Zásady KODEX OBCHODNÍHO CHOVÁNÍ A ETIKY Revize: 2017.11.08 Obsah I. ÚVOD A. Cíl B. Individuální odpovědnost a odpovědnost managementu C. Systém hlášení shody D. Hlášení obecné shody E. Hlášení konkrétní shody F. Zákaz odvetných opatření G. Výjimky II. SOUHRNNÝ POPIS OBLASTÍ SHODY A. Účetnictví B. Antimonopolní zásady C. Úplatkářství a korupce D. Dodržování zákonů E. Střet zájmů F. Firemní příležitosti G. Diskriminace H. Sexuální a jiné obtěžování I. Návykové látky J. Ochrana soukromí zaměstnanců K. Environmentální opatření L. Zákony upravující export M. Čestné jednání N. Sdělování finančních informací O. Dary, půjčky a zábava P. Vnitřní a důvěrné informace Q. Obchodování na základě vnitřních informací R. Politické aktivity S. Ochrana a správné užívání majetku společnosti T. Správa a ochrana záznamů U. Daně V. Bezpečnost na pracovišti W. Praní špinavých peněz III. ZÁVĚR služeb oddělení lidských zdrojů 1 z 12
I. ÚVOD A. Cíl Základním pravidlem společnosti ACCO Brands Corporation, včetně jejích dceřiných společností, (společně dále jen společnost ) je, že všichni zaměstnanci, vedoucí a řídicí pracovníci, jakož i zástupci třetí strany, kteří jednají jménem společnosti (souhrnně zahrnuté strany ), musí při obchodování pro společnost dodržovat nejvyšší etické standardy a bránit tak i pouhému zdání nevhodného jednání a musí jednat s maximální úctou ke druhým. Tento standard prospívá společnosti, jejím akcionářům, jejím zaměstnancům a komunitám, ve kterých působí. B. Individuální odpovědnost a odpovědnost managementu Všechny zahrnuté strany jsou osobně odpovědné za jednání dle litery a ducha zákona a za dodržování tohoto Kodexu obchodního chování a etiky ( Kodex ). Manažeři jsou odpovědní za to, že bude tento Kodex chápán a uplatňován v rámci jejich oddělení. Zvláště pak od vyšších nadřízených se očekává, že nasadí vysokou laťku proaktivní komunikací svého závazku k etickému chování a dodržování zákonů, tím, že budou sloužit jako vzor svými slovy i činy a že zajistí, aby členové jejich obchodních a funkčních jednotek pochopili hodnotu, kterou etické chování a bezúhonnost pro společnost znamená. C. Systém hlášení shody Nelze se vyhnout tomu, že tento Kodex řeší jisté otázky, na které neexistuje jednoduchá odpověď. Přijdou chvíle, kdy si možná nebudete jistí, jak tento Kodex použít. V takových případech nebo za účelem vyjádření obav či položení otázek byste se měli bez váhání obrátit na: o o o o o o svého nadřízeného, manažera, kterému důvěřujete, kontaktní osobu vašeho místního personálního oddělení nebo personální oddělení, právní oddělení, firemní oddělení dodržování zákonů, MySafeWorkplace. Ve většině případů bude optimální osobou pro řešení otázek či obav váš nadřízený. Pokud je pro vás nepříjemné řešit své obavy s vaším nadřízeným nebo pokud se vaše obavy týkají jeho osoby, můžete vždy využít kterýkoliv z dalších zdrojů uvedených výše. MySafeWorkplace: Společnost zavedla MySafeWorkplace, celofiremní telefonický a internetový systém hlášení, který máte k dispozici pro oznamování podezřelého jednání. Tento systém je dostupný 24 hodin denně a nabízí způsob, jak se anonymně podělit o vaše obavy, pokud to zákon umožňuje. V některých zemích jsou témata, která je možné hlásit prostřednictvím MySafeWorkplace, omezena; pokud příslušné téma v MySafeWorkplace na seznamu nevidíte, měli byste své obavy nahlásit s využitím některého z dalších výše uvedených zdrojů. Hlášení potenciálních pochybení nám pomáhá splňovat přísné standardy, které jsme si stanovili. Zohledníme veškerá hlášení a kontroly a dle případu je prošetříme v souladu s místními právními předpisy. Ačkoliv hlášení budou uchovávána v důvěrnosti v maximální možné míře, ochrana důvěrnosti se nevztahuje na osoby, u nichž bude zjištěno porušení našeho Kodexu nebo zákona. Korporátní politika 2 z 12
