1 Pokyny pro uchazeče o výměnný pobyt 2018-19 druhá část Milý uchazeči, milá uchazečko, než se dostaneš do daleké ciziny, musíš zvládnout několik kroků. Jedním z nich je také správné vyplnění přihlášky (Application Form). V našem distriktu používáme na ulehčení celé administrativy přihlášky databázový systém RYEDB. Přístup do něho máš prostřednictvím přihlašovacího jména a hesla, která Ti již dříve poskytl Tvůj Rotary klub. V této databázi pod položkou + D. Documents and calendar, a potom 10. Downloadable documents list klikneš vlevo na Category - Outbounds, a tam najdeš všechny soubory, které jsou v dalším textu zvýrazněné červeným písmem. Věřím, že na Orientation Meetingu v Kroměříži jsi se dozvěděl/a nejenom všeobecná pravidla našeho programu, ale i jiné zajímavé detaily. Přesto můžeš kdykoliv najít stručnou charakteristiku a hlavně zásady toho programu v souboru Charakteristika- roční výměny 2018/19. Přihláška je standardní pro celý svět a musí být vyplněna/vytištěna v angličtině (mimo jmen a adres, ty se vyplňují v češtině/slovenštině), která je dorozumívacím jazykem v rámci Rotary na celém světě. Na první pohled se zdá být složitá, ale je to materiál, který jako jediný budou mít v zahraničí, kam jedeš na celý rok, a z tohoto důvodu musíš poskytnout komplexní údaje o sobě, svojí rodině, škole, ale také o svém zdravotním stavu a musí splňovat také některé právní náležitosti. Přihláška se skládá z více sekcí (A-G). Slovenský překlad přihlášky do programu najdeš pod názvem Prihláška na LongTerm - v slovenčine. Slouží pro Tvoji informaci, resp. pro situaci, když potřebuješ lékaře, rodiče nebo další osoby seznámit s tím, co jednotlivé strany přihlášky obsahují. Jak správně vyplnit celou komplexní přihlášku a ostatní věci jsi se dozvěděl/a v Kroměříži v neděli 26. 11.2017. Nyní stručně zopakujeme téma probíraná v Kroměříži. Přesný seznam toho, co všechno musí obsahovat komplexní přihláška je v souboru Checklist. Vytiskni si ho a podle něj kontroluj kompletnost přihlášky. Odevzdávat budeš 3 sady přihlášky a jednu si ponecháváš pro sebe, proto každou stranu/list musíš mít ve 4 exemplářích. Před prvním tiskem doporučuji nejprve pečlivě přečíst v RYEDB menu: RI. Read Instructions, hlavně bod 5. který doporučuje mít nainstalovanou poslední verzi Adobe Reader (jestliže ji nemáte, je zdarma na http://get.adobe.com/reader ) a nastavené odblokování pop- up oken. Na webové stránce http://www.rye2240.org/outboundi/vyplneni-prihlasky/ je umístěný soubor "Manuál ke správnému vyplnění přihlášky do programu Rotary Youth Exchange.pdf", který byl použit při prezentaci v Kroměříži. Obsahuje stručný obrázkový návod, jak vyplnit přihlášku a na co si dát pozor. Do RYEDB ho není možné umístit pro jeho přílišnou velikost. Na té stejné stránce je umístěn i tento návod. Jednotlivé strany přihlášky se tisknou z RYEDB v menu: A. Application Form A. 1. Official USA/Canada Application form view/print/export, kde se Vám objeví seznam stránek k tisku. Kliknutím na jakoukoliv z nich se Vám nejdříve objeví náhled strany v pdf. formátu (tj. jak bude stránka vypadat při tisku). Zkontrolujte si ji vždy před tiskem, jestli tam nejsou chyby a až potom kliknutím na ikonku tiskárna resp. diskety (úplně vlevo na bledě modrém proužku pod seznamem stránek a nad náhledem stránky) stránku vytiskněte, resp. si ji uložte pro následný tisk.
