Opatření děkana č. 12/2014

Podobné dokumenty
Místní akční skupina Střední Povltaví, z.s. Spisový a skartační řád

Seznamy záznamů. FMMI VŠB-TUO Seznamy záznamů. Účinnost dokumentu od: Razítko: Řízená kopie č.:

Spisová služba odborná správa dokumentů. Mgr. Marie Tarantová, SOA v Praze 16. dubna 2018

Spisový, archivní a skartační řád OS DOSIA

Výkon spisové služby podle zákona č. 499/2004 sb. o archivnictví a spisové službě ve znění pozdějších předpisů

Seznamy záznamů. FMMI VŠB-TUO Seznamy záznamů. Účinnost dokumentu od: Razítko: Řízená kopie č.:

Archivační a skartační řád

Vnitřní směrnice. obce Prackovice nad Labem. č. 2/2012. o spisové službě Skartační a archivační řád

Opatření děkana č. 24/2013 Výkon spisové služby na Filozofické fakultě Univerzity Karlovy v Praze

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení. Ludmila Hobzová Státní okresní archiv Uherské Hradiště

POSTUP PŘI VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ A PODROBNOSTI SKARTAČNÍHO ŘÍZENÍ. určeno pro městské úřady

Úvod do obchodní korespondence. Obchodní a úřední dopisy

STANDARD 13. Vedení dokumentace v Rodinném centru Zdeňka Matějčka

č. 4/2004 jíž se vydává 1. Organizace spisové služby V zájmu účelné a hospodárné organizace spisové služby na

Ukládání dokumentů ve spisovně a skartační řízení. Lukáš Čoupek Státní okresní archiv Uherské Hradiště

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD. Úvodní ustanovení. Spisový a skartační řád je souhrn předpisů pro vedení spisové služby.

Směrnice č. 3. Spisový, archivační a skartační řád

Spisový a skartační řád

Spisový a skartační řád Dobrovolného svazku obcí ORP Příbram, se sídlem Zámeček Ernestinum, Tyršova 106, Příbram

Spisový a skartační řád. datum: č. j.: zpracoval: 10. března 2015 K 34/2015 Ilona Ďurišová

Skartační řízení v elektronické podobě. předpokládaný postup AHMP

S P I S O V Ý A S K A R T A Č N Í Ř Á D. Místní akční skupiny Regionu Poodří, o.s.

Směrnice č. 5/2017. Spisový, archivační a skartační řád

S B Í R K A INTERNÍCH AKTŮ ŘÍZENÍ DĚKANA FAKULTY BEZPEČNOSTNÍHO MANAGEMENTU POLICEJNÍ AKADEMIE ČESKÉ REPUBLIKY

Administrativní zázemí a archivace Zánik EK administrativa, postup při převzetí agendy

Směrnice č. 1DS/2016 děkana Fakulty ekonomické ZČU Organizace státních závěrečných zkoušek na FEK ZČU

Univerzita Karlova v Praze, Filozofická fakulta

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD

VII. úplné znění Přílohy č. 6 Statutu UK (neaktuální)

Účetní jednotka: Stavební bytové družstvo Letohrad, Požárníků 791, Letohrad Směrnice č. 35. Organizační řád

SPISOVÝ, ARCHIVAČNÍ A SKARTAČNÍ ŘÁD

Část: 32. VYŘIZOVÁNÍ STÍŢNOSTÍ

P R A C O V N Í P O S T U P. P_0105 rev.00. Administrativní zázemí a archivace Zánik EK administrativa, postup při převzetí agendy

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD FOTBALOVÉ ASOCIACE ČESKÉ REPUBLIKY

SMĚRNICE DĚKANA FZV UP K ŘÁDU CELOŽIVOTNÍHO VZDĚLÁVÁNÍ UNIVERZITY PALACKÉHO V OLOMOUCI

SMĚRNICE K ARCHIVACI, SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD

Opatření rektora UK č. 6/2013

prorektorka pro studijní a pedagogickou činnost V Plzni dne 9. prosince 2009 PR-P 555/09 Pokyn prorektora č. 8P/2009

Opatření děkana. Opatření děkana č. 2/2019 Vyhlášení programu celoživotního vzdělávání CŽV 41: Ethnomusicology Summer School pro ak.

