4. Zoradenie a filtrovanie údajov

Transkript

1 4. Zoradenie a filtrovanie údajov Ocenil si už niekedy v knižnici usporiadanie diel podľa názvu alebo autora? Bol si už v situácii, že si chcel kúpiť nejakú elektroniku (napr. mobil či mp3 prehrávač) a chcel si vedieť, ktoré modely sú v určitej cenovej relácii (od-do), ktoré si ešte môžeš dovoliť? V jednom prípade išlo o usporiadanie diel a v druhom o filter cien. Pozrime sa, ako s týmito prvkami pracujeme v tabuľkovom kalkulátore Excel. Tabuľka je vhodným zobrazením údajov. Má záhlavie (nadpisy stĺpcov), ako napríklad meno a priezvisko žiaka, predmety, ktoré navštevuje či jeho bydlisko a v riadkoch pod nimi sú záznamy. Čo riadok, to záznam o niektorom žiakovi a jeho údajoch. Je len na nás používateľoch, čo budeme uchovávať v takýchto tabuľkách. Tieto záznamy, by sme si mohli písať aj na papier. Keď však údajov pribúda, často potrebujeme mať riešenie rýchlo po ruke a vtedy nám prichádza Excel na pomoc. Množstvo riadkov tabuľky sa sprehľadní pomocou 2 nasledovných pomôcok: zoradenie (usporiadanie) umožňuje abecedné usporiadanie riadkov tabuľky filter zobrazí len riadky tabuľky, ktoré zodpovedajú zadanej podmienke Postupy zoradenia Obrázok 1 Výber zoradenia alebo filtrovania Počiatočné zapnutie oboch možností prevedieme z karty Domov, kde na konci v časti Úpravy zvolíme tlačítko na obrázku 1. Ukážu sa ďalšie možnosti na výber (obr.2). Inou možnosťou je použiť priamo tlačítka na karte Údaje v časti Zoradiť a filtrovať. Podmienkou však je, aby bol kurzor umiestnený do ľubovoľného riadku tabuľky. Pri zoradení podľa jedného stĺpca samozrejme klikneme do potrebného stĺpca a nie do ľubovoľného. Obrázok 2 Jedno a viacstĺpcové zoradenie a tiež výber filtra Prvé dve možnosti sú určite zrejmé, preto prikladám len obrázky na ich znázornenie. Na obrázku 3 je zoradenie podľa priezviska (A-Z) a na obrázku 4 podľa bydliska (Z-A). Znamená to, že celé záznamy (riadky) sú usporiadané podľa priezviska alebo bydliska. Ak by to nepracovalo takto, žiakov by sme síce mali usporiadaných podľa priezviska, ale ich mená, dátum narodenia atď. by sa nám pomiešali s inými žiakmi. Obrázok 3 Zoradenie podľa priezviska rastúco (A-Z) Obrázok 4 Zoradenie podľa bydliska klesajúco (Z-A)

2 Vlastné zoradenie použijeme pri zoradení podľa dvoch alebo viacerých stĺpcov. Pozor! Záleží na poradí stĺpcov. (Všimni si rozdiel na obrázku 5b, kde sme zoraďovali najprv podľa mesiaca a až potom podľa roku, oproti obrázku 5a) Na obrázku 5a sú údaje usporiadané najprv podľa roku a potom podľa mesiaca narodenia žiakov (od najmenšieho po najväčšie znamená A-Z). Vidieť to z toho, že žiaci narodení v roku 1981 majú postupne mesiace 1., 3., 7., 8., 9. Ostatné údaje nie sú zoradené. Napr. Bábory sa síce narodil na 16. deň, ale Harviliková a Marchevský nie sú pred ním, hoci sa narodili 10. a 13. Dôvod je jednoduchý: údaje nie sú zoradené aj podľa dňa, teda môžu byť poprehadzované. Obrázok 5a Vlastné zoradenie najprv podľa roku a potom podľa mesiaca rastúco Obrázok 5b Vlastné zoradenie najprv podľa mesiaca a potom podľa roku rastúco Samotné nastavenie urobíme takto: 1.krok klikneme do ľubovoľnej časti tabuľky, zvolíme tlačítko na obr. 1 a potom vlastné zoradenie z obr krok v okne, ktoré sa otvorilo si pomocou tlačítka Pridať úroveň pridáme alebo pomocou Odstrániť úroveň odoberieme toľko úrovní, aby sme ich mali toľko, podľa koľkých chceme robiť naše zoradenie. 3.krok zvolíme podľa ktorého stĺpca budeme riadky zoraďovať a v akom poradí (obr. 6). Obrázok 6 Nastavenie vlastného zoradenie