2 Pokyny pro uchazeče o výměnný pobyt 2018-19 druhá část Kliknutím na tlačítko Print all pages in 1 PDF file se vytvoří kompletní přihláška v pdf. formátu, kterou můžete uložit nebo vytisknout. Zkontroluje si, jestli jsou v A1 a E1 správné údaje o funkcionářích Rotary klubu (YEO-prezident). Pokud ne, kontaktujte YEO vašeho klubu a požádejte ho o opravu chybných údajů. Sekce A- osobní údaje- strana A1 a A2 v RYEDB v menu O.1. Student details modify, klikneš v horním řádku na Edit a zkontroluješ, případně doplníš a opravíš všechny údaje podle instrukcí z OM II., (resp. podle popisu položky vlevo nebo podle pokynů na konci tohoto dokumentu. Údaje (jména, ulice apod.) piš s diakritikou. Po zadání údajů se údaje uloží až po kliknutí na Update v horním řádku, jinak se ztratí. Zkontroluj, doplň, oprav a ulož také údaje v O.2 Student details modify- part 2. Zkontroluj, doplň, oprav a ulož také údaje o Tvé škole v S1 School new/modify. V momentě, kdy jsou všechny údaje správně, v menu A. 1. Official USA/Canada application form view/print/export, vytiskni barevně v dobrém rozlišení (ne oboustranně, tj. A1 a A2 každý na zvláštní list papíru): Page 01 A.1. (Pers info 1) Page 02 A.2. (Pers info 2). Vytiskni, resp. vytvoř 4 exempláře. Na každé A1 vlevo nahoře je vytištěná barevná fotka, na které se usmíváš, o rozměru 5x6.5 cm (hlava a hruď), kterou jsi předtím nahrál do RYEDB. Tuto fotku si necháte udělat u profesionálního fotografa a vezmete si ji od něho v souboru.jpg ve velikosti 1 2 MB - tato fotka bude později použita při tisku vizitek, které dostaneš na OM III. Fotku pojmenujete PŘÍJMENÍ_Jméno.jpg a pošlete mailem nazvaným PŘÍJMENÍ_Jméno_fotka_na_vizitku na mail czech.outbounds@rye2240.org, resp. slovak.outbounds@rye2240.org Termín návštěvy u fotografa: Do 1. 12.2017 Odeslat mailem nazvaným PŘÍJMENÍ_Jméno_fotka_na_vizitku na Pokud některý z tvých rodičů nezemřel, nebo nebyl zbaven rodičovských práv, tak musí být vyplněné všechny údaje i o něm a musí veškeré dokumenty podepsat. Na straně A 2 předposlední řádek od spod Total number of students, number of students in your grade level a údaj Your approx. rating nemusíš vyplňovat vůbec. Dále si zkopíruj 4x své vysvědčení ze školního roku 2016/17 (ne oboustranně). Do souboru Vysvědčenítranscript do angličtiny udělej přepis/překlad tohoto vysvědčení do angličtiny. Nedávej to nikam překládat, ověřovat ani nikomu podepisovat-udělej to sám/a! Potom jednostranně vytiskni a udělej tři kopie. Papíry sekce A seřaď v pořadí: A1, A2, kopie vysvědčení v češtině + jeho transkript do angličtiny.
3 Pokyny pro uchazeče o výměnný pobyt 2018-19 druhá část Termín dokončení sekce A: 10. 12.2017 Odeslat v.pdf mailem nazvaným PŘÍJMENÍ_Jméno_sekce_A na Sekce B- Dopisy a fotky- strana B1 B2, L1- L2 V RYEDB v menu A. Application form půjdeš do 3. Students letter a Tvoji rodiče do 4. Parents letter a tam na zadané anglické otázky vyplníte odpovědi- ANGLICKY. Odpovědi mají být přiměřeně rozsáhlé, ne jednou větou, Odpovědi studenta by měly být na 2-3 tiskové strany, dopis rodičů na 1-2 strany. Neodpovídej jenom na otázky, můžeš téma rozpracovat jako esej o Tobě a Tvojí rodině. Rodiče by měli napsat něco více o Tobě, emocionálně (je to pro host rodiče). Jestli máš nějaké problémy, potřeby, přání (psychické, zdravotní, rodinné) napiš to v této části. V menu A. 1. Official USA/Canada Application form/view/print/export vytiskni: Page 03 B1 (Letters Instructions) Page 04 B2 (Photos Instructions) Page 14 L1 (Student s Letter) Page 15 L2 (Parent s letter) Součástí OM II byla i prezentance, jak vytvořit stranu/strany s fotkami. Podle popisu vyber barevné