Pravidla pro návštěvy a externí firmy, koordinátoři EF

Metodická směrnice DCPD 15612-009 Pravidla pro návštěvy a externí firmy, koordinátoři Appendix/Supplement Datum: 2017-04-12 Editor: DCCZ/HSE Odkaz: - Odkaz na vydání: - Třetí vydání náhrada za : VA-15612-009-2014-06-10_VAW_N_CS Bosch Rexroth 2017 DCPD-15612-009_VAW_N_CS_2017-04-12.doc Obsah Strana Změny... 2 1 Účel... 2 2 Oblast použití... 2 3 Pojmy a zkratky... 2 4 Obecné informace a požadavky... 2 4.1 Odpovědnosti v procesu obecně... 3 5 Postup... 4 5.1 Koordinátor jmenování, kvalifikace, aktualizace... 4 5.2 Povinnosti Externích firem... 4 5.3 Schéma řízení v závislosti na charakteru činnosti a smluvním vztahu... 5 5.4 A) Návštěvy... 6 5.5 B) Externí firma s trvalým pracovištěm v BR povinnosti koordinátora... 6 5.6 C) Koordinace jednorázové činnosti - povinnosti koordinátora... 7 5.7 D) Zákazníci se vstupem do provozu... 7 5.8 Práce vyžadující zvláštní povolení... 8 6 Řízení dokumenovaných informací... 8 7 Povinosti při nakupování prací a služeb... 8 8 Odpad... 9 8.1 Likvidace odpadu... 9 9 Důsledky nedodržení... 9 10 Související dokumenty... 9 Cílový jazyk: CZ Překlad: Odd.: FCM-Brn DIS-Nr. 1234567890 Zdrojový jazyk: Datum: YYYY-MM-DD Jméno: V případě pochybností platí vydání v původním jazyce Název společnosti vytvořil zkontroloval schválil Odd.: DCCZ/HSE DCCZ/HSE DCCZ/GM; DCEM/TER-Brn Bosch Rexroth, spol.s r.o. Jméno: Z. Knajbl I. Salajka D. Robenek, L. Klimpar Těžební 2, 62700, Brno BWN: CZ01 CZ01 CZ01 Česká republika Tištěné verze a kopie nejsou předmětem aktualizace a nejsou považovány za platné. Strana 1 / 9

Strana 2 / 9 Změny 1 Účel Změna názvu směrnice Kompletní přepracování. Účelem této směrnice je stanovit práva a povinnosti BR koordinátorů pro externí firmy (dále jen koordinátorů) a řídí postupy při koordinaci prací všech externích firem (dále jen ), včetně povinností na pracovištích BR. Cílem je zajistit aby pracující v areálu závodu dodržovaly stejné předpisy ochrany životního prostředí, požární ochrany a bezpečnosti práce jako pracovníci BR CZ a tímto minimalizovali rizika a možné negativní dopady na životní prostředí BOZP a PO. 2 Oblast použití V případě překladu je rozhodující česká verze. Tato směrnice je závazná pro všechna oddělení DCEM-Brn a rovněž pro obchodně-servisní zastoupení v České republice DCCZ. 3 Pojmy a zkratky Zkratky: BR = Bosch Rexroth, spol. s r.o. BOZP PO OŽP DOPV Pojmy: Koordinátor pro externí firmy (koordinátor) MAE Vedoucí pracoviště Zmocněnec Práce vyžadující zvláštní povolení = externí firma, společnost nebo subdodavatel, který pracuje z pověření BR v areálu BR. Za se považují rovněž ostatní společnosti koncernu Bosch, resp. Bosch Rexroth. Bezpečnost a ochrana zdraví při práci Požární ochrana Ochrana životního prostředí Dokumentace ocharany proti výbuchu = písemně jmenovaný pracovník BR, který dozoruje práce prováděných pro BR. Vůči zmocněnci má koordinátor za BR, ve spolupráci s oddělením DCCZ/HSE, řídicí pravomoci v oblasti bezpečnosti práce, požární ochrany a ochrany životního prostředí, a ve spolupráci s oddělením FCM-Brn i v oblasti ochrany majetku. = stroje a zařízení = mistr, pokud není tato funkce na pracovišti stanovena, týmový vedoucí (TL) = pracovník, který byl statutárním zástupcem pověřen řídit a dozorovat práce v BR, resp. vedoucí pracovník dodavatelské firmy. = práce, při nichž hrozí zvýšené nebezpečí pro člověka, životní prostředí a zařízení. 