Komerční speciál. Event management

Transkript

1 Komerční speciál Event management

2 20 Event management Komerční speciál Event management nejsou jen večírky Event management znamená ve zkratce organizování velkých akcí, marketing, ale i obchod se zážitky. Kvůli krizi musel tento obor zásadně změnit svoji tvář. Co stačilo ještě před několika lety, je dnes nudné a nezaujme. V oboru se stále více prosazují moderní trendy. Eventový trh v České republice charakterizoval na oborové konferenci v Bratislavě Norbert Pýcha, jednatel agentury Event Arena. Podle něj je tuzemský livemarketingový trh značně fragmentovaný. V České republice působí kolem sto třiceti eventových agentur, zhruba dvacet z nich se může chlubit ročním obratem nad padesát milionů korun a kolem pěti dokáže přesáhnout sto milionů korun, zrekapituloval základní fakta A Pýcha, jehož agentura mezi vyvolenou pětici patří. Zmíněné velké agentury ovládají podle Pýchy kolem třiceti procent českého eventového trhu, což je srovnatelné se situací na rozvinutějších západních trzích.. Trh se vzpamatovává z krize Eventy společenské, sportovní, kulturní a jiné akce zažily v době krize výrazný propad. Úsporná opatření ze všech možných stran mající vliv na obraty a profity společností logicky vedou ke snižování výdajů na akce, které jsou převážně považovány za z hlediska fungování společnosti méně důležité. Nyní se však již trh opatrně vzpamatovává. Firmy si i v době revoluce sociálních médií a nových on-line komunikačních nástrojů znovu začaly uvědomovat důležitost osobních kontaktů. Osobní kontakt, hlavně pak v oblastech vlivu na vázání zákazníků, partnerů a zaměstnanců, je klíčem k úspěchu ke zdokonalování produktů, služeb a ke zvýšení profitu společnosti. V porovnání s loňským rokem a s ohledem na vynaložené náklady do event & live marketing aktivit očekáváme v ČR nárůst segmentu na úrovni okolo 15 procent, uvedl v anketě časopisu Marketing & Media Štefan Kozák, managing director firmy Creative Pro CZ&SK. Náklady spojené s organizací jednotlivých eventů odhadujeme zhruba ve stejné výši jako loni. Z našeho pohledu rostou náklady z hlediska investic, a to jak do kvalitních lidí, kteří se stávají posilou našeho týmu, tak do technologií, kterými naše akce vylepšujeme. Jsem přesvědčen, že finance vynaložené právě tímto směrem se nám v budoucnu mnohonásobně vrátí, prohlásil v anketě Norbert Pýcha. Co se týče sezony určitě pokračuje trend snižování nákladů. Stále více klientů ale o eventech přemýšlí jako o investici a to je správná cesta, firmy potřebují podporovat budování vztahů s klienty, se zaměstnanci i s veřejností, získávat nové kontakty na veletrzích i podporovat B2C prodej. Investovat do eventů se bude vždycky vyplácet, míní Vít Rozehnal, jednatel, MVP events. V letošní sezoně máme naplánovaný 30procentní nárůst obratu a toto kritérium se nám pro první pololetí daří naplnit a i mírně překonat, říká Peter Švarc, client service director, Milenium events. inzerce píšu to podstatné čtu Martin Čaban zástupce šéfredaktora E15 15 minut pro ekonomiku a byznys Klára Gajdušková šéfka Nadace České spořitelny

3 Komerční speciál 21 Foto Profimedia.cz Adrenalin. Sportovní výkony jsou stále v eventech velmi populární Snížení nákladů firmám pomohlo Od roku 2008, kdy vypukla krize, nastoupil trend racionalizace a přísného sledování návratnosti investice. Nezbytností je podle odborníků například používání moderních mobilních technologií ať už v samotném programu eventu, kdy slouží technologie ke zvýšení efektnosti vystoupení přednášejících, tak především v samotné organizaci akce. A právě optimalizace celého procesu plánování, přípravy a běhu akce může rozhodnout o úspěchu akce jako takové. Nároky účastníků se neustále zvyšují, takže je potřeba jim věnovat více času, který lze snadno ušetřit automatizací rutinních agend. Díky rozvoji internetu a nástupu tabletů a chytrých mobilů v masovém měřítku je možné vyvinout komplexní digitální eventové platformy poskytující nástroje organizátorovi od A do Z během celé akce. Díky moderním platformám jsou organizátoři také schopni sesbírat co nejvíce informací o účastníkovi již během procesu seznamování. Nebo lze například propojit účastníky mezi sebou, neboť to je jeden z hlavních důvodů, proč lidé na akce chodí networking a výměna zkušeností. Event management je o předání emocí. Jestliže si zaměstnanci určitou vizi, respektive sdělení spojí s příjemnou vzpomínkou nebo dokonce wow efektem, zafungují na vyšší úrovni než normálně, upozorňuje Pýcha. Je pochopitelně velký rozdíl mezi informací sdělenou em či při nekonečné poradě a konferencí s rautem, ke kterému hraje populární skupina. Samozřejmě k vytyčenému cíli lze dojít různě a levný event nemusí být méně účinný. Záleží pouze na originalitě a přesném výběru akcí k danému cíli. A právě přesné definování cíle je podle Pýchy pro efektivní event, respektive pro jeho přípravu alfou a omegou. Ideálním scénářem je dlouhodobé plánování a sladění eventů s firemní strategií. V praxi se však lze setkat spíše s opačnými příklady. Eventy jsou například pojímány jako součást krizového managementu, třeba kdy klesá morálka zaměstnanců nebo jsou problémy s klienty, říká Norbert Pýcha. Nové trendy Dnes se stále více projevuje trend, kdy se eventy zaměřují na užší cílové skupiny, kde lze lépe vystihnout ideu či cíl. Další posun lze sledovat v propojení on-line marketingu do akcí. Organizace tak dnes směřuje k co nejužšímu propojení eventů s internetem, sociálními sítěmi, speciálními aplikacemi. Technologie také výrazně mohou pomáhat i při dalším trendu požadování náročnějších zážitků v exotických místech či při žádosti o nové typy akcí, které ještě málokdo absolvoval. Budoucnost a prostor k růstu vidíme v rozvoji aktivačních eventů pro veřejnost, tedy v kombinaci eventů a on-line světa, především komunikaci na sociálních sítích, uvádí Norbert Pýcha. /aa/ A inzerce