fotografie (moje rodina, moje zájmy, pro mě důležité věci, můj dům), a příslušné stránky vlož do přihlášky. Jestli je to potřebné, napiš anglicky popisky k fotografiím (např. my schoolmates, my volleyball team, my piano ). Fotky si dej zkontrolovat a odsouhlasit od někoho dospělého (rotariáni, rodiče) - budou si je prohlížet lidé ve věku 50-80 let. Ve facebookové skupině "Outbounds 2018/19 - Rotary Youth Exchange D 2240 Czechia & Slovakia" A NA www.rye2240.org je umístěný soubor "AF fotky vzor.pptx", který je editovatelný a který použijte pro vytvoření strany/stran (max.3) s fotografiemi. Nezapomeňte na popisky fotek. L1, L2 tiskni jednostranně. B2 s fotografiemi a vytištěné B 1, L1 a L2 rozmnož 3x (na barevné kopírce). Pokud můžete, zkontrolujte své odpovědi s někým s dobrou angličtinou, nejlépe s rodilým mluvčím. Formuláře sekce B seřaď v pořadí: B1, B 2, L1, L2. Termín dokončení sekce B: 20. 12.2017 Odeslat v.pdf mailem nazvaným PŘÍJMENÍ_Jméno_sekce_B na
4 Pokyny pro uchazeče o výměnný pobyt 2018-19 druhá část Sekce C- zdravotní stav a lékařská prohlídka- strana C1-C2 V menu A. 1. Official USA/Canada application form view/print/export vytiskni (ne oboustranně) Page 05 C1 (Medical Info 1) Page 06 C2 (Medical Info 2) S jedním exemplářem obou stran dojdi ke svému lékaři, a požádej ho o vyšetření a vyplnění všech údajů o Tobě (vezmi si s sebou obě strany vytištěné i v češtině ze souboru Přihláška na LongTerm -v slovenčine, aby lékař rozuměl, co vyplňuje). Lékař vyplní všechna pole zaškrtnutím, pokud vypisuje, požádej ho, aby psal čitelně a anglicky. Pokud neumí a nevíš ani Ty, může to vyplnit latinsky. K bodu 7 na straně C2 Tě musí lékař poslat na test na TBC na plicní oddělení, datum a jeho výsledek potom opíše lékař (např. negat, pokud nemáš TBC). Na straně C2 očkování vyplň rukou podle očkovacího průkazu nebo přilož na čistém listě papíru. Jestli je potřeba (bod 8) lékař napíše informace na čistý list papíru s tvým jménem a podepíše ho. Dole na straně C2 musí lékař napsat čitelně své jméno, adresu, telefonní číslo (může otisknout razítko, ale čitelně). Až budete mít formulář kompletně vyplněný, obě strany C1 a C2 případně i doplňující listy musíš rozmnožit 3x (ne oboustranně) a každý exemplář musí lékař podepsat modrým perem a dopsat datum. Termín první návštěvy lékaře: Do 1. 12.2017 Termín odeslání scanu dokumentu: Do 24. 12.2017 Odeslat v.pdf mailem nazvaným PŘÍJMENÍ_Jméno_lékař na Sekce D- stav zubů a zubní prohlídka- strana D1 V menu A. 1. Official USA/Canada application form/view/print/export vytiskni,(příp. i oboustranně): Page 07 D1 (Dental Info) S jedním exemplářem navštiv svého zubního lékaře a požádej ho o vyšetření a vyplnění všech údajů o Tobě (aby lékař rozuměl, co vyplňuje, vezmi s sebou i stranu vytištěnou i v češtině ze souboru Přihláška na LongTerm- v slovenčine ). Zubní lékař vyplní všechna pole zaškrtnutím, resp. pokud lékař vypisuje, požádej ho, aby psal anglicky. Pokud neví a neumíš ani Ty, tak může latinsky. Až budete mít formulář vyplněný, stranu D1 a příp. doplňující list musíš rozmnožit 3x a každý exemplář musí zubní lékař podepsat modrým perem a dopsat datum. Termín odeslání scanu dokumentu: Do 24. 12.2017 Odeslat v.pdf mailem nazvaným PŘÍJMENÍ_Jméno_zubař na
