Uživatelský manuál: Modul Nové kontakty

Transkript

1 Uživatelský manuál: Modul Nové kontakty Se zapnutím nových kontaktů souvisí nasazení nové aplikace Těžká podatelna a nový formulář pro evidenci externí písemnosti (dokumentu). Zapnutí nových kontaktů lze provést od verze Atheny a Verze databáze: AADB a je to prozatím záležitost zapnutí těchto kontaktů ze strany Pilscomu. Časem dojde k zapnutí nastálo. Kontakt je rozdělen na tzv. Subjekt kontaktu a Firemní či Osobní kontakt. Informace o subjektu a jeho částech tvoří stromovou strukturu reprezentující známou část hierarchie subjektu. Hloubka hierarchie je členěna na čtyři stupně: Například: Magistrát města Volnosti (Subjekt) Odbor odpočinku (Útvar) Referent pro nicnedělání (Funkce) František Flákač (Kontaktní osoba) Kontakty zakládá podatelna při evidenci došlých písemností (dokumentů) a jakýkoliv další uživatel systému (typicky) při zakládání obálky. Kontakty založené podatelnou jsou dostupné všem, kontakty založené jednotlivými pozicemi jsou ve výchozím stavu soukromé (vidí je jen on - nevidí je ani podatelna). Podatelna zadává subjekty viditelné pro celý profil, možnost jejich dohledání referentem je ale dán kvalitou zadaného kontaktu (pokud se podaří kontakt dohledat z databáze UIR-ADR) Kontakty je i nadále možné zařadit do skupiny kontaktů, na skupině kontaktů je možno přiřadit právo (přístup) čtenáře a autora. Poštovní adresa je navázána na číselník poštovních adres (získávaný primárně z databáze UIR- ADR - Územně identifikační registr adres a v Atheně je automaticky aktualizována úlohou v administraci UIR-ADR aktualizace databáze ). Nové kontakty umožňují rychlejší vyhledávání (téměř) nezávisle na počtu kontaktů. 1 PilsCom, s.r.o.

2 Obsah: Obsah: Nový formulář pro evidenci nového externího dokumentu (písemnosti) a založení případně vyhledání kontaktu: Úprava kontaktu podatelnou, referentem, administrátorem kontaktů: Založení kontaktu případně jeho vyhledání při tvorbě obálky: Rozdíl mezi firemním a osobním typem subjektu kontaktu: Automatické dohledání správné adresy z databáze UIR ADR (Územně identifikačního registru adres) Automatické označení adres jako Ověřená, Chybná, Nepřesná Založení skupiny kontaktů, přidání kontaktu a použití skupiny kontaktů Administrátor kontaktů Nový formulář pro evidenci nového externího dokumentu (písemnosti) a založení případně vyhledání kontaktu: Při evidenci došlého externího dokumentu (písemnosti) z webové části Atheny se postupuje podobným způsobem jako u starých kontaktů a to postupným vyplněním formuláře Nový externí 2 PilsCom, s.r.o.

3 dokument (písemnost). Postup práce v tzv. těžké podatelně je samostatně popsán v manuálu těžké podatelny. Při evidenci je možné hledat odesilatele (jako tomu bylo u starých kontaktů) ve skupině kontaktů (obr. 1). V tom případě se hledá přímo kontakt (kontaktní osoba). Nezadáním skupiny dojde ke hledání v subjektech kontaktů a v nich je možné později vybrat existující či založit nový firemní (osobní) kontakt (obr. 2). Pokud kontakt nalezneme, lze jej rovnou kliknutím vybrat: obr. 1 obr. 2 3 PilsCom, s.r.o.

4 Pokud Athena nenalezne žádný subjekt, lze založit Nový firemní nebo Nový osobní subjekt údajů z ISDS. případně a subjekt založit až po dohledání V případě zvolení Nového firemního subjektu (obr. 3) se hledaný text zadá do společnosti, v případě Nového osobního do řádky Celé jméno a je tedy možné nový kontakt ihned založit. obr. 3 obr. 4 Dodatečně, ale lze Typem subjektu změnit, o jaký se jedná: 4 PilsCom, s.r.o.

5 Nyní lze doplnit podle údajů, které jsou známé, jednotlivé řádky např. u Firemního subjektu: V podrobnostech subjektu lze doplnit IČ a DIČ: Není ale nutné podrobnosti vyplňovat, ale lze je zadat rovnou v řádce Společnost: Podobně jako u Společnosti je možné vyplnit rovnou i rozšiřující údaje u Kontaktní osoby (případně přes podrobnosti osoby): Dále se vyplní Adresa v pořadí zobrazující titulek: Telefon, a Datovou schránku (ID) je samozřejmě také možno vyplnit. 5 PilsCom, s.r.o.

