ROZSAH Společnost Conduent Incorporated a její filiálky poskytují tyto zásady, jako příručku pro zaměstnance. Tyto zásady platí pro všechny zaměstnance společnosti Conduent Incorporated a její filiálky, a jakýkoli zde uvedený odkaz na společnost Conduent je odkazem na společnost Conduent Incorporated a její filiálky. Tyto zásady platí globálně pro zaměstnance. SHRNUTÍ Tyto zásady popisují etické obchodní jednání, které společnost Conduent vyžaduje od svých zaměstnanců během jejich práce pro společnost Conduent. Zaměstnanci společnosti Conduent musí dodržovat všechny zákony, které řídí naše operace, a musí vést obchodování v souladu s nejvyššími etickými standardy. Při vedení obchodu pro společnost Conduent nebo při zastupování společnosti Conduent z jakékoli pozice, ať již v prostorách společnosti Conduent, nebo mimo ně, se od zaměstnanců očekává, že budou udržovat vysoké standardy etického jednání. ZÁSADY Dále jsou uvedeny principy globálních etických zásad společnosti Conduent, které řídí všechny postupy týkající se obchodní etiky: Zaměstnanci se nezapojí do žádné aktivity, včetně osobních investic, které vytvářejí střet zájmů nebo vypadají jako střet zájmů s obchodováním společnosti Conduent. Střet zájmů může vzniknout například, pokud je zaměstnanec nebo nejbližší rodinný příslušník zaměstnance ředitelem, úředníkem, zaměstnancem či poradcem u společnosti, která je obchodním konkurentem, nebo která vede obchodní vyjednávání se společností Conduent, ve které má zaměstnanec podíl, nebo má možný vliv. Všechny uvedené vnější obchodní zájmy vyžadují písemný předchozí souhlas společnosti Conduent prostřednictvím Vašeho manažera. Zaměstnanci jednající se zhotoviteli, přepravci, dodavateli, zástupci, dealery, maloobchodníky, poradci, zákazníky, a dalšími, kteří obchodují se společností, musí své činnosti provádět v nejlepším zájmu společnosti Conduent, bez laskavostí či upřednostňování. Zaměstnanci nesmí od žádné osoby, která má obchodní jednání se společností Conduent, přijímat dárky, drobné odměny, pohoštění nebo jakoukoli hodnotu, mimo úrovně, ke kterým jsou autorizováni zásadami společnosti Conduent. Tento zákaz také platí pro nejbližší rodinné příslušníky zaměstnanců, a kohokoli žijícího v jejich domovech. Zaměstnanci, kteří obchodují s vládou (domácí či zahraniční) jsou odpovědní za znalost a dodržování určitých zákonů, předpisů, a zásad příjemce, které se týkají obchodní slušného chování, navíc mimo všech zásad společnosti Conduent. Zaměstnanci, stejně jako zástupci, či představitelé pracující jménem společnosti Conduent, nesmí nabízet, slibovat nebo poskytovat žádnou přímou či nepřímou hodnotu jakémukoli neamerickému vládnímu představiteli, oficiální nebo veřejné mezinárodní organizaci, nebo neamerické politické straně, kandidátovi nebo představiteli, nebo jejich nejbližším rodinným příslušníkům, nebo získat či podržet obchod pro kohokoli, přímo obchodovat s kýmkoli, nebo zajišťovat jakoukoli jinou nepřiměřenou výhodu. Zaměstnanci a poradci společnosti Conduent nesmí nabízet či poskytovat žádnou hodnotu, včetně dárků, laskavostí nebo pohoštění, žádnému zaměstnanci či představiteli (nebo nejbližšímu rodinnému příslušníkovi) vlády Spojených států. Představitelům a zaměstnancům státních a místních vlád ve Spojených státech, mohou být poskytnuty určité dárky, laskavosti a pohoštění za cenu nižší než 25 USD, jen a pouze, pokud jsou splněny konkrétní požadavky platných zásad společnosti Conduent. Zaměstnanci musí kontaktovat právní oddělení, pokud si nejsou jisti, zda dárek, drobná odměna, platba či pohoštění nabídnuté zákazníkovi státní či místní vlády, je přípustné, nebo ne. Finanční záznamy obchodní jednotky musí přesně reflektovat povahu schválené transakce. Internetová stránka etického programu společnosti Conduent: www.conduent.com/ethics Strana 1 z 5