4 22 Event management Komerční speciál Česko nabízí nejvyšší úroveň kongresové turistiky kongresové centrum) a v jakém roce se daný kongres bude organizovat. Následně je potřeba oslovit asociaci, která jej pořádá, a vybrat v dané oblasti světově uznávanou osobnost, která jako ambasadorka či ambasador přesvědčí prezidium asociace, že vybraná lokalita může kandidovat. S tímto člověkem je pak potřeba dát dohromady bid nabídku, co všechno může zajistit a kolik to bude stát, přednést kandidaturu a potom ji obhájit. Jestliže se to povede a destinace zvítězí, bývá tento ambasador zpravidla jmenován prezidentem chystaného kongresu. Následně se může začít připravovat samotný kongres ve vybraném centru. Kongresová turistika se dlouhodobě řadí k nejefektivnějším typům turistiky. Výdaje kongresových návštěvníků zpravidla hradí jednotlivé organizace či společnosti, takže příjem z jejich pobytu oproti běžným turistům bývá výrazně vyšší. Kongresová turistika je poměrně zvláštní forma cestovního ruchu. Předně mezinárodní i domácí účastníci takových akcí jsou odborníci, které spojuje stejný zájem o konkrétní problematiku s potřebou získání, výměny a rozšíření informací. I to znamená specifičtější organizační přístup. Zároveň jednotliví účastníci často nejedou do cílové destinace pouze kvůli kongresu, ale také za poznáním dané země. To znamená, že pořadatel již neorganizuje pouze kongres a s ním související činnosti, ale i různé doplňkové programy jako návštěvy zajímavých míst, divadla, muzeí atd. Velký zájem o zakázky Z toho vyplývá, že hostit významný mezinárodní kongres je nejen finančně lukrativní, ale i organizačně a technicky velmi náročné. Zároveň v Evropě Foto KCP či ve světě je o takové zakázky zájem, takže získat ji není vůbec jednoduché. Důvodem jsou celkem jednoduché počty. Například nejvýznamnější a největší objekt přizpůsobený na takové akce v Česku Kongresové centrum Praha (KCP) každoročně přináší do veřejných rozpočtů až půl miliardy korun. Velké kongresy se připravují několik let předem. O místě konání se rozhoduje dva až tři roky dopředu. Ještě předtím se dva až tři roky předem sonduje terén, takže celkově je to práce až na šest let. Náročná příprava Nejdřív se musí vytipovat, kde (stát, město, Úspěch. Kongresové centrum Praha získalo prestižní zakázku na pořádání kongresu přímo pro ICCA (Asociaci pro mezinárodní kongresy) v roce 2017 Ve výběru země či regionu pro pořádání akce hraje mnoho faktorů, například úspěšnost a oblíbenost dané destinace či nabídek, které převyšují standard. Podle celosvětové statistiky Asociace pro mezinárodní kongresy ICCA (International Congress and Convention Association) posílila Praha svou pozici v žebříčku nejúspěšnějších pořadatelských měst na 11. místo. Potvrzuje i to, že KCP získalo prestižní zakázku na pořádání kongresu přímo ICCA v roce 2017, což se dá v daném segmentu svým významem přirovnat k získání pořadatelství olympijských her. /mik/ A inzerce

