Organizace firemního večírku

HTML
DOWNLOAD

Rozměr: px

Začít zobrazení ze stránky:

Download "Organizace firemního večírku"

Šimon Prokop
před 9 lety
Počet zobrazení:

1 Organizace firemního večírku Vánoční večírek Malínková Aneta Rok 2009/10 Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 1

2 Obsah Úvod... 3 Současný stav... 3 Stanovené cíle projektu... 3 Cílové skupiny... 3 Strom cílů... 4 Hodnotící kritéria... 5 Výskyt možných rizik... 5 Personální zastoupení... 5 WBS diagram... 6 Časový harmonogram příprav... 7 Ganttův diagram... 8 Výstupy... 8 Realizace projektu... 9 Finanční náročnost rozpočet... 9 Logický rámec Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 2

.. 6 Časový harmonogram příprav... 7 Ganttův diagram... 8 Výstupy... 8 Realizace projektu.

3 Úvod Tento projekt se zabývá organizací vánočního večírku auditorské firmy B&G v Prostějově, (vytvořené pro tento projekt), který je organizován pro zaměstnance firmy a její čestné hosty. Současný stav V současnosti firma zaměstnává celkem 15 zaměstnanců. Uspořádání vánočního večírku patří s blížícími se Vánoci již několik let k tradici společnosti, která je každoročně uskutečňována, jak pro její zaměstnance, tak obchodní partnery a další významné klienty. Stanovené cíle projektu - blíže se seznámit s kolegy a obchodními partnery - získání nových obchodních kontaktů - dodržení tradice - zpříjemnění atmosféry - vyhlášení významných úspěchů jednotlivců a výsledků firmy - poděkování ze strany ředitele, majitele firmy za výsledky v uplynulém roce a přání do dalšího nového pracovního roku - sblížení zaměstnanců a setkání mimo pracoviště - vylepšení firemní image Cílové skupiny Cílovou skupinou jsou v tomto případě zaměstnanci firmy, konkrétně její vedení spolu s auditory a administrativními pracovnicemi společnosti B&G v Prostějově a dále významní obchodní klienti, s kterými tato společnost dlouhodobě spolupracuje. Celkem se bude jednat o 25 pozvaných hostů na vánoční večírek, včetně zaměstnanců. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 3

Uspořádání vánočního večírku patří s blížícími se Vánoci již několik let k tradici společnosti, která je každoročně uskutečňována, jak pro její zaměstnance, tak obchodní partnery a další významné

4 Strom cílů Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 4

5 Hodnotící kritéria Hodnotícími kritérii budou především zpětné ohlasy zúčastněných samotného večírku a účast pozvaných, se zájmem v dalších letech spolu s dodržením časového harmonogramu akce. Výskyt možných rizik - překročení rozpočtu - možnost selhání některých z dodavatelů - nízká účast z důvodu nemoci - selhání lidských zdrojů účinkujících - selhání techniky - výpadek elektrického proudu Personální zastoupení Veškerou organizaci vánočního večírku mají na starosti dvě administrativní pracovnice spolu ve spolupráci s ředitelem firmy, který je hlavním iniciátorem této akce. Průběh samotného večera ve vybraném společenském zařízení přebírá na starosti již majitel společenského zařízení, kde proběhne samotná akce a dále ředitel firmy. O hosty večírku se budou starat 2 číšníci plus obsluha rautu (1 osoba). Personální zastoupení kulturního programu: - doprovodná kapela složená ze 2 členů - obsluha ohňostroje - barman Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 5

proudu Personální zastoupení Veškerou organizaci vánočního večírku mají na starosti dvě administrativní pracovnice spolu ve spolupráci s ředitelem firmy, který je hlavním iniciátorem této akce.

WBS diagram Určení termínu, včetně času Seznam zúčastněných Předpřípravy vánočního večírku Určení a zamluvení místa Vytvoření pozvánek Rozeslání pozvánek Nákup vánoční výzdoby Organizace vánočního

6 WBS diagram Určení termínu, včetně času Seznam zúčastněných Předpřípravy vánočního večírku Určení a zamluvení místa Vytvoření pozvánek Rozeslání pozvánek Nákup vánoční výzdoby Organizace vánočního večírku Zajištění programu Zajištění doprovodné kapely Zajištění barmana Zajištění ohňostroje Zaplacení programu večírku Zajištění občerstvení Objednávky drobného občerstvení Objednávky přípitků a nápojů Zajištění vánoční výzdoby Objednávkyrautu Zaplacení občerstvení Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 6

Zajištění barmana Zajištění ohňostroje Zaplacení programu večírku Zajištění občerstvení Objednávky drobného občerstvení Objednávky

