ECTS VÝJEZDY MOBILITY KARVINÁ, /06 návod doplněn o postup při vyplňování cizích studií. Publikováno: :18:50

Transkript

1 ECTS VÝJEZDY MOBILITY KARVINÁ, /06 návod doplněn o postup při vyplňování cizích studií. Publikováno: :18:50

2 Obsah OBSAH Obsah... 2 Úvod... 3 Schéma ECTS výjezdu studenta ) Zavedení studenta na výjezd ) Zadání předmětů... 8 Ad a) Doplnění předmětů studentem... 9 Ad b) Doplnění předmětů ECTS Koordinátorem Ad c) doplnění předmětů studijní referentkou ) Tisk ECTS dokumentů ) Evidence změn ) Podpis CHanges Learning Agreement (CH-LA) ) Absolvování studia na cizí univerzitě ) Doplnění dat z ToR ) Schválení ToR ) Převod předmětů z ToR do jednorázových předmětů /15 SU OPF v Karviné

3 Úvod ÚVOD Aplikace slouží školním ECTS koordinátorům ke správě studentských krátkodobých výjezdů prostřednictvím ECTS v informačním systému studijní agendy (dále jen IS/STAG). Z pohledu školy provozující IS/STAG se jedná o vlastní studenty, kteří vyjíždějí na krátkodobý pobyt na jinou školu. K aplikaci mají přístup pouze uživatelé s rolemi ECTS koordinátor instituce nebo ECTS koordinátor fakulty. Zatímco fakultní koordinátor může spravovat pouze výjezdy příslušející k jeho fakultě, institucionální koordinátor může spravovat výjezdy všech součástí univerzity. Aplikace neřeší podpis bilaterální dohody pro realizaci mobilit studentů mezi SU OPF a příslušnou fakultou zahraniční univerzity. Aplikace také neřeší výběr studentů, kteří pojedou na výjezd. Za výběrová řízení a obsazení míst v rámci příslušných bilaterálních dohod jsou zodpovědné katedry nebo jiné součásti fakulty. Studenti univerzity, kteří prošli výběrovým řízením a chtějí vycestovat na krátkodobý pobyt na zahraniční univerzitu prostřednictvím ECTS, musejí oficiální cestou (dle pravidel školy, např. na studijním oddělení) zažádat o zaevidování tohoto výjezdu. Studenti nemají možnost přidávat si své výjezdy sami prostřednictvím této aplikace. Tuto možnost nemají v portletu ani ECTS koordinátoři, přidání výjezdu může provést pouze studijní referentka. Následující dokument popisuje proces výjezdu studenta z hlediska jeho evidence a administrace v IS/STAG. Související dokumenty OPF: Název dokumentu Odkaz na webu OPF 3/15 SU OPF v Karviné

4 Schéma ECTS výjezdu studenta SCHÉMA ECTS VÝJEZDU STUDENTA Mobility SU OPF v Karviné Proces:ECTS Výjezdy Příprava výjezdu Pobyt na cizí univerzitě Po návratu z cizí univerzity 1 Začátek procesu ECTS - Výjezdy Studijní oddělení Zavedení studenta na výjezd Po výběrovém řízení 4 Došlo ke změnám ve volbě předmětů? Ano Student Změny předmětů 7 Student Zavedení dat z ToR Ihned po návratu Studijní referentka přidá studenta na výjezd. Během výjezdu Zavedení dat z Transcript of Records do IS/STAG. Student nebo Koordinátor nebo Studijní referentka 2 Zadání předmětů Během pobytu na cizí univerzitě si student může změnit studované předměty. Tisk Changes Learning Agreement. Ne 8 Koordinátor Schválení ToR Po přiřazení studenta na výjezd Student/Koordinátor/Studijní referentka vyplní předměty, které bude student na výjezdu studovat. 3 Koordinátor Tisk ECTS dokumentů Odjezd na cizí univerzitu 5 Koordinátor Podpis CH-LA Během výjezdu Oba koordinátoři vysílající školy, oba koordinátoři cílové školy a student podepíší Changes Learning Agreement. Návrat z výjezdu Schválení předmětů z Transcript of Records. Návrh naší klasifikace, kreditů a případně nahrazovaného předmětu. 9 Ihned po návratu Studijní oddělení Převod předmětů z ToR do jednorázových předmětů Před výjezdem Koordinátor může kdykoliv vytisknout: 1) Proposal of Recognition 2) Transcript of Records 3) Application Form 4) Learning Agreement 6 Student Absolvování Před návratem Tisk Transcript of Records Ihned po návratu Studijní referentka převede předměty z ToR do jednorázové předměty. Konec procesu ECTS - Výjezdy Obrázek 1 Schéma postupu výjezdu studenta na krátkodobý pobyt do zahraničí na cizí univerzitu. Čísla jednotlivých kroků korespondují s čísly kapitol dále v dokumentu, ve kterých jsou jednotlivé kroky podrobně popsány. 4/15 SU OPF v Karviné

