Z1.3.1 Rozúčtování mezd z více zdrojů

Transkript

1 Z1.3.1 Rozúčtování mezd z více zdrojů Popis procesu Řízená kopie č. Razítko a podpis správce dokumentace: Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem 1 / 12 razítka správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem

2 Fakulta ekonomicko-správní Dokument FES_PPR_2011_002/A Typ dokumentu Popis procesu Garant dokumentu garant dokumentu ymezení působnosti FES Středisko: číslo střediska Datum datum erze: A Stav: návrh ypracoval jméno osoby datum Schválil jméno osoby datum Schválil jméno osoby datum Schválil jméno osoby datum Správce dokumentace jméno osoby datum Označení procesu Nadřízený proces Zadavatel lastník procesu Zákazníci Přidaná hodnota Záměr procesu Z1.3 Zpracování mezd zadavatel procesu garant procesu Řešitelé projektů a příkazci jednotlivých finančních zdrojů Správně vyčerpané finanční zdroje Účelně čerpat jednotlivé finanční zdroje tak, aby čerpání bylo v souladu s pravidly jednotlivých projektů a současně, aby v případě realizace projektů byly osobní náklady realizačního týmu hrazeny v maximální míře z projektových zdrojů. Cíle Název ukazatele Konkretizace ukazatele Souhrnná výše použití dalších zdrojů Počet aktualizací jednotlivých rastrů Pokrytí mezd z dalších zdrojů z 5 % Dvě aktualizace na jeden zdroj Popis procesu 2 / 12

3 stupy ýstupy ykonává Podílí se Další zdroje Legislativa SW a IS Rozpočet finančního zdroje Cíl čerpání rozpočtu mezd finančního zdroje Pravidla čerpání Složení realizačního týmu Personální a mzdové informace Ostatní rastry fakulty Zpracovaný nebo aktualizovaný rastr rozúčtování mezd Správně vyčerpané rozpočty mzdových prostředků seznam vykonavatelů procesu seznam osob, které se na procesu podílí seznam dalších zdrojů Pravidla jednotlivých poskytovatelů finančních zdrojů Ekonomický systém ifis Personální systém EMA Formuláře Rastr pro rozúčtování mezd označení Obsah: - schéma procesu legenda popis procesu seznam záznamů seznam změn a revizí řízeného dokumentu Popis procesu 3 / 12

4 Stručný přehled procesu Z Čerpání cizího rozpočtu mezd Zpracování rastru pro jiné součásti Aktualizace rastru pro jiné součásti Čerpání rozpočtu ukončeno Z Čerpání vlastního rozpočtu mezd Tvorba rastrů Sledování čerpání Aktualizace rastrů Čerpání rozpočtu ukončeno Popis procesu 4 / 12

5 Schéma procesu: Z Čerpání cizího rozpočtu mezd Rozpočtovaná částka Pravidla čerpání Personální a mzdové informace Informace o realizačním týmu Ostatní rastry Administrátor mezd Požadavek na zpracování rastru Zpracování rastru pro jiné součásti Z Zpracování rastru Z Schválení děkanem a vedoucím pracoviště Z Kopie pro vnitřní účely FES Z Předání zpět Rastr pro cizí součást Administrátor mezd Požadavek na zpracování aktualizace Aktualizace rastru pro jiné součásti Z Aktualizace rastru Z Schválení děkanem a vedoucím pracoviště Z Kopie pro vnitřní účely FES Z Předání zpět Čerpání rozpočtu ukončeno Rastr pro cizí součást Popis procesu 5 / 12

