Používateľská príručka Virtuálna registračná pokladnica Modul VRP (Podnikateľ)
Strana 2 / 110 Obsah OBSAH 2 1 VIRTUÁLNA REGISTRAČNÁ POKLADNICA 4 1.1 O APLIKÁCII 4 1.2 PREDPOKLADY PRE POUŽÍVANIE VRP 4 1.3 POŽIADAVKY NA ZARIADENIA KONCOVÉHO POUŽÍVATEĽA 5 1.4 POUŽÍVANÉ SKRATKY A DEFINÍCIE 6 2 ZAČÍNAME 7 2.1 PRVKY WEB APLIKÁCIE 7 2.1.1 FILTER 7 2.1.2 PRVKY APLIKÁCIE 7 3 PRÁCA S WEB APLIKÁCIOU 12 3.1 REGISTRÁCIA VIRTUÁLNEJ REGISTRAČNEJ POKLADNICE 12 3.2 PRIHLÁSENIE DO APLIKÁCIE 17 3.2.1 PRVÉ PRIHLÁSENIE 17 3.2.2 PRIHLASOVANIE 19 3.2.3 PO PRVOM PRIHLÁSENÍ 21 3.3 MENU APLIKÁCIE 21 3.3.1 ZÁKLADNÉ MENU 22 3.3.2 INFORMAČNÉ MENU 23 3.3.3 ODHLÁSENIE Z APLIKÁCIE 23 3.3.4 ZOBRAZENIE SPRÁV 25 3.4 NOVÝ DOKLAD 26 3.4.1 POKLADNIČNÝ DOKLAD 26 3.4.2 NEPLATNÝ DOKLAD 32 3.4.3 VKLAD 33 3.4.4 VÝBER 34 3.4.5 ÚHRADA FAKTÚRY 35 3.4.6 PRIJATÁ ZÁLOHA 36 3.4.7 PLATBA CUDZOU MENOU 38 3.4.8 ZADÁVANIE ROZPISU PLATIDIEL 40 3.5 ZAEVIDOVANIE PARAGÓNU 42 3.5.1 POKLADNIČNÝ DOKLAD 43 3.5.2 ÚHRADA FAKTÚRY 46 3.5.3 PRIJATÁ ZÁLOHA 48 3.6 VYSTAVENÉ DOKLADY 49 3.6.1 ZOZNAM VYSTAVENÝCH DOKLADOV A ICH VYHĽADÁVANIE 50 3.7 TOVAR A SLUŽBY 54 3.7.1 ZOZNAM TOVARU / SLUŽIEB A ICH VYHĽADÁVANIE 55
Strana 3 / 110 3.7.2 PRIDANIE NOVÉHO TOVARU / SLUŽBY 58 3.7.3 HISTÓRIA TOVARU / SLUŽIEB 60 3.7.4 IMPORT TOVARU / SLUŽIEB 62 3.7.5 EXPORT TOVARU / SLUŽIEB 73 3.7.6 SPÄTNÉ DOEVIDOVANIE TOVARU / SLUŽBY 76 3.8 UZÁVIERKY 80 3.8.1 PREHĽAD UZÁVIEROK A ICH VYHĽADÁVANIE 80 3.8.2 VYTVORENIE A STIAHNUTIE INTERVALOVEJ UZÁVIERKY 82 3.8.3 VYTVORENIE A STIAHNUTIE PREHĽADOVEJ UZÁVIERKY 83 3.9 REPORTY 85 3.9.1 PREHĽAD REPORTOV A ICH VYHĽADÁVANIE 86 3.9.2 VYTVORENIE A STIAHNUTIE ZÁKLADNÉHO REPORTU 87 3.9.3 VYTVORENIE A STIAHNUTIE ROZŠÍRENÉHO REPORTU 88 3.9.4 VYTVORENIE A STIAHNUTIE REPORTU PREDAJA 90 3.9.5 VYTVORENIE A STIAHNUTIE REPORTU POKLADNÍC 91 3.9.6 VYTVORENIE A STIAHNUTIE REPORTU PRIHLÁSENÍ 93 3.10 NASTAVENIA 95 3.10.1 NASTAVENIA DOKLADU 95 3.10.2 ZMENA HESLA 99 3.10.3 SPÁROVANÉ ZARIADENIA 100 3.11 SPRÁVY 100 3.12 UKONČENIE POUŽÍVANIA VRP 103 3.12.1 UKONČENIE POUŽÍVANIA VRP NA ŽIADOSŤ PODNIKATEĽA 104 3.12.2 UKONČENIE POUŽÍVANIA VRP Z DÔVODU STRATY HESLA 107 3.12.3 UKONČENIE POUŽÍVANIA VRP Z DÔVODU PREKROČENIA LIMITU POKLADNIČNÝCH DOKLADOV 110
Strana 4 / 110 1 Virtuálna registračná pokladnica 1.1 O aplikácii Podnikateľ má možnosť v aplikácii VRP evidovať tržbu a jednoducho vytvárať a tlačiť pokladničné doklady spĺňajúce zákonom povinné údaje. Podnikateľ má možnosť spravovať si svoj tovar a služby a vyhotovovať uzávierky. Aplikácia taktiež poskytuje prehľad všetkých vystavených dokladov s možnosťou vytlačenia kópie dokladu. Aplikácia VRP je poskytovaná Finančným riaditeľstvom Slovenskej republiky na základe znenia zákona č. 289/2008 Z. z. SR o používaní elektronickej registračnej pokladnice platného od 1.4.2015, ktorá spĺňa požiadavky na virtuálnu registračnú pokladnicu podľa 4a tohto zákona. Celkový komponent pozostáva z nasledujúcich častí: Časť komponentu Registrácia a prístup do aplikácie Správa pokladničných dokladov Správa tovaru a služieb Správa uzávierok Nastavenia aplikácie Význam Umožňuje registráciu podnikateľa a autentifikáciu voči CRP. Umožňuje vytváranie pokladničných dokladov a ich tlač. Umožňuje vytvorenie a editáciu tovaru a služieb, ktoré poskytuje podnikateľ. Umožňuje generovanie intervalových a prehľadových uzávierok a ich následnú tlač. Umožňuje podnikateľovi meniť základné nastavenia. Tabuľka 1: Komponent VRP 1.2 Predpoklady pre používanie VRP Virtuálna registračná pokladnica je bezplatne prístupná online podnikateľom predávajúcich tovar a/alebo poskytujúcich služby. Podnikateľ môže používať VRP, ak počet vydaných pokladničných dokladov v jednom kalendárnom mesiaci nie je viac ako VRP limit (viď. Tabuľka 3) platiaci do 1.9. 2017.
Strana 5 / 110 Podnikateľ môže používať VRP bez obmedzenia na počet vydaných pokladničných dokladov na základe zrušenia VRP limitu (viď. Tabuľka 3) platiaceho od 1.9. 2017. Podnikateľ, ktorý prekročil VRP limit v minulosti si môže opäť podať žiadosť na opätovné používanie VRP bez akéhokoľvek obmedzenia na počet vydaných pokladničných dokladov od 1.9. 2017. Na jedno predajné miesto môže byť vytvorený len jeden prístup do VRP. K VRP je možné pristupovať pomocou počítača alebo tabletu cez webovú aplikáciu a pomocou smartphone cez mobilnú aplikáciu, ktoré sú schopné pripojenia na internet. Webová aplikácia podporuje prehliadače (minimálna verzia a vyššie): MS IE11, MS Edge 25, Mozzila Firefox 52, Google Chrome 51, Opera 38. Podporované formáty pre tlač z sú: A4, A5 a A6. Podporované tlačiarne pre PC: o tlačiareň podporovaná driverom daného OS. Prenášané dáta: min: 0-1500 MB v závislosti od množstva vytváraných pokladničných dokladov a používania aplikácie (uzávierky, tlač pokladničných dokladov, zmien v tovare a službách,...). 1.3 Požiadavky na zariadenia koncového používateľa Parametre pre kompatibilitu web aplikácií s PC podnikateľa: Význam Typ zariadenia CPU RAM PC, na ktorom pracuje podnikateľ s modulom VRP. PC Minimálne 2 GHz Odporúčame 2 GB (musí byť minimálne požadované z pohľadu OS a web prehliadača)
Strana 6 / 110 Význam Typ zariadenia PC, na ktorom pracuje podnikateľ s modulom VRP. PC Periférie minimálne rozlíšenie displeja 1024x768 A6 / A5 / A4 tlačiareň pripojiteľná k PC prostredníctvom USB, Bluetooth alebo Wifi Tlačiareň musí byť dostupná v zozname tlačiarní OS Operačný systém Podporovaný web prehliadač (minimálna verzia) MS Windows 7,8, Mac OS X, OS Linux MS IE11, MS Edge 25, Mozzila Firefox 52, Google Chrome 51, Opera 38 Iný softvér Softvér na prehliadanie PDF súborov Tabuľka 2: Parametre PC, na ktorom pracuje podnikateľ 1.4 Používané skratky a definície Skratka FS VRP PD FO PO VRP limit zrušenie limitu VRP Povolené znaky pre názov tovaru / služby Význam Finančná správa Virtuálna registračná pokladnica Pokladničný doklad Fyzická osoba Právnická osoba VRP môže používať iba podnikateľ, ktorý neprekročil limit vystavených dokladov podľa zákona č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice (zmena a doplnenie zákona platiaceho do 1.9. 2017) VRP môže používať každý podnikateľ bez obmedzenia na počet vystavených dokladov podľa zákona č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice (zmena a doplnenie zákona platiaceho od 1.9. 2017)!"#$%&'()*+,-./0123456789:;<=>?@ABCDEFGHIJKLMNOPQ RSTUVWXYZ[\]^_`abcdefghijklMnopqrstuvwxyz{ }~äáćéíĺńóŕ śúýźůäáćéíĺńóŕśúýźůčďěľňôřšťžčďěľňôřšťžőöűüőöűüß µ ˇ ˇ ز³ Tabuľka 3: Používané skratky a definície
Strana 7 / 110 2 Začíname 2.1 Prvky web aplikácie 2.1.1 Filter Filter slúži na vyhľadávanie podmnožiny údajov z celkového rozsahu údajov na základe určených kritérií buď: vpísaním hľadaného výrazu, výberom z číselníka (napr. Typ činnosti, Stav). Po zadaní kritérií podnikateľ vyfiltruje údaje pomocou tlačidla Filtrovať. Pre zrušenie konkrétneho filtra klikneme na tlačidlo Zrušiť filter. Obrázok 1: Príklad zobrazenia filtra 2.1.2 Prvky aplikácie Tlačidlo Popis Slúži na minimalizovanie okna (napr. filtra) Slúži na maximalizovanie okna Hlavička stĺpca prehľadovej obrazovky (nie je možné podľa nej usporadúvať záznamy)
Strana 8 / 110 Hlavička stĺpca prehľadovej obrazovky (je možné podľa nej usporadúvať záznamy, kliknutím na text hlavičky) Hlavička stĺpca prehľadovej obrazovky (záznamy sú usporiadané od najnovších po najstaršie, alebo od A po Z), kliknutím na text hlavičky sa funkcia aktivuje Hlavička stĺpca prehľadovej obrazovky (záznamy sú usporiadané od najstarších po najnovšie, alebo od Z po A), kliknutím na text hlavičky sa funkcia aktivuje Rozbalenie menu Odkrývanie skrytých tlačidiel Presun po obrazovke hore Políčko na označenie (checkbox) Aktivácia výberu dátumu z kalendárového poľa a nastavanie času Needitovateľné pole (pole, ktoré nie je možné zmeniť) Editovateľné pole (pole, ktoré je možné zmeniť / vyplniť) Výberové pole, podnikateľ vyberie jednu z možností kliknutím na pole
Strana 9 / 110 Označenie povinného poľa formulára Informačná hláška o úspešne vykonanej operácie Informačná hláška o neúspešnom vykonaní operácie s označením obrazovky a serverovým chybovým kódom Pole s nápovedou, nápoveda sa zobrazí po prejdení kurzora cez pole i Zobrazenie detailu položky Stránkovanie (Podnikateľ sa prepína medzi jednotlivými stránkami tabuľky v prípade, že tabuľka obsahuje viac ako 10 záznamov) Zneplatnenie označených položiek Vykonanie úprav na položke Zneplatnenie jednej položky Hromadná úprava DPH označeným položkám Aktivácia filtra Deaktivácia filtra Odkrytie zostatku finančných prostriedkov nachádzajúcich sa v pokladnici