5 Schéma ECTS výjezdu studenta STAVOVÝ DIAGRAM VÝJEZDU STUDENTA: Za správný stav studenta na výjezdu zodpovídá fakultní koordinátor. 5/15 SU OPF v Karviné

6 Zavedení studenta na výjezd 1) ZAVEDENÍ STUDENTA NA VÝJEZD Oddělení zahraničních styků nahlásí studijnímu oddělení fakulty (dále jen SOF) seznam studentů, kteří byli vybráni na krátkodobý studijní pobyt do zahraničí. Referentka studijního oddělení zadá výjezd studentovi v klientovi IS/STAG nabídkou Studenti>Evidenční karta studenta do formuláře ES0010-Evidenční karta studenta, záložka Výjezdy. Studijní referentka: Obrázek 2 Vyplnění záložky Výjezdy na formuláři ES0010-Evidenční karta studenta. a) vybere Typ výjezdu ze seznamu, b) vybere Stát ze seznamu, c) vybere Název školy a Město ze seznamu, d) vyplní fakultu, pokud je známa, e) zadá Datum výjezdu, f) vybere ze seznamu způsob financování studia dle matriky, a zda student žádá o grant na osobní výdaje při výjezdu. g) modře orámované údaje vyplní, pokud jsou o cizí univerzitě známy. Zadané údaje uloží klávesou F10. Obsah pole Stav výjezdu se změní na Vznikl krátkodobý výjezd. 6/15 SU OPF v Karviné

