Úprava úradného a obchodného listu formátu A4

Transkript

1 Úprava úradného a obchodného listu formátu A4 Ukážky listov z praxe potvrdzujú, že nie je málo organizácií, podnikov, ústavov, ustanovizní a iných orgánov, kde STN alebo nepoznajú, alebo nedodržiavajú. Podľa uvedenej normy môžeme úradný a obchodnýl list formátu A4 rozdeliť na tieto časti : - záhlavie (adresa odosielateľa), - adresové pásmo (adresa prijímateľa), odvolávacie údaje, - text listu, - zakončenie listu (prílohy, rozdeľovník, pečiatka, podpisy, meno a funkcia), - doplňujúce údaje (telefón, fax, bankové spojenie, IČO, a pod.). Písanie adries v listoch Každý úradný a obchodný list obsahuje tieto adresy: - adresu odosielateľa (záhlavie), - adresu prijímateľa (adresáta). Adresa odosielateľa (záhlavie listu) sa umiestňuje najviac 27 mm od horného okraja, 25 mm od ľavého a najmenej 15 mm od pravého okraja papiera. Obsahuje: - presný názov organizácie, - právnu formu, - ulicu a orientačné číslo, - PSČ a názov dodávacej pošty. Adresa môže obsahovať štátny znak alebo logo organizácie, ktoré sa umiestni vľavo od názvu organizácie. Adresa sa môže vytlačiť v jednom, alebo vo viacerých riadkoch centrovane (čo je estetickejšie). V prípade, že píšeme záhlavie v jednom riadku, jednotlivé údaje adresy nasledujú vedľa seba a oddeľujú sa čiarkou. Podčiarkuje sa napísaný text. Ak adresa odosielateľa je dlhá, píše sa do dvoch riadkov, potom sa posledný riadok píše na úrovni 27 mm od horného okraja papiera. Podčiarkuje sa posledný riadok do dĺžky najdlhšieho riadka alebo sa podčiarkovanie predĺži. Na konci jednotlivých riadkov sa nedáva žiadne interpunkčné znamienko. Formálna úprava záhlavia nie je normatívne stanovená. Adresa prijímateľa (adresáta) sa píše do adresového pásma s rozmermi 25,4 x 76,2 mm umiestneného 44 mm od horného okraja papiera. Adresové pásmo sa môže nachádzať vľavo alebo vpravo. Na listových papieroch s predtlačou je adresové pásmo vyznačené štyrmi orientačnými bodmi (bod = jedno základné znakové rozpätie = 2,54 mm). Adresa sa začína písať 2,54 mm (jedno základné znakové rozpätie) od ľavého okraja adresového pásma. Na listových papieroch bez predtlače sa adresa prijímateľa píše vľavo od rovnakej zvislice ako text. Ak sa list vkladá do okienkovej obálky, adresa prijímateľa sa umiestni do pravého adresového pásma. Ak list píšeme na počítači, zvolíme typ písma Courier CE alebo Courier New veľkosť 12. V prípade, že na napísanie listu použijeme čistý formát papiera A4 (nepredtlačený), potom postupujeme takto: Umiestnenie adresy vľavo PS (písací stroj) od adresy odosielateľa (záhlavia) zariadkujeme jednoduchým riadkovaním (riadkovač č. 1) 5- krát (4 voľné riadky) a začíname písať 25 mm od ľavého okraja papiera. TE (textový editor Word) vo Word-e sa riadkuje tak ako pri PS, ale začíname písať od pozície TAB 9,5 cm za predpokladu, že ľavý okraj je už nastavený na 2,5 cm, v T602 od 39 stĺpca. Adresa prijímateľa obsahuje: - označenie prijímateľa - miesto dodania - prepravné údaje