5 Pokyny pro uchazeče o výměnný pobyt 2018-19 druhá část Sekce E- prohlášení studenta, rodičů, doporučení sponzorů- strana E1 V menu A.1. Official USA/Canada application form/view/print/export vytiskni: Page 08 E1 (Guarantee 1) Zkontroluj, zda jsou všechny údaje v části E (o klubovém YEO a prezidentovi) vyplněné. Pokud ne, požádej svého klubového YEO, aby je doplnil. Až poté vytiskni nebo rozmnož 3x. Dobře si ty i rodiče přečtěte slovenský překlad této sekce v Přihláška na LongTerm - v slovenčine aby Vám všem bylo jasné, k čemu se svým podpisem zavazujete. Sekce F- potvrzení přijímajícího distriktu, klubu a školy - strana F1 V menu A.1. Official USA/Canada application form/view/print/export vytiskni: Page 09 F1 (Guarantee 2) Vytiskni a 3x rozmnož. Sekce G- pravidla a podmínky výměny- strany G1-G2 V menu A.1. Official USA/Canada application form/view/print/export vytiskni: Page 10 G1 (Rules & conditions 1) Page 11 G2 (Rules& conditions 2) Společně s rodiči si pečlivě přečtěte slovenský překlad této sekce v Přihláška na LongTerm- v slovenčine, aby Vám všem bylo jasné, k čemu se svým podpisem zavazujete. Zkontroluj, jestli je správně vyplněný Emergency Contact (musí být někdo jiný, než otec a matka). Vytiskni a 3x rozmnož. Termín dokončení sekce E, F a G: 10. 1.2018 Zařadit do zkompletované přihlášky Ostatní dokumenty: Kopie pasu Udělej 4 kopie dvojstrany pasu, kde jsou osobní údaje a fotografie. Pokud nemáš pas, nebo platnost Tvého pasu vyprší dříve než 15. ledna 2020, zažádej si co nejdříve o vyhotovení nového pasu. Vyřízení žádosti trvá zpravidla 30 dní. Termín podání žádosti o nový pas: 1. 12.2017 Zajít na úřad
6 Pokyny pro uchazeče o výměnný pobyt 2018-19 druhá část Prohlášení o ochraně osobních údajů Do 15.12.2017 dostanete mailem formulář o ochraně osobních údajů, včetně pokynů k jeho vyplnění. Formulář vytisknete, podepíšete společně s rodiči a přiložíte k finální verzi přihlášky ( ve 4 vyhotoveních). Kopie rozhodnutí soudu o svěření dítěte (rozvedení rodiče, adopce, opatrovník). Přikládáš jen jednu kopii v případě, že rozhodnutím soudu (po rozvodu rodičů), byl jeden z rodičů zbaven rozhodující pravomoci o tobě, tedy byl zbaven rodičovských práv. V tom případě není potřebný (ale může být), podpis tohoto rodiče na žádném listě. V případě jiných situací (adopce, opatrovník apod.) nebo dalších nejasností, konzultuj s předsedou DVVM. Odevzdání přihlášky sponzorskému klubu Svoji přihlášku musíš odevzdat kompletní svému Rotary klubu nejpozději do 12. 1. 2018, ale klub Ti může určit i dřívější datum, které musíš respektovat. Potvrzení od lékaře a zubního lékaře vyžadují více času, proto doporučuji s nimi začít. Přihlášku přines na schůzku svého klubu ve čtyřech stejnopisech - sadách, úplnost zkontroluj podle Checklist. Jednotlivé strany/listy seřaď v každé sadě v pořadí podle sekcí. (A s vysvědčeními, B, C, D, E, F, G), za to přilož kopii pasu. Čtvrtou sadu si ponechej pro vlastní potřebu. Na odevzdání přihlášky se dostav spolu s rodiči, protože budete před rotariánem podepisovat přihlášku (každý exemplář modrým perem) přičemž rotarián bude jako svědek potvrzovat pravost podpisu. Ty a rodiče budete podepisovat přihlášku na stranách E1, G2. Rotariánovi odevzdáš 3 sady přihlášky, čtvrtou sadu si ponechej pro vlastní potřebu se všemi podpisy včetně podpisu rotariána, který od Tebe přihlášku převzal. Termín odevzdání přihlášky sponzorskému klubu: Do 12. 1.2018 Odevzdání a podepsání 4 vyhotovení přihlášky, 1x podepsanou vzít zpět Změna preferencí zemí Nezapomeň, že pokud chceš rozšířit nebo změnit preference zemí, čím dříve tak uděláš, tím pravděpodobnější bude možné jejich zohlednění. V tom případě znovu vyplň formulář P5a Preference zemí, podepiš společně s rodiči, naskenovaný formulář se změnami a podpisy pošli na czech.outbounds@rye2240.org, resp. slovak.outbounds@rye2240.org ve formátu.pdf), a současně vyplň to samé do formuláře na stránce www.rye2240.org/preference Originál změněného P5a poté odevzdáš ve svém sponzorském klubu.