4 Obecné informace a požadavky Všechny činnosti v DCEM-Brn a DCCZ je nutné plánovat, koordinovat a provádět tak, aby nedocházelo k ohrožení pracovníků, životního prostředí a majetku. Povinností všech pracovníků v BR stejně a tak pracovníků je dodržovat zákonné a interní předpisy BR. Zaměstnanci smějí přijímat úkoly pouze od zmocněnce. Žádný zaměstnanec BR nemá pravomoc řídit práci zaměstnanců, tzn., že úkoly pro zaměstnance musí být vždy komunikovány na zmocněnce, který je potom rozdělí dále na zaměstnance, kteří pracují v BR. V případě porušení povinností v oblasti BOZP, ŽP či PO ustanovené legislativními požadavky nebo požadavky ustanovenými smluvně postup dle kap. 5.5 a 5.6 (možnost udělení sankce do výše 5000,- Kč). Koordinátor musí být oddělením jmenován vždy, pokud jsou pro toto oddělení prováděny práce: v areálu BR a na pracovištích BR na zařízeních a majetku ve vlastnictví BR (Potřebné školení) v dalších situacích, kdy může dojít vlivem působení v areálu BR k ovlivnění podmínek BOZP, PO a ŽP a prací vykonávaných v BR. V případě, že není pro oddělení jmenován koordinátor, je odpovědností vedoucího oddělení zajistit naplnění požadavků této směrnice. Poviností každého vedoucího oddělení je zajistit koordinaci, také v odpoledních a nočních hodinách tj. v případech kdy činnost není vykonávána v obvyklé pracovní době BR. Koordinátor nemusí být jmenován pro činnosti, viz 5.3

Strana 3 / 9 Aktuální seznam koordinátorů je uveden, viz Kap. 6 4.1 Odpovědnosti v procesu obecně Odpovědné za vypracování, vydání a změny v této směrnici je oddělení HSE. Odpovědností vedoucích pracovníků na všech úrovních řízení a pracovníků BR je zajistit výkon činností dle interních a zákonných požadavků. Povinností pracovníků je dodržovat zákonné a interní předpisy BR, zejména pak Pokyny pro uveřejněné na web. stránkách BR. Činnost HSE- Brn Koordinátor Zmocněnec /externí firma Příslušný vedoucí oddělení/ úseku Nákup Písemné jmenování koordinátora, předání I I - O S informace na HSE Jmenování koordinátora I I I O S Aktualizace a správa seznamu koordinátorů O I - O - Určení koordinátora pro oblast, činnost (Např. Uvedení kontaktu na koordinátora (jméno a tel. číslo) v SAP požadavku na nákup) - I I O (zadavatel nák. požadavku) S Tvorba, aktualizace, zveřejnění Pokyny pro Zajištění předání a potvrzení Pokyny pro externí firmy - Smlouva* - Objednávka* O S I S I S S I I O Školení (zmocněnce) a vzájemná S O S S - výměna rizik s (zmocněncem) Uchování rizik a související dokumentace S O S S S v BR v definované složce Kontrola aktuálnosti rizik (1x12 měsíců) S O S I - U relevantních prací zajistit jejich povolení S O S I - od HSE (vystavit povolenku pro práce trvalé resp. jednorázové) Kontrola a případné hlášení neshod I O S S I Školení pro používání našich zařízení (z hlediska legislativy je odpovědný vedoucí I O S O - pracovník, který odpovědnost může delegovat na KOO) Proškolení ostatních pracovníků I(S) S O I S - Pokyny pro - Návody na BR zařízení - Další požadavky plynoucí z leg. a jiných závazných požadavků Dodržování povinností v BR interních S S O S S požadavky BR a zákonné požadavky Likvidace odpadů S S O I - O odpovídá; S spolupracuje; I informován *Uvedené je provedeno odkazem na objednávce/smlouvě na web. stránky s Pokyny pro