2 Písanie odvolávacích údajov Odvolávacie údaje na listových papieroch formátu A4 sú umiestnené v riadku za sebou. Umiestňujú sa 17 mm pod adresovým pásmom a 25 mm od ľavého okraja papiere v tomto poradí: Naše číslo Vybavuje/linka Miesto odoslania Každý odvolávací údaj sa začína veľkým začiatočným písmenom. Nezvýrazňujú sa. Ich obsah sa umiestňuje pod príslušnou predtlačou (nie vedľa), a to tak, aby prvé písmeno údaja bolo na zvislici prvého písmena predtlače. Pod predtlač sa presne odpíše číslo (Naše číslo) a dátum z listu, na ktorý odpovedáme. Dátum je oddelený lomkou (/). V prípade dlhého čísla listu sa dátum napíše do ďalšieho riadka od ľavej zvislice predtlače bez lomky. Keď ide o prvolist (neodpovedáme na list), miesto pod predtlačou ostáva prázdne. 229/2000/9521/Cha 392/Má/ Naše číslo: Pod predtlač sa napíše číslo listu (korešpondenčné číslo listu) odosielateľa, ktoré sa skladá z: - podacieho listu (je podacie číslo z podacieho denníka, pod ktorým je prijatý alebo odosielaný list zapísaný, ak ide o odpoveď na prijatý list, podacie číslo odpovede je totožné s poradovým číslom zápisu prijatého listu v denníku, pretože podací denník v jednom riadku zachytáva súvzťažnosti medzi prijatým listom a odpoveďou naň). - označenia roku (nepoužíva sa skratka OO, ale vypíše sa celé 2000, pri roku 1999 sa mohla použiť skratka 99, rok sa nemusí napísať, lebo označenie roku je stále zhodné s rokom odoslania listu), - číselného alebo abecedného kódu organizačného útvaru - skratky mena osoby, ktorá list vybavuje Ak je dlhé korešpondenčné číslo, môže sa uviesť do dvoch riadkov. Jednotlivé údaje v korešpondenčnom čísle sú od seba oddelené lomkou. Naše číslo Naše číslo 129/2010/Já 112/2010/9521 Ku Vybavuje/linka: Pod predtlač sa napíše meno osoby, ktorá vybavuje záležitosť v liste. Za menom pracovníka sa môže napísať číslo vnútornej linky alebo priamej telefónnej linky. Číslo telefónnej linky uvedené za menom sa oddeľuje lomkou bez medzery. Číslo telefónnej linky sa môže uviesť aj v ďalšom riadku. V organizácií s viacerými priamymi telefónnymi linkami sa môže údaj Vybavuje/linka nahradiť predtlačou malého telefónika. Miesto a dátum: Na konci riadka predtlače odvolávacích údajov je predtlačené miesto odoslania. Dátum sa píše pod predtlačou miesta odoslania. Dátum sa môže písať v tvare: Poprad

3 V písomnostiach osobitného významu, v právnych písomnostiach, písomnostiach, ktoré sa môžu použiť ako dôkazový prostriedok a pod., sa mesiac vypisuje slovom v 2. páde. Dátum nerozdeľujeme do dvoch riadkov, v prípade potreby sa skráti označenie mesiaca. Banská Štiavnica Prešov 3. marca nov Vec Slovo Vec môže a nemusí byť predtlačené. Ak nie je predtlačené, - heslo veci sa uvedie po vynechaní dvoch prázdnych riadkov pod najnižšie napísaným odvolávacím údajom od ľavej zvislice.. Heslo veci sa začína písať s veľkým začiatočným písmenom a neukončuje sa žiadnym interpunkčným znamienkom. Môže sa písať do jedného alebo viacerých riadkov, zvýrazňuje sa podčiarknutím, tučným písmom alebo ich kombináciou. Príklad Vec Dopyt na odpad reziva Dopyt na odpad reziva Písomnosť, ktorá obsahuje utajovanú skutočnosť, sa musí v pravom hornom rohu označiť príslušným stupňom utajenia. Stupeň utajenia sa označí odtlačením pečiatky alebo zvýrazneným písmom (Prísne tajné, Tajné, Dôverné, a pod.) V prípade, že v liste nie je predtlač a potrebujeme napísať odvolávacie údaje, riadkovanie ovplyvní počet riadkov adresy prijímateľa. Celý list sa píše veľkosťou 12jk, len riadky adresy sa preformátujú na veľkosť 11 (10). Úprava textu úradného a obchodného listu Ak