D. Hlášení obecné shody Zahrnuté strany by měly pochopit, že tento Kodex je formulován všeobecně. V tomto směru je záměrem společnosti překročit minimální požadavky na dodržování zákona a průmyslovou praxi. Společnost má v úmyslu důsledně prosazovat ustanovení tohoto Kodexu. Porušení tohoto Kodexu nebo skrývání takového porušení by mohlo vést k disciplinárním opatřením, včetně propuštění, a v některých případech k občanské a trestní odpovědnosti. Společnost podporuje aktivní zapojení zahrnutých stran do odhalování a prevence pochybení a podporuje vykazování takové činnosti prostřednictvím systému hlášení shody popsaného v oddíle I(C) výše právnímu oddělení, oddělení lidských zdrojů společnosti nebo manažerovi jednotlivého zaměstnance v rámci společnosti (pokud je to relevantní). E. Hlášení konkrétní shody Kromě všeobecné podpory hlášení pochybení, jak je uvedeno v oddíle I(D) výše, má společnost specifické zásady nahlášení určitých druhů pochybení. Jsou to tyto: PODVODY NEBO JINÁ PORUŠENÍ ZÁKONA Společnost důrazně vyzývá jakoukoli zahrnutou stranu, která zjistí nebo se domnívá, že zjistila podvodnou nebo neetickou aktivitu nebo jiný případ porušení zákona nebo tohoto Kodexu, aby okamžitě nahlásila incident (incidenty) prostřednictvím systému hlášení shody uvedeného v bodě I(C) výše, nebo se obrátila na hlavního právního zástupce společnosti nebo na zástupce auditorských služeb společnosti. ÚČETNÍ STÍŽNOSTI (pro více informací viz oddíl II(A)) Pokud má některý zaměstnanec, vedoucí nebo řídicí pracovník společnosti obavy nebo stížnosti týkající se sporných účetních nebo auditních záležitostí společnosti, musí okamžitě nahlásit tyto obavy nebo stížnosti pomocí systému hlášení shody, jak je uvedeno v oddíle I(C) výše, nebo se obrátit na hlavního právního zástupce společnosti nebo na zástupce auditorských služeb společnosti. Případně mohou být podání směrována k rukám výboru pro audit nebo kteréhokoli řídicího pracovníka, který je členem výboru pro audit, u hlavních výkonných úřadů společnosti, Four Corporate Drive, Lake Zurich, Illinois 60047-8997. KORUPCE (pro více informací viz oddíl II(C)) Každá zahrnutá strana, která se dozví o jakémkoli úplatkářství a/nebo korupci, které jsou nebo byly prováděny v souvislosti s obchodními aktivitami společnosti, musí okamžitě nahlásit incident (incidenty), a to buď prostřednictvím systému hlášení shody, jak je uvedeno v oddíle I(C) výše, nebo právnímu oddělení, oddělení lidských zdrojů společnosti nebo svému manažerovi v rámci společnosti (pokud je to relevantní). STŘET ZÁJMŮ (pro více informací viz oddíl II(E)) Každý zaměstnanec, vedoucí nebo řídicí pracovník, který se dozví o střetu zájmů nebo potenciálním střetu, musí okamžitě nahlásit své obavy buď prostřednictvím systému hlášení shody, jak je uvedeno v oddíle I(C) výše, nebo právnímu oddělení, oddělení lidských zdrojů společnosti nebo svému manažerovi v rámci společnosti. STÍŽNOSTI OHLEDNĚ SEXUÁLNÍHO ČI JINÉHO OBTĚŽOVÁNÍ (pro více informací viz kapitola II(H)) Každý dohlížející zaměstnanec, který se dozví o jakémkoli hlášení/stížnosti ohledně sexuálního či jiného obtěžování na pracovišti, musí neprodleně uvědomit svého místního zástupce oddělení lidských zdrojů nebo hlavního právního zástupce společnosti. Podobně musí každý zaměstnanec, vedoucí nebo řídicí pracovník, který se cítí sexuálně obtěžován, okamžitě informovat právní oddělení společnosti, oddělení lidských zdrojů nebo svého manažera. Takové stížnosti budou aktivně prošetřeny a bude věnováno přiměřené úsilí tomu, aby tyto stížnosti a vyšetřování zůstaly v tajnosti. Při určení těchto kanálů pro nahlašování možných nedostatků není řečeno, že neexistují další možnosti interního hlášení za příslušných okolností. Sem spadá například předseda výboru pro audit správní rady. Žádné z výše uvedených ustanovení ani žádné jiné ustanovení tohoto Kodexu nezakazuje nebo nezabraňuje zaměstnancům komunikovat přímo se samoregulační organizací nebo vládním regulačním Korporátní politika 3 z 12