Strana 4 / 9 5 Postup 5.1 Koordinátor jmenování, kvalifikace, aktualizace 1. Každý vedoucí oddělení stanovuje a písemně jmenovat koordinátora za své oddělení, který je styčnou osobou pro komunikaci s. K tomuto slouží formulář FR 15610-002 HSE - Jmenování koordinátora pro externí firmu. 2. Písemné jmenování koordinátorem je doručeno na DCCZ/HSE. 3. DCCZ/HSE koordinátora schvaluje, a současně aktualizuje seznam koordinátorů v interní složce HSE 4. Vedoucí oddělení musí hlásit na DCCZ/HSE každou změnu koordinátora - analogický postup viz Bod. 1 Kvalifikace koordinátora: úspěšné absolvování školení pro koordinátory znalosti k posouzení potřebných ochranných opatření základní znalosti předpisů bezpečnosti práce a ochrany životního prostředí znalost postupů a pracovního prostředí úseků, pro které je jmenován 5.2 Povinnosti Externích firem 1. Znát a dodržovat relevantní zákonné, a jiné závazné požadavky (včetně interních BR požadavků Pokyny pro Externí firmy) 2. Stanovovat zmocněnce 3. Zajistit školení a řídit činnost svých zaměstnanců tak, aby nedocházelo k ohrožení a poškození majetku BR a případnému porušování pravidel BOZP, PO, OŽP (školení viz. bod 1) 4. Předávat požadované informace zástupcům BR (dle této směrnice, Pokyny pro externí firmy) a další informace požadované Koordinátorm 5. Podrobovat se namátkovým kontrolám ze strany zaměstnanců BR (koordinátor, HSE, vedoucí pracoviště) 6. V případě evidentního porušení pravidel a požadavků na BOZP, PO a OŽP, hradit smluvně stanovené sankce. Blíže tato směrnice a Pokyny pro externí firmy

Strana 5 / 9 5.3 Schéma řízení v závislosti na charakteru činnosti a smluvním vztahu Typ třetí strany/ Smluvní vztah Informace pokyny v BR Externí firmy A) Návštěva*** NR Odkazem na pravidlech pro návštevy Koordinátor nutný? NE, nutný pouze doprovod Zmocněnec nutný? Vzájemná výměna rizik Pravidla Při vstupu do areálu firmy NE NE Seznámení a podpis na recepci resp. u vjezdu (řidiči s vjezdem do areálu) Pravidla pro návštěvy Povolování prací Kontroly externích firem Poznámky/příklady NE NE tlumočníci, návštěvy, exkurze, obchodní zástupci, lektoři, konzultanti, ex. auditoři řidiči přepravních společností a zásilkových služeb, servis jídelních a nápojových automatů, servis kancelářské techniky (ne PC a server) orgány státní správy, složky integrovaného záchranného systému, likvidátoři B) Externí firma s trvalým pracovištěm resp. trvale spolupracující s BR C) Externí firma bez trvalého pracoviště jednorázové činnosti D) Zákazník (se vstupem do provozu a přítomnost při testech) speciální skupina Smlouva (interně roční požadavek na nákup), případně jednotlivé objednávky Jednorázová objednávka případně smlouva na úkon/dílo + odkaz na pravidla ve smlouvě* + případné školení zmocněnců + odkaz na pravidla v objednávce* ANO ANO ANO při školení zmocněnců, případně při předání pracoviště (koordinátor vs zmocněnec) DCFR-15613-006 ANO ANO ANO vždy při předání pracoviště (koo vs zmocněnec) DCFR-15613-006 + seznámení a podpis na recepci + kontrola předání rizik, případně výměna rizik ** + pokud relevantní vyžádat seznam CHLP a pravidel + zajistit povolení na HSE** DCFR-15612-007 + Seznámení a podpis na recepci + Předání rizik viz DCFR15613-006 výměna rizik + pokud CHLP Vyžádat seznam CHLP a pravidel + zajistit povolení na HSE** ANO pokud relevantní při školení zmocněnců nebo při předání pracoviště DCFR- 15612-007 ANO pokud relevantní při předání pracoviště (rizik) DCFR- 15612-007 ANO koordinátor, namátkově HSE DCFR- 15612-004 ANO Koordinátor, namátkově HSE DCFR- 15612-004 Přímý nákup např. SeTT, TIS, Žďas, Compas, Neřímý nákup např. Sodexo, TMS, dále údržba klimatizací, údržba VVZ, Všechny firmy ostatní nezařazené pod B a D. DCFR-15612-007 TBD TBD TBD TBD TBD ANO TBD TBD Zákazníci, kteří se účastní zkoušek, přejímek, případně provádějící zásahy na test/zkoušeném zařízení *Konstatování, že podpisem smlouvy/objednávky externí strana rozumí a bude plnit požadavky uvedené na web stránkách, včetně jmenovaného zmocněnce ** Aktualizace rizik resp. seznamu CHLP vždy při změně charakteru vykonávané činnosti resp. použitých CHLP, min. však 1x36 měsíců, kontrola ze strany koordinátora min 1x12 měsíců *** Také řidiči s vjezdem do areálu podpis přímu na vjezdu (vrátnici) do areálu

