Administrace zahraniční stáže Erasmus+, Freemover Informace pro studenty vyjíždějící v akademickém roce 2018/2019
Kde začít? Studijní oddělení založí studentovi výjezd do Portálu UTB (stav mobility 300 - Vznikl krátkodobý výjezd - tím se studentovi zpřístupní v Portálu karta ECTS) Mobility do zahraničí jsou evidovány a spravovány přes Portál UTB Výjezdy v letním semestru se zadávají do Portálu UTB v červnu Výjezdy v zimním semestru se zadávají do Portálu UTB v březnu
Kde začít? Přečíst si přílohu Směrnice rektora č. 16/2017 Navštívit webové stránky vybrané zahraniční univerzity a zjistit: Postup přihlášení na studijní pobyt (pokud je třeba nominace zažádáte o ni pracovníka Rektorátu na Mezinárodním oddělení) Deadline pro zaslání přihlášek, případně dalších dokumentů: Výpis výsledků dosavadního studia=sitor stáhnete v.pdf na Portálu UTB (stav mobility 307 a propíší se podpisy za UTB požádáte emailem fakultu) Jazykový certifikát vystaví fakulta Evropský průkaz zdravotního pojištění, žádost o ubytování, kopii OP nebo karty studenta, portfolio Veškeré dokumenty, které zasíláte poštou, pošlete v jedné zásilce a doporučeně (na adresu dle podle pokynů zahraniční univerzity) a ponechejte si kopie.
Acceptance Letter ze zahraničí nebo SAF formulář UTB Po nominaci nebo po zaslání přihlášek, vám zahraniční univerzita zašle uvítací email a pošle Acceptance Letter (dokument zahraniční instituce, který potvrzuje přijetí od-do) V případě, že Vám zahraniční instituce nevystaví Acceptance Letter: Student Application Form (SAF) můžete stáhnout v.pdf na Portálu UTB Student uvede důvod výjezdu v angličtině Pečlivě vyplněný SAF s nalepenou fotografií podepisuje pouze student a zahraniční univerzita
Ručně vyplnit a zaškrtnout -> Ručně vyplnit -> Podpis studenta + zahraniční instituce ->
Learning Agreement (LA) Informace o nabídce předmětů na zahraniční instituci najdete: na webových stránkách zahraniční instituce po nominaci jsou zasílány přímo studentům na email zahraniční institucí případně lze požádat zahraničního koordinátora o zaslání nabídky Vybrané předměty musí svou náplní a obsahem odpovídat studijnímu zaměření na UTB; studenti doktorského programu si do LA píší Work on Ph.D. thesis. Student si volí předměty za celkem 30 ECTS/semestr. Platný LA musí obsahovat 4 podpisy: 1. Studenta 2. Fakultního koordinátora podepisujícího = Proděkan/ka pro mezinárodní vztahy 3. Mezinárodního oddělení (Institucionální koordinátor/ka) 4. Zahraniční instituce
Postup při vyhotovení LA 1. V Portálu v záložce Předměty zvolíte Přidat předmět, vyplníte údaje. 2. Po zadání všech předmětů, zažádáte příslušnou osobu na Vaší fakultě o tzv. spárování předmětů 1. Po spárování předmětů bude stav mobility 301, pak zažádejte emailem příslušnou osobu na vaší fakultě o přepnutí do stavu mobility 302 2. Zašlete email pracovníkovi Mezinárodního oddělení Markétě Foldynové, ve kterém uvedete: a) žádost o přepnutí do stavu 309 b) ERASMUS+: uvést jazyk výuky v zahraničí pro přidělění OLS jazykového testu - Online Linguistic Support (OLS) 3. Nyní má LA podpisy za UTB stáhnete dokument LA z Portálu v.pdf a zašlete elektronicky na zahraniční univerzitu, kterou požádáte o podpis a razítko a zaslání Vám zpět na email 4. LA vytisknete, podepíšete za sebe a máte hotový platný Learning Agreement
c Předměty (spárované) za které se Vám studium v zahraničí uznává c Podpis fakultního koordinátora podepisujícího stav mobility 302 Předměty studované v zahraničí (zkratky dané zahraniční institucí, případně přidělené studentem) c c c Podpis stav mobility 309 Podpis a razítko zahraniční instituce