7 Časový harmonogram příprav Jednotlivé kroky k přípravě vánočního večírku je potřeba zajistit dostatečně dopředu před samotným konáním akce. Jak dopředu je potřeba jednotlivé kroky zajistit určují časy t. Předpřípravy vánočního večírku 1. Určení termínu, včetně času, vánočního večírku t 1 = 12 týdnů 2. Sestavení seznamu zúčastněných t 2 = 11 týdnů 3. Určení a zamluvení místa vánočního večírku t 3 = 11 týdnů 4. Vytvoření pozvánek t 4 = 8 týdnů 5. Rozeslání pozvánek t 5 = 6 týdnů 6. Nákup vánoční výzdoby t 6 = 4 týdny Zajištění programu vánočního večírku 7. Zajištění doprovodné kapely t 7 = 10 týdnů 8. Zajištění barmana na cocktail s show t 8 = 10 týdnů 9. Zajištění ohňostroje t 9 = 10 týdnů 10. Zaplacení programu večírku t 10 = 10 týdnů Zajištění občerstvení 11. Objednávky drobného občerstvení t 11 = 2 týdny 12. Objednávky přípitků a nápojů t 12 = 1 týden 13. Objednávka rautu t 13 = 2 týdny 14. Zaplacení občerstvení t 14 = 1 týden Další činnosti 15. Zajištění vánoční výzdoby t 15 = 1 den Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 7

Sestavení seznamu zúčastněných t 2 = 11 týdnů 3. Určení a zamluvení místa vánočního večírku t 3 = 11 týdnů 4. Vytvoření pozvánek t 4 = 8 týdnů 5. Rozeslání pozvánek t 5 = 6 týdnů 6.

8 12 týdnů 11 týdnů 10 týdnů 9 týdnů 8 týdnů 7 týdnů 6 týdnů 5 týdnů 4 týdny 3 týdny 2 týdny 1 týden 1 den Ganttův diagram Termín Činnost Výstupy - úspěšně zorganizovaný večírek - zajištěný program - určený datum večírku - zajištěné místo konání včetně potřebného personálu - občerstvení - spokojení hosté Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 8

Výstupy - úspěšně zorganizovaný večírek - zajištěný program - určený datum večírku - zajištěné místo

9 Realizace projektu 1. Stanovení termínu ředitelem firmy, konkrétně na od 17:00 hod. Hlavním z předpokladů bylo za den zvolit pátek, z důvodu volna následující den. 2. Vytvoření seznamu pozvaných hostů a podle toho zvolit vhodné místo konání. Celkem bylo ředitelem navrhnuto 25 lidí k pozvání na večírek. Jako místo k uskutečnění musí být zvolena restaurace, která má ve svých prostorech salónek ideální k této příležitosti. 3. Po zajištění místa a času konání večírku budou administrativní pracovnicí vytvořeny pozvánky, které budou rozeslány hromadně em, se zpětným potvrzením o účasti na akci. 4. Pro zajištění vánoční atmosféry budou zavčas nakoupeny ozdoby v duchu vánoc pro vyzdobení salónku, které budou převezeny den předem do místa restaurace a salónek bude po domluvě vyzdoben pracovníky restauračního zařízení. 5. Součástí večírku je i menší kulturní program. Zajištění kapely, ohňostroje a barmana pro coctail s show je prací administrativní pracovnice, stejně jako jejich zaplacení. 6. Jako poslední je potřeba zajistit občerstvení, které je potřeba dopředu objednat a zaplatit. Zajištění občerstvení včetně nápojů zařizuje ředitel podniku v místě konání akce. Finanční náročnost rozpočet Odměny za organizaci akce Vánoční výzdoba Kapela Ohňostroj Coctail s show Raut Drobné občerstvení Přípitek a další nápoje Celkové náklady Cena včetně DPH Kč Kč Kč Kč Kč Kč Kč Kč Kč Veškeré náklady spojené s vánočním večírkem jsou na náklady firmy. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 9

Po zajištění místa a času konání večírku budou administrativní pracovnicí vytvořeny pozvánky, které budou rozeslány hromadně e-mailem, se zpětným potvrzením o účasti na akci. 4.

10 Logický rámec Popis projektu OOU Způsob ověření Předpoklady/Rizika Cíl Organizace vánočního večírku Úspěšně zorganizovaný večírek k Fotografické záznamy z akce Účel Setkání pracovníků a spolupracovníků firmy Seznam pozvaných hostů Potvrzení o účasti na akci Onemocnění některých z pozvaných hostů Úspěšně zorganizovaný večírek Dodržení harmonogramu akce Záznam o akci Vytvořený harmonogram akce Konkrétní výstupy Klíčové činnosti Kulturní program Uskutečněná vystoupení Smlouva s účinkujícími Občerstvení Doklad o objednávce Doklad o zaplacení Spokojení hosté Reservace místa večírku Seznam počtu pozvaných Zajištění kulturního programu Zareservovaný salónek v restauračním zařízení Vytvořený počet pozvánek Vybraná konkrétní vystoupení Zájem o večírek v dalších letech Zápis o reservaci Rozeslané pozvánky Smlouva s účinkujícími Selhání techniky, nedostavení se účinkujících Nedostatek objednaného občerstvení Volné místo salónku s dostatečnou kapacitou Nevhodný termín akce Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 10

Dodržení harmonogramu akce Záznam o akci Vytvořený harmonogram akce Konkrétní výstupy Klíčové činnosti Kulturní program Uskutečněná vystoupení Smlouva s účinkujícími Občerstvení Doklad o objednávce

Podobné dokumenty

[Vánoční večírek.] [Projektový management.] Petra Čermáková. Rok 2009/10. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 1

[Vánoční večírek.] [Projektový management.] Petra Čermáková Rok 2009/10 Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 1 Obsah 1. Cíl projektu... 3 1.1 Náročnost projektu... 3 2. Rozpočet... 4