Přípravné činnosti a doporučení změn k 1.1.2015 v Lekisu pro Tento návod vás provede potřebnými kroky k nastavení LpW podle legislativních změn platných k 1. 1. 2015. K implementaci změn byl v LpW vytvořen průvodce, který je potřeba spustit před zahájením veškerých činností v novém roce. Minimální verze LpW potřebná pro implementaci změn je 2015.1.1.10. Tento návod vzniká s časovým předstihem, proto potřebnou verzi zkontrolujte na webu www.lekis.cz. Přípravné činnosti a doporučení Před implementací legislativních změn do LpW je nezbytné učinit určité přípravné kroky: ukončit všechny příjmy dodacích listů a převodek přijatých (fyzicky naskladnit) uzavřít všechny výdeje na fakturu/žádanku, převodky vydané (vyfakturovat) uzavřít všechny částečné doklady recepty, poukazy tak, aby nebyly žádné rozpracované vydat či odepsat všechna vyrobená IPL připravená na recept nebo přípravu smazat a po změně DPH vyrobit znovu (netýká se přípravků vyrobených do zásoby) vydat všechny rezervace smazat nebo převést na sklad probíhající přecenění! Jedná se o nevratný proces, proto by uživatel neměl podcenit přípravu a rozhodně by neměl proces spouštět jen na zkoušku. Připravit označení skladových karet určených k přesunu do 2. snížené sazby! Spuštěním a dokončením průvodce se přecení (a do druhé snížené sazby DPH zařadí) všechny skladové karty, které si uživatel označí v seznamu SK Vybráno v prvním sloupci V (buď ručně nebo hromadnými nástroji).! Správné určení výstupního DPH je, a vždy bylo, odpovědností provozovatele lékárny (nikoliv dodavatele zboží, dodavatele PDK číselníku nebo dodavatele informačního systému). Před spuštěním průvodce je nutné označit skladové karty, které budou převedeny do 2. snížené sazby. Doporučujeme v modulu SKLAD použít volbu ÚPRAVY / HROMADNÉ OZNAČOVÁNÍ / ODZNAČIT VŠECHNY POLOŽKY. V průvodci je možné označit všechny HVLP, IVLP, homeopatika, veterinária. Pokud je k dispozici externí soubor (viz průvodce dále), je možné přímo označit vybrané karty, které budou spadat od 1.1.2015 do druhé snížené sazby DPH. Označení ZP hrazené kojenecké a dětské výživy je od 30. 12. 2014 možné v menu SKLAD / SKLADOVÉ KARTY / OZNAČIT SKLADOVÉ KARTY Z EXTERNÍHO SOUBORU (označování probíhá pomocí SÚKL kódu, externí soubor je vytvořen z kontrolního SCAU k 1.1.2015). Takto označených karet by mělo být maximálně 73. Pokud budete průvodce spouštět před tím, než bude k dispozici další externí číselník, tentokrát výběrem ze sortimentu distributorů (cca 3.1.2015), je zapotřebí ručně označit nehrazenou kojeneckou výživu tedy Strana 1 z 18
Přípravné činnosti a doporučení přesněji skladové karty spadající do kategorie Počáteční a pokračovací kojenecká výživa a potraviny pro malé děti (s kódy celního sazebníku 0402,0404,1901,2106). Pozn.: Dle novely zákona o DPH s platností od 1.1.2015 (dle tisku 291, schváleno parlamentem 22.12.2014, podepsáno prezidentem 22.12.2014), mají být označeny k přesunu do 2. snížené sazby i speciální suroviny a potraviny pro pacienty s celiakií (intolerance na lepek) a fenylketonurií (porucha metabolismu, nízkobílkovinná dieta), pokud takový sortiment má lékárna skladem. Strana 2 z 18
Průvodce legislativními změnami k 1. 1. 2015 Průvodce legislativními změnami k 1. 1. 2015 1. Spuštění průvodce V LpW najdete průvodce změnami v menu NÁSTROJE / SERVISNÍ FUNKCE / PRŮVODCE LEGISLATIVNÍMI ZMĚNAMI K 1. 1. 2015. Nejprve se zobrazí informace o jednotlivých krocích, které průvodce zahrnuje: Strana 3 z 18