Strana 10 / 110 Presun na domovskú stránku Posuvný výber z dvoch možností (obrázok zobrazuje stavy) Uloženie vykonaných zmien / úprav Zrušenie (neuloženie) vykonaných zmien / úprav a návrat na predchádzajúcu obrazovku Zmena hesla a jeho uloženie Prenesenie historických dát o tovare na lokálne úložisko Prenesenie aktuálnych dát o tovare do aplikácie VRP Výber súboru pre import Stiahnutie uzávierky na lokálne úložisko Vloženie vybranej položky do Pridaných položiek do dokladu Pokračovanie na rozpis platidiel pri tvorbe dokladu Odstránenie vybranej položky z dokladu / platby z rozpisu platieb Pridanie novej platby do rozpisu platieb Tvorba dokladu (zaevidovanie dokladu) Potvrdenie / zamietnutie zotrvania na obrazovke pri vykonávaní zmien
Tlač dokladu Strana 11 / 110
Strana 12 / 110 3 Práca s web aplikáciou 3.1 Registrácia virtuálnej registračnej pokladnice Jedným zo spôsobov ako požiadať o zaregistrovanie VRP je cez samotnú aplikáciu VRP. V tomto prípade ide o elektronické vyplnenie žiadosti (nie je potrebné tlačivo), ktorú podnikateľ vyplní, vytlačí, podpíše a doručí FS. Podnikateľ na prihlasovacej obrazovke klikne na tlačidlo Žiadosť o pridelenie VRP. Obrázok 2: Žiadosť o pridelenie VRP Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí formulár žiadosti o pridelenie kódu virtuálnej registračnej pokladnice. Podnikateľ vo formulári vyplní nasledujúce údaje: Obchodné meno, Zaškrtne či je alebo nie je platiteľ DPH, DIČ (ak nie je platiteľ DPH, 10 miestne číslo), IČ DPH (ak je platiteľ DPH),
Strana 13 / 110 PIN kód (4 miestne číslo, je dôležitý pri prvom prihlásení, podnikateľ ho nesmie zabudnúť!), Vyberie právny subjekt (fyzická alebo právnická osoba), Vyplní adresu trvalého pobytu a miesta podnikania (v prípade FO), Vyplní adresu sídla právnickej osoby (v prípade PO), IČO (v prípade PO), Meno a priezvisko štatutárneho orgánu alebo zástupcu (v prípade PO), Zvolí typ predajného miesta (Prenosná pokladnica, pokiaľ nezaškrtne žiadnu možnosť, žiada o štandardnú pokladnicu), Vyplní špecifikáciu predajného miesta (v prípade, ak si vybral typ predajného miesta prenosná pokladnica) ak si podnikateľ žiada o vytvorenie viacerých prenosných pokladníc alebo pokladníc typu ambulantný predaj, je toto pole vhodné vyplniť pre rozlíšenie daných DKP, Vyplní adresu predajného miesta (v prípade, ak je typ predajného miesta štandardná pokladnica). Po vyplnení všetkých potrebných údajov podnikateľ vytvorí žiadosť kliknutím na tlačidlo Uložiť ako PDF a vytlačiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí náhľad dokumentu a okno pre tlač, ktoré keď podnikateľ potvrdí, dokument sa vytlačí. Vytlačený a podpísaný dokument je potrebné doručiť FS.
Obrázok 3: Žiadosť o pridelenie VRP - formulár Strana 14 / 110
Obrázok 4: Žiadosť o pridelenie VRP náhľad dokumentu (1. strana) Strana 15 / 110
Obrázok 5: Žiadosť o pridelenie VRP náhľad dokumentu (2. strana) Strana 16 / 110
Strana 17 / 110 Obrázok 6: Žiadosť o pridelenie VRP náhľad dokumentu (3. strana) 3.2 Prihlásenie do aplikácie 3.2.1 Prvé prihlásenie Podnikateľ na prihlasovacej obrazovke zadá prihlasovacie meno a heslo a klikne na tlačidlo Prihlásiť.
Strana 18 / 110 Obrázok 7: Úvodná obrazovka Pri prvom prihlasovaní systém vyžiada zmenu hesla. Podnikateľ zadá PIN kód (ten, ktorý zadával na žiadosti o pridelenie kódu VRP), pôvodne heslo a dvakrát nové heslo. Po kliknutí na tlačidlo Zmeniť heslo ho systém autorizuje na prácu s aplikáciou.
Strana 19 / 110 Obrázok 8: Prvé prihlásenie zmena hesla 3.2.2 Prihlasovanie Pri opakovanom prihlásení podnikateľ na prihlasovacej obrazovke zadá prihlasovacie meno a heslo a klikne na tlačidlo Prihlásiť. Systém ho na základe vložených údajov autorizuje na prácu s aplikáciou.
Strana 20 / 110 Obrázok 9: Prihlásenie do systému V prípade, že používateľ zadá nesprávne prihlasovacie údaje (aspoň jedno z nich), užívateľovi nebude povolený vstup do aplikácie a prihlásenie musí zopakovať. Po piatich za sebou nasledujúcich neúspešných pokusoch o prihlásenie bude používateľovi automaticky zablokovaný používateľský účet na určitú dobu. Doba blokovania účtu sa so zvyšujúcim počtom neúspešných prihlásení bude exponenciálne zvyšovať. Po uplynutí doby blokovania účtu a zadaní správnych prihlasovacích údajov sa užívateľovi opäť podarí vstup do aplikácie.
Strana 21 / 110 Obrázok 10: Prihlásenie sa do systému nesprávne zadané prihlasovacie údaje 3.2.3 Po prvom prihlásení Pre ďalšie používanie aplikácie musí podnikateľ po prvom úspešnom prihlásení do aplikácie uskutočniť nasledujúce kroky: 1. Nahrať položky do katalógu tovaru a služieb (viď. 3.7.2 Pridanie nového tovaru / služby alebo 3.7.4 Import tovaru / služieb). 2. Vykonať nastavenia dokladu (viď. 3.10.1 Nastavenia dokladu). 3.3 Menu aplikácie Po prihlásení do aplikácie sa podnikateľovi zobrazí úvodná obrazovka, na ktorej sú zobrazené tlačidlá na rýchly prístup k základným položkám menu (Nový pokladničný doklad, Vystavené doklady, Tovar a služby, Uzávierky) a údaje o podnikateľovi (Názov predajného miesta, Adresa sídla, Adresa predajného miesta, DIČ a DKP). Po kliknutí na tlačidlo zostatok sa podnikateľovi na 5 sekúnd zobrazí aktuálny zostatok v pokladnici.
Strana 22 / 110 Obrázok 11: Úvodná obrazovka po prihlásení do systému Obrázok 12: Úvodná obrazovka po prihlásení do systému - zostatok 3.3.1 Základné menu Základné menu, umiestnené vľavo, obsahuje položky pre výber základnej kategórie funkcionality. Kliknutím na ikonku vedľa každej kategórie si podnikateľ zobrazí zoznam položiek pre bližšie rozlíšenie služieb v rámci
Strana 23 / 110 základnej kategórie funkcionality. Tieto položky sú sprístupnené podľa pridelených oprávnení prihláseného podnikateľa. Obrázok 13: Základné menu s položkami Nový doklad 3.3.2 Informačné menu Panel umiestnený hore, ktorý je vždy viditeľný. Zobrazuje logo, názov aplikácie, zobrazenie správ, aktuálny dátum, identifikáciu prihláseného podnikateľa a odhlásenie z aplikácie. 3.3.3 Odhlásenie z aplikácie Odhlásenie podnikateľa z aplikácie je možné pomocou tlačidla Odhlásiť sa, ktoré sa zobrazí po kliknutí na šípku v informačnom menu následne zobrazí prihlasovacia obrazovka.. Podnikateľovi sa
Strana 24 / 110 Obrázok 14: Odhlásenie z aplikácie 3.3.3.1 Odhlásenie z dôvodu nečinnosti používateľa Ak je podnikateľ prihlásený do aplikácie VRP a bol dlhšie neaktívny (20 minút), systém vypíše upozorňujúcu hlášku o neaktívnosti a následnom odhlásení z aplikácie a začne odpočítavať 5 minút. Ak táto doba ubehne, systém podnikateľa automaticky odhlási. Počas odpočítavania 5 minút sa podnikateľ môže rozhodnúť, či chce zotrvať v aplikácii. Ak klikne na tlačidlo Áno, systém nechá podnikateľa na obrazovke, na ktorej naposledy pracoval. Ak klikne na tlačidlo Nie, systém vráti podnikateľa na prihlasovaciu obrazovku.
Strana 25 / 110 Obrázok 15: Odhlásenie z dôvodu nečinnosti podnikateľa 3.3.3.2 Odhlásenie z dôvodu prihlásenia iného používateľa Ak je podnikateľ prihlásený do aplikácie VRP a pod tými istými prihlasovacími údajmi sa prihlási iná osoba (ktorú podnikateľ oprávnil na prácu s aplikáciou), systém podnikateľa ktorý bol prihlásený pôvodne odhlási z aplikácie a prihlási používateľa, ktorý ako posledný zadal prihlasovacie údaje. 3.3.4 Zobrazenie správ Zobrazenie správ v aplikácii je možné pomocou ikonky, ktorá sa nachádza v informačnom menu. Po kliknutí na ikonku sa podnikateľovi následne zobrazí obrazovka Správy. V prípade novej správy resp. neprečítanej správy sa ikonka zobrazenia správ zobrazuje s červenou bodkou. Podnikateľ si správy môže zobraziť aj prostredníctvom základného menu alebo okna upozorňujúceho na počet neprečítaných správ (viac v kapitole 3.11 Správy).
Strana 26 / 110 3.4 Nový doklad Podnikateľ môže pomocou tohto menu vydávať pokladničné doklady, neplatné doklady, vkladať a vyberať hotovosť, prijímať platby za faktúry a zálohy. Tieto možnosti sa zobrazia kliknutím na tlačidlo Nový doklad. Obrázok 16: Základné menu - nový doklad 3.4.1 Pokladničný doklad Podnikateľ môže pomocou tohto menu vydávať pokladničné doklady. Vytvoriť nový doklad môže podnikateľ buď kliknutím na tlačidlo Nový doklad a vybratím položky Pokladničný doklad v základnom menu alebo kliknutím na Nový pokladničný doklad v menu rýchleho prístupu. Obrázok 17: Vytvorenie nového pokladničného dokladu Po kliknutí na tlačidlo Nový pokladničný doklad sa zobrazí formulár pre vytvorenie pokladničného dokladu.