Zaměstnanci nesmí uzavřít písemné či ústní vedlejší dohody se zákazníky, překupníky, partnery, poskytovateli zboží/služeb, dodavateli nebo jinými třetími stranami, se kterými společnost Conduent obchoduje. Vedlejší dohoda je neautorizovaná dohoda, která mění či doplňuje podmínky specifikované v původní smlouvě, dohodě či objednávce, připravená mimo standardní procesy a postupy obchodní jednotky pro uzavírání dodatků ke smlouvám/objednávkám, nebo odděleně od nich. Vedlejší dohody jsou přísně zakázány, a mohou mít vážné následky, včetně výpovědi. Pasivní akceptace nebo vědomí o těchto dohodách budou podobně považovány za porušení této zásady. Žádná zasvěcená osoba, včetně zaměstnanců a těch, kteří pracují jménem společnosti Conduent, nezakoupí, ani neprodají cenné papíry společnosti Conduent, filiálek společnosti Conduent nebo jakékoli jiné společnosti, pokud mají v držení v zásadě neveřejné informace o takové společnosti, ani nebudou sdílet danou zásadní neveřejnou informaci s ostatními. Zaměstnanci nesmí nakládat s cennými papíry společnosti Conduent jinak, než v souladu se zásadami společnosti Conduent, nebo kupovat cenné papíry společnosti Conduent s výjimkou investování. Obecným pravidlem je, že zaměstnanci nesmí prodávat cenné papíry společnosti Conduent v období šesti měsíců od nejaktuálnějšího data nákupu. Zaměstnanci nesmí obchodovat s veřejně obchodovatelnými opcemi zahrnujícími cenné papíry společnosti, včetně prodejních opcí, kupních opcí a steláže, kromě opcí přidělených plány společnosti. Na využití zaměstnaneckých akciových kupních opcí bude nahlíženo stejně, jako na obchodování s cennými papíry společnosti Conduent. Období vkladu zaměstnaneckých akciových kupních opcí vyhoví kritériu prokázání, že opce byly drženy pro investiční účely. Korporátní úředníci a další senior manažeři podléhají dalším omezením, a musí se před zahájením činností zahrnujících cenné papíry společnosti Conduent poradit s právním oddělením. Zaměstnanci nesmí investovat do žádné společnosti, o které zaměstnanec ví, že je nebo byla v předchozím roce zvažována a zamítnuta společností Conduent pro akvizici, předání, investici nebo jinému obdobnému obchodnímu uspořádání. Zaměstnanci nesmí jménem společnosti Conduent vytvořit nebo způsobit, že budou jménem společnosti Conduent vytvořeny politické příspěvky politické straně, komisi, držiteli funkce nebo kandidátu na úřad místní státní vlády/regionální nebo národní vlády, ať již domácí či zahraniční, včetně federální vlády Spojených států. Příspěvky kandidátům mimo Spojené státy musí být v souladu s platnými zákony a pouze s vyznačeným schválením od managementu. Samostatně od jejich pozic, coby zástupců společnosti Conduent, se může většina zaměstnanců svobodně zapojit do jednotlivých zákonných politických činností, pokud budou považovány za vhodné. Ředitelé, jednatelé, senior manažeři a zaměstnanci společnosti jednající přímo s vládními subjekty, mohou podléhat dalším omezením, která jsou uvedena v platnost různými státními nebo místními zákony o financování kampaní. Zaměstnanci v těchto kategoriích se musí předtím, než přispějí na politickou kampaň, zúčastní se politických akcí pro shromáždění financí nebo učiní veřejné prohlášení o politických kandidátech či funkcionářích, poradit s oddělením pro globální vládní záležitosti. V soutěži o vládní zakázky či dílčí zakázky, nebo při jejich přijetí, musí zaměstnanci společnosti Conduent dodržovat všechny vládní smluvní zákony a předpisy. Všechny dodané produkty a služby musí splňovat dohodnuté specifikace a vlastní vysoké