Směrnice děkana č. 8/2012 Pravidla podpory projektů vysokoškolského specifického výzkumu na Fakultě sportovních studií Masarykovy univerzity

Centrální podatelna a Spisová služba

Směrnice o přijímání a vyřizování petic a stížností na Městském úřadě v Dobřanech

Zaměstnanci obce, zastupitelé, dohodáři, členové volebních komisí

UNIVERZITA TOMÁŠE BATI VE ZLÍNĚ FAKULTA HUMANITNÍCH STUDIÍ. Organizační řád Fakulty humanitních studií

Proces H1.3 Doktorské studium

ZÁKLADNÍ ŠKOLA BŘECLAV, SLOVÁCKÁ

VI. ÚPLNÉ ZNĚNÍ Přílohy č. 6 STATUTU UNIVERZITY KARLOVY V PRAZE POPLATKY SPOJENÉ SE STUDIEM ZE DNE 13. ÚNORA 2015

Vnitřní směrnice obce Dolany. č. 01/2011

SPISOVÝ ŘÁD OBCE SUŠICE Číslo předpisu: 5/2016

Elektronická spisová služba GalateA PilsCom, s.r.o.

Metodický pokyn pro práci se Spisovou službou v ifis

Proces P7 Přezkoumání rozhodnutí

ÚZ OR č. 2/2017 ve znění OR 51/2017

Podmínky přijetí ke studiu v doktorských studijních programech na Fakultě stavební VŠB-TUO platné od

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD ODBOROVÉHO SVAZU STÁTNÍCH ORGÁNŮ A ORGANIZACÍ

Směrnice o spisové službě - Spisový řád

Základní pojmy. Příjem, třídění a zapisování písemností. Doručování a oběh písemností. Vyřizování písemností. Podepisování a odesílání písemností

Směrnice pro vyřizování stížností

ŘÁD PŘIJÍMACÍHO ŘÍZENÍ VYSOKÉ ŠKOLY BÁŇSKÉ - TECHNICKÉ UNIVERZITY OSTRAVA ze dne 18. května 2012

ARCHIVAČNÍ A SKARTAČNÍ ŘÁD

Spisová služba a archivace dokumentů. Mgr. Lukáš Čoupek, Ph.D. Státní okresní archiv Uherské Hradiště

Směrnice č. 1DS/2016 děkana Fakulty ekonomické ZČU Organizace státních závěrečných zkoušek na FEK ZČU

Webová prezentace FHS UTB ve Zlíně Fakulta humanitních studií UTB ve Zlíně

v ifis* s účinností od do Nová písemnost se pořizuje z menu Spisová služba z formuláře Podací deník.

Univerzita Hradec Králové

Část I Úvodní ustanovení. Čl. 1

Výpis ze Spisového a skartačního řádu MZLU v Brně (směrnice č. 3/2005, čj. 3034/2005)

Univerzita Karlova v Praze Přírodovědecká fakulta Albertov PRAHA 2

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD MĚSTA DEŠTNÁ

VYSOKÉ UČENÍ TECHNICKÉ V BRNĚ FAKULTA INFORMAČNÍCH TECHNOLOGIÍ

Městský úřad v Novém Strašecí

Postup při vyřizování stížností, podnětů a oznámení

Směrnice kvestora SK 01/2015

ORGANIZAČNÍ ŘÁD ŠKOLY

Zásady řízení dokumentů

Univerzita Karlova, Koleje a menzy, Zvoníčkova 5, Praha 6. O P A T Ř E N Í Ř E D I T E L E č. 14/2018. Provozní řád Centrální spisovny Kolejí a menz

STÍŽNOSTI A JEJICH VYŘIZOVÁNÍ

SMĚRNICE ŘEDITELE ÚSI č. 9/2008 PRO PŘIJÍMACÍ ŘÍZENÍ NA ÚSTAVU SOUDNÍHO INŢENÝRSTVÍ VUT V BRNĚ PRO AKADEMICKÝ ROK

Příloha č. 2 Spisový a skartační řád

Článek 1 Obecná ustanovení

Moravský zemský archiv v Brně

Evidence a distribuce razítek na Univerzitě Palackého v Olomouci

Stipendijní řád DAMU

Podpisové právo a systém razítek na VŠB-TUO

Zadání tématu, odevzdání a evidence údajů o bakalářské, diplomové, rigorózní, dizertační a závěrečné práci a způsob jejich zveřejnění

Co je to spisová služba

Integrace datových schránek do elektronické spisové služby MPSV

Jednací řád Kanceláře Technologické agentury České republiky (dále jen jednací řád ) Čl. 1 Úvodní ustanovení

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD

Podmínky pro přijetí ke studiu

Univerzita Karlova, Filozofická fakulta

Jmenné, identifikační, podpisy

OPATŘENÍ DĚKANA č. 15/2017 Harmonogram akademického roku 2017/2018. Čl. 1 Základní termíny

OPATŘENÍ DĚKANA č. 11/2017 Organizační řád děkanátu KTF UK

Základní a Mateřská škola Němčany, okres Vyškov, příspěvková organizace Němčany 37, Slavkov u Brna, Tel ,

AKTUÁLNÍ ZNĚNÍ. OR č. 18/2016 STUDIUM MIMOŘÁDNÉHO PROGRAMU V RÁMCI CŽV

Směrnice rektora. č. 3/2014

Opatření rektora č. 73/2017

STŘEDNÍ ODBORNÁ ŠKOLA PODNIKATELSKÁ PROFIT, SPOL. S R.O.