Průvodce legislativními změnami k 1. 1. 2015 2. Potvrzení přípravných činností Kliknutím na tlačítko Další přejdete k druhému kroku, kde je třeba potvrdit (zaškrtnout) provedení všech uvedených přípravných činností (některé kontroly jsou provedeny automaticky). 3. Záloha databáze Nyní je nutné vytvořit zálohu databáze. Stisknutím tlačítka se automaticky vytvoří záloha (tento proces může trvat několik desítek minut). Strana 4 z 18
Průvodce legislativními změnami k 1. 1. 2015 Pokud jste si jisti, že jste již zálohu provedli dříve a nechcete zálohovat znovu, můžete zaškrtnout políčko [x] Záloha již byla vytvořena. Lekis Vás v tomto případě upozorní, že bez zálohy nebude možné vrátit systém do původního stavu:! Důrazně proto doporučujeme zálohu, třebaže opakovaně, vytvořit.! V průběhu zálohy dojde ke zdánlivému zamrznutí Lekisu pro. Záloha může trvat i několik desítek minut, vyčkejte proto na její dokončení. Po dokončení zálohy se zviditelní tlačítko Další. 4. Uložení stavu skladu Po stisknutí Další je uživateli oznámeno, že automaticky došlo k uložení kusového a hodnotového stavu skladu/ů před změnou. Zde je možné a doporučené stavy skladu vytisknout a zkontrolovat. Pokud by si uživatel stav skladu v tuto chvíli nevytiskl, najde uložený stav v menu SKLAD / STAV SKLADU / HODNOTOVÝ a SKLAD / STAV SKLADU / KUSOVÝ. Kliknutím na tlačítko Další se zobrazí informace o následujících krocích, což uživatel potvrdí opět tlačítkem Další. Strana 5 z 18
Průvodce legislativními změnami k 1. 1. 2015 5. Označení karet k přecenění Nyní je zapotřebí označit skladové karty, které k 1.1.2015 budou spadat do nové sazby DPH: Pokud jste předem označili ve skladu skladové karty, u kterých má dojít ke změně sazby DPH (kojenecká výživa), musíte zvolit ponechat ručně označené SK (v závorce je pro kontrolu jejich počet). Viz str. 1. Označení sortimentních karet na základě externího seznamu bude možné v první vlně přecenění (od 30.12.2014), kdy budeme mít k dispozici externí seznam hrazených PZLÚ (vytvořený na základě kontrolního číselníku SCAU, vydaného 20.12.2014), které mají spadat od 1.1.2015 do 10% sazby DPH. Označení bude probíhat podle SÚKL kódu. Pokud máte tuto volbu přístupnou (není zašedlá), můžete ji pro označení karet určených k přecenění použít (zaškrtnout). Pokud jste tyto karty již předtím označili ve skladu ručně, můžete volbu rovněž nechat zaškrtnutou, nebo použít pouze volbu ponechat ručně označené SK (obojí je možné). Zde je pro kontrolu vidět počet takto označených skladových karet (maximálně 73). Dále můžete vybrat, zda se mají označit registrované přípravky kromě PZLU (potravin pro zvláštní lékařské účely), homeopatik a veterinárií, nebo včetně nich.! Hromadnou volbu Označení registrovaných PZLU nechte nezaškrtnutou, mohlo by dojít k označení karet, které od 1.1.2015 nemají spadat do nové sazby DPH. Potvrzením tohoto kroku dojde k označení skladových karet dle zvolených možností. Strana 6 z 18