orgánem nebo reagovat na jakýkoli dotaz nebo jim poskytovat svá svědectví, ani nevyžaduje po zaměstnancích kontaktovat společnost před zapojením se do této komunikace. F. Zákaz odvetných opatření Nebudou tolerována odvetná opatření jakéhokoli druhu proti vedoucímu pracovníkovi, zaměstnanci nebo jiné osobě za: (i) jednání v souladu s platnými právními předpisy nebo zásadami společnosti; (ii) v dobré víře nahlášený problém nebo obavy nebo vznesení stížnosti ohledně podezření na porušení zákona či zásad společnosti; nebo (iii) pomoc při interním nebo vládním vyšetřování nebo řízení souvisejícím s chováním, které je oprávněně považováno za porušení zákona či zásad společnosti. Odvetným opatřením je jakákoli forma nepříznivého zacházení nebo odplaty proti osobě za to, že jednala v souladu s právními předpisy nebo zásadami společnosti a v dobré víře nahlásila podezření na pochybení nebo se podílela na interním nebo vládním vyšetřování nebo řešila tyto záležitosti. Uplatnění takových odvetných opatření může vést k disciplinárním opatřením, včetně následného propuštění. Kromě toho mohou být osoby, které se účastnily porušení nebo k němu přispěly, předmětem disciplinárního řízení, i když společnost může přihlédnout k dobrovolnému přiznání jako k polehčující okolnosti. G. Výjimky Jakékoli prominutí dodržování tohoto Kodexu pro výkonné vedoucí nebo řídicí pracovníky společnosti ACCO Brands Corporation může být stanoveno pouze správní radou společnosti nebo vedením společnosti a jmenovacím výborem a musí být neprodleně sděleno akcionářům ACCO Brands Corporation. Jakékoli výjimky pro ostatní zaměstnance ACCO Brands Corporation či zástupce třetích stran společnosti, kteří působí jménem společnosti, musí být schváleny hlavním právním zástupcem společnosti. II. SOUHRNNÉ POPISY OBLASTÍ SHODY Níže je uveden přehled popisů oblastí shody, které mohou nejčastěji ovlivňovat vaše každodenní činnosti a činnosti společnosti. Očekává se od vás shoda se všemi platnými právními předpisy, nařízeními, řády a standardy. Zahrnutí nebo nezahrnutí určitých oblastí shody či jejich pořadí v tomto souhrnném přehledu by nemělo být chápáno jako označení významu, který společnost přikládá shodě v určité oblasti. Společnost dále zavedla a udržuje různé konkrétní praktiky, zásady a postupy, které společně tvoří firemní program shody určený pro podporu etického a zákonného chování všech zaměstnanců, vedoucích a řídicích pracovníků a v některých případech i zástupců třetích stran společnosti. Slouží také k prevenci a odhalování neetického či podvodného jednání. Tyto specifické praktiky, zásady a postupy jsou platné a ani tento Kodex ani přehledy, které následují, nemají v úmyslu měnit jejich věcný obsah, a to v žádném ohledu. Stručně řečeno tento Kodex shrnuje tyto dlouholeté praktiky, zásady a postupy do jediného formátu. A. Účetnictví Zásadou společnosti je být v souladu s veškerými předpisy pro hlášení a účetnictví platnými pro společnost a zaznamenávat a podávat informace o společnosti poctivě, přesně a objektivně, včetně finančních i nefinančních informací. Viz oddíl I(E) pro konkrétní pokyny pro hlášení obav ohledně účetnictví. B. Antimonopolní zásady Společnost se řídí složitými antimonopolními zákony navrženými tak, aby chránily konkurenční prostředí mezi podniky a chránily spotřebitele před nekalými obchodními praktikami. Mnohé situace vytvářejí potenciál pro nezákonné jednání narušující hospodářskou soutěž a je třeba se jim vyhnout. Ty zahrnují například následující: Korporátní politika 4 z 12
1. KOMUNIKACE S KONKURENCÍ. Zaměstnanci společnosti nesmí diskutovat s konkurenty o cenách, plánech nebo jiných konkurenčních marketingových informacích společnosti, včetně vztahů s dodavateli. Kromě toho nesmí zaměstnanci společnosti přímo ani nepřímo vytvářet žádné dohody s konkurentem ohledně ceny, termínů, podmínek prodeje, bojkotů nebo rozdělení trhu. 2. KOMUNIKACE S DISTRIBUTORY A JINÝMI ZÁKAZNÍKY. Společnost podporuje pravidelnou komunikaci s distributory a jinými zákazníky; ve skutečnosti je tato komunikace nezbytná. Nicméně zaměstnanci společnosti nesmí přímo ani nepřímo vytvářet žádné dohody s jakýmikoli distributory nebo jinými zákazníky ohledně prodejní ceny firemního výrobku. Přestože společnost může navrhnout prodejní cenu, skutečné stanovení ceny našeho zboží je pouze na rozhodnutí distributora nebo zákazníka. 