PR03 - ZPRACOVÁNÍ PŘIHLÁŠKY KE STUDIU A PŘEVOD UCHAZEČE DO IS/STAG PROCES: PR03 - PŘIJÍMACÍ ŘÍZENÍ ČÍSLO 03 KARVINÁ, 2011 REVIZE, 2013 Publikováno:20.9.2013 10:43:20
Obsah OBSAH Obsah... 1 Úvod... 1 Workflow procesu zpracování přihlášky a její převod do IS/STAG... 2 PR03-1: Doručení přihlášky... 3 PR03-2: evidence přihlášky Podatelnou... 3 PR03-3: předvyplnění přihlášky podatelnou... 3 PR03-4: převod e-přihlášky do IS/STAG... 4 PR03-5: kontrola přihlášky... 6 ÚVOD Workflow přijímacího řízení se skládá z šesti dílčích procesů, jak je popsáno v následující tabulce. Následující dokument popisuje zpracování přihlášky ke studiu na Slezské univerzitě, Obchodně podnikatelské fakultě (proces PR03). Předpoklady: proces PR03 je možno zahájit až po dokončení procesů PR01 a PR02. Související procesy: Poznámka: související procesy jsou popsány ve svých vlastních dokumentech. Kód Název procesu. PR01 Nastavení parametrů přijímacího řízení. PR02 Vyplnění přihlášky ke studiu uchazečem, E-přihláška. PR03 Zpracování přihlášky a převod uchazečů z webu do STAGu. (popsáno v tomto dokumentu) PR04 Příprava realizace přijímacích zkoušek. PR05 Vlastní průběh přijímacích zkoušek a jejich vyhodnocení. PR06 Odeslání hlášení o přijímacím řízení na ÚIV Související dokumenty: Pokyn kvestora č. 4/2011 k evidenci poplatků za úkony spojené s přijímacím řízením stanovených podle 58 odst. 1 zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách), ve znění pozdějších předpisů. 1/9 SU OPF v Karviné
Workflow procesu zpracování přihlášky a její převod do IS/STAG WORKFLOW PROCESU ZPRACOVÁNÍ PŘIHLÁŠKY A JEJÍ PŘEVOD DO IS/STAG Tabulka 1 - Schéma zpracování přihlášky zaslané uchazečem. Pořadová čísla činností odpovídají číslům kapitol s podrobným popisem PR03 Fakulta-podatelna SU OPF v Karviné 20.9.2013, revize 20.9.2013 Uchazeč Uchazeč Zpracování přihlášky a její převod do STAGu Studijní oddělení 1 Doručení přihlášky ke studiu Uchazeč zašle správně vyplněnou přihlášku ke studiu v elektronické nebo papírové podobě. Studijní oddělení 2 Podatelna Papírový formulář Evidence přihlášky podatelnou Papírová nebo Elektronická(web) podoba? Web 4 Přihlášku převede do STAGu studijní oddělení Nabídkou Převod E-přihlášky do přijímacího řízení referentka SO vyhledá uchazeče dle RČ a převede ho do STAGu. Studijní oddělení Podatelna přihlášku zaeviduje. 5 Kontrola přihlášky 3 Podatelna Předvyplnění přihlášky podatelnou Podatelna zadá nabídkou Zadání uchazeče jednotlivě RČ, jméno a příjmení. Referentka SO zkontroluje správnost a úplnost zadaných údajů uchazečem. Pokud přihláška nebyla zadána elektronicky, vyplní údaje ručně. Zadá: - termín zkoušky; - vyplní kódy do poznámky; -vyplní VŠ, pokud se uchazeč hlásí z jiné VŠ. Konec procesu PR03 2/9 SU OPF v Karviné
PR03-1: Doručení přihlášky Proces PR03 popisuje zpracování přihlášky uchazeče ke studiu od jejího doručení elektronicky nebo poštou na příslušnou fakultu, její zaevidování podatelnou, předání přihlášky studijnímu oddělení, převod uchazeče do přijímacího řízení IS/STAG a kontrolu uchazečem zadaných údajů studijní referentkou. Výsledkem procesu je uchazeč převedený do prvního nebo druhého kola přijímacího řízení na termín SCIO nebo na konkrétní termíny přijímacích zkoušek. Konkrétní termíny určí vedoucí studijního oddělení dle počtu uchazečů přihlášených na jednotlivé obory. PR03-1: DORUČENÍ PŘIHLÁŠKY Uchazeč vyplní e-přihlášku na webu nebo pošle poštou vyplněnou, zkontrolovanou a podepsanou přihlášku ke studiu na příslušnou součást Slezské univerzity. Přihláška je zpracována studijní referentkou nebo podatelnou: 1) Studijní referentkou, pokud byla uchazečem zadána elektronicky přes webový portál univerzity, viz dále kapitolu PR03-3: předvyplnění přihlášky podatelnou na straně 3. 