Strana 27 / 110 Poznámka: K vytvoreniu pokladničného dokladu je potrebné vopred si zadefinovať tovar a služby, tejto oblasti sa venuje kapitola 3.7 Tovar a služby. Podnikateľ v časti Pridať položku dokladu vyplní nasledujúce údaje: Vyberie typ položky (predvyplnená kladná klasický predaj tovaru, v prípade že chce podnikateľ vrátiť sumu za zálohované obaly, vyberie možnosť záporná. Typ položky vrátená (postup viď. 3.4.1.1 Postup pri vytváraní dokladu s položkou typu vrátená) vyberie, ak chce podnikateľ zrušiť evidovanú položku už po jej vytlačení na PD). Vyberie tovar alebo službu z katalógu. Tovar je možné vyhľadávať vpisovaním jeho názvu, alebo EAN kódu, alebo kódu tovaru. Vpíše množstvo (prednastavené na 1, je možné udávať na 3 desatinné miesta). Vpíše jednotkovú cenu s DPH (iba v prípade, ak pri vytváraní tovaru alebo služby nebola táto cena zadaná viď. 3.7.2 Pridanie nového tovaru / služby). Zadá zľavu - možné zadávať percentuálnu zľavu (celé čísla 0 100%) alebo absolútnu sumu zľavy (0 celková cena na PD v eurách), podľa toho akú formu zľavy má podnikateľ nastavenú (viď. 3.10.1 Nastavenia dokladu). Prednastavená je na hodnotu 0. Pokiaľ je typ položky vrátená, nie je možné zadávať akúkoľvek zľavu. Zadá špecifický údaj ak má podnikateľ túto možnosť aktivovanú v nastaveniach dokladu (viď. 3.10.1 Nastavenia dokladu). Po kliknutí na tlačidlo Pridať položku sa zobrazujú pridané položky v časti Pridané položky dokladu. Kliknutím na tlačidlo je možné danú položku z dokladu odstrániť. Po vyplnení všetkých potrebných údajov podnikateľ vytvorí pokladničný doklad kliknutím na tlačidlo Vytvoriť. V prípade, že si podnikateľ neželá vytvoriť doklad použije tlačidlo Zrušiť a tým sa vráti späť na menu rýchleho prístupu.
Strana 28 / 110 Obrázok 18: Vytvorenie pokladničného dokladu výber tovaru alebo služby Obrázok 19: Vytvorenie pokladničného dokladu pridané položky Po kliknutí na tlačidlo Vytvoriť sa vygeneruje pokladničný doklad a jeho ID. Pre vytlačenie pokladničného dokladu podnikateľ klikne na tlačidlo Tlačiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí náhľad dokladu a okno pre tlač, ktoré keď podnikateľ potvrdí, doklad sa vytlačí.
Strana 29 / 110 Obrázok 20: Vytvorenie pokladničného dokladu vygenerované ID dokladu Obrázok 21: Vytvorenie pokladničného dokladu náhľad dokladu 3.4.1.1 Postup pri vytváraní dokladu s položkou typu vrátená Ak chce podnikateľ zrušiť evidovanú položku po jej vytlačení na pokladničnom doklade, musí pri vytváraní dokladu zvoliť typ položky vrátená. V tomto prípade je možné postupovať dvoma spôsobmi:
Strana 30 / 110 Vyhľadať pôvodný doklad ak bol pôvodný doklad zaevidovaný danou VRP alebo inou VRP patriacou rovnakému podnikateľovi, je možné tento doklad vyhľadať a určiť z neho položku, ktorá ma byť vrátená. V takomto prípade je postup nasledovný: 1. Podnikateľ vyberie typ položky vrátená. 2. Zadá deň zaevidovania dokladu a číslo dokladu. 3. Po kliknutí na Vyhľadať doklad, ak existuje viac dokladov, tak sa zobrazí zoznam dokladov, z ktorého si podnikateľ podľa DKP a celkovej ceny dokladu vyberie správny doklad. 4. Následne si vyberie tovar / službu z vybraného dokladu a zadá množstvo. 5. Po kliknutí na Pridať položku je možné pokračovať v pridávaní ďalších položiek alebo doklad vytvoriť a vytlačiť. Obrázok 22: Vrátenie položky z dokladu vyhľadávanie dokladu (nájdené 2 PD z rôznych predajných miest)
Strana 31 / 110 Obrázok 23: Vrátenie položky z dokladu výber tovaru / služby z nájdeného PD Manuálne zadefinovať vrátenú položku v prípade, že pôvodný doklad bol vystavený klasickou elektronickou registračnou pokladnicou, je možné po manuálnom vypísaní povinných údajov zadefinovať vrátenú položku. V takomto prípade je postup nasledovný: 1. Podnikateľ vyberie typ položky vrátená. 2. Po kliknutí na Zaevidovať manuálne sa zobrazia povinné polia, ktoré je potrebné vyplniť. 3. Po zadaní všetkých údajov a kliknutí na Pridať položku je možné pokračovať v pridávaní ďalších položiek alebo doklad vytvoriť a vytlačiť.
Strana 32 / 110 Obrázok 24: Vrátenie položky z dokladu - manuálne 3.4.2 Neplatný doklad Vytvoriť neplatný doklad môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Nový doklad a vybratím položky Neplatný doklad v základnom menu. Jeho vytvorenie je identické s postupom vytvorenia pokladničného dokladu uvádzaného v predchádzajúcej kapitole (viď. 3.4.1 Pokladničný doklad). Rozdiel je v tom, že neplatný doklad neobsahuje ID dokladu, QR kód, ani znak MF a v každom treťom riadku sa nachádza text NEPLATNÝ DOKLAD.
Strana 33 / 110 Obrázok 25: Vytvorenie neplatného dokladu náhľad dokladu 3.4.3 Vklad Vytvoriť doklad o vklade môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Nový doklad a vybratím položky Vklad v základnom menu. Tu si podnikateľ môže vložiť do jeho pokladnice hotovosť, vyplnením poľa suma vkladu a stlačením
Strana 34 / 110 tlačidla Vytvoriť. V prípade, že si podnikateľ neželá spraviť vklad do pokladnice, použije tlačidlo Zrušiť, a tým sa vráti späť na menu rýchleho prístupu. Obrázok 26: Vklad do pokladnice Po kliknutí na tlačidlo Vytvoriť sa vygeneruje doklad. Pre vytlačenie dokladu podnikateľ klikne na tlačidlo Tlačiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí náhľad dokladu a okno pre tlač, ktoré keď podnikateľ potvrdí, doklad sa vytlačí. Obrázok 27: Vytvorenie vkladu náhľad dokladu 3.4.4 Výber Pri výbere hotovosti z pokladnice klikne podnikateľ na tlačidlo Nový doklad a vybratím položky Výber v základnom menu. Podnikateľ vyplní pole suma výberu a stlačí tlačidlo Vytvoriť. V prípade, že si podnikateľ neželá spraviť výber z pokladnice, použije tlačidlo Zrušiť, a tým sa vráti späť na menu rýchleho prístupu.
Strana 35 / 110 Obrázok 28: Výber z pokladnice Po kliknutí na tlačidlo Vytvoriť sa vygeneruje doklad. Pre vytlačenie dokladu podnikateľ klikne na tlačidlo Tlačiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí náhľad dokladu a okno pre tlač, ktoré keď podnikateľ potvrdí, doklad sa vytlačí. Obrázok 29: Vytvorenie výberu náhľad dokladu 3.4.5 Úhrada faktúry Podnikateľ môže pomocou tohto menu vydávať doklady za uhradené faktúry. Vytvoriť nový doklad za úhradu faktúry môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Nový doklad a vybratím položky Úhrada faktúry v základnom menu. Podnikateľ vyplní údaje z faktúry sumu úhrady faktúry (kladnú alebo zápornú), číslo faktúry a špecifický údaj, ak má túto možnosť povolenú. Následne stlačí tlačidlo Vytvoriť. V prípade, že si podnikateľ neželá vytvoriť doklad na úhradu faktúry, použije tlačidlo Zrušiť, a tým sa vráti späť na menu rýchleho prístupu.
Strana 36 / 110 Obrázok 30: Vytvorenie dokladu úhrada faktúry Po kliknutí na tlačidlo Vytvoriť sa vygeneruje pokladničný doklad a jeho ID. Pre vytlačenie pokladničného dokladu podnikateľ klikne na tlačidlo Tlačiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí náhľad dokladu a okno pre tlač, ktoré keď podnikateľ potvrdí, doklad sa vytlačí. Obrázok 31: Vytvorenie dokladu pre úhradu faktúry náhľad dokladu 3.4.6 Prijatá záloha Podnikateľ môže pomocou tohto menu prijímať zálohy za tovar alebo služby. Vytvoriť nový doklad na prijatú zálohu môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Nový doklad a vybratím položky Prijatá záloha v základnom menu.
Strana 37 / 110 3.4.6.1 Vytvorenie dokladu o prijatí zálohy V prvom kroku si podnikateľ vytvorí v katalógu položku bez ceny (viď. 3.7.2 Pridanie nového tovaru / služby), ktorá špecifikuje za aký tovar alebo službu bude prijatá záloha (napr. Záloha kontaktné šošovky ). Následne si pri vytváraní dokladu podnikateľ vyberie práve túto položku, zadá sumu prijatej zálohy a pokračuje vo vytváraní dokladu za prijatú zálohu ako pri postupe vytvorenia pokladničného dokladu uvádzaného v predchádzajúcej kapitole (viď. 3.4.1 Pokladničný doklad). Rozdiel je v tom, že tu sa nezadáva množstvo, zľava a typ položky je prednastavený na záloha a nedá sa zmeniť. Na daný doklad je možné vytvoriť aj viac položiek pre prijatie zálohy. Obrázok 32: Vytvorený doklad na prijatú zálohu náhľad dokladu 3.4.6.2 Vytvorenie dokladu o predaji s odpočítaním zálohy Podnikateľ vytvorí nový pokladničný doklad, kde si zo zoznamu tovaru a služieb vyberie položku, ktorú predáva a pridá ju do časti pridané položky dokladu. Následne si pridá ďalšiu položku s typom vrátená, kde si vyberie položku podľa zálohy, ktorú prijal (postup viď. 3.4.1 Pokladničný doklad). Celková suma dokladu bude zodpovedať hotovosti, ktorú ma podnikateľ prijať za predaj tovaru alebo služby po odpočítaní zálohy.
Strana 38 / 110 Obrázok 33: Doklad o predaji s odpočítaním zálohy - náhľad dokladu 3.4.7 Platba cudzou menou Podnikateľ môže prijímať platby aj v cudzej mene. Aby mohol takéto platby prijímať, je potrebné upraviť nastavenie pokladnice (viď. 3.10.1 Nastavenia dokladu). Vytvorenie dokladu pri platbe v cudzej mene je identické s postupom vytvorenia dokladov popísaných v predchádzajúcich podkapitolách. Rozdiel je v tom, že sa po pridaní položiek do Pridaných položiek dokladu zobrazuje tlačidlo Pokračovať pre zadanie rozpisu platidiel (namiesto tlačidla Vytvoriť, ktoré by sa zobrazilo v prípade, ak podnikateľ nemá nastavené prijímanie platieb v cudzej mene). Podnikateľ sa nachádza na obrazovke Pokladničný doklad Rozpis platieb dokladu, kde v časti Platby v cudzej mene, po kliknutí na tlačidlo Pridať platbu má možnosť výberu prijímanej cudzej meny. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí riadok pre nastavenie platby v cudzej mene. Podnikateľ vyberie cudziu menu, ktorú prijíma a zadá jej množstvo. Systém prijaté množstvo cudzej meny prepočíta vždy aktuálnym kurzom Národnej banky Slovenska.