7 Zavedení studenta na výjezd Po zadání základních údajů o výjezdu nyní musí fakultní ECTS koordinátor doplnit údaje o cizí univerzitě a o ECTS koordinátorech na domácí univerzitě. Uživatel s rolí ECTS koordinátor pracoviště po přihlášení do portálu v nabídce IS/STAG>ECTS-výjezdy nejprve vyhledá studenty na výjezdech: Obrázek 3 Zadání kritérií pro vyhledání studentů na výjezdu. Pro vyhledání studentů klikněte na tlačítko Hledat. Červeně orámovaným polím věnujte při zadávání kritérií zvýšenou pozornost. V horní části aplikace je k dispozici vyhledávací formulář studentů. Kromě obvyklých položek jsou k dispozici další kritéria týkající se přímo výjezdů: a) Jsem koordinátor. Je-li vybráno ANO, pak vyhledá pouze takové studenty, u nichž je alespoň jeden výjezd, ke kterému jste přiřazen jako jeden z koordinátorů. b) Stav mobility. Je-li vybrána jedna z možností, pak vyhledá pouze takové studenty, u nichž je alespoň jeden výjezd, který je v daném stavu mobility. Tedy například Před výjezdem. c) Aktuálnost stavu. Vyhledá studenty, kteří jsou před příjezdem nebo jejichž výjezd probíhá nebo kteří se vrátili z výjezdu. Po zadání parametrů a kliknutím na tlačítko Hledat se zobrazí seznam nalezených studentů. Klikáním na jejich osobní čísla se může ECTS koordinátor přepínat mezi vybranými studenty: Obrázek 4 Stav po vyhledání studentů, zde pouze jednoho. Vybraný student je označen zelenou šipkou. K vybranému studentu je zobrazen seznam jeho výjezdů. Aktuální výjezd je označen opět zelenou šipkou. U výjezdu jsou uvedeny odkazy na tisk následujících ECTS dokumentů: SAF (Student Application Form). Základní informace o studentovi a jeho krátkodobém výjezdu. LA (Learning Agreement). "Smlouva o studiu", dokument obsahující mj. seznam předmětů, které si student vybral ke svému studiu na cizí škole. CH-LA (Changes Learning Agreement). Dodatek, smlouva obsahující změny. ToR (Transcript of records). Dokument shrnující studentovo studium na krátkodobém pobytu. Obsahuje studované předměty a hodnocení. Student má možnost si tento dokument vytisknout na konci svého studia (originál mu ovšem vytiskne studijní referentka nebo koordinátor ECTS). PoR (Proof of Recognition). Dokument dokladující splnění předmětů studentem. 7/15 SU OPF v Karviné

8 Zadání předmětů ECTS koordinátor má možnost upravovat naprostou většinu údajů o studentově výjezdu. Jediné dvě položky, které měnit nemůže a naopak je může měnit student, jsou položky Žádá o stipendium a Důvod výjezdu. Údaje v sekci Základní informace o výjezdu jsou převzaty z hlavičky z formuláře Evidenční karta studenta ES0010 (viz obrázek 2). Koordinátor je může aktualizovat. Údaje v sekcích Domácí ECTS koordinátoři a Cizí ECTS koordinátoři ECTS koordinátor vyplní dle podkladů dodaných zahraničním oddělením fakulty, která studenta na výjezd posílá. Jednotlivé položky formuláře jsou dostatečně jasné, nemusí být popisovány zvlášť. U položek, za jejich políčky se nachází ikonka dohledávače, se doporučuje využití tohoto dohledávače pro doplnění přesné verze daného údaje. Například pro výběr země výjezdu je doporučeno napsat část názvu země (např. Fin ) a nechat si dohledávačem celý název (Finsko) doplnit. Některé položky závisejí na jiných je nutno nejprve vyplnit zemi, aby bylo možnost vyplnit školu atd. 2) ZADÁNÍ PŘEDMĚTŮ Po zadání studenta na výjezd studijní referentkou a koordinátorem, je potřeba doplnit předměty, které si student vybral ke studiu na zahraniční škole. Předměty může doplnit jeden z následujících uživatelů: a) student, b) ECTS koordinátor, c) studijní referentka. 8/15 SU OPF v Karviné

9 Zadání předmětů AD A) DOPLNĚNÍ PŘEDMĚTŮ STUDENTEM Student si doplní údaje o předmětech, které chce studovat na cizí škole, až po zadání základních údajů o výjezdu studijní referentkou. Po přihlášení na portál si student zadá předměty pomocí nabídky Moje studium>ects výjezdy. Student zvolí aktuální výjezd (pokud jich má více) a klikne na záložku Předměty. Student: Obrázek 5 - Správa předmětů, které bude student studovat v rámci výjezdu. 1) Klikne na tlačítko Přidat další předmět. Pro editaci již zadaného předmětu klikněte na odkaz předmětu. 2) Vyplní základní informace o předmětu. Pole označená hvězdičkou musí povinně vyplnit. Pole Status zadání ponechejte na N =Normální. Status zadání předmětu vám může pomoci v případě, kdy se během vašeho pobytu v zahraničí změní skladba předmětů, které chcete studovat. Na dokument Learning Agreement se vždy vytisknou pouze předměty beze změn, tj. předměty se statusem Normální. Pokud student během studia nějaký předmět přidal či odebral, máte možnost jejich status změnit na Přidaný či Smazaný. Poté si musíte vytisknout dodatek se změnami, tzv. Changes Learning Agreement, který bude obsahovat právě tyto předměty. 3) Zadané údaje student uloží. 4) Uložený předmět se zobrazí v tabulce zapsaných předmětů. Tlačítkem Nastavit jako smazaný nastavíte status zadání na D =Smazaný (student tím říká, že předmět na zahraniční univerzitě nestudoval). Statut předmětu může také měnit v poli Statut zadání. 9/15 SU OPF v Karviné