Transkript:

Opatření děkana č. 12/2014 Stanovení podmínek pro vedení spisové služby FHS UK Čl. 1 Spisová služba FHS UK Spisová služba Fakulty humanitních studií Univerzity Karlovy v Praze se řídí ustanoveními zákona č. 499/2009 Sb. o archivnictví a spisové službě, vyhláškou č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby a Spisovým řádem Univerzity Karlovy v Praze (Opatření rektora UK č. 6/2013). Čl. 2 Evidence dokumentů 2.1 Základní informace 1. Všechny dokumenty úředního charakteru musí být při svém vzniku nebo bezprostředně po doručení evidovány v podacím deníku nebo v příslušné samostatné evidenci dokumentů. Doručený dokument musí být označen podacím razítkem, vytvořený dokument musí být při svém vzniku opatřen číslem jednacím. Doručený dokument a odpověď na něj mají stejné číslo jednací. Do podacího deníku a samostatných evidencí dokumentů se nezapisují dokumenty neúředního charakteru (letáky, nabídky atd.). 2. Za metodiku vedení spisů na fakultě, za řádné uzavírání podacího deníku a samostatných evidencí dokumentů, za vyřazování a skartaci dokumentů a za termíny, v nichž je třeba provést všechny úkony spojené s řádným vedením, uzavíráním a vyřazováním dokumentů a spisů, odpovídá archivář FHS UK (dále jen archivář). 3. Hlavičkové papíry fakulty mohou používat pouze zaměstnanci fakulty k oficiální korespondenci. Poskytnutí hlavičkového papíru fakulty v listinné nebo elektronické podobě jiným osobám je zakázáno. 4. Fakulta humanitních studií Univerzity Karlovy v Praze vede celkem 8 následujících evidencí dokumentů: a) Podací deník podatelna b) Samostatná evidence dokumentů studijní agenda c) Samostatná evidence dokumentů přijímací řízení d) Samostatná evidence dokumentů doktorská studijní agenda e) Samostatná evidence dokumentů doktorské přijímací řízení f) Samostatná evidence dokumentů personalistika g) Samostatná evidence dokumentů faktury h) Samostatná evidence dokumentů smlouvy 2.2 Podací deník - podatelna 1. Podatelna FHS UK je zřízena na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 5. 2. Podací deník podatelna je veden v elektronické podobě a uložen na síťovém disku S, v adresáři ADMINISTRATIVA \SEKRETARIAT DEKANA\EVIDENCE POSTY, k němuž mají přístup pouze odpovědní pracovníci sekretariátu děkana FHS UK. Správou Podacího deníku podatelna jsou děkanem po domluvě s archivářem pověřeni pouze vybraní pracovníci sekretariátu děkana FHS UK. 3. Archivář odpovídá za to, že Podací deník podatelna je na konci každého roku vytištěn a svázán do knihy. Před vytištěním je kontrolou vyřízení všech dokumentů za uplynulý kalendářní rok pověřen archivářem odpovědný pracovník sekretariátu děkana FHS UK. Protokol o kontrole je zapsán do vytištěného podacího deníku. Všechny Podací deníky podatelna jsou ukládány na sekretariátu děkana FHS UK. 4. Vedoucí sekretariátu děkana FHS UK vede v elektronické podobě rovněž jmenný rejstřík k Podacímu deníku - podatelna. Na konci každého roku rejstřík vytiskne a nechá svázat do knihy. Všechny rejstříky k Podacímu deníku podatelna jsou ukládány na sekretariátu děkana FHS UK po dobu určenou spisovým plánem. 5. Číslo jednací Podacího deníku podatelna je vedeno ve tvaru UKFHS-číslo podání/rok 6. Do Podacího deníku podatelna se zapisují příchozí a odchozí dokumenty úředního charakteru mimo dokumentů evidovaných v samostatných evidencích dokumentů (viz odst. 7). 7. Do Podacího deníku podatelna se zapisují příchozí a odchozí dokumenty úředního charakteru doručené a odesílané faxem nebo elektronicky (e-mail, datová schránka). Dokumenty doručené a odesílané tímto způsobem je třeba pro trvalé uchování vytisknout. 8. Podatelna otvírá a zapisuje všechny dokumenty adresované FHS UK (včetně jejích součástí) a všechny dokumenty doručené z Rektorátu Univerzity Karlovy v Praze, pokud nejsou označeny jako tajné nebo do vlastních rukou. Compiled 12.2.2018 12:13:26 by Document Globe 1