Strana 39 / 110 Systém vytvorenie pokladničného dokladu povolí až vtedy, ak množstvo prijatej cudzej meny je ekvivalentné ku sume na úhradu prepočet sa vykoná automaticky na základe množstva prijatej cudzej meny. Podnikateľ má možnosť vložené hodnoty editovať dovtedy, než klikne na tlačidlo Vytvoriť. Po kliknutí na tlačidlo Vytvoriť sa vygeneruje pokladničný doklad a jeho ID. Pre vytlačenie pokladničného dokladu podnikateľ klikne na tlačidlo Tlačiť. Po kliknutí na toto tlačidlo bude zobrazený náhľad dokladu a okno pre tlač. Po nastavení a potvrdení nastavení tlače sa doklad vytlačí. Pod celkovou sumou na úhradu na vytlačenom pokladničnom doklade sa nachádza označenie prijatej cudzej meny, jej aktuálny kurz, množstvo prijatej cudzej meny a suma na vrátenie (ak prijaté peňažné prostriedky sú väčšie než suma k platbe). Rozpis cudzej meny je možné zadávať pri tvorbe pokladničných dokladov mimo dokladov typu vklad, výber a evidencii paragónu. Obrázok 34: Vytvorenie nového pokladničného dokladu - platba cudzou menou
Strana 40 / 110 Obrázok 35: Náhľad dokladu - platba cudzou menou 3.4.8 Zadávanie rozpisu platidiel Podnikateľ má možnosť prijímať všetky alternatívne hotovostné a bezhotovostné platidlá a ich množstvo vykázať na doklade - predpokladom je nastavenie tejto možnosti v nastaveniach dokladu (viď. 3.10.1 Nastavenia dokladu). Po aktivácii tejto funkcie bude podnikateľ odkázaný na výber Prednastaveného typu platidla. Výber označuje platidlo, ktoré sa bude zobrazovať primárne pri tvorbe dokladu. Typ platidla môže byť: - Hotovosť - Platobná karta - Poukážky - Stravné poukážky - Iné Pri tvorbe pokladničného dokladu sa po pridaní položiek do Pridaných položiek dokladu zobrazuje tlačidlo Pokračovať pre zadanie rozpisu platidiel
Strana 41 / 110 (namiesto tlačidla Vytvoriť, ktoré by sa zobrazilo v prípade, ak podnikateľ nemá nastavené prijímanie viacerých typov platidiel). Pre pridanie ďalšieho typu platidla, iného než je prednastavené, podnikateľ klikne na tlačidlo Pridať platbu nachádzajúce sa na obrazovke Rozpis platieb dokladu. Následne si vyberie pridávané platidlo a vloží sumu tohto platidla. Tento postup môže vykonávať až do bodu, než budú všetky typy platidiel pridané v zozname a budú mať taktiež zadanú sumu. Platbu je možné odstrániť kliknutím na tlačidlo nachádzajúce sa pri každej platbe. Obrázok 36: Vytvorenie nového pokladničného dokladu rozpis platidiel Po kliknutí na tlačidlo Vytvoriť sa vygeneruje pokladničný doklad a jeho ID. Pre vytlačenie pokladničného dokladu podnikateľ klikne na tlačidlo Tlačiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí náhľad dokladu a okno pre tlač. Po nastavení a potvrdení nastavení tlače sa doklad vytlačí. Pod celkovou sumou na úhradu na vytlačenom pokladničnom doklade sa nachádza rozpis prijatých platidiel a suma na vrátenie (ak prijaté peňažné prostriedky sú väčšie než suma k platbe).
Strana 42 / 110 Rozpis platidiel je možné zadávať pri tvorbe pokladničných dokladov okrem dokladov typu vklad, výber a evidencii paragónu. Obrázok 37: Náhľad dokladu rozpis platidiel 3.5 Zaevidovanie paragónu Ďalšou záložkou v základnom menu VRP je zaevidovanie paragónu, ktoré slúži na dodatočné zaevidovanie pokladničných dokladov, vyplatených faktúr a záloh. Tieto možnosti sa zobrazia kliknutím na tlačidlo paragónu. Zaevidovanie Obrázok 38: Základné menu - zaevidovanie paragónu
Strana 43 / 110 3.5.1 Pokladničný doklad Postup dodatočného doevidovania pokladničného dokladu je veľmi podobný s vytváraním nových pokladničných dokladov. Doevidovať pokladničný doklad môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Zaevidovanie paragónu a vybratím položky Pokladničný doklad v základnom menu. Zaevidovanie paragónu sa skladá z dvoch častí. V prvej časti podnikateľ vyplní formulár pre zadanie dátumu a času vydania paragónu a čísla paragónu. Obrázok 39: Zaevidovanie paragónu prvá časť Po ich vyplnení a kliknutí na tlačidlo Potvrdiť sa zobrazí druhá časť zaevidovania paragónu. Obrázok 40: Zaevidovanie paragónu druhá časť Tu podnikateľ v časti Pridať položku dokladu vyplní nasledujúce údaje: Vyberie typ položky (predvyplnená kladná klasický predaj tovaru, v prípade že chce podnikateľ vrátiť sumu za zálohované obaly, vyberie možnosť záporná. Typ položky vrátená (postup viď. 3.4.1.1 Postup
Strana 44 / 110 pri vytváraní dokladu s položkou typu vrátená) vyberie, ak chce podnikateľ zrušiť evidovanú položku už po jej vytlačení na PD). Vyberie tovar alebo službu z katalógu (zobrazené budú tovar a služby, ktoré boli platné v čase vydania paragónu, tovar je možné vyhľadávať vpisovaním jeho názvu, alebo EAN kódu, alebo kódu tovaru). Vpíše množstvo (prednastavené na 1, je možné udávať na 3 desatinné miesta). Vpíše jednotkovú cenu s DPH (iba v prípade, ak pri vytváraní tovaru alebo služby nebola táto cena zadaná viď. 3.7.2 Pridanie nového tovaru / služby). Zadá zľavu - možné zadávať percentuálnu zľavu (celé čísla 0 100%) alebo sumu zľavy v eurách (0 celková cena na PD), podľa toho akú formu zľavy má podnikateľ nastavenú (viď. 3.10.1 Nastavenia dokladu). Prednastavená je na hodnotu 0. Pokiaľ je typ položky vrátená, nie je možné zadávať akúkoľvek zľavu. Zadá špecifický údaj ak má podnikateľ túto možnosť aktivovanú v nastaveniach dokladu (viď. 3.10.1 Nastavenia dokladu). Po kliknutí na tlačidlo Pridať položku sa zobrazujú pridané položky v časti Pridané položky dokladu. Kliknutím na tlačidlo je možné danú položku z dokladu odstrániť. Po vyplnení všetkých potrebných údajov podnikateľ vytvorí pokladničný doklad kliknutím na tlačidlo Vytvoriť. V prípade, že si podnikateľ neželá vytvoriť doklad použije tlačidlo Zrušiť, a tým sa vráti späť na menu rýchleho prístupu.
Strana 45 / 110 Obrázok 41: Zaevidovanie paragónu pridaná položka Po kliknutí na tlačidlo Vytvoriť sa vygeneruje pokladničný doklad a jeho ID. Pre vytlačenie pokladničného dokladu podnikateľ klikne na tlačidlo Tlačiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí náhľad dokladu a okno pre tlač, ktoré keď podnikateľ potvrdí, doklad sa vytlačí. Obrázok 42: Doevidovanie pokladničného dokladu vygenerované ID dokladu
Strana 46 / 110 Obrázok 43: Doevidovanie pokladničného dokladu náhľad dokladu 3.5.2 Úhrada faktúry Postup dodatočného doevidovania úhrady faktúry je veľmi podobný s vytváraním nových dokladov za uhradené faktúry. Doevidovať doklad za uhradenú faktúru môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Zaevidovanie paragónu a vybratím položky Úhrada faktúry v základnom menu. Zaevidovanie paragónu sa skladá z dvoch častí. V prvej časti podnikateľ vyplní formulár pre zadanie dátumu a času vydania paragónu a čísla paragónu. Obrázok 44: Zaevidovanie paragónu prvá časť Po ich vyplnení a kliknutí na tlačidlo Potvrdiť sa zobrazí druhá časť zaevidovania paragónu.
Strana 47 / 110 Obrázok 45: Zaevidovanie paragónu druhá časť Podnikateľ vyplní údaje z faktúry Sumu úhrady faktúry (kladnú alebo zápornú) a Číslo faktúry a stlačí tlačidlo Vytvoriť. V prípade, že si podnikateľ neželá vykonať doevidovanie dokladu za úhradu faktúry, použije tlačidlo Zrušiť, a tým sa vráti späť na menu rýchleho prístupu. Obrázok 46: Zaevidovanie paragónu vyplnené údaje Po kliknutí na tlačidlo Vytvoriť sa vygeneruje pokladničný doklad a jeho ID. Pre vytlačenie pokladničného dokladu podnikateľ klikne na tlačidlo Tlačiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí náhľad dokladu a okno pre tlač, ktoré keď podnikateľ potvrdí, doklad sa vytlačí.
Strana 48 / 110 Obrázok 47: Doevidovanie dokladu za úhradu faktúry náhľad dokladu 3.5.3 Prijatá záloha Podnikateľ môže pomocou tohto menu doevidovať zálohy za tovar alebo služby. Doevidovať doklad na prijatú zálohu môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Zaevidovanie paragónu a vybratím položky Prijatá záloha v základnom menu. Prvá časť procesu vytvorenia dodatočného dokladu na prijatú zálohu je identické s postupom doevidovania pokladničného dokladu uvádzaného v predchádzajúcej kapitole (viď. 3.5.1 Pokladničný doklad). Druhá časť vytvárania tohto dokladu je zhodná s postupom uvedeným v kapitole 3.4.6 Prijatá záloha.
Strana 49 / 110 Obrázok 48: Doevidovanie dokladu na prijatú zálohu náhľad dokladu 3.6 Vystavené doklady V tejto časti sú zaznamenané všetky pokladničné doklady vyhotovené podnikateľom od registrácie VRP. Podnikateľ si môže prezerať všetky svoje pokladničné doklady po kliknutí na tlačidlo Vystavené doklady v základnom menu. Obrázok 49: Základné menu - Vystavené doklady
Strana 50 / 110 3.6.1 Zoznam vystavených dokladov a ich vyhľadávanie Po kliknutí na tlačidlo Vystavené doklady sa zobrazí tabuľka, ktorá obsahuje všetky vystavené doklady od vzniku VRP. Záznamy v nej sú zoradené tak, že novo pridané záznamy sa zaraďujú na začiatok tabuľky. Obrázok 50: Vystavené doklady - zoznam Na jednoduchšie vyhľadávanie v tabuľke slúži filter. Prednastavené vyhľadávacie kritérium v ňom je aktuálny mesiac. Podnikateľ môže vyhľadávať záznamy v tabuľke vybraním alebo vpísaním údajov do jednotlivých polí filtra: Dátum zaevidovania alebo obdobie (jedno z týchto kritérií musí byť vyplnené, predvyplnené je obdobie na aktuálny mesiac), Dátum vystavenia od, Dátum vystavenia do, ID dokladu (ID dokladu, ktoré bolo vygenerované systémom, 32 miestne), Číslo dokladu (poradové číslo dokladu v systéme, 4 miestne), Cena s DPH od, Cena s DPH do, Typ dokladu (Podnikateľ vyberá z možností Vklad, Výber, Pokladničný doklad, Neplatný doklad, Úhrada faktúry, Prijatá záloha),
Strana 51 / 110 Dodatočná evidencia (Podnikateľ vyberá z možností Áno, Nie. Áno, ak bol doklad dodatočne zaevidovaný (paragón)). Po zadaní filtrovacích kritérií klikne podnikateľ na tlačidlo Filtrovať a zobrazia sa mu požadované záznamy. V prípade, že si podnikateľ neželá filtrovať údaje podľa zadaných kritérií alebo ich chce zmazať a vyplniť nové použije tlačidlo Zrušiť filter, a tým sa zmažú vyplnené údaje vo filtri (predvyplnené zostane obdobie na aktuálny mesiac). Obrázok 51: Vystavené doklady - filter Typy dokladov ako pokladničný doklad, úhrada faktúry a prijatá záloha sú číslované vždy začatím mesiaca od čísla 1 (štvormiestne číslo - 0001), daná informácia je zobrazená v stĺpci číslo dokladu. Ostatné typy dokladov (neplatný doklad, vklad a výber) sú číslované začatím používania VRP od čísla 1, ale pre každý typ samostatne. Ak podnikateľ do 1.9. 2017 pri vytváraní dokladov prekročil VRP limit viď. Tabuľka 3 (počítajú sa doklady typu pokladničný doklad, úhrada faktúry a prijatá záloha), VRP bola podnikateľovi automaticky zrušená (na prekročenie limitu je upozornený hláškou) a podnikateľ má do VRP naďalej read only prístup (prístup do menu vystavené doklady, história tovaru a služieb, uzávierok a nastavení). Ak používateľ prekročil limit v auguste 2017, môže VRP používať ešte celý nasledujúci mesiac. Od 1.9. 2017 môže takýto podnikateľ, ktorý má ukončené používanie VRP z dôvodu prekročenia limitu vydaných pokladničných dokladov, opätovne podať žiadosť na používanie VRP a opäť používať novú VRP bez akéhokoľvek obmedzenia na počet vydaných pokladničných dokladov na základe zrušenia VRP limitu viď. Tabuľka 3.