10 Zadání předmětů Tlačítkem Odstranit student smaže předmět úplně (nedoporučuje se, protože veškeré změny ve studovaných předmětech musí být sledovány a vytištěny na tzv. Changes Learning Agreement ). Tlačítko Odstranit používá pouze při prvotní editaci seznamu studovaných předmětů před výjezdem, kdy ještě žádné dokumenty nebyly vytištěny! AD B) DOPLNĚNÍ PŘEDMĚTŮ ECTS KOORDINÁTOREM Uživatel s rolí ECTS koordinátor zadává/upravuje studentovi předměty v nabídce portálu IS/STAG>ECTS výjezdy. Nejprve musí studenty vyhledat dle zadaných kritérií, viz obrázek 4. Koordinátor má v přístupu k zadávání předmětů stejná práva jako student a může provádět stejné činnosti jako student, viz obrázek 5. Navíc může ECTS koordinátor po dohodě s katedrou navrhnout, jaké předměty budou studentovi uznány za absolvování každého předmětu v rámci výjezdu. Předměty navržené k uznání jsou vidět v pravé části obrazovky, student si může prohlížet jejich seznam včetně počtu kreditů a eventuální poznámky, které za ně koordinátor navrhuje. AD C) DOPLNĚNÍ PŘEDMĚTŮ STUDIJNÍ REFERENTKOU Studijní referentka vyplní údaje o studentově výjezdu v klientu IS/STAGu na formuláři Evidenční karta studenta na záložce Výjezdy (tato činnost se dubluje s bodem b). Údaje o výjezdu studenta je možno doplnit jak na portále ECTS koordinátorem, tak v klientovi IS/STAG studijní referentkou. Základní údaje o výjezdu již byly zadány ECTS koordinátorem na fakultě v kroku 1. Nyní studijní referentka doplní/opraví zbývající údaje o ECTS koordinátorech na domácí univerzitě, cizí univerzitě a o studovaných předmětech. Obrázek 6 Zadání údajů o ECTS výjezdu studijní referentkou. 10/15 SU OPF v Karviné