Strana 6 / 9 5.4 A) Návštěvy Tito pracovníci se řídí pokyny, které obdrží na vrátnici, resp. recepci. Tzn. Návštěvním řádem vrátnice či recepce. Podpisem do knihy návštěv stvrzuje návštěva, že byla seznámena s pravidly pohybu v areálu BR. Analogicky provádí take pracovník ostrahy při vjezdu do areálu na vrátnici platí pouze pro řidiče nákladních aut a dodávek, kteří následně neprocházení přes recepci. Pro návštěnu je nutné stanovit průvodce. Za zmíněné odpovídá vedoucí pracovník úseku/oddělení, jenž návštěvu organizuje/koordinuje. Případné rozhodnutí o dalších bez koordinátora je v kompetenci příslušného vedoucího oddělení se schválením HSE. 5.5 B) Externí firma s trvalým pracovištěm v BR povinnosti koordinátora 1. Předání průvodní informace pokyny (jako součást smlouvy resp. objednávky) o pravidlech, povinnostech a obecných rizicích pro v BOZP, PO OŽP v BR 2. Zajistit předání a vyhodnocení písemných informací: - O rizicích a přijatých opatřeních : DCFR-15613-006 - Seznam používaných CHL včetně jejich klasifikace a bezpečnostních listů. U relevantních CHL si od nechat doložit projednání pravidel s KHS. Zmíněné může být realizováno: a) Před započetím prací (např. u nově spolupracujících ) přičemž následně probíhá kontrola aktuálnosti 1xročně, 1x3roky kompletní revize koordinátor + b) Jako součást školení zmocněnců (platí výše uvedený interval kontroly a revizí) koordinátor + 3. Ve spolupráci se zmocněncem učinit všechna opatření potřebná k tomu, aby nedocházelo k ohrožení pracovníků, životního prostředí a majetku. 4. V daných případech vyplnit formulář povolování prací FR-15612-007. Pro práce prováděné pravidelně/trvale (např. měsíčně) lze vystavit trvalé povolení. Max. délka 1 kalendářní rok. Doporučení - revize 1x rok současně s revizí zirik. 5. V případě práce na zařízení/se zařízením BR - ve spolupráci s vedoucím odd. zajistit školení zmocněnce 6. Úrazy pracovníků hlásit vedoucímu pracoviště a DCCZ/HSE a zpracovávát záznam o úraze do knihy úrazů 7. Informovat vedoucího pracoviště, na kterém budou práce prováděny 8. Zjistit od vedoucího pracoviště, zda na daném místě nebudou vykonávat činnost další. 9. Pokud se na jednom pracovišti vyskytuje více a není vyloučeno jejich vzájemné ohrožení, musí koordinátor popř. koordinátoři spolu se zmocněnci těchto písemně vypracovat harmonogram činností. V harmonogramu bude stanoveno kdo, kde, za jakých podmínek, jak dlouho a kterou činnost musí / smí vykonávat. 5.5.1 Následné povinnosti/pravomoci: 1. 1 x měsíčně zkontrolovat místnosti a pracoviště v BR, které mají k dispozici dle FR 15612-004 HSE - Kontrola BOZP, PO a EMS na pracovišti. 2. Zápisy z kontrol a případné povolování prací ukládat zde: R:\Divizni.Data\HSE\10.ALL\11- Externí_firmy\01-Seznam 3. Aktualizace informací (bezpečnostní pokyny, rizika, seznam CHL,..) dle kap. 5.4 4. V případě porušení pravidel BOZP, PO a OŽP udělení možné sankce a provedení záznamu do DCFR 15612-004 o udělení sankce (do výše 5000,- Kč).