Strana 52 / 110 3.6.1.1 Detail dokladu a tlač kópie dokladu Pri každom doklade nachádzajúcom sa v zozname všetkých vystavených dokladov sa nachádza tlačidlo Detail. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí detail požadovaného dokladu. Obrázok 52: Vystavené doklady - detail
Strana 53 / 110 Obrázok 53: Detail dokladu na prijatú zálohu Po kliknutí na tlačidlo Vytlačiť kópiu sa zobrazí náhľad dokladu a okno pre tlač, ktoré keď podnikateľ potvrdí, doklad sa vytlačí. Kópia dokladu neobsahuje QR kód, ID pokladničného dokladu, ani znak MF. V prípade, že si podnikateľ neželá vytlačiť kópiu dokladu, použije tlačidlo Späť, a tým sa vráti späť do zoznamu všetkých vystavených dokladov.
Strana 54 / 110 3.7 Tovar a služby Obrázok 54: Kópia dokladu - náhľad Táto obrazovka zobrazuje všetok tovar a služby, ktoré podnikateľ práve ponúka. Podnikateľ si môže prezerať celý svoj katalóg položiek po kliknutí na tlačidlo Tovar a služby v základnom menu. Po kliknutí na toto tlačidlo má podnikateľ taktiež možnosť pridávať tovar a služby manuálne (po jednom) alebo pomocou importu (hromadne), exportovať katalóg tovaru a služieb, spätne doevidovať tovar alebo služby a prezerať si históriu tovaru a služieb. Obrázok 55: Tovar a služby - menu
Strana 55 / 110 3.7.1 Zoznam tovaru / služieb a ich vyhľadávanie Po kliknutí na tlačidlo Tovar a služby sa zobrazí tabuľka, ktorá obsahuje zoznam platného tovaru a služby (max. 2000 položiek), ktoré práve podnikateľ poskytuje. Záznamy v nej sú zoradené podľa abecedy. Obrázok 56: Tovar a služby - zoznam Na jednoduchšie vyhľadávanie v tabuľke slúži filter. Podnikateľ môže vyhľadávať záznamy v tabuľke vybraním alebo vpísaním údajov do jednotlivých polí filtra: Názov tovaru / služby (môže vpísať aj iba časť názvu), Sadzba DPH (vyberie 0, 10 alebo 20%), EAN kód, Kód tovaru. Po zadaní filtrovacích kritérií klikne podnikateľ na tlačidlo Filtrovať a zobrazia sa mu požadované záznamy. V prípade, že si podnikateľ neželá filtrovať údaje podľa zadaných kritérií alebo ich chce zmazať a vyplniť nové použije tlačidlo Zrušiť filter, a tým sa zmažú vyplnené údaje vo filtri.
Strana 56 / 110 Obrázok 57: Tovar a služby - filter 3.7.1.1 Úprava tovaru / služby Táto možnosť slúži na editáciu EAN kódu, kódu tovaru, ceny danej položky (cena s DPH), sadzby dane za danú položku a poznámky k položke. Ak chce podnikateľ zmeniť údaje o tovare alebo službe, klikne na tlačidlo Upraviť pri konkrétnej položke. Obrázok 58: Tovar a služby - úprava Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí detail požadovaného tovaru alebo služby, ktorý je možné upravovať a história všetkých úprav tejto položky. Tu môže podnikateľ upravovať celkovú cenu položky, sadzbu DPH, EAN kód, kód tovaru a poznámku (názov tovaru / služby nie je možné zmeniť, základ dane sa dopočítava automaticky). Ak podnikateľ vykonal požadované zmeny, klikne na tlačidlo Uložiť. V prípade, že si podnikateľ neželá uložiť vykonané zmeny, použije tlačidlo Zrušiť, a tým sa vráti späť do zoznamu všetkého platného tovaru a služieb. Tabuľka histórie tovaru / služby má len informatívny charakter a informuje o všetkých zmenách vykonaných na danej položke.
Strana 57 / 110 Podnikateľ má možnosť hromadne upravovať DPH označeným položkám. Túto akciu vykoná označením položiek, zaškrtnutím checkboxu pri týchto položkách, a následným stlačením tlačidla Upraviť DPH označeným. Obrázok 59: Úprava tovaru alebo služby spolu s históriou 3.7.1.2 Zneplatnenie tovaru / služby Ak chce podnikateľ zneplatniť nejaký tovar alebo službu, klikne na tlačidlo Zneplatniť pri konkrétnej položke. Podnikateľ už nebude môcť pridávať túto položku do dokladu. Obrázok 60: Tovar a služby - zneplatnenie Po kliknutí na toto tlačidlo sa podnikateľovi zobrazí hláška pre potvrdenie danej akcie. Ak podnikateľ chce naozaj službu zneplatniť, kline na tlačidlo Potvrdiť, čím sa daná položka zneplatní (systém vypíše hlášku o úspešnom zneplatnení) a podnikateľ už nebude môcť vytvárať doklad s touto položkou.
Strana 58 / 110 V prípade, že si podnikateľ neželá vybraný tovar alebo službu zneplatniť, použije tlačidlo Zrušiť, a tým sa vráti späť do zoznamu platného tovaru a služieb. Podnikateľ má možnosť hromadne zneplatnovať položky. Túto akciu vykoná označením položiek, zaškrtnutím checkboxu pri týchto položkách, a následným stlačením tlačidla Zneplatniť označené. Obrázok 61: Tovar a služby potvrdenie zneplatnenia 3.7.2 Pridanie nového tovaru / služby Pridať nový tovar alebo službu môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Tovar a služby a vybratím položky Nový tovar / služba v základnom menu. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí formulár pre pridanie novej položky do zoznamu tovaru a služieb. Tu podnikateľ vyplní názov tovaru / služby, EAN kód, kód tovaru, cenu s DPH (Nemusí byť vyplnená. Je možné ju doplniť pri vytváraní PD), vyberie sadzbu dane (0, 10 alebo 20%), prípadne napíše poznámku. Základ dane sa dopočíta automaticky. Pre názov tovaru a služby sú povolené tieto znaky:! "#$%&'()*+,-./0123456789:;<=>?@ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ[\]^_`abcdefghijklm nopqrstuvwxyz{ }~äáćéíĺńóŕśúýźůäáćéíĺńóŕśúýźůčďěľňôřšťžčďěľňôřšťžőöű üőöűüß µ ˇ ˇ ز³.
Strana 59 / 110 Obrázok 62: Nový tovar / služba formulár Po vyplnení všetkých potrebných údajov podnikateľ vytvorí nový tovar alebo službu kliknutím na tlačidlo Uložiť. Po kliknutí na toto tlačidlo systém vypíše hlášku o úspešnom vytvorení položky a daný tovar alebo služba sa zobrazí v zozname platného tovaru / služieb.
Strana 60 / 110 Obrázok 63: Aktualizovaný zoznam tovaru a služieb s novopridanou položkou 3.7.3 História tovaru / služieb V tejto časti sú zaznamenané všetky zmeny týkajúce sa úpravy tovaru alebo služieb vykonávané podnikateľom. Podnikateľ si tu môže prezerať všetky svoje zmeny po kliknutí na tlačidlo Tovar a služby a vybratím položky História tovaru / služieb v základnom menu. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí tabuľka, ktorá obsahuje zoznam tovaru a služieb (aj zneplatnené) s každou zmenou. Záznamy v nej sú zoradené podľa posledných zmien pri položkách (platné v období od).
Strana 61 / 110 Obrázok 64: História tovaru / služieb - zoznam Na jednoduchšie vyhľadávanie v tabuľke slúži filter. Podnikateľ môže vyhľadávať záznamy v tabuľke vybraním alebo vpísaním údajov do jednotlivých polí filtra: Názov tovaru / služby (môže vpísať aj iba časť názvu), EAN kód, Kód tovaru, Platnosť od, Platnosť do. Po zadaní filtrovacích kritérií klikne podnikateľ na tlačidlo Filtrovať a zobrazia sa mu požadované záznamy. V prípade, že si podnikateľ neželá filtrovať údaje podľa zadaných kritérií alebo ich chce zmazať a vyplniť nové použije tlačidlo Zrušiť filter, a tým sa zmažú vyplnené údaje vo filtri.
Strana 62 / 110 Obrázok 65: História tovaru / služieb - filter 3.7.4 Import tovaru / služieb Aplikácia umožňuje hromadné pridávanie tovaru a služieb (maximálne 100 naraz) pomocou nahrania súboru vo formáte.csv (comma-separated values),.xml (extended markup language) alebo.xlsx (Microsoft Excel ďalej MS Excel). Ich použitie podľa uvedeného postupu nevyžaduje expertné znalosti informačných technológií. Súbory prvých dvoch formátov (.csv a.xml) je možné vytvoriť prakticky v ľubovoľnom textovom editore (napríklad MS Notepad, Notepad++, MS Word), v prípade.csv aj v tabuľkových editoroch (napríklad MS Excel). Súbor vo formáte.xlsx sa vytvára v tabuľkovom editore MS Excel. Podnikateľ má možnosť stiahnuť si všetky vzorové súbory priamo v aplikácií kliknutím na príslušný odkaz. Obrázok 66: Import tovaru a služieb príklady vzorových súborov Jednotlivé položky v importovaných súboroch musia mať nasledujúcu štruktúru (vrátane poradia): Obsah A B C D E F Označenie EAN kód Kód Jednotkov Sadzba Poznámka tovaru / tovaru / á cena s DPH služby služby DPH
Strana 63 / 110 Obmedzenia názov danej položky, tak ako bude vytlačená na pokladnič nom doklade povinné pole alfanume rické znaky maximáln e 255 znakov čiarový kód tovaru nepovin ná položka 8 18 znakov zjedno dušené číselné označe nie tovaru nepovi nná položka Maximá lne 255 znakov jednotk ová cena položky v vrátane DPH nezápor né číslo 4 desatinn é miesta, viac bude automat icky zaokrúhl ených ak chcete určovať cenu pri tvorbe PD, nevypĺň ajte zákonná sadzba DPH v % povinné pole číselná hodnota od 0 do 100 v prípad e položiek oslobod ených od dane 0 v prípad e neplatit eľov DPH tiež 0 ľubovoľná poznámk a k položke alfanume rické znaky maximáln e 1000 znakov Tabuľka 4: Štruktúra pridávaných položiek Poznámka: Pri importe tovaru / služby je dôležité, aby používateľ dbal na to, že názov tovaru / služby, EAN kód a kód tovaru importovaných položiek sa nesmie zhodovať s aktuálne platnými položkami (tieto hodnoty musia byť jedinečné). Takéto položky nie je možné importovať ani vtedy, ak sa EAN kód importovanej položky zhoduje s kódom tovaru aktuálne platnej položky, a naopak. 3.7.4.1 Vytvorenie súboru pre import - formát CSV CSV je otvorený multiplatformový formát používaný pre ukladanie štruktúrovaných dát (tabuliek) vo forme textu. Vymedzenie jednotlivých buniek tabuľky je určené pomocou určených znakov, najčastejšie ; pre oddelenie buniek v riadku a Enter pre posun do ďalšieho riadku. Z tohto dôvodu text nesmie obsahovať znak ;. Príklad:
Strana 64 / 110 Označenie tovaru/služby (povinné, max 255 znakov);ean kód (nepovinné, 8-18 znakov);kód tovaru (nepovinné, max 255 znakov);jednotková cena s DPH (v );Sadzba DPH (povinné, v %);Poznámka (max 1000 znakov) Zemiaky 1kg;123456789;1001;0,7;20;Skoré Zemiaky 2,5kg;987654321;1002;1;20;Neskoré Vo forme tabuľky predstavuje: Označenie tovaru/služby (povinné, max 255 znakov) EAN kód (nepovinné, 8-18 znakov) Kód tovaru / služby (nepovinné, 255 znakov) Jednotko vá cena s DPH (v ) Sadzba DPH (povinné, v %) Poznámka (max 1000 znakov) Zemiaky 1kg 123456789 1001 0,7 20 Skoré Zemiaky 2,5kg 987654321 1002 1 20 Neskoré Súbor pre import vo formáte.csv je možné vytvoriť dvoma spôsobmi: A, manuálne pomocou textového editora (príklad pre MS Notepad) 1. Otvorte si textový editor a do prvého riadku vpíšte hlavičku vo formáte A;B;C;D;E;F. Kde písmená A-F reprezentujú ľubovoľný text. Príklad: Označenie tovaru/služby (povinné, max 255 znakov);ean kód (nepovinné, 8-18 znakov);kód tovaru (nepovinné, 255 znakov);jednotková cena s DPH (v );Sadzba DPH (povinné, v %);Poznámka (max 1000 znakov). Tento prvý riadok slúži iba ako hlavička a bude pri importovaní ignorovaný a preto na formulácii textov nezáleží 2. Postupne vpíšte tovar a služby v štruktúre A;B;C;D;E;F (viď. Tabuľka 4: Štruktúra pridávaných položiek vyššie). Po každej položke stlačte enter na presunutie do nového riadku. Za poslednou položkou stlačte opäť enter, inak bude posledný riadok ignorovaný.