6 Po potvrzení OK v horní části nově založeného kontaktu se zobrazí formulář Nového externího dokumentu (písemnosti) s vyplněným odesilatelem, kde doplníme ostatní údaje a předáme na pozici sekretariátu nebo konečného zpracovatele. Tím je založen nový kontakt a dokument (písemnost) předán (a). 2. Úprava kontaktu podatelnou, referentem, administrátorem kontaktů: Kontakt, který jsem založil, mohu také upravit. Dále jej může upravit administrátor kontaktů. Nikdo jiný. Kontakt dohledám přes ikonku Nastavení subjekty kontaktů (ten který jsem založil) nebo pokud mám právo administrátora kontaktů tak přes Administrace kontaktů Subjekty kontaktů (jakýkoliv kontakt) a po kliknutí pravým tlačítkem myši na název kontaktu je možno jej upravit, případně zneaktivnit: Takto je možno upravit název subjektu a IČ, DIČ: 6 PilsCom, s.r.o.

7 V případě úprav dalších položek je nutné subjekt rozkliknout a dostaneme se na jeho vlastnosti: Na jednotlivých záložkách je možno přidat, zneaktivnit či upravit položky: 3. Založení kontaktu případně jeho vyhledání při tvorbě obálky: Po kliknutí na ikonku odeslat se zobrazí formulář pro vytvoření obálky (obálek) a na rozdíl od předešlých kontaktů je zde rovnou tlačítko pro vyhledání nebo založení nového kontaktu: 7 PilsCom, s.r.o.

8 V tuto chvíli je jedno zda hledáme přes toto tlačítko nebo si zvolíme jako dříve u předešlých kontaktů, že budeme kontakt hledat v konkrétní skupině nebo v žádné (hledáme ve všech kontaktech založených podatelnou a těch na které mám právo) a zadáme např. příjmení, které hledáme: Dále se po zadání hledaného textu pokračujeme stejným postupem jako po kliknutí na tlačítko Nový kontakt, zadáním hledaného textu (zde např. novák) a potvrzení Enterem nebo ikonkou pro hledání Po kliku na ikonku, zadáním textu a hledáním se zobrazí subjekty, obsahující zadaný text (novák) s doplňujícími informacemi (IČ, DIČ, adresa ): Tento dohledaný Subjekt bude možno kliknutím vybrat či doplnit další položky, případně pokud požadovaný Subjekt nedohledáme, je možno viz obr. 2 (a další postup) založit Nový firemní nebo osobní kontakt. Ve vybraném Subjektu tedy lze dále dohledat Útvar, Funkci, Kontaktní osobu, Adresu nebo ji Zadat kliknutím na ikonku, umístěné u každé položky či kliknutím na Zadat, taktéž umístěné u každé položky, které se zobrazí po kliknutí na šipku 8 PilsCom, s.r.o.

9 Po potvrzení tl. OK se kontakt vybere mezi adresáty a je tedy možné založit obálku: Pokud provádíme hledání ve skupině kontaktů, hledáme rovnou kontakt a není tedy třeba vyhledávat v subjektech, ale pokud jej nedohledáme, tak lze samozřejmě Nový kontakt založit: 9 PilsCom, s.r.o.

10 4. Rozdíl mezi firemním a osobním typem subjektu kontaktu: Při zakládání nového subjektu kontaktu je možno zvolit mezi typem Firemní nebo Osobní a zadat údaje: Dle těchto typů lze v subjektech vyhledávat: Při hledání ve všech typech se lze orientovat podle ikonky zobrazující typ subjektu: 5. Automatické dohledání správné adresy z databáze UIR ADR (Územně identifikačního registru adres). Při zakládání kontaktu (kromě podatelny při evidenci nového externího dokumentu písemnosti, kde je nutné zadat adresu udanou) stačí zadat adresu a PSČ. Pokud zadaná adresa existuje, v pravé části v Náhledu adresy se doplní kompletní adresa dohledaná v DB UIR ADR. Tato databáze je součástí Atheny a je pravidelně aktualizována ze stránek Ministerstva práce a sociálních věcí (další informace naleznete na t2.jsp) pomocí úlohy UIR-ADR aktualizace databáze kterou má k dispozici administrátor 10 PilsCom, s.r.o.