5 Komerční speciál 23 Vánoční eventy s fantazií a s emocemi Velkolepá fashion show se zaměstnanci v hlavních rolích versus pečené sele a dobré moravské víno. Využití agentury versus organizace svépomocí. Dva výrazné protipóly v realizaci firemních eventů na závěr roku. Dobré jídlo, pití a hudební doprovod. Takový program neurazí, ale ani nepřekvapí. Organizace je obvykle v režii firmy samotné ve spolupráci s obsluhou v dané restauraci či cateringu. Důvodem k pořádání jednoduchého eventu nejsou jen finance, ale často i nedostatek času v závěru roku. Protipólem jsou dramaturgicky vychytané, tematicky stylizované eventy začínající už několik týdnů předem, vrcholí odpoledním programem s aktivním zapojením hostů a teprve potom přerůstají ve večerní party s živou hudbou. Tento způsob volí zejména duchem mladší a dynamičtější firmy, které chtějí připravit pro své lidi či klienty výjimečné zážitky. Většina firem se rozhodne pro zlatou střední cestu a kromě jídla, pití a hudby zařazuje na večírek nějakou formu zážitku. Například hazardní kasino s herními penězi, filmové kvízy, výuku tanců, ale i tradiční vánoční zvyky lití olova, výrobu ozdob, zpívání koled a tak dál Firmy volí profesionální servis Přibližně polovina firem si objedná část programu u agentury. Z průzkumu, který jsme realizovali mezi osmdesáti našimi současnými a potenciálními zákazníky, vyplynulo, že přibližně dvacet procent dotázaných firem si zajišťuje vánoční eventy zcela samo. Nejvíce, tedy padesát procent firem, využívá dílčích dodavatelů, kteří zajistí catering, hudbu, program, pozvánky. Zbylých třicet procent firem uvádí, že vy užívají služby na klíč, kdy eventová agentura zajišťuje celkové projektové řízení příprav i realizace akce, některé z nich si dokonce nedovedou přípravu takového eventu bez profesionálního zajištění představit, říká Jan Marek, jednatel společnosti Česká cesta, která na trhu eventů a zážitkových akcí operuje téměř 22 let. Z průzkumu podle něj vyplynuly i tři trendy, které se od eventů stále více vyžadují lidé si chtějí hrát, odvázat se, bavit sami sebe, dále využít vlastních firemních produktů a při vánočním večírku uspořádat dobročinnou akci. Bavit sebe sama Na takové akci firmy většinou spolupracují se zajišťující agenturou. Příkladem může být vánoční hostina, kterou si zaměstnanci sami kompletně nachystají (vyzdobí sál, uvaří polévku, upečou cukroví, připraví bramborový salát). Oblíbenost si víc a víc získává improvizační divadlo herci účastníky naučí základům a následně proběhne obdoba televizní,partičky na pikantní témata, která si kolegové vzájemněvhazují do arény,lásku u kopírky,,šéfovy boty a jiné. Atraktivní je právě znalost kontextu daných situací ze strany publika, popisuje Jan Marek jednu z možností, jak zajistit pro zaměstnance netradiční program. S vlastními produkty Máte k dispozici bezpečnostní kamery? Zapojte je. Uvidíte, jak bude vaše lidi bavit řešení detektivní zápletky s jejich pomocí. Prodáváte drony? Servírujte s nimi jednohubky. Zkrátka zapojte do her předměty, s nimiž zaměstnanci běžně pracují zábava tak získá další rozměr. K Vánocům patří dobrý skutek Firmy často využívají této příležitosti pro filantropické počiny. Party taková firma nevynechá, ta proběhne na závěr. Shromáždění většiny zaměstnanců na jedno místo však společnost využije například k výrobě hraček ze dřeva pro děti z dětských domovů. Podoba vánočního či novoročního eventu obrovsky záleží na zájmu interního sponzora většinou generálního ředitele firmy. Je důležité ho přimět k úvaze o hlubším smyslu programově zajímavého setkání, které podporuje firemní kulturu a loajalitu jeho lidí, upozorňuje na závěr jednatel společnosti Česká cesta Jan Marek. /mik/ A inzerce TOP HOTEL Praha Kongresové prostory s kapacitou až 5000 míst (5 sálů, 16 salónků) Blažimská 1781/4, Praha 4, sales@tophotel.cz, telefon: NEJVĚTŠÍ KONGRESOVÝ HOTEL V EVROPĚ Možnost variabilního uspořádání, výborná akustika, možnost TV přenosů K dispozici parking až pro 800 vozů Pro hladký průběh odbavení dvě recepce Rozsáhlá možnost prezentace aut v prostorách hotelu UBYTOVÁNÍ**** 810 pokojů typu 4*, Business apartmány, Prezidentské apartmá K dispozici i bezbariérové pokoje Wellness (sauna, vířivka, bazén, masáže, fitness,solárium) 5 tenisových kurtů a bowling Thajské masáže, sportovní a shiatsu masáže RESTAURACE 5 stylových restaurací a 3 bary BOHEMIA TOP Restaurant (VIP restaurace ve francouzském stylu s výhledem na Prahu a živým krbem) Lobby bar se zimní zahradou a krbem Japonská zahrada s fontánami a grilováním až pro 800 osob (možnost přistání vrtulníku)

6