Průvodce legislativními změnami k 1. 1. 2015 6. Přepočet prodejních cen! Důležitým krokem průvodce je volba přepočtu prodejních cen po změně DPH. Důrazně doporučujeme, aby lékárny dobře promyslely, kterou z těchto možností použijí. Případná změna je časově velmi náročná a znemožňuje provoz lékárny. Zachovat prodejní cenu bez DPH, přepočítat prodejní cenu s DPH Pokud chcete zachovat PC bez DPH a přepočítat PC s DPH (výchozí hodnota) stačí stisknout tlačítko Další. Toto je bezpečnější varianta. Prodejní ceny s DPH se sníží. Zachovat prodejní cenu s DPH, přepočítat prodejní cenu bez DPH Pokud chce uživatel zachovat prodejní ceny s DPH a přepočítat prodejní ceny bez DPH, je třeba před kliknutím na tlačítko Další zaškrtnout volbu Zachovat PCsDPH a přepočítat PCbezDPH. Prodejní ceny se v tomto případě přepočítají tak, že prodejní cena s DPH zůstane stejná, ale zvýší se prodejní cena bez DPH.! V tomto případě může dojít u regulovaných přípravků k překročení maximální přirážky, na což je uživatel v průvodci upozorněn. Pokud dojde k překročení max. přirážky, ve skladu je možné následně přecenit skladové karty podle těchto maximálních přirážek (SKLAD / SKLADOVÉ KARTY / PŘECENĚNÍ / DLE MAXIMÁLNÍCH PC.) Zachovat prodejní cenu bez DPH pro regulované skladové karty a prodejní cenu s DPH pro neregulované skladové karty Třetí možností je zachování prodejní ceny bez DPH pro Regulované skladové karty (čímž se vyhneme možnému překročení maximální přirážky) a zachování prodejních cen s DPH pro Neregulované (tzn. lékárna nemusí přelepovat cenovky). Strana 7 z 18
Průvodce legislativními změnami k 1. 1. 2015 Výsledné prodejní ceny s DPH budou zaokrouhleny podle aktuálního nastavení v globální konfiguraci. Toto nastavení může uživatel případně před zahájením celého procesu přechodu na nové sazby změnit, a to v menu NÁSTROJE / KONFIGURACE / GLOBÁLNÍ / ZAOKROUHLOVÁNÍ. Kliknutím na tlačítko Další dojde k zahájení vlastního přepočtu prodejních cen na položkách skladových karet a nastavení nových daňových sazeb na skladových kartách. Uživateli se zobrazí průběh přecenění. 7. Uložení nových stavů skladu Poté co přepočet doběhne do 100%, zaktivní se tlačítko Další. Jeho potvrzením přechází uživatel k dalšímu kroku. Následuje informace o uložení nových stavů skladu. Zde je opět dobré zejména hodnotový stav skladu vytisknout a porovnat se stavem skladu před změnami. Strana 8 z 18
Průvodce legislativními změnami k 1. 1. 2015 Následuje poslední krok, kterým je implementace legislativních změn platných od 1. 1. 2015 dokončena (stiskněte tlačítko Dokončit).! Pro správnou aplikaci všech změn je potřeba LpW restartovat. Strana 9 z 18
Konfigurace Nyní se podíváme, jak se změny projevily v LpW. Konfigurace NÁSTROJE / KONFIGURACE / GLOBÁLNÍ / MAXIMÁLNÍ PŘIRÁŽKY Regulační poplatek se nyní nepoužívá Používá se Signální výkon při výdeji na hrazený RP ZP ve výši 12 Kč Defaultní nastavení SiV s 0% sazbou DPH ve výši 12 Kč s DPH je v systému automaticky nastaveno, a to na základě oficiálního názoru ČLnK a GML. Pokud uživatel (provozovatel) dává za pravdu jinému právnímu (či daňovému) výkladu zákona 48/1997 Sb. a vyhlášek 134/1998 Sb., 324/2015 Sb., může si zvolit, zda výše signálního výkonu (12 Kč) je včetně DPH či bez DPH. DPH na skladové kartě Signální výkon lze upravit ve skladu, kdy je nejprve zapotřebí zobrazit speciální skladové karty (menu ZOBRAZIT / SPECIÁLNÍ SKLADOVÉ KARTY), editací skladové karty Signální výkon (ID 16), druhou variantou je nastavení v konfiguraci, kdy se zvolí Sazbu DPH určit: Podle položek výdeje. Lékárna si může určit, zda chce signální výkon tisknout na účtenku pro pacienta. Strana 10 z 18