3. CENOVÁ DISKRIMINACE Účtování různých cen konkurenčním zákazníkům může být za určitých okolností v některých jurisdikcích nezákonné. Máte-li pravomoc stanovovat ceny, poraďte se s právním oddělením, abyste se ujistili, že víte, jaké jsou zákonné požadavky. 4. TRŽNÍ SÍLA Činnosti, které jsou pro mnoho společností legální, mohou být pro podniky s velkým podílem na trhu nelegální. Například v mnoha zemích je zakázáno používat určité cenové nebo smluvní strategie pro udržení monopolu nebo dominantního postavení na trhu. Pokud si myslíte, že má vaše firma velký podíl na trhu, je třeba se poradit s právním oddělením, abyste zjistili, jakým způsobem se na vás může zákon vztahovat. Porušení antimonopolního zákona může vést k rozsáhlému trestnímu postihu, k uvěznění a k občanskoprávním sankcím. Dále může takové porušení vystavit společnost nákladným soukromým žalobám a nenapravitelně poškodit dobré jméno společnosti. Máte-li jakékoli dotazy týkající se potenciálního antimonopolního dopadu, konzultujte je s právním oddělením. C. Úplatkářství a korupce Společnost praktikuje přístup nulové tolerance ke všem formám úplatkářství a korupce, včetně komerčního úplatkářství a podplácení vládních úředníků. Od všech zahrnutých stran se očekává, že budou vždy podnikat čestně a eticky, v plném souladu se všemi zákony a předpisy proti úplatkářství a korupci, včetně Zákona USA o korupčních praktikách a Zákona Velké Británie o úplatkářství, stejně jako se všemi zákony platnými tam, kde společnost působí. Porušením tohoto Kodexu, protikorupční politiky společnosti a v některých případech bezpečnostního kodexu chování dodavatele společnosti je: (i) nabízení, slib, platba, schválení, žádost, přijetí nebo souhlas s přijetím přímo či nepřímo, jakékoli provize nebo úplatku, včetně peněz nebo jejich ekvivalentu, dárků, laskavostí, finančních darů, osobních služeb, cestování či ubytování, vzorků pro osobní použití nebo čehokoli hodnotného jakékoli fyzické nebo právnické osobě nebo od ní nebo od jejích zástupců či představitelů za účelem získání nebo udržení obchodních příležitostí společnosti nebo pro jakékoli nevhodné účely obchodování společnosti; nebo (ii) pochybení při správném vedení firemních knih a záznamů nebo při vedení interního účetnictví společnosti nebo při jiném interním řízení. Společnost dále zakazuje jakoukoli činnost, která vytváří dojem nevhodného chování nebo může vytvářet dojem úplatkářství nebo korupčních obchodních praktik. Viz oddíl I(E) pro konkrétní pokyny pro nahlášení úplatkářství nebo obav z korupce. D. Dodržování zákonů Všechny zahrnuté strany by měly respektovat a dodržovat veškeré platné zákony, pravidla a předpisy federální vlády a jejích orgánů, a také států, krajů, měst, jiných jurisdikcí a cizích zemí, ve kterých společnost působí. Korporátní politika 5 z 12
E. Střet zájmů Všechny zahrnuté strany by se měly vyhnout situacím, které mohou vytvářet konflikt mezi osobními zájmy a podnikáním společnosti. Ke střetu zájmů dochází vždy, když soukromé zájmy jednotlivce narušují zájmy společnosti nebo jsou s nimi jakýmkoli způsobem v konfliktu (nebo to vypadá, že narušují zájmy společnosti nebo jsou s nimi v konfliktu). Konfliktní situace může nastat, když zahrnutá strana jedná způsobem nebo má zájem, který by mohl ztížit objektivní a efektivní vykonávání její práce pro společnost. Střet zájmů může také nastat, když zahrnutá strana nebo její rodinní příslušníci obdrží nepatřičné osobní výhody v důsledku svého postavení ve společnosti nebo svého vztahu k ní. Ke střetu zájmů mohou vést například půjčky nebo ručení poskytnuté zaměstnancům, vedoucím a řídicích pracovníkům a jejich rodinným příslušníkům. Střety zájmů jsou zakázány v rámci zásad společnosti, s výjimkou pokynů schválených správní radou nebo výbory