9. Do Podacího deníku podatelna se nezapisují vybrané dokumenty studijního oddělení, sekretariátu bakalářského studia, sekretariátu doktorského studia, oddělení personalistiky, ekonomického oddělení a tajemníka FHS UK. Jejich charakteristika a způsob zpracování je uveden v čl. 2.3 odst. 5; v čl. 2.4 odst. 5; v čl. 2.5 odst. 5; v čl. 2.6 odst. 5; v čl. 2.7 odst. 5; čl. 2.8 odst. 5 a v čl. 2.9 odst. 6. 10. Dokumenty adresované na jméno konkrétního adresáta podatelna neotvírá a nezapisuje. Zjistí-li však adresát, že dokument má úřední charakter, musí jej neprodleně předat zpět podatelně FHS UK k evidenci. Za dokumenty úředního charakteru, které nebudou takto zpracovány, nenese podatelna žádnou odpovědnost. 11. Do Podacího deníku - podatelna se uvádí, kterému oddělení je spis předán k vyřízení. Na uvedeném oddělení bude dokument rovněž uložen. Za vyřízení odpovídá pracovník, jemuž jsou dokumenty přiděleny ke zpracování. Vyřízení těchto dokumentů se zapisuje do Podacího deníku podatelna. Všechny dokumenty musejí být vyřizovány včas a účelně. 12. Pro úřední dokumenty psané z vlastního podnětu, nebo na pokyn nadřízeného, si pracovník musí předem vyžádat číslo jednací od odpovědných pracovníků pověřených správou Podacího deníku - podatelna. Evidenci takového dokumentu do Podacího deníku podatelna provádí pověřený pracovník sekretariátu děkana FHS UK. 2.3 Samostatná evidence dokumentů studijní agenda 1. Studijní oddělení FHS UK sídlí na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 5. 2. Samostatná evidence dokumentů studijní agenda je vedena v elektronické podobě a uložena na síťovém disku S, v adresáři ADMINISTRATIVA\SAMOSTATNE EVIDENCE DOKUMENTU\SED_studijni oddeleni, k němuž mají přístup pouze odpovědní pracovníci studijního oddělení, sekretariátu bakalářského studia a sekretariátu děkana FHS UK. Správou Samostatné evidence dokumentů studijní agenda jsou děkanem po domluvě s archivářem pověřeni vybraní pracovníci studijního oddělení FHS UK, sekretariátu bakalářského studia FHS UK, případně pracovníci sekretariátu děkana FHS UK. 3. Archivář odpovídá za to, že Samostatná evidence dokumentů studijní agenda je na konci každého roku vytištěna a svázána do knihy. Před vytištěním je kontrolou vyřízení všech dokumentů za uplynulý kalendářní rok pověřen archivářem FHS UK odpovědný pracovník studijního oddělení FHS UK. Protokol o kontrole je zapsán do vytištěné Samostatné evidence dokumentů studijní agenda. Všechny Samostatné evidence dokumentů studijní agenda jsou ukládány na studijním oddělení FHS UK po dobu určenou spisovým plánem. 4. Číslo jednací Samostatné evidence dokumentů studijní agenda je vedeno ve tvaru UKFHS-číslo podání/s-rok 5. Do Samostatné evidence dokumentů studijní agenda se zapisují pouze příchozí a odchozí dokumenty úředního charakteru vztahující se k agendě studijního oddělení FHS UK, tj. zejména následující: a) žádost o přerušení studia; b) rozhodnutí o přerušení studia; c) žádost o uznání kreditů; d) žádost o zaslání údajů o studiu; e) žádost o přijetí do programu CŽV; f) smlouvy CŽV; g) prohlášení o zanechání studia; h) potvrzení o zanechání studia; i) výzva k uhrazení poplatku; j) rozhodnutí o ukončení studia; k) rozhodnutí o přerušení studia z důvodu neuhrazení poplatku; l) potvrzení a transkripty; m) rozhodnutí o stipendiu. 6. Do Samostatné evidence dokumentů studijní agenda se zapisují rovněž dokumenty uvedené v čl. 2.3 odst. 5, které jsou doručené a odesílané faxem nebo elektronicky (e-mail, datová schránka). Dokumenty doručené a odesílané tímto způsobem je třeba pro trvalé uchování vytisknout. 7. Dokumenty zapsané do Samostatné evidence dokumentů studijní agenda jsou uloženy na studijním oddělení FHS UK. Za vyřízení těchto dokumentů odpovídá pracovník, jemuž jsou dokumenty přiděleny ke zpracování. Vyřízení těchto dokumentů se zapisuje do Samostatné evidence dokumentů studijní agenda. Všechny dokumenty musejí být vyřizovány včas a účelně. 2.4 Samostatná evidence dokumentů přijímací řízení 1. Studijní oddělení FHS UK sídlí na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 5. 2. Samostatná evidence dokumentů přijímací řízení je vedena v elektronické podobě a uložena na síťovém disku S, v adresáři ADMINISTRATIVA\SAMOSTATNE EVIDENCE DOKUMENTU\SED_studijni oddeleni, k němuž mají přístup pouze odpovědní pracovníci studijního oddělení, sekretariátu bakalářského studia a sekretariátu děkana FHS UK. Správou Samostatné evidence dokumentů přijímací řízení jsou děkanem po domluvě s archivářem pověřeni vybraní pracovníci studijního oddělení FHS UK, sekretariátu bakalářského studia FHS UK, případně pracovníci sekretariátu děkana FHS UK. 3. Archivář odpovídá za to, že Samostatná evidence dokumentů přijímací řízení je na konci každého roku vytištěna a svázána do knihy. Před vytištěním je kontrolou vyřízení všech dokumentů za uplynulý kalendářní rok archivářem pověřen odpovědný pracovník studijního oddělení FHS UK. Protokol o kontrole je zapsán do vytištěné Samostatné evidence Compiled 12.2.2018 12:13:26 by Document Globe 2