6 Schéma procesu: Z Čerpání vlastního rozpočtu mezd Požadavek na čerpání rozpočtu mezd Rozpočtovaná částka Pravidla čerpání Personální a mzdové informace Informace o realizačním týmu Ostatní rastry Administrátor mezd Příkazce Tvorba rastrů Zaměstnanci FES Z Zpracování rastru (FES) Z Schválení příkazcem Zaměstnanci ostatních fakult Z Požadavek na rastr (ostatní součásti) Z Kontrola správnosti Z Schválení děkanem a vedoucím pracoviště Z Předání rastru na mzdovou účtárnu Rastr rozúčtování mezd Sledování čerpání Jsou zpracovány mzdy Z Poskytování informací příkazci Čerpání rozpočtu je v pořádku Příkazce Z Kontrola čerpání Došlo ke změně pravidel, týmu či rozpočtu Z Získání aktuálních informací Mzdové sestavy IS ifis Administrátor mezd Čerpání je třeba upravit Administrátor mezd Příkazce Aktualizace rastrů Zaměstnanci FES Z Aktualizace rastru (FES) Z Schválení příkazcem Zaměstnanci ostatních fakult Z Požadavek na aktualizaci rastru (ostatní součásti) Z Kontrola správnosti Z Schválení děkanem Z Předání rastru na mzdovou účtárnu Rastr rozúčtování mezd Čerpání rozpočtu ukončeno Popis procesu 6 / 12

7 Legenda Událost Ukončení procesu Procesní krok Role Skupina Informace Událost, stav, kterou proces začíná nebo končí. yskytuje se také při větvení procesu, v tom případě určuje stav, který musí nastat (případně podmínku, která musí být splněna) před zahájením příslušné větve. Každý proces událostí začíná a končí. Speciální událost (stav), kterou proces končí. Pracovní činnost (dílčí krok), která se v průběhu procesu vykonává. ětšinou je u ní označena procesní role, která má tuto činnost vykonávat. Pokud role není určena, platí, že ve vykonávání činnosti pokračuje stejná role jako u činnosti předcházející. Každá činnost musí mít svůj vstup a výstup a rovněž procesu poskytovat přidanou hodnotu. Osoba, která vykonává danou činnost. Role je popisována tak, aby popis procesu nebyl závislý na označení konkrétních osob. Roli může zabezpečovat jedna nebo více osob (například na každém pracovišti fakulty jiná osoba). Pracovní skupina (řídčeji organizační útvar), který zabezpečuje konkrétní činnost. Pracovní skupina není pevným organizačním útvarem a zpravidla vzniká jmenováním ad-hoc. Informace (záznam) v informačním systému, která v rámci procesu vzniká nebo je důležitá pro jeho průběh. Záznam Legislativní dokument Záznam v listinné podobě, který v rámci procesu vzniká nebo je důležitý pro jeho průběh. Pro záznam je většinou definovaná šablona určující jeho vzhled. nitřní (směrnice, vnitřní předpis) nebo vnější legislativní dokument (zákon, vyhláška), který určuje pravidla a stanovuje hranice pro provádění procesu. ětvení procesu, kdy se činnosti ubírají buď jedním nebo druhým směrem (případně více směry), ale nikoli oběma směry současně (). X ětvení procesu, kdy se činnosti mohou ubírat jedním nebo druhý směrem (případně více směry), případně oběma směry současně (OR). ětvení procesu, kdy se činnosti musí ubírat oběma (případně více) směry současně (AND). Kombinované větvení procesu kdy na vstupu platí jeden typ podmínky a na výstupu jiný. tomto případě na vstupu AND a na výstupu. Kombinace mohou být různé. Skupina procesů Skupina procesů, podprocesů, případně činností, která v přehledu procesu zastupuje složitější model. 1 1 Odkaz vedoucí na další stránku procesního schématu. Popis procesu 7 / 12