Testy jazykových znalostí (ERASMUS+) Za účelem porovnání znalosti cizího jazyka před a po návratu ze zahraničí budete vyplňovat na webových stránkách http://erasmusplusols.eu/ Povinný OLS test Každý ERASMUS+ student obdrží na email odkaz na online jazykový test ve chvíli, kdy zažádá Rektorát Mezinárodní oddělení (Markétu Foldynovou) o přepnutí do stavu 309 Student má povinnost test vyplnit před začátkem mobility a znovu po ukončení mobility Tento test vyhodnotí jazykové znalosti studenta dle Evropského rámce (A1 C2) Tento výsledek se zapíše do LA Dobrovolný OLS jazykový kurz Studenti, kteří dosáhnou úrovně C1 a nižší Informace zde: http://erasmusplusols.eu/
Speciální stipendium pro handicapované studenty (ERASMUS+) Náklady na speciální potřeby Grant až 100 % uznatelných zvýšených nákladů Postup žádosti je uveden na webu UTB mezinárodní spolupráce studijní/pracovní pobyt Erasmus+ Deadliny 15. 7. 2018 pro mobility v zimním semestru 31. 12. 2018 pro mobility v letním semestru Žádosti jsou zasílány a hodnoceny NAEP v Praze
Socioekonomicky znevýhodnění studenti (ERASMUS+) Pouze pro studenty ERASMUS+ vyjíždějící na studijní pobyt O navýšení sazby může požádat student, který má nárok nebo pobírá sociální stipendium za podmínek stanovených 91 odst. 3, zákona o vysokých školách. Student, který nepobírá přídavky na dítě od českého státu, může rovněž požádat o navýšení sazby, pokud doloží, že pobírá dávky v zemi svého původu - za podmínek korespondujících se zákony ČR. Navýšení stipendia o 200 EUR/měsíc Při návštěvě Rektorátu Mezinárodního oddělení, doložíte při sepisování Účastnické smlouvy doklad z Úřadu práce ČR
Ubytování Informace poskytne zahraniční instituce: na svých webových stránkách v uvítacím emailu nominovaným studentům Ne všechny zahraniční instituce nabízejí ubytování ve svých zařízeních -> měli by poskytnout informace o agenturách, ubytování v soukromí, atd. Hledáte-li si ubytování na vlastní pěst -> pozor na podvodníky! Neplaťte nic před tím, než máte ze zahraniční instituce oficiálně potvrzeno přijetí (minimálně Letter of Acceptace nebo podepsaný Learning Agreement (LA) Ubytování je nutné si rezervovat s dostatečným předstihem Náklady na ubytování se mohou značně lišit, v dražších zemích mohou měsíční náklady dosáhnout i výše celého měsíčního stipendia Cenným zdrojem informací o ubytování a celkových výdajích je databáze závěrečných zpráv Erasmus studentů - http://erasmus-databaze.naep.cz a www.xchange.utb.cz
Sepsání Účastnické smlouvy/finanční dohody!!!bez podepsané smlouvy nelze vycestovat do zahraničí a mobilita nemůže být uskutečněna!!! Smlouva se sepisuje na Rektorátu - Mezinárodním oddělení 4 týdny před plánovaným odjezdem, poté co: 1. Jste zapsán/a do dalšího ročníku platí pro výjezd v ZS 2. Obdržíte ze zahraniční instituce potvrzené (podepsané) formuláře a připravíte následující dokumenty, které přineste s sebou vytištěné k sepsání ÚS: SAF nebo Acceptance Letter Learning Agreement (LA) Cestovní pojištění nebo evropský průkaz zdravotního pojištění při cestě do země EU Při cestě do země mimo EU - Potvrzení o cestovním pojištění do zahraničí (musí obsahovat číslo pojistné smlouvy, pojistné období, které pokrývá celou dobu mobility, jméno studenta) Potvrzení o studiu na UTB na akademický rok, ve kterém se uskutečňuje výjezd 3. Zkontrolujete si své bankovní číslo účtu v Portálu UTB CZK účet může být veden u jakékoli české banky EUR účet je možné mít pouze u Komerční banky číslo účtu zadejte do kolonky Bankovní EURO účet v Portálu. 4. V úředních hodinách se dostavíte k podpisu Účastnické smlouvy (při jejím podpisu, přepne studenta Rektorát-Mezinárodní oddělení, do stavu 310) Markéta Foldynová, toncrova@utb.cz, U13/327 - tel.: 57 603 2201 PONDĚLÍ a STŘEDA: 9-11 a 13-15 ÚTERÝ a ČTVRTEK: 9-11 PÁTEK: zavřeno
