvu alebo kódu. Tiež je možné ich rýchlo vyhľadávať prostredníctvom poľa Vyhľadávanie strediska, kedy program už po napísaní začiatočného písmena ponúkne príslušné strediská. Kliknutím na pravé tlačidlo myši je možné pridávať, opravovať alebo vymazávať strediská. Pomocou tejto karty môžete zadávať výberové podmienky alebo označovať riadky podľa jednotlivých stredísk podniku. Urobíte tak jednoduchým kliknutím pravým tlačidlom myši na konkrétne stredisko, čím sa zobrazí kontextová ponuka s možnosťami Označ pracovníkov, Odznač pracovníkov a Zobraz pracovníkov útvaru. Použitím prvej voľby sa označia všetci pracovníci priradení zvolenému stredisku, pomocou druhej voľby naopak označenie pracovníkov tohto strediska zrušíte. Označovanie môžete urobiť pre všetky alebo len pre práve zobrazené

42 42 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA riadky, a to v závislosti od zapnutia voľby Označovať aj nezobrazené riadky v užívateľských nastaveniach programu (Firma Nastavenia). Výberom voľby Zobraz pracovníkov útvaru pridáte nad riadky tabuľky výberovú podmienku, ktorá zabezpečí zobrazenie iba tých pracovníkov, ktorí sú priradení tomuto stredisku, prípadne jemu podriadeným strediskám (priradenie na stredisko zadáte v Personalistike na karte Prac. údaje a prostriedky, pole Stredisko) a spĺňajú prípadné ďalšie zadané výberové podmienky. Ak bola predtým zadaná výberová podmienka nejakého iného strediska, výberom novej sa táto podmienka automaticky zruší. Viac o filtrovaní zobrazovaných riadkov sa dozviete v kapitole 2.5 Práca s tabuľkou [str. 43]. Označovanie a zobrazovanie záznamov podľa organizačnej štruktúry nemá význam v evidenciách Prevodné príkazy a Finančná štatistika, preto tu tieto funkcie nie sú prístupné. Záložka Výplatné útvary obsahuje zoznam výplatných útvarov firmy, ktoré ste zadali pomocou menu Organizácia Výplatné útvary (kapitola Výplatné útvary [str. 84]). Táto karta poskytuje funkcie označovania, odznačovania a zobrazovania pracovníkov, ktoré fungujú rovnako ako na karte Organizačná štruktúra, a takisto nie sú prístupné v evidenciách Prevodné príkazy a Finančná štatistika, pretože tam strácajú význam. Na pridávanie, editovanie alebo vymazávanie výplatných útvarov môžete použiť pravé tlačidlo myši KARTA EVIDENCIA ŠKOLENÍ Karta Evidencia školení obsahuje názov, kategóriu, stav školenia plánované, priebiehajúce alebo ukončené a ďalšie údaje, ktoré sú evidované na 2 záložkách: Základné údaje a Zoznam účastníkov.

43 2 OVLÁDANIE PROGRAMU 43 Záložka Základné údaje obsahuje informácie o termíne školenia, o potrebe obnovovať školenie alebo preukaz, o dobe platnosti. V ďalšej časti je názov školiacej firmy, meno školiteľa, miesto školenia, údaje o kapacite školenia, počte obsadených a voľných miest, celkovej cene za školenie, cene za účastníka a poznámka. Na záložke Zoznam účastníkov sú v tabuľke nasledovné údaje: osobné číslo, priezvisko, meno, preukaz, platí do a poznámka. 2.5 PRÁCA S TABUĽKOU 2 V programe OLYMP sú údaje všetkých evidencií a väčšiny číselníkov zoradené v databázových tabuľkách. Záznamy sú zobrazené v zozname, pričom jeden je vždy aktuálny (vybraný) na ňom sa momentálne nachádzate. Ak zoznam presahuje tabuľku (je príliš veľký na to, aby sa všetky záznamy zobrazili), zobrazí sa vpravo, príp. aj dole, posuvná lišta, pomocou ktorej sa môžete posunúť na záznamy, ktoré nie sú zobrazené. Niektoré tabuľky obsahujú tzv. pevné stĺpce, ktoré sú vždy zobrazené v ľavej časti tabuľky a neposúvajú sa pri pohybe posuvnej lišty. Tieto stĺpce väčšinou určujú záznam, ku ktorému patria ostatné údaje z tabuľky, a sú od nich oddelené dvojitou čiarou. Ovládanie tabuliek je spravidla rovnaké, a môžeme ho rozdeliť do troch skupín prvou sú panely nástrojov nad tabuľkou, druhou samotná tabuľka ovládaná myšou a treťou tlačidlá pod tabuľkou. Jednotlivé panely nástrojov sú prístupné iba v niektorých tabuľkách, práca s nimi je popísaná v kapitole 2.3 Panely nástrojov [str. 34]. Myšou môžete údaje v tabuľke usporiadať (kliknutím ľavého tlačidla myši v záhlaví tabuľky) alebo otvoriť záznam tabuľky pre opravu (dvojklikom na konkrétny záznam). Pokiaľ do tabuľky môžete pridávať záznamy (niektoré číselníky sú napĺňané výrobcom a údaje v nich je možné iba prezerať), nachádzajú sa pod ňou aj tlačidlá pre prácu s týmito záznamami. Spravidla sú to tlačidlá Pridaj, Oprav, Ukáž a Vymaž a sú zarovnané doľava. Po stlačení tlačidla Pridaj sa otvorí formulár pre pridanie záznamu. Po vyplnení všetkých údajov, ktoré chcete uložiť, potvrďte uloženie tlačidlom Ok. Tlačidlom Zruš môžete pridávanie záznamu kedykoľvek zrušiť. Pre opravu už existujúceho záznamu použite tlačidlo Oprav. Otvorí sa rovnaký formulár ako pri pridávaní, teraz však už s vyplnenými údajmi. Po vykonaní potrebných zmien opäť nezabudnite potvrdiť ich uloženie tlačidlom Ok. Ak zmeny uložiť nechcete, stlačte tlačidlo Zruš. Tlačidlo Ukáž slúži pre prezeranie záznamov, ktoré nechcete alebo nemôžete opravovať (sú uzavreté uzávierkou). Tlačidlom Vymaž záznam vymažete, program vždy ešte položí kontrolnú otázku, či si naozaj prajete zvolený záznam vymazať.

44 44 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA V pravej dolnej časti sa nachádzajú ďalšie tlačidlá pre ovládanie tabuľky, a to tlačidlo Návrat, ktorým tabuľku opustíte (zavriete ju), a tlačidlo Prenos a Prázdny. Posledné dve tlačidlá sa však zobrazujú iba ak ste do tabuľky vošli z niektorého iného formulára pomocou tlačidla F7 alebo Výber účtu a slúžia na prenesenie vybraného, príp. prázdneho, záznamu do pôvodného formulára. Význam jednotlivých tlačidiel je vysvetlený v kapitole 2.2 Ovládacie prvky programu [str. 31]. Tabuľky hlavných evidencií (zobrazované v hlavnom okne) majú väčšie možnosti ovládania než ostatné tabuľky (napr. číselníky). V týchto evidenciách môžete aj filtrovať zobrazenie záznamov, označovať a vyhľadávať jednotlivé riadky (záznamy) VÝBEROVÉ PODMIENKY V prípade, že množstvo zobrazených záznamov je príliš veľké a zneprehľadňuje vám prácu, môžete použiť vhodné výberové podmienky na zobrazenie iba tých záznamov, s ktorými chcete pracovať. Je na to viacero spôsobov, v zásade však môžete využiť dva základné prvky panely nástrojov (Vyhľadávanie, Výber položiek a Označovanie, kapitola 2.3 Panely nástrojov [str. 34]) a informatívnu kartu Organizačná štruktúra (kapitola 2.4 Informatívne karty [str. 39]). Napríklad, ak chcete v Personalistike zobraziť iba tých pracovníkov, ktorí sú v aktuálnom období v pracovnom pomere, stačí, ak na paneli Výber položiek zvolíte možnosť aktuálne položky. Použitá výberová podmienka sa zobrazí červenou farbou nad databázovou tabuľkou. Môžete použiť aj viac výberových podmienok naraz, zobrazené záznamy potom musia vyhovovať všetkým týmto podmienkam. Každá podmienka má v pravom rohu krížik, ktorým ju môžete zrušiť. Poslednú zadanú výberovú podmienku zrušíte aj klávesom F8. V príklade na obrázku sú zobrazené dve výberové podmienky zamestnanci v hlavnom pracovnom pomere, ktorí majú štandardný pracovný čas.

45 2 OVLÁDANIE PROGRAMU OZNAČOVANIE RIADKOV V niektorých tabuľkách je prvý stĺpec bez názvu. V tomto stĺpci sa môže nachádzať farebný štvorček, ktorý signalizuje, že daný riadok je označený. Označenie (alebo odznačenie) riadku urobíte dvojklikom myšou alebo stlačením klávesu medzera v tomto stĺpci. Označiť alebo odznačiť viac riadkov naraz môžete pomocou panela Označovanie alebo použitím informatívnej karty, oba spôsoby budú popísané v nasledujúcich kapitolách. Označovanie slúži na hromadné spracovanie údajov zamestnancov (napr. hromadné generovanie miezd) alebo na hromadnú tlač dokumentov pre viacerých zamestnancov naraz. Taktiež ho môžete použiť ako výberovú podmienku, ak vybraných zamestnancov neviete jednoznačne kategorizovať, a to opäť pomocou panela Označovanie EXPORTOVANIE ZÁZNAMOV Zobrazené záznamy tabuľky je možné jednoducho vyexportovať do programu Microsoft Excel. Uskutočníte to súčasným stlačením klávesov CTRL + E. V prípade, že na počítači nie je tento program nainštalovaný, údaje sa zobrazia v Notepade. Zároveň sa údaje uložia do adresára OLYMP\Temp\Data.txt. Tento súbor sa pri každom exporte prepisuje. V prípade, že si chcete vyexportované údaje odložiť, je potrebné súbor Data.txt premenovať a skopírovať do iného adresára. TIP: Export do excelu je možné v zoznamovej tabuľke vyvolať aj kliknutím na pravé tlačidlo myši ÚPRAVA VZHĽADU TABUĽKY Každú databázovú tabuľku si môžete upraviť podľa svojich želaní a vkusu. Môžete meniť poradie stĺpcov, ich veľkosť, farbu, písmo a v prípade, že je daná tabuľka rozdelená na dve časti, tak meniť aj ich šírku. Zmeniť šírku niektorého stĺpca je jednoduché. Pri prechádzaní myšou cez záhlavie tabuľky sa jej kurzor medzi stĺpcami zmení na dvojitú šípku. Ak vtedy stlačíte ľavé tlačidlo myši, zobrazí sa zvislá čiara. Tá ukazuje súčasnú šírku ľavého stĺpca. Jej poloha sa dá meniť pohybom myši doľava a doprava. Po uvoľnení tlačidla myši sa šírka stĺpca nastaví podľa tejto čiary. Kliknutím ľavého tlačidla myši na záhlavie stĺpca sa okrem preusporiadania tabuľky zároveň tento stĺpec označí. Ak je ľavé tlačidlo myši stlačené a zároveň presuniete ukazovateľ myši na záhlavie iného stĺpca, označíte viacej stĺpcov. Následným stlačením ľavého tlačidla myši sa v tabuľke zobrazí zvislý pruh. Súčasným pohybom myši sa tento pruh premiestňuje medzi jednotlivými stĺpcami. Uvoľnením tlačidla myši budú všetky označené stĺpce premiestnené na miesto presunutého pruhu. Po kliknutí pravého tlačidla myši na niektorej tabuľke a následnom výbere možnosti Oprava vzhľadu tabuľky sa zobrazí formulár Nastavenie vzhľadu tabuľky. Pomocou tohto formulára je možné nastaviť typ a veľkosť písma, šírku, poradie a farbu jednotlivých stĺpcov tabuľky.

46 46 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Prvé dva riadky zobrazeného formulára sa vzťahujú na všetky stĺpce tabuľky, ostatné riadky súvisia so zvoleným stĺpcom. Výberom z rozbaľovacieho zoznamu v riadku Záhlavie určíte typ písma pre záhlavie tabuľky. V textovom poli Veľkosť určíte veľkosť písma v záhlaví. Ak kliknete na tlačidlo s lupou môžete navyše vybrať skript a vidieť vzorku zvoleného písma. Rovnakým spôsobom je možné v riadku Údaje zmeniť typ a veľkosť písma údajovej časti tabuľky. Stĺpec zvolíte v rozbaľovacom zozname Stĺpec. V číselnom poli príslušného riadku je možné určiť šírku stĺpca. Označením políčok tučné a šikmé určíte tvar písma zvoleného stĺpca. Farbu písma a pozadia vo zvolenom stĺpci je možné zmeniť pomocou farebných tlačidiel Farba textu a stĺpca. Pomocou posuvnej lišty Poradie sa mení umiestnenie stĺpca v tabuľke. Posuvnou lištou Pohľad je možné meniť zobrazenú časť tabuľky. Ak po požadovaných zmenách stlačíte tlačidlo Ok, program si nové nastavenie zapamätá. Stlačením tlačidla Pôvodne sa pre vzhľad tabuľky použije jej preddefinované nastavenie. Zmeny v tabuľke sa neuskutočnia, ak stlačíte tlačidlo Zruš. POZNÁMKA: V niektorých prípadoch (tabuľky číselníkov, zoznam firiem) sa v rozbaľovacom zozname pre výber stĺpca môžu zobraziť aj také, ktoré v tabuľke nenájdete. Použitie týchto stĺpcov je vyhradené len pre servisné účely programu a zmeny v ich nastavení sa nijako neprejavia na vzhľade príslušnej tabuľky. 2.6 PRÁCA S FORMULÁROM Nové záznamy do tabuliek pridávate pomocou rôznych formulárov. Tieto formuláre môžu byť jednoduché alebo zložité s viacerými záložkami. Pre všetky formuláre platí, že údaje, ktoré je potrebné vyplniť, sú zvýraznené žltou farbou, čo uľahčí vašu prácu najmä pri zložitých formulároch. Ostatné polia môžete vyplniť pre podrobnejší záznam, ak však pre ne nemáte naplnenie, môžete ich ponechať aj prázdne.

47 2 OVLÁDANIE PROGRAMU 47 2 V prípade, že do niektorého z polí potrebujete vložiť údaj z číselníka, urobíte tak pomocou tlačidla tlačidla s lupou, ktoré je zobrazené vpravo od tohto poľa (v prípade bankového účtu je to tlačidlo Výber účtu). Pomocou tohto tlačidla vojdete do príslušného číselníka, kde si môžete požadovaný údaj vybrať, príp. ho najskôr pridať, a potom preniesť do pôvodného formulára pomocou tlačidla Prenos. Funkcie ďalších tlačidiel použitých vo formulároch sú popísané v kapitole 2.2 Ovládacie prvky programu [str. 31]. Zložitejšie formuláre obsahujú väčšinou niekoľko záložiek, pričom jednotlivé záložky môžu v sebe obsahovať ďalšie vnorené záložky a tabuľky, do ktorých je tu možné pridávať záznamy. Jednotlivé formuláre, s ktorými sa počas práce s programom stretnete, budú podrobne popísané v ďalších kapitolách. 2.7 PRAVÉ TLAČIDLO MYŠI Niektoré funkcie programu sa dajú vyvolať jednoducho kliknutím na pravé tlačidlo myši. Toto "rýchle menu" je prístupné v tých formulároch, v ktorých sa dajú údaje pridávať, opravovať, vymazávať, generovať a pod. (základné okno v evidenciách, na karte zložky mzdy, na karte zrážky, vo formulári Oprava prevodného príkazu,...).

48 48 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Cez pravé tlačidlo myši je možné exportovať tabuľkové záznamy do Excelu (kapitola Exportovanie záznamov [str. 45]), opravovať vzhľad tabuľky (kapitola Úprava vzhľadu tabuľky [str.45]), prípadne triediť zobrazené údaje (kapitola 2.3 Panely nástrojov - panel triedenie [str. 36]). V evidencii Personalistika je v zozname, ktorý sa zobrazí po kliknutí na pravé tlačidlo myši, pridaná aj voľba Prepočet dovolenky (kapitola Prepočet dovolenky [str. 145]) a vo Výpočte mzdy je pridaná voľba Prepočet výplat (kapitola Prepočet výplat [str. 146]). V oboch evidenciách je tiež možné týmto spôsobom pridávať pripomienky (kapitola 3.7 Pripomienkovač [str. 86]). V prípade, že ste v jednej evidencii nastavení na nejakom zamestnancovi (napr. v personalistike) a chcete prejsť do inej evidencie (napr. do výpočtu mzdy) tak, aby ste boli opäť nastavení na tomto zamestnancovi, je tak možné urobiť cez voľbu Prejdi do evidencie... Voľba Prispôsobiť slúži na vlastné nastavenie, ktoré funkcie sa majú v rýchlom menu zobrazovať. Prostredníctvom tlačidla Možnosti je možné všetky ponúkané možnosti vybrať, zrušiť alebo nastaviť pôvodné nastavenie.

49 3 PRVÉ KROKY V PROGRAME 49 3 PRVÉ KROKY V PROGRAME V tejto kapitole popíšeme prvé kroky v programe, ktoré je potrebné vykonať ešte pred začatím samotného spracovávania personálnej a mzdovej agendy vašej firmy. Na začiatku kapitoly je stručná informácia o postupnosti krokov pri začatí práce s programom, ktoré sú v ďalších podkapitolách podrobne popísané. Firmu je potrebné najprv vytvoriť, prípadne previesť z iného softvéru už existujúcu firmu. Po prihlásení sa do firmy vám odporúčame najskôr zadefinovať niektoré globálne nastavenia, ktoré vám neskôr uľahčia a urýchlia prácu v programe. Na záver tejto kapitoly budú popísané číselníky, s ktorými sa budete v programe stretávať Ako pracovať s programom Vytvorenie novej firmy Užívatelia, prístupové práva Otvorenie firmy, prihlásenie užívateľa, zatvorenie firmy Nastavenia programu Nastavenia pre firmu Pripomienkovač...86

50 50 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA

51 3 PRVÉ KROKY V PROGRAME AKO PRACOVAŤ S PROGRAMOM V tejto podkapitole by sme vám chceli ukázať, ako najlepšie postupovať pri obsluhe programu OLYMP. Teraz uvedieme iba krátky popis jednotlivých krokov a všetky podrobnosti o vyplňovaní formulárov popíšeme v ďalších kapitolách. 1. Prvým krokom pri spracovaní mzdovej agendy je založenie novej firmy. To vykonáte výberom voľby Firma Založenie novej frimy alebo kliknutím na ikonu. Pomocou tejto voľby sa do programu zadávajú základné informácie o spracovávanej firme. Na začiatku nie je potrebné zadať úplne všetky údaje. Ak by ste ale zabudli vyplniť také, ktoré sú pre správnu činnosť programu nevyhnutné, program vás na to upozorní a bude vyžadovať ich nastavenie. 2. Ďalším krokom po vytvorení novej firmy je zadanie jej základných údajov. Slúžia na to voľby obsiahnuté v menu programu Organizácia. Voľbou Podnik zadáte podrobné podnikové údaje. Formulár je rovnaký ako pri zakladaní novej firmy. Pomocou voľby Bankové účty môžete zadať údaje o účtoch vo finančných ústavoch, ako aj analytické účty pre potreby podvojného účtovníctva. Syntetické účty zadávať nemusíte, sú nastavené v pozadí programu. Ide o firemné účty, zdravotných poisťovní, sociálnej poisťovne a pod. Voľbou Štruktúra podniku bližšie špecifikujete vnútorné členenie spracovávanej firmy. 3. Po zadaní údajov o firme je dôležité určenie mesiaca, pre ktorý sa mzdy budú počítať. Kalendár otvoríte pomocou voľby Mzdy Kalendár. Výber spracovávaného mesiaca v sebe zahŕňa aj nastavenie pracovných kalendárov pre skupiny pracovníkov, zmeny počtu pracovných dní, pracovných hodín a hodín pracovného voľna. Tieto nastavenia vám ale odporúčame meniť až keď budete mať s programom viac skúseností. 4. Nasleduje zadávanie informácií o zamestnancoch firmy. Tie zadáte v evidencii Personalistika (Mzdy Personalistika). Prostredníctvom nej sa zadávajú všetky údaje o pracovníkoch. 3 POZOR: Pre správne fungovanie programu je nevyhnutné vyplnenie podkladov pre výpočet mzdy v Personalistike. Na základe týchto údajov sa okrem iného určuje typ pracovného úväzku, dĺžka pracovnej doby, vypočítavajú sa podľa nich odvody do zdravotnej poisťovne, do ktorej je zamestnanec prihlásený, určuje sa výška nezdaniteľných čiastok a mnohé ďalšie. Práve nesprávnym vyplnením mzdových podkladov v Personalistike sa často stáva, že pri výpočte mzdy zamestnanca sa vyskytnú údaje nezhodujúce sa s tými, ktoré by ste očakávali. Personalistika tiež slúži na to, aby ste si pre každého zamestnanca vytvorili predlohu zložiek mzdy a zamestnaneckých zrážok, ktoré sa vyskytujú v jeho výplate. Do zrážok nepridávajte legislatívne zrážky, tieto si program vytvorí vo výplate automaticky. Táto predloha je úplne nezáväzná, a preto ju pri tvorbe výplaty v konkrétnom mesiaci môžete ľubovoľne upraviť. Jej zadanie v Personalistike vám však pri tvorbe výplat výrazne urýchli vašu prácu, preto tam zadajte tie zložky, ktoré sa vo výplate opakujú pravidelne. 5. Na výpočet konkrétnej výšky mzdy v zvolenom období slúži voľba Mzdy Výpočet miezd ( ). Výplatu najskôr vygenerujte pomocou prevzatia zložiek mzdy a zrážok z Personalistiky alebo z pracovného kalendára. V prípade, že program OLYMP je prepojený s dochádzkovým systémom (máte zakúpený Dochádzkový modul), pri generovaní výplaty označíte aj políčko Súbor z dochádzkového systému. Údaje z dochádzkového systému sa do výplaty prenesú automaticky. Následne na to ju

52 52 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA doplňte o údaje platné v aktuálnom mesiaci (dovolenka, nemoc a pod.). Toto dopĺňanie uskutočníte prostredníctvom tlačidla Oprav. 6. Použitím voľby Oprav sa dostanete do formulára pre výpočet miezd zamestnancov. Tento obsahuje tabuľku zložiek mzdy, tabuľku zrážok zo mzdy, kde je možné vidieť okrem zamestnaneckých zrážok aj rozpis odvodu poistného a rozpis odvádzanej dane, ďalej tabuľku ostatných nastavení, ako je tabuľka detí zamestnanca (kvôli uplatneniu si daňového bonusu), priemer na dovolenku a ďalšie výpočtové parametre. Tabuľka so zložkami mzdy v tomto formulári bola kvôli zrýchleniu vašej práce navrhnutá tak, aby ste potrebné údaje mohli zadať priamo do nej (z dôvodu jednotnosti s ostatnými formulármi je zároveň umožnené aj opravovanie zadávaných údajov pomocou tlačidla Oprav). Formulár je rozdelený na tri hlavné časti. Vľavo hore sú zobrazené personálne údaje zamestnanca, pre ktorého je mzda práve počítaná. Vpravo hore je informácia o aktuálnej výplate. Táto výplata sa mení automaticky na základe vami vykonaných zmien v zložkách mzdy, zrážkach, alebo iných podkladoch pre jej výpočet. V spodnej časti okna môžete pridávať, opravovať a vymazávať údaje zložiek mzdy a zrážok. Rovnako môžete meniť nastavenie nezdaniteľných čiastok, základu poistení, poistných percent a konkrétnych odvodov do poisťovní za organizáciu aj za zamestnanca. Ďalej môžete meniť základy dane i skutočne odvedenú daň. Od všetkých neuvážených zásahov do nastavenia ostatných parametrov výpočtu vás ale dôrazne odhovárame, aby nedošlo k nesprávne interpretovaným výsledkom. Údaje, ktoré ste ručne nastavili, sú zobrazené červenou farbou a pri zmenách v zložkách mzdy sa automaticky nemenia. Ich preddefinovanú hodnotu môžete získať iba stlačením tlačidla nachádzajúceho sa vpravo od každého z nich. 7. Po spracovaní miezd všetkých zamestnancov je nevyhnutné pokračovať vytvorením prevodných príkazov. To môžete vykonať v evidencii Prevodné príkazy (Mzdy Prevodné príkazy). V prvom kroku treba prevodné príkazy vygenerovať. Pri generovaní máte možnosť určiť obdobie a druh príkazov, ktoré chcete vytvoriť. Vygenerované prevodné príkazy môžete ďalej opravovať a tlačiť alebo uložiť do súboru, ktorý sa dá použiť vo vašom domácom bankovníctve (slúži na to tlačidlo Export). V prípade, že ste predošlými prevodnými príkazmi uhradili iba časť záväzkov firmy a zvyšok chcete uhradiť teraz, tak pri generovaní použite voľbu Zohľadniť finančné pohyby z formulára Tvorba prevodného príkazu, ktorý automaticky zohľadní už vygenerované prevodné príkazy z tohto obdobia. Uvedená vlastnosť sa dá použiť aj vtedy, ak ste po odovzdaní prevodného príkazu banke ešte robili zmeny vo vypočítaných mzdách. TIP: Vzhľadom k tomu, že v Prevodných príkazoch program sleduje celkovú daňovú odvodovú povinnosť v rámci celého zdaňovacieho obdobia, je potrebné, aby ste tieto vygenerovali pre každý mesiac, v ktorom ste spracovali mzdy. 8. Mzdy vypočítané v aktuálnom mesiaci i ostatné účtovnícke údaje môžete prostredníctvom voľby Exporty Export do ALFY preniesť do programu jednoduchého účtovníctva ALFA. Pomocou voľby Exporty Export predkontácií môžete exportovať údaje do podvojného účtovníctva, a to či už do programu OMEGA, alebo do iného programu podvojného účtovníctva (ak tento dokáže exportované údaje načítať) a tam pokračovať v ich ďalšom spracovaní. Pod voľbou Exporty sa nachádzajú aj ďalšie exporty, ktoré môžete v prípade potreby používať. Pomocou voľby Posledný export môžete opakovať poslednú voľbu exportu podobne, ako pri tlači dokumentov. 9. Po výpočte výplat všetkých zamestnancov môžete pomocou voľby Mzdy Mesačná uzávierka vykonať mesačnú uzávierku miezd. To zabezpečí údaje pred nechcenými zmenami a umožní vám spracovávať výplaty pre nasledujúci mesiac. Informácie

53 3 PRVÉ KROKY V PROGRAME 53 v uzavretom mesiaci nie je možné bez zrušenia uzávierky ďalej meniť. Prezeranie a tlačenie údajov z uzavretých období je bez akýchkoľvek obmedzení. Zrušenie uzávierky je možné vykonať pomocou voľby Mzdy Kalendár, kde môžete príslušný mesiac v prípade potreby odomknúť, čím zrušíte uzávierku už uzamknutého mesiaca. 10. Všetky tlačové zostavy môžete zobraziť a vytlačiť po výbere voľby Dokumenty a po zvolení požadovaného tlačiva. 11. Program je vytvorený podľa platnej legislatívy. V prípade zmeny zákonov vám výrobca urýchlene zašle jeho upgrade. Ten vo voľbe Číselníky spôsobí správne nastavenie hodnôt platných pre obdobie po legislatívnych zmenách. V tejto voľbe môžete všetky číselníky prezerať, ale ich oprava je z bezpečnostných dôvodov zakázaná. Rovnako je tu možné vypĺňať niektoré užívateľské nastavenia programu. 3.2 VYTVORENIE NOVEJ FIRMY 3 Keď začínate pracovať s programom OLYMP, musíte si najskôr založiť novú firmu. Pri prvom spustení programu sa zobrazí formulár, kde môžete firmu založiť dvomi spôsobmi: kliknutím na ikonu Založenie novej firmy alebo na ikonu Založenie firmy importom údajov. Ak program Olymp máte nainštalovaný dlhšie, firmu môžete založiť: výberom z menu programu Firma Založenie novej firmy, kliknutím na tlačidlo s ikonou prázdneho listu na paneli nástrojov (kapitola 2.3 Panely nástrojov [str. 34]). V oboch prípadoch sa zobrazí nasledovný formulár:

54 54 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Kliknutím na voľbu Založenie novej firmy sa spustí sprievodca, ktorý Vás prevedie založením novej firmy. Údaje sa zadávajú na 3 formulároch: Základné informácie, Podnikové údaje, Bankové účty. Medzi jednotlivými formulármi sa prepínate tlačidlami Ďalej a Späť alebo kliknutím na ikony v hornej časti formulára. Povinné polia sú podfarbené žltou farbou, sú dôležité pre správnu činnosť programu. Pokiaľ ich nevyplníte, program si ich zadanie vyžiada a umožní prejsť na ďalší formulár, až keď budú všetky povinné údaje zadané. ZÁKLADNÉ INFORMÁCIE Horná časť formulára obsahuje 2 prepínače: právnicka osoba (PO), fyzická osoba (FO). V programe je prednastavené označenie právnická osoba (PO). Údaj do dátového políčka Kód právnej formy vyberiete pomocou tlačidla s lupou z priloženého číselníka. Tento údaj sa používa pri tlači výkazov (mesačný daňový prehľad, ročné daňové hlásenie, mesačné výkazy do zdravotných poisťovní a pod.). Podľa kódu právnej formy sa vyplní na výkazoch na DÚ buď adresa sídla PO alebo adresa trvalého pobytu FO. Do polí Názov obchodné meno a Forma zadáte názov firmy a právnu formu organizácie. V prípade, že sa jedná o fyzickú osobu, zadáte namiesto názvu firmy Titul, Meno a Priezvisko. Pokiaľ máte pridelené IČO (Identifikačné číslo organizácie) a DIČ (Daňové identifikačné číslo), vyplňte ich v príslušných poliach. Ak ste fyzická osoba a nemáte ich pridelené, uveďte iba Rodné číslo. Číslo sociálneho poistenia vypĺňa iba cudzinec, ktorý nemá pridelené rodné číslo. Voľbu Verejná správa označte v prípade, ak zamestnávate zamestnancov vo verejnej správe. Zamestnancom bude možné zadávať zložky mzdy platné pre odmeňovanie zamestnancov vo verejnej správe. Taktiež bude možné zvoliť spôsob odmeňovania, buď podľa Zákonníka práce alebo podľa Zákona č. 553/2003 o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme (kapitola 4.2 Personalistika [str.101]).

55 3 PRVÉ KROKY V PROGRAME 55 Dátové políčka Užívateľské meno a Heslo vyplňte v prípade, ak sa chcete do databázy prihlasovať pod zadaným užívateľským menom a heslom. Ak tieto políčka nevyplníte, vytvorí sa užívateľ s názvom Správca. V prípade, že prechádzate na program Olymp z iného softvéru, je potrebné pre účely stanovenia priemerného zárobku na pracovnoprávne účely (v Personalistike na karte Údaje z iného softvéru - Priemer na dovolenku) zadať do dátového políčka Mzdy v programe sa začnú počítať od obdobie, od ktorého začnete v programe Olymp počítať mzdy. V spodnej časti formulára je uvedené, kde je databáza umiestnená a jej názov. V programe sú tieto údaje prednastavené. V prípade, ak chcete umiestnenie databázy zmeniť, klknite na tlačidlo s lupou a zvoľte požadovaný adresár. PODNIKOVÉ ÚDAJE Na formulári sa nachádzajú 4 záložky: Adresa, (Trexima). Nastavenia, Kontakty, Údaje pre ISCP Na záložke Adresa zadávate adresu Sídla PO (Miesto podnikania FO) a Korešpondenčnú adresu PO, ak je iná ako sídlo (Trvalý pobyt FO, ak je iný ako miesto podnikania). Názov adresy sa zobrazuje podľa toho, či máte označenú voľbu právnická alebo fyzická osoba. Ak ide o fyzickú osobu, je potrebné pre účely Daňového úradu vypĺňať aj adresu trvalého pobytu fyzickej osoby. 3 TIP: Pri zadávaní Mesta a Štátu v adrese je možné stlačením tlačidla s lupou zobraziť číselník miest. Požadované mesto vyberiete a do údajov o firme prenesiete pomocou tlačidla Prenos. Ak sa v zozname ešte nenachádza, môžete ho sem vložiť stlačením tlačidla Pridaj. Pokiaľ máte v číselníku miest vyplnené aj políčko Štát, pri prenose konkrétneho mesta program automaticky prenesie aj tento údaj. Políčko nezabudnite vyplniť v prípade, že používate elektronickú formu zasielania výkazu odvodov na poistenie na Sociálnu poisťovňu. Na záložke Nastavenia zadávate údaje, ktoré sú potrebné pre výpočet miezd. Voľbu Platiteľ príspevku na poistenie v nezamestnanosti vypnite, ak ste organizáciou, ktorá neodvádza poistné na poistenie v nezamestnanosti (napríklad zamestnanci spadajúci pod zákon o prokurátoroch a právnych čakateľoch prokuratúry, zamestnanci spadajúci pod zákon o hasičskom a záchrannom zbore). Ak ste rozpočtovou alebo príspevkovou organizáciou a zo zákona neodvádzate poistné na garančné poistenie, tak vypnite voľbu Platiteľ príspevku na garančné poistenie.

56 56 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Identifikačné číslo zamestnávateľa (IČZ) je číslo pridelené Sociálnou poisťovňou. Tento údaj je potrebné zadefinovať, nakoľko program IČZ následne prenáša na dokumenty Mesačný výkaz a príloha resp. Výkaz poistného a príloha (pre Sociálnu poisťovňu). Kód Štatistickej klasifikácie ekonomických činností (SK NACE) sa vyplňuje z dôvodu štatistického vykazovania ceny práce (Export ISCP). Pole Sadzba úrazového poistenia za organizáciu je predvyplnená. V súčasnosti zamestnávateľ platí poistné na úrazové poistenie vo výške 0,8 % z vymeriavacieho základu. Do políčka Ustanovený týždenný pracovný čas zadáte počet hodín ustanoveného týždenného pracovného času v organizácii. Táto hodnota sa preberie do štandardného kalendára (kapitola 4.1 Práca s kalendárom [str. 93]) a považuje sa za plný pracovný úväzok. Najčastejšie ide o 40, prípadne 37,5 hodiny podľa toho, či sa pracuje 8 hodín alebo 7,5 hodiny denne. Počet pracovných dní v bežnom týždni údaj z tohto poľa sa opäť použije na vygenerovanie štandardného pracovného kalendára. Spravidla ide o 5 pracovných dní. Deň určený na výplatu miezd je deň, kedy má byť skutočne mzda vyplatená. V prípade, že tu zadefinujete 31 a mesiac bude mať 30 dní, program vám automaticky ponúkne posledný deň v mesiaci. Po označení políčka nasledujúceho mesiaca program zohľadní, či sa mzda vypláca v mesiaci, za ktorý je spracovaná, alebo až v nasledujúcom mesiaci. Nastavenie políčka sa prejaví na výstupných zostavách: Mesačný výkaz zdravotného poistenia, Prehľad o zrazených preddavkoch, Žiadosť o vrátenie ročného zúčtovania. Zároveň sa tento deň prenáša na elektronický výkaz do zdravotných poisťovní. Ak uvedený dátum v niektorom z mesiacov pripadne na sobotu, nedeľu alebo sviatok, program automaticky zobrazí na tlačivách najbližší pracovný deň predchádzajúci tomuto dňu. Pokiaľ v tieto dni výplaty skutočne vyplácate, vypnutím voľby Zohľadniť víkendy a sviatky sa na uvedených tlačivách vyplní skutoční dátum výplaty, teda aj taký, ktorý pripadol na sobotu, nedeľu alebo sviatok. Povinný odvod do sociálneho fondu tvorba sociálneho fondu vyplýva zo zákona o Sociálnom fonde, a to najmenej vo výške 0,6 % z objemu vyplatených miezd. Ak máte v kolektívnej zmluve dohodnutú inú hodnotu, uvediete v tomto poli inú percentuálnu hodnotu. Sociálny fond slúži na riešenie sociálnej politiky voči zamestnancom, napr. rekreácie, lístky do kina, divadla, spoločné firemné akcie a pod. Odvod do sociálneho fondu na dopravu - zo zákona o Sociálnom fonde môžete tvoriť maximálne do výšky 0,5 %, len na sumu dopravného. Na dopravu prispievate zamestnancom, ktorí dochádzajú do zamestnania verejnou dopravou a ktorých priemerný mesačný zárobok nepresahuje 50 % priemernej mesačnej mzdy (zistenej za dva roky dozadu). Záložka Kontakty obsahuje Informácie zobrazované na výstupných zostavách. Údaje na nej je potrebné vypĺňať v prípade, že odosielate prostredníctvom programu Olymp Registračný list zamestnávateľa do Sociálnej poisťovne alebo Oznámenie zamestnávateľa do zdravotnej poisťovne. Vyplnenie údajov bude zobrazené aj na iných dokumentoch. Do poľa Mzdár zadajte osobu, ktorá vo firme bežne spracováva mzdy. Meno mzdára, telefón a fax sa pri tlači dokumentov automaticky vloží do polí Vypracoval. V poli Príkazca a ID sa zadáva meno a

57 3 PRVÉ KROKY V PROGRAME 57 identifikácia (rodné číslo, číslo občianskeho preukazu) osoby, ktorá zabezpečuje styk s bankou (prevodné príkazy). Meno a identifikácia sa zobrazí na tých prevodných príkazoch, ktoré tento údaj vyžadujú. 3 Údaje na záložke Údaje pre ISCP (Trexima) vypĺňate v prípade, že vám vyplýva povinnosť vykazovať údaje pre štatistické zisťovanie o cene práce. Na správne vytvorenie Exportu ISCP (kapitola 6.6 Export ISCP [str. 192]) je potrebné vyplniť všetky uvedené políčka. Zadefinované údaje budú pri exporte spracované programom OLYMP a následne sa importujú do Zberacieho programu ISCP. BANKOVÉ ÚČTY Formulár Bankové účty slúži pre zadanie bankových účtov. Kliknutím na tlačidlo Pridaj sa zobrazí formulár Pridávanie nového bankového účtu, kde môžete zadávať údaje pre tieto druhy účtov: firemný účet (účet pre výplatu miezd), zdravotná poisťovňa, sociálna poisťovňa, daňový úrad preddavok, sociálny fond. Postup na vyplnenie jednotlivých políčok je bližšie popísaný v kapitole Bankové účty (kapitola Bankové účty [str. 77]).

58 58 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Ak sú zadané všetky potrebné údaje a zároveň sú tieto údaje v správnom formáte, po stlačení tlačidla Ok je firma založená. Program nasledne zobrazí nižšie uvedenú hlášku. Po kliknutí na tlačidlo Áno sa zobrazí formulár Pridávanie nového pracovníka, kde môžete zadávať personálne a mzdové údaje pracovníkov (kapitola Personalistika [str.101]). Ak chcete zadávanie novej firmy zrušiť, stlačte tlačidlo Zruš. Všetky údaje novej firmy sa vymažú a žiadna databáza sa nevytvorí. Všetky údaje, zadané v tomto formulári, možno kedykoľvek dodatočne doplniť alebo zmeniť pomocou voľby Organizácia Podnik. Pri vytváraní novej firmy je možné naimportovať údaje (firemné údaje, bankové účty a celú personalistiku) z iných softvérov. Údaje musia byť uložené v presne nadefinovanom textovom formáte. Kliknutím na voľbu Založenie firmy importom údajov sa zobrazí formulár, kde si pomocou tlačidla s lupou vyberiete adresár, kde je importný súbor uložený. Vyplnením údajov Užívateľské meno, Heslo určite, ako sa budete prihlasovať do databázy. Po potvrdení formulára tlačidlom Ok program vytvorí potrebné databázové súbory, čo môže trvať dlhšiu dobu. Priebeh tejto operácie je zobrazovaný v dolnej časti programu farebnou lištou s popisom práve vykonávanej akcie.

59 3 PRVÉ KROKY V PROGRAME 59 3 Ak potrebujete prekopírovať zamestnancov z jednej firmy do inej, použite funkciu export personálnych údajov, ktorá sa nachádza v menu programu Firma Export/Import Export personálnych údajov, Import personálnych údajov. Vyberte zamestnancov, ktorých chcete exportovať, zadajte miesto, kde sa majú exportné súbory uložiť, označte údaje, ktoré sa majú exportovať. Po spustení funkcie Exportovať sa vytvoria textové súbory, ktoré nasledne môžete importovať do zvolenej firmy. Pri importe najskôr zadajte miesto, kde sú importné súbory uložené, označte údaje, ktoré sa majú importovať, stlačením tlačidla Importovať sa zvolené údaje naimportujú. POZNÁMKA: Export/Import personálnych údajov je prístupný iba v zostave programu OLYMP Profesionál.

60 60 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA 3.3 UŽÍVATELIA, PRÍSTUPOVÉ PRÁVA V programe OLYMP je možné zadefinovať viacerých užívateľov a každému z nich prideliť určité práva a obmedzenia, ktoré budú chránené heslom. Takéto zadanie prístupových práv slúži ako určitá forma ochrany pred nepovoleným zásahom, resp. prístupom k vybraným údajom firmy. Takisto umožňuje pracovať v reálnom čase s tou istou databázou viacerým užívateľom naraz. Pre zadanie užívateľov a ich prístupových práv slúži formulár Užívatelia, ktorý vyvoláte výberom z hlavného menu programu Firma Užívatelia. Formulár obsahuje zoznam všetkých užívateľov zadefinovaných pre danú firmu. Ďalej tu nájdete informáciu o tom, ktorý užívateľ má pridelené správcovské práva (stĺpec Správca), identifikáciu počítača, z ktorého sa pripája, a čas posledného prístupu. Pri vytvorení firmy sa automaticky vygenerujú dvaja užívatelia Správca a Hosť. Obidve užívateľské kontá sú po vytvorení nechránené heslom. Zadať a zmeniť užívateľské heslo je možné dvomi spôsobmi: môže ho zmeniť užívateľ s administrátorskými právami sebe aj ostatným užívateľom priamo vo formulári pre nastavenie užívateľských kont alebo si ho môže zmeniť práve prihlásený užívateľ pomocou voľby Firma Zmeniť užívateľské heslo. V tomto prípade si však môže každý užívateľ zmeniť iba vlastné heslo. Užívateľ Správca má pridelené správcovské práva (zapnutá voľba Admin), čo znamená, že okrem plného prístupu ku všetkým údajom má aj právo pridávať nových užívateľov, meniť heslá užívateľov (bez znalosti pôvodného hesla), vymazávať a blokovať užívateľské kontá, a tiež prideľovať a odoberať správcovské práva iným užívateľom. V každej firme musí existovať aspoň jeden správca, čo znamená, že pokiaľ nevytvoríte nového užívateľa s príznakom správcu, nebude možné automaticky vytvoreného užívateľa Správca vymazať. Druhým automaticky vygenerovaným užívateľom je Hosť. Už z mena vyplýva, že užívateľ Hosť má obmedzené práva. Má prístup ku všetkým údajom spracovávanej databázy, má právo vytvárať a tlačiť všetky tlačové zostavy, vytvárať exporty, zálohovať dáta a znovu ich zo zálohy obnovovať. Nemôže však meniť, mazať ani pridávať akékoľvek údaje. Takisto má zakázaný prístup k niektorým funkciám programu, ako je kontrola databázy, servisné funkcie, uzávierka mesiaca či prepočet dovolenky a výplat. Užívateľa Hosť nie je možné vymazať, ani meniť jeho práva, správca môže toto konto iba zablokovať, čo znamená, že pod týmto menom sa nebude možné k databáze firmy prihlásiť. Pod tabuľkou so zoznamom užívateľov je umiestnených niekoľko tlačidiel. Tlačidlom Pridaj pridáte nového užívateľa. Pre zmenu prístupových práv už existujúceho užívateľa použijete tlačidlo Oprav. Tlačidlom Ukáž si každý užívateľ môže pozrieť nastavenie svojho konta. Správca môže prezerať nastavenia všetkých užívateľov. Tlačidlom Vymaž môže správca vymazať ostatné kontá (okrem konta Hosť). Pomocou tlačidla Zablokuj môže správca zablokovať ostatných užívateľov. Odblokovať užívateľské konto môže opäť len správca tlačidlom Odblokuj (zobrazí sa iba pri výbere zablokovaného konta).

61 3 PRVÉ KROKY V PROGRAME 61 PRIDANIE NOVÉHO UŽÍVATEĽA Nového užívateľa pridáte stlačením tlačidla Pridaj. Zobrazí sa formulár Nové užívateľské konto, ktorý má 4 karty: Užívateľ, Zobrazenie na dokumentoch, Prístupové práva, Elektronický podpis. Na karte Užívateľ zadáte prístupové meno (políčko Užívateľské meno) osoby, ktorá bude toto konto používať. Do poľa Poznámka môžete zadať ľubovoľnú poznámku k užívateľskému kontu. Zapnutím voľby Admin užívateľ získa správcovské práva, t.j. získa plný prístup ku všetkým funkciám, zároveň bude môcť meniť heslá, pridávať, mazať a blokovať užívateľov a pridávať a odoberať správcovské práva ostatným užívateľom. 3 V časti Zmena prístupového hesla môžete už pri vytváraní nového konta zadať heslo pre daného užívateľa. Heslo môže byť v dĺžke max. 15 znakov. TIP: Prístupové meno a heslo nie sú citlivé na veľkosť písma. Na karte Zobrazenie na dokumentoch je možné zvoliť, aké meno mzdára a kontakt sa vyplnia na dokumentoch a exportoch. Pri zapnutej voľbe uviesť z podnikových údajov sa na dokumenty a do exportov doplní meno mzdára a kontakt zadané v menu Organizácia Podnik na záložke Kontakty. Ak je zvolená voľba uviesť iné meno, je možné zadať meno mzdára, telefón a fax, ktorý sa bude vypĺňať na dokumentoch v prípade, že bude prihlásený daný užívateľ. Týmto spôsobom je možné nadefinovať kontaktné údaje mzdára pre každého užívateľa samostatne. Konkrétne prístupové práva sa zadávajú na karte Prístupové práva. V vľavo je uvedený zoznam stredísk danej firmy. V pravej časti sa nachádza oblasť pre výber profilu užívateľských práv a tabuľka so zoznamom funkcií (objektov).

62 62 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Štandardne sú pri vytvorení nového konta všetky funkcie prístupné. Zadávať, resp. meniť práva môže iba správca. Práva sa zadávajú samostatne pre jednotlivé strediská a podstrediská. Môžete teda zadať obmedzenia pre stredisko, ale pritom zachovať povolenia pre jeho jednotlivé podstrediská. Stredisko, pre ktoré chcete zadávať prístupové práva, si vyberiete v tabuľke stredísk vľavo. V pravej časti mu potom pre jednotlivé objekty zadáte prístupové práva. Objekty sú zoradené v stromovej štruktúre podobne ako vo voľbách programu. Prístup k niektorým funkciám je možné zadávať len za celú firmu (v zozname vľavo sa nastavíte na názov firmy), keďže nie sú naviazané na rozdelenie na strediská. Elektronický podpis daného užívateľa k dokumentom odosielaným om vo formáte *.pfx alebo *.p12 môžete nastaviť na karte Elektonický podpis. Tento podpis je nadradený všeobecnému firemnému podpisu, ktorý môže byť zadaný v menu Firma Nastavenia (kapitola Užívateľské nastavenia [str. 72]). K podpisu je možné zadať aj heslo. TYPY PRÍSTUPOVÝCH PRÁV Pre jednotlivé objekty je možné zadať v zásade jeden z piatich typov prístupových práv: Všetky (aj mazanie) úplný prístup, údaje sa môžu pridávať, editovať aj mazať (vo formulároch je prístupné aj tlačidlo Vymaž), Pridanie a oprava údaje je možné pridávať a existujúce editovať (prístupné tlačidlá Pridaj, Generuj, Oprav, Ukáž), Pridanie údaje je možné iba pridávať (prístupné tlačidlá Pridaj, Generuj, Ukáž),

63 3 PRVÉ KROKY V PROGRAME 63 Čítanie údaje je možné iba prezerať, príp. tlačiť (prístupné tlačidlo Zobraz, resp. Ukáž), Žiadne úplne neprístupná funkcia. Pre niektoré objekty je podľa ich charakteru možné zadať iba niektoré typy prístupových práv. Ak si prostredníctvom hromadného zadávania prístupových práv pre takýto objekt nastavíte typ prístupového práva, ktorý nemá povolený, automaticky sa tomuto objektu nastaví najbližšie vyššie povolené právo. TIP: Bližšie informácie o dostupnosti prístupových práv pre jednotlivé funkcie nájdete v elektronickej Pomoci programu OLYMP. ZADÁVANIE PRÍSTUPOVÝCH PRÁV 3 Prístupové práva môžete zadávať pomocou profilov, ručne, a to buď pre jednotlivé objekty alebo hromadne, kopírovaním z iného strediska alebo kombináciou všetkých spôsobov. Pomocou profilov nastavíte vopred zadefinované práva pre všetky objekty na vybranom stredisku jednoduchým výberom profilu. Využijete to v prípade, že potrebujete zadať rovnaké, resp. podobné práva viacerým užívateľom. Výrobcom sú zadefinované tri základné profily Všetky práva, Prezeranie údajov a Personálna agenda. TIP: Jednotlivé profily sa zadávajú pre konkrétne vybrané stredisko. Môžete mať teda zadaný napr. profil Všetky práva na jednom stredisku a profil Personálna agenda na inom. Profil Všetky práva dáva užívateľovi plný prístup ku všetkým údajom a funkciám programu okrem funkcií, ktoré sú prístupné iba užívateľovi s príznakom správcu. Profil Prezeranie údajov má zase podobné prístupové práva ako užívateľ Hosť, nie sú však povolené exporty. Profil Personálna agenda dovoľuje užívateľovi najmä zadávať údaje v Personalistike a prezerať a pracovať s ostatnými údajmi, ktoré sú na personálne údaje naviazané. Tieto tri profily nie je možné meniť ani vymazať. Pridávať nové profily môžete prostredníctvom tlačidla Pridaj. Program vás vyzve na zadanie mena nového profilu, pri jeho ukladaní použije aktuálne nastavenie prístupových práv. Toto nastavenie je možné po uložení zmeniť stlačením tlačidla Uprav. Počas zadávania prístupových práv pre jednotlivé objekty si potom program tieto zmeny automaticky ukladá pre príslušný profil, pre trvalé uloženie vykonaných zmien nakoniec stlačte tlačidlo Ulož (tlačidlo Uprav sa po stlačení zmení na Ulož a opačne).

64 64 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Prostredníctvom tlačidla Premenuj môžete zadať nový názov vybranému profilu. Tlačidlom Vymaž vybraný profil vymažete. POZOR! Vymazaním profilu nevymažete aj nastavené prístupové práva. Pre vymazanie prístupových práv použite buď hromadné nastavenie práv alebo vyberte profil Všetky práva. Druhým spôsobom je nastavenie prístupových práv ručne pre jednotlivé objekty. Môžete to urobiť prepnutím konkrétnej voľby v zozname prístupových práv, ktorý sa nachádza vpravo od zoznamu objektov (voľba Oprava zodpovedá prístupovému právu Pridanie a oprava), alebo výberom z kontextového menu po kliknutí na konkrétny objekt pravým tlačidlom myši. Kontextové menu sa skladá z troch častí. V hornej časti je možné nastaviť práva pre konkrétny objekt. V strednej časti sa nastavujú práva hromadne, a to buď pre vybranú vetvu objektov (voľba Nastaviť práva vetvy) alebo pre všetky objekty (voľba Všetky objekty). V dolnej časti sa nachádzajú voľby pre kopírovanie prístupových práv. KOPÍROVANIE PRÍSTUPOVÝCH PRÁV Kopírovanie prístupových práv využijete, ak potrebujete nastaviť rovnaké práva pre viac stredísk. Kopírovanie je prístupné z kontextového menu buď po kliknutí pravým tlačidlom myši na konkrétny objekt (vetvu objektov) alebo po kliknutí pravým tlačidlom myši na stredisko. Pri kopírovaní z tabuľky objektov program ponúkne dve voľby Kopírovať prístupové práva vetvy a Kopírovať všetky práva. Pri kopírovaní z tabuľky stredísk je prístupná voľba Kopírovať práva strediska, a za ňou je na výber buď Práva vetvy (program vždy ponúka vetvu, ktorá bola naposledy aktívna v zozname objektov) alebo Všetky práva. Po výbere jednej z možností kopírovania sa v kontextovom menu stredísk sprístupní ďalšia položka Vložiť. Táto položka sa mení podľa toho, aké práva ste kopírovali. Ďalej je možné zvoliť, kam chcete práva vložiť. Prístupné sú štyri možnosti: Na stredisko kopírované práva sa vložia iba na práve aktívne stredisko, Na stredisko a podstrediská kopírované práva sa vložia na práve aktívne stredisko a všetky jeho podstrediská, Iba na podstrediská kopírované práva sa vložia iba na podstrediská práve aktívneho strediska, Na všetky strediská kopírované práva sa vložia na všetky strediská.

65 3 PRVÉ KROKY V PROGRAME 65 OSOBITOSTI FUNGOVANIA PRÍSTUPOVÝCH PRÁV Prístupové práva je možné zadávať viacerými spôsobmi s platnosťou pre rôzne strediská alebo pre celú firmu. Pri rôznych kombináciách zadania je potrebné upozorniť na určité osobitosti fungovania prístupových práv: Funkcie, ktoré ovplyvňuje rozdelenie na strediská, sú v programe prístupné vždy, jednotlivé obmedzenia sa prejavia až pri samotnom vykonávaní funkcie (napr. pri hromadnom generovaní miezd sa vynechajú zamestnanci, pre ktorých nemáte oprávnenie). V prípade, že niektoré údaje nemáte povolené (napr. nemáte právo vidieť organizačnú štruktúru firmy), zobrazí sa pri ich vyvolaní z iného miesta programu prostredníctvom tlačidla s lupou prázdny formulár. Tlač dokumentov možno globálne povoliť/zakázať iba v rámci celej firmy. Na jednotlivých strediskách je možné povoliť/zakázať iba jednotlivé dokumenty, resp. skupiny dokumentov. Zároveň platí, že niektoré dokumenty nie je možné zakázať na strediskách vôbec, práva pre ne sa zadávajú iba za celú firmu (zoznam týchto dokumentov nájdete v elektronickej Pomoci programu OLYMP). Obmedzenia pre tlač jednotlivých dokumentov na rôznych strediskách sa prejavia až pri tlači konkrétneho dokumentu, tzn. dokument sa môže vytlačiť prázdny (bude obsahovať iba hlavičku) alebo budú vytlačené iba niektoré záznamy (záznamy stredísk, ktoré máte povolené). Exporty je možné povoliť/zakázať iba v rámci celej firmy, a to buď globálne (zakážete všetky exporty), po skupinách (zakážete všetky exporty danej skupiny) alebo jednotlivo. Jednotlivo môžete povoliť/zakázať všetky exporty okrem prihlášok a odhlášok zdravotných poisťovní, oznámení o zmene platiteľa zdravotnej poisťovni a registračných listov fyzickej osoby pre Sociálnu poisťovňu. Tieto exporty sú zároveň jediné, pre ktoré sa dá nastaviť prístupové právo na jednotlivých strediskách. Manažérske zostavy je možné povoliť/zakázať iba v rámci celej firmy. Na jednotlivých strediskách je možné povoliť/zakázať iba jednotlivé dokumenty resp. skupiny dokumentov. 3 POZOR! Uvedené osobitosti sa nevzťahujú na tlačidlo Export v prevodných príkazoch. TIP: Podrobnejšie informácie o osobitostiach fungovania prístupových práv nájdete v elektronickej Pomoci programu OLYMP. TLAČ PRÍSTUPOVÝCH PRÁV Pre vytlačenie prístupových práv slúži tlačová zostava Prístupové práva oprávnenia, ktorú vytlačíte výberom z menu programu Dokumenty Ostatné dokumenty Prístupové práva oprávnenia. Táto zostava kvôli úspornosti vytlačí iba obmedzenia užívateľov. V zostave sa netlačia práva užívateľa Hosť. Pri zapnutí voľby Každý výpis na novú stranu v tlačovom formulári sa budú práva pre každé stredisko tlačiť na novej strane. Zapnutie voľby Zobraziť práva všetkých užívateľov spôsobí vytlačenie prístupových práv všetkých užívateľov, v opačnom prípade sa vytlačia iba práva prihláseného užívateľa.

66 66 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA ZMENA UŽÍVATEĽSKÉHO HESLA Pomocou voľby Firma Zmeniť užívateľské heslo si môže každý prihlásený užívateľ zmeniť svoje prístupové heslo k databáze. Po výbere tejto voľby sa zobrazí formulár Zmena prístupového hesla: Formulár obsahuje tri polia Pôvodné heslo (vyžaduje sa pre potvrdenie oprávnenosti na túto akciu), Nové heslo a Potvrdiť heslo (kontrola, aby sa zabránilo prípadným problémom s chybne napísanými heslami). Znaky hesla sa pri jeho zadávaní z dôvodu bezpečnosti nahradzujú hviezdičkami. Prístupové heslo zrušíte tak, že polia Nové heslo a Potvrdiť heslo ponecháte nevyplnené. Zadané heslo si dobre zapamätajte, aby sa nestalo, že nebudete môcť s danou firmou pracovať. TIP: Prístupové heslo môže ostatným užívateľom zmeniť užívateľ so správcovskými právami (zapnutá voľba Admin), pričom nepotrebuje vedieť pôvodné heslo. 3.4 OTVORENIE FIRMY, PRIHLÁSENIE UŽÍVATEĽA, ZATVORENIE FIRMY Každá databáza firmy, ktorú chcete v programe OLYMP otvoriť, musí byť najskôr k programu pripojená. Princíp pripájania firiem vysvetlíme v ďalšej časti tejto kapitoly, teraz predpokladajme, že otváraná firma je už zaradená v zozname pripojených firiem. V prípade, že program OLYMP máte chránený aj heslom programu (kapitola Heslo programu [str. 71]), ako prvé sa po spustení programu zobrazí okno vyžadujúce zadať toto heslo. Zadaním hesla a potvrdením tlačidlom Ok sa spustí program OLYMP. Po stlačení tlačidla Zruš spúšťanie programu prerušíte. Pokiaľ heslo programu nepoužívate, toto okno sa vôbec nezobrazí. Spúšťanie programu pokračuje zadaním užívateľského hesla pre databázu. Program automaticky otvára tú firmu, ktorá bola otvorená naposledy. Zadajte vaše užívateľské meno a heslo a potvrďte tlačidlom Ok. Tlačidlom Koniec program OLYMP zatvoríte.