11 3) Tisk ECTS dokumentů 3) TISK ECTS DOKUMEN TŮ Koordinátor si kdykoliv může vytisknout ECTS dokumenty vztahující se k jakémukoliv jím spravovanému výjezdu. V seznamu výjezdů jsou následující odkazy k tisku: SAF (Student Application Form). Základní informace o studentovi a jeho krátkodobém výjezdu. LA (Learning Agreement). "Smlouva o studiu", dokument obsahující mj. seznam předmětů, které si student vybral ke svému studiu na cizí škole. LA musí být vytištěn minimálně 30 dnů před výjezdem studenta. LA je poslán poštou na cizí univerzitu k podpisu tamějším ECTS koordinátorem a musí se podepsaný vrátit ještě před výjezdem studenta na cizí univerzitu. CH-LA (Changes Learning Agreement). Dodatek, smlouva obsahující změny ve studovaných předmětech. ToR (Transcript of records). Dokument shrnující studentovo studium na krátkodobém pobytu. Obsahuje studované předměty a hodnocení. Student má možnost si tento dokument vytisknout na konci svého studia (originál mu ovšem vytiskne studijní referentka nebo koordinátor ECTS). PoR (Proof of Recognition). Dokument dokladující splnění předmětů studentem. 4) EVIDENCE ZMĚN Systém umožňuje studentovi evidovat i změny v jeho původním rozhodnutí. Často se může stát, že student si na začátku studia na cizí univerzitě vybere nějaké předměty, vytiskne si dokument Learning Agreement, který společně s ECTS koordinátory školy podepíše. Poté ale může dojít na cizí univerzitě ke změnám ve vyučovaných předmětech a student si některé předměty může odebrat či přidat. Důležité upozornění: Změny ve studovaných předmětech může student provádět nejdéle 30 dnů od data uskutečněného výjezdu. U každého předmětu je možno uvést tzv. Stav předmětu. Možné stavy předmětu jsou normální, přidaný a odebraný. Pokud dojde k odebrání či přidání některých předmětů, student jim v této aplikaci pouze nastaví příslušné stavy a poté si nechá vytisknout dodatek ke smlouvě, tzv. Changes Learning Agreement (dále CH-LA) na portále nabídkou Moje studium > ECTS Výjezdy. V dokumentu CH-LA jsou uvedeny pouze změny tedy předměty, které byly označeny studentem jako odebrané či přidané. Student si může sám změny zaevidovat ještě na pobytu na cizí univerzitě, vytisknout si dokument CH-LA a od ECTS koordinátora cizí univerzity bude potřebovat pouze jeho podpis na dodatku. Obrázek 7 Změny statutů studovaných předmětů na cizí univerzitě. Pouze předměty se změněným statutem (jiným než Normální ) budou vytištěny na dokumentu CH-LA (Changes Learning Agreement). 11/15 SU OPF v Karviné

12 5) Podpis CHanges Learning Agreement (CH-LA) 5) PODPIS CHANGES LEARNING AGREEMENT (CH-LA) Student na výjezdu si vytiskne CH-LA na portále nabídkou Moje studium > ECTS Výjezdy, podepíše se a nechá CH-LA také podepsat oběma ECTS koordinátory cizí univerzity. ECTS koordinátor cizí univerzity CH-LA pošle na domácí univerzitu. SOF (nebo zahraniční odd.???) příslušné fakulty CH-LA zaeviduje a originál odevzdá na oddělení pro zahraniční styky na rektorátě SU v Opavě. 6) ABSOLVOVÁNÍ STUDIA NA CIZÍ UNIVERZITĚ Po absolvování studia na cizí univerzitě student dostane od tamějšího ECTS koordinátora vytištěný Transcript of Records (dále jen ToR ), který obsahuje seznam absolvovaných předmětů včetně jejich hodnocení. Pokud ToR student při odjezdu nedostane, pošle ho dodatečně ECTS koordinátor cizí fakulty na domácí fakultu. ECTS koordinátor domácí fakulty na základě údajů z ToR vyplní známky a hodnocení studentem absolvovaných předmětů. 7) DOPLNĚNÍ DAT Z TOR Student (popřípadě ECTS koordinátor domácí fakulty) ihned, jakmile ToR obdrží z cizí univerzity, zadá známky do IS/STAG nabídkou Moje studium > ECTS Výjezdy, záložka Předměty, viz obrázek 8: Obrázek 8 Vložení hodnocení předmětu z ToR absolvovaného na cizí univerzitě studentem (resp. ECTS koordinátorem domácí univerzity) do IS/STAG. 12/15 SU OPF v Karviné