Cestovní pojištění Cestovní pojištění si zařizuje každý student sám Potvrzení o cestovním pojištění do zahraničí musí obsahovat číslo pojistné smlouvy, pojistné období, které pokrývá celou dobu mobility, jméno studenta Kopii dokladu o pojištění dokládáte při podpisu Účastnické smlouvy Informujte se u své pojišťovny
Jak bude vyplacen grant? Erasmus+ Stipendium bude odesláno na Vámi uvedený účet v Portálu UTB! Stipendium v rámci programu Erasmus+ Pro pobyty v letním semestru se vyplácí najednou v EUR před začátkem pobytu Pro pobyty v zimním semestru ve dvou splátkách (podíl do konce kalendářního roku + doplatek za leden (únor) v únoru roku následujícího) ERASMUS+ Země Dánsko, Irsko, Francie, Itálie, Rakousko, Finsko, Švédsko, Velká Británie, Lichtenštejnsko, Norsko Belgie, Německo, Řecko, Španělsko, Chorvatsko, Kypr, Lucembursko, Holandsko, Portugalsko, Slovinsko, Island, Turecko Bulharsko, Estonsko, Litva, Lotyšsko, Maďarsko, Malta, Polsko, Rumunsko, Slovensko, Makedonie Studijní pobyt Pracovní stáž EUR 500 EUR 600 EUR 400 EUR 500 EUR 300 EUR 400 EU nástroj pro výpočet výše grantu
Jak bude vyplacen grant? Freemover Stipendium bude odesláno na Vámi uvedený účet v Portálu UTB! Stipendium v rámci Freemover je ze zdrojů MŠMT a je vypláceno v CZK jednorázově. Studijní pobyt 10 000 CZK/měsíc (maximální finanční podpora je 6 měsíců) Pracovní stáž 15 000 CZK/měsíc (maximální finanční podpora je 2 měsíce)
Výpočet grantu Při uzavírání Účastnické smlouvy musí student nahlásit přesnou délku pobytu od do > podle dat se vypočítává celková výše grantu přesně na den student si zjistí přesná data z webu zahraniční univerzity nebo se zeptá zahraničního koordinátora Pokud celková délka pobytu nevychází na celé měsíce (tj. např. 10. 9. 15. 1.), je grant za poslední měsíc přidělován dle skutečného počtu dní strávených v zahraničí, a to ve výši 1/30 měsíčního grantu na den Př.: délka pobytu od 10. 9. do 16. 1. při finanční podpoře 500 EUR/měsíc = finanční podpora na 4 celé měsíce (500 EUR x 4) + 6 dní (500 / 30 x 6) = 2.100 EUR
Off we go...
Po příjezdu na zahraniční instituci (1) Do 7 dní od příjezdu si nechat si potvrdit Confirmation of Arrival (přesný termín stanoven v Účastnické smlouvě/finanční dohodě) Confirmation of Arrival naskenovat a odeslat emailem na Rektorát - Mezinárodní oddělení (toncrova@utb.cz)
Po příjezdu na zahraniční instituci (2) Může dojít ke změnám v Learning Agrementu (studijním plánu): 1. Student si do 1 měsíce od začátku studijního pobytu v Portále vyřizuje Learning Agreement Changes (CH-LA): Ve stavu mobility 310 - zvolit atribut nastavit jako smazaný u předmětů, které nebyly otevřeny, nebude studovat Založit zcela nový předmět (jako při tvorbě Learning Agreement) pro přidání nového předmětu 2. Student zkontaktuje fakultního koordinátora administrujícího, informuje ho o změnách v Learning Agreementu 3. Fakultní koordinátor administrující přiřadí (spáruje) k novým předmětům shodné předměty na UTB (jsou-li) a přepne studenta do stavu 320 4. Student zkontaktuje fakultního koordinátora podepisujícího, požádá ho o kontrolu CHLA a přepnutí do stavu 324. Ve stavu 324 se do CHLA propíší podpisy za UTB 5. Student si vytiskne Learning Agreement Changes, podepíše za sebe, nechá potvrdit na zahraniční instituci a naskenuje a zašle emailem institucionálnímu koordinátoru administrujícímu (pracovník Rektorátu - Mezinárodního oddělení) a fakultnímu koordinátoru podepisujícímu