Strana 65 / 110 3. Kliknite na tlačidlo Súbor/File, Uložiť ako/save as, zadajte cestu, kam má byť súbor uložený. Vyberte z rozbaľovacieho zoznamu Uložiť ako typ/save as type Všetky typy (*.*)/All (*.*). Nazvite si súbor ľubovoľne, pričom za názov doplňte.csv. Nastavte Kódovanie/Encoding na ANSI. Potvrďte uloženie. B, pomocou tabuľkového editora (príklad pre MS Excel) 1. otvorte si tabuľkový editor a do prvého riadku vpíšte hlavičku vo formáte A;B;C;D;E;F. Kde písmená A-F reprezentujú ľubovoľný text. Príklad:
Strana 66 / 110 Označenie tovaru/služby (povinné, max 255 znakov);ean kód (nepovinné, 8-18 znakov);kód tovaru (nepovinné, 255 znakov);jednotková cena s DPH (v );Sadzba DPH (povinné, v %);Poznámka (max 1000 znakov). Tento prvý riadok slúži iba ako hlavička a bude pri importovaní ignorovaný a preto na formulácii textov nezáleží 2. Postupne vpíšte tovar a služby v štruktúre A;B;C;D;E;F (viď. Tabuľka 4: Štruktúra pridávaných položiek vyššie). 3. Kliknite na Súbor/File, Uložiť ako/save as. Vyberte miesto kam sa má súbor uložiť, nastavte typ uloženia na CSV (Comma delimited) a nazvite súbor ľubovoľne a potvrďte tlačidlom Uložiť/Save. 4. Aplikácia Vás môže upozorniť na možnú stratu niektorých vlastností vytvoreného zošita pri uložení vo formáte CSV. Potvrďte hlášku kliknutím na Áno/Yes.
Strana 67 / 110 Upozornenie: Pri používaní Microsoft Excel môže prísť ku strate údajov importovaných položiek s dlhším EAN kódom. 3.7.4.2 Vytvorenie súboru pre import - formát XML Jazyk XML umožňuje ukladať dáta v štruktúrovanej forme pomocou využitia vopred definovaných značiek. Rovnako ako v prípade CSV sú dáta technicky ukladané ako obyčajný text a je možné ich vytvoriť aj pomocou jednoduchého textového editora. Príklad: <sluzby xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/xmlschema"> <sluzba> <oznacenie>zemiaky 1kg</oznacenie> <eankod>123456789</eankod> <kodtovaru>1001</kodtovaru> <jednotkovacenadph>0.7</jednotkovacenadph> <sadzbadph>20</sadzbadph> <poznamka>skoré</poznamka> </sluzba> <sluzba> <oznacenie>zemiaky 2,5kg</oznacenie> <eankod>987654321</eankod> <kodtovaru>1002</kodtovaru> <jednotkovacenadph>1</jednotkovacenadph> <sadzbadph>20</sadzbadph> <poznamka>neskoré</poznamka> </sluzba> </sluzby> Vo forme tabuľky predstavuje: Označenie tovaru/služby (povinné, max 256 znakov) EAN kód (nepovinné, 8-18 znakov) Kód tovaru / služby (nepovinné, 255 znakov) Jednotková cena s DPH (v ) Sadzba DPH (povinné, v %) Poznámka (max 1000 znakov) Zemiaky 1kg 123456789 1001 0,7 20 Skoré Zemiaky 2,5kg 987654321 1002 1 20 Neskoré Vytvorenie XML súboru pre import (príklad pre MS Notepad): 1. Otvorte si textový editor a do prvého riadku vpíšte: <sluzby xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/xmlschema">
Strana 68 / 110 2. Postupne pridávajte položky v štruktúre: <sluzba> <oznacenie>a</oznacenie> <eankod>b</eankod> <kodtovaru>c</kodtovaru> <jednotkovacenadph>d</jednotkovacenadph> <sadzbadph>e</sadzbadph> <poznamka>f</poznamka> </sluzba> kde za A,B,C,D,E,F dosaďte parametre tovaru/služby podľa Tabuľka 4: Štruktúra pridávaných položiek vyššie. 3. Do posledného riadku vpíšte: </sluzby> 4. Kliknite na tlačidlo Súbor/File, Uložiť ako/save as, zadajte cestu, kam má byť súbor uložený. Vyberte z rozbaľovacieho zoznamu Uložiť ako typ/save as type Všetky typy (*.*)/All (*.*). Nazvite si súbor ľubovoľne, pričom
Strana 69 / 110 za názov doplňte.xml. Nastavte Kódovanie/Encoding na ANSI. Potvrďte uloženie. 3.7.4.3 Vytvorenie súboru pre import - formát XLSX XLSX je formát súboru pre ukladanie dát z tabuľkového editoru. Súbory v tomto formáte sú používané pre balík Microsoft Office 2007 a novší. Prípona.xlsx označuje typ súboru, ktorý bol v tomto editore vytvorený (Do verzie MS Office 2003 sa používala prípona.xls, od nasledujúcej verzie sa používa novší formát.xlsx). Vytvorenie súboru pre import vo formáte XLSX je podobný vytvoreniu súboru vo formáte CSV pomocou MS Excel. Príklad: Príklad vo forme tabuľky predstavuje: Označenie tovaru/služby (povinné, max 255 znakov) EAN kód (nepovinné, 8-18 znakov) Kód tovaru / služby (nepovinné, 255 znakov) Jednotko vá cena s DPH (v ) Sadzba DPH (povinné, v %) Poznámka (max 1000 znakov) Zemiaky 1kg 123456789 1001 0,7 20 Skoré Zemiaky 2,5kg 987654321 1002 1 20 Neskoré Vytvorenie.xlsx súboru pre import (príklad pre MS Excel): 1. otvorte si tabuľkový editor MS Excel a do prvého riadku vpíšte hlavičku vo formáte A;B;C;D;E;F. Kde písmená A-F reprezentujú ľubovoľný text. Príklad: Označenie tovaru/služby (povinné, max 255 znakov);ean kód (nepovinné, 8-18 znakov);kód tovaru (nepovinné, 255
Strana 70 / 110 znakov);jednotková cena s DPH (v );Sadzba DPH (povinné, v %);Poznámka (max 1000 znakov). Tento prvý riadok slúži iba ako hlavička a bude pri importovaní ignorovaný a preto na formulácii textov nezáleží 2. Postupne vpíšte tovar a služby v štruktúre A;B;C;D;E;F (viď. Tabuľka 4: Štruktúra pridávaných položiek vyššie). 3. Kliknite na Súbor/File, Uložiť ako/save as. Vyberte miesto kam sa má súbor uložiť, nastavte typ uloženia na Excel Workbook a nazvite súbor ľubovoľne a potvrďte tlačidlom Uložiť/Save. 3.7.4.4 Nahranie súborov do VRP Importovať zoznam tovaru a služieb môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Tovar a služby a vybratím položky Import tovaru / služieb v základnom menu. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí formulár na vkladanie súborov s položkami, ktoré chce podnikateľ importovať do systému a podnikateľ tu má možnosť stiahnuť si vzorové súbory, kliknutím na príslušný odkaz. Pre import
Strana 71 / 110 položiek podnikateľ vyberie súbor, ktorý chce vložiť a klikne na tlačidlo Importovať súbor. Ak chce podnikateľ importované položky doevidovať spätne, vyplní aj pole Dátum začiatku služieb. Obrázok 67: Import tovaru a služieb Po kliknutí na tlačidlo Importovať súbor sa podnikateľovi zobrazí hláška o úspešnosti nahratia súboru. Katalóg tovaru a služieb môže obsahovať maximálne 2000 položiek. Obrázok 68: Import tovaru a služieb importovaný súbor Ak podnikateľ pri vytváraní súboru spravil chybu (nedodržanie obmedzení uvedených v Tabuľka 4: Štruktúra pridávaných položiek, bude na ňu upozornení pomocou chybovej hlášky. V prípade, že je v súbore chýb viacero, vypíše sa 10
Strana 72 / 110 chýb pod seba. Ak je chýb viac ako 10, následne sa vypíše riadok s troma bodkami "..." a riadok informujúci o celkovom počte chýb v súbore. Obrázok 69: Import tovaru a služieb chyba v súbore Ak bol súbor formálne správny, pridajú sa všetky ešte neexistujúce položky do katalógu tovaru / služieb podnikateľa a ich počet bude uvedený v informačnej hláške ako Počet úspešne importovaných položiek. Ak už niektoré položky zo súboru existujú v katalógu alebo EAN kód alebo kód tovaru niektorej z položiek je naviazaný na už existujúci tovar, budú preskočené. Počet preskočených položiek bude taktiež uvedený v informačnej hláške ako Počet neúspešne importovaných položiek a taktiež bude uvedený dôvod nenaimportovania danej položky. Je teda možné súbor použiť aj viackrát, ak podnikateľ doňho postupne pridával položky. Pridané budú iba tieto nové položky. V prípade úpravy existujúcich položiek je nutné použiť obrazovku Úprava tovaru / služby vo VRP, prípadne upravované služby zneplatniť a upraviť hodnoty v importovanom súbore a vykonať import znovu.