67 3 PRVÉ KROKY V PROGRAME 67 TIP: V prípade, že heslo databázy nepoužívate, stačí, keď formulár potvrdíte tlačidlom Ok. TIP: Počas práce s programom môžete zmeniť užívateľa (prihlásiť sa pod iným užívateľským menom) pomocou voľby Firma Prihlásiť sa. Pokiaľ chcete pracovať s databázou inej firmy, stlačte v tomto formulári tlačidlo Zruš. Zobrazí sa formulár Pripojené firmy otvorenie firmy. Ten istý formulár vyvoláte aj výberom z menu programu Firma Otvor v prípade, že chcete zmeniť už otvorenú databázu, prípadne momentálne máte spustený program, ale nemáte otvorenú žiadnu databázu. 3 TIP: Formulár zobrazíte aj stlačením tlačidla so symbolom otvorenej zložky ( nástrojov Práca s databázou. ) na paneli V tomto formulári je zobrazený zoznam všetkých pripojených firiem. Ako sme už spomenuli, pracovať môžete iba s tou databázou, ktorá je k programu pripojená, a teda sa nachádza v tomto zozname. Zoznam pripojených firiem môžete triediť pomocou panela Triedenie alebo použitím myši (kapitola 2.5 Práca s tabuľkou [str. 43]). Na rýchle vyhľadanie slúži panel Vyhľadávanie (kapitola 2.3 Panely nástrojov [str. 34]). TIP: Firma, ktorú vytvoríte v programe OLYMP, sa automaticky pridá do zoznamu pripojených firiem. Prvý stĺpec v tabuľke je určený na symboly zastupujúce určitú vlastnosť databázy. Môžu sa tu vyskytnúť tieto symboly: - aktuálna firma, je nadradená ostatným symbolom (ikonám), - databáza firmy je nedostupná (nedá sa otvoriť) alebo neexistuje. Je potrebné skontrolovať, či nebola daná databáza omylom zmazaná, či databázový súbor nemá atribút "Iba na čítanie", prípadne si skontrolujte prístupové práva zdieľaného adresára (týka sa WinXP, Win2000, NT, 7), ak sa k danej firme pripájate po sieti,

68 68 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA - spracovanie údajov vo firme je zamknuté. Všetky obdobia sú zamknuté. Firma sa správa ako zablokovaná. Databáza takto zamknutej firmy slúži iba na prezeranie, - firma je zablokovaná. Do uvedenej firmy nie je možný prístup, - verzia databázy je vyššia než dokáže program spracovať. Táto situácia nastane v prípade, že databáza firmy už bola spracovaná vo vyššej verzii programu OLYMP. Nedá sa teda otvoriť v nižšej verzii programu. V ďalších stĺpcoch tabuľky nájdete informáciu o názve databázového súboru, spracovaných mesiacoch, čísla verzie, v ktorej bola databáza naposledy otvorená, dátume poslednej zálohy a umiestnení databázy. TIP: Údaje zobrazené na formulári aktualizujete kliknutím na ikonu. Pre otvorenie vyberte firmu, ktorú chcete spracovávať, a stlačte tlačidlo Otvor. Tlačidlo Návrat ukončí výber bez zmeny spracovávanej firmy. Ak chcete niektorú firmu odpojiť od programu, urobíte tak pomocou tlačidla Odpoj v ľavej časti. Pokiaľ sa požadovaná firma nenachádza v zozname pripojených firiem, stlačte tlačidlo Pripoj. Zobrazí sa formulár Výber firmy do databázy pripojených firiem, v ktorom najskôr zvoľte umiestnenie databázového súboru (cestu k súboru môžete priamo vpísať do pola Priečinok alebo ju vyberte kliknutím na tlačidlo s lupou). V dolnej časti sa zobrazí zoznam všetkých firiem, ktorých databázy sa nachádzajú vo zvolenom adresári. Vyberte tú, ktorú chcete pripojiť, a stlačte tlačidlo Pripoj. V tomto formulári máte, podobne ako v predošlom, k dispozícii dva panely nástrojov Triedenie a Vyhľadávanie. Zoznam firiem obsahuje podobné informácie ako predošlý, tiež sú tu použité tie isté symboly. Tlačidlom Návrat sa vrátite do pôvodného formulára bez pripojenia akejkoľvek firmy. Prácu s databázou ukončíte a firmu zatvoríte výberom z hlavného menu programu Firma Zatvor. VYMAZANIE DATABÁZY Ak chcete všetky údaje o firme definitívne vymazať, vyberte voľbu Firma Vymaž. Zobrazí sa formulár Pripojené firmy - vymazanie údajov o firme, ktorý je rovnaký ako pri otváraní firmy. Vymazanie firmy sa vykoná po jej výbere a následnom stlačení tlačidla Vymaž alebo po dvojitom kliknutí na jej názov. Program si ešte vyžiada potvrdenie vášho rozhodnutia, pričom upozorní na následky tejto operácie. Pri vymazaní program firmu najskôr odpojí. Vymazávanie údajov neprebehne, ak činnosť ukončíte stlačením tlačidla Návrat, alebo ak nepotvrdíte jednu z kontrolných otázok.

69 3 PRVÉ KROKY V PROGRAME 69 POZOR! Pokiaľ nemáte urobenú zálohu databázy na disku alebo prenosnom médiu, tak vymazanú firmu nie je možné žiadnym spôsobom obnoviť! NASTAVENIA PROGRAMU Pred prácou s programom si najskôr skontrolujte, prípadne prispôsobte nastavenia dôležité pre prácu. Nastavenia sú prevažne naviazané na konkrétnu firmu a určujú správanie programu pri niektorých výpočtoch, zatváraní firmy a podobne. Od výberu firmy sú nezávislé Nastavenia programu a Heslo programu NASTAVENIA PROGRAMU - VŠEOBECNÉ Nastavenia programu sú všeobecné nastavenia, platné pre celý program, ktoré nie sú naviazané na výber firmy. Vyvoláte ich výberom z menu programu Olymp Nastavenia programu. Na karte Všeobecné môžete ako prvé nastaviť vzhľad programu. V rozbaľovacom zozname nájdete 5 rôznych štýlov, ktoré môžete použiť, prednastavený je štýl Vista. Výberom voľby Štandardný vzhľad sa vrátite k pôvodnému vzhľadu programu. Program OLYMP si môžete prispôsobiť aj vlastnými štýlmi. Stačí, ak si súbory štýlov (skinov) uložíte do adresára Grafika, ktorý sa nachádza v hlavnom adresári programu OLYMP (najčastejšie to býva umiestnenie C:/Olymp/Grafika). Program OLYMP podporuje súbory s príponami.msstyles a.cjstyles. Po uložení nových súborov sa tieto automaticky zobrazia spolu s pôvodnými v rozbaľovacom zozname Nastavenie vzhľadu programu po reštartovaní (vypnutí a následnom zapnutí) programu. Ďalšia voľba súvisí so zobrazovaním názvu súboru databázy v dolnej časti hlavného okna. Ak chcete, aby sa na tomto mieste vypisoval nielen názov aktuálnej firmy, ale aj meno súboru, v ktorom sú jej údaje uložené, tak zapnite voľbu Zobrazovať názov súboru.

70 70 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Ak máte zapnutú voľbu Kód útvaru v org. štruktúre, tak pri každom zobrazení štruktúry firmy bude pred názvom útvaru vypísaný aj jeho kód. Program si automaticky zapamätáva poradie a vzhľad stĺpcov v každej tabuľke. Ak chcete, aby si zapamätal aj to, v ktorom stĺpci ste sa nachádzali pri vašej poslednej práci s ním, tak je potrebné, aby ste označili voľbu Zachovávať pozíciu stĺpcov. Voľba Vyhľadávať priebežne ovplyvňuje spôsob hľadania riadku tabuľky pomocou panela Vyhľadávanie (kapitola 2.3 Panely nástrojov [str. 34]). Ak je zapnutá, tak sa požadovaný záznam hľadá súčasne s jeho písaním do textového poľa Nájdi. V opačnom prípade sa hľadané záznamy zobrazia až po dopísaní textu a stlačení klávesu Enter. Zapnutá voľba Označovať aj nezobr. riadky spôsobí, že označovanie a odznačovanie záznamov prostredníctvom panela nástrojov prebehne aj v riadkoch, ktoré momentálne nevyhovujú výberovým podmienkam, takže nie sú v tabuľke zobrazené (pozri kapitolu 2.5 Práca s tabuľkou [str. 43]). V prípade, že používate testovaciu verziu, môžete si tu zvoliť, či chcete testovať zostavu štandard alebo profesionál. V ďalšej časti formulára je možné zadať ručne cestu k programu Acrobat Reader na otváranie pdf dokumentov. Túto možnosť využite v prípade, že túto cestu nie je možné zistiť automaticky pri tlači pdf dokumentov. Karta Aktualizácie umožňuje nastaviť čas vykonávania automatickej kontroly aktualizácii na internete a to denne, raz týždenne (so zadaním konkrétneho dňa) alebo raz mesačne (so zadaním konkrétneho dňa). Automatickú aktualizáciu verzií na internete je tiež možné vypnúť. Na karte Iné programy je možné zadať ručne cestu k programu Acrobat Reader na otváranie pdf dokumentov. Túto možnosť využijete v prípade, že túto cestu nie je možné zistiť automaticky pri tlači pdf dokumentov. V prípade, že používate na odosielanie mailov Microsoft Outlook vo verzii 2007 alebo novší a máte ho nastavený ako predvolený poštový klient, môže Vám pri odosielaní u z Olympu vypisovať program Microsoft Outlook hlášku "Nie je nastavený žiadny predvolený poštový klient". V takomto prípade je potrebné v spodnej časti záložky zvoliť nastavenie poštového klienta "Microsoft Outlook 2007 a novší".

71 3 PRVÉ KROKY V PROGRAME 71 Nastavenia uložíte tlačidlom Ok. Tlačidlom Zruš sa formulár zatvorí a žiadne zmeny sa neuložia HESLO PROGRAMU Heslo programu využijete v prípade, že chcete zabrániť iným užívateľom vášho počítača v neoprávnenej práci s programom. Po jeho zadaní bude program automaticky vyžadovať heslo pri každom novom spustení. Ak sa toto heslo pri spustení nezadá správne, nebude možné vôbec s programom pracovať. Heslo nastavíte po výbere z menu programu Olymp Heslo programu. Zobrazí sa formulár, ktorý obsahuje tri textové polia Pôvodné heslo (vyžaduje sa pri zmene hesla pre potvrdenie oprávnenosti na túto akciu), Nové heslo a Potvrdenie hesla (kontrola, aby sa zabránilo problémom pri preklepoch). Z dôvodu bezpečnosti sa pri písaní heslo nezobrazuje, všetky stláčané písmená sú na obrazovke nahradené znakom *. Zadané heslo uložíte tlačidlom Ok, tlačidlom Zruš vykonávanú akciu prerušíte. Zadané heslo si dobre zapamätajte, aby sa nestalo, že ani vy nebudete môcť s programom pracovať. TIP: Ak chcete heslo programu zrušiť, stačí, ak textové pole nového hesla necháte prázdne a stlačíte tlačidlo Ok NÁZOV SÚBORU V programe je možné spracovávať mzdy pre viacero firiem. Každá vytvorená firma predstavuje jeden súbor, ktorému sa automaticky priradí názov v tvare MzdyXXXX.mdb, kde XXXX reprezentuje poradové číslo od 0000 po Súbory obsahujú dáta vytvorenej firmy a ukladajú sa na disk. Vo formulári Zmena názvu súboru (Firma Názov súboru) môžete číselné

72 72 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA označenie súboru s dátami firmy nahradiť 15-znakovým textom, ktorý môže napr. predstavovať názov firmy (napr. MzdyTest.mdb) UŽÍVATEĽSKÉ NASTAVENIA Formulár Užívateľské nastavenia vyvoláte výberom z menu programu Firma Nastavenia. V tomto formulári nastavíte všetky globálne parametre výpočtu, ktoré je možné v programe meniť. Takisto tu môžete upresniť fungovanie niektorých funkcií, ako napríklad zálohovanie či vyhľadávanie. TIP: Formulár zobrazíte aj stlačením tlačidla na paneli nástrojov Tvorba mzdy. KARTA NASTAVENIA Pomocou poľa Automatické zálohovanie môžete zvoliť či a ako často vám má pri ukončení práce s aktuálnou firmou program automaticky ponúknuť možnosť vytvorenia zálohy (kapitola Priebežné zálohovanie dát [str. 18]. Automatická komprimácia slúži na údržbu databázy. V rozbaľovacom zozname si môžete zvoliť nastavenie komprimácie databázy a to označením voľby: vypnúť, pri uzávierke mesiaca, pri pridávaní mesiaca. Komprimáciu databázy môžete spustiť priamo z hlavného menu Firma Servis Komprimácia databázy alebo nastaviť jej automatické spúšťanie cez Firma Nastavenia záložka Nastavenia Automatická komprimácia. V ďalších poliach sa nachádza Mesiac pre automatické zúčtovanie preddavku dane a zdravotného poistenia. Pri generovaní miezd vo zvolenom mesiaci sa automaticky označí voľba vo formulári Generovanie miezd pracovníkov, slúžiaca na pridanie ročného zúčtovania preddavku dane alebo zdravotného poistenia do výplat zamestnancov. Tu máte možnosť zvoliť okrem mesiacov (január december) aj položku "žiaden", pričom pri tomto výbere program nebude zúčtovanie dane ani zdravotného poistenia automaticky pridávať v žiadnom mesiaci. Ďalej môžete zadať o koľko sa má krátiť dovolenka pri neospravedlnenej absencii. Podľa tohto nastavenia bude program krátiť dovolenku o jeden alebo dva dni pri neospravedlnenej absencii, ak si pri pridávaní zložky mzdy zapnete voľbu krátiť nárok na dovolenku. V prípade, že chcete, aby program po ukončení pracovného pomeru automaticky vynuloval nevyčerpanú dovolenku, je potrebné nechať políčko Sledovať nevyčerpanú dovolenku aj po skončení PP neoznačené. V prípade, že políčko označíte, program nevyčerpanú dovolenku po

73 3 PRVÉ KROKY V PROGRAME 73 ukončení pracovného pomeru nevynuluje a v prípade, že nebude zamestnancovi preplatená, bude ju program prenášať do ďalších období. Nastavenie v poli Maska pre zadávanie roku uľahčuje písanie dátumov. Číslo, ktoré tu nastavíte, program automaticky doplní pred číslo roku, ktoré zadáte pri písaní dátumu v programe. Ak je napríklad v tomto poli číslo 20, stačí pri zadávaní roku 2010 napísať iba číslice 10 a program automaticky pred ne doplní "20". Zapnutá voľba Automatické čísl. pracovníkov zabezpečí, že pri pridávaní nového pracovníka program automaticky doplní osobné číslo pracovníka nasledujúce po najvyššom použitom osobnom čísle v databáze. Ďalšou voľbou môžete zvoliť koľko ciferné osobné čísla sa majú použiť. Ak napríklad zvolíte Čísla dopĺňať na 2 ciferné, program bude pracovníkom prideľovať čísla 01, 02 atď. Voľba Iba jedno neuzavreté obdobie súvisí s kalendárom. Ak je zapnutá, program dovolí, aby bolo v kalendári zadané iba jedno neuzavreté obdobie. Výpočet poistného je ovplyvnený voľbou Dodržiavať minimálne odvody. Ak je táto voľba zapnutá, bude sa pri výpočtoch dopočítavať základ pre odvod poistného na zákonom stanovené minimum (odporúčame, aby táto voľba bola vždy zapnutá). Voľba Exportovať názov účtu sa týka exportu prevodných príkazov do Homebankingu. Ak je voľba vypnutá, názov účtu sa do Homebankingu nebude prenášať. Ak označíte voľbu Pri importe ponižovať po hod. program bude pri importe z dochádzkového systému ponižovať základné zložky mzdy aj po hodinách a nie len po dňoch resp. ½ dňoch. Označením voľby Otvárať firmu bez mena a hesla sa pri otváraní databázy nebude zobrazovať okno Prihlásenie užívateľa k databáze, ale program otvorí databázu automaticky pod zadaným užívateľom. Ak nebude voľba označená, pri otváraní databázy sa vždy zobrazí okno Prihlásenie užívateľa k databáze. Voľba sa nezobrazí, ak je v databáze definovaných viac užívateľov. Automatické rozúčtovanie zložiek mzdy na stredisko, ktoré má pracovník zadané v Personalistike, zabezpečí zapnutie voľby Rozúčtovať na stred. z pers.. Voľba Zákaz vymazanie pracovníka z personalistiky zabezpečí to, aby nedošlo k vymazaniu pracovníka z personalistiky, ktorému už bola vygenerovaná mzda alebo mu vznikol pracovný pomer. Voľba Automatické rozúčt. zostatkov zabezpečí, že čiastka pridanej zložky mzdy sa automaticky pridá na záložku rozúčtovania a rozúčtuje sa ako zvyšok. Čiastku zložky mzdy ako zvyšok potom môžete ďalej ručne upravovať (kapitola 4.3 Výpočet miezd [str. 129]). V prípade, že táto voľba nebude označená, program nebude vytvárať rozúčtovanie do podvojného účtovníctva. V prípade, ak chcete evidovať zmeny pre RLFO v Personalistike, je potrebné mať označenú voľbu Evidovať zmeny pre RLFO. Ak zmeny pre účely RLFO evidovať nechcete, voľbu odznačte. 3

74 74 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA V spodnej časti formulára je možné pridať elektronický podpis k dokumentom odosielaným om vo formáte *.pfx alebo *.p12. V poli Heslo je možné zadať heslo k zadanému podpisu. Tento elektronický podpis sa nastaví pre celú firmu, bez ohľadu na prihláseného užívateľa. V prípade, že si chce užívateľ nastaviť vlastný podpis, je možné tak urobiť v menu Firma Užívatelia (kapitola 3.3 Užívatelia, prístupové práva [str. 60]). Takýto podpis bude mať prednosť pred firemným digitálnym podpisom. KARTA UPOZORNENIA Na karte Upozornenia je možné zapnúť resp. vypnúť zobrazovanie rôznych upozornení. Po označení voľby Upozorňovať pri prekročení počtu hodín nariadených nadčasov bude program sledovať počet hodín nadčasov v roku pre jednotlivých zamestnancov a pri prekročení zákonom stanoveného počtu hodín program na toto automaticky pri potvrdení výplaty upozorní. Následne je potrebné vybrať z rozbaľovacieho zoznamu počet hodín (150, 250 resp. 400), ktoré má program pre daný rok sledovať. Zamestnávateľ môže zamestnancovi nariadiť za rok maximálne 150 hodín nadčasov. Zamestnancovi, ktorý vykonáva zdravotnícke povolanie možno nariadiť najviac 250 hodín nadčasov. Zamestnanec však môže v kalendárnom roku vykonávať prácu nadčas najviac v rozsahu 400 hodín. V prípade, že chcete u niektorých zamestnancov sledovať iný počet hodín nadčasov ako je vo firemných nastaveniach, môžete tak urobiť v Personalistike na karte Mzdové nastavenia, kde zvolíte "Upozorňovať pri prekročení nadčasov podľa vlastného nastavenia" (kapitola 4.2 Personalistika [str. 101]). Označením ďalších dvoch volieb bude program upozorňovať pri prekročení zákonom stanoveného počtu dní vyšetrenia alebo ošetrenia zamestnanca a pri prekročení počtu dní sprevádzania rod. príslušníka do zdrav. zariadenia. Označením voľby upozorňovať pri pridávaní príplatkov v mzde zamestnanca program upozorní na nezadanie príplatku do výplaty zamestnanca v prípade, že zamestnancovi tento príplatok prináleží (jedná sa o zložky mzdy 145_príplatok za nadčas a 160_príplatok za prácu vo sviatok). Označením ďalšej voľby bude program upozorňovať na nedodržanie časového fondu vo výplate. Ďalšie dve voľby zabezpečia zobrazovanie upozornení v Personalistike a to pri nesprávnom zadaní zdravotnej poisťovne (napr. dátumy evidovanej zdravotnej poisťovne sa nezhodujú s obdobím trvania pracovného pomeru) a pri neodovzdaní pridelených pracovných prostriedkov (v prípade, že má zamestnanec pri ukončení pracovného pomeru stále pridelené a

75 3 PRVÉ KROKY V PROGRAME 75 neodovzdané pracovné prostriedky). Upozornenie na vrátenie pracovných prostriedkov sa zobrazí len pri licencii Profesionál. V spodnej časti môžete označiť, či má program kontrolovať zadávané rodné číslo zamestnanca a číslo bankového účtu na správnosť Modulo 11. Všetky upozornenia je možné vypnúť a to buď priamo označením voľby "Upozornenie už nezobrazovať žiadnemu zamestnancovi", ktoré sa nachádza na každom upozornení alebo priamo v menu Firma - Nastavenia na záložke Upozornenia. KARTA KONTO PRACOVNÉHO ČASU Karta Konto prac. času slúži na evidovanie vyrovnávacích období pre konto pracovného času. V prípade, že má zamestnanec iné vyrovnávacie obdobie alebo u už z minulosti má nenulový stav na konte pracovného času, je ho možné evidovať v Personalistike na karte Mzdové nastavenia. Pri zapnutej voľbe Upozorňovať pri nevyrovnaní rozdielu mzdy z konta pracovného času program pri generovaní výplaty v poslednom mesiaci vyrovnávacieho obdobia upozorní na vyrovnanie konta. 3 KARTA PEČIATKA Karta Pečiatka umožňuje vložiť naskenovanú pečiatku firmy aj s podpisom zodpovedného pracovníka, ktorú budete môcť tlačiť v niektorých výstupných zostavách. Pečiatku vložíte importom z grafického súboru pomocou tlačidla Importuj pečiatku zo súboru. Podporované sú všetky bežné grafické formáty (napr. BMP, GIF, JPG...). Po naimportovaní už nie je potrebné udržiavať zdrojový súbor s pečiatkou na disku, kópia bude uložená v databáze spracovávanej firmy. Pečiatku môžete vo výstupných zostavách tlačiť dvoma spôsobmi: Tlač v pôvodných rozmeroch Prispôsobiť rozmery pôvodnej zostave Odporúčame použiť prvý spôsob pri obrázkoch neštandardných rozmerov, kedy sa logo tlačí v pôvodných rozmeroch. Pri tomto spôsobe môže byť kvalita tlače obrázku nižšia. Druhý spôsob odporúčame pre obrázky, ktoré majú pomer šírka : výška približne 5 : 3. Ak má zdrojový obrázok väčšie rozmery, pri zmenšení vo výstupnej zostave sa dosahuje vyššia kvalita tlače, hlavne na laserových tlačiarňach. Tlač pečiatky môžete zvoliť na vybraných zostavách v tlačovom formulári zapnutím príslušnej voľby v časti Nastavenie (kapitola 7.2 Tlač jedného dokumentu [str. 200]). KARTA PRECHOD NA EURO Na karte Prechod na EURO máte možnosť nastaviť duálne zobrazovanie súm v účtovnej mene a v SKK. Ak budete mať túto voľbu zapnutú, budú sa duálne sumy zobrazovať na vybraných tlačových zostavách (výplatné pásky, výplatná a zálohová listina). Prvé dve polia Dátum prechodu na Euro a Konverzný kurz 1 EUR sú informatívne. Ďalej môžete nastaviť Počet desatinných miest pre duálne zobrazenie v EUR a Počet desatinných miest pre duálne zobrazenie v SKK výberom z rozbaľovacieho zoznamu. V časti Duálne zobrazovanie súm v 2 menách môžete nastaviť, či sa má duálne zobrazovanie zapnúť automaticky (od do ) alebo si ho môžete zapnúť, resp. vypnúť, ručne. Štandardne je prednastavené zapnutie duálneho zobrazovania automaticky.

76 76 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Zmeny v nastaveniach uložíte tlačidlom Ok, ak stlačíte tlačidlo Zruš, program žiadne z uvedených nastavení nezmení. KARTA ZAOKRÚHLENIA V časti Nastavenie EUR v poli Zaokrúhlenie den. priem. dovolenky môžete nastaviť, akým spôsobom sa má pri automatickom výpočte v eurách zaokrúhľovať denný priemer na dovolenku, v poli Zaokrúhlenie hod. priem. dovolenky je automaticky podľa legislatívy prednastavené zaokrúhlenie hodinového priemerného zárobku na 4 des. miesta prirodzene, avšak toto zaokrúhlenie je možné zmeniť pre zamestnanca aj na priaznivejšie. Údaje v časti Nastavenie SKK sú ponechané v programe z dôvodu kompatibility s predchádzajúcim obdobím, kedy sa používala ešte mena SKK. Pomocou tlačidla # sa položky nastavia späť na ich preddefinované hodnoty. 3.6 NASTAVENIA PRE FIRMU Pred samotným spracovaním personálnej a mzdovej agendy odporúčame zadefinovať údaje, týkajúce sa spracovávanej firmy. Voľby pre zadanie týchto údajov sú zoskupené v menu programu Organizácia. Ide o základné údaje o firme (Podnik), jej vnútornej štruktúre (Štruktúra podniku), a tiež podrobné údaje o finančných inštitúciách, s ktorými firma komunikuje (Bankové účty). Rovnako môžete zadať zákazky alebo činnosti, na ktorých podnik pracuje (Zákazky), (Činnosti), výplatné útvary podniku (Výplatné útvary), pracovné pozície vo firme (Pracovné pozície) či funkčné zaradenia zamestnancov (Funkčné zaradenia). Tiež si tu môžete nastaviť všeobecné podmienky pre účtovanie miezd v podvojnom účtovníctve (Rozpis účtovania). Údaje zadané v týchto formulároch sú následne využívané v ďalších evidenciách, napríklad pri práci s personálnymi a mzdovými údajmi zamestnancov firmy alebo pri tlačení dokumentov. Základné údaje o firme môžete zmeniť výberom z menu programu Organizácia Podnik. Zobrazí sa ten istý formulár ako pri zakladaní novej firmy, v ktorom môžete zmeniť pôvodne zadané údaje. Bližší popis jednotlivých polí nájdete v kapitole 3.2 Vytvorenie novej firmy [str. 53]. Podnikové údaje si program zapamätáva pre každý mesiac zvlášť. Preto, ak je aktuálny mesiac v kalendári uzatvorený (kapitola Uzávierka mesiaca [str. 94]), údaje nie je možné meniť.

77 3 PRVÉ KROKY V PROGRAME BANKOVÉ ÚČTY Zadanie bankových účtov je dôležité najmä pre správnu tlač dokumentov, ale využijete ich napríklad aj pri zadávaní zrážok na účet a podobne. Informácie o bankových účtoch môžete zadefinovať výberom z menu programu Organizácia Bankové účty. Po výbere tejto voľby sa zobrazí formulár Zoznam bankových účtov: 3 Tabuľka, zobrazená v tomto formulári, obsahuje zoznam doteraz zadaných účtov. Pre rýchlejšiu orientáciu je každý účet zaradený do určitej skupiny podľa druhu. Rozbaľovací zoznam Druh slúži na určenie skupiny účtov, ktoré sa majú v tabuľke zobraziť. Môžete si vybrať aj položku "všetky", vtedy sa zobrazia všetky účty nezávisle od druhu. Nad samotnou tabuľkou sa nachádzajú panely nástrojov Triedenie a Vyhľadávanie. Bližší popis týchto panelov nájdete v kapitole 2.3 Panely nástrojov [str. 34]. Tlačidlá Import, Export slúžia nato, aby sa jednotlivé účty mohli z jednej firmy vyexportovať a následne do inej naimportovať (napr. v prípade, že spracovávate viacero firiem, ktoré majú niektoré účty rovnaké). Po kliknutí na tlačidlo Export sa zobrazí tabuľka, v ktorej si zvolíte cestu, kam sa súbor uloží a označíte tie účty, ktoré chcete vyexportovať. Následne v inej firme po kliknutí na tlačidlo Import vyberiete prostredníctvom tlačidla s lupou vyexportovaný súbor a po potvrdení tlačidla Ok sa údaje príslušných účtov naimportujú. Tiež je možné zvoliť, ktoré z vyexportovaných účtov sa majú naimportovať. V prípade, že pred importovaním už máte účty v zozname bankových účtov zadané, program importované účty k týmto už zadaným pridá (t.j. neprepíše ich). Jedná sa napríklad o mzdový účet, účty pre účelové sporenie a životné poistenie, zamestnanecké účty a ostatné účty. Účet Sociálnej poisťovne, úradu práce, daňového úradu, poistenia za škody a sociálneho fondu nepridá, ponechá len pôvodne zadané účty. Účty zdravotných poisťovní a DDS pridá len tie, ktoré zadané ešte nie sú (podľa kódov príslušných zdravotných poisťovní a doplnkových dôchodkových sporiteľní). Pod tabuľkou sa nachádzajú štandardné tlačidlá Pridaj, Oprav, Ukáž a Vymaž. Pre ukončenie práce s bankovými účtami slúži tlačidlo Návrat. Pri vymazávaní bankového účtu program vždy skontroluje, či naň neexistujú nejaké odkazy. Ak existujú, program jeho vymazanie nedovolí. V prípade, že formulár ste vyvolali z iného miesta programu pri výbere bankového účtu, sú tu zobrazené ešte dve tlačidlá Prenos a Prázdny. Tlačidlom Prenos prenesiete údaje o vybranom bankovom účte do pôvodného formulára. Tlačidlom Prázdny prenesiete prázdne údaje. Táto funkcia je potrebná, ak napríklad pracovník ukončí hlavný pracovný pomer, ale ostane pracovať vo firme na dohodu. V tomto prípade mu je v Personalistike potrebné zrušiť zdravotnú poisťovňu, čo je možné len použitím tlačidla Prázdny.

78 78 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Tlačidlom Pridaj pridáte nový účet. Zobrazí sa formulár pre pridanie údajov o účte (rovnaký formulár sa zobrazí pri oprave bankového účtu pomocou tlačidla Oprav). Povinne sa zadávajú tie údaje, ktorých polia sú zvýraznené žltou farbou. Formulár je jednotný pre všetky druhy účtov. Na základe zvoleného druhu účtu sa vo formulári mení len políčko číslo Klienta na číslo Platiteľa poist. (pri zdravotnej poisťovni), príp. na číslo Zmluvy (pri doplnkovej dôch. sporiteľni). V prvej časti formulára zadávate identifikačné údaje o účte. Zadajte Názov účtu a Druh účtu podľa jeho charakteru. Pole Kód je potrebné vyplniť najmä pri účtoch zdravotných poisťovní, a to kódom príslušnej poisťovne, a pri účtoch DDS. Podľa tohto kódu program tlačí a exportuje dokumenty pre jednotlivé zdravotné poisťovne a DDS. Pri ostatných typoch bankových účtov je jeho vyplnenie dobrovoľné. POZOR! V prípade, ak kód zdravotnej poisťovne vyplníte chybne, program vám neumožní tlačiť výkaz, prihlášky a odhlášky, príp. zmeny platiteľa zdravotného poistenia pre túto poisťovňu. Ďalej zadajte Číslo účtu a kód banky. Ďalej sa v tomto riadku nachádza pri druhu účtu "zdravotné poistenie" textové pole číslo Platiteľa poist.. Slúži na zadanie čísla platiteľa poistného pre tie poisťovne, ktoré tento údaj požadujú vykazovať v inom políčku, ako je variabilný symbol. Pre poisťovne, ktoré vyžadujú tento údaj aj naďalej uvádzať ako variabilný symbol, je potrebné nechať vyplnené aj pole Variabilný symbol. Pri definovaní bankového účtu pre ľubovoľnú doplnkovú dôchodkovú sporiteľňu je potrebné na tomto mieste vyplniť číslo Zmluvy, ktoré sa pri tlači dokumentov zobrazí na formulári s rozpisom platieb. Pri ostatných druhoch účtov sa na tomto mieste nachádza číslo Klienta. Číslo klienta momentálne vyžaduje vypĺňať len Tatra banka, ide o číslo, pod ktorým Tatra banka eviduje svojich klientov. Položka Splatnosť umožňuje zadať počet dní splatnosti čiastok poukazovaných na tento bankový účet. Toto nastavenie sa použije pri zaúčtovaní miezd do jednoduchého alebo podvojného účtovníctva. Zadanú splatnosť program zohľadní aj pri samotnej tlači prevodných príkazov (kapitola 4.4 Prevodné príkazy [str. 147]).

79 3 PRVÉ KROKY V PROGRAME 79 V riadku Symbol môžete zadať variabilný, konštantný a špecifický symbol účtu. TIP: Pri variabilnom a špecifickom symbole môžete namiesto konkrétneho čísla zadať aj zástupné znaky pre dátum. Program akceptuje ľubovoľnú kombináciu znakov RMQD, pričom R-rok, M-mesiac, Q-kvartál a D-deň sa preberajú zo spracovávaného obdobia. Pri generovaní prevodných príkazov a ich tlači sa tieto znaky nahradia aktuálnym dátumom podľa zadanej masky (napríklad pre Sociálnu poisťovňu môžete zadať špecifický symbol v tvare "rrrrmm", ktorý sa pri tlači prevodného príkazu za január 2011 automaticky nahradí kódom dátumu "201101"). 3 V časti Údaje pre tlač výkazov možno zadať ďalšie informácie o finančnom ústave, ktorý vedie bankový účet (pobočku, adresu, telefón, fax, kontaktnú osobu). Tieto údaje sa použijú napríklad pri tlači výkazov do poisťovní, ako aj pri tlači prevodných príkazov. Pri zadávaní mesta ho možno po stlačení tlačidla s lupou vybrať priamo z číselníka (kapitola 9.1 Mestá [str. 231]). Podobne peňažný ústav možno najskôr zadať do zápisníka užívateľských textov (kapitola 9.4 Zápisník užívateľských textov [str. 233]) a následne ho použiť pri vypĺňaní viacerých bankových účtov. Časť Údaje pre bankové prevody a zaúčtovanie obsahuje dve položky dôvod platby a účty pre zaúčtovanie v podvojnom účtovníctve. Do poľa Dôvod môžete zadať text dôvodu prevodu prostriedkov, ktorý sa použije v prevodnom príkaze ako účel platby (názov sa líši podľa banky). Pokiaľ ich nevyplníte, program použije preddefinované texty. V poliach Má dať a Dal zadávate čísla účtov pre zaúčtovanie miezd v podvojnom účtovníctve. Prvé pole je účet syntetický tento nie je potrebné vypĺňať, keďže syntetické účty sú v programe zapracované na pozadí podľa platnej Rámcovej účtovej osnovy. V prípade potreby ho však môžete zadať, čím potlačíte preddefinované nastavenie a použije sa účet, ktorý ste zadali ručne. V druhom poli zadáte analytický účet podľa vášho nastavenia analytiky v podvojnom účtovníctve. Celé podklady na zaúčtovania do podvojného účtovníctva vidíte následne na tlačovej zostave Rozúčtovanie mzdových nákladov Pre podvojné účtovníctvo. Ak chcete zadávať aj zahraničné prevodné príkazy, všetky údaje potrebné pre správne vyplnenie zahraničného príkazu zadáte na záložke Údaje pre zahraničný PP. Tieto údaje sa automaticky potiahnu do vygenerovaného zahraničného prevodného príkazu.

80 80 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Na formulári Základné údaje musia byť povinne zadané názov účtu, číslo účtu a kód banky (tieto polia sú zvýraznené žltou farbou). Pri účte zdravotnej poisťovne treba navyše zadať kód príslušnej poisťovne, pri Sociálnej poisťovni zase variabilný symbol. Pre uloženie zadaných údajov stlačte tlačidlo Ok, tlačidlom Zruš pridávanie údajov zrušíte bez uloženia zmien. POZNÁMKA: V prípade zadávania mzdového účtu (váš firemný účet) zadajte ako druh firemné účty, inak nebude možné v programe spracovávať prevodné príkazy. POZOR! Pre odvody do Sociálnej poisťovne je potrebné zaevidovať dva druhy účtov a to Sociálna poisťovňa, podľa ktorého sa vygeneruje prevodný príkaz pre odvody z Mesačného výkazu poistného a príspevkov a Sociálna poisťovňa VPP, podľa ktorého sa vygeneruje prevodný príkaz pre odvody z Výkazu poistného a príspevkov ROZPIS ÚČTOVANIA Rozpis účtovania slúži na zrýchlenie a zautomatizovanie práce pri zaúčtovaní miezd do podvojného účtovníctva, ako aj na rozúčtovanie špeciálnych účtovných prípadov ako je napríklad zadanie účtov pre spoločníka, štatutára, prípadne pre podrobnejšie rozúčtovanie miezd zamestnancov. Pri bežnom účtovaní nie je nutné rozpis účtovania používať, postačí zadať analytické účty v bankových účtoch.

81 3 PRVÉ KROKY V PROGRAME 81 Formulár Rozpis automatického účtovania vyvoláte výberom z menu Organizácia Rozpis účtovania. 3 Pomocou tlačidla Pridaj pridáte nový rozpis účtovania. Po kliknutí na šípku na tlačidle Pridaj je možné pridať nový rozpis účtovania alebo vytvoriť kópiu aktuálnej položky, na ktorej ste nastavení. Jednotlivé rozpisy môžete špecifikovať osobitne pre konkrétnych zamestnancov, pre rôzne strediská, zákazky, zložky mzdy, ako aj pre konkrétne typy pracovných pomerov, zdravotných poisťovní atď. Podmienku, pre ktorú rozpis platí, zadáte v hornej časti formulára Pridávanie položky účtovného rozpisu. Z rozbaľovacieho zoznamu môžete vybrať Zamestnanca, prostredníctvom tlačidla s lupou môžete vybrať Stredisko, Zákazku, Činnosť, Zložku mzdy alebo ohraničiť sumu, alebo zapnúť niektorú z volieb v rozbaľovacom strome vpravo. Jednotlivé podmienky môžete kombinovať. Pre každé osobitné nastavenie podmienok sa pridá v zozname Rozpis automatického účtovania riadok ďalšieho rozpisu s automaticky priradeným poradovým číslom. Automatické účtovanie prebieha postupne podľa poradia vami nastavených podmienok. Poradie môžete zmeniť prepísaním poradového čísla rozpisu. Pre každú osobitnú podmienku pridáte konkrétne položky, ktorým chcete nastaviť účty na rozúčtovanie. Môže ísť o hrubú mzdu, poistné, daň alebo užívateľské zrážky. Tlačidlom Pridaj zobrazíte formulár Pridávanie položky účtovného rozpisu, v ktorom prepínačom určíte druh položky a z rozbaľovacieho zoznamu vyberiete konkrétnu položku (v uvedenom prípade

82 82 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA zdravotné poistenie). V spodnej časti formulára zadáte účty pre rozúčtovanie. Opäť platí, že syntetické účty (vždy prvé pole) zadávať nemusíte, lebo sú nastavené v pozadí programu podľa platnej Rámcovej účtovej osnovy. Pole je zobrazené pre prípad, že by ste chceli preddefinovaný účet zmeniť. Pridávanie položiek rozpisu potvrďte tlačidlom Ok. Takto pridaný rozpis účtovania bude pri rozúčtovaní uprednostnený pred preddefinovaným rozpisom programu. TIP: Zadané podmienky účtovania pre firmu sú všeobecné, po každom vygenerovaní mzdy budú automaticky použité. V prípade potreby je možné ešte rozúčtovanie upravovať, a to priamo v tvorbe výplaty na záložke Rozúčtovanie ŠTRUKTÚRA PODNIKU Štruktúra podniku slúži na zachytenie a zobrazenie organizačného členenia spracovávanej firmy. Využíva sa pri zadávaní pracovných údajov v Personalistike a pri rozúčtovávaní zložiek mzdy na strediská. Štruktúru môžete zadefinovať po výbere z menu programu Organizácia Štruktúra podniku. Zobrazí sa formulár, kde sa v ľavej časti nachádza rozbaľovací strom s doteraz zadefinovanou štruktúrou podniku. Po založení novej firmy je v nej zobrazené iba najvyššie stredisko, ktorým je celá firma. TIP: Kód strediska sa v organizačnej štruktúre zobrazuje vtedy, ak je v nastaveniach programu (Olymp Nastavenia programu) zapnutá voľba Kód útvaru v org. štruktúre. TIP: Odporúčame vyplniť pole PSČ, nakoľko je to povinný údaj (PSČ je kódom pracoviska) v prípade, ak má zamestnávateľ povinnosť zasielať štatistické údaje pre Treximu. TIP: Organizačnú štruktúru môžete vidieť aj na informatívnej karte v hlavnom okne.

83 3 PRVÉ KROKY V PROGRAME 83 V hornej časti formulára je možné pomocou poľa Nájdi rýchlo vyhľadávať príslušné stredisko a pomocou rozbaľovacieho zoznamu usporiadavať strediská podľa názvu alebo kódu strediska. Ďalšie útvary do štruktúry pridávate tlačidlami Pridaj podriadený útvar alebo Pridaj rovnocenný útvar. Prvým pridáte útvar, ktorý je organizačne súčasťou (podstrediskom) práve vybraného útvaru, druhým pridáte útvar, ktorý je na rovnakej úrovni ako práve vybraný útvar (rovnocenný útvar nemôžete pridať útvaru reprezentujúcemu organizáciu ako celok). TIP: V programe môžete pridať útvary organizačnej štruktúry až do štvrtej úrovne. Pri pridávaní nového strediska sa v oboch prípadoch zobrazí formulár Pridávanie nového útvaru. V tomto formulári je potrebné vyplniť najmä názov (pole Útvar) a kód útvaru. Kód útvaru je najviac 5-znakový text, používaný pre rýchlejšiu identifikáciu útvaru. Dobrovoľne môžete zadať ďalšie údaje adresu, telefón a fax strediska a údaje o bankovom účte strediska. 3 TIP: Kód útvaru použijete napríklad pri rozúčtovávaní zložiek mzdy na strediská. Do poľa Poznámka si môžete zadať vlastnú poznámku k stredisku, v poli Úseky zadajte počet pracovísk daného útvaru. POZNÁMKA: Voľba Útvar zobraziť na 2. strane výkazu pre Sociálnu poisťovňu mala význam v minulom období, keď sa strediská evidovali v prílohe výkazu pre zákonné poistenie organizácie za škody. Zadefinované údaje potvrďte tlačidlom Ok. Ak potrebujete opraviť údaje o niektorom stredisku, použite tlačidlo Oprav. Pre zobrazenie údajov bez možnosti opravy použite tlačidlo Ukáž. Pokiaľ chcete niektorý z útvarov organizačnej štruktúry vymazať, použite tlačidlo Vymaž. Ak má tento útvar pod sebou definované ďalšie podriadené strediská, budú zrušené aj tie. Program na to upozorní a vyžiada potvrdenie vykonávanej operácie. Pokiaľ boli k vymazanému útvaru pridelení nejakí zamestnanci, budú automaticky preradení k najvyššiemu útvaru štruktúry, čiže k samotnej firme. Priradenie zamestnancov k jednotlivým útvarom je bližšie popísané v kapitole 4.2 Personalistika [str. 101]. Pre ukončenie práce s organizačnou štruktúrou použite tlačidlo Návrat. V prípade, že formulár ste vyvolali z iného miesta programu pri výbere strediska, je tu zobrazené ešte tlačidlo Prenos, ktorým prenesiete údaje o vybranom stredisku do pôvodného formulára.

84 84 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA VÝPLATNÉ ÚTVARY Výplatné útvary sú miesta, v ktorých si zamestnanci firmy preberajú výplatu. Rozdelenie zamestnancov podľa výplatných miest využijete pri tlači výplatných a zálohových listín, ako aj mincovky pre každé výplatné miesto zvlášť. Toto rozdelenie je nepovinné a zároveň nezávislé na priradení zamestnanca ku stredisku (popísané v predchádzajúcej kapitole). Zoznam výplatných útvarov firmy vyvoláte výberom z menu programu Organizácia Výplatné útvary. Zobrazí sa formulár Výplatné útvary, v ktorom sú zobrazené všetky doteraz definované výplatné miesta firmy. Ďalší výplatný útvar pridáte tlačidlom Pridaj. Vo formulári Pridávanie nového výplatného útvaru je povinné zadať iba názov útvaru, dobrovoľne môžete zadať telefónne číslo a poznámku k útvaru. Zadané údaje uložíte tlačidlom Ok. Ak je formulár Výplatné útvary vyvolaný z iného miesta programu (napr. evidencie Personalistika), obsahuje aj tlačidlá Prenos a Prázdny, pomocou ktorých prenesiete do pôvodného formulára údaje o výplatnom mieste. Tlačidlo Prázdny použijete, ak chcete zrušiť priradenie zamestnanca k útvaru ZÁKAZKY Zákazky môžete využiť pri rozúčtovaní miezd zamestnancov podľa zákaziek vašej firmy, pri ktorých chcete sledovať mzdové náklady. Zoznam zákaziek zobrazíte po výbere z menu programu Organizácia Zákazky. Nad tabuľkou sa nachádza rozbaľovací zoznam Druh, v ktorom zvolíte aké zákazky majú byť v zozname zobrazené (všetky, skončené, neskončené). Ďalej tu nájdete panely nástrojov Triedenie a Vyhľadávanie, ktoré sú bližšie popísané v kapitole 2.3 Panely nástrojov [str. 34]. Pod tabuľkou sa štandardne nachádzajú tlačidlá Pridaj (pre pridanie záznamu), Oprav (pre opravu záznamu), Ukáž (pre prezeranie záznamu bez možnosti uloženia zmien) a Vymaž

85 3 PRVÉ KROKY V PROGRAME 85 (pre vymazanie záznamu). V pravom dolnom rohu aj tlačidlo Návrat pre ukončenie práce so zoznamom zákaziek. Formulár Zoznam zákaziek možno v programe použiť ako číselník pri rozúčtovávaní zložiek mzdy. Vtedy sa v pravom dolnom rohu zobrazí aj tlačidlo Prenos. Po jeho stlačení sa kód zákazky prenesie do údajov v zložke mzdy a čiastka uvedená v tejto zložke sa označí ako náklad príslušnej zákazky. Pomocou tlačidla Pridaj sa do tabuľky pridávajú nové zákazky. Po vyplnení údajov formulára, ktorý sa po jeho stlačení zobrazí, a po ich následnom potvrdení tlačidlom Ok, sa údaje o novej zákazke uložia do databázy. Povinne sa vypĺňajú iba polia Názov zákazky a Kód. Pole Zadávateľ možno vyplniť priamo alebo ho možno naplniť údajom z číselníka zadávateľov. Ten sa zobrazí po stlačení tlačidla s lupou, ktoré je umiestnené vpravo od tohto textového poľa. 3 Voľbu Hotové zapnite iba v prípade, že zákazka už bola ukončená. To vám v zozname zákaziek dovolí jednoduchým spôsobom od seba oddeliť aktuálne a už dokončené zákazky. Do poľa Poznámka môžete ku každej zákazke napísať ľubovoľný text ČINNOSTI Činnosti môžete využiť pri rozúčtovaní miezd zamestnancov podľa jednotlivých činností vašej firmy, pri ktorých chcete sledovať mzdové náklady. Zoznam činností zobrazíte po výbere z menu programu Organizácia Činnosti. Nad tabuľkou nájdete panely nástrojov Triedenie a Vyhľadávanie, ktoré sú bližšie popísané v kapitole 2.3 Panely nástrojov [str. 34]. Pod tabuľkou sa štandardne nachádzajú tlačidlá Pridaj (pre pridanie záznamu), Oprav (pre opravu záznamu), Ukáž (pre prezeranie záznamu bez možnosti uloženia zmien) a Vymaž

86 86 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA (pre vymazanie záznamu). V pravom dolnom rohu aj tlačidlo Návrat pre ukončenie práce so zoznamom činností. Zoznam činností možno v programe použiť ako číselník pri rozúčtovávaní zložiek mzdy. Vtedy sa v pravom dolnom rohu zobrazí aj tlačidlo Prenos. Po jeho stlačení sa kód činnosti prenesie do údajov v zložke mzdy a čiastka uvedená v tejto zložke sa označí ako náklad príslušnej činnosti. 3.7 PRIPOMIENKOVAČ Pripomienkovač slúži na zadávanie a evidovanie udalostí a pripomienok. Udalosti si môžete iba poznačiť alebo si aj rôznym spôsobom nastaviť ich pripomínanie. POZNÁMKA: Modul Pripomienkovač je prístupný iba v zostave programu OLYMP Profesionál. TIP: Do užívateľkých práv je pridaný Pripomienkovač s možnosťou nastavenia všetkých užívateľských práv úloh v plánovači. Vyvoláte ho výberom z hlavného menu Firma Pripomienkovač. Zobrazí sa formulár pripomienkovača, ktorý môže byť zobrazený ako kalendár alebo tabuľka. Štýl zobrazenia zvolíte v pravom hornom rohu v časti Nastavenia. Ďalej sa v tejto časti nachádza možnosť filtrovania pripomienok podľa užívateľov, pre ktorých bola pripomienka zadaná. Užívateľa, ktorého pripomienky chcete zobraziť, vyberiete z rozbaľovacieho zoznamu. TIP: V základnom okne evidencií Personalistika, Výpočet mzdy a Zúčtovanie preddavkov je možné Pripomienkovač vyvolať aj kliknutím na pravé tlačidlo myši. ZOBRAZENIE KALENDÁR Zobrazenie Kalendár je podobné štýlu Outlook. Dominantnou časťou tohto formulára je zobrazenie kalendárnych dní. K jednotlivým dňom sú pripojené úlohy týkajúce sa konkrétneho dňa. V pravej časti sa nachádza lišta kalendára s mesiacmi, medzi ktorými môžete prechádzať pomocou šípok. Pre rýchlejší prechod na iný mesiac kliknite na názov mesiaca a z ponúknutého zoznamu si vyberte mesiac, na ktorý chcete prejsť. Počet zobrazených dní zvolíte pomocou ikoniek v lište pripomienkovača (napr. jeden deň, päť dní, sedem dní alebo celý mesiac). Ďalšou možnosťou voľby zobrazených dní je označiť ich ťahom myši v lište kalendára na pravej strane.

87 3 PRVÉ KROKY V PROGRAME 87 3 Jednotlivé udalosti sú zobrazené vo forme okienok v poli dňa, kedy sa majú vykonať. Zelenou farbou je zvýraznená udalosť, ktorá nie je priradená konkrétnemu užívateľovi (t.j. zobrazí sa všetkým užívateľom), tyrkysovou farbou zase udalosť, ktorá je automaticky pridaná z inej evidencie (napr. evidencia preukazov). Uchopením a ťahom myšou môžete jednotlivé udalosti presúvať na iný deň, resp. na inú hodinu v rámci toho istého dňa. Roztiahnutím okrajov okna udalosti môžete predĺžiť alebo skrátiť trvanie konkrétnej udalosti. ZOBRAZENIE TABUĽKA Formu zobrazenia pripomienok v tabuľke zvolíte v časti Nastavenie. V hornej časti sa nachádza panel Výber položiek. Výberom si zvolíte zobrazenie všetkých alebo čakajúcich položiek (položky, ktoré nie sú vybavené). Pomocou panela Triedenie môžete zoradiť záznamy podľa zvoleného stĺpca vzostupne alebo zostupne, a to v dvoch úrovniach (podľa dvoch stĺpcov). Bližší popis panelov nájdete v kapitole 2.3 Panely nástrojov [str. 34]. V pravej časti sa okrem Nastavenia nachádza časť Tabuľka s možnosťou vyhľadávania a filtrovania medzi pripomienkami. Pomocou poľa Nájdi vyhľadáte vyhovujúce pripomienky podľa zadaného textu. Vyhľadávanie prebieha priebežne s písaním textu. Po dopísaní textu sa v tabuľke zobrazia pripomienky, ktoré hľadaný text obsahujú.

88 88 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Pripomienky môžete filtrovať aj podľa obdobia. Z rozbaľovacieho zoznamu si vyberte obdobie, za ktoré chcete pripomienky zobraziť. PRIDANIE NOVEJ PRIPOMIENKY Novú pripomienku pridáte stlačením tlačidla Pridaj alebo dvojklikom v poli pripomienkovača (platí pre zobrazenie Kalendár). TIP: Pripomienku je možné pridať aj z Personalistiky z evidencie preukazov (kapitola 4.2 Personalistika [str. 101] časť Kvalifikácia). Zobrazí sa formulár Pripomienkovač, kde v rozbaľovacom zozname Komu určite, pre ktorého užívateľa je udalosť definovaná. V časti Predmet zadáte názov a text pripomienky. V strednej časti formulára do políčka Začiatok zadáte dátum a čas začiatku udalosti. Po zapnutí voľby Koniec pridáte dátum a čas ukončenia udalosti. Zapnutím voľby Pripomínať sprístupnite nastavenie pripomínania. V políčku Pripomínať pred si nastavite dobu koľko pred dátumom a časom udalosti sa má pripomienka pripomenúť. Ak nechcete pripomínať udalosť vopred, vyberiete si z rozbaľovacieho zoznamu možnosť -. Políčko Čas pripomienky zobrazuje dátum a čas, kedy sa pripomienka zobrazí pred stanoveným termínom začiatku udalosti. Zapnutím voľby Opakovať pripomenutie umožníte definovať interval opakovania. Ten si nastavíte v políčkach Každý, kde môžete zvoliť každý x-tý deň, týždeň alebo mesiac (napríklad každý týždeň, alebo každý druhý týždeň a pod.). V prípade, že dátum pripomenutia pripadne na deň pracovného voľna, v políčku V neprac. dni. si z rozbaľovacieho zoznamu vyberiete jednu z nasledovných možností: pripomínať, nepripomínať, pripomínať deň pred, pripomínať deň po. Ak máte nastavené opakovanie pripomínania výberom týždeň alebo mesiac sprístupní sa tlačidlo Rozšírené nastavenia. Ak naň kliknete, zobrazí formulár, kde si špecifikujete ďaľšie nastavenia. V prípade, ak je zvolená voľba Týždenne, nastavujete interval opakovania v políčku Každý výberom pomocou šípok na každý x-tý týždeň a taktiež označujete aj konkrétne dni pripomínania.

89 3 PRVÉ KROKY V PROGRAME 89 V prípade, ak máte zvolenú voľbu Mesačne volíte si konkrétne dni a mesiace pripomínania. Ak je označený prepínač Deň pomocou šípok si zvolíte požadovaný deň, ak je označený prepínač Každý vyberáte si z rozbaľovacieho zoznamu poradie týždňa a deň, v ktorom sa má pripomienka zobrazovať. Časť V týchto mesiacoch slúži na označovanie mesiacov pripomínania.. 3 Voľba Naviazané na pracovníka umožňuje zvoliť zamestnanca, ktorého sa udalosť týka. Zamestnanca môžete zvoliť zadaním osobného čísla alebo výberom z rozbaľovacieho zoznamu. Voľba Pre tento raz vybavená slúži na evidovanie stavu pripomienky. PRIPOMÍNANIE UDALOSTÍ Keď je potrebné vybaviť príslušnú udalosť (deň, čas), zobrazí sa informačná bublina na lište vašich Windows v oblasti oznámení (zvyčajne vpravo dole), a to buď pri prihlásení sa do databázy danej firmy alebo počas behu programu podľa nastavenia pripomínania. Ak na túto bublinu nekliknete, po pár sekundách zmizne a v oblasti oznámení ostane ikonka programu OLYMP (rovnaký efekt dosiahnete kliknutím pravým tlačidlom myši na bublinu). Okno

90 90 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA pripomienok môžete potom zobraziť dvojitým kliknutím na túto ikonku. Kliknutím na bublinu ľavým tlačidlom myši zobrazíte okno pripomienok okamžite. Okno pripomienky bude vyzerať nasledovne: V hornej časti tabuľky sú zobrazené udalosti, ktoré je v tento deň potrebné vybaviť. Kliknutím na tlačidlo Zrušiť všetky nastavíte všetky pripomienky ako vybavené. Cez Uprav vstúpite do formulára zvolenej pripomienky a môžete ju editovať, cez Vybaviť/Ponechať zmeníte stav pripomienky na vybavená/nevybavená u všetkých užívateľov, ktorým je táto pripomienka určená. Časť Naviazané na pracovníka sa zobrazí iba v prípade, ak bola daná pripomienka priradená ku konkrétnemu pracovníkovi. Stlačením tlačidla Prejdi na pracovníka program otvorí evidenciu Personalistika a vyberie daného pracovníka. Pripomínanie tohto typu pripomienky môžete presunúť na neskorší čas alebo termín. Slúži na to dátové pole Odložiť pripomienku, kde si z rozbaľovacieho zoznamu vyberiete dobu odkladu a stlačením tlačidla Odlož potvrdíte odklad.

91 91 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 91 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY Program obsahuje 7 základných evidencií Personalistika, Výpočet miezd, Prevodné príkazy, Finančná štatistika, Zúčtovanie preddavkov, Plán dovoleniek, Plán školení (posledné dve sú dostupné iba v zostave OLYMP Profesionál). Tieto evidencie sú navzájom veľmi úzko prepojené a vytvárajú tak jednotný celok. Pri výpočte miezd je najskôr potrebné v Kalendári určiť spracovávané obdobie. V ňom môžete opravovať počet pracovných dní a platených sviatkov, ako aj vytvárať a meniť pracovné kalendáre. Všetky personálne údaje sa zadávajú a opravujú v evidencii Personalistika. Samostatný výpočet miezd, na základe zadaných informácií, sa vykoná až v evidencii Výpočet miezd. Prostredníctvom voľby Prevodné príkazy vytvoríte príkazy na úhradu prostriedkov do poisťovní, na Daňový úrad a účty zamestnancov. Ďalšou evidenciou je Finančná štatistika, ktorá v sebe obsahuje položky jednotlivých prevodných príkazov a umožní vám ich hromadné zobrazenie. Koncoročné zúčtovanie preddavkov dane a zdravotného poistenia uskutočníte pomocou voľby Zúčtovanie preddavkov. V evidencii Plán dovoleniek môžete svojim zamestnancom naplánovať dovolenku na celý rok dopredu, táto sa potom bude postupne prenášať aj do generovaných miezd. V jednotlivých kapitolách sa budeme teraz postupne venovať kalendáru a všetkým šiestim evidenciám a podrobne popíšeme prácu s nimi. Evidencia školení poskytuje informácie o školeniach a zoznam ľudí, ktorí sa školení zúčastnili Práca s kalendárom Personalistika Výpočet miezd Prevodné príkazy Finančná štatistika Zúčtovanie preddavkov Plán dovoleniek Evidencia školení...166

92 92 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA

93 93 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY PRÁCA S KALENDÁROM ROČNÝ KALENDÁR Skôr, ako začnete spracovávať mzdy zamestnancov, je potrebné určiť mesiac, pre ktorý sa budú počítať. Zvolený mesiac sa vždy zobrazuje na paneli nástrojov Tvorba mzdy (kapitola 2.3 Panely nástrojov [str. 34]) v rozbaľovacom zozname. Pomocou tohto zoznamu môžete podľa potreby vybrať iný mesiac. Zmeniť mesiac môžete aj v tabuľke Ročný kalendár, ktorú zobrazíte výberom z menu programu Mzdy Kalendár. Z tohto miesta mesiac zmeníte výberom a následným potvrdením tlačidlom Ok. 4 TIP: Ročný kalendár zobrazíte aj stlačením tlačidla mzdy. na paneli nástrojov Tvorba Tabuľka Ročný kalendár obsahuje všetky mesiace, pre ktoré sa v aktuálnej firme doteraz robila personálna a mzdová agenda. Prvýkrát sa zobrazí po pridaní novej firmy, vtedy je úplne prázdna. TIP: Spracovávať personálnu a mzdovú agendu je možné iba vtedy, ak sa v kalendári nachádza aspoň jeden neuzavretý mesiac. Ikona zámky v ľavom stĺpci signalizuje, že daný mesiac je uzavretý. Uzavrieť mesiac môžete tlačidlom Uzavri. Po uzavretí mesiaca sa toto tlačidlo zmení na Odomkni a môžete ním mesiac opätovne odomknúť. Viac o uzávierke mesiaca sa dozviete v nasledujúcej kapitole. Ďalší mesiac pridáte tlačidlom Pridaj. Ak máte v užívateľských nastaveniach zapnutú voľbu Iba jedno neuzavreté obdobie, program dovolí do tabuľky pridať nový mesiac iba vtedy, ak sú ostatné mesiace uzavreté alebo ak je tabuľka prázdna. Ak sa v tabuľke nachádza neuzavretý mesiac, program sa najskôr opýta, či si ho prajete uzavrieť. Zobrazí sa formulár Tvorba kalendára, v ktorom z rozbaľovacieho zoznamu vyberiete mesiac a v textovom poli dopíšete rok. Nový mesiac sa doplní do tabuľky po stlačení tlačidla Ok. Zároveň sa preň vygenerujú všetky pracovné kalendáre, ktoré boli použité v predošlom mesiaci. Ak sú

94 94 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA v číselníku sviatkov (kapitola 9.9 Štátom uznané sviatky [str. 237]) pre tento mesiac uvedené nejaké štátom uznané sviatky, tak sa tieto v kalendári automaticky označia ako dni pracovného pokoja. Ak stlačíte tlačidlo Zruš, pridanie nového mesiaca sa neuskutoční. TIP: Po pridaní januára program pre pracovníkov v hlavnom pracovnom pomere ponúkne možnosť preniesť nevyčerpanú dovolenku z predošlého roku do personálnych údajov nového roku. Tlačidlo Vymaž slúži na zrušenie mesiaca. Vymazať možno iba neuzavretý mesiac, pričom mzdové údaje zamestnancov pre tento mesiac budú takisto vymazané. Pomocou tlačidla Pracovné kalendáre môžete zadávať a meniť nastavenia pracovných kalendárov. Práca s týmito kalendármi je popísaná v kapitole Pracovné kalendáre [str. 95] UZÁVIERKA MESIACA Uzávierka mesiaca slúži na zabránenie ďalším zmenám vo vypočítaných mzdách zamestnancov. Po jej vykonaní už nie je možné mzdy pracovníkov v tomto mesiaci ďalej upravovať, všetky dodatočné úpravy môžete urobiť až po opätovnom zrušení uzávierky. Uzavrieť mesiac môžete dvomi spôsobmi: vo formulári Ročný kalendár (voľba Mzdy Kalendár) sa nastavíte na mesiac, ktorý chcete uzavrieť, a stlačíte tlačidlo Uzavri, voľbou Mzdy Mesačná uzávierka. Po výbere jednej z týchto možností sa zobrazí upozornenie, že uzavreté mzdy nie je možné upravovať, s otázkou, či chcete v danej operácii pokračovať: Pri uzávierke program ďalej skontroluje, či pre každý uzatváraný mesiac existuje v evidencii prevodných príkazov aspoň jeden prevod. V prípade, že tento prevod neexistuje, upozorní na túto skutočnosť a opäť žiada potvrdenie operácie. Po uzávierke voľbou Mzdy Mesačná uzávierka sa do ročného kalendára automaticky pridá ďalší mesiac, ktorý sa zároveň stane aj aktuálnym, a tým pádom sa zobrazí v rozbaľovacom zozname na paneli nástrojov.