adresu (odosielateľa a prijímateľa) a odvolávacie údaje už vieme správne písať, môžeme prejsť k nácviku ďalšej časti úradného a obchodného listu, ktorou je vlastný text.. Na dosiahnutie väčšej prehľadnosti píšeme logicky ucelené časti textu do samostatných odsekov. Prvý riadok odseku sa môže písať od ľavej zvislice alebo so zarážkou (5 úderov) od ľavej zvislice. Odseky sa oddeľujú prázdnym riadkom v týchto prípadoch: - ak sa text píše jednoduchým riadkovaním bez ohľadu na úpravu prvého riadka odseku, - ak sa text píše riadkovaním 1 1 a prvý riadok odseku sa začína od ľavej zvislice Odseky sa môže oddeliť prázdnym riadkom, ak sa text píše riadkovaním 1 1 a prvý riadok odseku sa začína so zarážkou. Túto často listu vlastný text - môžeme rozdeliť na : - oslovenie - text listu - pozdrav Oslovenie V niektorých prípadoch sa list začína oslovením (Vážený pán riaditeľ, Vážená pani vedúca a pod.). Medzi heslom veci a oslovením sa vynechávajú dva prázdne riadky. Oslovenie sa začína od ľavej zvislice, t.j. 25 mm od ľavého okraja papiera. Oslovenie sa píše veľkým začiatočným písmenom a končí čiarkou, za ktorou nasleduje text listu s malým písmenom (okrem vlastných mien). Medzi oslovením a textom sa vynecháva jeden prázdny riadok (píše sa na odsek). Text listu V bežnej úradnej a obchodnej korešpondencii sa oslovenie nepíše. Medzi heslom veci a textom listu sa potom vynechajú 2 prázdne riadky (3-krát sa zariadkuje). Text listu píšeme jednoduchým riadkovaním. Aj je text listu krátky, môžeme použiť aj riadkovanie 1 1. Do jedného listu nespájame viac rôznorodých vecí, o každej veci píšeme na osobitnom liste a samostatne. Prijímateľovi sa tým uľahčí vybavenie písomnosti. Text listu sa člení vhodným spôsobom na odseku. Odseky sa môžu písať od ľavej zvislice alebo so zarážkou, v celom texte sa však musí dodržať jednotná úprava. V texte sa

4 môže použiť bloková úprava pravého okraja. Vtedy sa odporúča použiť automatické delenie slov. Na výrazné odlíšenie začiatku odseku sa môže tabulátor nastaviť až na 1,25 cm. Zvýrazňovanie Ak chceme v texte upútať na niečo, môžeme zvýrazniť, a to: - podčiarknutím - tučným písmom - centrovaním - zmenou typu písma Pozdrav Každý list obvykle končí pozdravom (tzv. pozdravnou formulkou), ktorý sa píše na odsek tak ako predchádzajúce odseky. Pred pozdravom sa vynecháva jeden prázdny riadok. Za pozdravom sa vynecháva jeden prázdny riadok. Za pozdravom sa interpunkčné znamienka nepíšu (okrem želacích viet s výkričníkom, napr. Športu zdar!), pretože nasledujúci prípadný odtlačok pečiatky, podpis a strojom napísané meno a funkcia podpisujúceho sa považujú za obsahové pokračovanie listu. Pozdrav môže byť súčasťou poslednej vety. Ani za takouto vetou sa interpunkčné znamienko nepíše (okrem zvolaní, ktoré sa píšu s veľkým písmenom). Pečiatka Odtlačok pečiatky sa umiestni dva až tri riadky pod textom na pravú polovicu papiera (do stredu pravej polovice). V prípade dlhšieho textu sa môže vynechať menej riadkov, ale horný okraj odtlačku pečiatky nikdy nesmie zasahovať do textu. Odtlačok úradnej pečiatky so štátnym znakom (okrúhla pečiatka) sa umiestňuje pod textom v strede papiera. Podpis Podpis sa umiestňuje v pravej polovici listového papiera pod odtlačok pečiatky, ale nad strojom napísané meno zodpovedného pracovníka. Na