Sazby DPH Sazby DPH ČÍSELNÍKY / SYSTÉMOVÉ ČÍELNÍKY / SAZBY DPH Vznikl nový záznam Druhá snížená sazba s platností od 1.1.2015. Sklad Příslušné skladové karty mají nyní vstupní i výstupní sazbu 10%. Pokud spouštíte průvodce před 1.1.2015, je možné že ve skladu uvidíte ve sloupci DPH nikoliv 10%, ale id této sazby 1015. Toto není chyba, sazba 10% bude správně zobrazena od 1.1.2015, kdy nová sazba DPH začne platit. Strana 11 z 18
Příjem Příjem Na hlavičce dodacího listu je nyní pole pro druhou sníženou sazbu DPH. Na položce dodacího listu je možné změnit sazbu DPH na 10%. Výdej Při výdeji hrazeného přípravku nyní přibyla nová položka Signální výkon. Výchozí stav ve výdeji je X-Vykazovat. To znamená, že se signální výkon účtuje. Uplatňování signálního výkonu je možné vypnout volbou -Nevykazovat v poli SiV před vydáním přípravku, viz obrázek. Strana 12 z 18
Výdej na fakturu, výdej na žádanku Výdej na fakturu, výdej na žádanku Na dodacím listu i faktuře se nyní nachází příslušné sazby DPH. Strana 13 z 18
Uzávěrky Uzávěrky V uzávěrkových sestavách se zobrazuje další řádek s novou 10% sazbou DPH. Měrné jednotky a měrné ceny V LpW existuje číselník měrných jednotek. Je možné jej najít v menu ČÍSELNÍKY / OSTATNÍ ČÍSELNÍKY / MĚRNÉ JEDNOTKY. Tento číselník bude naplněn ve druhé polovině prosince výchozími záznamy, které budou korelovat s jednotkami číselníku PDK. V tuto chvíli existují v LpW pouze jednotky definující jednotkový obsah balení. Měrné jednotky (vůči kterým se vypočítává cena) je nutné si založit. Pro ilustraci si založíme měrnou jednotku 100 ml. Je zapotřebí vyplnit popis, množství a suffix (příponu). Strana 14 z 18
Měrné jednotky a měrné ceny Na skladové kartě se nachází definice obsahu balení, měrné jednotky a koeficientu přepočtu. V našem případě je obsah balení 10 ml. V poli jednotka tedy musí být [ml]. V poli obsah balení hodnota 10. Jako měrná jednotka bude použito 100 ml. Koeficient výpočtu se spočítá sám na 0,1. Vytištěná cenovka pak vypadá takto: Strana 15 z 18
Měrné jednotky a měrné ceny Měrná cena může být použita i při tisku čárových kódů. Nastavení tiskáren tisknoucích etikety je poměrně složité a bude nutné ke každému zákazníkovi přistupovat individuálně. V menu SKLAD / SKLADOVÉ KARTY / TISK byla upravena sestava Ceník SK004, která nově obsahuje i měrné jednotky a měrné ceny. Nastavení měrných jednotek a cen podle PDK číselníku Lékárny, které mají k dispozici aktuální PDK číselník, mohou vybraným skladový kartám přiřadit měrné jednotky a koeficienty měrných cen podle tohoto číselníku. Funkce se nachází v menu SKLAD / SKLADOVÉ KARTY / ÚPRAVY SK / NAUČIT MĚRNOU JEDNOTKU A KOEFICIENT MĚRNÉ CENY. Nastavení se týká pouze karet označených ve skladu. Pokud lékárna nemá aktuální PDK číselník, je možné koeficienty měrných cen na skladových kartách nastavit pouze ručně-viz postup výše. Aktuální verzi číselníku lze zjistit v menu ČÍSELNÍKY / PDK / AKCE / VERZE ČÍSELNÍKU. Pokud máte zájem o aktuální PDK číselník, kontaktujte prosím svého konzultanta. Číselník lze zakoupit na období min. 1 rok, cena čtvrtletní aktualizace je 990,- Kč bez DPH. Strana 16 z 18