95 95 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 95 TIP: Ak uzávierka spôsobí pridanie mesiaca január, program ponúkne aj prenesenie údajov o nevyčerpanej dovolenke z predchádzajúceho roka. Mesiace, ktoré ste už uzavreli, sú označené zámkou v ľavom stĺpci. V programe môžete mať naraz aj viac neuzavretých mesiacov, ak si v užívateľských nastaveniach (kapitola Užívateľské nastavenia [str. 72]) vypnete voľbu Iba jedno neuzavreté obdobie. Ak potrebujete v uzavretom mesiaci urobiť nejaké úpravy v mzdových alebo podnikových údajoch, musíte najskôr zrušiť jeho uzávierku. Uzávierku zrušíte tlačidlom Odomkni vo formulári Ročný kalendár. Program pri tom zároveň vykoná prepočet vyčerpanej dovolenky pre zvolený mesiac (kapitola Prepočet dovolenky [str. 145]). Ak je v užívateľských nastaveniach zapnutá voľba Iba jedno neuzavreté obdobie, program nedovolí zrušiť uzávierku, ak sa v kalendári už nachádza iný neuzavretý mesiac. Ponúkne vám však uzávierku tohto mesiaca a po potvrdení automaticky odomkne zvolený mesiac. Rušenie uzávierky by ste mali používať uvážlivo. Zásahom do údajov uzavretého mesiaca sa totiž môže stať, že údaje v nasledujúcich mesiacoch, ktoré už boli na jeho základe vypočítané, nebudú zohľadňovať vykonané zmeny PRACOVNÉ KALENDÁRE Pracovné kalendáre obsahujú informácie o rozvrhnutí pracovných dní v konkrétnom mesiaci spolu s dĺžkou pracovnej doby a prípadne pracovných zmenách. Môžete si v nich preddefinovať zložky mzdy, ktoré majú byť použité v konkrétnom mesiaci a jednotlivé kalendáre priradiť konkrétnym zamestnancom. Nastavenia týchto kalendárov sa potom použijú pri generovaní miezd. Meniť nastavenia pracovných kalendárov môžete po stlačení tlačidla Pracovné kalendáre vo formulári Ročný kalendár alebo priamo v evidencii Personalistika pri zadávaní Mzdových údajov pracovníka. Zobrazí sa formulár Pracovné kalendáre, v ktorom môžete prezerať nastavenia pracovných kalendárov zvoleného roka. Vo formulári sa okrem názvu zvoleného kalendára nachádza aj jeho základná charakteristika dĺžka pracovného dňa, počet pracovných dní/hodín a platených sviatkov a pod. Pod tabuľkou sa nachádzajú tlačidlá pre prácu s pracovnými kalendármi. Nový kalendár pridáte tlačidlom Pridaj, už zadefinovaný kalendár opravíte pomocou tlačidla Oprav. Tlačidlom Ukáž môžete zadefinovaný kalendár prezerať bez možnosti uloženia zmien. Ak chcete niektorý pracovný kalendár v zvolenom období zrušiť, vyberte ho z rozbaľovacieho zoznamu, stlačte tlačidlo Vymaž a potvrďte jeho vymazanie. Ak boli k tomuto kalendáru priradení nejakí pracovníci (pracovníkov priradíte ku kalendáru v evidencii Personalistika), tak po jeho vymazaní budú automaticky preradení k štandardnému pracovnému kalendáru. Ten ako jediný nie

96 96 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA je možné z programu vymazať, je automaticky vygenerovaný pri založení firmy podľa nastaveného týždenného pracovného času v podnikových údajoch (Organizácia Podnik). Ak nie je tento formulár vyvolaný pomocou voľby Mzdy Kalendár, obsahuje aj tlačidlo Prenos. NOVÝ PRACOVNÝ KALENDÁR Nový pracovný kalendár zadáte stlačením tlačidla Pridaj. Zobrazí sa formulár Pridávanie pracovného kalendára, ktorý v ľavej časti obsahuje zoznam mesiacov a v pravej časti samotné nastavenia kalendára. Nastavenia kalendára sa vždy týkajú mesiaca, zvoleného v ľavej časti. V prvom textovom poli formulára zadajte Názov pracovného kalendára. Voľbu Zmenový kalendár označíte v prípade, že definujete pracovný kalendár pre zamestnanca, ktorý má nerovnomerne rozvrhnutý pracovný čas podľa 87 Zákonníka práce a pracuje na zmeny. Označenie bude mať vplyv na výpočet nároku na dovolenku zamestnanca. Ďalej nastavte parametre kalendára na karte Kalendárne dni a Zložky mzdy. KARTA KALENDÁRNE DNI Na karte Kalendárne dni presne nastavíte, ktoré dni sú pracovné a ktoré nie, koľko hodín má pracovný deň, či ide o zmenový kalendár a pod. Hlavnú časť tejto karty tvorí denný kalendár zvoleného mesiaca, v ktorom sú farebne rozlíšené pracovné dni, dni pracovného pokoja a sviatky. V políčku každého pracovného dňa je okrem dátumu uvedený aj počet pracovných hodín. Pri štandardnom pracovnom kalendári sú pracovné dni nastavené automaticky, ak si potrebujete nadefinovať iné pracovné dni (napr. pre zamestnancov, ktorí pracujú na zmeny), zvoľte si nový pracovný kalendár a urobte potrebné zmeny na tejto karte. Dni pracovného voľna a pracovného pokoja sú označené červenou farbou, pracovné dni čiernou. Ak pripadne na sobotu alebo nedeľu zároveň sviatok, program tento deň zobrazí fialovou farbou.

97 97 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 97 Názvy dní (Po Ne) označujú pracovné dni v týždni. Pokiaľ je napríklad vo vašej firme sobota bežným pracovným dňom, je potrebné, aby v tomto zozname bola označená čiernou farbou. Dosiahnete to stlačením tlačidla s nápisom So všetky dni v danom stĺpci sa vysvietia na čierno. Opätovným stlačením tohto tlačidla sa vrátite k pôvodnému stavu. Po stlačení tlačidla pracovného dňa (označený čiernym číslom) tento zmeníte na platený sviatok (zmení sa na červený). V prípade, že platený sviatok pripadá na deň pracovného pokoja, do počtu dní sviatkov sa nezapočíta (označí sa fialovo). Opätovné stlačenie teraz už plateného sviatku spôsobí jeho zmenu na bežný pracovný deň (poprípade deň pracovného pokoja). Každé stlačenie ľubovoľného dňa v pracovnom týždni (Po Ne) alebo konkrétneho dňa v mesiaci zároveň spôsobí aj prepočet pracovných dní a hodín, ako aj dni a hodiny platených sviatkov v pravej časti tejto karty. Presný počet dní a hodín možno zadať aj priamo do príslušných textových polí. Tieto údaje sa následne použijú pri generovaní a výpočte mzdy zamestnancov. V pravej časti tejto karty sa nachádzajú ďalšie základné nastavenia pracovných kalendárov: 4 V textovom poli Počet hodín bežného pracovného dňa definujete skutočný počet hodín, ktoré zamestnanec odpracuje počas jedného pracovného dňa. Pracovné dni, pracovné hodiny, platené sviatky a hodiny sviatkov program automaticky prepočíta podľa nastavenia dní v dennom kalendári. Pri zmene počtu pracovných dní (pole Pracovné dni) alebo zmene dĺžky bežného dňa (pole Počet hodín bežného pracovného dňa) sa automaticky prepočíta i počet pracovných hodín v zvolenom období (pole Pracovné hodiny). Voľba Hodiny prepočítať podľa úväzku pracovníka súvisí s dĺžkou bežného pracovného dňa zamestnancov priradených tomuto kalendáru. Ak má napríklad pracovník nastavený polovičný úväzok, dĺžka pracovného dňa v kalendári je 8 hodín a táto voľba je zapnutá, potom mu pri tvorbe výplaty program nastaví dĺžku dňa na 4 hodiny. V prípade, že voľba je vypnutá, tak typ úväzku nastavený v Personalistike (plný, polovičný a pod.) sa nevezme do úvahy. To isté platí pre zložky mzdy prebrané z kalendára (pri zapnutej voľbe sa prepočítavajú). KARTA ZLOŽKY MZDY Na karte Zložky mzdy nie je potrebné zadávať zložky mzdy, nakoľko tieto sa jednotlivým zamestnancom zadávajú priamo v Personalistike na karte Zložky mzdy. V tomto formulári si

98 98 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA pridávajte zložky mzdy iba v ojedinelých prípadoch. Podrobný príklad takéhoto zadania nájdete v kapitole 10.5 Použitie pracovných kalendárov [str. 250]. Pridať, opraviť alebo vymazať zložku mzdy umožňujú tlačidlá umiestnené v dolnej časti záložky. Po stlačení tlačidla Pridaj (resp. Oprav) sa zobrazí formulár Pridávanie (Oprava) zložky mzdy, ktorý je podrobne popísaný v kapitole 4.3 Výpočet miezd [str. 129]. Ak výpočtový vzorec niektorej zo zadaných zložiek obsahuje údaje viazané na konkrétneho pracovníka (napríklad priemer na dovolenku), výsledná čiastka sa prepočíta až pri generovaní jeho výplaty. Opravovať údaje o zložkách mzdy môžete aj priamo v tabuľke vo formulári Pracovné kalendáre. Pod tabuľkou sa nachádza riadok, v ktorom sú vypísané všetky dni spracovávaného obdobia. Riadok s kalendárom je viazaný na aktuálnu zložku mzdy v tabuľke a nie je aktívny, ak je tabuľka prázdna alebo ak aktuálna zložka mzdy nepovoľuje zadávanie počtu dní. Funkcia tlačidiel umiestnených v tomto riadku je rovnaká, ako vo formulári Pridávanie zložky mzdy. Tlačidlá so znakmi < a > nahrádzajú voľby Z minulého mesiaca a Neukončené. POZNÁMKA: Počet desatinných miest dní a hodín v tabuľke sa mení tak, aby sa zachovala maximálna presnosť zobrazených údajov. Maximálny možný počet desatinných miest pre dni je 2 a pre hodiny 3. V uzatvorenom mesiaci je to však vždy iba jedno desatinné miesto. ZMENOVÝ KALENDÁR Označením voľby Zmenový kalendár sa zaktívni dátové políčko Nastavenie s formulárom Nastavenie zmien pre zmenový kalendár, kde si nadefinujete pracovné zmeny pre zamestnanca, ktorý má pracovný čas nerovnomerne rozvrhnutý. Pred definovaní zmien v programe pre konkrétneho zamestnanca je potrebné, aby ste si najskôr vytvorili harmonogram práce pre zamestnanca. V hornej časti formulára zadáte obdobie, v ktorom zmenový kalendár platí a nadefinujete, ktoré sú pracovné dni pre zamestnanca. Ak sú zmeny pracovníka rozložené podľa harmonogramu i na sviatky, označíte políčko Definovať pracovné zmeny aj počas sviatkov. Označením tohto políčka program vygeneruje zmeny pracovníka i na dni, ktoré sú v kalendári evidované ako sviatky. V opačnom prípade necháte políčko neoznačené. Po označení políčka Vytvoriť na konkrétne dni v týždni určite v dátovom políčku počet týždňov v cykle počet týždňov s rôznym usporiadaním zmien, na ktoré je cyklus zmien vypracovaný. Program Vám v ďalšom kroku ponúkne pracovné dni, ku ktorým si nadefinujete presný počet odpracovaných hodín, ktoré pripadnú na daný deň zmeny.

99 99 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 99 4 V prípade, že ste si označili políčko Vytvoriť bez ohľadu na dni v týždni, program vygeneruje pravidelne sa opakujúce zmenové cykly bez ohľadu na dni v týždni. Označenie tohto políčka Vám zabezpečí, že zmeny nebudú viazané na konkrétny deň, budú sa však pravidelne opakovať v chronologickom slede, ktorý ste si nastavili. Do políčka počet dní v cykle zadáte počet dní referenčného obdobia.

100 100 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA TIP: Počet zmien v týždni si zapamätajte, budete ho potrebovať zadať pri evidencii pracovného pomeru (kapitola 4.2 Personalistika [str. 101]) ako počet dní v pracovnom týždni. Počet hodín pripadajúci na jednu zmenu vpíšete k príslušnému dňu do stĺpca Počet hodín zmeny Ak na daný deň pripadne voľno, je potrebné vpísať text "voľno", resp. ho vybrať z rozbaľovacieho zoznamu. Text voľno sa automaticky doplní aj vtedy, ak zadáte počet hodín 0. Po stlačení tlačidla Dokončiť program zohľadní celé nastavenie zmien. Na záložke kalendárne dni tieto zmeny rozloží v zmysle Vami nadefinovaných zmien a počtu hodín na jednotlivé dni v mesiaci. Zároveň Vám program automaticky prepočíta Počet zmien v týždni, ktoré následne uvediete v evidencii Pracovné pomery - úväzok, do políčka počet dní. Ak stlačíte tlačidlo Zruš, zmeny sa neuložia.

101 101 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 101 KARTA ZLOŽKY MZDY Na karte Zložky mzdy nie je potrebné zadávať zložky mzdy, nakoľko tieto sa jednotlivým zamestnancom zadávajú priamo v Personalistike na karte Zložky mzdy. V tomto formulári si pridávajte zložky mzdy iba v ojedinelých prípadoch. Podrobný príklad takéhoto zadania nájdete v kapitole 10.5 Použitie pracovných kalendárov [str. 250]. Pridať, opraviť alebo vymazať zložku mzdy umožňujú tlačidlá umiestnené v dolnej časti záložky. Po stlačení tlačidla Pridaj (resp. Oprav) sa zobrazí formulár Pridávanie (Oprava) zložky mzdy, ktorý je podrobne popísaný v kapitole 4.3 Výpočet miezd [str. 129]. Ak výpočtový vzorec niektorej zo zadaných zložiek obsahuje údaje viazané na konkrétneho pracovníka (napríklad priemer na dovolenku), výsledná čiastka sa prepočíta až pri generovaní jeho výplaty. 4 Opravovať údaje o zložkách mzdy môžete aj priamo v tabuľke vo formulári Pracovné kalendáre. Pod tabuľkou sa nachádza riadok, v ktorom sú vypísané všetky dni spracovávaného obdobia. Riadok s kalendárom je viazaný na aktuálnu zložku mzdy v tabuľke a nie je aktívny, ak je tabuľka prázdna alebo ak aktuálna zložka mzdy nepovoľuje zadávanie počtu dní. Funkcia tlačidiel umiestnených v tomto riadku je rovnaká, ako vo formulári Pridávanie zložky mzdy. Tlačidlá so znakmi < a > nahrádzajú voľby Z minulého mesiaca a Neukončené. POZNÁMKA: Počet desatinných miest dní a hodín v tabuľke sa mení tak, aby sa zachovala maximálna presnosť zobrazených údajov. Maximálny možný počet desatinných miest pre dni je 2 a pre hodiny 3. V uzatvorenom mesiaci je to však vždy iba jedno desatinné miesto. 4.2 PERSONALISTIKA Evidencia Personalistika slúži na zadávanie personálnych údajov zamestnancov firmy. Otvoríte ju výberom z menu programu Personalistika Personalistika. TIP: Personalistiku otvoríte aj stlačením tlačidla na paneli nástrojov Tvorba mzdy. Po jej výbere sa v hlavnom okne programu zobrazí zoznam pracovníkov, ktorých údaje už boli do programu zadané, a ktorí vyhovujú zvoleným výberovým podmienkam (kapitola 2.5 Práca s tabuľkou [str. 43]).

102 102 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Pomocou nástrojov panela Triedenie (kapitola 2.3 Panely nástrojov [str. 34]) môžete určiť v akom poradí budú údaje v tabuľke zobrazené. Prvotné triedenie nadol vykonáte aj kliknutím myšou na záhlavie stĺpca, podľa ktorého chcete záznamy triediť. Vybrať zamestnanca môžete jednoduchým kliknutím na riadok tabuľky, v ktorom sa jeho údaje nachádzajú. Ak je tabuľka rozsiahlejšia, môžete použiť nástroje panela Vyhľadávanie. Podrobný popis spôsobu vyhľadávania nájdete v kapitole 2.3 Panely nástrojov [str. 34]. Náhľad uložených informácií o pracovníkovi môžete vidieť aj na informatívnej karte Údaje pracovníka (popis informatívnych kariet nájdete v kapitole 2.4 Informatívne karty [str. 39]). V spodnej časti formulára sa nachádzajú tlačidlá pre prácu so záznamami evidencie. Tlačidlo Pridaj slúži na pridávanie nového zamestnanca. Po jeho stlačení sa zobrazí formulár Pridávanie nového pracovníka. Rovnaký formulár sa zobrazí aj po výbere pracovníka a stlačení tlačidla Oprav. Opravu údajov môžete vyvolať aj dvojitým kliknutím na riadok daného pracovníka. Ak chcete naraz opravovať údaje viacerých pracovníkov, je potrebné, aby ste si ich najskôr označili a následne stlačili tlačidlo Oprav pravým tlačidlom myši. Program bude postupne zobrazovať formuláre pre opravu údajov jednotlivých pracovníkov. Pracovníkov môžete označiť dvojitým kliknutím v prvom stĺpci tabuľky alebo pomocou nástrojov na paneli Označovanie (kapitola 2.3 Panely nástrojov [str. 34]). Tlačidlo Vymaž slúži na vymazanie všetkých personálnych aj mzdových údajov zamestnanca. Po jeho stlačení a potvrdení kontrolnej otázky sa údaje vymažú z databázy a nebude možné ich žiadnym spôsobom obnoviť. Tlačidlo Hromadné funkcie slúži na hromadné úpravy údajov u viacerých zamestnancov (zložky mzdy pridanie, zmena, ukončenie resp. vymazanie, zrážky pridanie, zmena, ukončenie resp. vymazanie, zmena strediska, pridanie PN a OČR, pridanie dovolenky). Hromadné funkcie sú prístupné len pre Olymp Profesionál.

103 103 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 103 PRIDANIE NOVÉHO PRACOVNÍKA Pridať nového pracovníka môžete pomocou tlačidla Pridaj. Ak kliknete na šípku na tomto tlačidle, zobrazia sa tri voľby Nového zamestnanca, Kópia aktuálneho zamestnanca a Kópia aktuálneho zamestnanca súbežný PP. Voľbou Kópia aktuálneho zamestnanca vytvoríte presnú kópiu pracovníka, ktorý bol aktuálne vybraný v Personalistike. Do formulára Pridávanie nového pracovníka sa prenesú všetky údaje pôvodného pracovníka okrem údajov o vypočítanej mzde. V prípade, že už máte zamestnanca evidovaného na jeden pracovný pomer a pridávate ho aj na ďalší (t.j. vytvárate súbežný pracovný pomer), po kliknutí na šípku na tlačidle Pridaj zvolíte voľbu Kópia aktuálneho zamestnanca - súbežný PP. Otvorí sa okno s údajmi zamestnanca, na ktorom ste aktuálne nastavení, pričom program automaticky označí, že sa jedná o súbežný pracovný pomer k už evidovanému základnému pracovnému pomeru (týmto spôsobom je možné pridávať hlavný pracovný pomer, dohodu, spoločníka, štatutára, iný pracovný vzťah k už evidovanému pracovnému pomeru). Program bude následne tohto zamestnanca evidovať pre zdravotné a daňové účely spoločne za všetky takto zadané súbežné pracovné pomery. Ak vyberiete voľbu Nový záznam, bude formulár pre zadanie údajov o novom zamestnancovi prázdny. Formulár Pridávanie nového pracovníka je značne rozsiahly. V jeho ľavej časti sa nachádzajú nasledovné karty: Personálne údaje, Adresy, Pracovné pomery, Rodinné údaje, Kvalifikácia, Prac. údaje a prostriedky, Zdravotné poistenie, Evidencia dôchodkov, Údaje z iného softvéru, Pripojené dokumenty, Mzdové údaje, Zložky mzdy, Zrážky, Mzdové nastavenia, Zadanie PN a OČR, ktoré obsahujú personálne a mzdové údaje zamestnanca. Zo všetkých údajov, ktoré sa nachádzajú na jednotlivých kartách, musíte povinne zadať iba tie, ktoré sú zvýraznené žltou farbou. Na kartách Personálne údaje a Adresy je v spodnej časti formulára prístupné tlačidlo Zmeny pre RLFO. V prípade, že sa zamestnancovi menia identifikačné údaje, trvalé alebo prechodné bydlisko, je potrebné zaslať na Sociálnu poisťovňu Registračný list fyzickej osoby "zmenu". Aby program takýto RLFO vedel urobiť, je potrebné, aby ste tieto zmenené údaje neprepisovali priamo na kartách Personálne údaje a Adresy ale pridávali ich aj s časovou platnosťou prostredníctvom tlačidla Zmeny pre RLFO. Zobrazí sa formulár s troma záložkami: Identifikačné údaje, Trvalé bydlisko, Prechodné bydlisko. Po kliknutí na tlačidlo Pridaj vypĺňate len tie políčka, v ktorých nastala zmena a dátum od. Program automaticky aktualizuje tieto zmenené údaje aj priamo na kartách Personálne údaje a Adresy. 4

104 104 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA V prípade, že nechcete využívať funkciu Evidencia zmien pre RLFO, je možné ju vypnúť cez Firma Nastavenia ( Užívateľské nastavenia [str. 72]). Zmenené údaje prepíšete priamo na kartách Personálne údaje a Adresy, v tomto prípade však program RLFO zmenu neurobí. PERSONÁLNE ÚDAJE Karta umožňuje zadávanie osobných údajov o zamestnancovi. Povinne sa musí vyplniť osobné číslo, meno a priezvisko zamestnanca, rodné číslo (program kontroluje správnosť rodného čísla na Modulo 11), miesto narodenia, číslo občianskeho preukazu a štátna príslušnosť. Po vyplnení rodného čísla, ak je zadané správne, program automaticky vyplní aj dátum narodenia. V prípade, že zadáte inú štátnu príslušnosť ako Slovenská republika, zobrazia sa ďalšie tri políčka a to Číslo soc. poistenia v SR - uvediete dočasné rodné číslo, alebo číslo povolenia k pobytu pridelené Sociálnou poisťovňou cudzincovi. V prípade vyplnenia tohto políčka program uvedie na mesačnom výkaze do SP namiesto rodného čísla práve uvedené číslo. Ďalšie políčko je Číslo soc. poistenia v zahr. - uvediete číslo sociálneho poistenia v štáte uvedenom v štátnej príslušnosti. Do tretieho políčka uvediete Číslo zdrav. poistenia v SR - číslo pridelené zdravotnou poisťovňou cudzincovi. Tlačidlá s lupou, ktoré sa nachádzajú vedľa niektorých políčok, slúžia k zjednodušeniu zadávania údajov do textových polí. Zadávanie sa uskutočňuje prostredníctvom číselníkov, ktoré obsahujú najčastejšie používané údaje rovnakého typu. Použitím tohto tlačidla sa pri zadávaní miesta alebo okresu narodenia zobrazí číselník miest (kapitola č. 9.1 Mestá [str. 231]) a pri zadávaní národnosti a štátnej príslušnosti zápisník užívateľských textov (kapitola č. 9.4 Zápisník užívateľských textov [str. 233]). ADRESY Karta umožňuje zadávanie adresy Trvalého a Prechodného bydliska a ové adresy zamestnanca. Po kliknutí na tlačidlo s kompasom vedľa políčka s popisným číslom Vás program automaticky pripojí na internetovú stránku maps.google.com aj so zobrazením presnej polohy zadanej adresy na mape.

105 105 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY Pri zadávaní názvu mesta program automaticky vyhľadá poštové smerové číslo. Po vyplnení políčka mesta, program automaticky vyplní aj štát, ale len v prípade, ak je tento už priradený v číselníku miest. Údaj z políčka sa prenáša na niektoré tlačivá ročného zúčtovania zdravotného poistenia. Údaj z tohto políčka sa prenesie aj na kartu Pracovné pomery do políčka v prípade, že sa zamestnancovi zasielajú výplatné pásky om. Do textového poľa Poznámka môžete podľa vlastného uváženia ku každému zamestnancovi napísať ľubovoľne dlhý text. Ten sa potom vo forme poznámky vyplní na prvú stranu mzdového listu a zároveň sa prenesie na tlačivo Pracovné údaje zamestnancov. PRACOVNÉ POMERY Pridať, zmeniť alebo ukončiť pracovný pomer je možné prostredníctvom karty Evidencia pracovných pomerov. V tabuľke formulára je uvedený zoznam všetkých pracovných pomerov a vyňatí zamestnanca. Pridať nový záznam umožňuje tlačidlo Pridaj. Pomocou tlačidla Oprav môžete údaje zvoleného

106 106 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA záznamu zmeniť. Pri ukladaní opravy údajov program kontroluje, či zadaná oprava nie je v konflikte s iným záznamom, ak áno, upozorní na to. Tlačidlo Ukonči slúži na zobrazenie formulára na ukončenie pracovno-právneho vzťahu. Ak chcete z tabuľky odstrániť chybne zadané údaje, použite tlačidlo Vymaž. Kliknutím na Pridaj, Oprav, Ukončí, Ukaž sa zobrazí formulár Zmena v evidencii pracovníka, ktorý je uvedený nižšie. POZOR! Tlačidlo Oprav použite v prípade, ak chcete opraviť už zadefinovaný pracovný pomer, pričom oprava sa týka celého obdobia trvania pracovného pomeru. Ak chcete zadať zmenu iba od určitého dátumu, pridajte novú Zmenu pracovnej zmluvy. Formulár Zmena v evidencii pracovníka obsahuje nasledovné záložky: Základné údaje, Ďalšie náležitosti zmluvy, Ukončenie, Dohoda o hmotnej zodpovednosti. Ak je zamestnanec odmeňovaný podľa Zákona o výkone práce vo verejnom záujme formulár obsahuje aj záložku Plat a zaradenie. V záložke Základné údaje sú informácie, ktoré program používa pri tlači niektorých dokumentov, najmä pracovnej zmluvy a dohôd. Tieto informácie sú potrebné aj pri výpočte mzdy. Do polí Dátum vzniku zadajte presný dátum vzniku zmeny v evidencii pracovných pomerov zamestnanca. O aký druh zmeny ide, určíte prepínačom v hornej časti. Môže ísť o novú pracovnú zmluvu, dohodu, alebo iný druh zmluvy, zmenu pracovnej zmluvy resp. dohody, dodatok k pracovnej zmluve resp. k dohode alebo vyňatie z pracovného pomeru. Vo formulári sú žltou farbou vyznačené údaje, ktoré je nevyhnutné zadať pre zaevidovanie pracovného pomeru. Pri vypĺňaní textových polí môžete použiť Zápisník užívateľských textov (kapitola 9.4 Zápisník užívateľských textov [str. 233]). Dostanete sa doň prostredníctvom tlačidla s lupou, ktoré je umiestnené vedľa príslušného textového poľa. Využijete ho najmä v prípade, ak zadávate údaje, ktoré sa často opakujú. Ak máte v Organizácia - Podnik zapnutú voľbu Verejná správa, môžete na tejto záložke zvoliť, či je zamestnanec odmeňovaný podľa Zákonníka práce alebo podľa Zákona o

107 107 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 107 výkone práce vo verejnom záujme. Podľa zvoleného nastavenia sa budú počítať mzdy, náhrady miezd, príplatky. V prípade označenia odmeňovaný podľa Zákona o výkone práce vo verejnom záujme sa nezobrazí údaj Dohodnutá odmena, pretože údaje o platovom zaradení sa zadajú na záložke Plat a zaradenie. Ak bude z rozbaľovacieho zoznamu Typ zamestnanca vybratý údaj pedagogický zobrazí sa dátové políčko Nárok na 8 týždňov dovolenky, ktoré si označíte v prípade, ak má mať zamestnanec nárok na 8 týždňov dovolenky. Pri zadávaní pracovného pomeru typu Dohoda o pracovnej činnosti, Dohoda o vykonaní práce, Dohoda o brigádnickej práci študentov, Spoločník, Štatutár alebo Iný pracovný vzťah je potrebné označiť, či sa jedná o zamestnanca s pravidelným mesačným príjmom alebo s nepravidelným príjmom. Podľa uvedeného program následne počíta rozdielne odvody do Sociálnej poisťovne a rozdielne vykazuje takýchto zamestnancov na výkazoch do Sociálnej poisťovne. Pri zadávaní Dohody o brigádnickej práci študentov, na ktorú si zamestnanec uplatňuje výnimku z dôchodkového poistenia označte toto políčko. V prípade, že pri zadávaní pracovného pomeru je potrebné určiť aj typ pracovného úväzku (plný, ¾, ½ atď.) a nevyhovuje vám žiadna z možností ponúkaných v rozbaľovacom zozname, môžete požadovaný údaj vyplniť aj ručne. Po jeho zmene sa automaticky prepočíta aj údaj vo vedľajšom poli, ktorý označuje počet hodín pracovného týždňa. Tento údaj sa určí na základe dĺžky bežného pracovného týždňa, ktorý je zadaný v podnikových údajoch (Organizácia Podnik), a podľa typu pracovného úväzku zamestnanca. Údaj v textovom poli Týždeň môžete samozrejme zmeniť aj zadaním konkrétnej hodnoty. Pri zamestnancoch, ktorí pracujú na zmeny, je do počtu dní potrebné uviesť počet zmien, ktoré vám program vypočítal po generovaní zmien v pracovných kalendároch (kapitola Pracovné kalendáre [str. 95] ). 4 POZOR! Podľa počtu dní pracovného týždňa sa zamestnancovi určuje nárok na dovolenku, preto je dôležité tento údaj zadať správne. TIP: Pri zadávaní dátumu do poľa Na dobu určitú do je možnosť pripomenúť prostredníctvom pripomienkovača ukončenie pracovného pomeru uzatvoreného na dobu určitú. Po uplynutí určitej doby, pripomienkovač ponúkne predĺženie pracovnej zmluvy. Pri zadaní kratšieho pracovného úväzku sa sprístupní voľba Skrátené podľa 49. Túto voľbu je potrebné zapnúť len vtedy, ak bol úväzok skrátený v zmysle 49 Zákonníka práce. Tiež sa tu nachádza voľba Dlhší prac. čas podľa 85a, ktorú zapnete v prípade, že priemerný pracovný čas zamestnanca presiahne 48 hodín týždenne. Záložka Ďalšie náležitosti zmluvy obsahuje ďalšie údaje ako napr. spôsob vyplatenia, rozsah dovolenky, ďalšie ujednania, odpracované roky a pod. Odpracované roky a dni, Roky štúdia použije program do Zápočtového listu pre celkové zohľadnenie odpracovaných rokov a dní. Ďalej je tu možnosť nastavenia ďalšej dovolenky a dodatkovej dovolenky, ktorá sa po zadaní zohľadní v nároku na dovolenku. Pri zadávaní máte možnosť vybrať z rozbaľovacieho zoznamu, či ide o dni alebo o týždne. Dátum ukončenia pracovného pomeru sa zadáva na záložke Ukončenie. V rozbaľovacom zozname Podľa je možné vybrať, v zmysle ktorého paragrafu sa pracovný pomer resp. dohoda ukončuje (t.j. dohodou, výpoveďou, okamžitým skončením,...), na základe čoho program vytlačí správne dokument Ukončenie pracovného pomeru resp. Ukončenie dohody (Dokumenty Personalistika). Po písomnom uzavretí Dohody o hmotnej zodpovednosti podľa 182 Zákonníka práce, kedy zamestnanec preberá na seba hmotnú zodpovednosť za schodok na zverených hodnotách, môžete zadať potrebné údaje v záložke Dohoda o hmotnej zodpovednosti.

108 108 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Pridať nový záznam umožňuje tlačidlo Pridaj. Pomocou tlačidla Oprav môžete údaje zvoleného záznamu zmeniť. Vo formulári sú žltou farbou vyznačené údaje, ktoré je nevyhnutné zadať: Dátum od, Inventarizácia dňa, Prevzaté hodnoty. Hodnoty, resp. pracovné prostriedky, za ktoré zamestnanec bude mať hmotnú zodpovednosť môžete zadať aj cez tlačidlo s lupou. Údaje sú naviazané na zadané pracovné prostriedky, ktoré má zamestnanec pridelené v personalistike. V záložke Plat a zaradenie sa zadávajú údaje o platovom zaradení zamestnancov odmeňovaných podľa Zákona o výkone práce vo verejnom záujme. Z rozbaľovacieho zoznamu Tarifná tabuľka je možné vybrať tarifnú stupnicu, podľa ktorej je zamestnanec odmeňovaný. Zadanie údajov - platová trieda, platový stupeň/pracovná trieda, kariérový stupeň, kariérová pozícia, započítaná prax roky a dni je potrebné pre tlač dokumentu Oznámenie o výške a zložení funkčného platu. Ak chcete zadané údaje v jednotlivých záložkách uložiť, stlačte tlačidlo Ok, v opačnom prípade stlačte tlačidlo Zruš. Pri ukladaní program najskôr skontroluje, či údaje, ktoré ste zadali do evidencie pracovných pomerov, sú prípustné a na prípadné chyby vás upozorní. Pod tabuľkou Evidencia pracovných pomerov sa nachádzajú dve označovacie polia: Výp. pásky om a Súbežný PP. Výpl. pásky om - toto políčko je potrebné označiť v prípade, že sa zamestnancovi zasielajú výplatné pásky om. Pri označení tejto možnosti sa navyše zadáva Heslo, ktoré je potrebné pre otvorenie výplatnej pásky vo formáte pdf, ktorú zamestnanec dostane na svoj . Súbežný PP - zamestnanca, ktorý má viac súbežne prebiehajúcich pracovných pomerov u jedného zamestnávateľa, je potrebné do personalistiky zadávať pre každý pracovný pomer zvlášť pod novým osobným číslom. Takýto postup je potrebný najmä z dôvodu vykazovania tohto zamestnanca do Sociálnej poisťovne, nakoľko Sociálna poisťovňa vyžaduje mať takéhoto zamestnanca uvedeného napr. na mesačnom výkaze poistného zvlášť pre každý pracovný pomer na samostatnom riadku. Pre daňové účely a účely zdravotného poistenia je však potrebné tohto zamestnanca vykazovať len raz a to v úhrne za všetky pracovné pomery. Aby program vedel posúdiť, že sa jedná o súbeh PP, je potrebné u tohto zamestnanca označiť políčko Súbežný PP. Vtedy program eviduje príjmy zo súbežných PP pre zdravotné a daňové účely spoločne. Prostredníctvom tlačidla s lupou, ktoré sa nachádza vedľa políčka Súbežný pracovný pomer s osobným číslom, prepojíte medzi sebou jednotlivé pracovné pomery (resp. osobné čísla), t.j. určíte, s ktorým pracovným pomerom je aktuálny pracovný pomer v súbehu. Po označení poľa Súbežný PP je možné označiť aj ďalšie pole a to Základný pracovný pomer. Týmto označovacím poľom sa určí primárny, resp. nadradený pracovný pomer. Znamená to, že na niektorých dokumentoch a do ročného zúčtovania prenesie program len tie personálne údaje zamestnanca, ktoré sú zadané v základnom pracovnom pomere. Taktiež pri generovaní miezd

109 109 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 109 uplatní program nezdaniteľnú čiastku prednostne pre základný PP a až zvyšok uplatní pre ďalší súbežný PP. POZNÁMKA: Zamestnanca, ktorý má súbeh, uvedie program v evidencii Zúčtovanie preddavkov (kapitola 4.6 Zúčtovanie preddavkov [str. 156]) len raz a to s personálnymi údajmi zadanými v základnom PP. POZOR! Mzdy pre zamestnanca, ktorý má súbežné PP, sú prepojené, a preto akákoľvek zmena v jednej mzde môže spôsobiť automatickú zmenu aj v tej druhej. RODINNÉ ÚDAJE Táto karta obsahuje údaje o manželke (manželovi) a deťoch. Niektoré údaje z tohto formulára program využíva aj pri výpočte mzdy. Jedná sa hlavne o uplatnenie daňového bonusu. Pridávať, opravovať a vymazávať údaje detí je možné pomocou tlačidiel Pridaj, Oprav a Vymaž. 4 Po stlačení tlačidla Pridaj alebo Oprav sa zobrazí formulár umožňujúci zadávať alebo opravovať údaje o dieťati. Povinne sa zadávajú údaje, ktorých textové polia sú zvýraznené žltou farbou. Po zadaní prípustného rodného čísla program automaticky vyplní aj dátum narodenia. Pri zadávaní mesta, ak stlačíte tlačidlo s lupou, možno použiť číselník miest (kapitola 9.1 Mestá [str. 231]). Pomocou rozbaľovacieho zoznamu Daňový bonus určíte, či sa má na dieťa daňový bonus uplatňovať a v dátumových poliach od - do zadáte mesiace, v ktorých sa má daňový bonus na príslušné dieťa uplatniť. Uvedené nastavenia program automaticky používa pri výpočte mzdy.

110 110 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Stlačením tlačidla Ok údaje potvrdíte, po stlačení tlačidla Zruš k žiadnej zmene v údajoch nedôjde. KVALIFIKÁCIA Karta umožňuje evidovať údaje o dosiahnutom vzdelaní, o absolvovaných školeniach, o dokladoch z nich získaných a o jazykových znalostiach. Tieto údaje sa evidujú v záložkach: Dosiahnuté vzdelanie, Školenia, Doklady, Jazyky. V záložke Dosiahnuté vzdelanie sa zadávajú údaje o dosiahnutom vzdelaní zamestnanca, škole, roku ukončenia vzdelania, odbore, súčasnom štúdiu a o kóde odboru vzdelania. Kód odboru vzdelania, sa vyplňuje pre potreby štatistického zisťovania o cene práce Trexima len pre zamestnancov, ktorí ukončili štúdium v roku 1991 a neskôr. Kliknutím na tlačidlo Vytvor kód sa zobrazí formulár, po jeho vyplnení sa automaticky vygeneruje kód odboru vzdelania. Stlačením tlačidla Prenos program automaticky vyplní dátové pole. Formulár Školenia poskytuje prehľad o absolvovaných školeniach zamestnanca a z nich získaných preukazoch alebo iných dokladoch..

111 111 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 111 Po stlačení tlačidla Pridaj sa zobrazí formulár na zadávanie nových školení. Údaje do dátového políčka Kategória si vyberáte z rozbaľovacieho zoznamu, kde sú preddefinované 2 typy školení jazykové a povinné. Kliknutím na tlačidlo s lupou sa zobrazí zápisník užívateľských textov, kde si do číselníka môžete doplniť ďalšie kategórie školení. Do políčka Názov zadáte názov školenia. Dobu trvania školenia zadávate do políčok Dátum začiatku, Dátum konca. Potrebné obnovovať označíte v prípade, ak chcete sledovať platnosť školenia alebo preukazu. Kliknutím na ikonku so zvončekom si môžete zadať pripomienku do pripomienkovača, aby vás program upozornil na koniec platnosti (kapitola 3.7. Pripomienkovač [str. 86]). Ak označíte políčko Získa preukaz/certifikát, zaktívni sa dátové pole vpravo, kde si môžete z rozbaľovacieho zoznamu vybrať údaj, ktorý je preddefinovaný v číselníku, alebo stlačením tlačidla s lupou môžete do zápisníka užívateľských textov pridať nové údaje. 4 Na formulári Doklady je možné zamestnancovi zadať tie doklady alebo preukazy, ktoré zamestnanec vlastní. Stlačením tlačidla Pridaj a Oprav sa zobrazí formulár pre vybratie typu dokladu. Tento je možné vybrať priamo z rozbaľovacieho zoznamu, prípadne iný typ dokladu je možné pridať prostredníctvom tlačidla s lupou do zápisníka užívateľských textov a následne preniesť preukaz zamestnancovi. Na zobrazenom okne môžete vyplniť číslo a platnosť preukazu, prípadne i dátum preškolenia, poznámku. Pomocou ikonky so zvončekom umiestnenej za údajmi Platí do a Preškolenie si môžete automaticky pridať pripomienku daného dátumu do pripomienkovača (kapitola 3.7. Pripomienkovač [str. 86]). POZNÁMKA: Modul Pripomienkovač je prístupný iba v zostave programu OLYMP Profesionál.

112 112 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Na formulári Jazyky je možné zamestnancovi zadať tie cudzie jazyky, ktoré ovláda. Stlačením tlačidla Pridaj a Oprav sa zobrazí formulár pre zadávanie znalosti jazykov. Pomocou tlačidla Vymaž môžete tieto údaje vymazať. PRAC. ÚDAJE A PROSTRIEDKY Karta umožňuje priradiť k zamestnancovi príslušné Stredisko a Výplatný útvar prostredníctvom tlačidla s lupou, ktoré sa nachádzajú za textovými poľami. Po jeho stlačení sa pri zadávaní strediska zobrazí organizačná štruktúra podniku a pri výplatnom útvare zoznam výplatných útvarov. Stlačením tlačidla Prenos priradíte zvolený útvar zamestnancovi. Na formulári sa nachádzajú ešte 3 záložky: Prac. prostriedky, Údaje pre ISCP (Trexima), Ostatné prac. údaje. Na záložke Prac. prostriedky je možné zamestnancom priraďovať jednotlivé pracovné prostriedky z evidencie pracovných prostriedkov alebo priamo už samotné profily pracovných prostriedkov z evidencie profilov pracovných prostriedkov. Táto evidencia je prístupná len pri licencii Olymp Profesionál. Evidencia je prepojená aj s modulom Pripomienkovač, tzn. dátum vrátenia pracovného prostriedku je možné priamo preniesť aj do Pripomienkovača.

113 113 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 113 Záložka Údaje pre ISCP (Trexima) umožňuje zadávať údaje pre štatistické zisťovanie. Údaje Zamestnanie-KZAM Kód, Zamestnanie SK ISCO-08 Kód a Pracovná pozícia zadávate prostredníctvom tlačidla s lupou do číselníka, kde ich vyplníte a odtiaľ ich sem už len prenesiete. Pri pridávaní nových údajov Zamestnanie-KZAM a Zamestnanie SK ISCO-08 do zápisníka užívateľských textov, kliknutím na tlačidlo vedľa políčka Názov, Vás program automaticky pripojí na internetovú stránku kde si môžete vyhľadať potrebné údaje. Do políčok Pracovné miesto vznik PP, Pracovné miesto zánik PP, Pracovník odmeňovaný podľa vyberiete z rozbaľovacieho zoznamu požadovaný údaj. 4 Na záložke Ostatné prac. údaje možete evidovať nasledujúce údaje: Pôvodné povolanie a Dôvod nástupu. ZDRAVOTNÉ POISTENIE Na karte Zdravotné poistenie sa nachádzajú dve záložky a to: Vznik a zánik ZP a Platiteľ ZP štát. Na karte Vznik a zánik ZP je možné evidovať obdobia, v ktorých bol zamestnanec poistený v jednotlivých zdravotných poisťovniach. Zadaná zdravotná poisťovňa sa automaticky zobrazí na prvej strane Mzdového listu. Pre pridávanie záznamov sa zobrazí formulár, kde v poli Poisťovňa zvolíte zdravotnú poisťovňu. Zadanie vzniku a zániku zdravotného poistenia pre konkrétnu zdravotnú poisťovňu slúži aj pre tlač prihlášok a odhlášok do zdravotných poisťovní pri zmene zdravotnej poisťovne.

114 114 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Pri zadávaní zdravotnej poisťovne pre zamestnanca pracujúceho na dohodu o vykonaní práce alebo dohodu o pracovnej činnosti sa zobrazí nasledovný formulár: Pokiaľ dohodár pracuje nepretržite 5 dní za sebou, nie je potrebné ho odhlasovať zo zdravotnej poisťovne na ďalšie 2 po sebe nasledujúce dni nepretržitého odpočinku. V takomto prípade stačí zadať začiatok a koniec zdravotného poistenia a vytvorí sa prihláška na začiatku a odhláška na konci obdobia dohody. Ak dohodár nepracuje 5 dní po sebe, je potrebné prihlásiť ho na konkrétne dni, kedy pracoval. Pri pridávaní zdravotnej poisťovne pre takéhoto dohodára je potrebné zapnúť voľbu Dohodár nepracuje 5 dní po sebe. Následne sa zobrazí nová časť formulára, kde je potrebné vyklikať reálne odpracované dni. Na základe takto vyklikaných dní sa vytvorí prihláška/odhláška do zdravotnej poisťovne.

115 115 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY Tlačidlo Označ/Odznač pracovné dni slúži na to, že sa automaticky označia/odznačia pracovné dni podľa pracovného kalendára priradeného zvolenému zamestnancovi. Ak je vykliknutý prvý deň aktuálneho mesiaca a zároveň posledný deň predchádzajúceho mesiaca, zobrazí sa zaškrtávacie políčko Vytvor prihlášku na začiatku mesiaca. Ak ho zapnete, program automaticky vytvorí prihlášku k 1. dňu aktuálneho mesiaca aj napriek tomu, že je vykliknutý predchádzajúci deň. Na karte Platiteľ ZP - štát máte možnosť zadávať obdobia, za ktoré je na zdravotné poistenie platiteľom poistného štát. Tieto údaje program použije na tlačivo Oznámenie zamestnávateľa pri zmene platiteľa zdrav. poistenia ale najmä pre účely ročného zúčtovania zdravotného poistenia. Po stlačení tlačidla Pridaj zadávate dôvod, dátumy začiatku a konca obdobia, za ktoré platí poistenie štát. EVIDENCIA DÔCHODKOV Na karte Evidencia dôchodkov zadávate dátum dosiahnutia dôchodkového veku, dátum žiadosti o dôchodok a dátumy priznania dôchodkov. Prostredníctvom tlačidla Pridaj sa zobrazí formulár, do ktorého zadáte potrebné údaje a to typ dôchodku a dátum jeho priznania. Podľa týchto údajov v prípade priznania starobného dôchodku, predčasného starobného dôchodku, invalidného dôchodku invalidita 40 70% po dovŕšení dôchodkového veku, invalidného dôchodku invalidita nad 70% a výsluhového dôchodku po dovŕšení dôchodkového veku program vypočíta v mesiaci priznania odvody na invalidné poistenie a poistenie v nezamestnanosti z alikvotizovaného vymeriavacieho základu.

116 116 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Je tu tiež možné pridať dátum, kedy zamestnanec žiada o dôchodok (invalidný alebo starobný). K tomuto dátumu program vyplní ELDP. V prípade, že je za žiadosťou o invalidný dôchodok zadaný už aj priznaný invalidný dôchodok, program rozdeľuje následne ELDP už len k dátumu priznania invalidného dôchodku (nie k dátumu žiadosti o invalidný dôchodok). V prípade, že je za žiadosťou o starobný dôchodok zadaný už aj priznaný starobný dôchodok, program rozdeľuje ELDP k dátumu žiadosti o starobný dôchodok (nie k dátumu priznania starobného dôchodku). V prípade predčasného starobného dôchodku je možné zadať aj dátum zániku nároku na výplatu dôchodku, t.j. posledný výplatný termín predčasného starobného dôchodku v marci K tomuto dátumu sa následne rozdelí ELDP. ÚDAJE Z INÉHO SOFTVÉRU Na karte je možné zadávať údaje v prípade, ak ste v predchádzajúcich obdobiach neevidovali mzdy v programe OLYMP. Formulár obsahuje nasledovné záložky: Priemer na dovolenku, Priemer na nemoc, Údaje ELDP. Na záložke Priemer na dovolenku zadávate priemer na dovolenku a údaje potrebné pre jeho výpočet. V políčku Mzdy v programe sa začnú počítať od je uvedený dátum odkedy prvýkrát začnete evidovať mzdy v programe Olymp. Tento dátum tu program prenesie pomocou voľby Firma Nastavenia. V prípade, že vám údaj nevyhovuje, môžete ho práve v tejto časti zmeniť. Ak začnete v programe Olymp pracovať na začiatku štvrťroka priemer, ktorý program použije pre výpočet náhrady v aktuálnom štvrťroku, zadáte do políčka Priemer na dovolenku za x štvrťrok 20xx. Číslo štvrťroka a roka program automaticky doplní.

117 117 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 117 Ak začnete v programe pracovať v priebehu štvrťroka, je potrebné zadať do časti Údaje za x štvrťrok 20xx, údaje z tých mesiacoch štvrťroka, kde už mzdy boli spracované v inom programe. Tieto údaje program použije pre výpočet priemeru pre náhradu na nasledujúci štvrťrok. Ak mal zamestnanec v predchádzajúcich mesiacoch kalendárneho roka vyplatené zložky mzdy, ktoré sa majú započítať do priemeru aj v niekoľkých ďalších štvrťrokoch (napríklad: polročné, ročné odmeny), tieto údaje zadáte do časti Vyplatené odmeny z predchádzajúcich období. Záložka Priemer na nemoc slúži na zadávanie údajov potrebných pre výpočet priemeru pre náhradu príjmu v prípade práceneschopnosti. Po zadaní údajov do dátových polí Vymeriavací základ v RO a Počet dní RO program automaticky doplní údaj Priemer na nemoc. 4 Na záložke Údaje ELDP môžete zadať údaje potrebné pre vyplnenie Evidenčného listu dôchodkového poistenia (ELDP). Túto kartu využijete v prípade, ak ste v programe OLYMP začali pracovať neskôr a chcete vytlačiť ELDP za predchádzajúce obdobia, kedy ste ešte neevidovali výplaty v programe OLYMP. POZOR! Údaje za obdobia, kedy už mzdy spracovávate v programe OLYMP, na tomto mieste nezadávajte. Tie si program doplní z ostatných evidencií. Záznamy v tejto karte pridáte pomocou tlačidla Pridaj. Zobrazí sa formulár Údaje ELDP, v ktorom je potrebné zadať najmä časové ohraničenie platnosti poistenia (polia Poistenie od a Poistenie do) a Znak poistenia. Ďalej môžete zadať Vymeriavací základ, Vymeriavací základ počas vylúčenia a počet kalendárnych dní vylúčiteľných dôb. Formulár potvrdíte tlačidlo Ok. Tlačidlom Zruš ho zavriete bez zmeny.

118 118 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA PRIPOJENÉ DOKUMENTY Na kartu je možné pripojiť rôzne dokumenty alebo obrázky, ktoré potrebujete evidovať k personálno-mzdovej agende. Stlačením tlačidiel Pridaj vložíte požadovaný dokument do evidencie, Ukáž umožňuje zobraziť vybraný dokument, Ulož ako uloží dokument do vybraného adresára, Odošli om slúži na zasielanie dokumentu om, Vymaž odstráni dokument z evidencie. POZNÁMKA: Karta Pripojené dokumenty je prístupná iba v zostave programu OLYMP Profesionál. MZDOVÉ ÚDAJE Na tejto karte sa nachádzajú údaje, ktoré sú dôležité pri výpočte mzdy. V hornej časti formulára sú zobrazené mesiace, v ktorých už mal zamestnanec mzdu vypočítanú, ako aj neuzavretý mesiac, pre ktorý sa mzda ešte len počítať bude. Údaje v ďalších častiach zobrazujú nastavenie parametrov v zvolenom mesiaci. Ich zmena je možná len vtedy, ak mesiac nie je uzavretý. Pracovno právne údaje V poli Pracovný pomer sa vypíše pracovný pomer zamestnanca platný v zvolenom mesiaci. V programe Olymp je totiž potrebné každý pracovný pomer evidovať zvlášť. Ak sa pracovník v danom mesiaci zároveň nachádza aj v stave vyňatia, tak je tento uvedený v zátvorke. Informácie o pracovnom pomere, úväzku a prípadne o rozsahu práce (pri Dohode o vykonaní práce) sa zadávajú v evidencii pracovn.ch pomerov.

119 119 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY Každý zamestnanec musí byť priradený k nejakému pracovnému kalendáru (kapitola Pracovné kalendáre [str. 95]). Pracovný kalendár zadáte v rovnomennom poli pomocou tlačidla s lupou. Po jeho stlačení sa zobrazí formulár Pracovné kalendáre, v ktorom z rozbaľovacieho menu Názov vyberiete kalendár a tlačidlom Prenos ho priradíte danému zamestnancovi. Tento výber je veľmi dôležitý, pretože podľa neho sa zamestnancovi vo voľbe Mzdy Výpočet miezd počíta mzda. TIP: Použitie pracovných kalendárov je podrobne popísané v časti 10.5 Použitie pracovných kalendárov [str. 250]. Na základe stupňa zdravotného obmedzenia (%-ný pokles schopnosti vykonávať zárobkovú činnosť voči zdravej fyzickej osobe), ktoré vyberiete z rozbaľovacieho zoznamu, program správne určí sadzbu odvodov. V prípade, že zadáte na karte Evidencia dôchodkov invalidný dôchodok od % alebo nad 70 %, program automaticky nastaví príslušný stupeň zdravotného obmedzenia na karte Mzdové údaje. V poli Stupeň náročnosti zadávate stupeň náročnosti pracovného miesta v zmysle Zákonníka práce, čo spôsobí, že program pri tvorbe výplaty sleduje minimálne mzdové nároky pre zadaný stupeň náročnosti. Prostredníctvom políčka Sviatok platiť určíte, akým spôsobom má program postupovať pri výpočte náhrady mzdy za sviatok. Pokiaľ vyberiete voľbu nie, tak program pri výpočte mzdy nevypočíta náhradu za sviatok. Údaje Stupeň náročnosti a Sviatok platiť sa nezadávajú pre zamestnancov odmeňovaných podľa zákona o výkone práce vo verejnom záujme. Označovacie políčko Odpočet nezd. časti na zamestnanca určuje, či si zamestnanec uplatňuje mesačne nezdaniteľnú čiastku na daňovníka. V prípade, že si túto nezdaniteľnú čiastku mesačne uplatňuje, je potrebné označiť aj políčko Prehlásenie o dani. Označenie tohto políčka znamená, že zamestnanec podpísal vyhlásenie k dani, na základe ktorého si chce u zamestnávateľa uplatňovať nezdaniteľnú čiastku na daňovníka a prípadne i daňový bonus na dieťa. Pri zadávaní súbežného pracovného pomeru alebo pri vytváraní kópie zamestnanca súbežný PP program automaticky označí tieto políčka u všetkých zamestnancov v súbehu rovnako.

120 120 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Typ pracovníka Políčko Dôchodca sa označí automaticky, ak zadáte na kartu Evidencia dôchodkov dovŕšenie dôchodkového veku, poberá starobný dôchodok alebo poberá predčasný starobný dôchodok. Políčko Študent program automaticky označí v prípade dohody o brigádnickej práci študentov. Označenie voľby Výnimka z dôch. poist. v príslušných mesiacoch bude mať vplyv na výpočet odvodov na dôchodkové poistenie. Políčka Spoločník a Štatutár už slúžia len pre účely rozúčtovania. Spoločníka alebo štatutára je potrebné zadávať príslušným pracovným pomerom. Účasť zamestnanca v 2. pilieri SDS zaevidujete v programe označením políčka Pracovník zúčastnený v 2. pilieri SDS. Políčko nemá vplyv na samotný výpočet výplat, po jeho označení program na výplatnej páske (zostava Výplatná páska - výpis zložiek a tajný formát) rozčlení sadzbu starobného poistenia na starobné poistenie a starobné dôchodkové sporenie. V poli Kat. DDS je štandardne prednastavená prvá kategória. Zadaná kategória nemá vplyv na samotný výpočet výplat. Políčko slúži evidenčne, vyplýva zo Zákona o DDS č. 650/2004 s účinnosťou od (pôvodne Zákon o DDP č.123/ odst.2). Zamestnanec, ktorý vykonáva práce zaradené na základe rozhodnutia orgánu na ochranu zdravia do kategórie 3 alebo 4 je povinný uzatvoriť účastnícku zmluvu a zamestnávateľ je povinný uzatvoriť zamestnávateľskú zmluvu ( 5). Zákon č. 126/2006 Z.z. o verejnom zdravotníctve, ktorým sa zrušil Zákon č.272/1994 Z.Z. o ochrane zdravia ľudí definuje štyri kategórie, ktoré sú určené podľa miery výskytu faktorov ovplyvňujúcich zdravie zamestnancov. Odvody v zahraničí Označením dátových polí Odvody na ZP v zahraničí a Odvody na SP v zahraničí určite, aby program nepočítal slovenské odvody, ale automaticky pridal vo výpočte mzdy zrážky na odvody platené v zahraničí. Dni dovolenky V pravej časti formulára sa nachádza informácia o dovolenke. Z rozbaľovacieho zoznamu môžete vybrať: Ročný súhrn - program zobrazí celkový nárok na dovolenku a tiež prípadne pripočíta dodatkovú dovolenku. V roku, v ktorom zamestnanec dovŕši 33 rokov veku, uvedie program nárok na 5 týždňov dovolenky. Nárok na dovolenku je teda zadaný programom, nie je možné ho ručne meniť. Ročný súhrn uvádza počet dní ročného nároku dovolenky zamestnanca. Podľa začiatku pracovného pomeru program uvádza za každých 21 odpracovaných dní nárok 1/12 celkového ročného nároku, plný ročný nárok uvedie až po odpracovaní 60 dní. Tento postup sa uplatní v prípade, že zamestnanec nastúpil v aktuálnom roku a neodpracoval 60 dní od začiatku pracovného pomeru alebo ak v aktuálnom roku bude pracovný pomer ukončovať. Ak nebude spĺňať tieto podmienky, tak sa predpokladá, že zamestnanec odpracuje celý rok a program mu bude dávať ročný nárok na dovolenku, teda 1/12 za každý celý mesiac. Mesačný stav - program uvádza skutočný nárok v aktuálnom mesiaci, závisí teda od počtu odpracovaných dní a mesiacov od začiatku roka, resp. od začiatku pracovného pomeru. Ručne zadaný nárok - umožňuje ručné zadávanie nároku na dovolenku. Údaje sú rozdelené do piatich položiek Nárok, Predošlá, Krátenie, Čerpania a Zvyšok. Predošlú dovolenku je možné meniť ručne, Nárok je možné meniť ručne len v tom prípade, ak je z rozbaľovacieho zoznamu vybraté Ručne zadané. Program automaticky kráti dovolenku na základe niektorých vyňatí (napr. PN po 52. týždni, Rodičovská dovolenka atď.) a zložiek mzdy (napr. N01, N02, N03, A30 a pod.). Počet dní krátenia uvedie do poľa Krátenie.