rady. Střet zájmů nemusí být vždy jednoznačný, takže pokud máte dotaz, měli byste se poradit s vyšším managementem nebo právním oddělením. Pro konkrétní pokyny pro nahlášení obav ze střetu zájmů viz oddíl I(E). F. Firemní příležitosti Všichni zaměstnanci, vedoucí a řídicí pracovníci společnosti mají zakázáno (a) využívat pro sebe příležitosti, které vznikly díky majetku, informacím nebo postavení společnosti; (b) používat majetek, informace nebo postavení společnosti pro osobní zisk; a (c) konkurovat společnosti. Zaměstnanci, vedoucí a řídicí pracovníci jsou povinni prosazovat legitimní zájmy společnosti, když se k tomu naskytne příležitost. G. Diskriminace Společnost očekává a požaduje, aby zahrnuté strany jednaly s maximální úctou ke druhým. Všechna personální rozhodnutí, včetně těch, která se týkají náboru, najímání, školení, povýšení, platebních praktik, disciplinárních opatření a ukončení pracovního poměru pro všechny pozice, musí být prováděna bez ohledu na rasu, barvu pleti, náboženství, pohlaví, sexuální orientaci, národnost, věk nebo jakoukoli jinou zákonem chráněnou klasifikaci a musí brát v úvahu jednotlivce se zdravotním postižením, veterány se zdravotním postižením, ostatní chráněné veterány, nedávno odloučené veterány (tři roky) a veterány oceněné ve službách ozbrojených sil. H. Sexuální a jiné obtěžování na pracovišti Společnost vyžaduje, aby zahrnuté strany jednaly s maximální úctou ke druhým. Společnost striktně zakazuje sexuální a jiné obtěžování na pracovišti na základě zákonem chráněné klasifikace. Ohledně sexuálního obtěžování nebude společnost tolerovat žádné zaměstnance ani vedoucí či řídicí pracovníky, kteří obtěžují, zastrašují nebo uráží ostatní nežádoucími sexuálními návrhy, žádostmi o sexuální služby nebo jakýmkoli jiným slovním či fyzickým chováním podobné povahy. Viz oddíl I(E) pro konkrétní pokyny pro podávání zpráv o obavách ze sexuálního a jiného obtěžování na pracovišti, včetně návodů na povinné hlášení pro každého zaměstnance s dohlížecí povinností. I. Návykové látky Společnost zakazuje držení a užívání nelegálních návykových látek ve svých prostorách nebo v jejich okolí. Porušení této zásady nebo osobní užívání návykových látek, včetně zneužívání léků na předpis, a to způsobem, který má negativní dopad na pracovní výkon, je důvodem k propuštění. Korporátní politika 6 z 12
J. Ochrana soukromí zaměstnanců Společnost se zavazuje chránit soukromí zaměstnanců zachováním důvěrnosti osobních dat zaměstnanců v souladu s příslušnými místními zákony. Přístup do osobních záznamů mají pouze zaměstnanci společnosti a zástupci, kteří vlastní příslušné oprávnění a informace potřebují pro firemní záležitosti. Důvěrné údaje zaměstnanců by neměly být zpřístupněny nikomu mimo společnost bez řádného povolení. K. Environmentální opatření Zahrnuté strany jsou odpovědné za dodržování zásad společnosti ohledně ochrany zdraví, blahobytu a životního prostředí a zabránění jejich poškození díky přísnému dodržování všech příslušných zákonů a předpisů. Od všech zaměstnanců, vedoucích a řídicích pracovníků se očekává, že budou plnit svou pracovní funkci v souladu s těmito zásadami. Federální, vládní a místní zákony na ochranu životního prostředí určují téměř každý aspekt podnikání, a to zejména tam, kde se vytvářejí látky unikající do ovzduší, půdy nebo vody. V souladu s těmito zákony musí být přijaty veškeré potřebné kroky. Kromě toho jsou všechny zahrnuté strany vyzvány, aby přispívaly svým dílem k ochraně životního prostředí zachováváním zdrojů, recyklací a opětovným využíváním materiálů. L. Zákony upravující export Společnost očekává a požaduje, aby její zaměstnanci, vedoucí a řídicí pracovníci jednali v souladu se všemi příslušnými národními a nadnárodní zákony upravujícími vývoz a dovoz. Za jistých okolností zákony pro obchodování s nepřítelem zakazují firmám a jejich dceřiným společnostem v USA, včetně těch, které se nachází mimo území Spojených států, jednat přímo či nepřímo s určitými zeměmi nebo