3 Postupy filtrovania Po voľbe možnosti filter sa na každej bunke záhlavia tabuľky objaví dole ukazujúca šípka takto je filter zapnutý, ale ešte nič nerobí. To, že je nejaký filter použitý, vidíme podľa lievika, ktorý pribudne pri šípke u konkrétneho stĺpca (na obrázku záhlavie MES). Filtrovať môžeme riadky tabuľky podľa: jednej alebo viacerých konkrétnych hodnôt zložitejších podmienok (filtre čísel alebo textu) Pri filtrovaní nás často zaujíma aj celkový počet nájdených záznamov, nielen niektoré konkrétne záznamy. O ich počte nás informuje stavový riadok (posledný pásik okna v Exceli). Filtrovanie podľa jednej podmienky Povedzme, že chceme zobraziť všetkých žiakov, ktorí chodia do prvého ročníka. Keď sme už filter zapli postupujeme nasledovne: 1.krok klikneme na šípku v záhlaví trieda 2.krok v okne (vpravo) najprv odznačíme všetky možnosti (klikneme na vybrať všetko) 3.krok označíme 1, lebo chceme 1. ročník Prehliadnime si časť výsledku: Pri názve ročník je lievik, teda filter je použitý. Hodnoty pod ním ukazujú, aký filter bol použitý, všade je hodnota 1. Všimni si modré sfarbenie čísel riadkov. Ukazujú, ktoré riadky pôvodnej tabuľky vyhovujú filtru. Ostatné riadky nie sú vymazané, iba dočasne skryté. Filtrovanie podľa viacerých podmienok Teraz bude cieľom vybrať žiakov, ktorí sa narodili 10. februára. To sú dve podmienky, preto budeme nastavovať dva filtre. Pozor! Najskôr musíme vymazať predchádzajúci filter, aby nám neovplyvnil nové hľadanie. Ak chceme vymazať len jeden filter, môžeme znovu použiť šípku z predchádzajúcej úlohy šípka pri záhlaví ročník a zvoliť vymazať filter. Tým zmizne lievik, ktorý bol pri šípke.

4 Pri filtrovaní podľa viacerých podmienok, nezáleží na poradí výberu. Budú tam všetky záznamy, ktoré podmienky spĺňajú. Nastavíme druhý mesiac v stĺpci mesiac a 10. deň v stĺpci deň. ZHRNUTIE Pred výberom dáme kurzor do tabuľky Pri vlastnom zoradení záleží na poradí Pred novým filtrovaním treba starý vymazať Filter a zoradenie možno kombinovať Tu je výsledok. Množstvo výskytov sa podstatne znížilo. Filtrovanie podľa zložitejších podmienok V uvedených príkladoch sme si zvolili stále len jednu hodnotu za jeden stĺpec. Samozrejme to neznamená, že by sme nemohli zvoliť aj viac. Napríklad filtrovali sme žiakov prvého ročníka, ale inokedy chceme možno práve druhákov aj tretiakov súčasne. Rovnako, mohli sme sa rozhodnúť, že potrebujeme všetkých žiakov narodených 10., 12 a 15. februára. V týchto prípadoch zaškrtneme viac možností. (pozri vľavo) Dve poznámky: Ak sme nastavili viac filtrov, nemusíme ich vypínať po jednom pre každé záhlavie zvlášť. Všetky nastavené filtre sa vymažú cez tlačítko na obrázku 7, ale ich zapnutie zostane (šípky). Ak chceme filtre vypnúť, klikneme na obrázku 7 na filter. Filtrovanie sa rozlišuje podľa toho či je v stĺpci číselná hodnota alebo text. Sú to rozšírené možnosti jednoduchého filtrovania. Obídeme sa síce aj bez nich, ale pri tisícoch záznamov nám skracujú čas nájdenia potrebných záznamov. Príklad 1 Obrázok 7 Vymazanie viacerých filtrov naraz Vyhľadajme žiakov narodených medzi 1. a 15. marcom Rok a mesiac je konkrétny, preto ich môžeme zvoliť, ako už bolo popísané v predchádzajúcich úlohách. Pre deň však použijeme filter čísla.