standardy kvality a morální zásadovosti společnosti Conduent. Společnost Conduent nezávisle a jednostranně stanoví ceny a podmínky prodeje našich produktů a služeb. Zaměstnanci nesmí s konkurencí uzavírat dohody ovlivňující ceny, termíny nebo podmínky prodeje produktů nebo služeb společnosti Conduent ve vztahu k cenám, termínům nebo podmínkám prodeje konkurence. Zaměstnanci nesmí s konkurencí uzavřít dohodu, která ovlivní nabídky, termíny nabídek nebo rozhodnutí k nabídce. Zaměstnanci si nesmí s žádným konkurentem společnost Conduent vyměňovat informace týkající se cen, nákladů nebo dalších aspektů Internetová stránka etického programu společnosti Conduent: www.conduent.com/ethics Strana 2 z 5
hospodářské soutěže. Zaměstnanci, kteří jsou zapojeni v činnosti v odborech nebo v činnosti nastavující standardy, se musí před a během uvedeného zapojení poradit s právním oddělením. Vyžadování anebo uzavírání dohod k povinnému vzájemnému obchodování je v rozporu s obchodními praktikami společnosti Conduent. Je proti zásadám společnosti Conduent uzavřít obchodní vztah se zákazníkem, který od společnosti Conduent vyžaduje nákup zákazníkových produktů a služeb, jako smluvní podmínku zákazníkova zakoupení produktů a služeb společnost Conduent. Obdobně nesmí být rozhodnutí o nákupu podmíněna podmínkou, že dodavatel souhlasí s použitím produktů nebo služeb společnosti Conduent. Rozhodnutí o zajištění zdrojů musí být obecně provedeno na základě kvality, ceny a úrovně služeb/spolehlivosti dodavatele. Jelikož jsou nicméně vztahy se zákazníky zásadní pro úspěch společnosti Conduent, může být při rozhodnutí o nákupu, ve vhodném případě, přihlédnuto mimo jiné ke vztahům se zákazníkem jako k pozitivní okolnosti. Nakupující personál se musí v těchto situacích poradit s managementem a právním oddělením. Zaměstnanci nesmí používat nebo vyzradit soukromé informace a obchodní tajemství společnosti Conduent jinak, než je vyžadováno společností Conduent k provádění obchodu jménem společnosti. Zaměstnanci musí přijmout veškerá přiměřená preventivní opatření, včetně správné klasifikace informací, a zajištění elektronických zařízení, které obsahují nebo umožňují přístup k daným informacím, která zajistí, že interní informace společnosti Conduent, nebo informace svěřené společnosti Conduent třetími stranami (jako jsou zákazníci, dodavatelé, překupníci, dealeři a distributoři) nebudou vyzrazeny uvnitř společnosti Conduent, nebo mimo ni. Zaměstnanci budou plnit své pracovní povinnosti pro společnost Conduent bez spoléhání se nebo bez jiného používání, stahování nebo ukládání obchodních tajemství jiné společnosti v zařízeních společnosti Conduent, nebo na jejích počítačových zdrojích, pokud k tomu druhou společností nebudou autorizováni. Zaměstnanci společnosti Conduent musí respektovat práva na soukromí všech zaměstnanců společnosti Conduent vztahující se k jejich vlastním osobním údajům. Zaměstnanci společnosti Conduent musí dodržovat všechny platné zákony týkající se práv zaměstnanců na ochranu soukromí. Internetová stránka etického programu společnosti Conduent: www.conduent.com/ethics Strana 3 z 5
Společnost Conduent vede své obchodování s velkým respektem k lidským právům. Naše podpora těchto principů je zakotvena v našich zásadách lidských práv, našem kodexu etického obchodování, naší pozici v pracovních vztazích, našich pracovních postupech, našich vztazích s dodavateli a v tom, jak rozvíjíme naše podnikání na vznikajících trzích. Netolerujeme žádné porušování základních lidských práv vztahujících se k našim podnikatelským operacím, včetně přísného zákazu zapojení se do jakékoli formy obchodu s lidmi. Společnost Conduent je zavázána k ochraně prostředí