s podniky, které se nacházejí v těchto zemích. Seznam těchto zemí je k dispozici na právním oddělení. Dále se společnost nesmí účastnit ekonomických bojkotů zemí, které nejsou sankcionovány vládou USA, ani tyto bojkoty podporovat. Zaměstnanci, vedoucí a řídicí pracovníci by měli informovat právní oddělení v případě, že společnost obdržela žádost o účast v jakémkoli ekonomickém bojkotu země, která není sankcionována vládou USA, nebo k podpoře tohoto bojkotu. M. Čestné jednání Všichni zaměstnanci, vedoucí a řídicí pracovníci by se měli snažit o čestné jednání se zákazníky, dodavateli, konkurenty i zaměstnanci společnosti. Žádný zaměstnanec, vedoucí ani řídicí pracovník by neměl mít nespravedlivou výhodu nad jinou osobou díky manipulaci, zamlčování, zneužívání důvěrných informací, zkreslování podstatných skutečností nebo jakémukoli jinému nekalému jednání. N. Sdělování finančních informací Společnost se snaží dosáhnout plného, spravedlivého, přesného, včasného a srozumitelného informování ve svých hlášeních a dokumentech, které společnost ACCO Brands Corporation podává nebo předkládá Komisi pro cenné papíry (Securities and Exchange Commission, SEC ) a v tiskových oznámeních a jiné komunikaci s investory. U těchto hlášení, která musí být certifikována podle pravidel SEC, musí být platnost těchto hlášení potvrzena oficiálními certifikáty podepsanými finančním a výkonným ředitelem. Má být koncipováno a dodržováno účetní a administrativní řízení pro zabezpečení, že finanční a jiné zprávy budou přesně a spolehlivě připraveny, a že tyto zprávy budou zveřejňovat zásadní informace úplně a otevřeně. Musí být rovněž provedeno čtvrtletní vyhodnocení postupů a řízení poskytování informací společnosti. Žádný zaměstnanec, vedoucí nebo řídicí pracovník nebo jiná osoba jednající jménem společnosti nemůže činit kroky k obcházení firemního systému řízení. Korporátní politika 7 z 12
O. Dary, půjčky a zábava Společnost požaduje, aby se všichni zaměstnanci, vedoucí a řídicí pracovníci vyhýbali situacím, které by mohly narušovat nezaujaté plnění jejich povinností nebo budit dojem, že plnění narušují. Následující pravidla jsou pouze ukázková. 1. Vy ani kterýkoli váš nejbližší rodinný příslušník byste neměli získat půjčku od jakéhokoli zákazníka, konkurenta nebo dodavatele společnosti nebo od jakéhokoli řídicího či vedoucího pracovníka nebo od jejich zaměstnance. 2. Vy ani kterýkoli váš nejbližší rodinný příslušník byste neměli přijímat bezhotovostní dary větší než nominální hodnoty od jakéhokoli zákazníka, konkurenta nebo dodavatele společnosti nebo od jakéhokoli řídicího či vedoucího pracovníka nebo od jejich zaměstnance. Nabízení nebo přijímání peněz nebo peněžních ekvivalentů v jakémkoliv množství není přípustné. 3. Vy ani kterýkoli váš nejbližší rodinný příslušník byste neměli od jakéhokoli zákazníka, konkurenta nebo dodavatele společnosti nebo od jakéhokoli řídicího či vedoucího pracovníka nebo od jejich zaměstnance přijímat zábavu, která překračuje rozsah a náklady běžných zdvořilostí, které jsou obvykle považovány za vhodné v rámci praktik etického podnikání. P. Vnitřní a důvěrné informace S výjimkou případů, které jsou předem schváleny společností, nebo pokud není poskytování informací vyžadováno právními předpisy, nesmí zaměstnanci, vedoucí a řídicí pracovníci společnosti publikovat nebo jinak sdělovat, ani používat k osobnímu prospěchu nebo prospěchu třetích stran, ať už v průběhu zaměstnání nebo po jeho ukončení, jakékoli interní nebo důvěrné informace o společnosti, jejích zaměstnancích či subjektech, se kterými spolupracují. Důvěrné informace společnosti zahrnují všechny neveřejné informace, které by mohly být využity konkurencí, nebo by mohly v případě zveřejnění poškodit společnost nebo její zákazníky. Účelem tohoto ustanovení je, v maximální možné míře povolené zákonem, chránit oprávněné obchodní zájmy společnosti. Toto ustanovení nezakazuje nebo nezabraňuje zaměstnancům komunikovat přímo se samoregulační organizací nebo