Předměty, které budou uznány za studium v zahraničí Podpis stav mobility 324 Změna v předmětech Podpis stav mobility 324
Změna délky pobytu - Dodatek k Účastnické smlouvě Student je povinen oznámit jakoukoliv změnu délky pobytu a tedy celkovou částku přiděleného stipendia 4 týdny před ukončením pobytu, uvedeným v Účastnické smlouvě/finanční dohodě Mezinárodnímu oddělení a na fakultě. Při neoznámení změny délky pobytu se vystavujete sankci až 10% z přiznaného stipendia Jakákoliv změna délky pobytu a tedy celkové částky přiděleného stipendia musí být uvedena v Dodatku k Účastnické smlouvě, který musí být sepsán ještě v době trvání Účastnické smlouvy! (tj. před ukončením původního pobytu) V případě zkrácení pobytu bude student vyzván k vrácení adekvátní části grantu
Prodloužení pobytu na letní semestr O prodloužení pobytu může student požádat prostřednictvím svého proděkana pro mezinárodní vztahy, a to do 30. 10. Student dodá institucionálnímu koordinátoru administrujícímu (pracovník Rektorátu - mezinárodního oddělení) písemný souhlas fakulty UTB a mezinárodního oddělení zahraniční instituce Potvrzený Learning Agreement na letní semestr je student povinen dodat nejpozději týden před začátkem letního semestru na zahraniční instituci. V případě volných finančních prostředků student obdrží grant na prodloužená pobyt V případě vyčerpaných prostředků, student v zahraničí zůstává jako tzv. zero-grant
Po návratu ze zahraničí Povinnosti studenta: 1. Do 7 dní zaslat sken Confirmation of Departure na toncrova@utb.cz (přesný termín stanoven v Účastnické smlouvě/finanční dohodě) - Rektorát přepne studenta do stavu 330 (Student se vrátil z výjezdu) 2. Vyplnit Závěrečnou zprávu: Erasmus+: přijde odkaz na osobní email z EU Survey + vyplnit recenzi na www.xchange.utb.cz Freemover: vyplnit recenzi na www.xchange.utb.cz 3. Do 15 dní od obdržení, odevzdat Transcript of Records (ToR - výsledky studia v zahraničí - vystaven zahraniční institucí) 4. Podle ToR ihned doplnit dosažené studijní výsledky k předmětům v Portálu UTB 5. Výjezd přes program Erasmus+ vyplnit závěrečný OLS test po ukončení mobility (přihlášením do Vašeho profilu na www.erasmusplusols.eu) 6. Studijnímu oddělení na fakultě dodat kopie: LA, CHLA, Confirmation of Arrival/Departure, Transcript of Records a požádat o přepnutí do stavu 360 7. Zkontaktovat fakultního koordinátora podepisujícího (proděkan/ka pro mezinárodní vztahy) a požádat o přepnutí do stavu 366
Podpis fakultního koordinátora podepisujícího stav mobility 366
Na co si dát pozor! Ne všechny univerzity vystaví ToR a Confirmation of Departure bez problémů a včas Je možné, že budete nuceni opakovaně žádat o jejich vystavení -> doporučujeme studentům, aby se na proces a dobu jejich vystavení informovali v předstihu; snažili se oba dokumenty získat ještě před odjezdem! Zkontrolovat, zda jsou dokumenty kompletní (razítka a podpisy) Předměty v Learning Agreement nebo předměty v LA Changes se musí rovnat výslednému seznamu předmětů v Transcript of Records (ToR)
Kontakty na fakultní koordinátory Fakulta humanitních studií Mgr. Jana Býmová, bymova@utb.cz Fakulta managementu a ekonomiky Ing. Silvie Pfefferová, pfefferova@utb.cz Fakulta logistiky a krizového řízení doc. Ing. Zuzana Tučková, Ph.D., tuckova@utb.cz Fakulta technologická Mgr. Miroslava Miličková, milickova@utb.cz Fakulta multimediálních komunikací Eva Prokopová, eprokopova@utb.cz Fakulta aplikované informatiky Mgr. Dagmar Sklenaříková, dsklenarikova@utb.cz
Let's travel the world together!
Kontaktní osoba na Mezinárodním odd. Rektorát Hana Toncrová toncrova@utb.cz U13/327 tel.: 57 603 2201 GSM: +420 739 329 953