Spisová služba/elisa - Dodatek k manuálu - Verze

Transkript

1 Spisová služba/elisa - Dodatek k manuálu - Verze

2 Obsah 1. Zařazení vyřízeného dokumentu do spisu Automatický výpočet nabytí právní moci Tisk obálek v modulu Výpravna Připojení k ISDS pomocí systémového certifikátu Klávesa enter ve funkci Hledání Hledání podle podrobného popisu Vytvoření kopie při příjmu datové zprávy a obecné zásilky Vložení poznámky při příjmu datové zprávy a obecné zásilky Zobrazení data předání zásilky na výpravnu na detailu zásilky Tiskové sestavy CNS a.s. Strana 2 (celkem 11)

3 1. Zařazení vyřízeného dokumentu do spisu Modul Kancelář Dokumenty Vyřízené Modul Kancelář Dokumenty Dle pořadače Modul Kancelář Přehled Hledání V uvedených formulářích lze z dokumentu, který je ve stavu Vyřízeno, založit spis nebo jej vložit do spisu. V řádkovém zobrazení na liště ikon, nebo na detailu dokumentu, jsou zobrazeny ikony: Vložení dokumentu do spisu : kliknutím na tuto ikonu se zobrazí okno Vložení dokumentu do spisu, kde je možné vybrat z číselníku spis, do kterého chce uživatel vložit dokument. Založit spis z dokumentu : kliknutím na tuto ikonu se zobrazí okno Spis nový. CNS a.s. Strana 3 (celkem 11)

4 2. Automatický výpočet nabytí právní moci Modul Administrace Parametry aplikace záložka Zásilky V uvedeném formuláři lze nastavit počet dní pro odvolací lhůtu při výpočtu předpokládaného nabytí právní moci. Modul Kancelář Zásilky Návrat doručenek Modul Podatelna Příjem Návrat doručenek V uvedených formulářích se při zápisu data doručení na poslední neodepsané zásilce, která u dokumentu zbývala, zapíše k dokumentu datum předpokládaného nabytí právní moci vypočtené z maxima z datumů doručení jeho zásilek + lhůta, která je nastavena v modulu Administrace Parametry aplikace záložka Zásilky nabytí právní moci. Modul Kancelář Dokumenty - Vyřízené (lišta ikon či na detailu dokumentu) Modul Kancelář Dokumenty Dle pořadače (na detailu dokumentu) Modul Kancelář Přehled Hledání (na detailu dokumentu) V uvedených formulářích na liště ikon či na detailu dokumentu, je zobrazena ikona: Nastavení datumu nabytí právní moci : tato ikona je aktivní až po zápisu data doručení všech zásilek odesílaných z dokumentu. Po kliknutí na ikonu Nastavení datumu nabytí právní moci se zobrazí předpokládané datum nabytí právní moci a datum nabytí právní moci. Uživatel kliknutím na tlačítko Nabytí právní moci doplní CNS a.s. Strana 4 (celkem 11)

5 datum předpokládaného nabytí právní moci do data nabytí právní moci a tím potvrdí, že právní moc nabyla, nebo zapíše jiné datum nabytí právní moci ručně. Datum nabytí právní moci se po kliknutí na tlačítko Uložit zobrazí na detailu dokumentu. POZNÁMKA pro výpočet data nabytí právní moci Pro Předpokládané datum nabytí právní moci jsou počítány kalendářní dny. Pokud vychází datum doručení nebo předpokládaného nabytí právní moci na sobotu, neděli nebo svátek, je datem konce lhůty nabytí právní moci následující první pracovní den a předpokládaným dnem nabytí právní moci je tedy den další. CNS a.s. Strana 5 (celkem 11)

6 3. Tisk obálek v modulu Výpravna Modul Výpravna Příjem Zásilky k vypravení V uvedeném formuláři lze po označení zásilky ve sloupci výběr a kliknutím na ikonu Zobrazí tiskovou sestavu obálek najednou). vybrat typ obálky pro tisk obálky s adresátem (lze označit a vytisknout i více 4. Připojení k ISDS pomocí systémového certifikátu Modul Administrace Číselníky Datové schránky V uvedeném formuláři se lze připojit k rozhraní Informačního systému datových schránek nejen pomocí jména a hesla zadaného v číselníku DS, ale také pomocí systémového certifikátu. Založení nového záznamu Změna údajů záznamu V okně Průvodce nastavením datové schránky nový je možné po zaškrtnutí checkboxu Přihlašovat se certifikátem k DS, vyplnit číslo certifikátu do položky Číslo certifikátu pro přihlášení k DS, dále kliknutím na tlačítko Následující ověřit připojení k Datové schránce a po úspěšném ověření dokončit připojení kliknutím na tlačítko Dokončit. CNS a.s. Strana 6 (celkem 11)

7 5. Klávesa enter ve funkci Hledání Modul Kancelář Přehled Hledání V uvedeném formuláři je možné po zvolení určitých kritérií vyhledávání, načíst vyhledané dokumenty (spisy či sběrné archy) stisknutím klávesy Enter. POZNÁMKA: Klávesa Enter je funkční pouze v případě, že posledním kritériem při vyhledávání není kritérium, kde se vyplňuje datum (např. datum doručení či založení) či se vybírá z číselníku (např. typ dokumentu). V takovémto případě je nutné použít tlačítko Načíst. CNS a.s. Strana 7 (celkem 11)

8 6. Hledání podle podrobného popisu Modul Kancelář Přehled Hledání V uvedeném formuláři je možné při hledání dokumentů či spisů, zvolit kritérium Podrobný popis. 7. Vytvoření kopie při příjmu datové zprávy a obecné zásilky Modul Podatelna Příjem Datová schránka Modul Podatelna Příjem Obecná zásilka V uvedených formulářích je možné při příjmu datové zprávy či obecné zásilky, na záložce Kopie vytvořit kopie zakládaného dokumentu. CNS a.s. Strana 8 (celkem 11)

9 výběr z číselníku Spisových uzlů (nezobrazuje se, pokud jsou nastaveny toky dokumentů výběr funkčního místa 8. Vložení poznámky při příjmu datové zprávy a obecné zásilky Modul Podatelna Příjem Datová schránka Modul Podatelna Příjem Obecná zásilka V uvedených formulářích je možné při příjmu datové zprávy či obecné zásilky, na záložce Poznámky vložit poznámku k zakládanému dokumentu. CNS a.s. Strana 9 (celkem 11)

10 Po založení dokumentu, se poznámka zobrazí na detailu dokumentu, na záložce Poznámky (veřejné). CNS a.s. Strana 10 (celkem 11)

11 9. Zobrazení data předání zásilky na výpravnu na detailu zásilky Na detailu zásilky je možné si zobrazit datum a čas předání zásilky na Výpravnu. Jakmile uživatel předá zásilku na Výpravnu, tak se datum a čas předání zásilky automaticky zobrazí na detailu zásilky. 10. Tiskové sestavy Modul Administrace Aplikace Tiskové sestavy Při zakládání či editaci tiskové sestavy lze přenést z dokumentu na obálku tato nová slučovací pole: Dokument Evidenční číslo/rok Dokument Číslo jednací jiného SW CNS a.s. Strana 11 (celkem 11)

12 Dokument Číslo jednací volný text CNS a.s. Strana 12 (celkem 11)