vládním regulačním orgánem nebo reagovat na jakýkoli dotaz nebo jim poskytovat svá svědectví, ani nevyžaduje po zaměstnancích kontaktovat společnost před zapojením se do této komunikace. Q. Obchodování na základě vnitřních informací Při výkonu povinností se mohou zaměstnanci, vedoucí a řídicí pracovníci dostat k interním nebo neveřejným informacím o společnosti, jejích provozních společností nebo jiných společností, kde mohou vznikat či být rozjednány obchodní vztahy či transakce. Ustanovení USA a vládní zákony a předpisy ohledně cenných papírů zakazují osobám, které mají podstatné neveřejné informace, kupovat, prodávat nebo jinak obchodovat s cennými papíry nebo jakýmkoli způsobem sdělovat takové informace týkající se společnosti nebo jiných společností až do té doby, kdy jsou informace poskytnuty široké veřejnosti. Tyto zákony zakazují prodej cenných papírů při vlastnictví nepříznivých neveřejných informací, aby se zabránilo ztrátám, jakož i nákup cenných papírů, když jsou k dispozici příznivé neveřejné informace, pro získání zisku. Porušení tohoto zákazu může vystavit zaměstnance, vedoucího nebo řídicího pracovníka trestnímu postihu, odnětí svobody a občanským sankcím až do výše čtyřnásobku protiprávně dosažených zisků nebo ztrát, kterým bylo zabráněno. Doporučujeme, aby se všichni zaměstnanci, vedoucí a řídicí pracovníci obraceli na právní oddělení, pokud existuje pochybnost týkající se platnosti výše uvedených zásad s ohledem na jakoukoli transakci týkající se cenných papírů společnosti nebo jakékoliv společnosti či subjektu, které mají se společností obchodní vztah. Zaměstnanci, vedoucí a řídicí pracovníci by neměli mluvit o zásadním obchodním vývoji týkajícím se společnosti, jakékoli dceřiné společnosti nebo jakéhokoli jiného relevantního subjektu, a to ani nezávazným způsobem se svou rodinou, přáteli nebo lidmi mimo společnost, a dokonce ani s ostatními zaměstnanci, kteří nepotřebují mít tyto informace před jejich plným zveřejněním. Dávat někomu tip na základě interních informací je nezákonné. Jak interní osoba, tak i člověk, který dostal tip, mohou být předmětem významných trestních a občanskoprávních sankcí, pokud jsou cenné papíry obchodovány na základě prozrazení vnitřních důvěrných informací. Korporátní politika 8 z 12
Od všech zaměstnanců se očekává, že budou znát a dodržovat zásady obchodování na základě vnitřních informací v nejnovější verzi, která je k dispozici na stránkách intranetu společnosti MyAccoBrands.com. Toto ustanovení nezakazuje nebo nezabraňuje zaměstnancům komunikovat přímo se samoregulační organizací nebo vládním regulačním orgánem nebo reagovat na jakýkoli dotaz nebo jim poskytovat svá svědectví, ani nevyžaduje po zaměstnancích kontaktovat společnost před zapojením se do této komunikace. R. Politické aktivity Politická činnost by neměla zasahovat do práce a neměla by být prováděna v kontextu, který spojuje zaměstnance, vedoucího nebo řídicího pracovníka se společností. Společnost nebude nahrazovat žádnému zaměstnanci, vedoucímu nebo řídicímu pracovníkovi jakékoli politické příspěvky a zakazuje poskytovat jakékoli dary nebo platby, přímo či nepřímo, jakémukoli vládnímu úředníkovi nebo politické straně s cílem zajištění nebo udržení obchodování nebo ovlivnění vládních kroků směrem příznivým pro společnost. S. Ochrana a správné užívání majetku společnosti Všichni zaměstnanci, vedoucí a řídicí pracovníci by měli chránit majetek společnosti a zajišťovat jeho efektivní využití. Krádeže, nedbalost a plýtvání mají přímý dopad na ziskovost společnosti. Veškerý majetek společnosti by měl být využíván k legitimním obchodním účelům. T. Správa a uchovávání záznamů Odpovídající správa uchovávání záznamů je obchodním zájmem společnosti a právní povinností. Od všech zaměstnanců se očekává, že budou znát a dodržovat zásady společnosti pro uchovávání záznamů ( zásady uchovávání ) a že budou uchovávat nebo likvidovat záznamy v souladu s plánem společnosti pro uchovávání záznamů stanoveným v zásadách