121 121 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 121 Krátenie dovolenky môžete zadávať, prípadne meniť, aj ručne, v tomto prípade bude tento počet dní zobrazený červenou farbou a nebude sa ďalej automaticky prepočítavať. Čerpanie je zadávané programom podľa skutočne čerpanej dovolenky. V prípade, že pracovník v predošlých mesiacoch roka už nejakú dovolenku čerpal, tento údaj sa zohľadní v políčku Čerpanie automaticky. Taktiež Zvyšok sa automaticky prepočíta. Údaj o zvyšnej dovolenke predstavuje aktuálny stav. Predošlá dovolenka - program uvedie nevyčerpanú dovolenku z predchádzajúceho roka. Nevyčerpaná dovolenka staršia ako dva roky sa do ďalšieho roka prenáša len zamestnancom, ktorí čerpali materskú alebo rodičovskú dovolenku, boli dočasne práceneschopní pre chorobu alebo úraz, boli dlhodobo uvoľnení na výkon verejnej funkcie alebo odbornej funkcie. V inom prípade takáto nevyčerpaná dovolenka "prepadá" a program ju automaticky vynuluje, resp. odpočíta. V prípade, že budete chcieť tlačiť nejaké dokumenty z predošlých období, a tieto dokumenty obsahujú informáciu o dovolenke, dni vyčerpanej a zvyšnej dovolenky sa automaticky upravia podľa zvoleného mesiaca. Pri prechode z jedného roku do druhého program prvýkrát položí otázku, či sa majú preniesť zostatky dovolenky z minulého roku. Po potvrdení sa zostatky prenesú. Úplne automaticky sa dni dovolenky prepočítajú pri opravách mzdy vo voľbe Mzdy Výpočet miezd. Počet vyživ. osôb Údaje zadané políčkach pre výživné, pre iné zrážky program použije len pri výpočte výslednej čiastky v zrážkach Výživné a Zrážka nariadená súdom v prípade, že je vybratý spôsob výpočtu "po životné minimum". 4 ZLOŽKY MZDY Táto karta umožňuje zadať tie zložky mzdy zamestnanca, ktoré tvoria súčasť jeho pravidelného príjmu a menia sa iba zriedkavo. Údaje z nich program použije ako predlohu pri tvorbe výplaty. Zadávanie zložiek mzdy v Personalistike je preto úplne nezáväzné a v programe slúži iba na zrýchlenie a uľahčenie práce užívateľa pri výpočte samotnej mzdy. Mimoriadne príjmy zamestnanca nie je potrebné na tejto karte zadávať. Takéto príjmy je vhodnejšie zamestnancovi zadať až priamo pri výpočte výplaty v tom mesiaci, v ktorom ich získal (pozri kapitolu Doplnenie údajov do vypočítanej mzdy [str. 134]). Pri pridávaní zložky mzdy môžete zadať obdobie, v ktorom má byť daná zložka mzdy použitá pri generovaní výplaty zamestnanca. Platnosť jednotlivých zložiek mzdy sa zobrazuje v stĺpcoch Použiť od a Použiť do. Ak chcete zobraziť iba zložky mzdy, ktoré sú aktuálne pre práve zvolený mesiac, zapnite voľbu Len spracovávaný mesiac, ktorá je umiestnená nad tabuľkou. Na karte sú zložky mzdy zobrazené v tvare tabuľky. Na dopĺňanie, zmenu a rušenie údajov v nej slúžia tlačidlá Pridaj, Oprav a Vymaž.

122 122 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Po stlačení prvého z nich sa zobrazí formulár Pridávanie zložky mzdy. Tento formulár je podrobne popísaný v kapitole 4.3 Výpočet miezd [str. 129]. Teraz spomenieme len niektoré rozdiely, s ktorými sa stretnete v Personalistike. Pridávanie zložky mzdy je rozčlenené na dve časti. Sú to záložky na ľavej strane formulára - Výpočet čiastky a Rozúčtovanie. Výberom záložky Výpočet čiastky zobrazíte kartu, na ktorej povinne zadávate iba zložku mzdy a tarifu. V Personalistike zložky mzdy nie sú viazané na konkrétne obdobie, takže všetky dni v časti Kalendár sú zobrazené ako pracovné a je dôležité ich neoznačovať. Program pri výpočte mzdy automaticky podľa konkrétneho mesiaca priradí k jednotlivým dňom, či ide o pracovné dni, sviatky alebo o soboty a nedele a vypočíta Čiastku. Z rovnakého dôvodu nie je potrebné ani vypĺňať textové polia Počet dní a Počet hodín. Obdobie použitia zložky mzdy pri generovaní výplaty môžete zadať v mesiacoch. Slúžia na to políčka Použiť od a Použiť do. Doplňujúcim nastavením je Periodicita. V tomto riadku si zapnite iba tie mesiace, v ktorých chcete zložku mzdy pridať do výplaty (využijete napríklad pri štvrťročných odmenách a pod.). Podľa týchto dvoch nastavení sa potom daná zložka mzdy pridá do výplaty iba v období platnosti a v tých mesiacoch, ktoré sú zapnuté. Záložku Rozúčtovanie nie je nutné používať. Slúži len pre prípad, keď chcete rozúčtovať zložky mzdy na konkrétne strediská, zákazky, prípadne na predkontácie do podvojného účtovníctva.

123 123 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY V prípade, že toto rozúčtovanie používate a zložka mzdy má byť priradená pravidelne každý mesiac na to isté stredisko, zákazku, prípadne účty, môžete si rozúčtovanie nastaviť priamo v Personalistike. Pokiaľ sa rozúčtovanie zložiek mzdy v jednotlivých mesiacoch mení, rozúčtovanie nastavte vo výpočte mzdy (popis rozúčtovania je uvedený v kapitole Doplnenie údajov do vypočítanej mzdy[str. 134]). Cez voľbu Dokumenty Rekapitulácia zložiek mzdy si vo zvolenej tlačovej zostave vyberiete mzdovú zložku prostredníctvom tlačidla s lupou. Môžete si zvoliť a vytlačiť jednu zložku mzdy, alebo celé skupiny zložiek. Takto si budete môcť skontrolovať zadanie mzdových zložiek vo výplatách a v Personalistike. ZRÁŽKY Ako zrážky sú v programe definované zrážky stanovené zákonom, medzi ktoré patria odvody poistného a odvod dane. Tieto sa v Personalistike na karte Zrážky nezadávajú, ale sú automaticky pridané k zrážkam pri generovaní mzdy (kapitola Generovanie mzdy [str. 131]) a môžete ich vidieť vo formulári Tvorba výplaty. TIP: V prípade, že zamestnávate zamestnanca, ktorému sa odvody na zdravotné poistenie alebo aj na sociálne poistenie platia do zahraničia, tieto je možné zadať ako odvody na ZP v zahr. a odvody na SP v zahr., ktoré sa nachádzajú pod prepínačom poistné. Ak na karte Mzdové údaje v časti Odvody v zahraničí označíte odvody, ktoré má program vypočítať, potom program už nevypočíta slovenské odvody, ale automaticky pridá zrážky len na odvody platené v zahraničí. Na tejto karte môžete pridať pravidelné zrážky zo mzdy zamestnanca, ktoré nie sú stanovené zákonom (osobný účet, výživné, stravné, poistky, sporenie a pod.). Ak chcete zobraziť iba zrážky, ktoré sú aktuálne pre práve zvolený mesiac, zapnite voľbu Len spracovávaný mesiac, ktorá je umiestnená nad tabuľkou.

124 124 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Do tabuľky zrážok, ktorá je na tejto karte zobrazená, možno pridávať nové položky stlačením tlačidla Pridaj. Pomocou tlačidla Oprav ich možno opraviť a tlačidlom Vymaž zrušiť. Po stlačení tlačidla Pridaj sa zobrazí nasledujúci formulár: Vo formulári sa v hornej časti nachádzajú prepínače na výber typu zrážky. Zrážky sú v programe rozdelené na tzv. legislatívne, ide o prepínače označené ako poistné a daň, a ďalej na zrážky tzv. zamestnanecké, kedy ide o prepínač ostatné. Pridávaním zrážky sa automaticky priradí Poradové číslo. Program automaticky ponúka pridávanie zamestnaneckých zrážok pomocou prepínača ostatné. Je to z toho dôvodu, že legislatívne zrážky sú v programe dané automaticky a ako užívateľ dopĺňate do programu predovšetkým zrážky zamestnanecké.

125 125 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 125 Formulár je jednotný pre pridávanie legislatívnych aj zamestnaneckých zrážok, čo znamená, že nie vždy musia byť všetky políčka vo formulári dostupné. Dostupné sú len tie, ktoré majú pre konkrétnu zrážku nejaký význam. Názov zrážky slúži na jej označenie, no rovnako určuje i to, v akom poradí sa budú príslušné zrážky uplatňovať. V rozbaľovacom zozname sú všetky uvedené v poradí, ktoré určuje ich prioritu. Políčko je povolené pre pridávanie zrážok legislatívnych aj zamestnaneckých. Uplatňovanie poradia sa však týka len pridávania zrážok zamestnaneckých, čo znamená pri zapnutí prepínača ostatné. 4 Pole Poisťovňa je dostupné len pri zrážkach niektorých typov poistného (DDS). Údaje do políčka prenesiete v prípade potreby pomocou tlačidla s lupou. Do poľa Za obdobie môžete pridať mesiac a rok, za ktorý sa čiastka zráža, tento údaj sa prenesie po vygenerovaní mzdy do políčka k názvu zrážky. Zadaním údajov do políčok Použiť od a Použiť do zabezpečíte, aby bola konkrétna zrážka realizovaná len pre konkrétne, vami zadané obdobie. Rovnako ako názov zrážky, výberom z rozbaľovacieho zoznamu vyplníte aj pole Výpočet. Toto pole určuje, akým spôsobom sa má vypočítať výška zrážanej čiastky, pričom dáva na výber jednu zo siedmich ponúkaných možností: čiastka, čiastka na deň, percento, doplnok ku čiastke, zostatok, mesačný priemer a po životné minimum. Ak je zrážaná čiastka, musí byť povinne vyplnené aj pole obsahujúce jej výšku. Pri zvolení čiastky sa zrážka uskutoční len do výšky príjmu zamestnanca. Položku čiastka na deň použijete v prípade, že ste nadefinovali užívateľskú zrážku náhrada za stravu. Ak v políčku Výpočet zvolíte položku čiastka na deň, vpravo od políčka máte možnosť zadať hodnotu stravného na deň, čo program použije pri vygenerovaní výplaty tak, že prepočíta túto hodnotu počtom odpracovaných dní v danom mesiaci. Navyše program sleduje počet odpracovaných hodín v konkrétnom dni. To znamená, že táto zrážka bude v mzde zamestnanca uplatnená len vtedy, ak má v danom dni pracovník odpracovaný minimálne taký počet hodín, aký uvediete do ďalšieho políčka min x hod (podľa zákona č.311/2001 Zákonník práce 152 ods. 2 je minimálna hranica 4 hod, táto je v programe prednastavená automaticky, pričom uvedené prednastavenie môžete podľa potreby meniť ručne). V políčku Počet dní program pri spracovaní výplaty zobrazí počet odpracovaných dní vrátane dní práce nadčas. V prípade potreby môžete tento údaj zmeniť.

126 126 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA TIP: V prípade, že zadávate zrážku "stravné", je pre tento spôsob výpočtu zobrazené políčko aj za sviatky. Ak je toto políčko označené, tak sa zrážka za stravu započíta aj za sviatok. Voľba nie je prístupná pre pracovníkov, ktorí majú zmenový kalendár. Takýmto pracovníkom sa zrážka za stravné na deň sviatku vypočítava automaticky. Pri použití percentuálnej zrážky sa v tomto poli určuje výška zrážaného percenta z hrubej mzdy. Zároveň tu môžete stanoviť hranicu v políčkach minimum a maximum, do akej výšky bude uvedená zrážka stiahnutá. Ak je zrážaný doplnok ku čiastke, tak zadané číslo určuje, koľko z výplaty má ostať pre ďalšie zrážky alebo peňažné vyplatenie zamestnanca. V tomto prípade bude zrazený celý príjem prevyšujúci zvolenú čiastku. V prípade zadania zostatok pôjde o zostatok mzdy po odpočítaní ostatných prípadných zrážok. Pokiaľ existuje zrážka typu zostatok, program ju automaticky považuje za poslednú zrážku a zaradí ju v poradí na koniec zrážok. Pri voľbe mesačný priemer uvedie program automaticky do výslednej čiastky mesačný priemerný zárobok zamestnanca. Voľba po životné minimum sa používa len pri zrážkach Výživné a Zrážka nariadená súdom, kedy program vypočíta maximálnu možnú sumu na zrazenie (t.j. použije tretinový systém výpočtu výslednej čiastky zo zvyšku čistej mzdy). Ďalšie možné nastavenia sú pri niektorých zrážkach umožnené v políčkach Základ (suma, z ktorej sa má zrážka realizovať), Percento (v akej percentuálnej výške sa má zrážka realizovať zo základu, pokiaľ sa jedná o zrážku legislatívnu, tieto sú dané automaticky, v prípade potreby však aj tieto možno meniť), Zaokrúhliť (z rozbaľovacieho zoznamu máte možnosť vybrať spôsob zaokrúhľovania jednotlivých zrážok na prirodzene, nahor alebo nadol), Presnosť (ovplyvňuje počet desatinných miest) a Čiastka (čiastka, ktorá sa buď prenesie automaticky alebo ju môžete ručne meniť), a to za Organizáciu aj za Pracovníka. Do poľa Popis je možné zadať text priamo, alebo prostredníctvom tlačidla s lupou, ktoré pre jeho výber poskytne zápisník užívateľských textov. Pomocou prepínačov Vyplatiť na účet, šekom, v hotovosti určíte, ako bude zrážka realizovaná. Ak je poukazovaná na účet, je možný jeho výber z číselníka bankových účtov, ktorý sa zobrazí po stlačení tlačidla Výber účtu. V tomto prípade môžete zadať aj názov účtu, ktorý sa použije v prevodnom príkaze. Ak názov nezadáte, prenesie sa ako názov meno a priezvisko zamestnanca. Ak sa zrážka posiela šekom, povinne treba zadať aj jej adresáta. Stlačením klávesu F9, alebo kliknutím na tlačidlo s týmto popisom, sa údaje o adresátovi automaticky vyplnia adresou pracovníka, ktorému zrážku zadávate. Pri zadávaní mesta možno použiť aj číselník miest. Pokiaľ je zamestnanec prihlásený na doplnkové dôchodkové sporenie, alebo zamestnávateľ zráža zamestnancovi príspevok na dobrovoľné starobné dôchodkové sporenie je potrebné, aby ste zrážku pridali rovnakým spôsobom ako je popísané vyššie. Aj napriek tomu, že ide o tzv. zamestnaneckú zrážku, táto sa, vzhľadom k tomu, že ide o odvod poistného, nachádza pod prepínačom Poistné. Ďalej už postupujete ako je vyššie popísané - určíte názov dôchodkovej

127 127 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 127 poisťovne, doplníte výšku poistného za zamestnanca, ak na DDS prispieva aj zamestnávateľ, tak aj za organizáciu, a to konkrétnou pevnou čiastkou alebo percentom, pričom oba tieto údaje sú na sebe nezávislé. Do tabuľky zrážku pridáte stlačením tlačidla Ok. Po stlačení tlačidla Zruš sa údaje o zrážke neuložia. V hlavnom menu Dokumenty Rekapitulácia výplat si môžete vybrať tlačovú zostavu Po pracovníkoch alebo Podľa typu. Zobrazí sa vám nasledujúce okno. Najprv musíte vybrať z rozbaľovacieho zoznamu položku a až potom môžete zadať názov zrážky. Výber potvrdíte stlačením tlačidla Ok. 4 MZDOVÉ NASTAVENIA Na karte Mzdové nastavenia v časti Sledovanie nadčasov je možné nastaviť individuálne sledovanie maximálnych nadčasov pre daného zamestnanca a to v inej výške, ako máte nastavené pre celú firmu v menu Firma - Nastavenia na karte Upozornenia. Označením voľby vlastné nastavenie môžete z rozbaľovacieho zoznamu vybrať počet hodín nadčasov, ktoré stanovuje Zákonník práce (150, 250 alebo 400 ) alebo si zvoliť iný počet hodín (po dohode so zamestnancom), pričom vyberiete možnosť ručné zadanie. V časti Sledovanie ošetrenia a sprievodu je možné stanoviť, aký počet dní pracovného voľna na vyšetrenie alebo ošetrenie zamestnanca, sprevádzanie rodinného príslušníka do zdravotníckeho zariadenia poskytnete v prípade, že zamestnanec nastúpi do pracovného pomeru v priebehu kalendárneho roka. Označením voľby Nárok na vyšetrenie u lekára a sprevádzanie rodinného príslušníka do zdrav. zariadenia napočítať postupne podľa začatých tretín roka určite, že za každú začatú tretinu roka má zamestnanec nárok na tretinu voľna z ročného nároku. V ďalšej časti môžete zadať údaje potrebné pri používaní konta pracovného času. V prípade, že má zamestnanec iné vyrovnávacie obdobie ako je zadané cez Firma nastavenia alebo pri prechode z iného softvéru na program Olymp má zamestnanec už z minulosti nenulový stav na konte pracovného času, tieto údaje je možné evidovať po označení voľby vlastného nastavenia. Zamestnanec si môže overiť stav svojho konta pracovného času na výplatnej páske. Zamestnávateľovi na to slúži dokument Konto pracovného času v menu Dokumenty Evidencia pracovnej doby Konto pracovného času.

128 128 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA ZADANIE PN A OČR Na karte Zadanie PN a OČR môžete zaevidovať celé trvanie nemoci alebo OČR ešte pred vygenerovaním výplaty. Pri generovaní miezd sa potom údaje z tejto karty automaticky zohľadnia a k ostatným zložkám mzdy sa pridajú aj zložky N01, N02, N03, príp. N23 pre nemoc a N04, príp. N22 pre OČR. Pri pridávaní nového záznamu v tejto evidencii zadajte dátum odkedy a dokedy trvá neprítomnosť a vyberte dôvod neprítomnosti z rozbaľovacieho zoznamu. Pri výbere nemoci je prístupná aj voľba PN podľa 144a ods. 3 písm. a, ktorú je potrebné označiť v prípade, ak ide o práceneschopnosť vzniknutú v dôsledku pracovného úrazu alebo choroby z povolania, za ktoré zamestnávateľ zodpovedá. Túto práceneschopnosť program nebude zohľadňovať pri krátení nároku na dovolenku. POZOR! V prípade, že je z dochádzkového systému prenášaná nejaká PN alebo OČR, tak sa údaje z evidencie nemocí v Personalistike pri generovaní výplat nezohľadnia.

129 129 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY VÝPOČET MIEZD Evidencia Výpočet miezd slúži na výpočet mzdy zamestnancov v aktuálnom (neuzavretom) mesiaci. Ide o najdôležitejšiu voľbu, ktorá je vlastne jadrom celého programu OLYMP. Evidenciu otvoríte výberom z menu programu Mzdy Výpočet miezd. TIP: Výpočet miezd otvoríte aj stlačením tlačidla mzdy. na paneli nástrojov Tvorba Po jej výbere sa v hlavnom okne v prípade otvoreného mesiaca zobrazí zoznam všetkých pracovníkov, ktorých údaje boli zadané v Personalistike, v prípade uzatvoreného mesiaca sa zobrazí zoznam pracovníkov, ktorí majú vypočítanú mzdu alebo nastavený zákaz výpočtu pre daný mesiac. Údaje v tabuľke sú teda platné vždy pre mesiac, ktorý je zvolený v kalendári. Mesiac zvolíte na paneli nástrojov Tvorba mzdy (kapitola 2.3 Panely nástrojov [str. 34]) výberom z rozbaľovacieho zoznamu. 4 Vo Výpočte mzdy v otvorenom mesiaci máte možnosť zvoliť na paneli nástrojov Triedenie voľbu aktuálne položky, čím zobrazíte iba zamestnancov, ktorí v uvedenom mesiaci majú uzatvorený pracovný pomer, alebo voľbu všetky položky, čím zobrazíte všetkých zamestnancov. TIP: Ak v tabuľke nemôžete nájsť niektorého z pracovníkov, je to s najväčšou pravdepodobnosťou spôsobené tým, že máte zadanú výberovú podmienku aktuálne položky a daný zamestnanec alebo skupina zamestnancov nie je v období, pre ktoré sú mzdy počítané, v pracovnom pomere. To znamená, že v Personalistike bol nastavený nástup do zamestnania až za obdobím, pre ktoré sa robí výpočet miezd. Obdobný prípad nastane aj vtedy,

130 130 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA ak v Personalistike nastavíte ukončenie pracovného pomeru zamestnanca pred začiatkom spracovávaného obdobia. Uvedený fakt má na druhej strane tú výhodu, že vidíte iba zamestnancov, ktorí sú v danom mesiaci skutočne v pracovnom pomere. Vďaka tomu vám program v každom období umožní rátať mzdy pre taký počet zamestnancov, pre aký máte zakúpené licenčné práva, a to aj v tom prípade, že kolektív pracovníkov vo vašej firme nie je stály. Zobrazovaných pracovníkov môžete vybrať aj pomocou výberových podmienok, ktoré sa zobrazia formou krátkeho popisu nad tabuľkou. Výberové podmienky môžete zadávať pomocou panelov nástrojov Označovanie a Vyhľadávanie, ale aj pomocou informačných kariet Organizačná štruktúra a Výplatné útvary. Podrobný popis použitia výberových podmienok ako aj celkového ovládania tabuľky nájdete v kapitole 2.5 Práca s tabuľkou [str. 43]. V evidencii Výpočet miezd sa v tabuľke nachádza stĺpec Plat, v ktorom je zobrazený farebný štvorček, ktorý pre každého zamestnanca signalizuje stav výpočtu jeho výplaty: - ak je štvorček prázdny, tak mzda zamestnanca ešte nebola generovaná, - ak je preškrtnutý čiernym krížikom, výpočet jeho výplaty bol zakázaný, - ak je štvorček zeleno označený a jeho podklad je sivý, tak mzda zamestnanca už bola vygenerovaná, generovanie prebehlo úspešne a program nenašiel pri výpočte žiadne chyby, - ak je štvorček zeleno označený, ale jeho podklad je červený, tak mzda bola vygenerovaná a prípadne aj opravená, ale stále v nej chýbajú niektoré potrebné údaje (programu sa táto výplata javí ako problematická). Príčiny môžu byť nasledovné: v zložke mzdy je potrebné zadať čiastku, ak táto nie je uvedená, zrážka nemôže byť uspokojená v požadovanej výške, lebo celkový príjem na výplatu pracovníka nie je dostatočne vysoký alebo väčšina prostriedkov bola zrazená zrážkou s vyššou prioritou, v zložke mzdy 30 úkolová mzda výkonnostná nie je zadaný počet dní. Ten sa využíva na určenie počtu odpracovaných hodín, ktoré sa získajú z pracovného úväzku zamestnanca. Ak počet odpracovaných hodín nie je známy, tak program nedokáže spoľahlivo určiť alikvotizáciu vymeriavacích základov do Sociálnej poisťovne. Pre tieto účely do počtu dní postačí zadať nulu, pri zložke mzdy 60 dohoda o vykonaní práce je prekročený rozsah 350 h v kalendárnom roku, pri zložke mzdy 361 vyšetrenie alebo ošetrenie zamestnanca alebo pri zložke mzdy 362 sprevádzanie rodinného príslušníka do zdrav. zariadenia je prekročený 7-dňový ročný nárok, pri akejkoľvek zrážke je zadané zaokrúhľovanie s presnosťou na eurocenty, ale pri zrážke Osobný účet nie je zadané zaokrúhľovanie na eurocenty (rozdielne nastavenie zaokrúhľovania), pri zložke mzdy 310 náhrada mzdy za dovolenku je prečerpaný nárok na dovolenku, pri zložkách mzdy N01 náhrada mzdy počas PN 25% a N02 náhrada mzdy počas PN 55% je vyplnená výsledná čiastka náhrady, ale nie je zadaný priemer na nemoc. Na informatívnej karte Výplata pracovníka sa zobrazujú údaje o vypočítanej mzde vybraného zamestnanca. Čím je výška hlavného okna programu väčšia, tým sú údaje podrobnejšie.

131 131 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 131 Výpočet mzdy sa robí v nasledovných krokoch: Najskôr sa pre vybraného zamestnanca vygeneruje mzda, a to na základe mzdových údajov zadaných v Personalistike (predchádzajúca kapitola) a v pracovnom kalendári (kapitola Pracovné kalendáre [str. 95]). Následne môžete do vygenerovaných výplat naimportovať ďalšie údaje o odmenách alebo niektorých iných zložkách mzdy z externého súboru. Nakoniec pomocou tlačidla Oprav vo formulári Tvorba výplaty doplníte ďalšie údaje o mzde (napríklad dovolenka, nemoc a pod.). Po tomto kroku je výplata zamestnanca hotová GENEROVANIE MZDY 4 Prostredníctvom tlačidla Generuj môžete generovať (vypočítať) mzdu buď jednému zamestnancovi alebo viacerým naraz. Druh hromadného generovania vyberiete zo zoznamu, ktorý sa zobrazí po kliknutí na šípku na tlačidle Generuj: Po výbere jednej z možností sa zobrazí formulár Generovanie miezd pracovníkov, v ktorom určíte, akým spôsobom sa bude mzda vytvárať. Ak vyberiete prepínač stále zložky mzdy a zrážky, výplata zamestnancov sa vygeneruje podľa zložiek mzdy a zrážok, ktoré má každý z nich zadané v Personalistike. Údaje, ktoré neboli v Personalistike zadané (dni a hodiny) sa doplnia z toho pracovného kalendára, ktorý má pracovník pridelený v Personalistike. Ak pracovný kalendár obsahuje zložky mzdy, ktoré nie sú medzi stálymi zložkami zamestnanca, tak sa do jeho výplaty doplnia aj tieto. Pri výbere prepínača pracovný kalendár program prevezme mzdové údaje najskôr z pracovného kalendára zamestnanca, a až následne doplní chýbajúce informácie údajmi

132 132 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA zo stálych zložiek mzdy zadaných v Personalistike. Takisto ďalšie prepínače popisujú spôsob výpočtu mzdy, ktorý sa použije pri ich výbere. Ak v mesiaci, pre ktorý sa počítajú mzdy, sú nejaké platené sviatky, tak v prípade, že sa zamestnancovi prepláca sviatok priemerom, sa doplní automaticky do výplaty aj zložka náhrada mzdy za sviatok. Po označení políčka súbor z dochádzkového systému program naimportuje údaje z dochádzkového systému priamo do mzdy pracovníka (formát importu je podporovaný systémami Kriváň spoločnosti Wega, Anet-Time spoločnosti Anet, Dochádzka spoločnosti RON Software, ako aj ďalšími, ktorých exportný súbor spĺňa požadovaný formát). Mzdu je potrebné následne odkontrolovať, v špecifických prípadoch i upraviť. Pri zapnutej voľbe Pridať schválenú dovolenku z plánu (voľba je prístupná iba v zostave programu OLYMP Profesionál) sa do generovaných výplat prenesie aj naplánovaná dovolenka z evidencie Plán dovoleniek s typom schválená alebo čerpaná. Pre podrobné informácie o tejto evidencii pozrite kapitolu 4.7 Plán dovoleniek [str. 162]. V dolnej časti formulára sa nachádzajú dve voľby, ktoré sa týkajú ročného zúčtovania dane a zdravotného poistenia. Ak je zapnutá voľba pridať zúčtovanie preddavku na daň, zúčtovanie daňového bonusu a zamestnaneckú prémiu (ak existuje), potom počas generovania mzdy program doplní tabuľku zložiek aj o zúčtovanie preddavku na daň, zúčtovanie daňového bonusu a zamestnaneckú prémiu za predchádzajúci rok. Tieto hodnoty prevezme zo zúčtovania preddavkov (kapitola 4.6 Zúčtovanie preddavkov [str. 156]), pričom nedoplatok doplní ako zápornú čiastku. Ak pracovníkovi ešte nebolo zúčtovanie preddavkov za predošlý rok vygenerované, tak táto zložka nebude do jeho výplaty pridaná. Táto voľba sa pri generovaní miezd zapne automaticky, ak ste si v užívateľských nastaveniach v rozbaľovacom zozname Mesiac pre automatické zúčt. preddavku dane (kapitola Užívateľské nastavenia [str. 72]) vybrali niektorý z mesiacov pre automatické zúčtovanie preddavku dane. Ak chcete pridať do mzdy zamestnanca zúčtovanie zdravotného poistenia, zapnite voľbu pridať zúčtovanie zdravot. poistenia (ak existuje). Preplatok za zamestnanca sa zobrazí na záložke Zložky mzdy a preplatok za zamestnávateľa na záložke Zrážky s mínusovou hodnotou. Na záložke Zrážky sa zobrazia nedoplatky aj za zamestnanca aj za zamestnávateľa. Po stlačení tlačidla Ok začne samotné generovanie. Ak už pre niektorého zo zvolených zamestnancov bola v aktuálnom období mzda vygenerovaná, program na to upozorní a žiada potvrdiť jej prepísanie. Ak mu túto operáciu povolíte, tak predtým vygenerovaná, prípadne i vypočítaná výplata, bude nahradená mzdou vygenerovanou nanovo. V prípade, že program nemá dostatok údajov na vygenerovanie mzdy (napr. nevie vypočítať priemer na dovolenku), zobrazí počas generovania formulár Tvorba výplaty, v ktorom môžete chýbajúce údaje doplniť. Po stlačení tlačidla Zruš generovanie miezd neprebehne. Po stlačení tlačidla Vymaž a potvrdení kontrolnej otázky program vymaže mzdu zvoleného zamestnanca alebo skupiny zamestnancov IMPORTY DO VÝPLAT Do výplat, vygenerovaných na základe údajov z Personalistiky, pracovných kalendárov a plánu dovoleniek, je možné ešte naimportovať jednorázové odmeny a ďalšie zložky mzdy, ktoré majú stanovenú pevnú čiastku. Ide najmä o odmeny a iné zložky mzdy, ktoré sa menia každý mesiac. Tak, ako je možné naimportovať do výplaty odmeny, je možné naimportovať aj zrážku stravné. Podklady pre ich výpočet vám zodpovedný pracovník pripraví v špeciálnom súbore, ktorý potom jednoducho naimportujete do už vygenerovaných miezd. Import je možné urobiť zo súboru s príponou.txt, pričom súbor musí obsahovať údaje v správnej štruktúre. Import odmien spustíte z menu programu Mzdy Import jednorázových odmien,

133 133 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 133 import stravného spustíte z menu programu Mzdy Import stravného. Zobrazí sa formulár, v ktorom pomocou tlačidla s lupou zadáte umiestnenie importného súboru: Tlačidlom Ok spustíte samotný import, ktorého priebeh indikuje farebná lišta v dolnej časti obrazovky. Po naimportovaní všetkých údajov sa zobrazí informačné okno s výsledkom importu. Údaje je možné importovať iba do už vygenerovaných výplat aktuálneho mesiaca. Ak by ste teda mali v importnom súbore zadané údaje aj pre zamestnanca, ktorý ešte nemá vygenerovanú mzdu, tieto by sa do programu nepreniesli. Rovnako nie je možné importovať ani zložky mzdy, pri ktorých nie je možné zadať pevnú čiastku s typom tarify "EUR". Štruktúra importného súboru je nasledovná: údaje sú zoradené v stĺpcoch a jednotlivé stĺpce sú oddelené tabulátormi, riadok, ktorý obsahuje označenie stĺpcov, musí mať: v 1. stĺpci znaky "##&", 2. stĺpec označený "OSCISLO", pri importe odmien sú v ostatných stĺpcoch kódy zložiek mzdy, ktoré sa budú importovať, pri importe stravného je v 3. stĺpci "ZR_STRAVNE", riadky s údajmi pre import sú v nasledovnej štruktúre: v 1. stĺpci môže byť akýkoľvek údaj (v našom príklade je to číslo divízie), v 2. stĺpci je osobné číslo zamestnanca, ktoré má pridelené v programe, pri importe odmien je v ostatných stĺpcoch výška sumy prislúchajúca danej zložke mzdy, pri importe stravného je v 3. stĺpci výška sumy prislúchajúca zrážke stravné (pre prehľadnosť je vhodné zadať do prázdnych buniek napríklad znak "x"). 4

134 134 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Pre pohodlnejšiu prácu so zadávaním údajov si môžete podklady pripraviť aj v programe MS Excel. Označenie stĺpcov a rozloženie údajov však musí zodpovedať vyššie uvedenému popisu a formát všetkých buniek musí byť "text". Tento súbor potom uložíte ako typ súboru "text oddelený tabulátormi", čo zabezpečí správnu štruktúru. TIP: V programe MS Excel môžete naraz zadať odmeny resp. stravné aj pre viac mesiacov, každý mesiac však musí byť na novom liste. Pri ukladaní súboru v zadanom formáte sa potom vytvorí z každého listu jeden súbor, ktorý v príslušnom mesiaci naimportujete. TIP: V prípade, že do vygenerovaných výplat importujete touto formou aj zložky mzdy (odmeny) aj zrážku stravné, je možné ich zadať do jedného súboru DOPLNENIE ÚDAJOV DO VYPOČÍTANEJ MZDY Po vygenerovaní mzdy a stlačení tlačidla Oprav môžete doplniť chýbajúce údaje a skontrolovať správnosť vypočítaných položiek. Pre hromadnú opravu výplat viacerých označených pracovníkov stlačte tlačidlo Oprav pravým tlačidlom myši. Po jeho stlačení sa pre aktuálneho zamestnanca alebo označenú skupinu zamestnancov postupne zobrazí formulár Tvorba výplaty. Opravu mzdy vyvoláte aj dvojitým kliknutím na riadok tabuľky s údajmi konkrétneho pracovníka. Ak jeho mzda ešte vygenerovaná nebola, program vám po dvojitom kliknutí najskôr ponúkne formulár Generovanie miezd pracovníkov, ktorý vám jej vytvorenie zabezpečí. V hornej časti formulára Tvorba výplaty sú zobrazené základné personálne údaje zamestnanca ako i podklady pre výpočet jeho platu. Zároveň s nimi je tu zobrazená aj jeho aktuálne vypočítaná mzda. Sumy vypísané červenou farbou predstavujú záporné hodnoty alebo odpočty, ako je tomu napríklad v prípade odvodu poistného alebo zrazenej dane. V spodnej časti formulára je možné vybrať jednu z troch záložiek, na ktorých sa zadávajú údaje pre samotný výpočet mzdy.

135 135 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY V spodnej časti vpravo sa nachádzajú tlačidlá Ok a Zruš. Po stlačení tlačidla Ok sa všetky údaje formulára uložia. Stlačením tlačidla Zruš sa práca ukončí bez akejkoľvek zmeny údajov. Pri hromadnom prezeraní v uzavretom mesiaci sa tlačidlo Ok nezobrazuje. Po stlačení tlačidla Zruš, a potvrdení otázky, či chcete pokračovať, sa ale následne zobrazia mzdové údaje ďalšieho z označených pracovníkov. Ak sa vykonáva hromadná oprava výplat, tak po stlačení tlačidla Zruš sa program opýta, či si prajete v tejto oprave pokračovať. ZÁLOŽKA ZLOŽKY MZDY Záložka Zložky mzdy zobrazí kartu, ktorá obsahuje tabuľku jednotlivých zložiek, ktoré tvoria hrubú mzdu zamestnanca a boli vygenerované na základe údajov v Personalistike, prípadne v pracovnom kalendári. Môžete tu pridávať ďalšie položky, ako napr. dávky nemocenského poistenia a niektoré nezdaniteľné príjmy (cestovné, stravné náhrady). Nové zložky mzdy pridávate pomocou tlačidla Pridaj. Tieto, na rozdiel od zložiek mzdy pridaných v Personalistike, budú aktuálne iba pre spracovávaný mesiac. Zložku zadáte vo formulári Pridávanie zložky mzdy a to vpísaním kódu zložky mzdy do prvého poľa v riadku Mzdová položka alebo vpísaním názvu zložky mzdy do vedľajšieho poľa. Tieto polia sa tiež vyplnia údajmi z číselníka Mzdovej osnovy (kapitola 9.5 Mzdová osnova [str. 234]), ktorý sa zobrazí po stlačení tlačidla s lupou vpravo od príslušných políčok. Pri výbere z číselníka sa údaje do formulára prenesú po stlačení tlačidla Prenos. Po výbere konkrétnej zložky mzdy sa v tomto formulári sprístupnia ostatné polia pre zadanie parametrov zložky. Väčšinu z nich môžete meniť aj vo formulári Tvorba výplaty priamym zápisom požadovanej hodnoty do tabuľky, resp. zadaním obdobia platnosti danej zložky v dolnej časti na lište kalendára, čím výrazne urýchlite proces zadávania nových údajov. Tlačidlom Oprav sa opätovne vrátite do formulára pre zadanie parametrov zložky mzdy a môžete zadané údaje opravovať. Tlačidlom Vymaž zvolenú zložku mzdy z výplaty zamestnanca zrušíte. Stručný popis formulára Pridávanie (Oprava) zložky mzdy nájdete aj v kapitolách 4.1 Práca s kalendárom [str. 93] a 4.2 Personalistika [str. 101].

136 136 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Vo formulári Pridávanie zložky mzdy (príp. Oprava údajov zložky mzdy) sa nachádzajú dve karty so záložkami - Výpočet čiastky a Rozúčtovanie. Na karte Výpočet čiastky zadávate parametre pre výpočet konkrétnej čiastky pripadajúcej na danú zložku mzdy. Pole Poznámka môžete vyplniť priamo alebo výberom z databázy užívateľských textov. Toto pole má význam vypĺňať napríklad pri zadávaní náhrady mzdy počas pracovnej neschopnosti, kde do poznámky môžete dať evidenčné číslo dokladu. Pomocou tlačidiel predstavujúcich Kalendár môžete presne určiť dni, pre ktoré je zložka platná. Pracovné dni sú vyznačené čiernou, dni pracovného pokoja červenou farbou. Kalendár nie je aktívny, ak kód zložky mzdy ešte nie je určený, alebo ak táto zložka nepovoľuje zadávanie počtu dní. Označením jedného dňa v kalendári sa zvýši Počet dní. Ak je deň prvým alebo posledným dňom označeným v mesiaci, tak sa zmenia aj údaje v poli Dátum od či Dátum do. Zároveň sa zvýši Počet hodín, a to vždy podľa počtu hodín bežného pracovného dňa platného pre zvolený pracovný kalendár zamestnanca. Ak chcete pre niektorý deň z kalendára nastaviť iný počet hodín ako je jeho preddefinovaný údaj, tak na tomto dni kliknite pravým tlačidlom myši a do zobrazeného okienka zadajte požadovaný počet hodín. Takýto deň program zvýrazní žltou farbou. Koľko hodín je zadaných v označenom dni, zistíte pomocou okienka, ktoré sa zobrazí hneď ako nastavíte kurzor myši na tlačidlo označeného dňa v kalendári. Kliknutie ľavého tlačidla myši na tlačidle F9, alebo stlačenie tohto klávesu kdekoľvek vo formulári, spôsobí označenie všetkých pracovných dní v mesiaci. V prípade, že je zložka mzdy viazaná na sviatky, neoznačia sa pracovné dni, ale všetky platené sviatky aktuálneho mesiaca. Pri pracovnej neschopnosti sa označia ako pracovné dni, tak aj platené sviatky. Počet hodín v označených dňoch program prevezme z pracovného kalendára. K odznačeniu všetkých označených dní slúži takisto tlačidlo F9, ale je potrebné, aby ste naň klikli pravým tlačidlom myši. Rovnaký efekt dosiahnete súčasným stlačením klávesov SHIFT a F9. V strednej časti sa nachádzajú polia pre výpočet priemeru na nemoc. Tieto polia program napĺňa automaticky podľa predošlých údajov. V určitých prípadoch je však dovolené ich zmeniť. Pre opätovné nastavenie preddefinovaných (programom vypočítaných) hodnôt stlačte tlačidlo # alebo EUR nachádzajúce sa vpravo od konkrétneho poľa.

137 137 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 137 Dolná časť formulára obsahuje polia pre výpočet konkrétnej čiastky za danú mzdovú položku. Pole Čiastka obsahuje výslednú hodnotu. V prípade, že ju program nevypočíta automaticky, je potrebné, aby ste ju zadali ručne. Na to, aby automatický výpočet čiastky mohol prebehnúť, musia byť programu známe údaje, ktoré sú súčasťou jeho výpočtového vzorca. Medzi tieto údaje najčastejšie patrí Tarifa a Počet hodín (presný zoznam parametrov, od ktorých výsledná čiastka závisí, nájdete v popise konkrétnej zložky mzdy; najrýchlejšie sa k nemu dostanete v číselníku Mzdovej osnovy, ak sa nastavíte na požadovanú zložku a stlačíte kláves F1). Pokiaľ program niektorý z údajov neumožňuje zadať, potom je pre zvolenú zložku mzdy spravidla nepodstatný, alebo pre ňu neprichádza do úvahy. Niektoré zložky mzdy nemajú pevne určený typ tarify. Pri ich zadaní sa vedľa políčka Tarifa automaticky zobrazí rozbaľovací zoznam, ktorý obsahuje všetky prípustné voľby. Výsledná čiastka sa potom vypočíta podľa vzorca, ktorý zodpovedá zvolenému typu. Polia Dátum od a Dátum do bližšie určujú obdobie platnosti zložky mzdy pre zamestnanca. Tieto dátumy, ako aj Počet dní a Počet hodín, môžete zadať priamo do príslušných textových polí, alebo pomocou spomenutého kalendára. Vzhľadom k tomu, že náhradu mzdy pri dočasnej pracovnej neschopnosti, resp. nemocenské dávky, sa do programu môžu zadať aj viacerými riadkami, a to nielen v mesiaci vzniku pracovnej neschopnosti, je potrebné pre niektoré výkazy (napr. Mesačný výkaz odvodu poistného na nemocenské poistenie) určiť, že ide o tú istú pracovnú neschopnosť. Na správne určenie jej priebehu slúžia voľby Z min. mesiaca a Neukončené. Voľbu Z min. mesiaca zapnite, ak sa náhrada za pracovnú neschopnosť, resp. dávky nemocenského poistenia, začali vyplácať v predošlom mesiaci. Čiastka sa v tomto prípade prepočíta podľa priemeru na nemoc platného v mesiaci, v ktorom pracovníkovi pracovná neschopnosť vznikla. Výpočet priemeru na nemoc je podrobnejšie popísaný v kapitole 10 Príklady [str. 229]. Ak má nemoc pokračovanie v nasledujúcom mesiaci, alebo bude jej pokračovanie zadané inou zložkou mzdy (napr. ak ide o zložku N01-náhrada príjmu počas PN 25%, ktorú používate pre prvé 3 dni nemoci, ale pracovník bol v mesiaci práceneschopný viac ako 3 dni), tak je pre správne fungovanie programu nevyhnutné zapnúť aj voľbu Neukončené. Označovacie políčko PN podľa 144 ods. 4 sa sprístupní pri zložke mzdy N01, N02, N03 a N23 a pri vyňatí Nemoc po 52. týždni. Je potrebné ho označiť v tom prípade, ak ide o práceneschopnosť vzniknutú v dôsledku pracovného úrazu alebo choroby z povolania, za ktoré zamestnávateľ zodpovedá. Túto práceneschopnosť program nebude zohľadňovať pri krátení nároku na dovolenku. Pri zložke mzdy A30 neospravedlnená absencia sa sprístupní označovacie políčko Krátiť nárok na dovolenku. Za neospravedlnenú absenciu možno krátiť dovolenku o jeden až dva dni (toto si nastavíte v užívateľských nastaveniach, kapitola Užívateľské nastavenia [str. 72]), pričom toto krátenie záleží na rozhodnutí zamestnávateľa. V prípade, že označovacie políčko Krátiť nárok na dovolenku neoznačíte, program nebude za túto neospravedlnenú absenciu dovolenku krátiť. Stlačením tlačidla Ok údaje o zložke mzdy potvrdíte. Ak stlačíte tlačidlo Zruš, údaje nebudú zmenené. 4 TIP: Obdobie platnosti zložky mzdy môžete zadefinovať aj priamo vo formulári Zložky mzdy. Riadok kalendára zobrazený pod tabuľkou predstavuje dni práve spracovávaného mesiaca. Funkcia tlačidiel umiestnených na tomto riadku je rovnaká, ako u tlačidiel v časti Kalendár vo formulári Pridávanie zložky mzdy. Tlačidlá so znakmi < a > nahrádzajú voľby Z min. mesiaca a Neukončené, ktoré sme popísali vyššie.

138 138 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA PRÍKLAD 1: Zamestnanec v zvolenom období odpracoval 4 dni. Následne na to ochorel a zostal práceneschopný 12 dní. Po návrate do zamestnania odpracoval ešte 6 dní a pred koncom mesiaca si zobral 2 dni dovolenky. Uvedený prípad môžete do programu zadať takým spôsobom, ako je to ukázané na obrázku formulára Tvorba výplaty, ktorý sa nachádza vyššie. V prípade, že je zamestnanec platený hodinovou mzdou, do karty zložky mzdy je potrebné pridať nasledujúce položky: 20 - hodinová mzda, náhrada mzdy za dovolenku, N01 náhrada príjmu počas PN 25% - pre nemoc na prvé 3 dni, N02 náhrada príjmu počas PN 55% - pre nemoc od 4. dňa najviac však do 10. dňa, ak choroba pokračuje, je potrebné pridať položku N03 nemoc. dávky - od 11. dňa 55% - zadať až do ukončenia nemoci. Pre každú z nich navyše musíte uviesť aj príslušný počet dní. Keďže sa jedná o jednu nemoc, ale táto musí byť zadaná viacerými položkami, pri zložke N01 aj N02 je potrebné zapnúť aj voľbu Neukončené. Zložku mzdy 20 môžete uviesť dva krát, a to s príslušnými počtami dní 4 a 6, alebo ako jednu položku s počtom dní 10. V oboch prípadoch bude výsledok rovnaký. Počet dní čerpanej dovolenky bude po ukončení výpočtu automaticky prenesený do personálnych údajov zamestnanca. Na karte Rozúčtovanie môžete členiť jednotlivé zložky mzdy na strediská, zákazky a činnosti, ako aj rozúčtovať zložku mzdy na predkontačné účty podvojného účtovníctva. Stredisko zvolené v rozúčtovaní môže byť v zásade aj iné ako to, ku ktorému je zamestnanec v Personalistike priradený. V hornej časti karty sa automaticky zobrazujú údaje o počte odpracovaných dní, počte odpracovaných hodín a čiastke, ktoré vyplývajú zo samotnej výplaty, a sú teda zadané na karte Výpočet čiastok. V prípade, že v užívateľských nastaveniach (Firma Nastavenia) máte zapnutú voľbu Automatické rozúčt. zostatkov, tak sa na tejto karte automaticky zobrazí čiastka konkrétnej mzdovej položky, a to pod poradovým číslom 1. Čiastka bude zobrazená v jednej sume a v rozpise bude uvedená pod názvom zvyšok, ktorý môžeme priradiť ku konkrétnemu stredisku alebo zákazke. V ukážkovom príklade sa jedná o čiastku 500 EUR. Samotný rozpis je možné ďalej uskutočniť podľa ponúknutých volieb z rozbaľovacieho zoznamu (zvyšok, %, dni, hodiny, čiastka). Znamená to, že čiastku 500 EUR uvedenú v príklade môžete ďalej členiť priamo v tabuľke zobrazením rozbaľovacieho zoznamu a zvolením požadovanej voľby. Ku každému členeniu tiež môžete priradiť ľubovoľné strediská a zákazky.

139 139 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 139 Každému ďalšiemu pridávanému členeniu sa v tabuľke priradí nové poradové číslo, ktoré môžete ľubovoľne meniť. Členenie zvyšok musí mať však vždy najvyššie poradové číslo. Údaje na obrázku hovoria o tom, že čiastku (500 EUR), ktorá vyplýva z jednej mzdovej položky, sme rozčlenili na 3 rôzne strediská (P01, P02 a R-1). Ďalej hovoria o tom, že zamestnanec pracoval 3 dní na stredisku P01, 5 dní na stredisku P02 a zvyšok mesiaca odpracoval na stredisku R-1. Program automaticky prepočíta za príslušné členenie alikvotnú čiastku. 4 Podobným spôsobom je možné rozčleniť mzdovú položku aj na zákazky. Údaje v riadku môžete zmeniť teda ručne, ako bolo popísané v predošlom popise, ale aj tým spôsobom, že sa nastavíte na príslušnú položku a stlačíte tlačidlo Oprav. V takom prípade sa zobrazí okno Oprava položky rozpisu rozúčtovania. Ide o rozúčtovanie konkrétnej čiastky, ktorú idete opravovať (v našom prípade ide o čiastku 500 EUR). Formulár vo svojej hornej časti obsahuje Poradové číslo, ďalej políčko Rozpis, kde pomocou rozbaľovacieho zoznamu môžete určiť, ako chcete rozčleniť opravovanú položku. Priradenie ku stredisku, zákazke alebo činnosti môžete uskutočniť v pravej hornej časti formulára, kde sa nachádzajú textové polia s názvom Stredisko a Zákazka. Do týchto políčok sa zadáva kód strediska, zákazky alebo činnosti, pričom jeho výber je možné uskutočniť aj prostredníctvom číselníka (zobrazí sa po stlačení tlačidla s lupou). Ak by ste sa chceli vrátiť k pôvodnému nastaveniu strediska (ako je pre pracovníka zvolené v Personalistike), použite tlačidlo F9. Po jeho stlačení sa vás program opýta, či si prajete nahradiť súčasné nastavenie zvolenej položky jej preddefinovanou hodnotou.

140 140 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Formulár ďalej obsahuje predkontácie pre zaúčtovanie do podvojného účtovníctva. Jednotlivé predkontácie vychádzajú z toho, akú zložku mzdy práve rozúčtovávate. Predkontácie sú rozdelené do riadkov. Každá z nich má svoje poradové číslo, názov, čiastku a taktiež čísla účtov Má dať a Dal. Tieto účty je možné upravovať aj ručne, a to priamo v tomto okne, kliknutím na požadovaný účet. Po zadaní iného účtu ako bolo preddefinované bude nový údaj zapísaný červenou farbou (ako pri každom ručnom zásahu v programe). V okne sa teda nachádza predkontácia konkrétnej čiastky, ktorú rozúčtovávate (alebo jej pomerná časť), ako aj predkontácie legislatívnych zrážok vyplývajúcich z tejto čiastky. Medzi ne patria odvody poistného, vymeriavací základ na odvod zdravotného poistenia za organizáciu a odvod dane, ktoré vyplývajú zo zákona. Sumy v stĺpci Čiastka reprezentujú výšku predkontácie. V programe sú čísla účtov preddefinované, v prípade potreby je možné ich zmeniť. Vykonať zmenu môžete aj tým spôsobom, že použijete tlačidlo Oprav, vtedy sa zobrazí okno Oprava predkontácie: Toto okno obsahuje názov predkontácie, jej poradové číslo, čiastku a tiež čísla syntetických a analytických účtov, ktoré môžete zmeniť. Po potvrdení tlačidlom Ok sa rozúčtovanie predkontácie v tabuľke zmení podľa vami zadaných nastavení. Novú položku rozpisu rozúčtovania zadáte stlačením tlačidla Pridaj, formulár bude rovnaký ako pri oprave.

141 141 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 141 ZÁLOŽKA ZRÁŽKY Na kartu so záložkou Zrážky sú po vygenerovaní mzdy pracovníkovi automaticky prenesené všetky tzv. legislatívne zrážky. Sú to odvody poistného a odvod dane, ktoré vyplývajú zo zákona. 4 Táto karta umožňuje zadávať základy pre výpočet odvodov poistného, percentá za organizáciu a pracovníka a samotnú výšku odvodu do poisťovní. Zároveň tu môžete vidieť a prípadne upraviť sumu, ktorou zamestnanec ovplyvňuje základ tvorby sociálneho fondu. Karta ďalej obsahuje základy a vypočítanú výšku dane pre položky zdaňované mesačným preddavkom, ročnou daňovou tabuľkou i percentom, alebo ak je príjem zdaňovaný v zahraničí. Vypočítaná čiastka dane na tomto mieste už zohľadňuje aj uplatnenie si výšky daňového bonusu, čo môže v niektorých prípadoch spôsobiť, že daň bude zobrazená mínusovou hodnotou. Do jednotlivých polí program automaticky vkladá správnu hodnotu podľa toho, ako meníte údaje v zložkách mzdy. Pokiaľ sa rozhodnete z akéhokoľvek dôvodu preddefinované nastavenie zmeniť, po nastavení sa na konkrétnu zrážku a stlačení tlačidla Oprav sa zobrazí formulár Oprava zrážky vytvorenej programom, kde môžete prípadné zmeny realizovať. Váš zásah bude označený červenou farbou a takýto údaj sa prestane pri zmenách v zložkách mzdy prepočítavať. K jeho preddefinovanej hodnote a automatickým opravám sa môžete vrátiť stlačením tlačidla EUR alebo %, ktoré je umiestnené vpravo od neho. Čiastky v poliach Doplatok predstavovali poistné za zamestnanca, ktoré platí zamestnávateľ, pretože výplata pracovníka nie je na ich odpočítanie dostatočne vysoká. Takýto prípad môže nastať napríklad, ak má zamestnanec v spracovávanom mesiaci nejakú absenciu. Od verzie 8.30 program v takomto prípade odpočíta celú čiastku ako poistné zamestnanca a výplata sa tak dostane do mínusu. Takáto výplata bude vyznačená červenou farbou, čo signalizuje, že rozdiel je potrebné so zamestnancom vysporiadať cez pokladnicu alebo v nasledujúcej výplate. Do poľa Doplatok môžete sumu aj naďalej vpísať ručne, bude však zobrazená červenou farbou, čo upozorňuje na ručné zadanie. POZOR! Zmena v stĺpci Doplatok neovplyvní daňový základ zamestnanca! Pri vyplácaní príjmu zamestnancovi s nepravidelným príjmom alebo pri vyplácaní príjmu zamestnancom po ukončení pracovného pomeru pribudne na formulári Oprava zrážky vytvorenej programom záložka Rozpis zrážky.

142 142 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA V takomto prípade sa príjem rozpočíta do vymeriavacieho základu na každý kalendárny mesiac trvania poistenia v poslednom kalendárnom roku, preto sú na tejto karte rozpísané vymeriavacie základy a odvody po jednotlivých mesiacoch. V prípade zamestnanca pracujúceho na dohodu s nepravidelným prŕíjmom sa príjem rozpočita na jednotlivé mesiace celého trvania dohody. PRÍKLAD: Príjem vyplatený zamestnancovi s nepravidelným príjmom v mesiaci júl (v júnovej výplate) sa rozpočíta na mesiaci január jún (s prihliadnutím na maximálne vymeriavacie základy v jednotlivých mesiacoch). Na karte Rozpis zrážky budú teda uvedené odvody za tieto mesiace. Ak má zamestnanec pracovný pomer aj u iného zamestnávateľa, z ktorého platí poistné na nemocenské, starobné, invalidné a v nezamestnanosti, potom je možné pri týchto druhoch poistenia zadať v políčku Základ pracovníka v inej organizácii vymeriavací základ, z ktorého už zamestnanec zaplatil odvody u iného zamestnávateľa. Program potom zohľadní tieto hodnoty pri výpočte maximálnych vymeriavacích základov za zamestnanca. Okrem zrážok tzv. legislatívnych sú na kartu prenesené aj ostatné zamestnanecké zrážky, ktoré boli pridané v Personalistike. Rovnakým spôsobom ako v prípade zložiek mzdy môžete pridať (tlačidlom Pridaj), opraviť (tlačidlom Oprav) alebo zrušiť (tlačidlom Vymaž) položky, ktoré budú zrážané zo mzdy zamestnanca. Po stlačení tlačidla Pridaj a Oprav sa zobrazí formulár pre zadávanie zrážky, ktorý je popísaný v kapitole 4.2 Personalistika [str. 101] v časti Zrážky. ZÁLOŽKA OSTATNÉ Po výbere karty Ostatné sa zobrazia ďalšie údaje, ako je výška nezdaniteľných a odpočítateľných čiastok odpočítavaných zo základu preddavkovej dane zamestnanca, hranica DDS (výška

143 143 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 143 uplatniteľnej nezdaniteľnej časti pri odvode doplnkového dôchodkového pripoistenia) alebo normovaný počet hodín v danom mesiaci. Karta ďalej obsahuje základ dane a daň, ktorú už zamestnanec od začiatku spracovávaného roka zaplatil za príjmy zdaňované podľa ročnej daňovej tabuľky. Tento údaj slúži na správne určenie daňového pásma pre všetky ďalšie príjmy, ktoré budú takto zdaňované. Výpočet dane sa uskutoční takým spôsobom, že čiastka zo zložky mzdy sa pripočíta k uvedenému základu a od vypočítanej dane sa odpočíta už zaplatená časť. Výsledná hodnota potom určuje aká daň sa má zaplatiť práve z tejto zložky mzdy. Uvedené je po v programe ponechané len kvôli kompatibilite s predošlým obdobím. V ďalšom stĺpci sa zobrazuje fond pracovnej doby v aktuálnom mesiaci. V prípade úľavy na odvod poistného za organizáciu sa tu nachádza taktiež voľba Úľava odvodov pre organizáciu. Suma uvedená v textovom poli príjem na posúdenie výdavkov predstavuje hrubú mzdu vrátane fiktívneho príjmu, ktorý podlieha zdaneniu. Túto sumu je potrebné upraviť o príjmy z prostriedkov sociálneho fondu, ktoré zamestnanec dostane mimo výplaty. Na základe legislatívy platnej od sa na túto sumu prihliada pri určení nezdaniteľnej čiastky na dopravu a na mimoriadne výdavky. V časti Výpočtové priemery sa zobrazuje priemer na dovolenku. Jeho výpočet je popísaný na konci tejto kapitoly. V spodnej časti tejto karty je umiestnená tabuľka detí. Daňový bonus (odpočty) uplatní program vtedy, ak je u niektorého z nich v príslušnom stĺpci tejto tabuľky uvedený údaj Auto (po splnení ostatných podmienok na uplatnenie). Ak sa nemá uplatniť daňový bonus na dieťa, je potrebné údaj Auto zmeniť pomocou rozbaľovacieho zoznamu v príslušnej kolónke tabuľky na Nie. Stĺpec Oprava daň. bonusu slúži na oprávky daňového bonusu z minulých mesiacov. Rodinné prídavky už od zamestnávateľ nevypláca, stĺpec je v programe ponechaný z dôvodu kompatibility programu s predošlým obdobím. Skontrolovať skutočnú výšku daňového bonusu môžete v hornej časti formulára Tvorba výplaty. Správnosť parametrov výpočtu v textových poliach je kontrolovaná a udržiavaná programom. Rovnako je ale užívateľovi dovolené priamo zasahovať do ich nastavenia. V prípade, že ste údaj zadali ručne, tento je zobrazený červenými číslicami a pri zmenách v nastavení zložiek mzdy nedochádza k jeho automatickej aktualizácii. Po stlačení tlačidla, umiestneného vpravo od vypĺňaného údaju (označeného EUR alebo hod.) sa do poľa vloží údaj platný podľa legislatívy alebo podľa iných nastavení programu (napr. podľa kalendára). 4 VÝPOČET PRIEMERU NA DOVOLENKU V časti Výpočtové priemery sa v poli dovol. nachádza priemer pre výpočet náhrad za dovolenku. Jeho hodnotu je potrebné v prvých mesiacoch trvania pracovného pomeru zadať ručne. Ak pracovník odpracoval vo firme celý kalendárny štvrťrok, môžete prenechať jeho výpočet priamo na program.