dokumentů přijímací řízení. Všechny Samostatné evidence dokumentů přijímací řízení jsou ukládány na studijním oddělení FHS UK po dobu určenou spisovým plánem. 4. Číslo jednací Samostatné evidence dokumentů přijímací řízení je vedeno ve tvaru UKFHS-číslo podání/p-rok 5. Do Samostatné evidence dokumentů přijímací řízení se zapisují pouze příchozí a odchozí dokumenty úředního charakteru vztahující se k agendě bakalářského a navazujícího magisterského přijímacího řízení na FHS UK, tj. zejména následující: a) přihláška ke studiu; b) výzvy k dodání nebo doplnění údajů v přihláškách; c) pozvánky k přijímacím zkouškám; d) žádosti o náhradní termín přijímací zkoušky nebo zápisu do studia; e) rozhodnutí o přijetí/nepřijetí; f) žádost o nahlédnutí do spisu; g) žádost o přezkoumání rozhodnutí; h) prohlášení o nenastoupení ke studiu; i) potvrzení o nenastoupení ke studiu. 6. Do Samostatné evidence dokumentů přijímací řízení se zapisují rovněž dokumenty uvedené v čl. 2.4 odst. 5, které jsou doručené a odesílané faxem nebo elektronicky (e-mail, datová schránka). Dokumenty doručené a odesílané tímto způsobem je třeba pro trvalé uchování vytisknout. 7. Dokumenty zapsané do Samostatné evidence dokumentů přijímací řízení jsou uloženy na studijním oddělení FHS UK. Za vyřízení těchto dokumentů odpovídá pracovník, jemuž jsou dokumenty přiděleny ke zpracování. Vyřízení těchto dokumentů se zapisuje do Samostatné evidence dokumentů přijímací řízení. Všechny dokumenty musejí být vyřizovány včas a účelně. 2.5 Samostatná evidence dokumentů doktorská studijní agenda 1. Sekretariát doktorských studií FHS UK sídlí na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 5. 2. Samostatná evidence dokumentů doktorské studium je vedena v elektronické podobě a uložena na síťovém disku S, v adresáři ADMINISTRATIVA\SAMOSTATNE EVIDENCE DOKUMENTU\SED_doktorske studium, k němuž mají přístup pouze odpovědní pracovníci sekretariátu doktorských studií, studijního oddělení a sekretariátu děkana FHS UK. Správou Samostatné evidence dokumentů doktorské studium jsou děkanem po domluvě s archivářem pověřeni vybraní pracovníci sekretariátu doktorských studií, studijního oddělení a sekretariátu děkana FHS UK. 3. Archivář odpovídá za to, že Samostatná evidence dokumentů doktorské studium je na konci každého roku vytištěna a svázána do knihy. Před vytištěním je kontrolou vyřízení všech dokumentů za uplynulý kalendářní rok archivářem pověřen odpovědný pracovník sekretariátu doktorských studií FHS UK. Protokol o kontrole je zapsán do vytištěné Samostatné evidence dokumentů doktorské studium. Všechny Samostatné evidence dokumentů doktorské studium jsou ukládány na sekretariátu doktorských studií FHS UK po dobu určenou spisovým plánem. 4. Číslo jednací Samostatné evidence dokumentů doktorské studium je vedeno ve tvaru UKFHS-číslo podání/dsrok 5. Do Samostatné evidence dokumentů doktorské studium se zapisují pouze příchozí a odchozí dokumenty úředního charakteru vztahující se k agendě sekretariátu doktorských studií FHS UK, tj. zejména následující: a) žádost o přerušení studia; b) rozhodnutí o přerušení studia; c) žádost o zaslání údajů o studiu; d) prohlášení o zanechání studia; e) potvrzení o zanechání studia; f) rozhodnutí o ukončení studia; g) potvrzení a transkripty; h) rozhodnutí přidělení/odebrání stipendia; i) žádost o změnu formy studia; j) rozhodnutí o změně formy studia; k) žádost o evidování uznané doby rodičovství; l) rozhodnutí o evidování uznané doby rodičovství. 6. Do Samostatné evidence dokumentů doktorské studium se zapisují rovněž dokumenty uvedené v čl. 2.5 odst. 5, které jsou doručené a odesílané faxem nebo elektronicky (e-mail, datová schránka). Dokumenty doručené a odesílané tímto způsobem je třeba pro trvalé uchování vytisknout. 7. Dokumenty zapsané do Samostatné evidence dokumentů doktorské studium jsou uloženy na sekretariátu doktorských studií FHS UK. Za vyřízení těchto dokumentů odpovídá pracovník, jemuž jsou dokumenty přiděleny ke zpracování. Vyřízení těchto dokumentů se zapisuje do Samostatné evidence dokumentů doktorské studium. Všechny dokumenty musejí být vyřizovány včas a účelně. 2.6 Samostatná evidence dokumentů doktorské přijímací řízení 1. Sekretariát doktorských studií FHS UK sídlí na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 5. 2. Samostatná evidence dokumentů doktorské přijímací řízení je vedena v elektronické podobě a uložena na síťovém disku S, v adresáři ADMINISTRATIVA\SAMOSTATNE EVIDENCE DOKUMENTU\SED_doktorske studium, k němuž mají přístup pouze odpovědní pracovníci sekretariátu doktorských studií, studijního oddělení a sekretariátu děkana FHS Compiled 12.2.2018 12:13:26 by Document Globe 3