uchovávání. Nejnovější zásady uchovávání lze nalézt na stránkách intranetu společnosti MyAccoBrands.com. Zaměstnanci jsou povinni chránit a uchovávat veškeré záznamy (v papírové či elektronické podobě) související s vyšetřováním nebo náležící ke skutečnému nebo hrozícímu soudnímu sporu. Tyto záznamy nesmí být nikdy změněny, ukryty, nebo zničeny. Máte-li jakékoli dotazy, obraťte se na právní oddělení. U. Daně Společnost věří, že je její povinností zaplatit částku daní splatnou v jakékoli oblasti dle právních předpisů stanovených vládou. Společnost má za cíl jistotu v daňové pozici, kterou zastává, ale tam, kde jsou daňové zákony nejasné nebo je možné je různě vykládat, se snaží využít profesionální pomoc a zralý úsudek, aby dospěla k odůvodněným a hodnověrným závěrům. V. Bezpečnost na pracovišti Společnost se snaží poskytovat všem svým zaměstnancům bezpečné a příjemné pracoviště. Zaměstnanci mají zakázáno ohrožovat bezpečnost ostatních zaměstnanců nebo ohrožovat majetek společnosti. W. Praní špinavých peněz Společnost nebude součástí dohody či jednání, které porušuje zákony proti praní špinavých peněz Spojených států nebo jakékoli jiné země, kde podnikáme my, naši dodavatelé nebo naši zákazníci. Tam, kde jsou požadovány pochybné finanční transakce zahrnující převod hotovosti nebo ekvivalentů Korporátní politika 9 z 12
hotovosti, je nutná předběžná kontrola a schválení finančním ředitelem společnosti nebo hlavním právním zástupcem společnosti. III. ZÁVĚR Dodržování zákona a uskutečňování podnikatelské činnosti společnosti etickým způsobem je v popředí našeho zájmu. V případě pochybností ohledně legálnosti či vhodnosti jakékoli činnosti se obraťte na svého nadřízeného, právní oddělení nebo oddělení lidských zdrojů. Případně můžete nahlásit jakoukoli aktivitu, o které si myslíte, že by mohla narušovat tento Kodex, nebo můžete vyjádřit své případné obavy ohledně shody prostřednictvím MySafeWorkplace, jak je uvedeno v oddílu I(C) výše. Korporátní politika 10 z 12
ACCO BRANDS Pokyny pro bezplatnou linku MySafeWorkplace International Vnitrostátní hovory (USA, Kanada, Americké Panenské ostrovy, Portoriko a Guam): Vytočte 800-461-9330 Mezinárodní hovory: Pro volání MySafeWorkplace z: [Země], vytočte číslo z níže uvedené tabulky. Toto telefonní číslo je bezplatné. Není potřeba před tímto číslem vytáčet 1. Země Operátor Bezplatné číslo Argentina Telefonica +800.1777.9999 Austrálie Telstra +800.1777.9999 Belgie Comgen Brussels +800.1777.9999 Brazílie Embrtl +800.1777.9999 Kanada Qwest 1.800.461.9330 Chile CTC Mundo a Entel 1230.020.3559 Čína Telcom a Netcom +800.1777.9999 Česká republika +800.701.383 Dánsko Telecom Denmark +800.1777.9999 Finsko Sonera +800.1777.9999 Francie (včetně Andory, Korsiky a Monaka) France Telecom +800.1777.9999 Německo Deutsche Bundespost Telekom +800.1777.9999 Řecko OTE 00800.1809.202.5606 Hong Kong CW +800.1777.9999 Maďarsko Hungarian Telecommunications +800.1777.9999 Indie VSNL +800.100.3428 Indonésie Persero Indosat +803.015.203.5129 Irsko Telecom Eireann +800.1777.9999 Izrael Barak, Bezeq a Gldn Lns +800.1777.9999 Japonsko KDD +800.1777.9999 Korejská republika (Jižní Korea) Dacom +800.1777.9999 Korporátní politika 11 z 12
Lucembursko Luxembourg Postes et Telecom +800.1777.9999 Macao CTM +800.1777.9999 Malajsie Malaysia Telecom +800.1777.9999 Mexiko Telmex +866.376.0139 Nizozemsko Telecom Netherlands +800.1777.9999 Nový Zéland Telecom Corp +800.1777.9999 Norsko Telenor Nett +800.1777.9999 Filipíny PLDT +800.1777.9999 Polsko Polish Telcom +800.111.3819 Portugalsko CPRM +800.1777.9999 Singapur Singapore Telecom +800.1777.9999 Jihoafrická republika Posts & Telecom +800.1777.9999 Španělsko (včetně Kanárských ostrovů) Telefonica +800.1777.9999 Švédsko Telia Telecom AB +800.1777.9999 Švýcarsko (včetně Lichtenštejnska) Swisscom +800.1777.9999 Taiwan Chunghura Telecom +800.1777.9999 Thajsko Comm Authority of Thailand +800.1777.9999 Spojené království BT a CW +800.1777.9999 Korporátní politika 12 z 12