7 Pokyny pro uchazeče o výměnný pobyt 2018-19 druhá část Preference zemí, které jste odevzdali na OM II, JSOU ZÁVAZNÉ, tedy není možné již výběr zemí ZUŽOVAT. Tedy, je možné POUZE změnit čísla u jednotlivých zemí a rozšířit (změnit "x" na číslo). Tyto změny můžete udělat nejpozději do 24. 12. 2017. Není však dovolené zúžit výběr akceptovatelných zemí (změnit číslo na "x"). Termín pro změnu preferencí: Do 15. 12.2017 Vyplnit znovu formulář P5a, stejně vyplnit elektronický formulář na www.rye2240.org/preference podepsat, scan odeslat v.pdf mailem nazvaným PŘÍJMENÍ_Jméno_změna_preferencí na czech.outbounds@rye2240.org nebo na slovak.outbounds@rye2240.org Všeobecné pokyny pro vyplnění údajů v RYEDB Telefonní čísla piš vždy včetně mezinárodních y meziměstských směrových čísel tj. např. +420 48 5851 2522, +420 905 900 200 atd. - bez pomlček Příjmení vypisuj vždy velkými písmeny (NOVÁK), ostatní jména normálně (Petr) State/Province nevyplňuj nikde, používá se v USA, Kanadě apod. Country- všude uváděj- Czechia nebo Slovakia List of courses- seznam předmětů, které máš v tomto školním roce (anglicky) Occupation- znamená povolání (teacher, student, manager, enteprenuer, housewife, policman apod.), ne zaměstnavatel- vyplňuj anglicky Title- znamená funkci (headteacher, classteacher, professor, executive, judge, principal, apod.) ne titul (Ing., Mgr., apod.) Tituly Ing. apod. nikde neuváděj, ani ve formulářích Pokud některý z tvých rodičů nežije- uveď v místě pro jméno deceased a jiné údaje nevyplňuj Pokud jsou tvoji rodiče rozvedení, uveď údaje o biologických rodičích, ne o nevlastních rodičích (to jen v případě, že Tě nevlastní rodič adoptoval a má veškerá rodičovská práva) Pokud jsou rodiče rozvedení, a rozhodnutím soudu byl výkon veškerých rodičovských práv svěřen jen jednomu z rodičů, tedy druhý rodič byl všech rodičovských práv zbaven, údaje o druhém nemusíš uvádět, ani mít jeho podpisy, ale musíš originál rozhodnutí soudu předložit k nahlédnutí svému klubu a k přihlášce přiložit jednu kopii. Měj však na paměti, že toto rozhodnutí vydávají soudy velmi zřídka, např. rozhodnutí soudu o svěření dítěte do výhradní péče matky neznamená, že otec byl zbaven rodičovských práv, a i v tomto případě budeš potřebovat jeho podpisy. Pokud rodičovská práva vykonává někdo jiný (Legal Guardian) uveď údaje této osoby. Situaci jasně vysvětli v Student s Letter, otázka 4., příp. 5. a případně také v Parent s Letter. Pokud máš omezení stravy (dietu), uveď jasně, jaká jídla nemůžeš jíst, jasně napiš, zda jsou tato omezení na základě rozhodnutí lékaře, nebo založené na tvém náboženském, či jiném přesvědčení. Native language- napiš Czech, Slovak, Hungarian, Serbian apod., nepoužívej zkratky. Znalost cizích jazyků uveď podle vlastního hodnocení. Nouzový (emergency) kontakt musí být někdo jiný než rodiče (např. soused, rodinný přítel, příbuzný apod.) a zároveň někdo, kdo nežije s rodiči ve společné domácnosti a mluví anglicky. Je to pro případ, že rodiče nebudou zastiženi a záležitost nesnese odkladu (např. pokud je třeba souhlas rodičů k něčemu jako je operace apod.)