UK. Správou Samostatné evidence dokumentů doktorské přijímací řízení jsou děkanem po domluvě s archivářem pověřeni vybraní pracovníci sekretariátu doktorských studií, studijního oddělení a sekretariátu děkana FHS UK. 3. Archivář odpovídá za to, že Samostatná evidence dokumentů doktorské přijímací řízení je na konci každého roku vytištěna a svázána do knihy. Před vytištěním je kontrolou vyřízení všech dokumentů za uplynulý kalendářní rok archivářem pověřen odpovědný pracovník sekretariátu doktorských studií FHS UK. Protokol o kontrole je zapsán do vytištěné Samostatné evidence dokumentů doktorské přijímací řízení. Všechny Samostatné evidence dokumentů doktorské přijímací řízení jsou ukládány na sekretariátu doktorských studií FHS UK po dobu určenou spisovým plánem. 4. Číslo jednací Samostatné evidence dokumentů doktorské přijímací řízení je vedeno ve tvaru UKFHS-číslo podání/ DP-rok 5. Do Samostatné evidence dokumentů doktorské přijímací řízení se zapisují pouze příchozí a odchozí dokumenty úředního charakteru vztahující se k agendě doktorského přijímacího řízení na FHS UK, tj. zejména následující: a) přihláška ke studiu; b) výzvy k dodání nebo doplnění údajů v přihláškách; c) pozvánky k přijímacím zkouškám; d) žádosti o náhradní termín přijímací zkoušky nebo zápisu do studia; e) rozhodnutí o přijetí/nepřijetí; f) žádost o nahlédnutí do spisu; g) žádost o přezkoumání rozhodnutí; h) prohlášení o nenastoupení ke studiu; i) potvrzení o nenastoupení ke studiu. 6. Do Samostatné evidence dokumentů doktorské přijímací řízení se zapisují rovněž dokumenty uvedené v čl. 2.6 odst. 5, které jsou doručené a odesílané faxem nebo elektronicky (e-mail, datová schránka). Dokumenty doručené a odesílané tímto způsobem je třeba pro trvalé uchování vytisknout. 7. Dokumenty zapsané do Samostatné evidence dokumentů doktorské přijímací řízení jsou uloženy na sekretariátu doktorských studií FHS UK. Za vyřízení těchto dokumentů odpovídá pracovník, jemuž jsou dokumenty přiděleny ke zpracování. Vyřízení těchto dokumentů se zapisuje do Samostatné evidence dokumentů doktorské přijímací řízení. Všechny dokumenty musejí být vyřizovány včas a účelně. 2.7 Samostatná evidence dokumentů personalistika 1. Personální oddělení FHS UK sídlí na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 5. 2. Samostatná evidence dokumentů personalistika je vedena v elektronické podobě a uložena na síťovém disku S, v adresáři ADMINISTRATIVA\PERSONALNI ODDELENI, k němuž mají přístup pouze odpovědní pracovníci personálního oddělení a ekonomického oddělení FHS UK. Správou Podacího deníku personalistika je děkanem po domluvě s archivářem pověřen pracovník personálního oddělení FHS UK. 3. Archivář odpovídá za to, že Samostatná evidence dokumentů personalistika je na konci každého roku vytištěna a svázána do knihy. Před vytištěním je kontrolou vyřízení všech dokumentů za uplynulý kalendářní rok děkanem po domluvě s archivářem pověřen odpovědný pracovník personálního oddělení FHS UK. Protokol o kontrole je zapsán do vytištěné Samostatné evidence dokumentů - personalistika. Všechny Samostatné evidence dokumentů personalistika jsou ukládány na personálním oddělení FHS UK po dobu určenou spisovým plánem. 4. Číslo jednací Samostatné evidence dokumentů personalistika je vedeno ve tvaru UKFHS-číslo podání/per-rok 5. Do Samostatné evidence dokumentů personalistika se zapisují pouze příchozí a odchozí dokumenty úředního charakteru vztahující se k agendě personálního oddělení FHS UK, tj. zejména následující: a) podklady pro uzavírání smluv a dohod; b) návrhy na uzavření DPP a DPČ a jejich vyúčtování; c) pracovní smlouvy a jejich dodatky; d) podklady pro výběrová řízení; e) zápisy z výběrových řízení; f) vyrozumění o výsledcích výběrových řízení. Ostatní úřední dokumenty oddělení personalistiky, které se přímo netýkají pracovních smluv (např. jmenovací listiny pro vedoucí pracovníky vydávané děkanem) a výběrových řízení, jsou evidovány v Podacím deníku podatelna. 6. Do Samostatné evidence dokumentů personalistika se zapisují rovněž dokumenty uvedené v čl. 2.7 odst. 5, které jsou doručené a odesílané faxem nebo elektronicky (e-mail, datová schránka). Dokumenty doručené a odesílané tímto způsobem je třeba pro trvalé uchování vytisknout. 7. Dokumenty zapsané do Samostatné evidence dokumentů - personalistika se ukládají na personálním oddělení FHS UK. Za vyřízení těchto dokumentů odpovídá pracovník, jemuž jsou dokumenty přiděleny ke zpracování. Vyřízení těchto dokumentů se zapisuje do Samostatné evidence dokumentů personalistika. Všechny dokumenty musí být vyřizovány včas a účelně. 2.8 Samostatná evidence dokumentů kniha faktur 1. Ekonomické oddělení FHS UK sídlí na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 5. 2. Samostatná evidence dokumentů - kniha faktur je vedena v elektronické podobě a uložena na síťovém disku S, v adresáři ADMINISTRATIVA\SEKRETARIAT DEKANA\EVIDENCE POSTY, k němuž mají přístup pouze odpovědní pracovníci sekretariátu děkana FHS UK. Správou Samostatné evidence dokumentů kniha faktur jsou děkanem po domluvě s archivářem pověřeni vybraní pracovníci sekretariátu děkana FHS UK. Compiled 12.2.2018 12:13:26 by Document Globe 4