8 Popis procesu: Obecná ustanovení Ustanovení o mlčenlivosti Administrátor mezd pro účely procesu potřebuje pracovat s osobními i mzdovými údaji zaměstnanců. Musí být tedy k těmto úkonům písemně pověřen děkanem fakulty a zavázán mlčenlivostí. Pokud je na základě vnitřní legislativy univerzity, případně grantových (či jiných) pravidel konkrétního finančního zdroje, administrátor mezd povinen předávat informace další osobě, může tak učinit pouze tehdy, pokud je tato další osoba s těmito údaji oprávněna nakládat a rovněž je zavázána mlčenlivostí. Uchovávání dat a záznamů eškerá data, která jsou zpracovávána na počítači, mohou být ukládána pouze a jenom na externím pevném disku, a to v zabezpečené, šifrované podobě. Tento pevný disk bude ukládán v trezorové schránce administrátora mezd a bude z této schránky vyjmut pouze v případech, kdy je nutné s těmito daty pracovat. Je-li zapotřebí data zálohovat, je možné zálohovat je na vyměnitelná média (např. CD, DD). Tyto média musí být ukládány se stejným zřetelem na jejich bezpečnost jako ukládání výše uvedeného pevného disku. Při ukládání písemných záznamů musí být dbáno na jejich bezpečnost. Záznamy budou ukládány v uzamykatelném prostoru (skříň, pořadač, atp.). Metodika rozúčtování mezd z více zdrojů Mzdu je možné rozúčtovat těmito způsoby: a) Na základě stanoveného procenta jsou zaúčtovány na příslušný finanční zdroj všechny složky mzdy shodně. b) Každá ze složek mzdy je rozúčtována na finanční zdroj odlišně. Tarifní mzda je rozúčtována vždy stanoveným procentuálním podílem. Osobní příplatek je možné stanovit buď procentuálním podílem nebo fixní částkou. Příplatek za vedení je možné stanovit buď procentuálním podílem nebo fixní částkou. Hodnota procent se uvádí s přesností na jedno desetinné místo. Fixní částky se uvádí s přesností na celé koruny. U každého zaměstnance je v konkrétním kalendářním měsíci nutno dodržet stejnou metodiku, a to na rastrech všech finančních zdrojů (projektů), na kterých se tento zaměstnanec podílí. Není možné na jednom rastru uvádět osobní příplatek fixní částkou a na jiném projektu procentem. Současně s jednotlivými složkami mezd se na konkrétní finanční zdroj účtují i náklady na odvody sociálního a zdravotního pojištění. Není možné účtovat náklady na pojištění odlišným způsobem než náklady na mzdy. Rastry jsou připravovány tak, aby informace za každé pracoviště byla uvedena na samostatném rastru (z důvodu schvalováním rastru jak děkanem fakulty, tak vedoucím pracoviště). Popis procesu 8 / 12

9 Popis procesu: Z Čerpání cizího rozpočtu mezd Podproces je využíván v případech, kdy se zaměstnanci FES podílejí na projektech jiné fakulty a jejich osobní náklady jsou z tohoto projektu hrazeny. Podproces je zahájen na požadavek příkazce projektu cizí součásti univerzity. Z Zpracování rastru Administrátor mezd zpracuje rastr na základě pravidel a požadavků, které mu sdělí příkazce projektu cizí součásti. Při tvorbě rastru je nezbytné kontrolovat vazby na rastry rozúčtování mezd ostatních projektů, aby nemohl vzniknout požadavek na rozúčtování více než 100 % osobních nákladů zaměstnance. Při rozúčtování mezd z více zdrojů je nutno dodržet výše uvedená metodická ustanovení. Z Schválení děkanem a vedoucím pracoviště Rastr rozúčtování mezd schvaluje vedoucí pracoviště příslušného zaměstnance a děkan fakulty. Z toho důvodu je nutné rastry připravovat vždy tak, aby zaměstnanci z jednoho pracoviště byly umístěny na samostatném rastru. Z Kopie pro vnitřní účely FES Před odesláním rastru příkazci projektu cizí součásti univerzity je nezbytné provést kopii rastru pro vnitřní účely FES. Rastr je uložen v dokumentaci, kterou udržuje administrátor mezd. Tyto informace jsou nezbytné pro zajištění konzistence údajů při zpracování rastrů pro jiné finanční zdroje (aby nedošlo k požadavku na čerpání více než 100 % mzdových nákladů zaměstnance). Z Předání zpět Rastry pro cizí součást univerzity nejsou předávány přímo na mzdovou účtárnu, ale jsou předávány žadateli, tedy příkazci projektu cizí součásti univerzity. Popis procesu 9 / 12