11 aplikace v administraci seznam úloh a měla by být naplánována tak, aby udržovala databázi v aktuálním stavu: 6. Automatické označení adres jako Ověřená, Chybná, Nepřesná Po dohledání konkrétní adresy a jejím otevření (kliknutím na jméno): Dojde k otevření vlastností kontaktu: Kde na záložce Adresy nalezneme adresu (telefon, datovou schránku, ). Po kliknutí na ni se zobrazí informace o kvalitě kontaktu: 11 PilsCom, s.r.o.

12 Adresy mohou při zadávání nabývat následujících stavů: Ověřená - Adresa byla zadána správně a byla nalezena v databázi UIR-ADR. Chybná - Adresa nebyla správně zadána a nebyla nalezena v databázi UIR-ADR. Nepřesná - Zadání adresy nebylo dostatečně přesné a v databázi UIR-ADR mohlo být nalezeno více odpovídajících adres. Při zadávání adresy kontaktu u externího dokumentu - písemnosti (typicky podatelnou nebo podatelnou spisového uzlu) je adresa vždy ve stavu Chybná. Vždy se bere taková adresa, která byla podatelnou zadaná u dokumentu (písemnosti) a dále se neověřuje. 7. Založení skupiny kontaktů, přidání kontaktu a použití skupiny kontaktů Skupinu kontaktů lze založit jakýmkoli uživatelem a přiřadit na ni přístup jiným uživatelům resp. pozicím, spisovým uzlům případně celému profilu pro možnost snadnějšího a rychlejšího dohledání konkrétních kontaktů vložených do takovéto skupiny. Upravit takto založenou skupinu může jen ta pozice, která má přiřazeno právo autora. Novou skupinu založíme v Nastavení Skupiny kontaktů Nová skupina kontaktů (nebo obdobně u administrátora kontaktů: Administrace kontaktů Skupiny kontaktů Nová skupina kontaktů): 12 PilsCom, s.r.o.

13 Po kliknutí na ikonku Nová skupina kontaktů zadáme jméno skupiny, případně přístup kdo tuto skupinu uvidí a tím bude moci použít i kontakty z ní: Na záložce Přístup je možno pro nově vytvářenou skupinu kontaktů (případně kdykoliv později s právem autora k této skupině při její úpravě) přiřadit Typ práva (čtenář, autor) konkrétní skupině pozic, celému Profilu (vidí pak všichni v rámci profilu) nebo spisovému uzlu. Takto založenou skupinu si otevřeme a poté lze do ní přidat kontakty, které ale již musí být v tu chvíli v Atheně vytvořené a ty si vyhledáním do skupiny přidáme: Pokud již máme ve skupině kontaktů nějaké kontakty přidány, lze je i hromadně ze skupiny odstranit pomocí multiakce Odebrat členství (po předešlém označení odebíraných kontaktů). S právem autora ke skupině kontaktů lze po dohledání skupiny kontaktů a kliknutím pravým tlačítkem myši na skupinu kontaktů upravit či ji smazat. 13 PilsCom, s.r.o.

14 Skupinu kontaktů lze v aplikaci využít k rychlému dohledání konkrétního kontaktu vloženého do skupiny, při vytváření obálky: 8. Administrátor kontaktů Pozice s tímto (administrátorem přiděleným) právem má navíc od ostatních ikonku Administrace kontaktů: V přehledu Skupiny kontaktů jsou vidět všechny skupiny kontaktů a do jednotlivých skupin lze přidat kontakty, odebrat členství ve skupině kontaktů, smazat kontakt, po upravení přidat přístup ke skupině a lze také založit novou skupinu kontaktů. 14 PilsCom, s.r.o.

15 V přehledu Subjekty kontaktů: Lze vyhledávat subjekty kontaktů podle názvu, typu (firemní, osobní), podle přístupu (pozice, spis. uzel, profil) tj. kdo daný subjekt vidí a může jej použít, lze také dohledat dle autora subjektu a toho lze filtrovat dle Spisového uzlu. Samozřejmě zde je možné i Nový subjekt kontaktu založit. Tento manuál je chráněn autorskými právy ČR a souvisejícími předpisy EU. Neoprávněné šíření může být považováno za porušení práv firmy PilsCom s.r.o. a může mít dopad jak v občanskoprávní, tak trestněprávní oblasti. Manuál je určen výhradně pro oprávněné uživatele aplikace, jíž se týká. 15 PilsCom, s.r.o.