Strana 73 / 110 Obrázok 70: Import tovaru a služieb existujúci tovar / služba 3.7.5 Export tovaru / služieb Exportovať katalóg tovaru a služieb a prehliadať si zoznam všetkých vykonaných exportov, môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Tovar a služby a vybratím položky Export tovaru / služieb v základnom menu. 3.7.5.1 Prehľad exportov a ich vyhľadávanie Po kliknutí na tlačidlo Export tovaru / služieb sa zobrazí tabuľka, ktorá obsahuje všetky vygenerované exporty. Záznamy v nej sú zoradené tak, že novo pridané záznamy sa zaraďujú na začiatok tabuľky.
Strana 74 / 110 Obrázok 71: Export tovaru / služieb - zoznam Na jednoduchšie vyhľadávanie v tabuľke slúži filter. Podnikateľ môže vyhľadávať záznamy v tabuľke vybraním alebo vpísaním údajov do jednotlivých polí filtra: Dátum vytvorenia od, Dátum vytvorenia do, Dátum exportu, Stav spracovania. Po zadaní filtrovacích kritérií klikne podnikateľ na tlačidlo Filtrovať a zobrazia sa mu požadované záznamy. V prípade, že si podnikateľ neželá filtrovať údaje podľa zadaných kritérií alebo ich chce zmazať a vyplniť nové použije tlačidlo Zrušiť filter, a tým sa zmažú vyplnené údaje vo filtri.
Strana 75 / 110 Obrázok 72: Export tovaru / služieb - filter 3.7.5.2 Vytvorenie a stiahnutie exportu tovaru / služieb Po kliknutí na tlačidlo Tovar a služby a po vybratí položky Export tovaru / služieb v základnom menu, podnikateľ klikne na tlačidlo Nový export. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí formulár na vytvorenie nového exportu. Obrázok 73: Vytvorenie exportu tovaru / služieb Po vyplnení všetkých potrebných údajov (Dátum a čas exportu) podnikateľ klikne na tlačidlo Uložiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa export zobrazí v zozname všetkých exportov v stave čaká na spracovanie. Keď prejde export do stavu spracovanie ukončené, je možné ho stiahnuť.
Strana 76 / 110 Obrázok 74: Export tovaru / služieb v stave pripravený na spracovanie a spracovaný Pre stiahnutie exportu klikne podnikateľ na tlačidlo Stiahnuť a export sa stiahne na lokálne úložisko. 3.7.6 Spätné doevidovanie tovaru / služby Toto menu slúži na spätné doevidovanie tovaru alebo služby, ktorú nebolo možné upraviť alebo vytvoriť pre dočasnú nedostupnosť systému. Tovar alebo službu môže podnikateľ spätne doevidovať kliknutím na tlačidlo Tovar a služby a vybratím položky Spätné doevidovanie služby v základnom menu. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí formulár pre spätné doevidovanie tovaru alebo služieb.
Strana 77 / 110 Obrázok 75: Spätné doevidovanie služby formulár 3.7.6.1 Spätné doevidovanie nového tovaru / služby Ak chce podnikateľ spätne doevidovať tovar alebo službu, vo formulári spätného doevidovania vyberie v poli Tovar / služba možnosť Zadať novú službu. Po vybratí tejto možnosti podnikateľ vyplní názov nového tovaru / služby, EAN kód, kód tovaru, dátum platnosti (od / do) tovaru alebo služby, cenu s DPH (Nemusí byť vyplnená. Je možné ju doplniť pri vytváraní PD), vyberie sadzbu dane (0, 10 alebo 20%), prípadne napíše poznámku. Základ dane sa dopočíta automaticky.
Strana 78 / 110 Obrázok 76: Spätné doevidovanie nového tovaru / služby Po vyplnení všetkých potrebných údajov podnikateľ spätne doeviduje tovar alebo službu kliknutím na tlačidlo Uložiť. Po kliknutí na toto tlačidlo systém vypíše hlášku o úspešnom vytvorení položky. Ak podnikateľ vo formulári spätného doevidovania vyplnil dátum platnosti položky od aj do (čiže položka bola platná v minulosti, ale už nie je), tovar alebo služba sa zobrazí v zozname Histórie tovaru alebo služieb (viď. 3.7.3 História tovaru / služieb). Ak podnikateľ vo formulári spätného doevidovania vyplnil len dátum platnosti položky od (čiže položka bola platná v minulosti a stále je platná),
Strana 79 / 110 jeden záznam o tovare alebo službe (s dátumom platnosti do dátumu spätného doevidovania) sa zobrazí v zozname Histórie tovaru / služieb (viď. 3.7.3 História tovaru / služieb) a druhý záznam (s dátumom platnosti od spätného dátumu doevidovania) v zozname Tovaru a služieb (viď. 3.7.1 Zoznam tovaru / služieb a ich vyhľadávanie). 3.7.6.2 Spätná úprava tovaru / služby Ak chce podnikateľ spätne upraviť tovar alebo službu, vo formulári spätného doevidovania vyberie v poli Tovar / služba existujúcu službu, ktorú chce spätne meniť. Po vybratí tejto možnosti podnikateľ vyplní dátum platnosti (od / do) tovaru alebo služby, cenu s DPH (Nemusí byť vyplnená. Je možné ju doplniť pri vytváraní PD), vyberie sadzbu dane (0, 10 alebo 20%), prípadne napíše poznámku. Základ dane sa dopočíta automaticky. Obrázok 77: Spätná úprava tovaru / služby Po vyplnení všetkých potrebných údajov podnikateľ spätne doeviduje tovar alebo službu kliknutím na tlačidlo Uložiť. Po kliknutí na toto tlačidlo systém vypíše hlášku o úspešnom vytvorení položky.
Strana 80 / 110 Ak podnikateľ vo formulári spätného doevidovania vyplnil dátum platnosti položky od aj do (čiže položka bola platná v minulosti, ale už nie je), tovar alebo služba sa zobrazí v zozname Histórie tovaru alebo služieb (viď. 3.7.3 História tovaru / služieb). Ak podnikateľ vo formulári spätného doevidovania vyplnil len dátum platnosti položky od (čiže položka bola platná v minulosti a stále je platná), jeden záznam o tovare alebo službe (s dátumom platnosti do dátumu spätného doevidovania) sa zobrazí v zozname Histórie tovaru / služieb (viď. 3.7.3 História tovaru / služieb) a druhý záznam (s dátumom platnosti od spätného dátumu doevidovania) v zozname Tovaru a služieb (viď. 3.7.1 Zoznam tovaru / služieb a ich vyhľadávanie). 3.8 Uzávierky Podnikateľ môže pomocou tohto menu vytvárať intervalové a prehľadové uzávierky. Vytvoriť novú uzávierku môže podnikateľ po kliknutí na tlačidlo Uzávierky v základnom menu. Obrázok 78: Uzávierky - menu 3.8.1 Prehľad uzávierok a ich vyhľadávanie Po kliknutí na tlačidlo Uzávierky sa zobrazí tabuľka, ktorá obsahuje všetky vygenerované uzávierky. Záznamy v nej sú zoradené tak, že novo pridané záznamy sa zaraďujú na začiatok tabuľky.
Strana 81 / 110 Obrázok 79: Uzávierky - zoznam Na jednoduchšie vyhľadávanie v tabuľke slúži filter. Podnikateľ môže vyhľadávať záznamy v tabuľke vybraním alebo vpísaním údajov do jednotlivých polí filtra: Dátum vytvorenia od, Dátum vytvorenia do, Dátum spracovania, Typ uzávierky, Stav uzávierky. Po zadaní filtrovacích kritérií klikne podnikateľ na tlačidlo Filtrovať a zobrazia sa mu požadované záznamy. V prípade, že si podnikateľ neželá filtrovať údaje podľa zadaných kritérií alebo ich chce zmazať a vyplniť nové použije tlačidlo Zrušiť filter, a tým sa zmažú vyplnené údaje vo filtri.
Strana 82 / 110 Obrázok 80: Uzávierky filter V prehľade uzávierok sa zobrazujú vytvorené uzávierky za aktuálny a predchádzajúci mesiac. Za pomoci filtra sa dajú vyfiltrovať uzávierky za aktuálny mesiac a za predchádzajúci mesiac. Ostatné uzávierky vytvorené v inom období sú vymazané. 3.8.2 Vytvorenie a stiahnutie intervalovej uzávierky Vytvoriť novú intervalovú uzávierku môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Uzávierky a vybratím položky Nová uzávierka v základnom menu. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí formulár na vytvorenie novej uzávierky. Tu podnikateľ vyberie typ uzávierky intervalová uzávierka. Obrázok 81: Vytvorenie intervalovej uzávierky Po vyplnení všetkých potrebných údajov (dátum uzávierky od / do) podnikateľ klikne na tlačidlo Uložiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa
Strana 83 / 110 uzávierka zobrazí v zozname všetkých uzávierok v stave čaká na spracovanie. Keď prejde uzávierka do stavu spracovanie ukončené, je možné ju stiahnuť. Obrázok 82: Intervalová uzávierka zaradená na spracovanie Pre stiahnutie uzávierky klikne podnikateľ na tlačidlo Stiahnuť a uzávierka sa stiahne na lokálne úložisko. 3.8.3 Vytvorenie a stiahnutie prehľadovej uzávierky Vytvoriť novú prehľadovú uzávierku môže podnikateľ rovnako ako intervalovú, kliknutím na tlačidlo Uzávierky a vybratím položky Nová uzávierka v základnom menu. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí formulár na vytvorenie novej uzávierky. Tu podnikateľ vyberie typ uzávierky prehľadová uzávierka.
Strana 84 / 110 Obrázok 83: Vytvorenie prehľadovej uzávierky Po vyplnení všetkých potrebných údajov (dátum uzávierky od je možné vyplniť len 72 hodín spätne) podnikateľ klikne na tlačidlo Uložiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa uzávierka zobrazí v zozname všetkých uzávierok v stave čaká na spracovanie. Keď prejde uzávierka do stavu spracovanie ukončené, je možné ju stiahnuť.
Strana 85 / 110 Obrázok 84: Prehľadová uzávierka zaradená na spracovanie Pre stiahnutie uzávierky klikne podnikateľ na tlačidlo Stiahnuť a uzávierka sa stiahne na lokálne úložisko. 3.9 Reporty Podnikateľ môže pomocou tohto menu vytvárať reporty a to konkrétne: Základný report zobrazuje doklady vytvorené za zvolené obdobie, Rozšírený report zobrazuje doklady spolu s položkami dokladu za zvolené obdobie, Report predaja zobrazuje položky predané za zvolené obdobie, Report pokladníc zobrazuje v sume podrobnosti o obratoch, dokladoch a rozpise DPH pre zvolené pokladnice (ak ich má podnikateľ viac) a za zvolené obdobie
Strana 86 / 110 Report prihlásení zobrazuje podrobnosti o prihlásení za zvolené obdobie. Vytvoriť nový report môže podnikateľ po kliknutí na tlačidlo Reporty v základnom menu. Obrázok 85: Uzávierky - menu 3.9.1 Prehľad reportov a ich vyhľadávanie Po kliknutí na tlačidlo Reporty sa zobrazí tabuľka, ktorá obsahuje všetky vygenerované reporty. Záznamy v nej sú zoradené tak, že novo pridané záznamy sa zaraďujú na začiatok tabuľky. Obrázok 86: Reporty - zoznam Na jednoduchšie vyhľadávanie v tabuľke slúži filter. Podnikateľ môže vyhľadávať záznamy v tabuľke vybraním alebo vpísaním údajov do jednotlivých polí filtra: Dátum vytvorenia,
Strana 87 / 110 Typ reportu, Stav reportu. Po zadaní filtrovacích kritérií klikne podnikateľ na tlačidlo Filtrovať a zobrazia sa mu požadované záznamy. V prípade, že si podnikateľ neželá filtrovať údaje podľa zadaných kritérií alebo ich chce zmazať a vyplniť nové použije tlačidlo Zrušiť filter, a tým sa zmažú vyplnené údaje vo filtri. Obrázok 87: Reporty filter V prehľade reportov sa zobrazujú vytvorené reporty za aktuálny a predchádzajúci mesiac. Za pomoci filtra sa dajú vyfiltrovať reporty za aktuálny mesiac a za predchádzajúci mesiac. Ostatné reporty vytvorené v inom období sú vymazané. 3.9.2 Vytvorenie a stiahnutie základného reportu Vytvoriť nový základný report môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Reporty a vybratím položky Nový report v základnom menu. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí formulár na vytvorenie nového reportu. Tu podnikateľ vyberie typ reportu základný report. Obrázok 88: Vytvorenie základného reportu
Strana 88 / 110 Po vyplnení všetkých potrebných údajov (dátum od / do) podnikateľ klikne na tlačidlo Uložiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa report zobrazí v zozname všetkých reportov v stave čaká na spracovanie. Keď prejde report do stavu spracovanie ukončené, je ho možné stiahnuť. Obrázok 89: Základný report zaradený na spracovanie Pre stiahnutie reportu klikne podnikateľ na tlačidlo Stiahnuť a report sa stiahne na lokálne úložisko. 3.9.3 Vytvorenie a stiahnutie rozšíreného reportu Vytvoriť nový rozšírený report môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Reporty a vybratím položky Nový report v základnom menu. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí formulár na vytvorenie nového reportu. Tu podnikateľ vyberie typ reportu rozšírený report.
