E-BILLING UŽIVATELSKÝ MANUÁL. Platí od

Transkript

1 E-BILLING UŽIVATELSKÝ MANUÁL Platí od

2 Obsah 1. E-BILLING 1.1 Úvod Registrační proces 2.1 Registrace do DHL E-BILLING Postup registrace do DHL E-BILLING Přihlášení do DHL E-BILLING 3.1 Standardní přihlášení do do DHL E-BILLING Zapomenuté heslo Popis aplikace E-BILLING 4.1 Pracovní Plocha Zobrazení nepřečtených faktur, práce s fakturami Můj profil Hledat Nápověda

3 1. E-BILLING 1.1.Úvod ebilling je moderní, ekologický a efektivní způsob předávání daňových dokladů v elektronické podobě, která plnohodnotně nahradí tištěnou verzi. Jako alternativu k zasílání faktur poštou nebo faxem nabízí internet nejen rychlé a přesné řešení zpracování faktur, ale i velké výhody spojené s prohlížením a správou finančních dokumentů on-line. Zákazníci, kteří se registrují k ebillingu, budou dostávat y, jejichž přílohou budou faktury ve formátu PDF. Zároveň mají možnost přihlásit se do DHL ebillingu a stáhnout své faktury v jiných formátech nebo procházet on-line roční historii svých předchozích faktur. Pokud jste zákazník DHL, máte možnost připojit se k systému ebilling. Vyplňte online žádost o přístup nebo kontaktujte DHL zákaznický servis. Ihned poté, co vám budou zaslány přístupy do systému, můžete začít plně využívat DHL ebilling systém pro přístup k fakturám v elektronické podobě. Další z nesporných výhod tohoto systému je možnost přístupu libovolného počtu vámi zvolených osob do aplikace, každá osoba bude mít své vlastní přihlašovací údaje. Přílohy, především CMRs, jsou archivovány na terminále. Na vyžádání Vám příslušný dokument poskytneme

4 2. Registrační proces 2.1.Registrace do DHL E-BILLING DHL zákazník přistupuje do DHL ebilling systému přes webové rozhraní kde vyplní formulář k registraci. Jeho požadavek bude odeslán ke zpracování kompetentním osobám. Vzhledem k procesu ověření a nastavení registrace v interních systémech, je nutné počítat, že přístup do aplikace ebillingu bude zákazníkovi odeslán v rámci pěti pracovních dnů Postup registrace do DHL E-BILLING Jděte na a klikněte na tlačítko Registrovat: - 4 -

5 Objeví se toto okno: Připravte si již dříve přijatou fakturu od DHL a vyplňte tato pole: Číslo zákaznického účtu naleznete na faktuře od DHL Freight (tvar čísla: _0001) Název společnosti vyplňte název vaší společnosti Jméno kontaktní osoby vyplňte jméno kontaktní osoby ová adresa , na který vám budou přicházet faktury od DHL Telefonní číslo vyplňte telefonní číslo kontaktní osoby DIČ vyplňte DIČ vaší společnosti Jazyk zvolte preferovaný jazyk (pozor! Netýká se jazyku faktur, ale pouze prostředí aplikace) Číslo faktury opište číslo faktury Celkový součet opište celkový součet z faktury částku vč. DPH Zaškrtněte Souhlasím s Podmínkami použití webových stránek DHL. Pro přečtení podmínek klikněte na fialový text Podmínkami použití webových stránek DHL. Pro odeslání registrace klikněte na tlačítko Uložit. Na zvolený vám bude zasláno vygenerované heslo. Při prvním přihlášení do DHL ebilling budete systémem vyzváni ke změně hesla, kde si zvolíte vlastní heslo

6 3. Přihlášení do DHL E-BILLING 3.1. Standardní přihlášení do DHL ebilling Jděte na a klikněte na tlačítko Přihlásit. Zde klikněte na poslední slovo věty Stávající uživatelé se mohou přihlásit zde. Nebo využijte přímý odkaz Vyplňte tato pole: Uživatelské jméno jako uživatelské jméno slouží ová adresa, kterou jste zadali při registraci Heslo Vaše heslo Pro přihlášení klikněte na tlačítko Přihlášení - 6 -

7 3.2.Zapomenuté heslo V případě, že jste zapomněli svoje přihlašovací heslo do DHL ebilling, jděte na vyplňte své uživatelské jméno ( ová adresa) a klikněte na fialový text Zapomněli jste své heslo? Zobrazí se dotaz, zda pořadujete zaslat své heslo na vaši ovou adresu. Potvrďte kliknutím na tlačítko OK a vyčkejte až Vám heslo přijde na