144 144 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Pre zamestnancov vo verejnej správe odmeňovaných podľa zákona č. 553/2003 Z. z. program vypočíta náhradu za dovolenku zo zložiek mzdy, ktoré tvoria funkčný plat a sú zadané v Personalistike na karte Zložky mzdy. Nastavenie typu priemeru, zmeny v spôsobe výpočtu (skutočný, pravdepodobný) alebo návrat k preddefinovanej hodnote (v prípade ručného nastavenia) uskutočníte vo formulári Výpočet priemeru dovolenky, ktorý sa zobrazí po stlačení tlačidla EUR/h umiestneného vpravo od tohto textového poľa. Formulár nie je možné zobraziť, ak je aktuálny mesiac uzatvorený. V hornej časti formulára sú uvedené základné údaje pracovníka, ktorému počítate priemerný zárobok pre pracovnoprávne účely. Pomocou prepínačov skutočný a pravdepodobný nastavíte, z akých podkladov sa má tento priemer vypočítať. Ak program dokáže podklady zistiť sám, tak ich doplní do príslušných textových polí. Prepínače denný a hodinový určujú typ výsledného priemeru na dovolenku (od októbra 2007 v súlade s legislatívou nie je možné použiť denný priemer na dovolenku). Všetky údaje v textových poliach je možné ručne zmeniť. Po zásahu užívateľa do niektorého z nich sa automaticky sprístupní tlačidlo EUR alebo #, ktoré je umiestnené vpravo od menených údajov. Prostredníctvom tohto tlačidla sa môžete v budúcnosti vrátiť k hodnote, ktorá bola pre zvolený parameter určená programom. Tlačidlo EUR umiestnené vedľa textového poľa Výsledný priemer na dovolenku sa zobrazuje len v tom prípade, ak sú v ostatných textových poliach uvedené údaje, na základe ktorých je možné priemer vypočítať. Ak ponecháte výpočet priemeru na program, tak výsledná hodnota bude zaokrúhlená na počet desatinných miest nastavený vo voľbe Firma Nastavenia (kapitola Užívateľské nastavenia [str. 72]).

145 145 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY Ak je výsledný priemer zobrazený červenou farbou, je to buď preto, že ste ho ručne zmenili v aktuálnom mesiaci, poprípade v niektorom predošlom mesiaci aktuálneho kalendárneho štvrťroka, alebo bol vypočítaný programom z podkladov, ktoré ste mu ručne zadali v ostatných textových poliach formulára. Správnosť vypočítaného priemeru potvrdíte stlačením tlačidla Ok. Po stlačení tlačidla Zruš jeho zmena nenastane. Podklady pre výpočet priemeru na dovolenku si môžete pozrieť na tlačovej zostave Priemerný zárobok (voľba Dokumenty Dovolenky Priemerný zárobok). Dokument obsahuje zoznam priemerných zárobkov zamestnancov pre zvolený štvrťrok, úhrn vyplatených miezd bez náhrad, počet odpracovaných dní a hodín a priemernú dĺžku pracovného dňa. Poznámka: Formulár Výpočet priemeru dovolenky sa automaticky zobrazuje vtedy, keď má pracovník vo výplate zložky mzdy, ktoré sú na tento priemer viazané (napr. náhrada mzdy za sviatok) a mzdové údaje pracovníka za predchádzajúci štvrťrok nie sú úplné, resp. pracovník v predošlom štvrťroku neodpracoval zákonom stanovený počet dní alebo hodín. Program tak upozorňuje na skutočnosť, že nemá dostatok podkladov pre automatický výpočet jeho výplaty. Toto zobrazenie sa uskutoční len pri prvej potrebe použitia priemeru v aktuálnom kalendárnom štvrťroku a ďalej už užívateľa neobťažuje PREPOČET DOVOLENKY Prepočet dovolenky odporúčame použiť napríklad v prípade, že ste spätne opravovali mzdy v predošlých mesiacoch, čím sa porušila kontinuita zadávania údajov. Prepočet dovolenky uskutočníte výberom z menu programu Mzdy Prepočet dovolenky. Program po jej výbere uskutoční prepočet zvyšnej dovolenky. Jej určenie vykoná na základe počiatočného stavu charakterizovaného nárokom na dovolenku a prenosom nevyčerpanej dovolenky z predchádzajúceho roka a dňami jej krátenia a čerpania. Ak čísla nezodpovedajú očakávanému výsledku, pravdepodobne je zle zadaný nárok na dovolenku alebo prenos nevyčerpanej dovolenky z minulého roka (predošlá dovolenka). Počet hodín vyčerpanej dovolenky môžete skontrolovať na mzdovom liste pracovníka. TIP: Prepočet dovolenky je možné v základnom okne evidencie Personalistika vyvolať aj kliknutím na pravé tlačidlo myši.

146 146 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA TIP: Prepočet dovolenky neodporúčame spúšťať v prípade, ak ste zamestnancom zadali nárok na dovolenku voľbou ručne zadané (evidencia Personalistika záložka Mzdové údaje časť Dni dovolenky). Prepočet zvyšnej dovolenky môžete vykonať: Bez prenosu zostatku z predošlého roku - ide o prepočet dovolenky aktuálneho roku, S prenosom zostatku z predošlého roku - môžete využiť napríklad, ak nesúhlasí nevyčerpaná dovolenka z minulého roka. Tento prepočet je nutné vykonať v mesiaci január, kedy program prenesie nevyčerpanú dovolenku podľa stavu k poslednému dňu predošlého roka, Pre všetky roky s prenosom zostatkov - pri výbere tejto voľby program prepočíta všetky zostatky dovoleniek pre všetky roky, ktoré sú v programe zadané v ročnom kalendári. Prepočet dovolenky je možné robiť pre všetkých zamestnancov alebo len pre zvolenú skupinu zamestnancov zadaných v personalistike (aktuálny riadok, zobrazení alebo označení zamestnanci) PREPOČET VÝPLAT Funkciu prepočtu výplat využijete v prípade, že po vygenerovaní miezd zistíte, že ste zabudli zadať nejaký údaj, ktorý ovplyvní vypočítané výplaty zamestnancov. Funkciu vyvoláte výberom z menu programu Mzdy Prepočet výplat. Prostredníctvom tejto voľby uskutočníte automatický hromadný prepočet výplat všetkých zamestnancov pre zvolený mesiac. TIP: Prepočet výplat je možné v základnom okne evidencie Výpočet miezd vyvolať aj kliknutím na pravé tlačidlo myši. PRÍKLAD: Voľbu môžete využiť napríklad v takom prípade, ak už v mesiaci máte mzdy vypočítané, po vypočítaní miezd ale zistíte, že nemáte v podnikových údajoch (voľba Organizácia Podnik) zapnutú napr. voľbu Platiteľ príspevku na garančné poistenie. Otvoríte si teda podnikové údaje, zapnete spomínanú voľbu a spustíte funkciu Prepočet výplat. Po tomto zadaní program v konkrétnom mesiaci všetky výplaty automaticky prepočíta, pričom ponechá v už vypočítaných výplatách zadané všetky dni nemoci, dovolenky atď. a taktiež zohľadní novú skutočnosť (platiteľ príspevku na garančné poistenie).

147 147 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY PREVODNÉ PRÍKAZY Ďalším krokom po spracovaní miezd je prevod finančných prostriedkov do poisťovní, na daňový úrad, a prípadne aj na účty zamestnancov. K uskutočneniu tejto povinnosti je potrebné vytvoriť prevodný príkaz na úhradu prostriedkov zo mzdového účtu firmy. Prevodný príkaz vytvoríte v evidencii Prevodné príkazy, ktorú otvoríte výberom z menu programu Mzdy Prevodné príkazy. TIP: Prevodné príkazy otvoríte aj stlačením tlačidla mzdy. na paneli nástrojov Tvorba 4 Po jej výbere sa v hlavnom okne programu zobrazí zoznam prevodov, ktoré ste doteraz vygenerovali a ktoré vyhovujú zvoleným výberovým podmienkam (výberové podmienky bližšie popisuje kapitola 2.5 Práca s tabuľkou [str. 43]). Evidencia prevodných príkazov vám poslúži aj na vytváranie výstupných súborov pre komunikáciu s bankou prostredníctvom domáceho bankovníctva. Okrem bankových prevodov tu môžete sledovať aj prevody pokladničné, vysporiadanie sumy vyplatenej na daňovom bonuse, ako aj vysporiadanie sumy vyplatenej zamestnancom pri preplatkoch z ročného zúčtovania dane. To vám umožní zachytiť všetky finančné toky súvisiace s výpočtom miezd. Obdobie, pre ktoré chcete prevodné príkazy zobraziť, vyberiete pomocou rozbaľovacieho zoznamu na paneli nástrojov Tvorba mzdy. Obsahuje všetky roky, pre ktoré existuje v programe nejaký prevodný príkaz a v prípade, že je týchto rokov viac, tak aj možnosť ich súhrnného zobrazenia (všetky roky). Prevody môžete kedykoľvek vytlačiť na tlačiarni prostredníctvom voľby Dokumenty alebo pomocou ikonky tlačiarne na paneli Tvorba mzdy. Program sám zistí, či ide o jednoduchý alebo hromadný príkaz, a podľa toho použije najvhodnejší formát tlačiva.

148 148 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Prevodné príkazy odporúčame generovať každý mesiac, a to i napriek tomu, že samotné tlačivá prevodných príkazov z programu OLYMP nepoužijete. V prípade, že po vygenerovaní prevodných príkazov opätovne vstúpite do výplat a urobíte akúkoľvek zmenu, prevodné príkazy je potrebné pregenerovať. Pravidelným generovaním prevodných príkazov zabezpečíte naviac automatickú kontrolu daňových povinností, ktorú program OLYMP sleduje práve v tejto evidencii. Po generovaní prevodných príkazov si môžete daňové povinnosti (preplatky, nedoplatky) sledovať na prehľadnom tlačive Rekapitulácia uhradenej dane (Dokumenty Odvod dane Rekapitulácia uhradenej dane). Generovanie prevodných príkazov postupne po jednotlivých mesiacoch (január až december príslušného roku) je dôležité najmä z dôvodu, aby vám program správne vypĺňal aj iné dokumenty (Mesačný prehľad o zrazených a odvedených preddavkoch, Ročné hlásenie o vyúčtovaní dane,...). V prípade, že v niektorom z mesiacov prevodný príkaz nevygenerujete (napr. máj), pri tlačení Ročného hlásenia o vyúčtovaní dane by sa mohlo stať, že oznamované sumy nebudú správne. V tomto prípade je potrebné, aby ste spätne dogenerovali mesiac máj, ale zároveň je potrebné, aby ste opätovne pregenerovali aj prevodné príkazy za mesiace jún až december. Takýmto postupom zabezpečíte, že program zohľadní aj prípadné pripočítanie (odpočítanie) rôznych preplatkov (nedoplatkov) z pôvodne nevygenerovaného mesiaca máj. TVORBA PREVODNÉHO PRÍKAZU Prevodný príkaz vytvoríte pomocou tlačidla Generuj (GENERUJ = VYTVOR prevodný príkaz), po stlačení ktorého sa zobrazí formulár Tvorba prevodného príkazu: Prostredníctvom tohto formulára môžete vytvárať prevody financií zo mzdového účtu a sociálneho fondu buď na iné účty alebo do pokladnice. Ďalej umožňuje vytvárať prevod na vysporiadanie čiastky vyplatenej z prostriedkov zamestnávateľa na daňovom bonuse, na zamestnaneckej prémii, prevod na jednorazové vyrovnanie preplatku z ročného zúčtovania dane, ako aj prevod na vysporiadanie preplatku na preddavkovej dani. Pri tvorbe prevodných príkazov si môžete vytvoriť aj vlastné profily generovania a zároveň môžete tvoriť prevody pre ľubovoľné obdobie, pričom tie, v ktorých boli mzdy už vypočítané, budú po vygenerovaní rovno obsahovať všetky položky, ktoré je potrebné v danom mesiaci uhradiť. Pri vytváraní prevodného príkazu si najskôr v ľavej časti vyberte, ktoré prevody chcete do príkazu zahrnúť. Pre vytvorenie prevodného príkazu na úhradu poistného, dane, záloh, miezd a zálohovú tvorbu sociálneho fondu je potrebné, aby ste označili voľbu Prevodný príkaz banke.

149 149 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 149 Údaje o príkazcovi program prevezme z bankového účtu zadaného v podnikových údajoch (voľba Organizácia Podnik). Úhrada miezd v hotovosti bude obsahovať všetky mzdy vyplácané v hotovosti alebo šekom, rozpísané po jednotlivých zamestnancoch. Toto rozdelenie je podkladom pre finančnú štatistiku (kapitola 4.5 Finančná štatistika [str. 154]), v ktorej môžete sledovať celkové mzdové náklady vašej firmy. Vzhľadom k tomu, že všetky príjmy zamestnancov sú vyplácané zo mzdového účtu, je potrebné tú časť, ktorá bola čerpaním sociálneho fondu, spätne na mzdový účet alebo pokladnicu refundovať. Uskutočníte to pomocou voľby Prevod zo sociálneho fondu. TIP: Ak pri generovaní prevodných príkazov nebude zapnutá voľba Prevod zo sociálneho fondu a v podnikových údajoch v príslušnom mesiaci zároveň nebude vyplnený účet pre sociálny fond, program nebude tento účet generovať. Zamestnávateľ je povinný vyplácať zamestnancom, ktorí spĺňajú zákonom stanovené podmienky, na každé dieťa "daňový bonus". Ide o štátnu dávku, nie o náklad zamestnávateľa. Keďže ju ale musí vyplatiť zamestnávateľ, túto si následne vysporiadava tým spôsobom, že sumu vyplatenú na daňovom bonuse si odpočíta od úhrnu preddavkovej dane, ktorú má zaplatiť v príslušnom mesiaci na daňový úrad, čo program robí automaticky. Ak je však suma vyplateného daňového bonusu vyššia ako je úhrn preddavkovej dane, zamestnávateľ môže na príslušnom daňovom úrade požiadať o vrátenie tohto rozdielu. Po označení voľby Poukázanie daňového bonusu teda vygenerujete fiktívny prevod na sumu, resp. časť sumy, ktorú zamestnávateľ vyplatil zamestnancom z vlastných prostriedkov (prevodný príkaz Poukázanie daňového bonusu generujte vždy len na konci daného štvrťroka). Ide o sumu, resp. časť sumy, ktorú si zamestnávateľ nemohol z dôvodu nulovej, resp. nízkej, úhrnnej dane (v rámci štvrťroka) vysporiadať už pri samotnom odvode na daňový úrad. Po vygenerovaní tejto fiktívnej sumy sa čiastka automaticky prenesie na dokument Prehľad o zrazených a odvedených preddavkoch na daň do časti III., v ktorej sumu daňového bonusu žiadate vrátiť späť. V prípade, že zamestnávateľ nemôže z dôvodu nízkej alebo nulovej daňovej povinnosti vysporiadať zamestnaneckú prémiu (na ktorú vznikol niektorým zamestnancom nárok v ročnom zúčtovaní dane), môže o ňu požiadať prostredníctvom Prehľadu o zrazených a odvedených preddavkoch na daň. Túto sumu (alebo časť sumy) program prenesie do prehľadu do časti IV. po vygenerovaní fiktívneho prevodného príkazu Poukázanie zamestnaneckej prémie. V tom prípade už teda nebude program v ďalších mesiacoch odpočítavať sumu zamestnaneckej prémie od daňovej povinnosti (preddavkovej dane). Tento prevodný príkaz je možné generovať vždy len na konci štvrťroka. Zamestnávateľ je tiež povinný vykonať zamestnancom ročné zúčtovanie dane. V prípade, že vznikne u zamestnancov preplatok na dani, tento má povinnosť zamestnancom vrátiť. Aby si túto čiastku zamestnávateľ mohol vysporiadať, o vrátený rozdiel z ročného zúčtovania znižuje v zmysle zákona mesačne odvod preddavkov na daň, čo robí program automaticky. Takto vysporiadavať preplatok z ročného zúčtovania však môže zamestnávateľ len do konca príslušného zdaňovacieho obdobia. Ak ale suma na vyplatených preplatkoch dane je v takej výške, že ani do konca roka by sa týmto spôsobom suma nevysporiadala, zamestnávateľ môže požiadať príslušného správcu dane o jej jednorazové vyrovnanie. Označením voľby Vrátenie preplatku dane z RZD program vygeneruje fiktívny prevodný príkaz, ktorý spôsobí, že program už nebude mesačne vysporiadavať (znižovať úhrn preddavkovej dane) čiastku vyplatenú ako preplatok na dani z ročného zúčtovania. Túto voľbu je preto potrebné označiť v takom prípade a v tom mesiaci, keď si žiadate o jednorazové vysporiadanie tohto ročného zúčtovania na príslušnom daňovom úrade, lebo ste usúdili, že túto by ste si nevysporiadali bežným spôsobom ani do konca príslušného roka. 4

150 150 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Po označení voľby Vrátenie preplatku preddavkovej dane sa vygeneruje fiktívny prevodný príkaz. Tento odporúčame použiť v takom prípade, ak preddavkovú daň, ktorá bola omylom zaplatená navyše, už v danom roku nie je možné inou cestou vysporiadať a chcete si o ňu požiadať príslušný daňový úrad. Po vygenerovaní tohto prevodného príkazu nebude už program o tento preplatok ponižovať v ďalších mesiacoch odvodovú povinnosť, nakoľko sa očakáva, že Daňový úrad tento preplatok vráti. Po vrátení preplatku je potrebné vstúpiť do fiktívneho prevodného príkazu cez Oprav a vpísať dátum vrátenia do políčok "Uhradené". Následne program uvedie túto sumu aj na mesačný prehľad v danom mesiaci do riadku 8 mínusom (v prípade nulovej odvodovej povinnosti) resp. bude suma na riadku 8 (t.j. odvedené) oproti riadku 7 (t.j. odvodová povinnosť) nižšia práve o tento preplatok. Fiktívny prevodný príkaz Vrátenie preplatku zrážkovej dane je možné použiť len do 12/2010, nakoľko je zrážková daň od 01/2011 v programe zrušená. V časti Profil generovania si môžete uložiť aktuálne nastavenie generovania prevodného príkazu, ktoré môžete neskôr znova načítať výberom požadovaného profilu z rozbaľovacieho zoznamu. Druhy profilov vybrané v ľavej časti sa automaticky ukladajú pre aktuálne zvolený profil. Nový profil pridáte tlačidlom Pridaj. V časti Obdobie generovania z rozbaľovacieho zoznamu vyberte mesiac, za ktorý chcete prevodný príkaz generovať. V riadku Vystavené potom zadajte dátum, ktorý bude použitý ako dátum vystavenia na príkaze. Ak je zapnutá voľba Zohľadniť finančné pohyby, tak vytvárané prevody sa pridajú k tým, ktoré v danom mesiaci už existujú, pričom budú obsahovať iba prípadné nedoplatky. Túto voľbu môžete využiť napríklad vtedy, ak chcete odvody uskutočniť viacerými prevodnými príkazmi (viac v kapitole 11 Tipy a triky [str. 255]). Ak generujete prevodný príkaz a úhrada finančnej čiastky smeruje na rovnaký účet, zapnite voľbu Spojiť platby na rovn. účty a s rovn. symbolmi. Touto voľbou program zosúčtuje úhradu do jedného prevodného príkazu. V tomto prípade musí prevodný príkaz obsahovať rovnaké náležitosti (názov účtu, číslo účtu, kód banky, variabilný symbol, konštantný symbol, špecifický symbol - účel platby), rozdiel je len v prevádzanej finančnej čiastke. Zvolené prevody sa začnú tvoriť po stlačení tlačidla Ok. V prípade, že niektorý z nich je prázdny, program sa spýta, či ho aj napriek tomu pridať. Ak stlačíte tlačidlo Zruš, tak sa prevod nevytvorí. Údaje prevodného príkazu môžete následne po vygenerovaní opravovať a vymazávať. Konkrétny prevodný príkaz môžete nájsť aj pomocou nástrojov na paneloch Vyhľadávanie a Triedenie (kapitola 2.3 Panely nástrojov [str. 34]). Najdôležitejšie informácie o aktuálnom prevodnom príkaze sú zobrazené aj na informatívnej karte Prevodný príkaz umiestnenej vpravo od zoznamu. Ak chcete spracovať viac prevodných príkazov, označte si ich dvojitým kliknutím myšou v prvom stĺpci tabuľky alebo použitím niektorých z nástrojov na paneloch zobrazených nad tabuľkou. Následne stlačte tlačidlo Oprav, Ukáž alebo Vymaž pravým tlačidlom myši. Pri funkcii opravy

151 151 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 151 alebo prezerania prevodných príkazov sa pre označené záznamy postupne zobrazí formulár Oprava prevodného príkazu. Pre tlač prevodných príkazov vyberte z menu programu Dokumenty Prevodné príkazy. Výberom položky Automatická tlač prev. príkazov vytlačíte všetky zvolené prevodné príkazy, pričom sa podľa kódu banky použije správne tlačivo prevodného príkazu. Výberom tlačiva konkrétnej banky vytlačíte iba prevodné príkazy pre túto banku. OPRAVA PREVODNÉHO PRÍKAZU Tento formulár obsahuje všetky údaje týkajúce sa zvoleného prevodného príkazu. Rovnako ako v iných formulároch, aj v tomto sa povinne zadávajú iba údaje zvýraznené žltou farbou. V jeho hornej časti sa nachádzajú údaje príkazcu. Pri generovaní ich program automaticky preberie z účtu, ktorý je vo firemných údajoch (voľba Organizácia Podnik) nastavený ako Účet pre výplatu miezd. V prípade čerpania zo sociálneho fondu sa potrebné údaje prevezmú z účtu, ktorý je podobne ako mzdový účet určený v podnikových údajoch, tento krát však z účtu nastaveného ako účet Sociálneho fondu. 4 POZOR! Pre prevodné príkazy do Tatra banky je potrebné zadať číslo klienta. Dátum uvedený v políčku Vystavené sa považuje zároveň za dátum splatnosti. Stanoví sa na základe dátumu vystavenia z vyššie popísaného formulára Tvorba prevodného príkazu a z doby splatnosti účtu príkazcu (kapitola Bankové účty [str. 77]). Preto, ak je na účte príkazcu nastavená splatnosť ihneď, program ponechá ako dátum vystavenia (považovaný aj za dátum splatnosti) deň, ktorý bol použitý pri tvorbe prevodného príkazu. V prípade však, že na účte príkazcu je splatnosť nastavená na iný deň (splatnosť je posunutá o 1 deň, o 3 dni a pod.), program na formulár do políčka Vystavené automaticky zohľadní deň podľa nastavenia dátumu splatnosti z účtu príkazcu. Tento dátum použije pre všetky položky v hromadnom prevodnom príkaze, pokiaľ nie je na jednotlivých položkách príkazu nastavený iný dátum vystavenia (splatnosti). Zaškrtávacie políčko Zahraničný príkaz je zapnuté v prípade, že ide o prevodný príkaz do zahraničia. Vtedy sa zobrazia aj polia IBAN a SWIFT, ktoré sa naplnia podľa údajov vyplnených v bankovom účte Organizácia Bankové účty. Z rovnakého účtu sa preberú aj údaje pre určenie Peňažného ústavu a Pobočky. Všetky údaje prevodného príkazu môžete ľubovoľne meniť. Na zmenu niektorých z nich môžete použiť aj číselník, ktorý sa zobrazí po stlačení tlačidla s lupou nachádzajúceho sa vpravo od konkrétneho údaja. Na formulári je tiež zobrazená informácia o počte zobrazených / označených / všetkých záznamov v danom prevodnom príkaze. Riadky zobrazené v tabuľke predstavujú jednotlivé položky prevodného príkazu. Ak ide o mzdy vyplácané cez pokladnicu, tak sa v stĺpcoch namiesto špecifikácie účtu vypíše rodné číslo a číslo občianskeho preukazu príjemcu. Texty v stĺpci Dôvod platby pre príkazcu program preberá z príslušných bankových účtov. Ak nie sú zadané, tak ich doplní preddefinovanými textami.

152 152 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Ak chcete niektorú položku prevodu vymazať, nastavte sa na príslušný riadok, stlačte tlačidlo Vymaž a potvrďte kontrolnú otázku. Novú položku pridáte pomocou tlačidla Pridaj. Prostredníctvom tlačidla Oprav zmeníte údaje aktuálneho riadka. Po stlačení oboch tlačidiel sa zobrazí formulár pre zadávanie položky prevodného príkazu. Pomocou jednotlivých funkcií môžete údaje triediť, filtrovať, vyhľadávať a hromadne označovať podľa dôvodu platby pre príkazcu, či banky. Pokiaľ chcete urýchliť vymazávanie alebo opravu viacerých položiek prevodného príkazu, jednoducho ich označte pomocou panela Označovanie. Všetky vybrané riadky budú mať v tomto stĺpci žltý štvorček. Následne kliknite pravým tlačidlom myši na Vymaž alebo Oprav, a program vykoná zvolenú operáciu pre všetky označené riadky. OPRAVA POLOŽKY PREVODNÉHO PRÍKAZU Formulár Oprava položky prevodného príkazu obsahuje údaje príjemcu. Pri prevodoch sú to informácie o cieľovom bankovom účte a pri mzdách vyplácaných cez pokladnicu adresa a identifikačné údaje zamestnanca. Adresa slúži na špecifikáciu príjemcu, pričom ním nemusí byť samotný zamestnanec. To má význam hlavne pri prevodoch vyplácaných šekom, a preto ju program iba vtedy vyplní automaticky. Pri fiktívnych prevodoch, ako je poukázanie sumy daňového bonusu, vrátenie preplatku dane z ročného zúčtovania, vrátenie preplatku na preddavkovej dani, je automaticky ako príjemca nastavený Daňový úrad aj napriek tomu, že sa nejedná o skutočné poukázanie platby. Pri oprave údajov Príjemca ako aj Dôvod prevodu prostriedkov pre príkazcu (príjemcu) použite číselník bankových účtov, miest alebo užívateľských textov. Zobrazíte ich prostredníctvom tlačidla s lupou alebo klávesu F7.

153 153 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 153 Pri variabilnom a špecifickom symbole program akceptuje ľubovoľnú kombináciu zástupných znakov RMQD, pričom R - rok, M - mesiac a Q - štvrťrok sa preberajú zo spracovávaného obdobia a D - deň je výplatný termín zadaný v podnikových údajoch. 4 Pole Uhradené program automaticky doplní podľa dátumu zadaného vo formulári Tvorba prevodného príkazu v poli Vystavené, pričom zohľadní prípadné nastavenie ďalšej splatnosti z bankových účtov. Okrem toho môžete priamo v tomto poli dátum uhradenia ručne upraviť, čím upravíte aj dátum splatnosti, ktorý bude program pri samotnom prevode akceptovať. Dátum uvedený v tomto políčku program zároveň použije na dokumente Prehľad o zrazených a odvedených preddavkoch na daň (na formulári pred tlačou však musí byť označené políčko Uhradené v dobe splatnosti) v riadku 8 príp. 13 "Odvedené". Dátum uvedený v tomto poli má ďalej vplyv na tlač prevodných príkazov. V prípade, že prevodné príkazy sú vygenerované s rôznymi dátumami uhradenia (splatnosti), program ich pri tlači prevodných príkazov dokáže podľa dátumov splatnosti rozdeliť. Na formulári pred tlačou však musí byť označená voľba Členiť podľa typu (splatnosti). Po stlačení tlačidla Ok sa údaje položky prevodného príkazu uložia. Zmena položky prevodného príkazu nenastane, ak použijete tlačidlo Zruš. EXPORT PREVODNÉHO PRÍKAZU Pomocou tlačidla Export môžete z aktuálneho prevodného príkazu vytvoriť aj výstupný súbor pre vaše elektronické bankovníctvo (Homebanking, Internetbanking). Po jeho stlačení vyberte formát výstupného súboru, adresár a zadajte názov súboru. TIP: Pokiaľ nechcete do elektronického bankovníctva exportovať názvy jednotlivých účtov (napr. osobných účtov zamestnancov), vypnite túto voľbu v Užívateľských nastaveniach (kapitola Užívateľské nastavenia [str. 72]). TIP: Podrobnejší popis použitých formátov domáceho bankovníctva nájdete v elektronickej Pomoci programu. POZNÁMKA: Pokiaľ program nevygeneruje žiaden prevodný príkaz, skontrolujte, či je vo voľbe Organizácia Podnik do účtu pre výplatu miezd vybraný firemný účet.

154 154 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA 4.5 FINANČNÁ ŠTATISTIKA Evidencia Finančná štatistika slúži ako prehľad mzdových nákladov spracovávanej firmy. Zvolíte ju pomocou voľby Mzdy Finančná štatistika. TIP: Finančnú štatistiku otvoríte aj stlačením tlačidla mzdy. na paneli nástrojov Tvorba Pomocou Finančnej štatistiky môžete sledovať nielen celkové mzdové náklady firmy, ale aj odvody na konkrétny bankový účet, poprípade príjmy jedného i viacerých zamestnancov. Po jej výbere bude zobrazená tabuľka obsahovať položky všetkých prevodov, ktoré boli doteraz vo voľbe Mzdy Prevodné príkazy vytvorené. Preto, ak pri prezeraní finančnej štatistiky chcete mať úplný prehľad mzdových nákladov spracovávanej firmy, nastavte pri generovaní prevodov (formulár Tvorba prevodného príkazu, kapitola 4.4 Prevodné príkazy [str. 147]) okrem voľby Prevodný príkaz banke aj Úhrada miezd v hotovosti a Prevod zo sociálneho fondu. Na paneli Tvorba mzdy z rozbaľovacieho zoznamu vyberte rok, ktorého finančnú štatistiku chcete mať zobrazenú. Tento zoznam obsahuje všetky roky, pre ktoré existuje v programe nejaký prevod a v prípade, že je ich viac, tak aj možnosť ich súhrnného zobrazenia (všetky roky). Každý riadok tabuľky predstavuje jednu konkrétnu položku prevodu zo mzdového účtu firmy na účet poisťovne, úradu, zamestnanca, poprípade nejaký výdaj z pokladne. Podrobnosti o tomto prevode získate po stlačení tlačidla Zobraz vo formulári Položka finančného prevodu. Ak chcete prezeranie urýchliť, označte si najskôr tie riadky, ktoré vás zaujímajú, a následne kliknete pravým tlačidlom myši na tlačidlo Zobraz. Jednotlivé záznamy sa budú postupne zobrazovať po stlačení tlačidla Ďalší. V hornej časti formulára Položka finančného prevodu sú vypísané informácie o príkazcovi. Podľa nich zistíte, akým prevodným príkazom a z akého účtu bola uvedená čiastka vyplácaná. Údaje o príjemcovi nájdete v druhej časti formulára a samotnú čiastku na jeho konci. Okrem nej sú tu taktiež uvedené aj dôvod a dátum vystavenia. Naspäť do hlavného okna programu sa

155 155 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 155 dostanete prostredníctvom tlačidla Návrat. Pokiaľ prebieha hromadné prezeranie položiek, tak vľavo od neho je aj tlačidlo Ďalší. Po jeho stlačení sa na formulári automaticky zobrazia údaje ďalšej označenej položky vášho výberu. 4 Riadky finančnej štatistiky nie je možné priamo opravovať. Pokiaľ chcete niektorý z nich doplniť, opraviť alebo vymazať, tak to môžete uskutočniť iba prostredníctvom voľby Mzdy Prevodné príkazy. Môžete ich však kedykoľvek vytlačiť prostredníctvom voľby Dokumenty, alebo pomocou ikonky tlačiarne na paneli Tvorba mzdy. Na to, aby vám táto evidencia poskytla množstvo finančných prehľadov, vám efektívne pomôžu výberové podmienky (kapitola 2.5 Práca s tabuľkou [str. 43]). Najjednoduchšou z nich je výber Aktuálne údaje. Táto podmienka sa nachádza na paneli Výber položiek a po jej zvolení sa zobrazia iba náklady toho mesiaca, ktorý je nastavený v ročnom kalendári. PRÍKLAD: Zaujíma vás, koľko peňazí ste za tento rok odviedli na účet Sociálnej poisťovne. Aby ste to mohli zistiť, zrušte si najskôr všetky existujúce výberové podmienky, v stĺpci Príjemca sa nastavte na riadok s názvom jej účtu a súčasne stlačte klávesy CTRL a ENTER. Nad tabuľkou sa zobrazí nová výberová podmienka. Súčet čiastok v zobrazených riadkoch, a teda výšku všetkých odvodov do poisťovne, nájdete v prvom riadku informatívnej karty Finančná štatistika. Okrem celkového súčtu sa na nej nachádzajú aj informácie o aktuálnom riadku tabuľky. Aby však výber skutočne vyjadroval celkový ročný odvod, musia byť splnené viaceré predpoklady. Prvým z nich je, že v programe boli vypočítané mzdy za celý rok. Ďalej, že vo voľbe Mzdy Prevodné príkazy existujú prevody všetkých mesiacov tohto roku. A na záver, že nad tabuľkou nie je zobrazená žiadna iná výberová podmienka než tá, ktorú ste práve pridali. PRÍKLAD: V prípade, že chcete zistiť celkový odvod do spomínanej poisťovne len za určité obdobie, po výbere, uskutočnenom podľa predchádzajúceho popisu, označíte tie riadky, ktoré zodpovedajú požadovaným mesiacom, a následne na to stlačíte tlačidlo s lupou, umiestnené na paneli Označovanie. Sumárnu výšku odvodov nájdete opäť na informatívnej karte. K zobrazeným údajom môžete pridávať ďalšie a ďalšie výberové podmienky. Okrem už spomínaných nástrojov môžete na ich vytvorenie použiť aj nástroje panela Vyhľadávanie alebo Označovanie. Obidva sú podrobne popísané v kapitole 2.3 Panely nástrojov [str. 34].

156 156 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA 4.6 ZÚČTOVANIE PREDDAVKOV V evidencii Zúčtovanie preddavkov môžete vytvárať ročné zúčtovanie preddavkov na daň, daňového bonusu za predchádzajúci rok. Ročné zúčtovanie zdravotného poistenia bolo možné v programe generovať najneskôr za rok Evidenciu otvoríte výberom z menu programu Mzdy Zúčtovanie preddavkov. TIP: Zúčtovanie preddavkov otvoríte aj stlačením tlačidla Tvorba mzdy. na paneli nástrojov Po skončení zdaňovacieho obdobia je potrebné pre niektorých zamestnancov vykonať ročné zúčtovanie preddavkov na daň a zúčtovanie daňového bonusu. Tvorba ročného zúčtovania preddavkov v programe OLYMP prebieha úplne automaticky na základe miezd, ktoré boli pracovníkovi v priebehu zvoleného kalendárneho roka vypočítané. Po jeho vytvorení je možná následná úprava a tlač, pričom všetky zmenené údaje si program uchová aj do budúcnosti. Tlačenie Potvrdenia o zdaniteľnej mzde je naproti tomu možné aj bez generovania ročného zúčtovania preddavkov a dá sa vykonať kedykoľvek, pričom doň budú zahrnuté všetky výplaty zvoleného obdobia, ktoré boli doteraz vypočítané. Formulár Zúčtovanie preddavkov obsahuje zoznam všetkých pracovníkov, ktorí boli zadaní do Personalistiky. Zamestnanci, ktorí majú zadané súbežné PP sú zadaní v evidencii Zúčtovanie preddavkov len raz a to s údajmi zo základného PP, pričom po vygenerovaní ročného zúčtovania sa údaje z viacerých PP spočítajú. Na tvorbu zúčtovania preddavkov, rovnako ako na pridávanie osôb do Personalistiky, nie sú kladené žiadne licenčné obmedzenia, ako je to napríklad pri výpočte miezd. To znamená, že koncoročné zúčtovanie preddavkov na daň a daňového bonusu môžete robiť teoreticky akémukoľvek počtu zamestnancov.

157 157 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 157 Zoznam pracovníkov uvedených v tabuľke obsahuje iba tých zamestnancov, ktorí súčasne vyhovujú zvoleným výberovým podmienkam (pre viac informácií pozri kapitolu 2.5 Práca s tabuľkou [str. 43]). Pomocou rozbaľovacieho zoznamu Rok, ktorý sa nachádza na paneli nástrojov, je možné určiť obdobie, pre ktoré chcete zobraziť alebo vytvoriť nové zúčtovanie preddavkov. Tento zoznam obsahuje predchádzajúci a aktuálny rok, a tiež rok, v ktorom bolo aspoň jednému zamestnancovi toto zúčtovanie vytvorené. Ak chcete pre zvoleného pracovníka (pracovníkov) vygenerovať ročné zúčtovanie pre iný rok, treba tento dodatočne uviesť po stlačení tlačidla Generuj. Na informatívnej karte Zúčtovanie preddavkov, umiestnenej napravo od zoznamu, sú zobrazené základné údaje o zvolenej osobe a údaje o jej vypočítanom ročnom zúčtovaní. Tlačivá, ktoré súvisia s ročným zúčtovaním dane, sa samozrejme nachádzajú aj v programe OLYMP. Tieto môžete vytlačiť buď cez voľbu Dokumenty v hlavnom menu programu, alebo prostredníctvom ikony tlačiarne na paneli Tvorba mzdy. Generovať ročné zúčtovanie môžete jednotlivo alebo viacerým pracovníkom naraz. Ak vytvárate ročné zúčtovanie pre jedného pracovníka a zoznam pracovníkov je rozsiahly, môžete ho vybrať pomocou nástrojov panelov Vyhľadávanie a Triedenie. Ak chcete generovať ročné zúčtovanie hromadne viacerým pracovníkom, môžete si ich označiť a následne stlačiť tlačidlo Generuj pravým tlačidlom myši zúčtovanie sa vytvorí pre všetkých označených zamestnancov. Podobne fungujú aj tlačidlá Oprav, Ukáž a Vymaž. Po stlačení tlačidla Generuj sa zobrazí formulár Generovanie zúčtovania, v ktorom máte možnosť zvoliť rok, za ktorý chcete zúčtovanie vytvoriť a pomocou volieb určíte, či chcete vytvoriť zúčtovanie dane, zdravotného poistenia alebo oboje. Zúčtovanie zdravotného poistenia za rok 2011 a nasledujúce nie je možné generovať v programe, pretože ho vykonávajú len zdravotné poisťovne. 4 Údaje potvrdíte stlačením tlačidla Ok, ktoré následne spustí výpočet zúčtovania. V prípade, že pre niektorého z pracovníkov už bolo zúčtovanie v danom roku vytvorené, sa program opýta, či má byť pôvodné zúčtovanie prepísané. Po potvrdení kontrolnej otázky sa pôvodné údaje nahradia údajmi vygenerovanými nanovo. Ak stlačíte tlačidlo Zruš, tak sa výpočet pre žiadneho zo zamestnancov neuskutoční. Zamestnanci, pre ktorých už bolo zúčtovanie preddavku na daň a zúčtovanie daňového bonusu alebo zúčtovanie zdravotného poistenia vypočítané, sú zvýraznení v stĺpci Daň alebo ZP zelenou značkou. U takýchto zamestnancov môžete pomocou tlačidla Oprav vygenerované údaje prezrieť a prípadne aj upraviť. Túto opravu môžete vyvolať aj dvojitým kliknutím na riadok, v ktorom sú zobrazené údaje zamestnanca. Ak chcete opravovať údaje viacerých pracovníkov naraz, je potrebné, aby ste týchto najskôr označili (dvojitým kliknutím v prvom stĺpci tabuľky, alebo pomocou nástrojov na paneli Označovanie), a následne klikli na tlačidlo Oprav pravým tlačidlom myši. Po jeho stlačení sa pre aktuálneho zamestnanca alebo označenú skupinu zobrazí formulár Ročné zúčtovanie preddavkov na daň a zdravotné poistenie. Tento obsahuje vypočítané údaje ročného zúčtovania vždy pre jedného konkrétneho zamestnanca. V jeho hornej časti sú vypísané základné informácie o tomto zamestnancovi. Pri prvom zobrazení vygenerovaných údajov sú všetky tlačidlá Eur zakázané. Ak zmeníte údaj v niektorom textovom poli, príslušné tlačidlo Eur sa sprístupní. Pomocou neho sa môžete vrátiť k programom vypočítaným údajom. Hlavnú časť formulára tvoria 3 karty so záložkami Zúčtovanie dane, Potvrdenia o zdan. mzde a Zdravotné poistenie.

158 158 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA ZÚČTOVANIE DANE Karta Zúčtovanie dane obsahuje údaje, ktoré program vyplní na základe výplat, ktoré ste pre zamestnanca počítali v zdaňovacom období v programe OLYMP. V prípade, že vykonávate ročné zúčtovanie dane zamestnancovi, ktorý mal príjmy aj od iných zamestnávateľov, je potrebné, aby vám predložil od týchto zamestnávateľov Potvrdenie o zdaniteľnej mzde. Údaje z potvrdení zadáte na kartu Potvrdenie o zdan. mzde a tieto program následne pripočíta k údajom na karte Zúčtovanie dane. Riadok 00 zahŕňa príjmy zo závislej činnosti, ktoré boli zamestnancovi skutočne vyplatené v zdaňovacom období a ktoré boli zdanené preddavkovou daňou. V prípade, že ste v programe začali pracovať v priebehu roka, je potrebné, aby ste ho ručne upravili tak, aby zohľadňoval aj tie výplaty, ktoré sa v programe OLYMP nenachádzajú. V riadku 00a sú uvedené príjmy z riadku 00, ktoré zamestnanec dosiahol z dohôd. V riadku 00b Úhrn povinného poistenia sú uvedené všetky poistné a príspevky, ktoré boli zamestnancovi zrazené v zdaňovacom období. Riadok tvorí úhrn poistného na sociálne poistenie a úhrn poistného na zdravotné poistenie. V riadku 00c sociálne poistenie sú zahrnuté sumy poistného na nemocenské, starobné, invalidné poistenie a poistenie v nezamestnanosti, vrátane zahraničného sociálneho poistenia (zrážka Odvod na SP v zahr.)

159 159 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 159 V riadku 00d zdravotné poistenie je uvedené zdravotné poistenie, vrátane zahraničného zdravotného poistenia (zrážka Odvod na ZP v zahr.). Zamestnancovi, ktorý bol v danom roku poistený v zahraničí a boli u neho teda použité namiesto slovenských odvodov zrážky odvod na ZP v zahr. a odvod na SP v zahr., program automaticky započíta do úhrnu poistného aj tieto sumy. Ak ich do ročného zúčtovania dane nechcete uviesť, je potrebné tieto riadky ručne upraviť (ponížiť) o zahraničné odvody (suma zahraničných odvodov je vyčíslená na mzdovom liste zamestnanca). V riadku 01 je zobrazený čiastkový základ dane. Tento predstavuje rozdiel medzi úhrnom zúčtovaných príjmov a zaplateného poistného a príspevkov. Riadok 02 je možné vyplniť len ručne a to v prípade, ak si zamestnanec (zdrav. pracovník) neoprávnene uplatnil úhradu za ďalšie vzdelávanie a túto neoprávnene uplatnenú sumu uviedol do Žiadosti o vykonanie ročného zúčtovania dane. Pripočíta sa k základu dane z riadku 01 a tento navýšený základ dane sa uvedie do riadku 03. Riadok 04 a) na daňovníka program označí a vyplní automaticky, ak si zamestnanec uplatnil nezdaniteľnú čiastku na daňovníka aspoň v jednom mesiaci. Ak si neuplatňoval nezdaniteľnú čiastku mesačne (napr. z dôvodu, že zamestnanec predpokladal vysoké príjmy), ale chce si aspoň nejakú čiastku uplatniť v ročnom zúčtovaní, je potrebné políčko na daňovníka označiť a program automaticky doplní podľa výšky základu dane príslušnú nezdaniteľnú čiastku. V prípade, že zamestnanec poberal dôchodok, túto sumu uveďte do políčka úhrnná suma dôchodku. Program následne vypočíta výslednú nezdaniteľnú čiastku na daňovníka a to podľa dosiahnutého základu dane daňovníka a podľa úhrnnej výšky dôchodku. V prípade, že si chce zamestnanec uplatniť nezdaniteľnú čiastku aj na manželku, je potrebné označiť políčko 04 b) na manželku (manžela). Po označení tohto políčka je možné upraviť počet mesiacov, počas ktorých boli splnené podmienky pre uplatnenie nezdaniteľnej čiastky na manželku (manžela) a prípadne uviesť aj vlastný príjem manželky (manžela). Program podľa týchto údajov (a samozrejme aj podľa dosiahnutého základu dane daňovníka) vypočíta výslednú nezdaniteľnú čiastku na manželku (manžela). V riadku 05 je vyčíslená ročná zdaniteľná mzda, resp. základ dane znížený o jeho nezdaniteľnú časť. Ide o rozdiel medzi riadkom 03 a súčtom riadkov 04 a) a 04 b). V riadku 06 sa vypočíta daň vo výške 19 % zo základu dane zníženého o nezdaniteľné časti, tzn. zo sumy uvedenej v riadku 05. Tento riadok sa zaokrúhľuje na eurocenty nadol. V prípade, že zamestnávateľ alebo zamestnanec poberali príspevok podľa zákona o službách zamestnanosti, je potrebné označiť príslušné políčko. V tomto prípade nemá tento zamestnanec nárok na zamestnaneckú prémiu. Jedná sa o príspevky podľa 47, 50a, 50c, 53, 53a, 53b, 56a, 59 alebo 60 zákona č. 5/2004 o službách zamestnanosti. V prípade, že zamestnanec splnil podmienky pre uplatnenie zamestnaneckej prémie, program automaticky označí políčko Spĺňa podmienky vzniku nároku na zamestnaneckú prémiu a vyplní aj nasledovné tri riadky. V tomto prípade sa nezdaniteľné čiastky (riadok 04) a vypočítaná daň (riadok 06) rovnajú nule program tieto riadky automaticky vynuluje (nevynuluje však nezdaniteľnú čiastku na daňovníka v riadku 04a), nakoľko táto suma je potrebná už len pre účely výpočtu zamestnaneckej prémie). Do riadku 07 sa uvedie základ dane pre uplatnenie zamestnaneckej prémie a to buď z riadku 01 v prípade, ak posudzované príjmy sú najmenej vo výške 12-násobku minimálnej mzdy a zároveň základ dane je nižší ako nezdaniteľná časť základu dane na daňovníka alebo uvedie program sumu základu dane vypočítanú z 12-násobku minimálnej mzdy a to v prípade, ak posudzované príjmy sú nižšie ako suma 12-násobku minimálnej mzdy a zároveň sú najmenej vo výške 6-násobku minimálnej mzdy. 4

160 160 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA V riadku 08 sa uvedie počet mesiacov, v ktorých sú splnené podmienky pre uplatnenie zamestnaneckej prémie (mesiace, v ktorých mal zamestnanec posudzované príjmy). V riadku 09 je vypočítaná zamestnanecká prémia, zaokrúhlená na eurocent nahor. V riadku 09a sa uvedie suma nesprávne vyplatenej zamestnaneckej prémie z predchádzajúceho zdaňovacieho obdobia. V ročnom zúčtovaní dane je zahrnuté aj zúčtovanie daňového bonusu, ktoré vykonáva zamestnávateľ ( 38 ods. 1 Zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov), ktorý je platiteľom dane, na žiadosť zamestnanca, ak zamestnanec do 15. februára po uplynutí zdaňovacieho obdobia žiada o vykonanie ročného zúčtovania. V riadku 10 program OLYMP uvedie skutočný nárok na daňový bonus za zdaňovacie obdobie. Program pri nároku zohľadňuje vek dieťaťa a tiež, či máte v jednotlivých mesiacoch nastavený automatický výpočet daňového bonusu (vo formulári Tvorba výplaty na záložke Ostatné máte pri dieťati uvedené v stĺpci Daňový bonus "Auto"). Pri vykonávaní ročného zúčtovania dane je možné tento riadok ručne upravovať, a to v prípade, ak dodatočne zistíte, že v niektorom z mesiacov zamestnanec nárok na daňový bonus už nespĺňal (za niektorý mesiac v zdaňovacom období si uplatnil nárok na daňový bonus na dieťa súčasne zamestnanec aj jeho manželka). Údaj do riadku počet detí program preberie z karty Rodinné údaje Deti z políčka Daňový bonus. V riadku počet mesiacov je uvedený mesiacov, počas ktorých bol zamestnancovi vyplatený daňový bonus v kalendárnom roku. Ak má zamestnanec viac detí, uvedie sa v tomto riadku súčet kalendárnych mesiacov za všetky deti. Sumu skutočne vyplateného daňového bonusu za zdaňovacie obdobie program OLYMP uvedie do riadku 11. Tento údaj program preberie z vypočítaných výplat v zdaňovacom období. Uvedie sa aj daňový bonus priznaný neoprávnene. Rozdielom riadkov 10 a 11 dostanete: bonus na vyplatenie (riadok 12 suma uvedená so znamienkom +) bonus na vybratie (riadok 13, suma uvedená so znamienkom ) Bonus na vyplatenie predstavuje sumu daňového bonusu, na ktorú zamestnanec v niektorom z mesiacov nemal nárok z dôvodu nesplnenia všetkých zákonných podmienok na jeho vyplatenie, ale na ktoré mu vznikol nárok pri ročnom zúčtovaní dane a chce si ho douplatniť. O túto sumu sa následne zníži nedoplatok na dani, prípadne sa pripočíta k preplatku dane. PRÍKLAD: Pri výpočte mzdy za jeden mesiac môže nastať situácia, kedy zamestnanec nedosiahol v danom mesiaci ½ minimálnej mzdy (nesplnil teda jednu z podmienok podľa 35 ods. 5 Zákona č. 595/2003 o dani z príjmov v znení neskorších predpisov) a stráca tým možnosť uplatniť si daňový bonus v tomto mesiaci. Podľa zákona má však možnosť po skončení zdaňovacieho obdobia douplatniť si daňový bonus v plnej výške, ak za celé zdaňovacie obdobie splnil podmienky nároku na daňový bonus (výška zdaniteľných ročných príjmov zo závislej činnosti musí prekročiť 6-násobok minimálnej mzdy). Bonus na vybratie predstavuje sumu neoprávnene vyplateného (priznaného) daňového bonusu. Zamestnancovi sa o túto sumu zvýši nedoplatok na dani, príp. zníži preplatok. PRÍKLAD: Zamestnanec menil v priebehu mesiaca zamestnanie a Vyhlásenie k zdaneniu príjmov podpísal u nového zamestnávateľa. V tomto prípade nastala situácia, že daňový bonus mu uplatnil aj predchádzajúci aj nový zamestnávateľ za ten istý mesiac (t.j. bol mu priznaný a vyplatený v jednom mesiaci dvakrát). Do riadku 12a sa uvedie daňový bonus na vyplatenie znížený o daň (r. 12 r. 6 > 0)

161 161 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 161 Do riadku 14 program uvedie úhrnnú sumu preddavkov na daň. Túto sumu program Olymp preberie z vypočítaných výplat v zdaňovacom období. V prípade, že zamestnanec mal viacero zamestnávateľov, pripočíta sumu preddavkov na daň aj z ostatných potvrdení. Riadky 15 a 16 vyjadrujú čistý nedoplatok/preplatok na dani, t.j. pred úpravou o ročný daňový bonus a zamestnaneckú prémiu. Jedná sa rozdiel riadkov 06 (vypočítaná ročná daň) a 14 (zaplatené preddavky na daň). V riadku 17 sa uvedie preplatok/nedoplatok (r. 06 r r r. 12a r r. 09a) Riadok 18 je už celkový výsledok ročného zúčtovania, t.j. kladný výsledok (t.j. nedoplatok) alebo záporný výsledok (t.j. preplatok) vrátane daňového bonusu a zamestnaneckej prémie a nesprávne vyplatenej zamestnaneckej prémie (nedoplatok dane s plusovým znamienkom a preplatok dane s mínusovým znamienkom). V dolnej časti formulára Zúčtovanie dane sa nachádza pole Mesiac vykonania ročného zúčtovania. Program pri vypĺňaní mesiaca a roku vychádza zo systémového dátumu počítača. Údaj o tom, či a kedy bolo zamestnancovi vykonané ročné zúčtovanie slúži pre účely vypĺňania mesačného Prehľadu o príjmoch zo závislej činnosti. Všetky údaje, ktoré ste vo formulári Ročné zúčtovanie preddavkov na daň vyplnili, sa uložia po stlačení tlačidla OK. Ak prebieha hromadná oprava údajov, program zobrazuje postupne ten istý formulár s údajmi ďalšieho z označených pracovníkov. Stlačením tlačidla Zruš sa výpočet zúčtovania preddavkov ukončí bez zmeny. V prípade hromadného spracovania sa však program najskôr opýta, či si naozaj prajete túto hromadnú opravu ukončiť. Spôsob vysporiadania výsledku ročného zúčtovania so zamestnancom a s daňovým úradom nájdete v kapitole 10.6 Zúčtovanie preddavkov na daň [str. 250] 4 PODKLADY PRE ZÚČTOVANIE DANE Formulár sa skladá z dvoch časti: Potvrdenia o zdaniteľnej mzde a Vyhlásenia o poukázaní dane údaje o prijímateľovi. Na karte Potvrdenie o zdaniteľnej mzde môžete zadať výšku príjmov zamestnanca dosiahnutú u iných zamestnávateľov. Údaje z tejto záložky následne vstupujú do výpočtu ročného zúčtovania dane. Ďalší záznam v tejto záložke pridáte pomocou tlačidla Pridaj. Zobrazí sa nasledujúci formulár, do ktorého zadávate údaje z Potvrdení o zdaniteľnej mzde od iných zamestnávateľov.

162 162 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Záznam uložíte tlačidlom Ok, tlačidlom Zruš formulár zavriete bez uloženia zmien. V časti Vyhlásenie o poukázaní dane údaje o prijímateľovi sa vypĺňajú údaje o prijímateľovi, ktoré program prenesie na tlačivo Vyhlásenie o poukázaní sumy do výšky 2 % (3 %) zaplatenej dane. DAŇ PREDOŠLÉ ROKY Karta Daň predošlé roky sa už pri ročnom zúčtovaní dane v súčasnosti nepoužíva. Táto karta sa zobrazovala v predchádzajúcich rokoch (do roku 2007) a obsahovala položky, ktoré sa používali pri výpočte ročného zúčtovania dane v minulých rokoch. Použiť túto kartu odporúčame v prípade, ak si chcete vygenerovať ročné zúčtovania dane za predchádzajúce zdaňovacie obdobia. ZDRAVOTNÉ POISTENIE Karta Zdravotné poistenie slúžila na výpočet zúčtovania preddavkov poistného na zdravotné poistenie za obdobie Za rok 2011 a nasledujúce vykonávajú ročné zúčtovanie len zdravotné poisťovne. Zamestnávateľ je povinný zaslať zdravotnej poisťovni Výkaz preddavkov na poistné na verejné zdravotné poistenie pre účely ročného zúčtovania poistného. Spôsob pridávania nedoplatkov/preplatkov z ročného zúčtovania zdravotného poistenia do výplat zamestnancov je popísaný v kapitole 10 Príklady [str. 241]. 4.7 PLÁN DOVOLENIEK Pomocou evidencie Plán dovoleniek môžete svojim zamestnancom naplánovať dovolenku aj na niekoľko mesiacov dopredu. Pritom môžete evidovať dovolenku navrhnutú, schválenú aj čerpanú. Zadanú dovolenku môžete následne zamestnancom automaticky pridať do generovanej mzdy príslušného mesiaca. Tento modul je prístupný iba v zostave programu OLYMP Profesionál. Evidenciu Plán dovoleniek otvoríte výberom z hlavného menu programu Personalistika Plán dovoleniek. TIP: Plán dovoleniek otvoríte aj stlačením tlačidla mzdy. na paneli nástrojov Tvorba Po jej výbere sa zobrazí zoznam zamestnancov s hlavným pracovným pomerom s doteraz zadefinovanými a čerpanými dovolenkami. Ak označíte prepínač Položky na aktuálne, zobrazia sa len zamestnanci, ktorí majú zadanú dovolenku vo zvolenom mesiaci.