Strana 89 / 110 Obrázok 90: Vytvorenie rozšíreného reportu Po vyplnení všetkých potrebných údajov (dátum od / do) podnikateľ klikne na tlačidlo Uložiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa report zobrazí v zozname všetkých reportov v stave čaká na spracovanie. Keď prejde report do stavu spracovanie ukončené, je ho možné stiahnuť. Obrázok 91: Rozšírený report zaradený na spracovanie Pre stiahnutie reportu klikne podnikateľ na tlačidlo Stiahnuť a report sa stiahne na lokálne úložisko.
Strana 90 / 110 3.9.4 Vytvorenie a stiahnutie reportu predaja Vytvoriť nový report predaja môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Reporty a vybratím položky Nový report v základnom menu. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí formulár na vytvorenie nového reportu. Tu podnikateľ vyberie typ reportu report predaja. Obrázok 92: Vytvorenie reportu predaja Po vyplnení všetkých potrebných údajov (dátum od / do) podnikateľ klikne na tlačidlo Uložiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa report zobrazí v zozname všetkých reportov v stave čaká na spracovanie. Keď prejde report do stavu spracovanie ukončené, je ho možné stiahnuť.
Strana 91 / 110 Obrázok 93: Report predaja zaradený na spracovanie Pre stiahnutie reportu klikne podnikateľ na tlačidlo Stiahnuť a report sa stiahne na lokálne úložisko. 3.9.5 Vytvorenie a stiahnutie reportu pokladníc Vytvoriť nový report pokladníc môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Reporty a vybratím položky Nový report v základnom menu. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí formulár na vytvorenie nového reportu. Tu podnikateľ vyberie typ reportu report pokladníc.
Strana 92 / 110 Obrázok 94: Vytvorenie reportu pokladníc Po vyplnení všetkých potrebných údajov (dátum od / do a výber z DKP) podnikateľ klikne na tlačidlo Uložiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa report zobrazí v zozname všetkých reportov v stave čaká na spracovanie. Keď prejde report do stavu spracovanie ukončené, je ho možné stiahnuť.
Strana 93 / 110 Obrázok 95: Report pokladníc zaradený na spracovanie Pre stiahnutie reportu klikne podnikateľ na tlačidlo Stiahnuť a report sa stiahne na lokálne úložisko. 3.9.6 Vytvorenie a stiahnutie reportu prihlásení Vytvoriť nový report prihlásení môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Reporty a vybratím položky Nový report v základnom menu. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí formulár na vytvorenie nového reportu. Tu podnikateľ vyberie typ reportu report prihlásení.
Strana 94 / 110 Obrázok 96: Vytvorenie reportu prihlásení Po vyplnení všetkých potrebných údajov (dátum od / do) podnikateľ klikne na tlačidlo Uložiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa report zobrazí v zozname všetkých reportov v stave čaká na spracovanie. Keď prejde report do stavu spracovanie ukončené, je ho možné stiahnuť. Obrázok 97: Report prihlásení zaradený na spracovanie Pre stiahnutie reportu klikne podnikateľ na tlačidlo Stiahnuť a report sa stiahne na lokálne úložisko.
Strana 95 / 110 3.10 Nastavenia Podnikateľ môže pomocou tohto menu meniť nastavenia aplikácie VRP. Môže nastavovať, či prijíma platby v cudzej mene, formát tlače dokladov, či je alebo nie je platiteľom dane, formu zľavy, zmeniť heslo alebo zobraziť si spárované zariadenia s VRP. Spomínané možnosti sa mu zobrazia po kliknutí na tlačidlo Nastavenia v základnom menu. Obrázok 98: Nastavenia - menu 3.10.1 Nastavenia dokladu Ak chce podnikateľ vykonať nastavenia VRP, môže tak urobiť kliknutím na tlačidlo Nastavenia a vybratím položky Nastavenia dokladu. Tu si podnikateľ nastaví: Či je subjekt platiteľom DPH podnikateľ nastaví, či je alebo nie je platiteľom DPH: o podnikateľ prepne na Áno, ak je platiteľom DPH o podnikateľ prepne na Nie, ak nie je platiteľom DPH Poskytovanú formu zľavy podnikateľ zvolí spôsob poskytovania zľavy na jednotkovú cenu položky pri vytváraní pokladničných dokladov: o ak prepne na znak eura ( ), pri vytváraní dokladov bude zadávať zľavu na jednotlivé položky v eurách o ak prepne na znak percenta (%), pri vytváraní dokladov bude zadávať zľavu na jednotlivé položky v percentách Či subjekt prijíma platby aj v cudzej mene podnikateľ nastaví, či prijíma aj platby v cudzej mene:
Strana 96 / 110 o ak podnikateľ prepne na Áno, zobrazí sa mu pri vytváraní dokladov možnosť platby v cudzej mene (viď. 3.4.7 Platba cudzou menou) o ak podnikateľ prepne na Nie, možnosť platby v cudzej mene sa mu pri vytváraní dokladov nebude zobrazovať Formát dokladu podnikateľ si zvolí formát pre generovanie dokladov (A4, A5 alebo A6) Zadávanie rozpisu platidiel podnikateľ tu má možnosť nastaviť prijímanie alternatívnych hotovostných a bezhotovostných typov platidiel a prednastavený typ platidla. o ak podnikateľ zvolí Áno, otvorí sa mu možnosť pre zadávanie rozpisu platidiel priamo na doklad (viď. 3.4.8 Zadávanie rozpisu platidiel), kde nastaví aj prednastavený typ platidla o ak podnikateľ zvolí Nie, funkcia rozpisu ďalších foriem platidiel sa pri vytváraní dokladu zobrazovať nebude Zadávanie špecifických údajov podnikateľ môže vďaka tejto možnosti zadávať na doklad doplnkové špecifické informácie, vždy iné pre každý doklad o ak podnikateľ zvolí Áno, možnosť zadávania špecifických údajov sa pri vytváraní dokladu zobrazí. Podnikateľ má možnosť zadať špecifickú poznámku o veľkosti 48 znakov z povolenej znakovej sady. o ak podnikateľ zvolí Nie, funkcia zadávania rozpisu špecifických údajov sa pri vytváraní dokladu zobrazovať nebude Iné informácie na doklade možnosť zadávania rovnakých doplnkových informácií na všetky vytlačené doklady o ak podnikateľ zvolí Áno, možnosť zadávania informácií na doklad sa aktivuje. Systém zobrazí textové pole, ktoré má veľkosť 255 znakov. Používateľ má možnosť zadať znaky
Strana 97 / 110 z povolenej znakovej sady. Tieto informácie sa budú tlačiť na konci každého dokladu okrem vkladu a výberu o ak podnikateľ zvolí možnosť Nie, možnosť zadávania informácií na doklad sa deaktivuje Obrázok 99: Nastavenia Nastavenia dokladu
Strana 98 / 110 3.10.1.1 Nastavenie tlače pre internet explorer Ak podnikateľ používa na prácu s aplikáciou internet explorer, je pre správne tlačenie dokladov potrebné spraviť nasledovné nastavenie tlače v prehliadači. 1. Podnikateľ klikne na tlačidlo Nástroje / Tools (alebo stláčí alt+x) v prehliadači. 2. Zvolí možnosť Tlač / Print. 3. Klikne na Nastavenie stránky / Page setup. Obrázok 100: Nástroje 4. Zobrazí sa okno nastavenia stránky, ktoré musí byť nastavené viď. Obrázok 101.
Strana 99 / 110 Obrázok 101: Nastavenia stránky 3.10.2 Zmena hesla Ak si chce podnikateľ zmeniť heslo do VRP, môže tak urobiť kliknutím na tlačidlo Nastavenia a vybratím položky Zmena hesla. Tu podnikateľ vyplní svoje pôvodné heslo, dvakrát vpíše nové heslo a klikne na tlačidlo Zmeniť heslo. Podnikateľ je o úspešnej zmene hesla informovaný hláškou. Obrázok 102: Nastavenia Zmena hesla
Strana 100 / 110 3.10.3 Spárované zariadenia Kliknutím v ľavom hlavnom menu na tlačidlo Nastavenia a následne na tlačidlo Spárované zariadenia sa zobrazí obrazovka, ktorá slúži pre zobrazenie zoznamu spárovaných mobilných zariadení s VRP. Počet spárovaných zariadení s jednou VRP nemôže byť viac ako 3. Pri každom zázname v tabuľke sa nachádza ID zariadenia, názov zariadenia, dátum spárovania, dátum posledného prihlásenia a tlačidlo Odpárovať. Pomocou tlačidla Odpárovať používateľ zruší prepojenie mobilného zariadenia s VRP umožňujúce prihlasovanie cez PIN (resp. odtlačok prsta). 3.11 Správy Obrázok 103: Nastavenia - Spárované zariadenia Podnikateľ si môže zobraziť správy v aplikácii pomocou: tlačidla Správy v základnom menu, ikony zobrazenia správ v informačnom menu, okna upozorňujúceho na počet neprečítaných správ. Ikona zobrazenia správ v informačnom menu poskytuje informáciu o neprečítaných správach (červená bodka pri obálke) zaslaných finančnou správou viď. Obrázok 104.
Strana 101 / 110 Obrázok 104: Informačné menu aplikácie - neprečítané správy Obrázok 105: Informačné menu aplikácie - prečítané správy Ak je používateľovi poslaná správa finančnou správou, v aplikácii sa zobrazuje okno upozorňujúce na počet neprečítaných správ viď. Obrázok 106.
Strana 102 / 110 Obrázok 106: Okno upozorňujúce na počet neprečítaných správ Kliknutím na tlačidlo Správy, ikony zobrazenia správ, prípadne tlačidlo Prečítať v zobrazujúcom sa okne na obrazovke Menu, systém používateľovi zobrazí obrazovku Správy. Obrazovka Správy slúži pre zobrazenie zoznamu všetkých správ viď. Obrázok 107. Obrázok 107: Obrazovka Správy 1 neprečítaná správa
Strana 103 / 110 Obrázok 108: Obrazovka Správy - prečítané správy Kliknutím na ľubovoľný záznam správy sa zobrazí vedľa zoznamu zo správami detail správy vybraného záznamu viď. Obrázok 109. Obrázok 109: Detail správy vybraného záznamu správy 3.12 Ukončenie používania VRP Jedným zo spôsobov ako nahlásiť ukončenie používania VRP alebo stratu prihlasovacích údajov je cez samotnú aplikáciu VRP. V tomto prípade ide