podpis sa musí vynechať dostatok miesta, aby neprekrýval odtlačok pečiatky a nezasahoval do strojom napísaného mena. Ak list nie je opatrený pečiatkou, podpis sa umiestňuje dva až tri prázdne riadky pod textom (na úroveň pečiatky). Ak list obsahuje dva podpisy, potom vľavo (pravej polovice) sa podpisuje pracovník funkčne vyšší a vpravo pracovník funkčne nižší. Viac ako dva podpisy sa umiestňujú po dvojiciach tri až štyri riadky pod sebou. Nepárny podpis pod poslednou dvojicou. Ak písomnosť podpisujú dve organizácie, v pravej polovici má byť odtlačok pečiatky a podpis tej organizácie, ktorá vyhotovila písomnosť. Meno a funkcia Podpisy bývajú obyčajne nečitateľné, preto sa vypisuje strojom alebo PC titul, meno a priezvisko zodpovedného pracovníka. Funkcia sa píše v neskrátenom tvare pod celým menom v horizontálnom strede (centrovane v rámci mena, prípustná je skratka oddelenia odd.). Ak je funkcia dlhá, môže sa napísať do dvoch a viac riadkov centrovane. Meno nezvýrazňujeme. Prílohy Prílohy sa uvádzajú vľavo od zvislice po vynechaní troch až štyroch prázdnych riadkov (4 5-krát zariadkujeme) pod posledným riadkom textu listu. Prílohy sa môžu: a) uviesť počtom, ak sú prílohy vymenované v texte. b) vymenovať názvy, ak nie sú vymenované v texte. Slovo Príloha sa musí napísať. Názvy konkrétnych príloh sa píšu s veľkým začiatočným písmenom a nezvýrazňujú sa. Za nadpisom Príloha, Prílohy nie je interpunkčné znamienko. Medzi nadpisom Príloha a konkrétnymi prílohami sa nevynecháva prázdny riadok. Píšu sa jednoduchým riadkovaním. Slovo Príloha tak v prvom, ako aj v druhom prípade sa môže zvýrazniť podčiarknutím, tučným písmom alebo ich kombináciou. DOPYT Dopyt je obchodný list, v ktorom sa odberateľ informuje u dodávateľa o možnosti dodania určitého tovaru alebo o poskytnutí nejakej služby. Z dopytu musí jednoznačne vyplynúť, aké informácie potrebuje kupujúci. Štruktúra textu

5 Úvod Odvolávame sa na zdroj podnet na napísanie listu a tam môže byť: - odvolanie sa na rozhovor, inzerát, - predchádzajúce obchodné kontakty, atď. V úvode môžeme uviesť aj dôvod, prečo potrebujeme hľadaný tovar, alebo službu. Podstata (vlastný dopyt) Uvedieme premet, o ktorý máme záujem, názov, množstvo, druh, dodacie lehoty, platobné podmienky, atď. Môžeme vyžiadať aj vzorky materiálu, propagačný materiál (prospekty, katalóg a pod.). Táto časť môže obsahovať aj zdôvodnenie, t.j. prečo potrebujeme daný tovar alebo službu. Záver výzva na ponuku Zadanie úlohy: Spoločnosť s ručením obmedzeným Sintra so sídlom v Bratislave na Radlinského číslo 59, PSČ , chce získať informácie o zariadeniach od akciovej spoločnosti Termokalt so sídlom v Nových Zámkoch na Považskej 18, PSČ Informácie potrebuje na otvorenie prevádzky svojich nových zariadení. Ide o manipulačné výčapné a chladiace pulty, stolové a chladiace vitríny, zásobníky na teplé jedlá a pulty na ohrievanie údenín, pokladničné boxy, plynové kotly typu Renov-18. Zaujímajú ich veľkosti jednotlivých zariadení, ceny a dodacie podmienky. Písomnosť podpisuje Ing. Jana Sláviková, vedúce zásobovania. Vybavujete vy. Chýbajúce údaje vhodne doplňte. Vypracujete obchodný list : podľa zadania zvážte kto je odosielateľ listu, kto je prijímateľ, čo bude v odvolávacích údajoch, vec je Dopyt. Text štylizáciu urobte podľa zadania.