163 163 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY Ďalšiu plánovanú dovolenku pridáte pomocou tlačidla Pridaj. Pokiaľ kliknete na šípku na tomto tlačidle, zobrazia sa dve voľby Pridaj dovolenku alebo Prenes z mesiaca. Prvou voľbou zobrazíte rovnaký formulár ako pri klasickom stlačení tlačidla Pridaj. V tomto formulári môžete naplánovať dovolenku na celý zvolený rok. Voľbou Prenes z mesiaca prenesiete čerpanú dovolenku z aktuálneho mesiaca v evidencii Výpočet miezd do Plánu dovoleniek. To znamená, že čerpaná dovolenka v pláne dovoleniek bude zodpovedať dovolenke zadanej vo výplate daného mesiaca. Navrhnutá a schválená dovolenka, ktorá bola naplánovaná na iné dni než bola skutočne čerpaná, ostane bezo zmeny. Tlačidlom Oprav zobrazíte ten istý formulár, ale nebude možné zmeniť meno zamestnanca, pre ktorého je dovolenka plánovaná. V tomto formulári môžete zmeniť naplánovanú dovolenku aj v inom mesiaci než je ten, ktorý ste pôvodne chceli opraviť. Zmenené údaje sa po uložení prejavia vo všetkých obdobiach evidencie, ktorých sa zmena dotkla. Tlačidlom Ukáž zobrazíte zadefinované údaje iba na prezeranie, tlačidlom Vymaž vybraný záznam vymažete. TVORBA PLÁNU DOVOLENKY Nový plán dovolenky zamestnanca zadáte tlačidlom Pridaj. Zobrazí sa formulár Pridávanie novej dovolenky. V úvode tohto formuláru je potrebné zvoliť zamestnanca, ktorému chcete pridať dovolenku. Môžete ho zvoliť pomocou osobného čísla, po jeho potvrdení klávesom Enter sa automaticky doplní meno zamestnanca a zobrazia sa jeho doteraz zadefinované dovolenky. Ak si nepamätáte osobné číslo zamestnanca, môžete napísať priamo jeho priezvisko, program vám pri písaní bude pomáhať automatickým dopĺňaním priezviska podľa databázy zamestnancov.

164 164 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Po zadaní zamestnanca sa v tabuľke zobrazia všetky jeho doteraz zadané dovolenky, rozdelené na navrhnutú, schválenú a čerpanú dovolenku. Každý typ dovolenky má svoje označenie, vysvetlenie jednotlivých ikoniek nájdete pod tabuľkou spolu s počtom doteraz zadaných dní pre každý typ: - navrhnutá, - schválená - túto dovolenku môžete automaticky pridať do výplaty zamestnanca po zapnutí voľby Pridať schválenú dovolenku z plánu pri generovaní výplaty. Po uzavretí mesiaca ju program automaticky označí v pláne dovolenky ako čerpanú, TIP: Program na základe zadanej schválenej dovolenky vyplní Dovolenkový lístok, ktorý je možné vytlačiť v menu Dokumenty Dovolenky. - čerpaná táto dovolenka sa prenesie z evidencie Výpočet miezd pri uzavretí mesiaca alebo pri použití funkcie Prenes z mesiaca v evidencii Plán dovoleniek. TIP: Ak sa pre čerpanú dovolenku počet zadaných dní skladá z dvoch čísel (napr. "2 + 5 d."), tak druhé z týchto čísel označuje počet dní preplatenej nevyčerpanej dovolenky (v našom príklade bolo preplatených 5 dní nevyčerpanej dovolenky). Ďalšiu naplánovanú dovolenku môžete zadať dvomi spôsobmi: 1. pomocou volieb v hornej časti formulára: z rozbaľovacieho zoznamu vyberiete typ dovolenky a v poliach Dovolenka od do zadáte časové obdobie, kedy sa má dovolenka pridať, resp. vymazať, následne tlačidlom Pridaj dovolenku v zadanom období pridáte alebo tlačidlom Vymaž ju naopak v zvolenom období vymažete, 2. ručným zadaním priamo do tabuľky dovolenky: typ dovolenky (navrhnutá, schválená, čerpaná) si opäť môžete vybrať z rozbaľovacieho zoznamu alebo jednoduchým kliknutím myši na požadovaný typ v dolnej časti okna (v legende),

165 165 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY 165 zvolený typ dovolenky potom zadáte tiež pomocou myši kliknutím na zvolený deň priamo v ročnom kalendári, pri opätovnom kliknutí na ten istý deň zadanú dovolenku zrušíte. Pri zadávaní celodennej dovolenky je označený prepínač Celý deň, pri zadávaní poldennej dovolenky je označené 1/2 dňa. V ľavej dolnej časti formulára pre pridanie, resp. opravu plánovanej dovolenky, sa nachádza informácia o ročnom nároku na dovolenku, počte naplánovaných dní a počte zostávajúcich dní dovolenky. TIP: Rovnaké informácie nájdete aj v informatívnej karte Plán dovoleniek, ktorá sa nachádza v hlavnom formulári evidencie Plán dovoleniek v pravej časti (kapitola Karta Údaje aktuálneho riadku [str. 40]). Celý formulár uložíte tlačidlom Ok. Tlačidlom Zruš zavriete formulár bez uloženia zmien. 4 PRIDANIE DOVOLENKY DO GENEROVANÝCH MIEZD Naplánovanú dovolenku môžete automaticky preniesť do generovaných miezd pomocou voľby Pridať schválenú dovolenku z plánu, ktorá sa nachádza vo formulári Generovanie miezd pracovníkov (kapitola Generovanie mzdy [str. 131]). Touto voľbou prenesiete z plánu dovolenku s typom schválená alebo čerpaná. Dovolenka sa do výplaty pridá zložkou mzdy 310 náhrada mzdy za dovolenku. POZOR! Ak sa pre niektorého zamestnanca prenášajú údaje o dovolenke z dochádzkového systému, program pre tohto zamestnanca nezohľadní dovolenku z plánu dovoleniek. Ak po generovaní miezd uzavriete daný mesiac (kapitola Uzávierka mesiaca [str. 94]), v pláne dovoleniek sa prenesená schválená dovolenka automaticky zmení na čerpanú. Program vám zároveň nedovolí v tomto mesiaci zadať ďalšiu dovolenku s typom čerpaná, do plánu dovoleniek môžete pridávať už iba dovolenku s typom navrhnutá alebo schválená. POZNÁMKA: Ak niektorý pracovník v danom mesiaci nemá vygenerovanú výplatu, môžete mu v pláne dovoleniek zadať všetky tri typy dovolenky navrhnutá, schválená aj čerpaná. V prípade, že mesiac po vygenerovaní miezd neuzavriete a vo výplate ručne pridáte ďalšie čerpanie dovolenky (ktorá sa nenachádza v pláne dovoleniek), tak sa pri uzatváraní mesiaca táto dovolenka prenesie aj do plánu dovoleniek ako čerpaná. Rovnako to platí aj pri ručnom vymazaní dovolenky z výplaty ak bola táto dovolenka zadaná v pláne dovoleniek ako čerpaná, tak sa pri uzavretí príslušného mesiaca z plánu vymaže. POZOR! V prípade, že výplaty neuzatvárate každý mesiac, môže sa stať, že čerpanie dovolenky bude rozdielne vo výplatách a v pláne dovoleniek. Čerpanie sa vyrovná podľa výplat po uzavretí všetkých mesiacov v prípade, že zamestnanec mal vygenerovanú výplatu v každom z týchto mesiacov.

166 166 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA 4.8 EVIDENCIA ŠKOLENÍ V evidencii školení je možné zadávať plán školení, môžete v nej evidovať školiace firmy, náklady na školenia, umožní vám robiť rôzne prehľady a filtre školení pomocou panelov nástrojov (kapitola 2.3 Panely nástrojov [str. 34]). Naplánované školenia program automaticky prenesie do Personalistiky, na kartu Kvalifikácia do záložky Školenia. Evidenciu školení otvoríte výberom z hlavného menu programu Personalistika Evidencia školení. POZNÁMKA: Evidencia školení je prístupná iba v zostave programu OLYMP Profesionál. Kliknutím na tlačidlo Pridaj sa zobrazí formulár Pridávanie školenia, ktorý má 2 záložky: Základné údaje a Zoznam účastníkov. Na záložke Základné údaje si do dátového políčka Kategória môžete vybrať z rozbaľovacieho zoznamu preddefinovanú kategóriu, alebo kliknutím na tlačidlo s lupou si môžete do zápisníka užívateľských textov pridať novú. Do políčka Názov napíšete názov školenia. Dobu trvania školenia zadávate do políčok Dátum začiatku, Dátum konca. Potrebné obnovovať označíte v prípade, ak chcete sledovať platnosť školenia alebo preukazu. Kliknutím na ikonku so zvončekom si môžete zadať pripomienku do pripomienkovača, aby vás program upozornil na koniec platnosti (kapitola 3.7. Pripomienkovač [str. 86]). Ak označíte políčko Získa preukaz/certifikát, zaktívni sa dátové pole vpravo, kde si môžete z rozbaľovacieho zoznamu vybrať údaj, ktorý je preddefinovaný v číselníku, alebo stlačením tlačidla s lupou môžete do zápisníka užívateľských textov pridať nové údaje. V strednej a spodnej časti formulára vyplňte údaje: Školiaca firma, Školiteľ, Miesto školenia, Kapacita, Cena za školenie, Poznámka. Údaje o školiacich firmách si môžete zadávať do číselníka. Po stlačení tlačidla s lupou, sa zobrazí formulár Školiace firmy, ak kliknete na tlačidlo Pridaj, zobrazí sa karta na zadávanie údajov o školiacej firme. Po jej vyplnení a potvrdení Ok sa údaje prenesú do číselníka. Po vyplnení údajov na záložke Zoznam účastníkov program automaticky vyplní políčka Obsadených miest, Voľných miest, Cena za účastníka.

167 167 4 SPRACOVANIE PERSONÁLNEJ A MZDOVEJ AGENDY Na záložke Zoznam účastníkov si pomocou tlačidiel Pridaj, Pridaj hromadne zadávate zamestnancov, ktorí sa majú školenia zúčastniť. Tlačidlom Oprav opravujete zadané údaje, Vymaž slúži na vymazávanie údajov.

168 168 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA

169 5 HROMADNÉ FUNKCIE HROMADNÉ FUNKCIE Hromadné funkcie slúžia pre urýchlenie práce v programe Olymp, a to v prípade, že potrebujete naraz upraviť rovnaké údaje viacerým zamestnancom. Funkcia sa dá využiť v evidencii Personalistika a Výpočet miezd a to pre hromadnú úpravu zložiek mzdy, zrážok, hromadnú zmenu priradeného strediska, pridanie práceneschopnosti príp. ošetrenia člena rodiny a tiež dovolenky. Hromadné funkcie sú prístupné iba v zostave programu OLYMP Profesionál Hromadné funkcie v Personalistike Hromadné funkcie vo Výpočte miezd...177

170 170 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA

171 5 HROMADNÉ FUNKCIE HROMADNÉ FUNKCIE V PERSONALISTIKE V evidencii Personalistika je možné hromadne upravovať nasledovné údaje: zložky mzdy (pridanie novej zložky mzdy, zmena v existujúcej zložke mzdy, ukončenie platnosti zadanej zložky mzdy) zrážky (pridanie novej zrážky, zmena v existujúcej zrážke, ukončenie platnosti zadanej zrážky) stredisko (zmena pridaného strediska) zmeny pracovných zmlúv (pridanie novej zmeny pracovnej zmluvy) PN a OČR (pridanie PN resp. OČR) 5 Hromadné funkcie v Personalistike vyvoláte kliknutím na tlačidlo Hromadné funkcie, ktoré sa nachádza v spodnej časti evidencie Personalistika pri tlačidlách Pridaj, Oprav, Ukáž a Vymaž HROMADNÉ ÚPRAVY ZLOŽIEK MZDY V PERSONALISTIKE HROMADNÉ PRIDANIE ZLOŽKY MZDY Po kliknutí na voľbu Pridanie novej zložky je potrebné vybrať okruh zamestnancov, ktorým chcete zložku mzdy pridať (zobrazení zamestnanci, označení zamestnanci, vlastný výber alebo zamestnancov zadáte neskôr). V prípade, že označíte voľbu vlastný výber, môžete bližšie špecifikovať zamestnancov podľa toho, akú zložku mzdy majú zadanú. PRÍKLAD: Podľa zobrazeného obrázka program pridá zložku mzdy, ktorú zadáte v ďalšom kroku, všetkým zamestnancom, ktorí majú v Personalistike zadanú zložku mzdy 210_mesačná odmena s tarifou 100 Eur.

172 172 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA V ďalšom kroku Vás program vyzve na zadanie zložky mzdy, ktorú chcete hromadne pridať a následne zobrazí tabuľku so zoznamom zamestnancov, ktorým sa zložka mzdy automaticky pridá do Personalistiky. Tu môžete ešte individuálne pre jednotlivých zamestnancov upraviť zadané údaje (zmeniť zložku mzdy, upraviť tarifu, vymazať niektorého zamestnanca z tabuľky,...). Po kliknutí na tlačidlo Dokončiť sa zložka mzdy (resp. zložky mzdy v prípade, že si údaje ešte upravíte) pridá vybraným zamestnancom do Personalistiky na kartu Zložky mzdy. HROMADNÁ ZMENA ZLOŽKY MZDY Po kliknutí na voľbu Zmena existujúcej zložky je potrebné vybrať okruh zamestnancov, ktorým chcete zložku mzdy meniť (zobrazení alebo označení zamestnanci). V prípade, že v tomto kroku neviete, ktorí zamestnanci majú zadanú zložku mzdy, ktorú sa chystáte zmeniť, stačí vybrať voľbu Zobrazení zamestnanci. V ďalšom kroku vyberiete zložku mzdy, v ktorej chcete niečo zmeniť. Okrem vybranej zložky mzdy môžete zadať bližšie kritériá pre danú zložku (tarifu, čiastku alebo platnosť zložky mzdy).

173 5 HROMADNÉ FUNKCIE 173 PRÍKLAD: Ako je uvedené na obrázku, chcete zmeniť každú zložku mzdy 210_mesačná odmena, ktorá je platná v aktuálnom mesiaci, má zadanú v tarife sumu od 100 do 200 eur a zároveň v políčku platnosť od" má zadaný dátum 1/2011 a v políčku "platnosť do" má zadaný dátum 12/2011. To znamená, že zložka mzdy 210_mesačná odmena, ktorú majú zadanú zamestnanci v Personalistike a ktorá nespĺňa všetky tieto zadané kritéria, zmenená nebude. V prípade, že údaje ako suma v tarife, v čiastke alebo dátumy platnosti ponecháte prázdne, program zmení každú vybranú zložku mzdy bez ohľadu na výšku tarify, čiastky alebo platnosť. V spodnej časti formulára zadáte spôsob zmeny tarify resp. čiastky vo vybranej zložke mzdy ("zmeniť tarifu/čiastku na..." - nová suma nahradí pôvodnú, "zmeniť tarifu/čiastku o hodnotu..." - pôvodná suma sa navýši/poníži o zadanú sumu, "zmeniť tarifu/čiastku o percento..." - pôvodná suma sa navýši/poníži o zadané percento). Ďalej máte možnosť zvoliť, či chcete pôvodnú zložku mzdy ponechať a pridať novú (v tom prípade je potrebné zadať dátum, do kedy sa má použiť pôvodná zložka mzdy a dátum, od kedy sa má použiť nová zložka mzdy) alebo či sa má pôvodná zložka mzdy nahradiť (prepísať) novou. 5 Po kliknutí na tlačidlo Ďalej sa zobrazí tabuľka so zoznamom zamestnancov, ktorým sa zložka mzdy v Personalistike automaticky zmení. Tu môžete ešte individuálne pre jednotlivých zamestnancov upraviť zadané údaje (zmeniť zložku mzdy, upraviť tarifu, vymazať zamestnanca z tabuľky,...). Po kliknutí na tlačidlo Dokončiť sa zložka mzdy (resp. zložky mzdy v prípade, že si údaje ešte upravíte) vybraným zamestnancom v Personalistike na karte Zložky mzdy zmení. HROMADNÉ UKONČENIE PLATNOSTI ZLOŽKY MZDY Po kliknutí na voľbu Ukončiť platnosť zložky je potrebné vybrať okruh zamestnancov, ktorým chcete zložku mzdy ukončiť (zobrazení alebo označení zamestnanci). V ďalšom kroku vyberiete zložku mzdy, v ktorej chcete niečo zmeniť a tiež máte možnosť zadať bližšie kritériá pre danú zložku.

174 174 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA PRÍKLAD: Ako je uvedené na obrázku, chcete ukončiť platnosť každej zložky mzdy 210_mesačná odmena, ktorá je platná v aktuálnom mesiaci, má zadanú v tarife sumu presne 100 eur a zároveň v políčku platnosť od" má zadaný dátum 1/2010 a v políčku "platnosť do" má zadaný dátum 12/2010. To znamená, že do zložky mzdy 210_nesačná odmena, ktorú majú zadanú zamestnanci v Personalistike a ktorá nespĺňa všetky tieto zadané kritéria, nebude doplnený dátum ukončenia platnosti. V prípade, že údaje ako suma v tarife, v čiastke alebo dátumy platnosti ponecháte prázdne, program doplní dátum ukončenia platnosti zložky mzdy do každej vybranej zložky mzdy bez ohľadu na výšku tarify, čiastky alebo platnosť. V spodnej časti formulára následne zadáte dátum ukončenia platnosti zložky mzdy. Po kliknutí na tlačidlo Ďalej sa zobrazí tabuľka so zoznamom zamestnancov, ktorým sa v zložke mzdy v Personalistike na karte Zložky mzdy automaticky ukončí platnosť. V tomto zozname už nie je možné zložku mzdy upravovať. Následne už len stlačte tlačidlo Dokončiť HROMADNÉ ÚPRAVY ZRÁŽOK V PERSONALISTIKE HROMADNÉ PRIDANIE ZRÁŽKY Po kliknutí na voľbu Pridanie novej zrážky je potrebné vybrať okruh zamestnancov, ktorým chcete zrážku pridať. Postup je rovnaký ako pri hromadnom pridávaní zložky mzdy. V ďalšom kroku Vás program vyzve na zadanie zrážky, ktorú chcete hromadne pridať a následne zobrazí tabuľku so zoznamom zamestnancov, ktorým sa zrážka automaticky pridá do Personalistiky. Tu môžete ešte individuálne pre jednotlivých zamestnancov upraviť zadané údaje (zmeniť zrážku, upraviť sumy, vymazať zamestnanca z tabuľky,...). HROMADNÁ ZMENA ZRÁŽKY Po kliknutí na voľbu Zmena existujúcej zrážky je potrebné vybrať okruh zamestnancov, ktorým chcete zrážku meniť (zobrazení alebo označení zamestnanci). V prípade, že v tomto kroku neviete, ktorí zamestnanci majú zadanú zrážku, ktorú sa chystáte zmeniť, stačí vybrať voľbu Zobrazení zamestnanci. V ďalšom kroku vyberiete zrážku, v ktorej chcete niečo zmeniť. Okrem vybranej zrážky môžete zadať bližšie kritériá pre danú zložku (tarifu, čiastku alebo platnosť zrážky). PRÍKLAD: Ako je uvedené na obrázku, chcete zmeniť v každej zrážke sporenie, ktorá je platná v aktuálnom mesiaci, má zadanú v spôsobe výpočtu čiastku od 100 do 150 eur a zároveň v políčku platnosť od" má zadaný dátum 1/2011 a v políčku "platnosť do" má zadaný dátum 12/2011. To znamená, že zrážka sporenie, ktorú majú zadanú zamestnanci v Personalistike a ktorá nespĺňa všetky tieto zadané kritéria, zmenená nebude.

175 5 HROMADNÉ FUNKCIE 175 V prípade, že údaje ako spôsob výpočtu alebo dátumy platnosti ponecháte prázdne, program zmení každú vybranú zrážku bez ohľadu na spôsob výpočtu alebo platnosť. V spodnej časti formulára zadáte spôsob úpravy zrážky, t.j ako sa má vo vybranej zrážke zmeniť spôsob výpočtu ("zmeniť na..." - nová suma nahradí pôvodnú, "zmeniť o hodnotu..." - pôvodná suma sa navýši/poníži o zadanú sumu, "zmeniť o percento..." - pôvodná suma sa navýši/poníži o zadané percento). Ďalej máte možnosť zvoliť, či chcete pôvodnú zrážku ponechať a pridať novú (v tom prípade je potrebné zadať dátum, do kedy sa má použiť pôvodná zrážka a dátum, od kedy sa má použiť nová zrážka) alebo či sa má pôvodná zrážka nahradiť (prepísať) novou. 5 Po kliknutí na tlačidlo Ďalej sa zobrazí tabuľka so zoznamom zamestnancov, ktorým sa zrážka v Personalistike automaticky zmení. Tu môžete ešte individuálne pre jednotlivých zamestnancov upraviť zadané údaje (zmeniť zrážku, spôsob výpočtu, vymazať zamestnanca z tabuľky,...). Po kliknutí na tlačidlo Dokončiť sa zrážka (resp. zrážky v prípade, že si údaje ešte upravíte) vybraným zamestnancom v Personalistike na karte Zrážky zmení. HROMADNÉ UKONČENIE PLATNOSTI ZRÁŽKY Po kliknutí na voľbu Ukončiť platnosť zrážky je potrebné vybrať okruh zamestnancov, ktorým chcete zrážku ukončiť (zobrazení alebo označení zamestnanci). V ďalšom kroku vyberiete zrážku, v ktorej chcete niečo zmeniť a tiež máte možnosť zadať bližšie kritériá pre danú zrážku. PRÍKLAD: Ako je uvedené na obrázku, chcete ukončiť platnosť každej zrážky pôžička, ktorá je platná v aktuálnom mesiaci, má zadanú v spôsobe výpočtu čiastku so sumou od 100 do 120 eur a zároveň v políčku platnosť od" má zadaný dátum 1/2010 a v políčku "platnosť do" má zadaný dátum 12/2010. To znamená, že do zrážky pôžička, ktorú majú zadanú zamestnanci v Personalistike a ktorá nespĺňa všetky tieto zadané kritéria, nebude doplnený dátum ukončenia platnosti.

176 176 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA V prípade, že údaje ako spôsob výpočtu alebo dátumy platnosti ponecháte prázdne, program doplní dátum ukončenia platnosti zrážky do každej vybranej zrážky ohľadu na spôsob výpočtu alebo platnosť. V spodnej časti formulára následne zadáte dátum ukončenia platnosti zrážky. Po kliknutí na tlačidlo Ďalej sa zobrazí tabuľka so zoznamom zamestnancov, ktorým sa v zrážke v Personalistike automaticky ukončí platnosť. Následne už len stlačíte tlačidlo Dokončiť HROMADNÁ ZMENA STREDISKA V PERSONALISTIKE V Personalistike je tiež možné zamestnancom hromadne zmeniť priradené stredisko. Po kliknutí na voľbu Pracovné údaje - Stredisko je potrebné vybrať okruh zamestnancov, ktorým chcete stredisko zmeniť a následne prostredníctvom tlačidla F7 vybrať stredisko, ktoré bude zvoleným zamestnancom priradené/zmenené. Po kliknutí na tlačidlo Dokončiť bude stredisko zvoleným zamestnancom v Personalistike na karte Pracovné údaje zmenené HROMADNÁ ZMENA PZ A DOHODY V PERSONALISTIKE Prostredníctvom hromadných zmien je možné v Personalistike v Evidencii pracovných pomerov pridávať zmeny k pracovným zmluvám alebo dohodám. Po kliknutí na voľbu Zmeny pracovnej zmluvy a dohôd Pridanie novej zmeny je potrebné vybrať okruh zamestnancov, ktorým chcete zmenu pracovnej zmluvy alebo dohody pridať. Po kliknutí na tlačidlo Ďalej sa zobrazí formulár, v ktorom zadáte údaje, ktoré sa v pracovnej zmluve alebo dohode menia (druh práce, miesto výkonu práce, dohodnutá odmena,...). Po zadaní údajov sa zobrazí zoznam zamestnancov, ktorým sa zmena pracovnej zmluvy alebo dohody pridá do evidencie pracovných pomerov. Tu je možné pre každého zamestnanca zadané údaje dodatočne upraviť, zamestnanca zo zoznamu vymazať alebo pridať ďalšieho zamestnanca, ktorému sa má zmena pracovnej zmluvy alebo dohody pridať. Po kliknutí na tlačidlo Dokončiť bude zmena pracovnej zmluvy alebo dohody zvoleným zamestnancom v Personalistike v Evidencii pracovných pomerov pridaná HROMADNÉ PRIDANIE PN A OČR V PERSONALISTIKE V prípade, že chcete hromadne zamestnancom nahrať do Personalistiky ich dni práceneschopnosti alebo ošetrovania člena rodiny, môžete tak urobiť prostredníctvom Hromadných funkcií kliknutím na voľbu Zadávanie PN a OČR. Zobrazí sa formulár, kde po stlačení tlačidla Pridaj zadáte osobné číslo, meno a priezvisko zamestnanca a dátumy začiatku a konca PN alebo OČR.

177 5 HROMADNÉ FUNKCIE 177 Po pridaní všetkých zamestnancov a stlačení tlačidla Dokončiť sa pridajú takto pridané PN a OČR do Personalistiky na kartu Pracovné údaje - PN + OČR HROMADNÉ FUNKCIE VO VÝPOČTE MIEZD V evidencii Výpočet miezd je možné hromadne upravovať nasledovné údaje: zložky mzdy (pridanie novej zložky mzdy, zmena v existujúcej zložke mzdy, vymazanie zadanej zložky mzdy) zrážky (pridanie novej zrážky, zmena v existujúcej zrážke, vymazanie zadanej zrážky) dovolenka (pridanie dovolenky do výplat) Hromadné funkcie v mzdách vyvoláte kliknutím na tlačidlo Hromadné funkcie, ktoré sa nachádza v spodnej časti evidencie Výpočet miezd pri tlačidlách Generuj, Oprav, Ukáž a Vymaž HROMADNÉ ÚPRAVY ZLOŽIEK MZDY V MZDÁCH HROMADNÉ PRIDANIE ZLOŽKY MZDY Vo Výpočte miezd pridávate hromadne zložky mzdy do výplat rovnakých postupom ako pri hromadnom pridávaní zložiek mzdy do Personalistiky. Postup je teda bližšie popísaný v kapitole Hromadné pridanie zložky mzdy [str. 171].

178 178 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA HROMADNÁ ZMENA ZLOŽKY MZDY Postup hromadnej zmeny zložky mzdy vo Výpočte miezd je takmer rovnaký ako pri hromadnej zmene zložky mzdy v Personalistike (pozri kapitolu Hromadná zmena zložky mzdy [str. 172], avšak vo Výpočte miezd je možné pri výbere zložky mzdy, ktorú chcete meniť, zvoliť ako bližšie kritérium len výšku tarify alebo čiastky (nie aj dátumy platnosti). Rovnako ako v personalistike zadáte spôsob zmeny tarify resp. čiastky vo vybranej zložke mzdy ("zmeniť tarifu/čiastku na..." - nová suma nahradí pôvodnú, "zmeniť tarifu/čiastku o hodnotu..." - pôvodná suma sa navýši/poníži o zadanú sumu, "zmeniť tarifu/čiastku o percento..." - pôvodná suma sa navýši/poníži o zadané percento) a kliknete na tlačidlo Ďalej. Zobrazí sa tabuľka so zoznamom zamestnancov, ktorým sa zložka mzdy v mzdách automaticky zmení. Tu môžete ešte individuálne pre jednotlivých zamestnancov upraviť zadané údaje (zmeniť zložku mzdy, upraviť tarifu, vymazať zamestnanca z tabuľky,...). Po kliknutí na tlačidlo Dokončiť sa zložka mzdy (resp. zložky mzdy v prípade, že si údaje ešte upravíte) vybraným zamestnancom v mzdách na karte Zložky mzdy zmení. HROMADNÉ VYMAZANIE ZLOŽKY MZDY Z miezd zamestnancov vymažete hromadne zložku mzdy prostredníctvom Hromadných funkcií kliknutím na voľbu Zmazanie zložky. Následne vyberiete okruh zamestnancov, ktorým chcete zložku mzdy z výplaty vymazať a zadáte danú zložku mzdy. Pre zložku mzdy je možné rovnako ako v predchádzajúcich prípadoch zadať bližšie kritériá a to sumu v tarife alebo v čiastke. PRÍKLAD: Podľa zobrazeného obrázka sa vymažú z výplat vybraných zamestnancov všetky mesačné odmeny (zložka mzdy 210_mesačná odmena), ktoré majú v tarife zadanú sumu v rozmedzí od 100 do 200 eur. V prípade, že by ste políčka pre zadanie sumy v tarife a v čiastke ponechali prázdne, program vymaže z výplat vybraných zamestnancov všetky zložky mzdy 210_mesačná odmena bez ohľadu na výšku tarify alebo čiastky. Po kliknutí na tlačidlo Ďalej sa zobrazí tabuľka so zoznamom zamestnancov, ktorým sa zložka mzdy z výplat vymaže. Tu už údaje nie je možné upravovať. Následne už len stlačte tlačidlo Dokončiť HROMADNÉ ÚPRAVY ZRÁŽOK V MZDÁCH HROMADNÉ PRIDANIE ZLOŽKY MZDY Vo Výpočte miezd pridávate hromadne zrážky do výplat rovnakých postupom ako pri hromadnom pridávaní zrážok do Personalistiky. Postup je teda bližšie popísaný v kapitole Hromadné pridanie zrážky [str. 174].

179 5 HROMADNÉ FUNKCIE 179 HROMADNÁ ZMENA ZRÁŽKY Postup hromadnej zmeny zrážky vo Výpočte miezd je takmer rovnaký ako pri hromadnej zmene zrážky v Personalistike (pozri kapitolu Hromadná zmena zrážky [str. 174], avšak vo Výpočte miezd je možné pri výbere zrážky, ktorú chcete meniť, zvoliť ako bližšie kritérium len spôsob výpočtu (nie aj dátumy platnosti zrážky). Rovnako ako v personalistike zadáte spôsob úpravy zrážky, t.j ako sa má vo vybranej zrážke zmeniť spôsob výpočtu ("zmeniť na..." - nová suma nahradí pôvodnú, "zmeniť o hodnotu..." - pôvodná suma sa navýši/poníži o zadanú sumu, "zmeniť o percento..." - pôvodná suma sa navýši/poníži o zadané percento) a kliknete na tlačidlo Ďalej. Zobrazí sa tabuľka so zoznamom zamestnancov, ktorým sa zrážka v mzdách automaticky zmení. Tu môžete ešte individuálne pre jednotlivých zamestnancov upraviť zadané údaje (zmeniť zrážku, zmeniť spôsob výpočtu, vymazať zamestnanca z tabuľky,...). Po kliknutí na tlačidlo Dokončiť sa zrážka (resp. zrážky v prípade, že si údaje ešte upravíte) vybraným zamestnancom v mzdách na karte Zrážky zmení. 5 HROMADNÉ VYMAZANIE ZRÁŽKY VO VÝPOČTE MIEZD Z miezd zamestnancov vymažete hromadne zrážku prostredníctvom Hromadných funkcií kliknutím na voľbu Zmazanie zrážky. Následne vyberiete okruh zamestnancov, ktorým chcete zrážku z výplaty vymazať a zadáte danú zrážku. Pre zrážku je možné rovnako ako v predchádzajúcich prípadoch zadať bližšie kritérium a to spôsob výpočtu. PRÍKLAD: Podľa zobrazeného obrázka sa vymažú z výplat vybraných zamestnancov všetky zrážky pôžička, ktoré majú v spôsobe výpočtu vybranú čiastku vo výške od 50 do 60 eur. V prípade, že by ste políčka od do nechali prázdne, program vymaže všetky pôžičky, ktoré majú v spôsobe výpočtu vybranú voľbu čiastka bez ohľadu na jej výšku. Po kliknutí na tlačidlo Ďalej sa zobrazí tabuľka so zoznamom zamestnancov, ktorým sa zrážka z výplat vymaže. Následne už len stlačte tlačidlo Dokončiť HROMADNÉ PRIDANIE DOVOLENKY V MZDÁCH V prípade, že chcete hromadne zamestnancom nahrať do miezd ich dni čerpanej dovolenky, môžete tak urobiť prostredníctvom Hromadných funkcií kliknutím na voľbu Pridávanie dovolenky. Zobrazí sa formulár, kde po stlačení tlačidla Pridaj zadáte osobné číslo, meno a priezvisko zamestnanca a označíte na kalendári dni dovolenky (rovnako ako pri štandardnom pridávaní zložky mzdy 310_náhrada mzdy za dovolenku do výplaty). Po pridaní všetkých zamestnancov a stlačení tlačidla Dokončiť sa pridá takto zadaná dovolenka do výplat zamestnancov.

180 180 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA

181 6 EXPORTY EXPORTY Voľba Exporty slúži na elektronické zasielanie údajov z programu OLYMP. Nachádzajú sa tu voľby, ktoré umožňujú zaúčtovanie údajov do programu ALFA, ALFA plus Jednoduché účtovníctvo, export údajov do podvojného účtovníctva, zasielanie výkazov do zdravotných poisťovní ako aj do Sociálnej poisťovne. Okrem uvedených možností máte možnosť prostredníctvom voľby Exporty zaslať elektronicky na príslušný daňový úrad daňové hlásenie, štatistické zisťovania ceny práce pre firmu TREXIMA a rozpisy príspevkov na DDS. Voľbou Posledný export môžete opakovať poslednú voľbu exportu podobne, ako pri tlači dokumentov. 6.1 Export do ALFY Export predkontácií Export zdravotného poistenia Export pre Sociálnu poisťovňu Export pre daňový úrad Export ISCP Export pre DDS Export pre DSS

182 182 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA

183 6 EXPORTY EXPORT DO ALFY A ALFY PLUS Firma KROS a.s., v ktorej program OLYMP vznikol, vytvorila aj program pre vedenie agendy jednoduchého účtovníctva ALFA a ALFA plus. Ak ste vlastníkom oboch týchto programov, potom môžete mzdové údaje z programu OLYMP exportovať do programu ALFA a ALFA plus. Na uskutočnenie tejto operácie slúži voľba Exporty Export do ALFY/Alfy plus. Po označení voľby "Mzdy na výplatu členiť na pracovníkov" sa mzdy vyplácané v hotovosti prenesú do programu Alfa/Alfa plus za každého zamestnanca zvlášť. Po odznačení sa prenesú jednou sumou. Označením ďalšej voľby sa prenesú do programu Alfa/Alfa plus aj zrážky vyplácané v hotovosti, pričom môžete ďalej zvoliť, či ich chcete preniesť za každého zamestnanca zvlášť alebo jednou sumou. Export do Alfy/Alfy plus prenáša údaje do dvoch adresárov: 1/ C:\OLYMP\Export\Alfa\alfamzdy.$$$. 2/ C:\windows\temp\alfamzdy.$$$. V exporte mzdových nákladov do programu Alfa/Alfa plus bude zohľadnená aj položka vráteného preplatku dane z ročného zúčtovania a položka vráteného preplatku daňového bonusu a zamestnaneckej prémie: vrátený preplatok dane z ročného zúčtovania sa zohľadní, ak je v programe OLYMP v Prevodných príkazoch vygenerovaná položka Vrátenie preplatku z RZD, vrátený preplatok daňového bonusu a zamestnaneckej prémie sa zohľadní, ak je v programe OLYMP v Prevodných príkazoch vygenerovaná položka Poukázanie daňového bonusu alebo Poukázanie zamestnaneckej prémie pričom sa tieto položky zobrazia v ALFE/ALFE plus v evidencii záväzkov s mínusovým znamienkom. 6 POZOR: Po exporte je potrebné údaje priebežne importovať do programu ALFA. Novým exportom sa pôvodné údaje prepíšu. V programe ALFA sa vypočítané mzdy zobrazia v knihe záväzkov Evidencia Záväzky

184 184 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Tu po stlačení tlačidla Import údajov z programu OLYMP sa do ALFY prenesú údaje zo súboru alfamzdy.$$$ z C:\windows\temp. V prípade, že máte Alfu nainštalovaná na inom PC ako program Olymp (príp. na tom istom PC, ale pod iným Windowsom), súbor "alfamzdy.$$$" si musíte preniesť, a to nasledovne: 1/ súbor "alfamzdy.$$$" skopírujete z C:\windows\temp\alfamzdy.$$$ alebo z C:\OLYMP\Export\Alfa\alfamzdy.$$$ na USB kľúč 2/ súbor "alfamzdy.$$$" nakopírujete do druhého PC, alebo do iného Windowsu do adresára: C:\windows\temp\ Následne postupujete podľa vyššie uvedeného postupu. ALFA vám rovnako umožní aj tlač prevodných príkazov na bankové účty a ďalšie operácie s týmito údajmi spojené. V programe ALFA plus urobíte import cez menu Firma - Importy a exporty - Import údajov z programu Olymp. Zvolíte cestu k exportnému súboru a po stlačení Importuj sa údaje naimportujú do evidencie záväzkov. 6.2 EXPORT PREDKONTÁCIÍ Voľba slúži na exportovanie údajov do podvojného účtovníctva. Po jej výbere sa zobrazí formulár, v ktorom môžete zvoliť bližšie nastavenie exportu predkontácií.

185 6 EXPORTY 185 Z rozbaľovacieho zoznamu Uložiť ako typ zvoľte typ súboru, do ktorého sa uložia exportované údaje. Zapnutím voľby Preniesť aj sumy bez zaúčtovania sa prenesú aj tie sumy, ktoré nemajú nastavené účty pre zaúčtovanie. Voľbami v časti Členiť na zadáte bližšie členenie exportovaných predkontácií na Strediská, Zákazky, Činnosti a Pracovníkov. Pri exporte je tiež možné zapnutím voľby Kumulovať účt. zápisy za rovnaké synt. a analyt. účty pre SP skumulovať účtovné zápisy za rovnaké účty v rámci jedného dokladu. Export potvrďte tlačidlom Ok. V prípade, že ste použili voľbu Exporty Export predkontácií, a zároveň ste vlastníkom programu OMEGA, máte možnosť naimportovať mzdové údaje priamo do tohto programu. POSTUP V PROGRAME OMEGA V programe OMEGA si v Evidencii účtovných dokladov zvoľte okruh Interné doklady (ID). Na záložke Funkcie po stlačení tlačidla Ďalšie funkcie vyberte voľbu Zaúčtovanie exportu z Olympu. 6 Zobrazí sa formulár, v ktorom je dôležité predovšetkým vybrať na disku súbor vytvorený programom OLYMP, ktorý obsahuje údaje pre zaúčtovanie. Okrem toho je potrebné určiť dátum zaúčtovania a druh dokladu. Ak program OMEGA nevlastníte a na spracovanie podvojného účtovníctva používate iný softvér, importovanie údajov bude možné len v prípade, že to tento softvér umožňuje. 6.3 EXPORT ZDRAVOTNÉHO POISTENIA Voľbou Exporty Export zdravotného poistenia vám program umožňuje zasielať do zdravotných poisťovní výkazy a dávky v elektronickej forme. Pre správnu funkčnosť exportu je potrebné, aby boli predovšetkým v podnikových údajoch (voľba Organizácia Podnik) správne vyplnené všetky požadované údaje. Po výbere voľby Exporty Export zdravotného poistenia máte možnosť zvoliť si export mesačných výkazov, výkazu preddavkov pre ročné zúčtovanie, prihlášok, odhlášok, zmien platiteľa poistného a storno prihlášky. Zároveň máte možnosť si zvoliť hromadný export, prípadne konkrétnu zdravotnú poisťovňu, pre ktorú idete výkaz exportovať.

186 186 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Voľbou Exporty - Export zdravotné poistenia Mesačné výkazy a výberom konkrétnej poisťovne sa zobrazí dialógové okno, kde je umiestnenie a názov súboru automaticky preddefinovaný na základe mena spracovávanej firmy a obdobia, pre ktoré sa export vytvára. Automatické prednastavenie cesty je: C:\OLYMP\Export\ZdravotnePoistenie\NazovFirmy_25n , pričom prvá časť (C:\OLYMP\Export\ZdravotnePoistenie) predstavuje automatické prednastavenie, kde bude mesačný výkaz uložený, v prípade, že ste uvedené automatické prednastavenie ponechali. Druhá časť (NazovFirmy_25n ) predstavuje názov súboru, kde "NazovFirmy" je názov firmy, za ktorú vytvárate mesačný výkaz, "25" je kód príslušnej zdravotnej poisťovne, "514" typ dávky, "12" rok a "05" mesiac, za ktorý ste vytvorili tento výkaz. Posledné trojčíslie "001" je identifikátor určujúci poradie súboru dávky v danom mesiaci. Po výbere voľby Exporty - Export zdravotného poistenia Výkaz preddavkov pre ročné zúčtovanie sa zobrazí dialógové okno, na ktorom je automatické prednastavenie cesty: C:\OLYMP\Export\ZdravotnePoistenie\rzzp2011\NazovFirmy_24_N txt. V názve súboru (24_N txt) predstavuje 24 kód príslušnej zdravotnej poisťovne, N - nová (prvotný výkaz) predstavuje charakter dávky, v prípade opravného výkazu bude uvedené O (opravný výkaz), 580 typ dávky, rok zúčtovania, za ktorý sa ročné zúčtovanie ZP podáva.

187 6 EXPORTY 187 Od roku 2012 výkaz nie je potrebné zasielať do zdravotných poisťovní. Po výbere voľby Exporty - Export zdravotného poistenia Prihlášky a odhlášky, Zmeny platiteľa, resp. Storno prihlášky sa zobrazí nasledovný formulár: 6 V názve súboru pri prihláške príp. odhláške (25_ ) predstavuje 25 kód príslušnej zdravotnej poisťovne, je 8-miestne identifikačné číslo organizácie (číslo môže byť aj 9-10 miestne rodné číslo alebo 10 miestne číslo povolenia na pobyt platiteľa), 13-rok, 01-mesiac, 04-deň, za ktorý ste túto prihlášku príp. odhlášku vytvorili. Pri exportovaní zmeny platiteľa sa uvádza za týmto číslom navyše písmeno "z", čo označuje, že sa jedná o zmenu. Pri exportovaní storna prihlášky sa uvádza písmeno s, čo označuje, že sa jedná o storno. Posledné trojčíslie 601 je 3- miestny kód typu dávky. Pri všetkých exportoch sa na nachádzajú na formulári dva prepínače, štandardne je prednastavený prepínač Riadny výkaz (Riadne hlásenie). V prípade, že potrebujete odoslať opravný výkaz alebo dávku, zvolíte prepínač Opravný výkaz (Opravné hlásenie). Tiež si môžete zvoliť skupinu zamestnancov, ktorým chcete export vytvárať. Ak chcete zmeniť preddefinované umiestnenie adresára, môžete to uskutočniť pomocou tlačidla s lupou, kedy sa zobrazí okno, kde máte možnosť určiť cestu, kam bude tento súbor uložený.

188 188 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA 6.4 EXPORT PRE SOCIÁLNU POISŤOVŇU Voľba Exporty Export pre Sociálnu poisťovňu slúži na elektronické zasielanie výkazov odvodu poistného a registračných listov priamo do Sociálnej poisťovne. POZOR! Povinnosť zasielať mesačné výkazy poistného, výkazy poistného a príspevkov ako aj registračné listy fyzických osôb do Sociálnej poisťovne v elektronickej forme určuje Sociálna poisťovňa zamestnávateľom s počtom zamestnancov 1 s účinnosťou od Po výbere z menu programu Exporty Export pre Sociálnu poisťovňu Mesačné výkazy poistného resp. Výkazy poistného a príspevkov sa zobrazí formulár, ktorý žiada zadanie názvu súboru a zadanie cesty pre umiestnenie súboru. Názov súboru ako aj umiestnenie súboru je v programe prednastavené, v prípade potreby ho však môžete zmeniť. Ako názov je prednastavený text MVPP Názov firmy 2013_01 resp. VPP Názov firmy 2013_01, pričom číslo predstavuje rok a mesiac, za ktorý sa výkaz exportuje. Po stlačení tlačidla Ok sa údaje uložia na zadané miesto do zvoleného adresára (v prípade ponechania prednastavenej cesty je to adresár Export). Pri exporte Mesačného výkazu alebo Výkazu poistného a príspevkov do Sociálnej poisťovne program skontroluje povinné polia, ktoré musia byť vyplnené. Pri chýbajúcich údajoch (napr. v podnikových údajoch Organizácia Podnik na záložke Iné nevyplnené meno mzdára) program zobrazí dialógové okno so zoznamom varovaní. Po výbere z menu Exporty Export pre Sociálnu poisťovňu Registračné listy FO sa zobrazí formulár, kde je potrebné bližšie špecifikovať, aký typ registračného listu fyzickej osoby potrebujete exportovať.

189 6 EXPORTY 189 V hornej časti formulára sa nachádza názov súboru a cesta, kde bude po vyexportovaní súbor uložený. Názov súboru i umiestnenie je v programe prednastavené, v prípade potreby ho však môžete zmeniť pomocou tlačidla s lupou. 6 Vyberiete príslušný adresár a v spodnej časti pomocou OK potvrdíte uloženie exportu do vami vybraného adresára. Názov je v tvare C:\OLYMP\Export\SocialnaPoistovna\RLFO_201301, pričom predstavuje obdobie (rok a mesiac), za ktorý bol RLFO vytvorený. Obdobie môžete bližšie špecifikovať na konkrétne dni mesiaca, za ktoré chcete RLFO exportovať. V časti Typy registračných listov prepínačom označíte príslušný typ registračného listu (prihláška, odhláška, zmena, prerušenie, zrušenie prihlásenia). V časti Ďalšie typy registračných listov pre DBPŠ máte možnosť označiť príslušný typ registračného listu Prihláška na dôchod. poistenie, Odhláška na dôchod. poistenie, Doprihlásenie nepravidelného DBPŠ pri skončení PPF v prípade, ak chcete prihlásiť alebo odhlásiť zamestnanca pracujúceho na dohodu o brigádnickej práci študenta na dôchodkové poistenie. Štandardne sú všetky typy označené, čo odporúčame v prednastavení ponechať z dôvodu, ak bude v jednom mesiaci viac zamestnancov s rôznymi typmi RLFO, program ich vygeneruje naraz.

190 190 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA V časti Zamestnanci si môžete z rozbaľovacieho zoznamu vybrať z akej evidencie - buď z Personalistiky alebo z Výpočtu miezd sa určia zamestnanci, za ktorých sa budú registračné listy exportovať. Označením volieb (všetci zamestnanci, aktuálny riadok, zobrazení zamestnanci, označení zamestnanci) program vyberie do exportu vami zvolených zamestnancov. V poli Zostavil sa nachádza meno mzdára, ktoré program automaticky preberá z podnikových údajov (Organizácia Podnik) zo záložky Iné. V prípade potreby je možné uvedené meno ručne zmeniť. Pole Dátum vystavenia obsahuje systémový dátum, ktorý je tiež možné ručne zmeniť. Ak označené voľby zodpovedajú vašim požiadavkám, v spodnej časti potvrdíte export tlačidlom OK. Program následne skontroluje povinné polia, ktoré musia byť vyplnené. Pri chýbajúcich údajoch (napr. vo voľbe Mzdy Personalistika na záložke Adresy nesprávne vyplnené políčko Štát) program zobrazí dialógové okno s varovaniami o chybných, príp. chýbajúcich údajoch. Po opravení chybného údaja je potrebné vytvoriť export znova. Ak vám už program OLYMP nezobrazí žiadne upozornenie, po potvrdení dialógového okna Export erlfo pre Sociálnu poisťovňu tlačidlom Ok zobrazí program informáciu o počte vytvorených erlfo a cestu, kde sa exportovaný súbor uložil. Samotné exportovanie výkazu prebieha tak, že sa prihlásite na stránku Sociálnej poisťovne pre odosielanie výkazov. Následne sa zobrazí formulár na zadávanie prihlasovacieho mena a hesla. Po zadaní požadovaných údajov a stlačení tlačidla Odoslať sa zobrazí formulár, kde budú od vás vyžiadané údaje z Grid karty. Po ich zadaní opäť stlačíte tlačidlo Odoslať. Zobrazí sa ďalší formulár, kde vyberáte príslušný dokument, a vy zvolíte, či skutočne chcete výkaz odoslať (Upload dokumentov), alebo si chcete výkaz len prezrieť (Prezeranie dokumentov), alebo chcete celú transakciu ukončiť (Odhlásenie). V prípade zadania Odoslať sa zobrazí formulár, kde zadáte pre oba súbory (výkaz aj kontrolný dokument) cestu do adresára, kde sú uložené. Po tomto odoslaní sa výkaz odošle na Sociálnu poisťovňu. O niekoľko minút sa na stránke zobrazí dokument o kontrole chýb (v prípade nesprávnych údajov) a samotný výkaz, príp. RLFO, kde je v spodnej časti uvedené, či je alebo nie je výkaz/rlfo akceptovaný. 6.5 EXPORT PRE DAŇOVÝ ÚRAD Použitím voľby Exporty Export pre daňový úrad Prehľad o zraz. preddavkoch - XML program automaticky vytvorí XML štruktúru mesačného prehľadu na daňový úrad bez nutnosti zásahu užívateľa.

191 6 EXPORTY 191 V zobrazených formulároch je názov súboru, ako aj umiestnenie súboru v programe prednastavené. V prípade potreby ho môžete zmeniť. Pri exporte Prehľadu o zrazených preddavkoch od roku 2012 je možné po označení voľby Opravný výkaz zadať aj dátum zistenia skutočnosti na podanie opravného prehľadu do dátového políčka Dátum zistenia opravy. Použitím voľby Exporty - Export pre daňový úrad - Hlásenie o vyúčtovaní dane - XML program vygeneruje xml štruktúru celého ročného hlásenia pre daňový úrad. Automaticky je označená voľba "Riadny výkaz", je však možné vytvoriť aj opravný xml súbor (opravné ročné hlásenie dane). 6 Takýto xml súbor je možné následne podať na daňový úrad prostredníctvom stránky cez sekciu Pomôcky - Vyplnenie tlačív na internete. Predtým je však potrebné sa prihlásiť pod svojim ID používateľa a heslom. Pri podaní hlásenia takouto formou je potrebné ho podpísať elektronickým podpisom. Použitím voľby Exporty Export pre daňový úrad Hlásenie o vyúčtovaní dane (časť IV.) TXT, respektíve Exporty Export pre daňový úrad Hlásenie o vyúčtovaní dane (časť V.) TXT program vygeneruje údaje o zamestnancoch pre IV. a V. časť Hlásenia o vyúčtovaní dane. Ak si tieto údaje uložíte na CD ROM alebo disketu, v takejto forme máte možnosť uvedené hlásenie odovzdať príslušnému daňovému úradu. POZOR! Súčasťou podávania tohto hlásenia na diskete alebo CD ROM však musí byť aj hlásenie v papierovej podobe!

192 192 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Po výbere tejto voľby sa zobrazí formulár, ktorý žiada zadanie názvu súboru a zadanie cesty pre umiestnenie súboru. Názov súboru, ako aj umiestnenie súboru je v programe prednastavené, v prípade potreby ho však môžete zmeniť. Ako názov je prednastavený text: C:\Olymp\Export\DanovyUrad\R txt, pričom: R znamená riadne hlásenie, 4 alebo 5 identifikátor určujúci, že ide o IV. respektíve V. časť hlásenia 01 - je číslo poradia média od 00 do 99 (týmto označením sa rieši možnosť podania viacerých médií v prípade, že súbor má väčší rozsah ako je kapacita jedného média), pričom platí, že každý z týchto súborov musí mať predpísaný obsah ako keby sa jednalo o jedno médium, je daňové identifikačné číslo (DIČ) daňového subjektu podávajúceho hlásenie, je rok zdaňovacieho obdobia, za ktorý je hlásenie podávané, 01 - je poradové číslo hlásenia v rámci jedného daňového subjektu, typu hlásenia a zdaňovacieho obdobia, txt - skratka textového súboru. 6.6 EXPORT ISCP Voľbou Exporty Export ISCP program podporuje export pre štatistické vykazovanie ceny práce - TREXIMA. Samotný Export ISCP ponúka zjednodušenie práce hlavne pre užívateľov, ktorým vyplýva povinnosť zasielať štatistické vykazovania. Na správne vytvorenie exportu údajov je dôležité mať najskôr vyplnené potrebné údaje: vo voľbe Organizácia Podnik, záložka Iné treba vyplniť všetky údaje v časti Údaje potrebné pre Štatistické zisťovania o cene práce vo voľbe Personalistika karta Prac. údaje a prostriedky, záložka Údaje pre ISCP (Trexima) treba vyplniť všetky údaje vo voľbe Personalistika karta Kvalifikácia, záložka Dosiahnuté vzdelanie je potrebné vyplniť údaj Kód odboru vzdelania. Program vytvorí pri exporte xml súbor za ten kvartál, v ktorom sa práve nachádzate. PRÍKLAD: Nachádzate sa v mesiaci marec 2012 (prvý kvartál) a zvolíte export ISCP. Program vám vytvorí export za prvý kvartál 2012 (za kvartál, v ktorom sa práve nachádzate).

193 6 EXPORTY 193 Výberom voľby Exporty Export ISCP sa Vám zobrazí dialógové okno, v ktorom je umiestnenie a názov súboru automaticky preddefinovaný programom a v ktorom je možné zároveň zmeniť aj obdobie štatistického zisťovania. Štandardne sa údaje vyexportujú do adresára C:/Olymp/Export/ISCP. Počas exportu sa vytvorí jeden xml súbor v tvare iscp.xml. Adresár však v prípade potreby môžete zmeniť prostredníctvom tlačidla s lupou. 6.7 EXPORT PRE DDS Voľba Exporty Export pre DDS (III.pilier) slúži na elektronické zasielanie rozpisov príspevkov na DDS, pričom generovanie rozpisov môžete uskutočniť pre konkrétnu spoločnosť, alebo môžete použiť hromadné generovanie pre viaceré spoločnosti naraz. Elektronické zasielanie rozpisov príspevkov je umožnené pre spoločnosti: AXA, ING Tatry-Sympatia, DDS Tatra banky, DDP Stabilita a DDS Aegon. Aby mohol byť export realizovaný, je potrebné mať v podnikových údajoch (voľby Organizácia Podnik) vyplnené správne všetky požadované políčka. Po výbere voľby Exporty Export pre DDS máte možnosť zvoliť si hromadný export, prípadne konkrétnu spoločnosť, pre ktorú idete rozpis príspevkov exportovať. 6 Výberom konkrétnej spoločnosti (napr. AXA) sa zobrazí dialógové okno, kde je umiestnenie a názov súboru automaticky preddefinovaný na základe názvu príslušnej spoločnosti a obdobia, pre ktoré sa export vytvára.

194 194 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Automatické prednastavenie cesty je: C:\Olymp\Export\DDS\AXA_ xml, pričom prvá časť (C:\Olymp\ Export\DDS) predstavuje automatické prednastavenie, kde bude rozpis príspevkov uložený, v prípade, že ste uvedené automatické prednastavenie ponechali. Druhá časť (AXA_ xml) predstavuje názov súboru, kde AXA je názov spoločnosti, pre ktorú vytvárate rozpis príspevkov, rok, 01 - mesiac, za ktorý ste tento rozpis vytvorili, a "xml" predstavuje formát súboru. Po potvrdení tlačidla Ok v dialógovom okne Export príspevkov DDS - AXA sa uloží súbor do zvoleného adresára. Ak chcete zmeniť výrobcom preddefinované umiestnenie adresára, môžete to urobiť pomocou tlačidla s lupou, kedy sa zobrazí okno, kde máte možnosť určiť cestu, kam bude tento súbor uložený. Po stlačení tlačidla Uložiť sa údaje uložia na zadané miesto do zvoleného adresára (v prípade ponechania prednastavenej cesty je to adresár Export). Pri exporte rozpisu platieb do DDS program skontroluje povinné polia, ktoré musia byť vyplnené. Pri chýbajúcich údajoch (napr. vo voľbe Organizácia Bankové účty na účte pre DDS AXA nevyplnené políčko Variabilný symbol) program zobrazí dialógové okno so zoznamom varovaní.

195 6 EXPORTY 195 Po opravení uvedených varovaní v programe OLYMP je potrebné vytvoriť export pre DDS znova. 6.8 EXPORT PRE DSS Voľba Exporty Export pre DSS (dobrov. II. pilier) slúži na elektronické zasielanie rozpisov dobrovoľných príspevkov na starobné dôchodkové sporenie, pričom generovanie rozpisov môžete uskutočniť pre konkrétnu spoločnosť, alebo môžete použiť hromadné generovanie pre viaceré spoločnosti naraz. Elektronické zasielanie rozpisov príspevkov je umožnené pre spoločnosti: AXA, ING, DSS Poštovej banky, AEGON, VÚB Generali, Allianz. Aby mohol byť export realizovaný, je potrebné mať v podnikových údajoch Organizácia Podnik vyplnené správne všetky požadované políčka. Po výbere voľby Exporty Export pre DSS máte možnosť zvoliť si hromadný export, prípadne konkrétnu spoločnosť, pre ktorú idete rozpis príspevkov exportovať. 6 Výberom konkrétnej spoločnosti (napr. AXA) sa zobrazí dialógové okno, kde je umiestnenie a názov súboru automaticky preddefinovaný na základe názvu príslušnej spoločnosti a obdobia, pre ktoré sa export vytvára. Automatické prednastavenie cesty je:

196 196 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA C:\OLYMP\Export\DSS\AXA_ xml, pričom prvá časť (C:\OLYMP\Export\DSS) predstavuje automatické prednastavenie, kde bude rozpis príspevkov uložený, v prípade, že ste uvedené automatické prednastavenie ponechali. Druhá časť (AXA_ xml) predstavuje názov súboru, kde AXA je názov spoločnosti, pre ktorú vytvárate rozpis príspevkov, rok, 01 - mesiac, za ktorý ste tento rozpis vytvorili a "xml" predstavuje formát súboru. Ak chcete zmeniť preddefinované umiestnenie adresára, môžete to uskutočniť pomocou tlačidla s lupou. Po stlačení tlačidla Uložiť sa údaje uložia na zadané miesto do zvoleného adresára (v prípade ponechania prednastavenej cesty je to adresár Export).

197 7 TLAČ DOKUMENTOV TLAČ DOKUMENTOV Program OLYMP obsahuje veľké množstvo tlačových zostáv a prehľadov. Prácu s tlačovým formulárom a možnosti tlače popisuje nasledujúca kapitola. Okrem základnej tlače je tu vysvetlená možnosť hromadnej tlače a práce s tlačovými profilmi. Na konci kapitoly sa budeme v krátkosti venovať obsahu niektorých vybraných tlačových zostáv (obsah všetkých zostáv nájdete v elektronickej Pomoci programu, ktorá sa zobrazí po stlačení klávesu F1 v ktorejkoľvek časti programu). 7.1 Zobrazenie a tlač výstupných zostáv Tlač jedného dokumentu Hromadná tlač Tvorba nových tlačových profilov Obsah výstupných zostáv

198 198 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA

199 7 TLAČ DOKUMENTOV ZOBRAZENIE A TLAČ VÝSTUPNÝCH ZOSTÁV Zobrazovať a tlačiť výstupné zostavy je možné pomocou voľby v menu programu Dokumenty. Po jej výbere program ponúkne základné skupiny dokumentov pre rýchlejšiu orientáciu. Zároveň sa tu nachádza voľba Posledná tlačová voľba, ktorou automaticky vyberiete dokument, ktorý ste tlačili naposledy. V dolnej časti formulára sú voľby Skupiny zostáv, Archív mzdových tlačív. TIP: Tlač dokumentov vyvoláte aj stlačením tlačidla na paneli nástrojov Výpočet miezd. V tomto prípade vám program priamo ponúkne vhodnú tlačovú zostavu, príp. skupinu zostáv, podľa toho, v ktorej evidencii práve pracujete. Výberom konkrétnej skupiny sa zobrazí tzv. tlačový formulár, kde sa nachádza v ľavej časti ponuka všetkých skupín dokumentov. Kliknutím na skupinu sa rozbalia resp. zbalia jej podskupiny a v pravej časti sa zobrazia dokumenty, ktoré do vybratej skupiny patria. Pri nových alebo upravených dokumentoch sa zobrazuje zelené "N". Tento formulár podrobne popíšeme v kapitole 7.2 Tlač jedného dokumentu [str. 200]. Pri tlači dokumentov je tiež možné zvoliť tlač Poslednej tlačovej voľby, kedy sa program automaticky nastaví na posledne zobrazený dokument. Posledná tlačová voľba sa zapamätá aj po zatvorení programu. Program umožňuje tlač jedného konkrétneho dokumentu záložka Všetky zostavy, ako aj nastavenie tlače pre viac dokumentov súčasne záložka Skupiny zostáv. Program umožňuje vytvorenie si vami požadovaných vlastných skupín zostáv (kapitola 7.4 Tvorba nových tlačových profilov [str. 208]). V tlačovom formulári je možné dokument vytlačiť nielen pomocou tlačidla OK, ale aj dvojklikom na vybraný dokument. Funkcia je aktívna len ak sa tlačí jeden dokument, nie pri tlači skupín zostáv. Formulár pred tlačou ponúka veľké množstvo rôznych nastavení, pomocou ktorých môžete bližšie špecifikovať, aké údaje chcete zobraziť, alebo vytlačiť. Vo všeobecnosti platí, že dokument, pre ktorý program nemá potrebné informácie, sa nedá vytlačiť. Program ho vytlačí ako nulový, alebo vás upozorní, že nemá na jeho vytvorenie dostatok informácií. Napríklad ste v programe zaevidovali novú firmu. V evidencii Personalistika ste však ešte nezadali žiadneho pracovníka. I napriek tomu ste vybrali pre tlač dokument Zoznam pracovníkov. Program vás v tomto prípade v záhlaví upozorní, že pre uvedený dokument nemá dostatok informácií textom!!! Nedostatok dát!!! Zoznam pracovníkov (označená časť). 7 Pokiaľ aj napriek vyššie uvedenému upozorneniu vytvorenie dokumentu potvrdíte tlačidlom OK, program zobrazí ďalšie upozornenie.