5 Podľa obrázka 8 zvolíme možnosť Medzi... a v okne nastavíme hodnoty medzi 1 až 15. Teraz je správny prepínač pri možnosti a znamená, že podmienky platia súčasne. Hľadáme čísla väčšie alebo rovné 1 a súčasne menšie alebo rovné 15. Obrázok 8 Výber filtra čísel Tu je výsledok Príklad 2 Vyhľadajme žiakov, ktorí bývajú v Snine na Jesenského ulici. Pri riešení tejto úlohy si musíme uvedomiť, ako sú údaje v časti bydlisko zapísané. Najprv je tam mesto, potom ulica a číslo. Preto využijeme filter textu z obrázka 9 a napíšeme do okna názov ulice. Pozor na preklep, inak výsledky nenájdeme. Obrázok 9 Výber filtra textu Výsledok

6 Úlohy Stiahnite si nejaký cenník kníh z internetu vo formáte xls alebo xlsx. Použitím filtra a zoradenia urobte niekoľko zistení. Napr. ktoré knihy sú z rozpätia nejakej ceny; koľko stranová je najdrahšia kniha; od ktorého vydavateľstva je najväčšia ponuka atď. Prever si vedomosti 1) Vysvetli, akú úlohu má filter. 2) Má tabuľka na obrázku zapnutú možnosť, aby sme v nej mohli filtrovať? a) áno b) len pre niektoré riadky c) nie 3) Dokonči vetu: Zoradenie umožňuje... a) usporiadanie stĺpcov tabuľky podľa abecedy. b) abecedné usporiadanie riadkov tabuľky. c) zoradenie len vybraných riadkov a stĺpcov tabuľky podľa abecedy. 4) Pre koľko stĺpcov je nastavený filter na obrázku vpravo? a) 4 b) 2 c) 6 5) Vyber dve pravdivé tvrdenia: a) Riadky tabuľky môžeme filtrovať i súčasne zoradiť. b) Ak chceme zapnúť filtrovanie, podstatné je kliknúť na tlačítko (na obrázku vpravo). Kurzor nemusí byť v tabuľke. c) Vlastné zoradenie použijeme, ak chceme zoraďovať podľa viacerých stĺpcov. 6) Počet zobrazovaných riadkov tabuľky sa zmenšil. Čo sme použili: filter alebo zoradenie? 7) Napíš, podľa ktorých záhlaví sme postupne urobili vlastné zoradenie na obrázku. 8) Napíš, ako je zoradený počet kníh z úlohy 7. 9) Dvaja žiaci nastavili rovnaký filter no dostali rôzne výsledky. Dôvodom je, že a)... údaje nezoradili. b)... nevymazali predchádzajúci filter c)... jeden riešil úlohu pomocou filtra konkrétnych hodnôt, druhý pomocou filtra čísla a textu. 10) Chceme zoradiť údaje postupne podľa triedy, výšky a váhy. Koľko riadkov ešte potrebujeme v okne pridať.