13 8) Schválení ToR 8) SCHVÁLENÍ TOR ECTS koordinátor domácí fakulty schválí absolvování předmětů z ToR. Kontaktuje příslušnou katedru s žádostí o návrh naší klasifikace, kreditů a případně i nahrazovaného předmětu. Jakmile mu katedra požadované údaje dodá, ECTS koordinátor je neprodleně zadá do IS/STAG, viz obrázek 8. Poznámka: ECTS-koordinátor zkontroluje zkratku předmětu zadanou studentem. Pokud ji student zadal, ponechá ji beze změny. Pokud je zkratka předmětu zobrazena zkomoleně nebo není vyplněna vůbec, zadá ji znovu s následující zkratkou: OPFZ/kód, kde kód předmětu sestaví z prvních písmen začátků slov názvu předmětu. 9) PŘEVOD PŘEDMĚTŮ Z TOR DO JEDNORÁZOVÝCH PŘEDMĚTŮ Studijní referentka převede předměty z ToR do evidenční karty studenta. V klientovi IS/STAG, nabídkou Studenti > Evidenční karta studenta vyhledá studenta. Na záložce Student nastaví kurzor na příslušný akademický rok. Pak přejde na záložku Studované obory a dále na záložku Jednorázové předměty. Obrázek 9 Nakopírování předmětů absolvovaných studentem na cizí univerzitě z portálu do evidenční karty studenta. Studijní referentka: a) Jedním kliknutím na tlačítko Nakopírovat výjezdové předměty zkopíruje jeden předmět absolvovaný studentem na cizí univerzitě z portálu do evidenční karty studenta. b) Zkontroluje nakopírované údaje a uloží je klávesou F10. Nahrazované předměty se zkopírují pouze v případě, že byly katedrou uznány. Pokud by se vyskytly problémy, kontaktuje ECTS koordinátora fakulty a nesrovnalosti řeší s ním (ECTS koordinátor měl zkontrolovat správnost zadaných výjezdových předmětů studenta, viz obrázek 8). 13/15 SU OPF v Karviné

14 9) Převod předmětů z ToR do jednorázových předmětů c) Pro zkopírování dalších předmětů postupuje od bodu a). Po zkopírování posledního předmětu se tlačítko Nakopírovat výjezdové předměty znepřístupní (zešedne). Tím je převod výjezdových předmětů do IS/STAG ukončen. d) Cizí studia: Od podzimu 2013 SIMS zavádí nově sběr údajů o předchozím uznaném studiu. Tato studia jsou evidována v bloku Předchozí úspěšná i neúspěšná studia. Sleduje se místo studia, typ studia - jsou sledovány 4 typy předchozích studií: vysoká škola, vyšší odborná škola, kurz celoživotního vzdělávání, zahraničí. Dále se eviduje, kolik procent z právě studovaného studia tvoří předchozí uznaná studia, celkový součet nesmí přesáhnout 100%. Druhou možností je evidovat množství kreditů uznaných pro aktuální studium. K uznaným předmětům je možné přiřadit předchozí studium a kliknutím na tlačítko Sečíst přiřazené nastavit součet kreditů za tyto předměty. Kliknutím na tlačítko Sečíst všechny lze nastavit součet kreditů za všechny uznané předměty. Kromě toho je možné volitelně evidovat některé další údaje typu fakulta, studijní program, téma VŠKP atd. Tyto údaje nejsou nikam vykazovány. Postup: Obrázek 10 - Vyplnění údajů na záložce "Cizí studia". a) Pokud již nějaký záznam o uznaných předmětech z předchozího studia existuje, tlačítkem + přidáte nový, týkající se daného výjezdu. b) Školu vyberete z číselníku nebo ji budete muste zadat ručně. c) Pokud školu vyberete z číselníku, zbývající pole se doplní automaticky, viz obrázek /15 SU OPF v Karviné

15 9) Převod předmětů z ToR do jednorázových předmětů d) Klikněte na tlačítko Sečíst všechny. Sečtou se kredity za všechny uznané předměty aktuálního studia. Součet zkontrolujte dle uznaných kreditů z předmětů studovaných na zahraniční VŠ a event. upravte. Krokem 9 je proces zadávání ECTS výjezdů studenta na cizí univerzitu do IS/STAG ukončen. 15/15 SU OPF v Karviné