200 200 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Ak ste si pre tlač dokumentu zvolili obrazovku (v časti Výstupné zariadenie), tak sa po potvrdení tlače dokument najskôr zobrazí na obrazovke, kde môžete vizuálne skontrolovať správnosť tlačených údajov. V hornej časti okna, na ktorom je dokument zobrazený, sa nachádza ovládací panel s tlačidlami nástrojov, ktoré slúžia na jeho prezeranie a tlač: Tlačidlo s ikonou tlačiarne umožňuje vytlačenie dokumentu na tlačiarni. Tlačidlo s ikonou export slúži na export aktuálnej zostavy do vami zvoleného súboru. Vo voľbe Nastavenia môžete označiť, či si má program zapamätať hodnotu priblíženia dokumentu po vypnutí programu. Tlačidlá označené šípkami sú určené na prechádzanie jednotlivými stránkami. V strede medzi nimi je informácia o počte strán, ktoré ste si dosiaľ prezreli, a o čísle aktuálne zobrazenej stránky, napríklad 2 z 3 (uvedený text znamená, že je zobrazená druhá stránka, pričom doteraz ste si prezreli tri). Pokiaľ sa za druhým číslom nachádza znamienko +, zostava má ďalšie strany, ktoré ešte neboli prezreté. Celkový počet strán zistíte tak, že sa dostanete na poslednú (znamienko + zmizne). Najrýchlejší spôsob ako to urobiť, je stlačenie poslednej šípky. Výberom hodnoty v rozbaľovacom zozname, alebo kliknutím na ikonu s lupou môžete zväčšovať alebo zmenšovať zobrazenie dokumentu. V prípade, že je dokument väčší ako okno, v ktorom sa nachádza, môžete ho posúvať pomocou klávesov pre pohyb kurzora (šípky, PageUp a PageDown) alebo pomocou myši s využitím vodorovnej a zvislej posuvnej lišty (v spodnej a pravej časti okna). Prezeranie ukončíte kliknutím na uzatváracie tlačidlo (krížik umiestnený v pravej hornej časti formulára). Kliknutím na krížik vľavo hore ukončíte prezeranie aktuálnej zostavy a prejdete na ďalšiu zostavu (pri hromadnej tlači), príp. ukončíte prezeranie úplne (pri poslednej tlačovej zostave). V dolnej časti každej vytlačenej zostavy (s výnimkou výkazov do poisťovní) sú pod čiarou uvedené informácie o výrobcovi programu OLYMP. V niektorých dokumentoch sa tlačí aj meno osoby, ktorá ho vytvorila, dátum vypracovania, a prípadne aj kontaktná osoba a miesto jeho spracovania. Všetky spomínané údaje sú prebraté z tlačového formulára. 7.2 TLAČ JEDNÉHO DOKUMENTU Po výbere ľubovoľného dokumentu zo základnej skupiny Všetky zostavy sa na obrazovke zobrazí nižšie uvedený formulár. Program ponúka vždy ako prvotnú, tlač pre jeden dokument. Formulár pred tlačou ponúka veľké množstvo rôznych nastavení, pomocou ktorých môžete bližšie špecifikovať, aké údaje chcete zobraziť, alebo vytlačiť. V hornom záhlaví formulára sa zobrazuje vždy názov konkrétneho dokumentu, na ktorý ste sa nastavili. V prípade, že ste sa nastavili na názov skupiny dokumentov, v záhlaví formulára sa názov nezobrazuje. V časti Vyhľadávanie dokumentu (riadok s lupou) je možné podľa názvu vyhľadať príslušný dokument, pričom stačí napísať len jedno slovo z názvu, pod ktorým je dokument v programe

201 7 TLAČ DOKUMENTOV 201 Olymp uložený. Program zobrazí všetky skupiny, podskupinu a dokumenty, ktoré obsahuje hľadaný výraz v názve. Skupiny a podskupiny dokumentov sa nachádzajú v rozbaľovacom zozname v ľavej časti a príslušná tlačová zostava, ktorú chcete tlačiť, sa zobrazí vpravo v časti Názov zostavy. Pod skupinami dokumentov sa nachádza hypertextový odkaz na Archív čistých výkazov z predchádzajúcich rokov (výkazy od roku 2004). Výkazy sú umiestnené na internetovej stránke 7 V pravej spodnej časti tlačového formulára na záložkách Výber údajov a Nastavenia dokumentu nastavíte ďalšie parametre, pomocou ktorých môžete bližšie špecifikovať, aké údaje chcete zobraziť alebo vytlačiť Na záložke Výber údajov sa nachádzajú nasledovné nastavenia: OBDOBIE, ZOTRIEDENIE VÝSTUPU V časti Obdobie môžete nastaviť, pre ktoré obdobie si prajete dokument vytlačiť resp. údaje, z ktorého obdobia sa majú na dokument zobraziť (rok, viacero mesiacov, jeden mesiac). Pri tlači niektorých dokumentov je možné zvoliť obdobie s presnosťou na deň (Prihlášky a odhlášky do ZP, Registračný list fyzickej osoby,...). V časti Výstup zotriediť podľa určíte, v akom triedení majú byť údaje na dokumente zoradené (podľa osobného čísla, podľa priezviska alebo podľa rodného čísla).

202 202 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA VÝSTUPNÉ ZARIADENIE V časti Výstupné zariadenie si môžete zvoliť, kam bude výpis dokumentu smerovaný (na obrazovku, do u, na tlačiareň alebo do súboru). Voľba Obrazovka znamená, že zvolený dokument bude zobrazený na monitore vášho počítača. Po skontrolovaní správnosti údajov na dokumente ho môžete vytlačiť na preddefinovanej tlačiarni vášho systému. Toto dosiahnete stlačením obrázku tlačiarne vo vrchnej časti zobrazeného formulára. Po výbere voľby sa automaticky vytvorí s prílohou vybraného dokumentu vo formáte PDF. Ďalšou voľbou je možnosť výberu Tlačiarne. Po jej zvolení je výstupná zostava vytlačená bez akéhokoľvek náhľadu priamo na tlačiarni. V tomto prípade si môžete zvoliť aj Počet kópií dokumentu. V prípade, že k vášmu počítaču nie je žiadna tlačiareň pripojená, alebo si chcete vybranú zostavu uchovať ako dokument v tvare súboru, vyberte možnosť Súbor a po potvrdení formulára cez OK vyberiete príslušný formát, v akom chcete zostavu uložiť a zároveň zvolíte, či sa má dokument zobraziť na obrazovku, uložiť na disk, uložiť do niektorého priečinka v poštovom klientovi (Microsoft Outlook alebo Outlook Express) alebo pripojiť ako príloha do u a odoslať. Program umožňuje vytvárať rôzne typy výstupných súborov (napr. Word formát, RTF formát, PDF formát, Excel formát,..). ZAMESTNANCI V časti Zamestnanci máte možnosť vybrať z rozbaľovacieho zoznamu, či chcete tlačiť údaje na príslušný dokument pre zamestnancov zadaných v evidencii Personalistika, Výpočet miezd alebo Zúčtovanie preddavkov. Pomocou prepínačov určíte, pre ktorých pracovníkov sa má dokument vytlačiť. Ak to majú byť tí, ktorým bola vo zvolenom období vygenerovaná mzda, vyberte prepínač s vypočítanou mzdou. Prepínač v hlavnom prac. pomere vyberie všetkých zamestnancov, ktorí boli v zvolenom období v hlavnom pracovnom pomere. Ak je nastavený prepínač všetci zamestnanci, tak tlačivo bude obsahovať údaje všetkých zamestnancov z príslušnej evidencie, ktorá je zvolená v rozbaľovacom zozname. Funkcia prepínačov aktuálny riadok v..., zobrazení v a označení v súvisí podľa zvoleného dokumentu s tabuľkou zamestnancov vo zvolenej evidencii (podrobný popis označovania a výberu pracovníkov nájdete v kapitole 2.5 Práca s tabuľkou [str. 43]). Pri tlači prevodných príkazovi sa nachádzajú prepínače pre určenie typu tlačených prevodov pre banku, na pokladnicu atď. Na to, aby bolo možné prevody vytlačiť, je potrebné, aby ste ich najskôr vytvorili v evidencii Prevodné príkazy (kapitola 4.4 Prevodné príkazy [str. 147]. ČLENENIE DOKUMENTU V časti Členenie dokumentu je možné zapnúť príslušné voľby, ktoré sú prístupné podľa konkrétneho dokumentu (Členiť na strediská atď, Členiť podľa typu). Na záložke Nastavenia dokumentu sa nachádzajú nasledovné nastavenia:

203 7 TLAČ DOKUMENTOV 203 NASTAVENIA V časti Nastavenia zvolíte, či si prajete na dokumente uvádzať Názov dokumentu, Názov organizácie atď. Na každom dokumente sú prístupné iba také nastavenia, ktoré majú pre konkrétny dokument nejaký význam. Napríklad pri zobrazení dokumentu Zoznam pracovníkov je možné v časti Členenie dokumentu nastaviť, či si prajete na dokumente uviesť zamestnancov v Členení na strediská a Podľa typu pracovného pomeru a v časti Nastavenia zvolíte, či si prajete na dokumente uvádzať Názov dokumentu, Názov organizácie, Uviesť zamestnancov v súbehu. Význam jednotlivých parametrov je popísaný v tabuľke: Parameter Funkcia Prístupné pre Zobraziť názov dokumentu Zobraziť názov organizácie Členiť na strediská Na dokumente sa zobrazí názov dokumentu Na dokumente sa zobrazí názov organizácie Zoskupí zamestnancov podľa stredísk, je možné tlačiť až do štvrtej úrovne stredísk Prevažná väčšina dokumentov Prevažná väčšina dokumentov Poistenie po prac., Rekapitulácia výplat a zrážok, Rezerva na nevyčerpanú dovolenku, niektoré doklady zo skupiny Personalistika Členiť na zákazky Rozčlení náklady podľa zákaziek Rozúčtovanie mzdových nákladov pre podvojné účtovníctvo Členiť na pracovníkov Členiť podľa typu (splatnosti) Tlačiť do originálneho výkazu Uhradené v dobe splatnosti Rozčlení náklady podľa pracovníkov Rozúčtovanie mzdových nákladov pre podvojné účtovníctvo Rozčlení Zoznam pracovníkov a Rozúčtovanie mzdových nákladov podľa typu pracovného pomeru a zálohovú listinu na zálohu 1 a 2 Výkaz vyplní do originálu tlačiva, pred tlačou je nutné vložiť originál do zásobníka tlačiarne V prípade, že všetky čiastky odvádzané danej inštitúcii boli uhradené načas, tak zabezpečí úplné vyplnenie výkazu. V opačnom prípade je potrebné údaje, ktoré nie sú z nastavenia programu zrejmé, doplniť ručne Zoznam pracovníkov, Rozúčtovanie mzdových nákladov, Zálohová listina Mesačný výkaz pre zdravotné poisťovne, Sociálnu poisťovňu, Hlásenie o vyúčtovaní dane ročné, Prehľad o zrazených preddavkoch, atď. Prehľad o zrazených preddavkoch na daň, Hlásenie o vyúčtovaní dane z príjmu, atď. 7

204 204 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Každý výpis na novú stranu Netlačiť rekapituláciu Netlačiť nulové riadky Vypísať sumu slovom Kumulovať účt. zápisy za SP Uvádzať zamestnancov v súbehu Tlač opravného výkazu Dane a odvody štátu Tlač súhrnného mzdového listu Zobraziť aj DoBPŠ bez uplatnenej výnimky Zobraziť mená rodičov Zobraziť dokument platný v zadanom období Každý výpis vytlačí na osobitný list papiera Výplatné pásky vypíše bez rekapitulácie podľa typu PP Vytlačí výpis riadkov, ktorých údaje sú pre celý rok nulové Na koniec tlačiva pridá výpis celkovej prevádzanej sumy slovom Skumuluje účtovné zápisy za rovnaké účty v rámci jedného dokladu Zobrazí na niektorých dokumentoch v Personalistike zamestnanca toľkokrát, koľko má pracovných pomerov v súbehu. Po odznačení políčka zobrazí zamestnanca len raz a to s údajmi zadanými v základnom PP. Umožňuje vytlačiť opravné výkazy Pod výplatnú pásku pridá tabuľku s celkovými odvodmi štátu z danej výplaty Mzdové údaje prepojených zamestnancov v súbežnom pracovnom pomere sa zobrazia súhrnne na jednom mzdovom liste Zobrazí aj DoBPŠ, na ktoré sa ani v jednom mesiaci zvoleného roka neuplatnila výnimka Deti rozčlení podľa rodičov Zobrazia sa všetky dokumenty pre aktuálne pracovné pomery. Ak voľba nie je označená zobrazia sa len dokumenty, ktorých platnosť začína v zadanom období Osobné údaje pracovníka podrobné, pracovné, Výplatné pásky (okrem Tajný formát), Evidencia pracovnej doby podľa PP a podľa typu, atď. Výplatné pásky (okrem Tajný formáta výpis zložeik) Mzdový list - ročný prehľad vypočítaných miezd, Rekapitulácia zložiek mzdy mesačne podľa stredísk Štandardný prevodný príkaz Rozúčtovanie mzdových nákladov pre podvojné účtovníctvo Zoznam pracovníkov, Zoznam zahraničných pracovníkov, Zoznam mladistvých pracovníkov Prihlášky, odhlášky a zmeny platiteľa pre ZP, Mesačné výkazy pre ZP a SP, ELDP, Ročné hlásenie a Prehľad na DÚ Výplatné pásky Prehľad vypočítaných miezd Zoznam pracovníkov na DoBPŠ podľa uplatnenej výnimky Zoznam detí pracovníkov Pracovná zmluva, Zmeny, Dodatky pracovnej zmluvy, Ukončenie pracovného pomeru Dohoda o vykonaní práce atď.

205 7 TLAČ DOKUMENTOV 205 Zobraziť zrážky z príjmu Zobraziť údaje o manželke Zobraziť korešp.adresu bank.účet a Zobraziť korešp. adresu a spôsob úhrady Zobraziť zrážky zo mzdy Zobrazia sa zrážky z príjmu exekúcie, pôžičky Vyplnia sa údaje o manželke Vyplní sa korešpondenčná adresa a bankový účet zamestnanca Vyplní sa korešpondenčná adresa a spôsob úhrady preddavku Vyplnia sa údaje o zážkach zo mzdy Potvrdenie o príjme zo závislej činnosti Vyhlásenie na zdanenie príjmov fyzických osôb, Žiadosť o vykonanie zúčtovania dane Registračný list fyzickej osoby Registračný list zamestnávateľa Oznámenia zamestnávateľa do ZP Zápočtový list - Potvrdenie o zamestnaní, Potvrdenie na dávku v nezamestnanosti Zobraziť číslo rodné Zobraziť záporné zrážky Zobraziť nulové zrážky a zrážky bez popisu Zobraziť VZ počas vylúčiteľných dôb Uvedie sa rodné číslo Výplatné pásky, Zálohové listiny, Sumárny prehľad podľa pracovníkov Uvedú sa aj záporné zrážky Rekapitulácia zrážok po pracovníkoch, Rekapitulácia zrážok podľa typu Zobrazia sa aj zrážky s 0-vým zostatkom a zrážky, ktoré nemajú zadaný popis Vyplnia sa vymeriavacie základy počas vylúčiteľných dôb Rekapitulácia zrazených pohľadávok Evidenčný list dôchodkového poistenia 7 Zobraziť údaje všetky Zobraziť dátum zrazenia pri nulovom preddavku Zobraziť vetu o priloženom zozname zamest. Zobraziť príjemcu meno Vyplní sa obdobie platby od-do, číslo zmluvy, vymeriavací základ, kategoria DDP, typ, suma VZ Vyplnia sa všetky riadky, ak nebude voľba označená riadky sa nevyplnia z dôvodu oprávok z minulých rokov Vyplní sa dátum zrazenia aj keď je preddavok nulový Pridá na dokument vetu o priloženom zozname zamestnancov Vyplní sa meno príjemcu Rozpis platieb pre DDS Hlásenie o vyúčtovaní dane Prehĺad o zrazených preddavkoch na daň Žiadosť o vrátenie roč. zúčtovania Štandardný prevodný príkaz s príjemcom (Autom. tlač) Zobraziť históriu zdravotného poistenia Zobrazí sa zdravotná poisťovňa od-do Personálne a mzdové údaje pracovníka

206 206 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Zobraziť či zamestnanec poberal príjmy podľa 32a Uviesť sumu do výšky 3 % Zobraziť čiastku Zobrazí sa krížik na NIE v poslednom riadku (Zamestnanec poberal príjmy uvedené v 32a...) Zobrazí sa suma do riadku 10 vo výške 3% Zobrazí sa sumu do riadku 10 vo výške 2% Potvrdenie o zdaniteľnej mzde Vyhlásenie o poukázaní dane Vyhlásenie o poukázaní dane Zobraziť aj navrhnutú dovolenku Tlač pečiatky Zobrazí sa aj navrhnutá dovolenka, Plán čerpania dovolenky, Prehľad počtu zamestnancov na dovolenke, Porovnanie dovolenky zamestnanca Na niektoré dokumenty sa pridá uložená pečiatka. Pečiatku si môžete do programu uložiť pomocou užívateľských nastavení (kapitola Užívateľské nastavenia [str. 72] Mesačný výkaz poistného do SP, Rozúčtovanie mzdových nákladov pre podvojné účtovníctvo, Rekapitulácia výplatných pások, Mzdový list, atď. ÚDAJE O VYTVORENÍ DOKUMENTU V časti Údaje o vytvorení dokumentu môžete zadať údaje zobrazované na tlačových zostavách Do polí Vypracoval, telefón a fax môžete zadať meno a telefonický kontakt pracovníka, ktorý dokument vypracoval. Polia Príkazca a identifikácia slúžia na zadanie mena príkazcu a jeho identifikačného čísla, ide o meno pracovníka, ktorý má v kompetencii styk s bankou (údaj je vyžadovaný na niektorých typoch prevodných príkazov). Do polí Kontaktné údaje zamestnávateľa, telefón, fax zadajte telefón kontaktnej osoby vo firme a fax. Do poľa V... sa automaticky prenesie názov mesta, v ktorom spracovávaná firma sídli (prenáša sa z podnikových údajov) a do políčka Dňa sa vloží dátum vypracovania zostavy (preddefinovanou hodnotou pre toto pole je systémový dátum nastavený na vašom počítači). Všetky vyššie uvedené údaje sa na formulár prenášajú automaticky z podnikových údajov, ktoré je možné ešte na tomto tlačovom formulári meniť. Zmenené údaje sa na formulári zapamätajú dovtedy, pokiaľ sa formulár nezatvorí alebo pokiaľ sa neukončí práca s programom. NASTAVENIE STRANY Program umožňuje zadať nastavenia samostatne pre konkrétny vybraný dokument. Nastavenia sa zobrazia po zapnutí príslušnej voľby. POZNÁMKA: Nastavenia ostávajú zachované, aj keď nie sú zobrazené. Môžete si zadefinovať rozsah okrajov, ktoré budú pri tlači dokumentu použité. Nastavenie zostáva zachované pre každý dokument individuálne a ukladá sa aj pre ďalšiu tlač, čo znamená, že údaje postačí zadefinovať len jeden krát. Táto možnosť slúži hlavne na uľahčenie tlače výplatných pások v tajnom formáte.

207 7 TLAČ DOKUMENTOV 207 Ďalej môžete Nastaviť veľkosť papiera, prípadne zvoliť vlastnú veľkosť (po výbere príslušnej voľby z rozbaľovacieho zoznamu zadáte rozmery do polí Šírka a Výška), Vnútiť orientáciu papiera (na výšku, na šírku), Vnútiť veľkosť zobrazenia (400%, 300%, 200%, 150%, 125%, 100%, 75%, 50%, 25%, šírka strany - na obrazovke bude len dokument bez pozadia alebo zobraziť celú stranu) a nastaviť parametre Automatického číslovania (od akého čísla sa má začať číslovať a či chcete tlačiť aj konečný počet strán). Po zvolení výstupnej zostavy a potvrdení tlačidlom Ok sa táto zobrazí na obrazovke, vytlačí na tlačiarni alebo uloží do súboru na disk podľa vášho nastavenia. Pri stlačení tlačidla Zruš sa práca s popisovaným formulárom ukončí bez toho, aby bola akákoľvek výstupná zostava vytvorená. 7 TIP: V kapitole 11 Tipy a triky [str. 255] je spomenutých niekoľko problémov, s ktorými sa môžete pri tlači dokumentov stretnúť. Zároveň sú tu uvedené aj návody na ich odstránenie. 7.3 HROMADNÁ TLAČ Tlač viacerých dokumentov naraz je možné cez záložku Skupiny zostáv. V ľavej časti formulára sú zobrazené jednotlivé skupiny zostáv. Prvé štyri skupiny sú výrobcom preddefinované (majú logo Kros) a nie je možné ich meniť ani vymazať. Sú to vznik hlavného prac. pomeru, vznik dohody, zánik hlavného prac. pomeru a zánik dohody. Pre každú z týchto skupín sú automaticky priradené príslušné dokumenty, ktoré je potrebné pri nástupe/odchode zamestnanca vytlačiť. Názvy dokumentov sú zobrazené pravej časti formulára Názov zostavy.

208 208 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Všetky nastavenia v tomto formulári fungujú rovnako, ako vo formulári Všetky zostavy. 7.4 TVORBA NOVÝCH TLAČOVÝCH PROFILOV Program umožňuje aj vytvorenie vlastných tlačových profilov. Slúži na to tlačidlo Pridaj v záložke Skupiny zostáv. Kliknutím naň sa zobrazí formulár, v ktorom zadáte názov skupiny zostáv. Po potvrdení názvu sa otvorí formulár Definovanie novej skupiny zostáv. V ňom sú v ľavej časti zobrazené všetky skupiny, podskupiny a tlačové zostavy. V časti Vyhľadávanie dokumentu (riadok s lupou) je možné podľa názvu vyhľadať príslušný dokument, pričom stačí napísať len jedno slovo z názvu, pod ktorým je dokument v programe Olymp uložený. Program zobrazí všetky skupiny, podskupinu a dokumenty, ktoré obsahuje hľadaný výraz v názve. Pomocou tlačidla Pridaj > prenesiete vybraný dokument do pravej časti. Do pravej časti prenesiete všetky dokumenty, ktoré chcete v danej skupine zostáv naraz vytlačiť. Vybrané dokumenty môžete z pravej časti odstrániť po jednom pomocou tlačidla < Odober alebo všetky naraz pomocou << Odober všetko. Po potvrdení tlačidlom Ok sa vybrané dokumenty priradia k vytvorenej skupine zostáv. Vytvorenú skupinu zostáv môžete premenovať pomocou tlačidla Premenuj skupinu alebo vymazať pomocou tlačidla Vymaž skupinu. Ak potrebujete do už vytvorenej skupiny zostáv pridať resp. odobrať dokumenty, slúži na to tlačidlo Pridať/odobrať dokumenty v pravej časti. Po jeho stlačení sa otvorí formulár Úprava skupiny zostáv, v ktorom môžete pridávať respektíve odoberať dokumenty do zvolenej skupiny. Pomocou tlačidla Pridaj kópiu sa vytvorí kópia aktuálne vybratej skupiny zostáv.

209 7 TLAČ DOKUMENTOV OBSAH VÝSTUPNÝCH ZOSTÁV V programe OLYMP sa nachádza viac ako 200 výstupných zostáv. V tejto kapitole uvádzame popis niektorých vybraných, podrobný popis všetkých zostáv nájdete v elektronickej Pomoci k programu. Zobrazíte ju stlačením klávesu F1 z ktoréhokoľvek miesta programu. Ak Pomoc vyvoláte z tlačového formulára, zobrazí sa priamo stránka popisujúca zostavu, ktorá je práve vybraná. Jednotlivé dokumenty sú zoradené do tematických celkov, v rámci ktorých sú dokumenty usporiadané do poskupín. Popíšeme si dokumenty podľa tematických celkov: PERSONALISTIKA Zoznam pracovníkov - výpis pracovníkov za konkrétne obdobie (mesiac), obsahujúci ich základné personálne údaje (osobné číslo, meno a priezvisko, typ pracovného pomeru, rodné číslo, číslo občianskeho preukazu, údaje o bydlisku a o zvyšku dovolenky). Údaje o jednom pracovníkovi sú uvedené v jednom riadku. Prvotné zotriedenie je podľa osobného čísla, vo formulári pred tlačou je možné tento zoznam zotriediť i podľa ďalších kritérií: zamestnanci s vypočítanou mzdou, v hlavnom pracovnom pomere, všetci zamestnanci, aktuálny riadok v Personalistike, zobrazení v Personalistike, označení v Personalistike, prípadne členiť na strediská. Na zozname sa v spodnej časti nachádza údaj Dňa, kde sa uvádza systémový dátum podľa nastavenia vašich Windows. Dátum je možné meniť priamo na formulári pred tlačou. Zoznam pracovníkov podľa ZP obsahuje zoznam zamestnancov, ktorí sú evidovaní v zdravotných poisťovniach, obdobie, od kedy do kedy bol zamestnanec evidovaný v zdravotnej poisťovni (počas trvania pracovného pomeru). Zoznam pracovníkov podľa stupňa náročnosti obsahuje zoznam zamestnancov v členení podľa stupňov náročnosti, do ktorého boli resp. sú zaradení. Ročná evidencia uzatvorených dohôd - obsahuje evidenčný zoznam všetkých uzatvorených dohôd v priebehu roka v poradí, v akom boli uzatvorené. Na zozname sú uvedené údaje: osobné číslo, priezvisko a meno, číslo občianskeho preukazu, pracovnoprávny vzťah, nástup a ukončenie pracovnoprávneho vzťahu. Evidencia dohôd sa tlačí za konkrétny rok. Zoznam je možné členiť na strediská. Zoznam detí pracovníkov obsahuje zoznam detí zamestnancov, meno a priezvisko, dátum narodenia, vek, rodné číslo, bydlisko, odpočet dane, evidenciu poberania 7

210 210 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA rodinných prídavkov, zdravotný stav dieťaťa a nariadené výživné. Po označení voľby Zobraziť mená rodičov sa zobrazia aj mená zamestnancov. Osobné údaje podrobné - obsahuje prakticky všetky informácie o zamestnancovi, ktoré boli do programu zadané v evidencii Personalistika. Údaje o manželke/manželovi a o deťoch program na tlačivo prenáša podľa zadania z Personalistiky na karte Rodinné údaje. Pod názvom Odpočet dane rozumieme Daňový bonus, ktorý si zamestnanec uplatňuje na deti. Osobné údaje je možné tlačiť vo forme: viac zamestnancov na jednu stranu, prípadne tlačiť údaje jednotlivo po označení políčka Každý výpis na novú stranu na formulári pred tlačou. Doklady - platné a Doklady koniec platnosti tieto tlačové zostavy obsahujú meno a priezvisko zamestnanca, platnosť dokladu od do, evidenciu preškolenia. Pridelené prostriedky po prac., Protokol o prevzatí prostriedkov a Protokol o odovzdaní prostriedkov obsahuje zoznam pridelených pracovných prostriedkov po pracovníkoch, súčasťou tejto tlačovej zostavy je aj protokol o tom, že pracovník prevzal pracovné prostriedky a pri ukončení pracovného pomeru aj protokol o odovzdaní prostriedkov. Pracovná zmluva slúži na uzatvorenie pracovnej zmluvy medzi firmou a zamestnancom. Obsahuje náležitosti pracovnej zmluvy podľa Zákonníka práce 43. Pri zamestnancovi, ktorý má v pracovných pomeroch zadanú inú dĺžku pracovného týždňa ako má zamestnávateľ prednastavenú v Podnikových údajoch (Organizácia Podnik), v pracovnej zmluve je táto skutočnosť zohľadnená v bodoch 8. (ustanovený pracovný čas u zamestnávateľa) a 9. (dohodnutá dĺžka pracovného času zamestnanca). Do pracovnej zmluvy sa údaje o zamestnávateľovi prenášajú z prednastavenia v Podnikových údajoch, údaje o zamestnancovi sa prenášajú zo zadania v Personalistike (Personalistika Personalistika) z karty Personálne údaje a z karty Pracovné pomery. Dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru slúžia na uzatvorenie dohody medzi firmou a fyzickou osobou pracujúcou na základe dohody o pracovnej činnosti, dohody o vykonaní práce alebo dohody o brigádnickej práci študenta. Dohoda o hmotnej zodpovednosti slúži na uzatvorenie dohody o hmotnej zodpovednosti medzi firmou a zamestnancom podľa 182 Zákonníka práce č. 311/2001 Z.z.. Dohoda o zrážkach zo mzdy slúži na uzatvorenie dohody o zrážkach zo mzdy medzi zamestnávateľom a zamestnancom podľa 131 Zákonníka práce č. 311/2001 Z.z.. Zoznam účastníkov poskytuje informácie o mennom zozname účastníkov školenia. Prehľad školení obsahuje zoznam všetkých školení v zadanom období s ich základnými údajmi. Prehľad školení po pracovníkoch tlačová zostava obsahuje zoznam všetkých absolvovaných školení v členení na jednotlivých pracovníkoch. V skupine dokumentov Personalistika môžete tlačiť aj ďalšie tlačivá súvisiace s personálnou agendou Zmeny v pracovnej zmluve, Dodatky ku pracovnej zmluve, Dohodu o pracovnej činnosti, Dohodu o vykonaní práce, Dohodu o brigádnickej práci študenta, Ukončenie pracovného pomeru (dohodu, výpoveďou, okamžitým skončením, v skúšobnej dobe, na dobu určitú), Ukončenie dohody (dohodu, výpoveďou, okamžitým skončením) a ďalšie.

211 7 TLAČ DOKUMENTOV 211 Dokumenty v podskupine Korešpondencia umožňujú tlač adries zamestnancov na obálky formátu DL a C5. Okrem toho je možné vytlačiť aj Poštový podací lístok. OZNAMOVACIA POVINNOSŤ Registračný list fyzickej osoby - vo všeobecnosti slúži na prihlásenie, prerušenie, zmenu alebo odhlásenie fyzickej osoby za účelom evidencie platiteľov poistného do Sociálnej poisťovne. Z programu OLYMP je ho možné použiť pre osoby v pracovnom pomere, pre dohodárov, spoločníkov, štatutárov, iný pracovný vzťah s pravidelným alebo nepravidelným príjmom. Program tento výkaz vytlačí len pre ľudí, pre ktorých to má v zvolenom mesiaci, z hľadiska logiky dokumentu, zmysel. To znamená, že sa vytlačí napríklad len v mesiaci uzatvorenia pracovnej zmluvy (pre účely prihlásenia zamestnanca), v mesiaci ukončenia pracovnej zmluvy (pre účely odhlásenia zamestnanca), v mesiaci, v ktorom sa začalo alebo skončilo prerušenie podľa oddielu 9. výkazu (pre osoby vo vyňatí z PP, počas ktorého platí odvod poistného štát, a pre osoby, ktoré majú prerušené platenie poistného) a v mesiaci, v ktorom nastala u zamestnanca zmena. Zmena v spôsobe odmeňovania zamestnanca z pravidelného mesačného príjmu na nepravidelný príjem a naopak, spôsobuje zánik a následný vznik povinného poistenia zamestnanca, t.j. zamestnávateľ odhlasuje a následne prihlasuje zamestnanca. Ak v tlačovom formulári zapnete voľbu Členiť podľa typu, na reporte bude označené, či ide o prihlášku, odhlášku, prerušenie alebo zmenu. Ak toto políčko nebude označené, typ registračného listu sa neoznačí, čo môžete využiť pri zrušení prihlásenia. Voľba Zobraziť korešp. adresu a bank. účet zabezpečí, že sa na prihláške vyplní aj Oddiel 5 a 6 tlačiva (Oddiel 5 Korešpondenčná adresa zamestnanca vyplní sa podľa prechodného bydliska uvedeného v Personalistike v osobných údajoch, Oddiel 6 Bankové spojenie ak je v Personalistike zadaná zrážka z osobného účtu). Registračný list zamestnávateľa - slúži na prihlásenie, odhlásenie alebo na nahlásenie zmeny údajov zamestnávateľa do Sociálnej poisťovne. Program vyplní prihlášku len v tom mesiaci, v ktorom začne zamestnávateľ zamestnávať prvého zamestnanca. Pri prihláške sa vyplnia všetky oddiely. Odhlášku vyplní len v tom mesiaci, v ktorom ukončuje pracovný pomer posledný zamestnanec. Registračný list typu zmena sa vyplní vždy, keď nastane akákoľvek zmena v podnikových údajoch, ktorá sa zároveň vypĺňa na RLZ. Program označí, či sa jedná o prihlášku, odhlášku alebo zmenu len v tom prípade, ak je na tlačovom formulári označené políčko Členiť podľa typu. V záhlaví RLZ vyplní program krížik len do políčka PO alebo FO a to podľa kódu PF zadaného v podnikových údajoch - na karte Iné. V prípade, že na tlačovom formulári označíte políčko Zobraziť korešp. adresu, program na RLZ vyplní aj korešpondenčnú adresu v oddieli 5. Oddiel 8 vypĺňa len zamestnávateľ PO (FO tento oddiel nevypĺňa). Údaje sa vyplnia z karty Oznam. povinnosť z podnikových údajov. Evidenčný list dôchodkového poistenia (ELDP) - obsahuje obdobie dôchodkového poistenia, dosiahnutý vymeriavací základ a ďalšie doby v kalendárnych rokoch, ktoré Sociálna poisťovňa eviduje. Evidencia je potrebná z dôvodu sledovania dosiahnutia zákonom stanovených odpracovaných rokov a dní za účelom získania dôchodkového veku (odchodu do starobného dôchodku), ako aj priznania výšky dávky starobného dôchodku. Zamestnávateľ vyhotoví ELDP pri ukončení pracovného pomeru alebo iného pracovno-právneho vzťahu (napríklad dohody o vykonaní práce) a odovzdáva ho príslušnej pobočke Sociálnej poisťovne. Dokument je možné tlačiť priamo do originálu (na formulári pred tlačou je potrebné označiť políčko Tlač do originálneho výkazu a samozrejme do zásobníka tlačiarne vložiť originál tlačiva). 7

212 212 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Menný zoznam odovzdaných ELDP - dokument obsahuje menný zoznam zamestnancov, za ktorých sa odovzdáva ELDP. Okrem mena a priezviska zamestnanca obsahuje aj rodné číslo a dátumy vzniku a zániku pracovno-právneho vzťahu. Oznámenie zamestnávateľa o poistencoch pri zmene platiteľa poistného na verejné zdravotné poistenie - vo všeobecnosti slúži tento dokument na prihlásenie/odhlásenie alebo nahlásenie zmeny platiteľa poistného. Program OLYMP umožňuje tento dokument použiť pre osoby v hlavnom pracovnom pomere, spoločníkov, štatutárov, iný pracovný vzťah a taktiež aj pre dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru. V prípade, že potrebujete tlačiť prihlášky/odhlášky do zdravotnej poisťovne, nájdete ich v dokumentoch cez voľbu Dokumenty Oznamovacia povinnosť Zdravotné poisťovne Prihlášky a odhlášky do ZP. Pri nahlasovaní zmeny platiteľa poistného napr. pri PN je potrebné tlačiť dokument cez voľbu Dokumenty Oznamovacia povinnosť Zdravotné poisťovne Zmeny platiteľa zdrav. poist.. V prípade, že má zamestnávateľ v danej poisťovni prihlásených 3 a viac zamestnancov, je povinný podávať oznámenie v elektronickej forme. Oznámenie zamestnávateľa do ZP - slúži na prihlásenie, odhlásenie alebo nahlásenie zmeny zamestnávateľa do zdravotných poisťovní. Oznámenie o vzniku urobí program v tom mesiaci, v ktorom je nejakému zamestnancovi prvýkrát pridaná príslušná zdravotná poisťovňa (v Personalistike na karte Zdravotné poistenie - Vznik a zánik ZP). Oznámenie o zániku sa urobí vtedy, ak sa ukončil pracovný pomer s posledným zamestnancom poisteným v danej zdravotnej poisťovni. Oznámenie o zmene sa vyplní vždy, keď nastane akákoľvek zmena v podnikových údajoch, ktorá sa zároveň vypĺňa na Oznámení. Program označí, či sa jedná o prihlášku, odhlášku alebo zmenu len v tom prípade, ak je na tlačovom formulári označené políčko Členiť podľa typu. V prípade, že na tlačovom formulári označíte políčko Zobraziť korešp. adresu a spôsob úhrady, program vyplní aj korešpondenčnú adresu platiteľa. Po označení tohto políčka uvedie navyše krížik do políčka prevodom z účtu v riadku Spôsob úhrady prevodu. V oddieli Potvrdenie platiteľa poistného vyplní program údaje z karty Oznam. povinnosť z podnikových údajov. V prípade použitia originálneho tlačiva, program umožňuje aj tlač do originálu (na tlačovom formulári zapnete voľbu Tlač do originálneho výkazu). MZDY Vo všeobecnosti platí: pri vyúčtovaní mzdy je zamestnávateľ povinný vydať zamestnancovi písomný doklad obsahujúci údaje o jednotlivých zložkách mzdy, o vykonaných zrážkach a o celkovej cene práce (Zákonník práce 130 ods. 5). Týmto písomným dokladom sa rozumie výplatná páska. Výplatné pásky obsahujú základné údaje: názov a adresu firmy, obdobie, za ktoré sa výplatná páska tlačí, počet pracovných dní / hodín v danom mesiaci, meno a priezvisko zamestnanca, údaje o dovolenke (nárok, krátenie, čerpanie, zvyšok, priemer na dovolenku). Mzdové údaje sú rozpísané podľa jednotlivých zložiek mzdy a rovnako sú rozpísané aj všetky zrážky zo mzdy. Nachádza sa tu aj informácia o cene práce (Zákonník práce 130 ods. 5), ktorá sa skladá z hrubej mzdy zamestnanca a z povinných odvodov zamestnávateľa. Ak je mzda posielaná zamestnancom na účet, v kolónke K výplate v hotovosti bude 0,0. Kolónka K výplate v hotovosti je vyplnená, ak zamestnanec poberá mzdu v hotovosti. V tejto skupine sa nachádzajú rôzne typy výplatných pások: výpis zložiek, tajný formát, tajný zvislý formát, zvislý formát, vodorovný formát, podrobný formát. Jednotlivé typy výplatných pások obsahujú rôzne údaje, podľa ktorých máte možnosť sa rozhodnúť, ktorý formát výplatnej pásky budete používať. Výplatné pásky je možné pomocou označenia na formulári pred tlačou Členiť podľa stredísk. Okrem výplatných pások sa v skupine Výplaty nachádza aj

213 7 TLAČ DOKUMENTOV 213 Výplatná listina s čiastkami/bez čiastok. Tento doklad slúži zamestnávateľovi ako podpisová listina pri preberaní mzdy v hotovosti. Ďalšie dokumenty v tejto skupine sú Potvrdenie prevzatia výplatnej pásky, ktorý slúži zamestnávateľovi ako potvrdenie o odovzdaní výplatnej pásky zamestnancom a Mincovka výplat zamestnancov, ktorá obsahuje počty bankoviek a mincí, potrebných pre vyplatenie miezd zamestnancom v hotovosti. Pri tlači výplatných pások sa v spodnej časti tlačového formulára zobrazí tlačidlo Odoslať om, prostredníctvom ktorého je možné odosielať zabezpečené (zaheslované) výplatné pásky hromadne na y jednotlivých zamestnancov. Pásky je tiež možné elektronicky podpísať. Aby bolo možné výplatnú pásku odoslať om, je potrebné mať u zamestnanca v Personalistike na karte Osobné údaje označené políčko Výpl. pásky om a vyplnenú ovú adresu. Tiež tu je potrebné zadať heslo, nakoľko odoslaná výplatná páska vo formáte pdf bude zaheslovaná a otvorí ju iba zamestnanec podľa svojho zadaného hesla. Heslo musí obsahovať 6-15 znakov, z toho minimálne jednu číslicu a minimálne jedno písmeno. V tejto skupine sa nachádzajú aj dokumenty Výplatná a zálohová listina s čiastkami/bez čiastok, ktoré slúžia ako podpisová listina pri preberaní výplaty alebo zálohy, ako aj Mincovka výplat a záloh zamestnancov, ktorá obsahuje počty bankoviek a mincí, potrebných pre vyplatenie záloh zamestnancom v hotovosti. Zálohovú listinu aj Mincovku záloh je možné tlačiť buď podľa záloh zadaných v v Personalistike alebo v mzdách. Ďalším dokumentom je Mzdový list v zložení: Prehľad vypočítaných miezd - obsahuje úplný prehľad mzdových a časových údajov všetkých výplat zamestnanca v priebehu zvoleného obdobia. Pokiaľ chcete potlačiť riadky s nulovými údajmi, označte rovnomennú voľbu nachádzajúcu sa pod tlačidlom Nastavenie. Označením voľby Tlač súhrnného mzdového listu sa mzdové údaje prepojených zamestnancov v súbežnom pracovnom pomere zobrazia súhrnne na jednom mzdovom liste. Na tlačovom formulári si môžete zvoliť obdobie (od - do), za ktoré sa majú údaje zobraziť. Zobrazenie údajov však môže program uskutočniť maximálne pre 12 za sebou nasledujúcich mesiacov. 7 Personálne a mzdové údaje pracovníka - obsahuje základné personálne údaje zamestnanca, jeho mzdovú sadzbu, údaje o dovolenke, údaje o rodinných príslušníkoch, na ktorých si uplatňuje odpočet dane, obdobie poberania daňového bonusu a obdobia, kedy je za zamestnanca platiteľ ZP štát. Dokument môžete tlačiť len za obdobie jedného kalendárneho roka, ktoré definujete v tlačovom formulári. Rekapitulácia prehľadu vypočítaných miezd - obsahuje základné personálne údaje zamestnanca, jeho mzdovú sadzbu, údaje o dovolenke, údaje o rodinných príslušníkoch, na ktorých si uplatňuje odpočet dane a záznamy o likvidácii jeho dávok nemocenského poistenia. Na tlačovom formulári máte možnosť zvoliť si obdobie (od - do), za ktoré sa majú údaje zobraziť. Zobrazenie údajov však môže program uskutočniť maximálne pre 12 za sebou nasledujúcich mesiacov. REKAPITULÁCIA MIEZD A PREHĽAD CENY PRÁCE Rekapitulácie miezd obsahuje dokumenty Rekapituláciu výplatných pások so mzdovými údajmi zamestnancov rozpísanými podľa typu pracovného pomeru a Rekapituláciu podľa pracovníkov, na ktorej sa nachádzajú vybrané položky

214 214 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA z výplatných pások rozpísané zvlášť pre každého zamestnanca ako i pre všetkých zamestnancov. Rekapitulácie zložiek mzdy dokumenty v tejto skupine obsahujú mzdové údaje použité vo výplatách zamestnancov rozpísané podľa jednotlivých zložiek mzdy, dokumenty sú členené mesačne podľa stredísk, zákaziek, pracovného pomeru alebo ročne po zamestnancov, ročne po zam. prac. doba, ročne za celú firmu. Rekapitulácia zrážok obsahuje tri dokumenty: Rekapitulácia zrážok po pracovníkoch, Rekapitulácia zrážok podľa typu. Obidva tieto dokumenty obsahujú zoznam zrážok z výplat pre zvolené obdobie, zotriedených podľa osobného čísla zamestnancov, podľa priezviska prípadne podľa typu zrážok. Rekapitulácia zrazených pohľadávok obsahuje informácie o zrážkach nariadených súdom a výživnom v členení: dlžná suma, zrazené, zostatok. ROZÚČTOVANIE Prehľad ceny práce dokumenty tejto skupiny obsahujú prehľad celkovej ceny práce po jednotlivých zamestnancoch (hrubá mzda, odvody poistného na: zdravotné poistenie, nemocenské poistenie, starobné poistenie, invalidné poistenie, poistenie do fondu zamestnanosti, úrazové poistenie, garančné poistenie, príspevok do rezervného fondu solidarity, doplnkové dôchodkové sporenie, soc. fond). Prehľad celkovej ceny práce je možné tlačiť v členení Po zamestnancoch mesačne, Podľa stredísk mesačne (z personalistiky alebo z výpočtu mzdy) alebo Po zamestnancoch ročne. Rozúčtovanie mzdových nákladov za organizáciu je možné sledovať Na strediská, Na zákazky, Na činnosti, prípadne Na pracovníkov. Okrem týchto dokumentov táto skupina obsahuje aj dokumenty Pre podvojné účtovníctvo. Dokument Rozúčtovanie mzdových nákladov pre podvojné účtovníctvo slúži ako mesačný podklad s predkontáciami a čiastkami pre zaúčtovanie miezd do podvojného účtovníctva. Syntetické účty sú nastavené programom, analytické účty je potrebné nadefinovať v Organizácia Bankové účty. Údaje sú vrátane užívateľských zrážok. Dokument je možné členiť na strediská, zákazky, na pracovníkov aj na činnosti. Prehľad zložiek mzdy podľa rozúčtovania poskytuje podrobnejší prehľad, ktoré zložky mzdy sa zahŕňajú do skupín uvedených na dokumente Rozúčtovanie mzdových nákladov pre podvojné účtovníctvo. EVIDENCIA PRACOVNEJ DOBY Ročný rozpis prac. doby podľa kalendára - uvedie ročný rozpis pracovnej doby zadanej v pracovných kalendároch. Po označení voľby Každý výpis na novú stranu sa každý pracovný kalendár vytlačí na jednu stranu. Súhrnne po zamestnancoch - súhrnná evidencia (celkovej pracovnej doby). Dokument obsahuje osobné číslo, meno a priezvisko zamestnanca, typ pracovného pomeru, pracovný úväzok (program preberá údaj z Personalistiky Evidencia pracovných pomerov z poľa pracovný úväzok), pracovný deň - dĺžka bežného pracovného dňa podľa nastavenia v pracovnom kalendári, typ pracovného kalendára, ktorý bol zamestnancovi pridelený v Personalistike na záložke Mzdové údaje. V spodnej časti dokumentu sa nachádza zoznam použitých skratiek. Počet hodín v zdravotníckom zariadení dokument poskytuje informácie o nároku, čerpaní a zostatku zložiek mzdy: 361- vyšetrenie al. ošetrenie zamestnanca, sprevádzanie rod. príslušníka do zdrav. zar. a sprevádzanie zdrav. postihnutého dieťaťa.

215 7 TLAČ DOKUMENTOV 215 Konto pracovného času poskytuje prehľad rozdielu hodín a mzdy medzi ustanoveným týždenným pracovným časom a skutočne odpracovaným časom. Okrem tohto dokumentu sa v tejto skupine nachádzajú dokumenty Rozpis po zamestnancoch, Rozpis podľa prac. pomeru a Rozpis podľa typu. EVIDENCIA NEMOCÍ Prehľad nemocí mesačný - zoznam zamestnancov, ktorí vo zvolenom období poberali dávky nemocenského poistenia. Obsahuje tieto údaje: druh dávky, číslo dokladu (zadáva sa v poznámke v zložkách mzdy), dátum začiatku a konca poberania dávky, počet kalendárnych dní, počet platených dní, začiatok rozhodného obdobia a počet dní RO, základ priemeru na nemoc, priemer na nemoc a celková vyplatená suma. Základ priemeru nemoci sa preberá z textového poľa Základ pre výpočet priemeru na nemoc umiestneného vo formulári Výpočet priemeru nemoci. Názov dávky, ktorá bola použitá vo výplate zamestnanca, je na začiatku tlačiva. Prehľad nemocí ročný - ročný prehľad vyplatených dávok nemocenského poistenia rozpísaný po zamestnancoch. O každej dávke nemocenského poistenia sa vypíšu rovnaké informácie ako na predchádzajúcom tlačive. Dokument je možné pomocou označenia vo formulári pred tlačou Členiť podľa typu - rozpíše všetky zložky mzdy N01, N02, N03. Ak je na tlačovom formulári označené políčko Zobraziť všetky údaje, pri niektorých zložkách mzdy sa na dokumente môže zobrazovať červená "*", ktorá informuje o tom, že tieto údaje boli vami editované ručne. DOVOLENKY Denný vymeriavací základ po zamestnancoch tlačová zostava denného vymeriavacieho základu po jednotlivých pracovníkoch na jednom liste. Súčasťou dokumentu je aj samotný výpočet vymeriavacieho základu. 7 V skupine dokumentov Dovolenky môžete tlačiť zostavy súvisiace s čerpaním, plánovaním dovolenky, prehľady počtov zamestnancov na dovolenke a podobne. Rezerva na nevyčerp. dovolenku - obsahuje menovite podľa zamestnancov pre zvolený mesiac podklady pre výpočet priemeru, priemer na dovolenku, čerpanú dovolenku s počtom dní a čiastkou, zvyšnú dovolenku s počtom dní a čiastkou. Podklady pre krátenie dovolenky obsahuje osobné číslo zamestnanca, priezvisko a meno, dôvod krátenia dovolenky, obdobie od do, počet zameškaných pracovných dní a upravený počet zameškaných dní. Čerpanie dovolenky tlačová zostava obsahuje podrobné údaje o čerpaní dovolenky vo zvolenom roku ako aj priemer na dovolenku pre posledný štvrťrok, v ktorom bola pracovníkovi vypočítaná mzda. Priemerný zárobok obsahuje úhrn vyplatených miezd bez náhrad, odpracované dni, hodiny a priemerný zárobok v EUR za hodinu. Návrh čerpania dovolenky mesačný, Návrh čerpania dovolenky ročný, Plán čerpania dovolenky po prac., Plán čerpania dovolenky ročný, Prehľad počtu zamestnancov na dovolenke, Porovnanie dovolenky pracovníka. Uvedené dokumenty je možné tlačiť len s licenciou Profesionál.

216 216 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Dovolenkový lístok program vyplní dovolenkový lístok podľa schválenej dovolenky zadanej v evidencii Mzdy Plán dovoleniek (kapitola 4.7 Plán dovoleniek [str. 162]. Dokument je možné tlačiť len s licenciou Profesionál. ODVODY POISTNÉHO Výkazy zdravotné poisťovne V tejto skupine sa nachádzajú výkazy do všetkých zdravotných poisťovní (24 - Dôvera zdravotná poisťovňa, 25 - Všeobecná zdravotná poisťovňa, 27 - Union zdravotná poisťovňa). Číslo uvedené pred názvom poisťovne predstavuje vždy jej kód, ten treba zadať v bankovom účte poisťovne (Organizácia Bankové účty, druh Zdravotné poisťovne). Ak je kód zadaný nesprávne, program vytlačí výkaz bez vyplnených údajov. Tieto výkazy je možné tlačiť samostatne pre každú poisťovňu, prípadne môžete využiť Automatickú tlač výkazov do zdrav. poisťovní - zobrazí alebo vytlačí všetky výkazy pre odvod poistného do zdravotných poisťovní, do ktorých sa vo zvolenom období robí odvod poistného. Papierové mesačné výkazy je možné tlačiť len v tom prípade, ak sú vo všetkých poisťovniach prihlásení maximálne 2 zamestnanci. Podľa metodického usmernenia UDZS zamestnávateľ, ktorý zamestnáva 3 a viac takýchto zamestnancov, je povinný mesačný výkaz zasielať elektronicky. Výkazy Sociálna poisťovňa Mesačný výkaz poistného a Mesačný výkaz poistného príloha - výkaz odvodov poistného sa predkladá pobočke Sociálnej poisťovne v deň, ktorý je v organizácii určený na výplatu miezd za príslušný kalendárny mesiac. Údaje o poisťovni program preberá z bankového účtu Sociálnej poisťovne. Je umožnená tlač do originálneho tlačiva. Výkaz poistného a príspevkov a Výkaz poistného a príspevkov príloha princíp vypĺňania je rovnaký ako pri Mesačnom výkaze odvodov poistného, avšak Výkaz poistného (aj s prílohou) sa vypĺňa len pre zamestnancov s nepravidelným príjmom, zamestnancov, ktorým je vyplatený príjem po ukončení PP a zamestnancov, ktorým je vyplatená náhrada pri neplatnom skončení PP. Údaje o poisťovni program preberá z bankového účtu Sociálnej poisťovne - VPP. Žiadosť o vrátenie poistného - zamestnávateľ, ako odvádzateľ poistného, môže požiadať podľa 145 ods. 1 písm. b) zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení príslušnú pobočku Sociálnej poisťovne o vrátenie poistného, ktoré bolo zaplatené bez právneho dôvodu prostredníctvom žiadosti. Do žiadosti sa prenesú údaje o zamestnávateľovi, variabilný symbol, údaje o zamestnancovi a pôvodné údaje. Nové údaje je potrebné vyplniť ručne. V programe sú 2 druhy žiadosti: Žiadosť o vrátenie poistného z Mesačného výkazu poistného a príspevkov a Žiadosť o vrátenie poistného z Výkazu poistného a príspevkov. Doplnkové dôchodkové sporenie Táto skupina obsahuje výkazy pre DDS AXA, DDS ING - Tatry Sympatia, DDS Tatra banky, DDS Stabilita a DDS Aegon. Na výkazoch sa zobrazia iba tí zamestnanci, ktorí majú v Tvorbe výplaty zadanú užívateľskú zrážku doplnkové dôch. sporenie a v nej zadanú príslušnú poisťovňu, pričom každá poisťovňa (bankový účet) musí mať zadaný správny Kód, ktorý sme jednotlivým poisťovniam priradili. Niektoré výkazy je možné tlačiť do originálneho tlačiva. Kódy pre jednotlivé poisťovne DDS sú: AXA: AXA ING Tatry Sympatia: ING

217 7 TLAČ DOKUMENTOV 217 DDS Tatra banky: POKOJ Stabilita: STAB AEGON: AEGON Prehľad odvodov mesačný Skupina obsahuje podklady pre odvod poistného a tieto sú v členení na všetky druhy poistenia po pracovníkoch za zvolené obdobie, prípadne spolu za Všetky poistenia - ide o prehľady všetkých poistení za celý rok po jednotlivých zamestnancoch, pričom každý druh poistenia sa zobrazí vždy na osobitnej strane. Okrem týchto dokumentov sa v tejto skupine nachádza dokument Podklady pre mesačné výkazy poistného - táto zostava obsahuje výšku poistného odvádzaného zamestnávateľom a zamestnancami na všetky druhy poistného - zdravotné poistenie, všetky odvody poistného na sociálne poistenie, ktoré sa zobrazia na Mesačnom výkaze poistného, všetky odvody poistného na sociálne poistenie, ktoré sa zobrazia na Výkaze poistného a príspevkov a tiež doplnkové dôchodkové pripoistenie, účelové sporenie a životné poistenie. Podklady sú rozpísané pre konkrétne poisťovne, do ktorých sú zamestnanci prihlásení. Prehľad odvodov ročný po zamestnancoch, ročná rekapitulácia Skupina obsahuje podklady pre odvod poistného a tieto sú v členení na všetky druhy poistenia po pracovníkov ročne, prípadne je možné si tlačiť ročnú rekapituláciu. ODVOD DANE Prehľad o zrazených preddavkoch prehľad o zrazených a odvedených preddavkoch na daň z príjmov fyzických osôb zo závislej činnosti, o zamestnaneckej prémii, o daňovom bonuse za uplynulý kalendárny mesiac. V programe je zapracovaný originál vzoru tlačiva vo formáte PDF. Priezvisko a meno fyzickej osoby program vyplní len vtedy, ak v Podnikových údajoch (Organizácia Podnik) nie je zadaný názov a právna forma organizácie. Ak chcete, aby sa na tomto výkaze vyplnilo čo najviac údajov, odporúčame používať voľbu Mzdy Prevodné príkazy aj vtedy, ak prevody nerobíte v programe OLYMP, ale prostredníctvom iného softvéru, napríklad jednoduchého účtovníctva ALFA. Do prehľadu sa prenesie z Podnikových údajov zo záložky Adresa buď adresa sídla PO (miesto podnikania FO) alebo korešpondenčná adresa PO (resp. trvalého pobytu FO) a to podľa kódu PF zadaného v Podnikových údajoch na záložke Iné. Pri tlači dokumentu 7 Hlásenie o vyúčtovaní dane - údaje na dokumente sú súčtom údajov z mesačných prehľadov. Ďalšie údaje program preberá z menu Mzdy Zúčtovanie preddavkov. Žiadosť o vrátenie preddavkovej dane, Žiadosť o vrátenie RZD obsahujú sumu preplatku na dani, ktorá bola zaplatená omylom navyše alebo sumu preplatku z ročného zúčtovania dane, ktorú nie je možné do konca zdaňovacieho obdobia inak vysporiadať. Program vyplní tieto dokumenty len na základe vygenerovaných prevodných príkazov. Vyplatený a zrazený daňový bonus - obsahuje zoznam zamestnancov s výškou mesačného daňového bonusu, ručných opráv daňového bonusu zadaných v aktuálnej výplate za predchádzajúce mesiace a daňového bonusu z ročného zúčtovania dane. Rekapitulácia zrazenej dane, Rekapitulácia uhradenej dane - obsahuje prehľad povinných odvodov pre Daňový úrad, rozpísaný po jednotlivých zamestnancoch, ako aj

218 218 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA čiastky daňového bonusu a zamestnaneckej prémie vyplatené jednotlivým zamestnancom, o ktoré program automaticky ponižuje odvod preddavkovej dane. PREVODNÉ PRÍKAZY Prevodné príkazy - obsahujú štandardné alebo špecializované výpisy jednoduchých a hromadných prevodných príkazov odovzdávaných bankám. Údaje je potrebné najskôr vygenerovať prostredníctvom voľby Mzdy Prevodné príkazy. Pri štandardnom príkaze môžete navyše zvoliť, či sa má celková prevádzaná čiastka vypísať slovom (označovacie políčko Vypísať sumu slovom umiestnené na tlačovom formulári). Pri tlači prevodných príkazov je možné vybrať Automatickú tlač prevodných príkazov zobrazí alebo vytlačí prevodné príkazy pre všetky banky, pre ktoré máte v danom mesiaci vygenerovaný prevodný príkaz. POTVRDENIA ZAMESTNÁVATEĽA Potvrdenie o zdaniteľnej mzde obsahuje údaje o zdaniteľných príjmoch, ktoré mal zamestnanec vyplatené za zdaňovacie obdobie. Potvrdenie o príjme obsahuje údaje potrebné pre účely zdokladovania príjmu pri žiadosti o úver alebo pôžičku a pre potreby ÚPSVaR. Zápočtový list Potvrdenie o zamestnaní obsahuje údaje v zmysle 75 ods. 2 Zákonníka práce č. 311/2001 Z. z.. Potvrdenie na dávku v nezamestnanosti slúži ako podklad, ktorý je potrebné doložiť k žiadosti o dávku v nezamestnanosti. Potvrdenie na účely uplatnenia ND - obsahuje údaje o zamestnancovi, na základe ktorých Sociálna poisťovňa vyplatí zamestnancovi nemocenskú dávku. Keďže túto dávku vypláca Sociálna poisťovňa od 11. dňa nemoci, zamestnávateľ je povinný toto potvrdenie predložiť na vyžiadanie Sociálnej poisťovni. Vzhľadom k tomu, že ide o nemoc od 11. dňa, dokument sa zobrazí iba pri pracovníkoch, ktorí majú v danom mesiaci zadanú zložku mzdy N03 - nem. dávky od 11.dňa, N04 -ošetrovanie člena rodiny alebo N05 - materské, a to pre každú zložku zvlášť, čo znamená, že ak má zamestnanec v mesiaci zadané napr. dve zložky mzdy N03, dokument sa pre tohto zamestnanca vytlačí dvakrát. V prípade, že zamestnanec ochorel v ochrannej lehote po ukončení pracovného pomeru, je možné mu vytlačiť Potvrdenie aj bez pridania niektorej z uvedených zložiek mzdy do výplaty. Stačí, ak pri tlači potvrdenia za mesiac, v ktorom sa pracovný pomer ukončil, označíte na tlačovom formulári voľbu Zobraziť v ochrannej lehote. Tlačivo sa vyplní tak, akoby zamestnanec ochorel v posledný deň pracovného pomeru. ROČNÉ VYÚČTOVANIE Preddavkov dane V tejto skupine dokumentov môžete tlačiť sériu tlačív súvisiacich s ročným zúčtovaním dane Žiadosť o vykonanie zúčtovania dane, Zúčtovanie preddavkov na daň, Potvrdenie o zaplatení dane, Vyhlásenie o poukázaní dane, Zoznam pracovníkov podľa nároku na zamestnaneckú prémiu, Sumárny prehľad podľa pracovníkov. Zdravotného poistenia

219 7 TLAČ DOKUMENTOV 219 V skupine možno vytlačiť dokumenty, ktoré súvisia s ročným zúčtovaním zdravotného poistenia. Podklady pre ročný výkaz preddavkov obsahuje údaje z exportu Výkazu preddavkov pre ročné zúčtovanie. Ročný výkaz preddavkov obsahuje údaje potrebné pre ročné zúčtovanie zdravotného poistenia. Výkaz v listinnej forme slúži pre zamestnávateľa, ktorý zamestnával počas roka najviac dve fyzické osoby. Sumárny prehľad podľa pracovníkov obsahuje ročný prehľad zúčtovania preddavkov na zdravotné poistenie. ŠTATISTIKY Zamestnávanie občanov so zdravotným postihnutím editovateľný dokument, ktorý je možné pred tlačou upravovať, nakoľko program nemá dostatok informácií potrebných na vyplnenie všetkých údajov. Zamestnávateľ preukazuje týmto výkazom raz ročne plnenie povinného podielu zdravotne postihnutých zamestnancov na celkovom počte zamestnancov. Spolu s týmto dokumentom sa odovzdáva aj Zoznam zamestnancov so zdravotným postihnutím. Štvrťročný výkaz o práci (2-04) a Ročný výkaz o úplnych nákladoch práce (1-01) editovateľné dokumenty slúžiace pre štatistické zisťovania. Dokumenty sú prístupné len pre licenciu Profesionál. Podklady k výkazu o práci (2-04) a Podklady k výkazu o úplných nákladoch práce (1-01) dokumenty prístupné aj pre licenciu Štandard, obsahujú údaje, na základe ktorých je možné príslušné výkazy vyplniť aj ručne. Podklady k mesačnému výkazu v priemysle (Priem 1-12) - obsahuje Priemerný evidenčný počet zamestnancov vo fyzických osobách, Mzdy a náhrady mzdy zamestnancov a Počet odpracovaných hodín zamestnancami. Podklady k štvrťročnému výkazu v školstve (1-04) - dokument obsahuje údaje potrebné pre vyplnenie štvrťročného výkazu o práci v školstve Škol (MŠVVŠ SR) OSTATNÉ DOKUMENTY Tvorba sociálneho fondu - obsahuje údaje o minimálnej výške plnenia sociálneho fondu v jednotlivých mesiacoch zvoleného roka. Okrem nej vypisuje aj vymeriavací základ (hrubé mzdy bez náhrad), percento plnenia a zálohovú čiastku pre tvorbu tohto fondu (percentá a zálohová čiastka sa zadávajú v podnikových údajoch prostredníctvom voľby Organizácia Podnik). Ak ste zálohovú čiastku nezadali, program ju nahradí minimálnou výškou tvorby sociálneho fondu. Prístupové práva oprávnenia tlačová zostava obsahuje údaje o oprávneniach k prístupovým právam užívateľov. Finančná štatistika - obsahuje položky prevodných príkazov, ktoré boli vybrané prostredníctvom voľby Mzdy Finančná štatistika. V podskupine Číselníky je možné si vytlačiť nastavenia všetkých mzdových položiek programu (t.j. mzdová osnova) a poistných odvodov.