2) nebo podatelnou, pokud uchazeč vyplnil ručně papírovou přihlášku a tu odeslal na fakultu (formulář SEVT), viz kapitoly PR03-2: evidence přihlášky Podatelnou a PR03-3: předvyplnění přihlášky podatelnou. PR03-2: EVIDENCE PŘIHLÁŠKY PODATELNOU Pracovnice podatelny přihlášky zaeviduje. Všechny došlé přihlášky eviduje ve spisové službě. Přihlášku naskenuje a jako přílohu ji zadá k záznamu příslušného uchazeče do spisové služby. PR03-3: PŘEDVYPLNĚNÍ PŘIHLÁŠKY PODATELNOU Přihlášky, které došly vyplněné na formuláři SEVT, zadá do STAGu nabídkou Přijímací řízení > Zadání uchazeče jednotlivě. Vyplní údaje v sekcích Uchazeč a Obory. Po zadání SEVT přihlášek si pro kontrolu si vytiskne seznam zadaných přihlášek nabídkou Přijímací řízení > Došlá pošta. Takto zadané přihlášky pak již dále zpracovávají referentky studijního oddělení. 3/9 SU OPF v Karviné
PR03-4: převod e-přihlášky do IS/STAG PR03-4: PŘEVOD E-PŘIHLÁŠKY DO IS/STAG Pokud byly přihlášky zadány uchazeči elektronicky prostřednictvím portálu univerzity, studijní referentky je PRŮBĚŽNĚ převádějí nabídkou Přijímací řízení > Převod E-přihlášky do přijímacího řízení do IS/STAG (viz pokyn kvestora č. 4/2011, Čl. 2, bod 2). Převádějí se pouze zaplacené přihlášky, u nichž byla platba za přijímací řízení správně spárována s předpisem platby (uchazečovou přihláškou). Obrázek 1 - Vyhledání uchazeče na portále pro převod jeho e-přihlášky do IS/STAG. Na výběrové obrazovce si zkontrolujte, zda je nastavena volba Nepřevedení. Uchazeče vyhledáte nejlépe dle rodného čísla, můžete také podle příjmení a jména, avšak pozor na duplicity. Vyhledání spustíte klávesou F8. 4/9 SU OPF v Karviné
PR03-4: převod e-přihlášky do IS/STAG Obrázek 2 - Převedení uchazeče do přijímacího řízení IS/STAG. Důležité: Před převodem zahraničních uchazečů (zejména ze Slovenské republiky) z portálu SU do IS/STAG musí studijní referentka bezpodmínečně zkontrolovat, zda uchazeč si již dříve nepodal přihlášku pod jiným rodným číslem. Např. uchazeč zadal do e-přihlášky své pseudorodné číslo, ale v přijímacím řízení v IS/STAG je z minulosti veden pod svým platným rodným číslem. Pokud takového uchazeče studijní referentka najde, nepřevádí uchazeče a musí bezpodmínečně informovat vedoucího SOF a ten lokální administrátory IS/STAG. Kontrolu provede studijní referentka následovně: 1) Otevře si druhou obrazovku klienta IS/STAG. 2) V nabídce Přijímací řízení > Zadání uchazeče jednotlivě přepne obrazovku do vyhledávacího režimu klávesou F7 a zadá prvních 6 míst pseudorodného čísla uchazeče zakončeného znakem %. Klávesou F8 spustí vyhledávání. 3) Podle jména a příjmení vyhledaných uchazečů zkontroluje, zda uchazeč již nebyl dříve převeden do přijímacího řízení pod jiným rodným číslem. Pokud takového uchazeče nalezne, NEPŘEVEDE e-přihlášku do IS/STAG nabídkou Přijímací řízení > Převod e-přihlášky do přijímacího řízení. Zároveň předá vytištěné e-přihlášky vedoucímu SOF a ten dále lokálním administrátorům IS/STAG a ti zajistí opravu RČ nebo pseudorodného kódu v modulu přijímacího řízení IS/STAG. Zároveň budou informovat SOF a uchazeče o provedených změnách. Poznámka: Kontrolu je velmi důležité provést. Počty uchazečů se zasílají na ÚIV a ÚIV kontroluje počty přijatých studentů na SIMS. Kdyby uchazeč existoval v přijímacím řízení 2x a byl by přijat jako jeden student, docházelo by ke zkreslování výsledků přijímacího řízení. Po zobrazení daného uchazeče před jeho převedením do IS/STAG studijní referentka zkontroluje: 1) fakultu a obor, na který se hlásí (uchazeč se může hlásit na více fakult), 5/9 SU OPF v Karviné