a zdraví a bezpečnosti svých zaměstnanců, zákazníků a komunit, ve kterých obchodujeme. Společnost Conduent pracuje způsobem, který zachovává přírodní zdroje a dodržuje všechny zákony řídící tyto záležitosti. Společnost Conduent propaguje vysoké standardy etického jednání v celém našem dodavatelském řetězci. Manažeři společnosti Conduent musí vytvářet atmosféru vedoucí k dodržování smyslu i obsahu těchto globálních etických zásad a podporování zásad a postupů společnosti. Při podpoře těchto globálních etických zásad musí provozní společnosti, skupiny, divize a filiálky přijmout postupy vhodné pro jejich obchodní jednotky. Tyto podpůrné postupy zahrnou postupné zapojení kodexu etického obchodování společnosti Conduent a školení všech zaměstnanců. Všechny obchodní jednotky jmenují zástupce pro obchodní etiku a její dodržování pro rozvoj, udržování a komunikaci vhodných obchodních postupů v rámci jejich jednotek, k zajištění dodržování zásad obchodní etiky společnosti Conduent. Všichni zaměstnanci musí ihned nahlásit etickému oddělení nebo oddělení lidských zdrojů, všechna nechtěná nebo jiná porušení zásad, o kterých se dozví, včetně podezření na porušování zásad společnosti, kodexu etického obchodování nebo obchodních či interních kontrolních procesů. Některé příklady možného porušení zásad, které musí být vždy nahlášeny, zahrnují mimo jiné záležitosti, které zahrnují podvod (např. falešné postupy a další nekalé praktiky v interních kontrolách, jako je audit, účetnictví, nebo finanční reporting), nevhodná vyzrazení, použití či jiné porušení důvěrných informací/obchodního tajemství společnosti Conduent, porušení dohod o konkurenční doložce anebo nepodnikání, porušení práv duševního vlastnictví, nevhodné postupy/nevhodné platby anebo možné porušení zákona o zahraničních korupčních praktikách, zneužití důvěrných interních informací při obchodování a nedodržování zákonů (např. porušení zákona Sarbanes Oxley, pravidel SEC nebo obdobných vládních/dozorčích předpisů). Společnost Conduent u všech porušení zásad a postupů ihned určí a stanoví vhodné nápravné kroky. Porušení těchto zásad nebo souvisejících zákonů a předpisů může vést k disciplinárnímu řízení, a případně až k výpovědi. Navíc provinilci mohou čelit občanské a trestní odpovědnosti za korporátní přečin. Společnost netoleruje žádnou formu odvety vůči kterémukoliv zaměstnanci, který v dobré víře informuje nebo se účastní vyšetřování podezření z porušení výše uvedeného. Zneužití etické linky pomoci nebo jiného procesu hlášení k úmyslnému obtěžování nebo vědomému podávání nepravdivých informací, je porušením zásad společnosti Conduent, a nebude tolerováno. Zaměstnanci, kteří mají dotazy k těmto globálním etickým zásadám nebo jejich doplňkovým zásadám a postupům společnosti, se mohou podívat do kodexu etického obchodování společnosti Conduent. Zaměstnancům jsou k dispozici také další zdroje: Se všeobecnými dotazy mohou zaměstnanci kontaktovat svého manažera, oddělení lidských zdrojů nebo právní oddělení. Internetová stránka etického programu společnosti Conduent: www.conduent.com/ethics Strana 4 z 5
S dotazy o střetu zájmů a vnějších obchodních zájmech, se zaměstnanci musí obrátit na svého manažera nebo oddělení lidských zdrojů. S dotazy a možnými porušeními etiky či dodržování zásad a s obavami, se zaměstnanci musí obrátit na etickou linku pomoci společnosti Conduent na adrese www.conduent.com/ethicshelpline nebo prostřednictvím 844-330-0221 v Kanadě a USA. Bezplatná čísla a podrobné pokyny k vytáčení, jsou dostupné na externí webové stránce etického programu: www.conduent.com/ethics. Internetová stránka etického programu společnosti Conduent: www.conduent.com/ethics Strana 5 z 5