Strana 7 / 9 5.6 C) Koordinace jednorázové činnosti - povinnosti koordinátora (resp. koordinace bez dlouhodobé smlouvy a koordinace, které nemají v areálu BR trvalé pracoviště) 5.6.1 Před zahájením prací: 1. Předání průvodní informace pokyny (jako součást smlouvy resp. objednávky) o pravidlech, povinnostech a obecných rizicích pro v BOZP, PO OŽP v BR žadatel 2. Zajistit předání a vyhodnocení písemné informace: - O rizicích a přijatých opatřeních DCFR-15613-006 - Seznam používaných CHL včetně jejich klasifikace a bezpečnostních listů. U relevantních CHL si od nechat doložit projednání pravidel s KHS. 3. V relevantních případech vyplnit formulář povolování prací FR-15612-007. Pro provedení jednorázové avšak dlouhodobé práce lze vystavit např. týdenní povolení. 4. V případě práce na zařízení/se zařízením BR - ve spolupráci s vedoucím odd. zajistit školení zmocněnce 5. Doprovod na pracoviště, informování vedoucího pracovníka o činnosti na pracovišti 6. Ve spolupráci se zmocněncem učinit všechna opatření potřebná k tomu, aby nedocházelo k ohrožení pracovníků, životního prostředí a majetku. 7. Zjistit od vedoucího pracoviště, zda na daném místě nebudou vykonávat činnost další. 8. Pokud se na jednom pracovišti vyskytuje více a není vyloučeno jejich vzájemné ohrožení, musí koordinátor popř. koordinátoři spolu se zmocněnci těchto písemně vypracovat harmonogram činností. V harmonogramu bude stanoveno kdo, kde, za jakých podmínek, jak dlouho a kterou činnost musí / smí vykonávat. 9. Pokud je práce prováděna dále i po ukončení běžné pracovní doby koordinátora, musí koordinátor informovat vedoucího pracoviště a tento následně zajistí koordinaci, nebo stanovit kontaktní osobu (např. mistra), která bude koordinovat / namátkově kontrolovat a zajistí zpětné předání díla/pracoviště a doprovod na vrátnici. 5.6.2 Následné povinnosti: 1. Namátkově, ale pravidelně kontrolovat činnost a dodržování bezpečnostních opatření prostřednictvím FR 15612-004 HSE - Kontrola BOZP, PO a OŽP na pracovišti. V případě zjištění nedostatků či porušování předpisů musí být prokazatelně informován zmocněnec a nadřízený zaměstnanec. Dále je možné udělit smluvní pokutu v souladu s odkazem na smlouvu resp. objednávku. 2. Úrazy pracovníků hlásit vedoucímu pracoviště a DCCZ/HSE a zpracovávát záznam o úraze do knihy úrazů 3. Zpětně převzít pracoviště od, v případě potřeby se může koordinátor dohodnout s vedoucím pracoviště, kdo zmíněné provádí 4. Zveřejnit zápisy z kontrol a případné povolování prací na R:\Divizni.Data\HSE\10.ALL\11-Externí_firmy\01- Seznam 5. V případě porušení pravidel BOZP, PO a OŽP udělení možné sankce a provedení záznamu do DCFR 15612-004 o udělení sankce (do výše 5000,- Kč). 5.7 D) Zákazníci se vstupem do provozu (např. zákazníci přítomní u zkoušek) Zákazník je seznámen s pravidly pohybu v areálu společnosti při vstupu na recepci Pro zákazníka musí být stanoven průvodce, který za bezpečnost zákazníka odpovídá. Za stanovení průvodce odpovídá vedoucí oddělení jenž návštěvu zákazníka organizuje/koordinuje. Zákazník musí dbát instrukcí svého průvodce a pracovníka daného pracoviště (např. zkušebny) a nesmí jakýmkoliv způsobem zasahovat do zařízení, strojů a vybavení BR.