Změny v poskytování výhod pro pacienty za nákup hrazených léčiv Změny v poskytování výhod pro pacienty za nákup hrazených léčiv Novela zákona č. 48/1997 Sb., 32 odstavec 4 omezuje odměny za výdej na RP hrazený z veřejného zdravotního pojištění: Poskytovatel oprávněný vydávat léčivé přípravky nesmí v souvislosti s výdejem léčivého přípravku vázaného na lékařský předpis, hrazeného z veřejného zdravotního pojištění, poskytnout, nabídnout nebo slíbit peněžní či nepeněžní plnění, výhody nebo dary majetkové či nemajetkové povahy, a to ani prostřednictvím třetích osob; tím není dotčena možnost poskytnutí slevy nebo snížení konečné ceny neuplatněním maximální obchodní přirážky při výdeji takového léčivého přípravku. Odstavec 6, který povoloval peněžní či nepeněžní plnění, výhody nebo dary za předpokladu snížení úhrady ZP se zrušuje. Tato změna vstupuje v platnost od 1.1.2015. V praxi to znamená, že je povolena pouze přímá sleva nebo snížení konečné ceny neuplatněním maximální obchodní přirážky (při příjmu). Pokud má lékárna nastaveno uplatňování výhod pro klienty (formou načítání a uplatňování bodů, slevy na recept, slevy z účtenky ), doporučujeme upravit nastavení tak, aby se uplatňování výhod netýkalo přípravků hrazených z veřejného zdravotního pojištění. Dodatečné přecenění sortimentu po 3.1.2015 Označení sortimentu dle externího souboru Ve druhé vlně přecenění bude k dispozici lékárnám další externí soubor (na základě seznamu poskytnutého distributory), podle nějž bude možné označit další skladové karty určené k přecenění do 10% sazby DPH. Předpokládáme, že seznam získáme nejdříve 3. ledna 2015, o zaslání do lékáren budou lékárníci informovány prostřednictvím infořádků. Pokud bude lékárna chtít využít tohoto externího souboru k označení skladových karet a následnému přecenění, nejprve je nutné na skladě odznačit všechny skladové karty (ÚPRAVY / HROMADNÉ OZNAČOVÁNÍ / ODZNAČIT VŠECHNY POLOŽKY) a dále použít funkci v menu SKLAD / SKLADOVÉ KARTY / OZNAČIT SKLADOVÉ KARTY Z EXTERNÍHO SOUBORU. Označení bude probíhat podle PDK kódu, SÚKL kódu nebo EAN (čárového) kódu přiřazeného skladové kartě (pokud se bude shodovat alespoň jeden z nich). Takto označené karty je poté možné přecenit v menu SKLADOVÉ KARTY / PŘECENĚNÍ / PŘECENĚNÍ OZNAČENÝCH KARET/ ZMĚNA ZAŘAZENÍ DO SAZBY DPH. Zde si uživatel zvolí sazbu DPH 10% a jednu ze tří možností zachování prodejních cen. Pro kontrolu lze v dolní části okna vidět počet položek označených k přecenění. Pokud byly z externího souboru označeny karty, které již byly přeceněny v první vlně přecenění, nevadí to-na již přeceněné kartě se nic nezmění.! Zapsání přecenění na sklad je nevratná operace, proto důrazně doporučujeme udělat před tímto krokem zálohu Lekisu (NÁSTROJE / SERVISNÍ FUNKCE / PROVÉST ZÁLOHU / ANO). Strana 17 z 18
Dodatečné přecenění sortimentu po 3.1.2015 Označení sortimentu dle PDK číselníku Pokud má lékárna k dispozici aktuální PDK číselník (aktuální verzi číselníku zjistíte v menu ČÍSELNÍKY / PDK / AKCE / VERZE ČÍSELNÍKU), je možné jej rovněž využít k označení skladových karet, určených k přesunu do druhé snížené sazby DPH. Funkce se nachází v menu SKLAD / SKLADOVÉ KARTY / OZNAČIT SKLADOVÉ KARTY ZAŘAZENÉ V PDK ČÍSELNÍKU DO 2. SNÍŽENÉ SAZBY DPH. Další postup přecenění označených skladových karet je totožný s bodem výše (SKLADOVÉ KARTY / PŘECENĚNÍ / PŘECENĚNÍ OZNAČENÝCH KARET / ZMĚNA ZAŘAZENÍ DO SAZBY DPH). Strana 18 z 18