10 Popis procesu: Z Čerpání vlastního rozpočtu mezd Podproces je využíván v případech, kdy se zaměstnanci podílejí na projektech FES a jejich osobní náklady jsou z těchto finančních zdrojů hrazeny. Může se jednat jako o zaměstnance FES, tak o zaměstnance ostatních součástí univerzity. Podproces je zahájen na požadavek příkazce projektu FES. Z Zpracování rastru (FES) Administrátor mezd zpracuje rastr na základě pravidel a požadavků, které mu sdělí příkazce finančního zdroje. Při tvorbě rastru je nezbytné kontrolovat vazby na rastry rozúčtování mezd ostatních projektů, aby nemohl vzniknout požadavek na rozúčtování více než 100 % osobních nákladů zaměstnance. Při rozúčtování mezd z více zdrojů je nutno dodržet výše uvedená metodická ustanovení. Cílem sestaveného rastru je vyčerpat přidělené finanční zdroje podle stanoveného rozpočtu a pravidel. Příkazce příslušného finančního zdroje může stanovit cíl odlišně. Cíl čerpání rozpočtu mezd však nesmí být stanovena v rozporu se schváleným rozpočtem fakulty, případně v rozporu s dalšími vnitřními či externími předpisy. Z Požadavek na rastr (ostatní součásti) případě, že jsou do projektu zapojeni zaměstnanci ostatních součástí univerzity, předá administrátor mezd požadavek na vypracování rastru odpovědnému zaměstnanci této součásti. případě, že zodpovědná osoba této součásti není známa, získá administrátor mezd tuto informaci dotazem na tajemníka příslušné fakulty, případně na sekretariátu vedoucího příslušného pracoviště. Administrátor mezd předá příslušné osobě veškeré podstatné informace a pokyny tak, aby mohl být rastr příslušnou součástí univerzity zpracován. Z Kontrola správnosti Pokud je rastr vypracován jinou součástí univerzity, je nutné provést kontrolu, zda zpracovaný rastr odpovídá předaným požadavkům a pravidlům finančního zdroje. Z Schválení příkazcem Příkazce projektu (finančního zdroje) svým podpisem vytvořený rastr schválí. Z Schválení děkanem a vedoucím pracoviště Rastr rozúčtování mezd schvaluje vedoucí pracoviště příslušného zaměstnance a děkan fakulty. Z toho důvodu je nutné rastry připravovat vždy tak, aby zaměstnanci z jednoho pracoviště byly umístěny na samostatném rastru. Z Předání rastru na mzdovou účtárnu Schválený rastr předává administrátor mezd na oddělení práce a mzdy (OPaM). Před předáním rastru je ještě vyhotovena kopie pro dokumentaci fakulty. Z Kontrola čerpání Každý měsíc, poté co jsou zpracovány mzdy, je nutné provést kontrolu správnosti zaúčtování osobních nákladů na rozpočtované finanční zdroje. Kontrola je zaměřena na ověření, zda je (či ke stanovenému datu, obvykle k běžného roku bude) naplněný cíl čerpání rozpočtu mezd. Popis procesu 10 / 12

11 Seznam záznamů Název záznamu Proces Místo uložení Podoba 1 Skartační znak/lhůta 2 Garant záznamu Rastr rozúčtování mzdových nákladů Rastr rozúčtování mzdových nákladů 1 2 Listinná/originál Listinná/kopie Elektronická A archivace S skartace výběr Popis procesu 11 / 12

12 Seznam změn a revizí řízeného dokumentu erze Datum Obsah změny / revize Jméno a podpis garanta dokumentu A První verze dokumentu Popis procesu 12 / 12