Strana 8 / 9 5.8 Práce vyžadující zvláštní povolení Druh/charakter práce Povolení vystavuje Formulář Práce ve výškách Práce s nebezpečím pádu/zřícení koordinátor Práce v prostředí s nebezpečím výbuchu (lakovna, odmašťovna) Koordinátor, DCCZ/HSE, a pověřená osoba DOPV Práce na přívodu páry nebo přívodu horké vody (při Koordinátor, DCCZ/HSE teplotě vyšší než 60 C nebo tlaku > 5 barů). Práce na el. zařízeních pod napětím (> 50 V ~ nebo > 120 V=) Koordinátor Svařování, řezání plamenem, broušení, práce s Koordinátor, DCCZ/HSE Povolení práce rizikem vzniku ohně (teplo, jiskry,..) DCFR 15612-007 Změny na centrálních nebo napájecích systémech Koordinátor (odsávání, ventilace, síť pitné vody, kanalizace ) Práce na zařízeních pod tlakem 16bar Koordinátor Práce s otevřeným ohněm (opravy střech,..) a s Koordinátor, DCCZ/HSE hořlavinami a hořlavými lepidly (plocha nad 1m2 nebo vice než 100l) Práce ve stísněných prostorách (nádrže, jímky, Koordinátor, DCCZ/HSE zásobníky) Manipulace s horkými látkami (dehet, asphalt,..) Koordinátor, DCCZ/HSE 6 Řízení dokumenovaných informací Typ informace Úložiště Podoba Doba uchování (roky) Seznam koordinátorů Jmenování koordinátora Rizika, Seznam CHL, pravidla, povolování prací, zmocněnci Kontroly, záznamy z kontrol, záznamy o sankcích R:\Divizni.Data\HSE\10.ALL\11- Externí_firmy\03-Seznam koordinátorů R:\Divizni.Data\HSE\10.ALL\11- Externí_firmy\03-Seznam koordinátorů\01-jmenování R:\Divizni.Data\HSE\10.ALL\11- Externí_firmy\01-Seznam R:\Divizni.Data\HSE\10.ALL\11- Externí_firmy\04-Kontroly Odpovědný za data Poz. El. 5 HSE Složka 03-Seznam koordinátorů El. scan 5 Koordinátor El., el. scan 5 Koordinátor El. scan 5 Koordinátor Složka 03-Seznam koordinátorů Složka 01-Seznam Složka 04-Kontroly, soubor pojmenovat DDMMRR_Název společnosti 7 Povinosti při nakupování prací a služeb Viz. Kapitola 4.1 Uvedení koordinátora do textu v nákupním požadavku ilustrativní příklad:

Strana 9 / 9 8 Odpad 8.1 Likvidace odpadu Likvidaci odpadu vzniklého při provádění prací zajistí prioritně na vlastní náklady a podle platných předpisů. Případné využití interních sběrných kontejnerů BR stanoví koordinátor BR společně s DCCZ/HSE před zahájením prací. 9 Důsledky nedodržení Nezávisle na výskytu možných zranění nebo věcných škod může nedodržování této směrnice vést k pracovněprávním opatřením a nároku na náhradu za způsobené škody. 10 Související dokumenty Pokud nejsou citovány žádné souvicející dokumenty, tento odstavec odpadá. Sloupec Pozn. : zaprac. = dokument obsahově zapracován - = relevantní dokument Odst. x.x = relevantní odstavec Publikace Název Pozn. A20 Contractor companies rac. VA 15612-011 HSE - Pravidla pro provádění mimořádnych a požárně nebezpečných prací Prezentace DCFR-15612-007 DCFR 15610-002 DCFR_15613-007 DCFR-15613-006 DCFR-15612-004 Pokyny pro HSE - Povolování prací HSE - Jmenování koordinátora pro externí firmu Poučení pro návštěvy Vstupní instruktáž, předání pracoviště externí firmě včetně vzájemného informování se o rizicích Kontrola