3. Archivář odpovídá za to, že Samostatná evidence dokumentů - kniha faktur je na konci každého roku vytištěna a svázána do knihy. Před vytištěním je kontrolou vyřízení všech dokumentů za uplynulý kalendářní rok archivářem pověřen odpovědný pracovník sekretariátu děkana FHS UK. Všechny Samostatné evidence dokumentů - knihy faktur jsou ukládány na sekretariátu děkana FHS UK po dobu určenou spisovým plánem. 4. Číslo jednací Samostatné evidence dokumentů - knihy faktur je vedeno ve tvaru UKFHS-číslo podání/f-rok 5. Do Samostatné evidence dokumentů - knihy faktur se zapisují pouze příchozí faktury. 6. Do Samostatné evidence dokumentů - knihy faktur se zapisují rovněž faktury doručené elektronicky (e-mail, datová schránka). Faktury doručené tímto způsobem je třeba pro trvalé uchování vytisknout. 7. Faktury zapsané do Samostatné evidence dokumentů - knihy faktur se předávají na ekonomické oddělení FHS UK. Na uvedeném oddělení budou faktury rovněž uloženy. Za zpracování faktur odpovídají pracovníci ekonomického oddělení FHS UK. 2.9 Samostatná evidence dokumentů smlouvy 1. Tajemník FHS UK sídlí na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 5. 2. Samostatná evidence dokumentů - smlouvy je vedena v elektronické podobě a uložena na síťovém disku S, v adresáři ADMINISTRATIVA\SEKRETARIAT DEKANA\EVIDENCE POSTY, k němuž mají přístup pouze odpovědní pracovníci sekretariátu děkana a tajemník FHS UK. Správou Samostatné evidence dokumentů smlouvy jsou děkanem po domluvě s archivářem pověřeni vybraní pracovníci sekretariátu děkana a tajemník FHS UK. 3. Archivář odpovídá za to, že Samostatná evidence dokumentů - smlouvy je na konci každého roku vytištěna a svázána do knihy. Všechny smlouvy evidované v Samostatné evidence dokumentů - smlouvy jsou ukládány v kanceláři tajemníka FHS UK, na ekonomickém oddělení a na oddělení vědy a výzkumu po dobu určenou spisovým plánem. 4. Číslo jednací Samostatné evidence dokumentů - smlouvy je vedeno ve tvaru UKFHS-číslo podání/sml-rok 6. Do Samostatné evidence dokumentů - smlouvy se zapisují příchozí i odchozí smlouvy vztahující se k agendě tajemníka FHS UK, ekonomického oddělení a oddělení vědy a výzkumu FHS UK, tj. zejména následující: a) smlouvy o dílo; b) smlouvy podle 1746 odst. 2 zák. č. 89/2012 občanského zákoníku; c) nájemní smlouvy; d) smlouvy o spolupráci; e) smlouvy o vydání díla; f) smlouvy s grantovými agenturami. 5. Do Samostatné evidence dokumentů - smlouvy se zapisují rovněž smlouvy doručené elektronicky (e-mail, datová schránka). Smlouvy doručené tímto způsobem je třeba pro trvalé uchování vytisknout. 