220 220 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA

221 8 MANAŽÉRSKE ZOSTAVY MANAŽÉRSKE ZOSTAVY V nasledujúcej kapitole popíšeme nový nástroj na vytváranie vlastných reportov - Manažérske zostavy. V evidencii je možné prostredníctvom programu MS Office Excel upravovať už existujúce zostavy alebo vytvárať nové. Evidenciu je možné využívať len pri licencii PROFESIONÁL. 8.1 Editovateľné výstupné zostavy Formátovacie značky Názvy súborov a výstupných zostáv

222 222 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA

223 8 MANAŽÉRSKE ZOSTAVY EDITOVATEĽNÉ VÝSTUPNÉ ZOSTAVY V programe Olymp je možné využiť okrem štandardných tlačových zostáv, ktoré sú pevne stanovené výrobcom, aj tzv. editovateľné tlačové zostavy. Editovateľné zostavy sa nachádzajú v menu Manažérske zostavy a je možné pomocou nich pripraviť a vytlačiť výstupné zostavy presne podľa vašich predstáv. Editovateľné zostavy sú pripravené vo formáte.xls, t.j. vo formáte programu MS Excel, a je ich možné otvoriť priamo programom MS Excel 2000 alebo vyšším. 8 Výhodou editovateľných výstupných zostáv je to, že stačí len jedenkrát venovať čas úprave tlačovej zostavy do vlastnej "šablóny", t.j. vybrať požadované položky, ktoré sa majú v zostave tlačiť, nastaviť písmo, formát a pod. Pri každej ďalšej tlači už môžete tlačiť zostavu podľa takto zadefinovanej šablóny bez nutnosti akýchkoľvek ďalších úprav. Editovateľné tlačové zostavy nie sú prístupné pre všetky typy údajov, sú prístupné len pre tie zostavy, ktoré sú výrobcom programu zadané v časti Predmet výstupu. Konkrétnu editovateľnú tlačovú zostavu vyberiete v časti Názov zostavy. Následne sa v spodnej časti zobrazia tlačidlá Upraviť zostavu a Ďalšie funkcie (zakrúžkovaná časť):

224 224 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Vybratú editovateľnú výstupnú zostavu (zostava vytvorená výrobcom programu) je potrebné najskôr skopírovať pod novým menom a až potom ju môžete upraviť podľa vašich potrieb. Editovateľné tlačové zostavy dodané výrobcom nie je možné upravovať, musia zostať zachované. Pre vytvorenie kópie slúži tlačidlo Ďalšie funkcie Skopírovať pod novým menom a pre jej následnú úpravu slúži tlačidlo Upraviť zostavu. Po stlačení tlačidla Ďalšie funkcie na Vami vytvorenej zostave sa zobrazí nasledovná ponuka funkcií: Skopírovať pod novým menom. Výberom tejto položky vytvoríte kópiu z už existujúcej editovateľnej tlačovej zostavy a uložíte ju pod novým názvom, napr. Vývoj miezd - vlastný. Táto zostava sa pridá medzi existujúce šablóny. Túto zostavu môžete ďalej upravovať. Premenovať zostavu. Výberom tejto položky premenujete existujúcu zostavu, na ktorej sa nachádzate. Premenovať môžete len Vami vytvorenú zostavu. Vymazať zostavu. Výberom tejto položky vymažete existujúcu šablónu. Vymazať môžete len Vami vytvorenú zostavu. Všetky editovateľné zostavy sa ukladajú do adresára Excel, ktorý sa nachádza v adresári Reporty. Po stlačení tlačidla Upraviť zostavu otvoríte vybranú editovateľnú zostavu priamo v programe MS Excel, kde ju upravíte podľa vlastných požiadaviek. Pri jej úprave môžete využiť všetky funkcie, ktoré používate pri vytváraní a editácii klasických.xls dokumentov, preto vám odporúčame preštudovať si príslušnú dokumentáciu k ovládaniu programu MS Excel. Ako už bolo spomenuté, upravovať nie je možné výrobcom dodané editovateľné tlačové zostavy, je možné upravovať len ich kópie. Pri úprave zostavy ďalej využijete tlačidlo Pridaj položku, ktoré je vytvorené výrobcom programu OLYMP. Po stlačení tohto tlačidla sa zobrazí formulár Výber položiek. Zo záložiek Hlavička, Blok 1, Detaily a Vývojové zostavy si môžete vybrať tie položky, ktoré chcete, aby sa preniesli do tlačovej zostavy. Do jednej bunky je možné vybrať aj viacero položiek. Položky sú dynamické premenné, t.j. pri samotnej tlači výstupnej zostavy sa naplnia skutočnými údajmi z databázy programu napr. z výplat. Dynamickosť položiek určuje formátovacia značka &, ^ alebo $, ktorá je zobrazená pred názvom položky v príslušnej bunke. Pokiaľ ste s úpravami spokojní, uložte zostavu štandardným spôsobom priamo cez menu programu MS Excel (Súbor Uložiť).

225 8 MANAŽÉRSKE ZOSTAVY 225 PRÍKLAD: Pri úprave editovateľnej tlačovej zostavy Zoznam pracovníkov v skúšobnej dobe chcete, aby sa namiesto údajov v stĺpci Rodné číslo tlačil údaj Dátum narodenia. Najskôr premenujete názov stĺpca Rodné číslo na Dátum narodenia (štandardným spôsobom, prepísaním údajov v bunke), a potom pomocou formulára Pridaj položku vložíte premennú Dátum narodenia, ktorá sa pri tlači samotnej zostavy naplní skutočným údajom z databázy programu. Podľa formátovacích značiek bude premenná zobrazená ako &dátum_narodenia: Ostatné nastavenia na formulári sú rovnaké ako pri tlači štandardných výstupných zostáv v menu Dokumenty (kapitola 7.2 Tlač jedného dokumentu [str. 200]. Okrem týchto je však pri tlači niektorých editovateľných zostáv možné zvoliť pre rozčlenenie údajov na zostave aj iné obdobie, ako je stanovené výrobcom programu. Toto obdobie zvolíte v časti Údaje členiť. Pri niektorých zostavách je na formulári namiesto tlačidla Ok prístupné tlačidlo Pokračuj. Po kliknutí na toto tlačidlo je potrebné zvoliť parameter, ktorý sa má na výstupnej zostave zobraziť. PRÍKLAD: Pri tlači editovateľnej zostavy Vývoj miezd zvolíte typ mzdy, ktorá sa má na zostavu zobraziť, t.j. mzdové náklady, hrubé mzdy, čisté mzdy alebo priemerné mzdy FORMÁTOVACIE ZNAČKY Editovateľné výstupné zostavy obsahujú niekoľko formátovacích značiek, ktoré sú potrebné pre bezchybné vytvorenie a vytlačenie výslednej výstupnej zostavy. Všetky značky sa začínajú znakmi &, ^ alebo $, preto neodporúčame používať tieto znaky ako prvé znaky textu inak, ako je popísané v nasledovnom texte: &x: x = názov premennej, napríklad "priezvisko" a pod. Značka začínajúca sa znakom & a pokračujúca textom (napr. &priezvisko) je premenná (dynamická položka), ktorú bude program OLYMP pri generovaní zostavy zamieňať za skutočný údaj z databázy. ^x: x = názov premennej, napríklad "obdobie" a pod. Značka začínajúca sa znakom ^ a pokračujúca textom (napr. ^obdobie) je premenná (dynamická vývojová položka), ktorá sa používa v hlavičkách vývojových zostáv a ktorú bude program OLYMP pri generovaní zostavy zamieňať za skutočný údaj z databázy. Pri úprave zostavy sa

226 226 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA zadáva len 1 krát. Táto hlavička bude vytvárať počet stĺpcov podľa toho, za aké obdobie a v akom časovom členení sa majú údaje zobraziť (ročne, štvrťročne,...). $x: x = názov premennej, napríklad "čiastka" a pod. Značka začínajúca sa znakom $ a pokračujúca textom (napr. $čiastka) je premenná (dynamická vývojová položka), ktorú bude program OLYMP pri generovaní zostavy zamieňať za skutočný údaj z databázy. Používa sa vo vývojových výstupných zostavách, pri úprave zostavy sa zadáva len 1 krát. Táto premenná bude vytvárať počet stĺpcov podľa toho, za aké obdobie a v akom časovom členení sa majú údaje zobraziť (ročne, štvrťročne,...). &ZAHLAVIE = obsahuje názov dokumentu a názov organizácie. Premenné v týchto riadkoch začínajúce sa znakom & sa pri generovaní zamenia za skutočné hodnoty. &ZAHLAVIE_DOK = názov dokumentu. Značka je zobrazená v prvom stĺpci pre príslušný riadok. Riadok sa vygeneruje len v tom prípade, ak je na tlačovom formulári označené políčko Zobraziť názov dokumentu. &ZAHLAVIE_ORG = názov organizácie. Značka je zobrazená v prvom stĺpci pre príslušný riadok. Riadok sa vygeneruje len v tom prípade, ak je na tlačovom formulári označené políčko Zobraziť názov organizácie. &ZAHLAVIE_TAB = hlavička tabuľky. Značka je zobrazená v prvom stĺpci pre príslušný riadok a definuje "správanie sa" celého riadku. Riadok je statický, vygeneruje sa vždy a vygeneruje sa presne 1 krát tak, ako je nadefinovaný. Premenné v tomto riadku začínajúce sa znakom & alebo ^ sa pri generovaní zamenia za skutočné hodnoty. &BLOK: BLOK = členenie na výstupnej zostave (napr. na strediská, podľa pracovníkov,...). Značka je zobrazená v prvom stĺpci pre príslušný riadok a definuje "správanie sa" celého riadku. Riadok je dynamický, pri generovaní sa vytvorí toľko riadkov, koľko členení príslušná tlačová zostava obsahuje. Premenné v tomto riadku začínajúce sa znakom &, ^ alebo $ sa pri generovaní zamenia za skutočné hodnoty. &DETAILY: DETAILY = položky výstupnej zostavy. Značka je zobrazená v prvom stĺpci pre príslušné riadky a definuje "správanie sa" celého riadku. Riadok je dynamický, pri generovaní sa vytvorí toľko riadkov, koľko položiek príslušná tlačová zostava obsahuje. Premenné v tomto riadku začínajúce sa znakom &, ^ alebo $ sa pri generovaní zamenia za skutočné hodnoty z jednotlivých položiek databázy. &PF: PF = zápätie, obsahuje údaje o výrobcovi programu. &kr: kr = koniec riadkov. Značka je zobrazená v prvom stĺpci v poslednom riadku. Značka definuje riadok (automaticky aj všetky ďalšie), v ktorom sa už nebudú automaticky zamieňať premenné začínajúce sa znakom &, za skutočné hodnoty. &ks: ks = koniec stĺpcov. Značka je zobrazená v prvom riadku v poslednom stĺpci. Značka definuje stĺpec (automaticky aj všetky ďalšie), v ktorom sa už nebudú automaticky zamieňať premenné začínajúce sa znakom &, za skutočné hodnoty. Značky &kr a &ks slúžia na optimalizáciu (zrýchlenie) algoritmu zamieňania premenných za skutočné hodnoty. Pokiaľ tieto značky odstránite, príprava tlačovej zostavy môže trvať rádovo niekoľko minút algoritmus bude premenné hľadať vo všetkých bunkách listu.

227 8 MANAŽÉRSKE ZOSTAVY 227 Formátovacie značky ako aj ich naplnenie skutočnými údajmi z databázy OLYMP-u je zobrazené na nasledovných obrázkoch: POZOR! Stĺpec A je vyhradený len pre formátovacie značky. Neodporúčame ho využívať na iné účely kvôli možným budúcim zmenám zo strany výrobcu. 8.3 NÁZVY SÚBOROV A VÝSTUPNÝCH ZOSTÁV 8 Výstupné zostavy sú na pevnom disku uložené v adresári programu OLYMP, Reporty Excel ako štandardné súbory programu MS Excel, s názvom v tvare ZZZ-XX-Názov.XLS. ZZZ je číslo výstupnej zostavy (napríklad 002 = vývoj miezd). Toto trojčíslie neodporúčame meniť. Znak "-" (pomlčka) je definovaný napevno. Neodporúčame ho meniť. XX je číslo výstupnej zostavy v rámci jedného okruhu výstupných zostáv. Čísla 00 až 49 sú rezervované pre zostavy dodávané výrobcom programu OLYMP a sú pri každom UPGRADE prepísané, čísla 50 až 99 sú čísla určené pre vaše výstupné zostavy a UPGRADE ich nemení. Názov je názov zostavy, pomocou neho sa vyberá pri tlači konkrétna zostava. Názov môže užívateľ ľubovoľne meniť. XLS je štandardná prípona súborov programu MS Excel, neodporúčame ju meniť. POZNÁMKA: Každé číslo XX môže byť použité najviac raz. Pri vytváraní nových zostáv v programe OLYMP pomocou funkcie Skopírovať pod novým menom program automaticky na pozadí prideľuje správne čísla ZZZ aj XX.

228 228 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Zostavu je možné aj ručne skopírovať na vašom pevnom disku s tým, že musíte dodržať formát názvu súboru a číslo XX použiť z intervalu 50 až 99. Názov zostavy, ktorý sa zobrazuje v programe OLYMP, je možné meniť priamo v programe OLYMP alebo v EXCELI (uložiť pod novým menom). TIP: Zostavy odporúčame kopírovať, upravovať a premenovávať priamo v programe OLYMP.

229 9 ČÍSELNÍKY ČÍSELNÍKY V nasledujúcej kapitole popíšeme číselníky používané v programe. Číselníky sa využívajú pre zjednodušenie práce pri vypĺňaní formulárov. Údaje, ktoré sú v nich zadané, môžete kedykoľvek v programe použiť jednoduchým výberom zo zoznamu namiesto opätovného zadávania tých istých údajov. Pre rýchle fungovanie programu je preto dôležité, aby v používaných číselníkoch boli zadané správne hodnoty. Číselníky môžeme v programe OLYMP rozdeliť v zásade na dva druhy editovateľné, ktoré si musia užívatelia naplniť údajmi sami, a výrobcom prednastavené, v ktorých užívatelia nemôžu robiť žiadne zmeny. Medzi editovateľné číselníky patria Mestá, Profesie a Zápisník užívateľských textov. V preddefinovaných číselníkoch nájdete mzdovú osnovu, ročnú a mesačnú daňovú tabuľku, poistné odvody, stupeň náročnosti prac. miesta, štátne sviatky, výšky nezdaniteľných čiastok, číselník pre určenie rodinných prídavkov, a tiež ostatné nastavenia parametrov. 9.1 Mestá Pracovné prostriedky Profily pracovných prostriedkov Zápisník užívateľských textov Mzdová osnova Ročná a Mesačná daňová tabuľka Poistné odvody Stupeň náročnosti pracovného miesta Štátom uznané sviatky Nezdaniteľné čiastky Rodinné prídavky Ostatné nastavenia

230 230 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA

231 9 ČÍSELNÍKY MESTÁ Číselník Mestá slúži na uloženie informácií o mestách, ktoré sa pri vypĺňaní údajov najčastejšie používajú. Môžete ho využiť napríklad pri zadávaní personálnych údajov zamestnancov, pri zadávaní bankových účtov a podobne. Po jeho výbere z menu programu Číselníky Mestá sa zobrazí nasledujúci formulár: Tlačidlom Pridaj údaje o meste (Názov, PSČ, Štát a príznak, či je okresné) pridáte, stlačením tlačidla Oprav môžete tieto údaje opraviť, tlačidlom Ukáž údaje o konkrétnom meste len zobrazíte (nie je možné uložiť žiadne zmeny) a tlačidlom Vymaž zvolené mesto z číselníka odstránite. Ak chcete, aby údaje v tabuľke boli usporiadané podľa niektorého stĺpca, tak kliknite pravým tlačidlom myši na jeho záhlavie a z ponúknutých možností vyberte spôsob usporiadania. Rýchle usporiadanie dosiahnete aj jednoduchým kliknutím ľavým tlačidlom myši na záhlavie zvoleného stĺpca. Prácu s číselníkom ukončíte stlačením tlačidla Návrat. Ak bol tento vyvolaný z iného okna (nie cez voľbu Číselníky Mestá), tak údaje z aktuálneho riadku môžete preniesť do nadradeného formulára prostredníctvom tlačidla Prenos, ktoré sa zobrazí vľavo od tlačidla Návrat. Pri pridávaní mesta alebo oprave jeho údajov sa zobrazí nasledujúci formulár: 9 Povinne v ňom treba zadať iba názov mesta. Ak je toto mesto okresným, tak zapnite aj voľbu Okresné mesto. Pri vypĺňaní poľa Štát program automaticky po zadaní prvých písmen ponúkne štát z číselníka, ktorý začína na dané písmená. V prípade, že v číselníku miest máte vyplnené aj údaje o štáte, pri výbere tohto mesta sa v nadradenom formulári vyplní aj pole Štát. Stlačením tlačidla Ok údaje potvrdíte, tlačidlom Zruš všetky zmeny stornujete. 9.2 PRACOVNÉ PROSTRIEDKY Tento číselník slúži na zaevidovanie pracovných prostriedkov (je prístupný len v zostave Olymp Profesionál). Cez tlačidlo Pridaj pridáte názov nového pracovného prostriedku, ktorý sa

232 232 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA automaticky zaradí do evidencie podľa jednotlivých typov. Naplnený číselník využijete pri priraďovaní pracovných prostriedkov jednotlivým pracovníkom. 9.3 PROFILY PRACOVNÝCH PROSTRIEDKOV Tento číselník slúži na evidovanie profilov pracovných prostriedkov (je prístupný len v zostave Olymp Profesionál). Na jednoduchšie pochopenie profilov uvedieme príklad: určitá profesia používa rovnaké pracovné prostriedky. Na uľahčenie prideľovania pracovných prostriedkov si môžete vytvoriť profil prostriedkov, do ktorého zahrniete jednotlivé pracovné prostriedky a následne zamestnancovi prideľujete už len profil. Do profilu pracovných prostriedkov uvediete profesiu zamestnanca, napr. robotník a následne mu priradíte pracovné prostriedky. Číselník ponúka možnosti ako sú: pridať nový profil, premenovať profil, uložiť a vymazať profil. Profil pracovných prostriedkov môžete pridávať, ale aj odoberať. Cez tlačidlo s lupou vyberiete pracovné prostriedky, ktoré ste zaevidovali v číselníku Pracovné prostriedky. Ďalej môžete evidovať dátum pridelenia a odovzdania pracovných prostriedkov zamestnancovi. V menu Dokumenty môžete vytlačiť jednotlivé tlačové zostavy: Pridelené prostriedky po pracovníkoch, Protokol o prevzatí prostriedkov, Protokol o odovzdaní prostriedkov.

233 9 ČÍSELNÍKY ZÁPISNÍK UŽÍVATEĽSKÝCH TEXTOV Číselník Zápisník užívateľských textov eviduje užívateľské texty použité v programe. Užívateľské texty sú zoradené podľa jednotlivých okruhov. V rozbaľovacom zozname Typ textu zvolíte, ktorý okruh chcete zobraziť. Dvojitou žltou šípkou vedľa tohto zoznamu zmeníte zotriedenie textov v tabuľke. Textové pole Nájdi môžete použiť na vyhľadanie konkrétneho záznamu. Text sa bude vyhľadávať buď priebežne alebo až po napísaní a potvrdení celého hľadaného výrazu, spôsob vyhľadávania nastavíte v užívateľských nastaveniach (Firma Nastavenia). Po stlačení tlačidiel Pridaj alebo Oprav sa zobrazí formulár pre zadávanie textu. Tlačidlo Ukáž slúži na zobrazenie konkrétnej položky číselníka, tlačidlo Vymaž na jej vymazanie. Tlačidlom Návrat číselník opustíte. Ak ste číselník vyvolali z niektorého iného formulára programu, zobrazí sa v dolnej časti aj tlačidlo Prenos, ktorým môžete preniesť zvolený údaj do tohto formulára. Pred zadaním nového textu si v rozbaľovacom zozname Typ textu vyberte okruh, do ktorého bude nový text zaradený. Stlačením tlačidla Pridaj sa zobrazí formulár Zadávanie nového textu. Do textového poľa Užívateľský text napíšte požadovaný text. Tlačidlom Ok tento text uložíte, tlačidlom Zruš ukončíte prácu s formulárom bez zmeny v zozname. 9

234 234 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA 9.5 MZDOVÁ OSNOVA Mzdová osnova je základom pre výpočet mzdy každého zamestnanca. Zoskupuje v sebe všetky zložky mzdy, ktoré pri tvorbe výplat môžete použiť. Položky mzdovej osnovy sú využívané napríklad pri zadávaní stálych zložiek mzdy v personálnych údajoch zamestnanca. Tieto zadávate v evidencii Personalistika na záložke Zložky mzdy. Rovnako sú používané pri samotnom výpočte výplaty zamestnanca v spracovávanom mesiaci (evidencia Výpočet miezd). So mzdovou osnovou sa môžete stretnúť aj v pracovných kalendároch (menu Mzdy Kalendár, tlačidlo Pracovné kalendáre). Vo všetkých prípadoch vyplnenie údajov zvolenej zložky prebehne po stlačení tlačidla Prenos. Toto tlačidlo nie je zobrazené pri priamom prehliadaní číselníkov, ale zobrazí sa, ak bude číselník vyvolaný z Personalistiky, Výpočtu miezd alebo pracovného kalendára. Zložky mzdy, ktoré sú zobrazené v tomto číselníku, sa nedajú modifikovať. V prípade, že vám nevyhovuje názov niektorej zložky mzdy, v zostave Olymp Profesionál si môžete zadávať vlastné názvy zložiek mzdy a to tak, že si vytvoríte kópiu existujúcej zložky mzdy a napíšete vlastný názov. V časti nad tabuľkou sa nachádzajú tri panely nástrojov Triedenie, Vyhľadávanie a Označovanie, ich bližší popis nájdete v kapitole 2.3 Panely nástrojov [str. 34]. Tiež sa tu nachádza tlačidlo s ikonou tlačiarne. Po jeho stlačení môžete mzdovú osnovu platnú pre zvolené obdobie vytlačiť. Stĺpce, zobrazené v strednej časti formulára Mzdová osnova, podrobne špecifikujú zvolenú zložku mzdy. Obsahujú informáciu o spôsobe zdanenia, ďalej informáciu o tom, ako má byť vypočítaný odvod poistného, či suma z danej zložky vstupuje aj do hrubej mzdy a tiež ako táto zložka ovplyvňuje priemer na dovolenku. Údaje v stĺpcoch zdrav. poist., nem. poist., dôch. poist., poist. v nezam., garanč. poist., dôch. pripoist. a úraz. poist. určujú, či sa hodiny zo zložky pri alikvotizácii vymeriavacích základov započítajú ako odpracované. Tieto údaje ako aj základný popis zložky je možné zobraziť aj v pravej časti mzdovej osnovy a to kliknutím na tlačidlo so šípkou nachádzajúce sa v pravej časti formulára.

235 9 ČÍSELNÍKY 235 Pod tabuľkou sa zobrazuje informácia o časovej platnosti zvolenej zložky mzdy. Tlačidlo Návrat slúži na ukončenie práce s formulárom. 9.6 ROČNÁ A MESAČNÁ DAŇOVÁ TABUĽKA Číselník Ročná daňová tabuľka obsahuje výšku dane z príjmov používanú pri koncoročnom zúčtovaní dane a pri vybraných zložkách mzdy. Aktualizáciu číselníka zabezpečuje výrobca programu, platnosť údajov z časového hľadiska je vypísaná pod tabuľkou. 9 Stĺpec Zaokrúhliť hovorí o tom, že základ dane sa má zaokrúhliť na eurocenty (0,01 EUR) nadol (zelená šípka). Pomocou tlačidla Návrat sa vrátite do hlavnej ponuky programu. Číselník Mesačná daňová tabuľka sa používa na určenie výšky preddavkovej dane z mesačnej mzdy zamestnanca. Tabuľka je aktualizovaná výrobcom programu a pod ňou sa nachádza informácia o časovej platnosti.

236 236 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA 9.7 POISTNÉ ODVODY Tento číselník obsahuje informácie o percentuálnej výške odvodov poistného, minimálne a maximálne vymeriavacie základy pre odvody poistného, zaokrúhlenie odvodov, a to na všetky druhy poistného do zdravotnej aj Sociálnej poisťovne. Údaje sú zobrazené ako za zamestnanca, tak aj za zamestnávateľa. Pre lepšiu prehľadnosť jednotlivých druhov poistného máte možnosť výberu konkrétneho druhu prostredníctvom rozbaľovacieho zoznamu v poli Druh. Vpravo od spomínaného poľa sa nachádza aj panel Triedenie, pomocou ktorého si môžete zadefinovať, podľa akých kritérií chcete mať údaje zobrazené. Tento panel je bližšie popísaný v kapitole 2.3 Panely nástrojov [str. 34]. V stĺpci Podmienka je uvedený logický výraz, ktorý musí byť splnený pre použitie príslušného riadku pri tvorbe výplaty zamestnanca. Pod tabuľkou je opäť informácia o časovej platnosti aktuálneho záznamu. Návrat do hlavnej ponuky volieb programu sa uskutoční stlačením tlačidla Návrat v pravej dolnej časti číselníka. 9.8 STUPEŇ NÁROČNOSTI PRACOVNÉHO MIESTA Číselník obsahuje všetky zákonom definované stupne náročnosti, do ktorých môžu byť zamestnanci zaradení. V programe je podľa priradeného stupňa sledovaná výška minimálneho mzdového nároku pre príslušný stupeň. Stupeň náročnosti je pracovníkovi priradený v Personalistike na záložke Mzdové údaje.

237 9 ČÍSELNÍKY 237 Pod tabuľkou sa nachádza informácia o časovej platnosti aktuálneho stupňa náročnosti. Podľa vami zvoleného obdobia máte možnosť prezerať si rôzne obdobia platnosti stupňov náročnosti a pohybovať sa medzi nimi. Tlačidlo Návrat slúži na opustenie číselníka. 9.9 ŠTÁTOM UZNANÉ SVIATKY V tomto číselníku sú uvedené všetky štátom uznané sviatky, počas ktorých zamestnanci, aj keď nepracujú, majú nárok na náhradu mzdy. Číselník sa využíva pri pridávaní nového mesiaca do kalendára, kedy sa dni z tejto tabuľky automaticky označia ako dni pracovného pokoja. Tento číselník je napĺňaný a priebežne aktualizovaný výrobcom a užívateľovi nie je dovolené do neho zasahovať. Pri zásadných zmenách zákonov bude automaticky aktualizovaný výrobcom programu. Operatívne zmeny v nastavení sviatkov však môžete robiť priamo v pracovnom kalendári pre príslušný mesiac (kapitola Pracovné kalendáre [str. 95]) NEZDANITEĽNÉ ČIASTKY Číselník Nezdaniteľné čiastky určuje, aká časť z príjmu zamestnanca nepodlieha plateniu dane. Pri výpočte mzdy pomocou voľby Mzdy Výpočet miezd program automaticky vyberá správnu výšku nezdaniteľných čiastok podľa informácií nastavených v Personalistike.

238 238 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Formulár, ktorý sa po výbere voľby Nezdaniteľné čiastky z ponuky číselníkov zobrazí, vyzerá nasledovne: Jeho údaje sú pri legislatívnych zmenách aktualizované výrobcom programu. Informácia o časovej platnosti je vždy zobrazená na lište pod nimi. Pomocou šípok na lište môžete sledovať hodnoty nezdaniteľných čiastok aj v uplynulých obdobiach (až do januára 1997) RODINNÉ PRÍDAVKY Tento číselník sa využíval pri určovaní výšky prídavkov na deti. V zobrazenom formulári sú vypísané hodnoty životného minima, nákladov na domácnosť, ako i samotná výška prídavkov a príspevkov k prídavkom pre všetky vekové kategórie, čo slúžilo k výpočtu výšky prídavkov do Uvedené nastavenia boli potrebné iba pre veľký závod (s počtom zamestnancov nad 20), pretože pre menšie firmy robila výpočet prídavkov Sociálna poisťovňa. Vyplácanie rodinných prídavkov prostredníctvom zamestnávateľa je od ukončené úplne. Prídavky od tohto dátumu vypláca príslušný Úrad práce, sociálnych vecí a rodiny. Nastavenie je v programe zachované kvôli kompatibilite s predchádzajúcim obdobím. Na lište pod číselníkom môžete vidieť informáciu o časovej platnosti údajov OSTATNÉ NASTAVENIA Po výbere z menu programu Číselníky Ostatné nastavenia sa zobrazí formulár, ktorý obsahuje ďalšie parametre v súlade s platnou legislatívou vždy za aktuálne zvolené obdobie. V tomto číselníku sa nachádzajú logické výrazy, ktoré program používa pre výpočet priemeru na pracovnoprávne účely a priemeru na určenie dávok nemocenského poistenia. Ďalej tu nájdete: všeobecný vymeriavací základ, ktorý program používa pre určenie maximálnych vymeriavacích základov pre odvody poistného na Sociálnu poisťovňu, priemernú mesačnú mzdu pre zdravotné poistenie,

239 9 ČÍSELNÍKY 239 minimálnu hranicu vymeriavacieho základu pre odvod poistného na úrazové poistenie (platné do ), maximálnu hranicu príjmu bez odvodu poistného do zdravotnej poisťovne pre študentov (platné do ), maximálnu dennú dávku nemocenského poistenia, ktorá vychádza taktiež zo všeobecného vymeriavacieho základu (používala sa iba pri veľkých závodoch), maximálny ročný odpočet DDP, maximálny mesačný odpočet DDP (pri mesačnom uplatňovaní zníženia základu dane - platné do ), percento zvýšenia minimálnej mzdy pri sťažených a zdraviu škodlivých podmienkach, výšku sumy životného minima. Údaje sú aktualizované výrobcom programu. Informácia o časovej platnosti je zobrazená na lište pod nimi. Pomocou šípok na tejto lište môžete sledovať aj hodnoty v uplynulých obdobiach, a to až do januára

240 240 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA

241 10 PRÍKLADY PRÍKLADY V nasledujúcej kapitole sú uvedené niektoré prípady, ktoré môžu nastať pri spracovávaní personálnej a mzdovej agendy, a príklady ich zaevidovania v programe OLYMP Denný vymeriavací základ Náhrada príjmu počas nemoci Dávky nemocenského poistenia Tvorba výplaty Použitie pracovných kalendárov Zúčtovanie preddavkov na daň Zúčtovanie zdravotného poistenia

242 242 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA

243 10 PRÍKLADY DENNÝ VYMERIAVACÍ ZÁKLAD Pre výpočet priemeru na nemoc je potrebné, aby boli zadané hodnoty, ktoré program na výpočet tohto priemeru potrebuje. Ide o Vymeriavací základ a Počet dní rozhodujúceho obdobia. POZNÁMKA: V prípade, že zamestnancovi bola v rozhodujúcom období mzda spracovávaná v programe OLYMP, tieto údaje program prenáša do formulára automaticky. Denný vymeriavací základ a výpočet priemeru na nemoc je definovaný v Zákone o sociálnom poistení, na základe ktorého je aj zapracovaný do programu. Je to podiel súčtu vymeriavacích základov na platenie poistného na nemocenské poistenie dosiahnutých zamestnancom v rozhodujúcom období a počtu dní rozhodujúceho obdobia. Maximálny denný vymeriavací základ je naviac vo výške 1,5 násobku všeobecného vymeriavacieho základu. Rozhodujúce obdobie na zistenie denného vymeriavacieho základu pre výpočet náhrady príjmu počas PN je spravidla kalendárny rok predchádzajúci roku, v ktorom vznikla dočasná pracovná neschopnosť a to v prípade, ak nemocenské poistenie vzniklo najneskôr 1.1. predchádzajúceho roku. Výnimku tvoria prípady, ak: Zamestnancovi, ktorého obdobie nemocenského poistenia, za ktoré sa platí poistné na nemocenské poistenie trvá 90 a viac dní a vzniklo v kalendárnom roku, ktorý predchádza kalendárnemu roku, v ktorom vznikla dočasná pracovná neschopnosť rozhodujúce obdobie je obdobie od vzniku nemocenského poistenia do konca predchádzajúceho kalendárneho roka, Zamestnancovi, ktorého obdobie nemocenského poistenia, za ktoré sa platí poistné na nemocenské poistenie trvá 90 a viac dní a vzniklo v kalendárnom roku, v ktorom vznikla dočasná pracovná neschopnosť - rozhodujúce obdobie je obdobie od vzniku nemocenského poistenia do konca kalendárneho mesiaca predchádzajúceho kalendárnemu mesiacu, v ktorom vznikla dočasná pracovná neschopnosť, zamestnancovi, ktorého obdobie nemocenského poistenia, za ktoré sa platí poistné na nemocenské poistenie trvá menej ako 90 dní (nezáleží na to, v ktorom roku vzniklo) - rozhodujúce obdobie je obdobie od vzniku nemocenského poistenia do dňa predchádzajúceho dňu, v ktorom vznikla dočasná pracovná neschopnosť. POZOR! V súvislosti s novelou Zákona o sociálnom poistení, ktorá nadobudla účinnosť , už nedochádza pri prerušení povinného nemocenského poistenia (napr. z dôvodu čerpania neplateného voľna, absencie alebo z dôvodu potreby ošetrovania člena rodiny od 11. dňa apod.) k zániku jedného a vzniku nového rozhodujúceho obdobia. Rozhodujúce obdobie teda bude začínať len vznikom nemocenského poistenia, t.j. pri vzniku pracovného pomeru. Obdobia prerušenia povinného nemocenského poistenia sa na účely určenia rozhodujúceho obdobia na zistenie denného vymeriavacieho základu budú považovať len za vylúčiteľné doby, čo znamená, že takého obdobie sa len odpočíta z počtu dní rozhodujúceho obdobia NÁHRADA PRÍJMU POČAS NEMOCI S účinnosťou od zamestnávateľ v zmysle Zákona č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca vypláca počas prvých 10 dní pracovnej neschopnosti zamestnancovi náhradu príjmu. Uvedenú náhradu vypláca každý zamestnávateľ.

244 244 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA Výška náhrady príjmu je: a) od 1. dňa do 3. dňa nemoci 25% denného vymeriavacieho základu zamestnanca b) od 4. dňa do 10. dňa nemoci 55% denného vymeriavacieho základu zamestnanca V zmysle uvedenej náhrady príjmu sú do programu pridané zložky mzdy N01 - náhrada príjmu počas PN 25%, N02 - náhrada príjmu počas PN 55%. Tieto pridávate v prípade vzniku pracovnej neschopnosti od POZOR! V prípade, že je pri prvom zadávaní nemoci (zložka mzdy N01, N02) zadaný vymeriavací základ alebo počet dní rozhodujúceho obdobia ručne, tieto údaje sa budú automaticky prenášať pre výpočet priemeru na nemoc aj do budúcich nemocí počas celého rozhodujúceho obdobia. Takto prenesené hodnoty budú aj v nasledujúcich mesiacoch (v ktorých budú tieto zložky mzdy použité), označené ako ručne zadané, čo bude program signalizovať červenou farbou. Od 11. dňa nemoci pridávate do výplaty zložku mzdy N03 - nemocenské dávky od 11. dňa 55% (dávky vyplácané zo Sociálnej poisťovne, ktoré sú bližšie popísané v nasledujúcej kapitole) a po 52. týždni nemoci pridávate zložku mzdy N23 - nemoc po 52. týždni. Pri týchto zložkách mzdy sa sprístupní aj označovacie políčko PN podľa 144a ods. 3 písm a), ktoré je potrebné označiť v prípade, ak ide o práceneschopnosť vzniknutú v dôsledku pracovného úrazu alebo choroby z povolania, za ktoré zamestnávateľ zodpovedá. Túto práceneschopnosť program nebude zohľadňovať pri krátení nároku na dovolenku. ZADANIE NEMOCI PRACOVNÍKOVI OD 1. DŇA DO 10. DŇA Pri vzniku nemoci vyplatí prvých 10 dní nemoci zamestnávateľ pracovníkovi náhradu mzdy podľa Zákona č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti. V programe OLYMP zadáte práceneschopnosť pracovníka nasledovne: Do formulára Tvorba výplaty pridáte zložku mzdy N01 - náhrada príjmu počas PN 25% - v časti kalendára označíte prvé 3 dni nemoci (PN sa vypláca za kalendárne dni, teda aj za soboty a nedele), v prípade, že nemoc pokračuje, označíte aj políčko Neukončené (zakrúžkovaná časť). Program vypočíta náhradu mzdy 25% z vymeriavacieho základu zamestnanca podľa zákona.

245 10 PRÍKLADY 245 Na pokračovanie nemoci použijete zložku mzdy N02 - náhrada príjmu počas PN 55% - v časti Kalendár označíte ďalšie dni nemoci (najviac však ešte 7 dní, teda spolu max. do 10. dňa PN). Program vypočíta náhradu mzdy 55% z priemeru na nemoc zamestnanca podľa zákona. V prípade, že nemoc ďalej pokračuje, opäť označte aj políčko Neukončené. Ďalšie dni nemoci potom zadáte zložkou mzdy N03 (nemoc od 11. dňa do 52. týždňa), príp. N23 (nemoc po 52. týždni), ako je popísané v nasledujúcej kapitole. ZADANIE NEMOCI, KTORÁ VZNIKLA V JEDNOM MESIACI A POKRAČUJE AJ V ĎALŠOM MESIACI Pracovník je práceneschopný od do V tvorbe výplaty v mesiaci január 2013 bude zadané: N01 - na dni a označiť políčko Neukončené (nemoc bude pokračovať). V mesiaci február 2013 bude zadané: N01 - na deň označiť políčko Z minulého mesiaca ako aj políčko Neukončené (ak nemoc pokračuje). N02 - na dni až , označiť políčko Z minulého mesiaca. Ak by nemoc presiahla 10 dní, zadáte ďalšie dni pomocou zložky N03 podľa popisu v nasledujúcej kapitole DÁVKY NEMOCENSKÉHO POISTENIA 10 Zamestnanec, ktorý je práceneschopný dlhšie ako 10 dní a zároveň kratšie ako 52 týždňov, dostáva od Sociálnej poisťovne dávky nemocenského poistenia. Medzi dávky nemocenského poistenia však patria okrem nemocenských dávok vyplácaných pri nemoci zamestnanca aj dávky vyplácané zo Sociálnej poisťovne pri ošetrovaní člena rodiny a materské dávky.

246 246 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA NEMOCENSKÉ DÁVKY OD 11. DŇA NEMOCI Nárok na nemocenské ako dávku poskytovanú z nemocenského poistenia vzniká zamestnancom až od 11. dňa dočasnej pracovnej neschopnosti. Od 11. dňa pracovnej neschopnosti zamestnávateľ takémuto zamestnancovi nevypláca už žiadnu náhradu ani nemocenskú dávku, pracovnú neschopnosť len eviduje. Eviduje ju pomocou zložky mzdy N03 - nemoc. dávky - od 11. dňa 55%, ktorá bude po pridaní automaticky bez čiastky. V prípade, že nemoc pokračuje aj do ďalšieho mesiaca, je potrebné označiť políčko Neukončené. V ďalšom mesiaci znova pridáte zložku mzdy N03, v kalendári vyznačíte dni, počas ktorých nemoc pokračovala, a označíte políčko Z min. mesiaca. ZADANIE NEMOCI PRACOVNÍKOVI PO 52. TÝŽDNI V prípade, že nemoc bude trvať dlhšie ako 52 týždňov, zadáva sa zložkou mzdy N23 - nemoc po 52. týždni. Nemoc po 52. týždni sa považuje za prerušenie poistenie a Sociálna poisťovňa už dávku nemocenského poistenia nevypláca.

247 10 PRÍKLADY 247 Pridaním zložky mzdy N23 minimálne na 1 celý deň spôsobíte, že u zamestnanca sa preruší za toto obdobie platenie poistného na Sociálnu poisťovňu, čo bude mať dopad na počet dní rozhodujúceho obdobia zisťovaného pre účely výpočtu priemeru na nemoc. Doba prerušenia sa odpočíta z počtu dní rozhodujúceho obdobia, a za toto obdobie zamestnancovi neprináleží dávka nemocenského poistenia. Na zložkách mzdy N03 a N23 program neuvádza čiastku, sleduje len počet dní nemoci po 11. dni, resp. 52. týždni OŠETROVANIE ČLENA RODINY Poistenec má nárok na ošetrovné, ak ošetruje choré dieťa, manžela, manželku, rodiča alebo chorého rodiča manžela (manželky), ktorého zdravotný stav podľa potvrdenia príslušného lekára nevyhnutne vyžaduje ošetrovanie inou fyzickou osobou, alebo sa stará o dieťa do desiatich rokov veku podľa zákonom stanovených podmienok. Ošetrovanie člena rodiny (OČR) zadávate zamestnancovi do výplaty zložkou mzdy N04 - ošetrovanie člena rodiny 55%. Ošetrovanie člena rodiny je platené najviac po dobu 10 dní. Ide o dávku nemocenského poistenia vyplácanú zo Sociálnej poisťovne a zamestnávateľ pridáva zložku mzdy N04 len evidenčne. Definovaním tejto zložky mzdy program preto neuvádza čiastku, sleduje len počet dní OČR. Ak prechádza OČR aj do ďalšieho mesiaca, je potrebné označiť políčko Neukončené. 10

248 248 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA V ďalšom mesiaci zadáte znovu zložku mzdy N04, vyznačíte ďalšie dni (spolu najviac po dobu 10 dní) a označíte políčko Z minulého mesiaca. V prípade, že OČR pokračuje aj ďalej (trvá dlhšie ako 10 dní), políčko Neukončené už neoznačujete a pridáte zložku mzdy N22 - ošetrovanie člena rodiny neplatené (túto dávku už nevypláca ani Sociálna poisťovňa). Toto obdobie je považované za prerušenie poistenia, v ktorom sa zamestnancovi prerušuje povinné nemocenské poistenie, povinné dôchodkové poistenie a povinné poistenie v nezamestnanosti.

249 10 PRÍKLADY MATERSKÉ DÁVKY Materské je peňažná dávka nemocenského poistenia a vypláca sa za kalendárne dni vo výške 65 % z vymeriavacieho základu v zmysle Zákona o sociálnom poistení. Materské pridáte do výplaty zložkou mzdy N05 materské, vyznačíte dni do konca mesiaca a označíte políčko Neukončené. Ak je zamestnankyňa na materskej dovolenke, je vyňatá z pracovného pomeru. Preto je potrebné v evidencii Personalistiky v Pracovných pomeroch pridať Vyňatie z PP (z rozbaľovacieho zoznamu si vyberiete typ "Materská dovolenka"). V ďalších mesiacoch (najviac 34 týždňov) bude mať táto zamestnankyňa nastavený tzv. "zákaz výpočtu miezd" (v evidencii Výpočet miezd bude pri mene tejto zamestnankyne čierny krížik) a mzdu jej počas tohto obdobia generovať nemusíte TVORBA VÝPLATY ZADANIE NADČASOVÝCH HODÍN Aby mohol program správne rátať výpočtové priemery, a v konečnom dôsledku aj na nich závislé mzdové údaje, je nevyhnutné, aby ste všetky nadčasy pracovníkov zadávali použitím dvoch zložiek mzdy, ktorými sú: mzda za nadčas a nadčasový príplatok. V každej z nich taktiež uveďte príslušný počet hodín nadčasu. Toto rozdelenie je potrebné aj kvôli tlačeniu niektorých dokumentov, napríklad Potvrdenie o príjme pri vzniku nemoci. ZADANIE DNÍ ABSENCIE 10 Absencia bola v mesiaci január 2013: od do bez prerušenia potom a Nesprávne zadanie: Vo výplate je len jedna mzdová položka A30 a na nej sú označené dni 2, 3, 4, 18 a 21. Správne zadanie: A30 2, 3, 4 - môže byť na jednej položke z toho dôvodu, lebo absencia nebola prerušená

250 250 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA A30-18 A30-21 Na ďalšie dni absencie, vzhľadom k tomu, že absencia bola prerušená, musia byť osobitné mzdové položky! 10.5 POUŽITIE PRACOVNÝCH KALENDÁROV Predpokladajme, že firma má 10 zamestnancov, pričom všetci sú odmeňovaní mesačnou mzdou, ale s rôznou výškou tarify. Každému z nich preto v Personalistike na záložke Zložky mzdy zadáme zložku číslo 10 - mesačná mzda, s uvedením jeho tarify. Mzdy v bežných mesiacoch počítame obvyklým postupom, bez úpravy pracovného kalendára. Ak sa však v niektorom mesiaci vyskytne situácia, že všetkým zamestnancom chcete pridať rovnakú zložku mzdy, môžete použiť úpravu pracovného kalendára. Ukážeme si to na príklade zadania celofiremnej dovolenky. V mesiaci júl bola vo vašej firme 10 dní celofiremná dovolenka. Aby ste nemuseli každému zamestnancovi ručne pridávať zložku náhrada mzdy za dovolenku, tak pri výpočte júlových výplat upravíte pracovný kalendár, ku ktorému sú priradení. Pomocou voľby Mzdy Kalendáre pridáte do spomínaného pracovného kalendára zložku mzdy náhrada mzdy za dovolenku s vyznačením dní, v ktorých prebiehala. Ostatné zložky nemusíte zadávať, tie sa preberú z nastavení každého zamestnanca v Personalistike, pričom sa automaticky odznačia dni, v ktorých prebiehala dovolenka pridaná z pracovného kalendára. Pri generovaní miezd použijete prvú z ponúknutých možností (kapitola Generovanie mzdy [str. 131]). V prípade, že vo firme okrem stálych zamestnancov pracujú na dohodu aj nejakí brigádnici, ktorých sa táto celozávodná dovolenka netýkala, tak to do programu môžete zadať nasledujúcim spôsobom: V prvom rade bude potrebné, aby ste týmto brigádnikom vytvorili ich vlastný pracovný kalendár. Za predpokladu, že všetci z nich pracujú na polovičný úväzok, je potrebné, aby ste v ňom nastavili buď skutočnú dĺžku ich pracovného dňa a zrušili označovacie políčko, ktoré určuje, či sa majú údaje kalendára podľa konkrétneho úväzku pracovníka prepočítať, alebo nastavili dĺžku celého pracovného dňa a toto políčko nechali označené. Prvá možnosť vám umožňuje väčšiu špecializáciu pracovných kalendárov. Naproti tomu druhá dokáže obsiahnuť rôznorodejšiu skupinu zamestnancov. Takto vytvorený kalendár prispôsobíte podmienkam, za ktorých títo brigádnici pracovali, a v Personalistike (prostredníctvom záložky Mzdové údaje) ho k nim priradíte ZÚČTOVANIE PREDDAVKOV NA DAŇ VYTVORENIE ZÚČTOVANIA PREDDAVKOV NA DAŇ Ročné zúčtovanie vykonáte v evidencii Zúčtovanie preddavkov (voľba Mzdy Zúčtovanie preddavkov). Nastavte sa na pracovníka, ktorému chcete urobiť ročné zúčtovanie preddavkov na daň a stlačte tlačidlo Generuj. Po stlačení tlačidla Generuj označte voľbu zúčtovanie preddavkov dane. Po vygenerovaní zúčtovania a stlačení tlačidla Oprav sa otvorí formulár Ročné zúčtovanie preddavkov na daň a zdravotné poistenie, v ktorom môžete údaje doplniť, resp. upraviť.

251 10 PRÍKLADY 251 Viac o ročnom zúčtovaní preddavkov na daň nájdete v kapitole 4.6 Zúčtovanie preddavkov [str. 156]. PRIDANIE ZÚČTOVANIA DANE ZA PREDCHÁDZAJÚCI ROK DO VÝPLATY ZAMESTNANCA Zúčtovanie preddavkov na daň (preplatok, príp. nedoplatok) sa vo výplate zamestnanca pridáva zložkou mzdy Z10 Zúčtovanie dane za predchádzajúci rok. Ak si zamestnanec v zdaňovacom období douplatňoval aj daňový bonus, program do mzdy pridá ďalšiu zložku mzdy Z15 Zúčtovanie daňového bonusu. Pri ročnom prehľade vypočítaných miezd priamo na mzdovom liste môžete vidieť riadok Ročné zúčtovanie (daňového) bonusu. Ak zamestnancovi vznikol aj nárok na zamestnaneckú prémiu, program pridá do mzdy aj zložku mzdy Z16_Zamestnanecká prémia. Zložky mzdy Z10, Z15 a Z16 je možné do výplaty zamestnanca pridať jedným z troch spôsobov: 1. Automaticky pomocou voľby Firma Nastavenia, kde vo formulári Užívateľské nastavenia v rozbaľovacom zozname Mesiac pre automatické zúčtovanie preddavku dane zvolíte mesiac, v ktorom má program automaticky tieto zložky mzdy preniesť do výplaty zamestnanca. 2. Poloautomaticky ak po stlačení tlačidla Generuj v evidencii Výpočet miezd vo formulári Generovanie miezd pracovníkov označíte v spodnej časti políčko pridať zúčtovanie preddavku na daň... 10

252 252 OLYMP MZDY A PERSONALISTIKA 3. Ručne po vygenerovaní mzdy zamestnanca vstúpite cez tlačidlo Oprav priamo do výplaty a pridáte zložku mzdy Z10, Z15 resp. Z16. V prípade, že u zamestnanca vznikol nedoplatok, uvedená čiastka musí byť záporná. Akékoľvek automatické pridávanie zúčtovania preddavkov sa vykoná len v prípade, že v evidencii Zúčtovanie preddavkov tento údaj existuje. VYSPORIADANIE ROČNÉHO ZÚČTOVANIA DANE S DAŇOVÝM ÚRADOM Po vykonaní ročného zúčtovania dane za všetkých zamestnancov zosumarizuje zamestnávateľ výsledok. Týmto môže byť: nedoplatok z ročného zúčtovania dane, preplatok z ročného zúčtovania dane. V prípade nedoplatku z ročného zúčtovania dane je zamestnávateľ povinný tento nedoplatok odviesť správcovi dane v najbližšom termíne na odvod preddavkov na daň (napr. ak sa ročné zúčtovanie dane vykoná v marci, nedoplatok musí v celej výške odviesť správcovi dane najneskôr v apríli). To znamená, že neodvedie na daňový úrad len preddavky na daň za daný mesiac, ale pripočíta k nim aj výsledný nedoplatok ročného zúčtovania dane za celú firmu. V prípade preplatku z ročného zúčtovania dane je zamestnávateľ povinný o túto sumu preplatku (alebo jej časť) znížiť odvod preddavkov na daň najneskôr do konca daného roka. To znamená, že ak preplatok z ročného zúčtovania dane bol vyšší ako preddavky na daň, zamestnávateľ v nasledujúcich mesiacoch nebude odvádzať mesačné preddavky, a to až do doby, kým nevysporiada celý preplatok z ročného zúčtovania. Ďalšou možnosťou je aplikácia 40 ods. 8 Zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov. Z tohto paragrafu vyplýva, že zamestnávateľ, ktorý nemôže o túto sumu znížiť odvod preddavkov (t.j. neplatí žiadne preddavky na daň), môže požiadať správcu dane o vrátenie rozdielu z ročného zúčtovania dane. V takomto prípade vráti správca dane požadovanú sumu zamestnávateľovi do jedného mesiaca od doručenia žiadosti. V programe OLYMP je možné túto skutočnosť zaevidovať tak, že v mesiaci, v ktorom chce zamestnávateľ požiadať daňový úrad o vrátenie preplatku z ročného zúčtovania dane, si vygeneruje "fiktívny" prevodný príkaz Vrátenie preplatku z RZD. Následne je možné cez voľbu Dokumenty Odvod dane Žiadosť o vrátenie ročného zúčtovania túto žiadosť

253 10 PRÍKLADY 253 vytlačiť a odoslať na daňový úrad. Suma sa do dokumentu prenesie z vygenerovaného "fiktívneho" prevodného príkazu. V prípade, že tento paragraf neuplatníte (t.j. nepožiadate o vrátenie preplatku z ročného zúčtovania), ale tieto preplatky chcete postupne odpočítavať od preddavkov dane, "fiktívny" prevodný príkaz Vrátenie preplatku z RZD negenerujte. Program bude tieto preplatky automaticky odpočítavať od preddavkovej dane až do decembra príslušného roka. Ak v decembri ostane preplatok z ročného zúčtovania ešte nevysporiadaný, 40 ods. 8 uplatníte v tomto mesiaci (t.j. požiadate správcu dane o vrátenie tohto preplatku). V mesiaci december teda vygenerujete "fiktívny" prevodný príkaz Vrátenie preplatku z RZD ZÚČTOVANIE ZDRAVOTNÉHO POISTENIA Do výplaty zamestnanca možno pridať zúčtovanie zdravotného poistenia nasledovným spôsobom: Po vygenerovaní mzdy zamestnanca vstúpite cez tlačidlo Oprav priamo do výplaty a pridáte v záložke Zložky mzdy zložku mzdy Z20 a zároveň vpíšete do poľa Poznámka kód príslušnej zdravotnej poisťovne. Nedoplatok za zamestnanca pridáte v záložke Zrážky formou legislatívnej zrážky (druh zrážky - prepínač poistné). Preplatok/nedoplatok za organizáciu pridávate len v záložke Zrážky, kde v prípade preplatku musí byť uvedená čiastka záporná. 10