PR03-5: kontrola přihlášky 2) označí uchazeče zatržítkem, čímž ho vyberete k převodu, 3) tlačítkem Převést převede uchazeče do přijímacího řízení IS/STAG. PR03-5: KONTROLA PŘIHLÁŠKY Referentka studijního oddělení zkontroluje, zda uchazeč vyplnit do e-přihlášky všechny potřebné údaje. Pokud přihlášku uchazeč vyplnil pouze do papírového formuláře, musí referentka kompletně celou přihlášku zadat ručně do přijímacího řízení IS/STAG. Dále zkontroluje, zda uchazeč přiložil k přihlášce maturitní vysvědčení (MV), doklad o platbě a lékařské potvrzení (pouze pro program GAHOT). Nabídkou Přijímací řízení > Zadání uchazeče jednotlivě si pomocí rodného čísla vyhledá uchazeče a zkontroluje: Obrázek 3 - Kontrola základních údajů zadaných uchazečem a oborů, na které se hlásí. 1) v sekci Uchazeč zkontrolujte, zda souhlasí převedené údaje do přijímacího řízení s papírovou přihláškou, 2) v sekci Obory zkontrolujte hlavně typ, formu, obor a fakultu studia. 3) Na záložce Trvalá adresa zkontrolujte adresu místa bydliště. U slovenských studentů, zda mají zadáno č.p. v poli Číslo a PSČ musí být zadáno bez mezery (např. 02811, ne 028 11). 6/9 SU OPF v Karviné
PR03-5: kontrola přihlášky 4) Záložka Odkud SŠ. Zkontrolovat, zda má uchazeč vyplněnu střední školu, kterou absolvoval: 5) Záložka Známka ze SŠ : a) zkontrolujte, zda má uchazeč vyplněn cizí jazyk, který si uchazeč přeje studovat, b) zda má uvedenu správnou prioritu studijního oboru, c) do poznámky uveďte další upřesňující kódy (na pořadí nezáleží, musí být odděleny čárkou): MV - chybí úředně ověřený doklad maturitního vysvědčení, D - chybí ověřený doklad VŠ diplomu, LP chybí doložit doklad o zdravotní způsobilosti pro obor hotelnictví, SCIO uchazeč zaslal originál certifikátu společnosti SCIO. Jakmile uchazeč MV, D, LP doručí, nezapomeňte mu příslušný kód v poznámce smazat. 6) Záložka Adresa doručování. Vyplňte se pouze tehdy, když adresa doručování je různá od adresy bydliště. 7) Záložka Termín zkoušky. Záložku se nevyplňuje, ponechejte prázdné. Termíny budou uchazečům přiřazeny vedoucím studijního oddělení nabídkou Přijímací řízení > Komise, termíny, studenti na termínu (popsáno v procesu PR04). 8) Záložka Přehled oborů. Na této záložce studijní referentka zkontroluje obory, na které se uchazeč hlásí a jejich priority. 7/9 SU OPF v Karviné
PR03-5: kontrola přihlášky 9) Záložka Odkud VŠ. Pokud se uchazeč hlásí z jiné VŠ, studijní referentka vybere školu ze seznamu a zbývající údaje doplníte ručně. 10) Záložka Dokt. studium. Pokud se uchazeč hlásí na doktorské studium, studijní referentka vyplní katedru, školitele a název individuálního studijního plánu. Proces zpracování přihlášek probíhá nepřetržitě po celou dobu přijímání přihlášek ke studiu. Pro první kolo se přihlášky přijímají v období od začátku listopadu do konce února následujícího roku, pro druhé kolo od začátku dubna do poloviny července kalendářního roku. Proces je ukončen zpracováním všech došlých přihlášek uchazečů o studium. 8/9 SU OPF v Karviné