6. Do Samostatné evidence dokumentů smlouvy se uvádí, kterému oddělení je spis předán k vyřízení. Na uvedeném oddělení bude dokument rovněž uložen. Za vyřízení těchto smluv odpovídá pracovník, jemuž jsou dokumenty přiděleny ke zpracování. Vyřízení těchto smluv se zapisuje do Samostatné evidence dokumentů smlouvy. Všechny smlouvy musejí být vyřizovány včas a účelně. Čl. 3 Ukládání a vyřazování dokumentů 1. Vzhledem ke svým současným prostorovým možnostem nemá FHS UK spisovnu. Veškeré dokumenty jsou proto ukládány na odděleních, pod jejichž agendu spadají. Dokumenty jsou ukládány podle svého charakteru do složek vedených vždy podle kalendářního roku. Za uložení dokumentů a řádné vedení spisů odpovídají pověření vedoucí pracovníci jednotlivých oddělení. 2. Skartační znak a lhůta se vyznačí na vyřízené dokumenty razítkem. K vyznačení dochází obvykle dodatečně. Skartační znaky a lhůty jsou přidělovány podle rejstříku, který je součástí Spisového řádu Univerzity Karlovy v Praze. 3. V roce, kdy uplyne skartační lhůta, požádá oddělení, na kterém je dokument uložen, archiváře FHS UK o zařazení dokumentu do skartačního řízení. Archivář FHS UK zpravidla jednou ročně vypracuje skartační návrh, který zašle Archivu Univerzity Karlovy v Praze. Poté jsou navržené dokumenty posouzeny Archivem UK. Na základě Protokolu o skartačním řízení, který vypracuje Archiv UK, jsou následně dokumenty se skartačním znakem A a vybrané dokumenty se skartačním znakem V předány do Archivu UK. Ostatní dokumenty navržené k likvidaci označené S, u nichž vyjádří Archiv UK svolení, budou následně úředně zničeny (předány k likvidaci odborné firmě). 4. Dokumenty úředního charakteru evidované v rámci spisové služby FHS UK mohou být vyřazovány jen výše popsaným způsobem. Likvidace dokumentů bez souhlasu Archivu UK není možná. Výjimku tvoří kopie dokumentů. Ty mohou být zničeny poté, co přestanou být potřebné. Čl. 4 Zrušovací a závěrečná ustanovení 1. Tímto opatřením se zrušuje účinnost všech předchozích opatření týkajících se vedení spisové služby na FHS UK. 2. Tento předpis byl schválen Archivem UK a může být novelizován pouze s vědomím Archivu UK. 3. Opatření vstupuje v účinnost dne 1. ledna 2015. Vypracovala: Mgr. Katsiaryna Tourková (vedoucí sekretariátu děkana FHS UK) Za správnost: PhDr. Milan Hlinomaz (archivář FHS UK) V Praze dne 30. prosince 2014 Compiled 12.2.2018 12:13:26 by Document Globe 5

doc. PhDr. Ladislav Benyovszky, CSc. děkan FHS UK Compiled 12.2.2018 12:13:26 by Document Globe 6