8 4. Popis aplikace DHL E-BILLING 4.1.Pracovní plocha Po přihlášení do DHL ebilling se nacházíme na úvodní straně Kdykoliv je možné se sem vrátit kliknutím na záložku Pracovní plocha 4.2.Zobrazení nepřečtených faktur, práce s fakturami Nezobrazené faktury zobrazíme tlačítkem Náhled (viz. obrázek nahoře) Tyto faktury je možné seřadit kliknutím do záhlaví sloupce, například na Datum odesílání tím se seřadí dle stáří. U Nepřečtených se zobrazuje červená tečka ve sloupci Nepřečtené. Po přečtení se již červená tečka nezobrazí

9 Každou fakturu je možné rozkliknout po kliknutí na řádek s fakturou se objeví následující okno: Náhled v PDF je možné posunovat (scrollovat) a prohlížet. Po kliknutí na rozbalovací pole vlevo nahoře (viz. Předchozí obrázek) je možné stáhnout fakturu v různých formátech (XML, PDF, EBXML, CSV). Vybereme požadovaný formát a klikneme na tlačítko stáhnout: Vybereme, kam chceme uložit soubor a potvrdíme cestu. Taktéž je možné soubor pouze otevřít (např. v Acrobat Readeru) a nikam jej neukládat

10 Takto vypadá faktura v PDF: Strana 1:

11 Strana 2: 4.3.Můj profil Po kliknutí na záložku Můj profil se objeví toto okno: Pro změnu jazyka rozklikněte rozbalovací pole Jazyk. Vyberte požadovaný jazyk a potvrďte jej tlačítkem Uložit

12 Pro změnu hesla vyplňte nové heslo do pole Vložte nové heslo a zopakujte jej v poli Potvrďte nové heslo. Změnu hesla potvrďte tlačítkem Uložit. Pro přidání nového uživatele zaškrtněte výběrové políčko a stiskněte tlačítko Přidat nového uživatele nad výběrovým políčkem: Vyplňte ovou adresu uživatele, kterého chcete přidat a pokračujte kliknutím na tlačítko Pokračování. Vložte jméno kontaktní osoby Proces přidání nového uživatele dokončete kliknutím na tlačítko Uložit

13 Na zadaný dorazí zpráva s vygenerovaným jednorázovým heslem: Po přihlášení jej systém vyzve ke změně hesla: Vložte Nové heslo (2x) a pokračujte tlačítkem Změnit heslo

14 4.4.Hledat Tato funkce se používá pro vyhledání faktur. Kliknutím na Hledat ve vodorovném menu se zobrazí možnosti Vyhledávání faktury. Zde máte možnost zadat jedno nebo více kritérií pro vyhledávání. Kritéria, která jsou k dispozici: Účet Číslo zákaznického účtu (k dispozici je rozbalovací seznam pro čísla účtů, na která máte přístup) Číslo faktury. Nepřečtené zaškrtnuté ano, nezaškrtnuté ne, tedy nezaškrtnuté znamená ty, které byly přečteny (faktura se z pohledu aplikace považuje za přečtenou, když Vy nebo někdo jiný ve Vaší společnosti oprávněný používat ebilling s uvedeným zákaznickým číslem účtu fakturu již otevřel). Typ faktury rozbalovací seznam všech možných typů faktur Status faktury: 1. Nepodařilo se poslat obsahující fakturu nebyl zákazníkovi doručen, je k dispozici pouze v elektronické podobě. Můžete požádat DHL, aby vám byla zpráva opětovně odeslána nebo si fakturu stáhnout z online aplikace. 2. Odeslání - obsahující fakturu je v procesu odeslání zákazníkovi. 3. Poté, co bude odeslán se status změní na Odeslané. 3. Odeslané obsahující fakturu byl odeslán na adresu zákazníka. 4. Vezměte prosím na vědomí, že to nezaručuje potvrzení o doručení. Datum - od - do (časové období pro data vystavení faktury) Vyplníme všechna požadovaná kritéria a spustíme hledání tlačítkem Hledat

15 Výsledek hledání: Dále pokračujeme jako v bodě

16 4.5.Nápověda Nápovědu naleznete pod záložkou Nápověda Zde naleznete například požadavky na heslo: Je nejméně 8-mi místné Obsahuje nejméně 3 druhy znaků (velká písmena, malá písmena, čísla a interpunkční znaky) Není odvozeno od vaší ové adresy