Výzva k podání nabídky na veřejnou zakázku malého rozsahu na služby s názvem: CRM systém pro potřeby PK KV 1. Identifikační údaje zadavatele Název: Projektová kancelář Kraje Vysočina, příspěvková organizace Sídlo: Žižkova 1872/89, 586 01 Jihlava Právní forma: příspěvková organizace Zastoupená: Mgr. Martou Valešovou, MBA, ředitelkou Identifikační číslo: 71294376 Daňové identifikační číslo: CZ71294376, není plátcem DPH Kontaktní osoba: Ing. Robert Páleník Telefon: +420 732 679 907 E-mail: palenik@pkvysocina.cz Profil zadavatele: https://ezak.kr-vysocina.cz/profile_display_2897.html 2. Předmět zakázky Předmětem veřejné zakázky je specializovaný CRM systém na bázi cloud řešení zaměřený na správu a analýzu dat spojených s činností zadavatele, jeho implementace, školení uživatelů, provoz a dohled, podpora, aktualizace systému po dobu trvání smlouvy 4 roky. Zadavatel hodlá využívat CRM systém pro řízení zakázek, tj. projektů svých klientů - zákazníků. CRM systém má umožnit zadavateli shromažďovat, analyzovat, plánovat a aktivně využívat při své činnosti informace o svých zákaznících a jejich projektech ve všech jeho fázích, a to rovněž v návaznosti na plánování a analýzu informací o zaměstnancích (projektové týmy). Vedle toho zadavatel očekává využití CRM systému rovněž ve vztahu k finančnímu řízení projektů, řízení objednávek a fakturace a sledování nákladů zakázek. Specifikace relevantních činností, zaměření organizace zadavatele, detailní požadavky zadavatele na předmět plnění a technické podmínky jsou uvedeny v příloze č. 1 této výzvy. Zadavatel požaduje uzavření smlouvy na dobu 4 let s tím, že pro účely výběrového řízení stanoví zadavatel předpoklad počtu 16 uživatelů CRM systému, zaměstnanců zadavatele. Zadavatel si nicméně vyhrazuje právo měnit počet uživatelů podle aktuálního počtu zaměstnanců a platit příslušnou část ceny (licenční poplatky atd.) podle aktuálního počtu uživatelů v daném čase. 3. Termíny plnění zakázky a další podmínky Smlouva bude uzavřena na dobu 4 let. Předpokládaný termín uzavření smlouvy: 07-08/2016.
Místo plnění: sídlo zadavatele a pracoviště zadavatele na adrese Kounicova 13, Brno. 4. Podmínky a požadavky na zpracování nabídky 4.1 Požadavky na identifikaci uchazeče Uchazeč v nabídce uvede své základní identifikační údaje, tj.: obchodní firmu či název právnické osoby nebo jméno a příjmení fyzické osoby podnikatele, sídlo, právní formu, identifikační číslo a daňové identifikační číslo, jména, příjmení a funkce členů statutárního orgánu a případně jiných fyzických osob oprávněných zastupovat uchazeče dle občanského zákoníku (vč. kopie dokladu o takovém oprávnění např. plné moci), kontaktní spojení (telefon, e-mail) a další údaje dle svého uvážení v rozsahu max. 2 str. A4. 4.2 Požadavky na prokázání splnění kvalifikačních předpokladů Předpokladem pro hodnocení nabídky uchazeče je splnění a) Profesních kvalifikačních předpokladů, které uchazeč prokáže předložením prostých kopií následujících listin: výpisu z obchodního rejstříku, pokud je v něm uchazeč zapsán, nebo výpisu z jiné obdobné evidence, pokud je v ní zapsán, a dokladu o oprávnění k podnikání v rozsahu odpovídajícím předmětu veřejné zakázky, zejména dokladu prokazující příslušné živnostenské oprávnění či licenci. Výpis z obchodního rejstříku nesmí být ke dni podání nabídky starší 90 dnů. b) Technických kvalifikačních předpokladů, které splňuje dodavatel, který předloží Seznam významných služeb realizovaných dodavatelem v posledních 3 letech formou čestného prohlášení. Z čestného prohlášení seznamu musí vyplývat, že dodavatel v uvedeném období úspěšně realizoval implementaci a provoz (podpora) alespoň 3 obdobných informačních systémů ve formě cloud computing řešení, a to v hodnotě plnění min. 300 000,- Kč bez DPH za jednu službu. Zadavatel uzná i dosud neukončené referenční zakázky, kde již došlo k úspěšné implementaci a provoz dosud nebyl ukončen. 4.3 Požadavky na vázanost nabídkou Uchazeč je vázán obsahem nabídky po celou dobu běhu zadávací lhůty, všechny údaje uvedené v jeho nabídce musí být pravdivé, uchazeč nesmí zamlčet žádné skutečnosti podstatné pro jeho způsobilost k realizaci zakázky a být připraven spolehlivě a bez průtahů splnit veškeré podmínky dle této výzvy. Zadávací lhůta trvá po dobu 60 dnů od posledního dne lhůty pro podání nabídek. Uchazeči, jehož nabídka bude vybrána jako nejvhodnější, se lhůta, po kterou je svou nabídkou vázán, prodlužuje do uzavření smlouvy, nejvíce však o 30 dnů. 4.4 Požadavky na variantní řešení nabídky Zadavatel nepřipouští variantní řešení nabídky. Nabídky obsahující variantní řešení budou vyřazeny a uchazeč vyloučen z výběrového řízení této zakázky. Nabízené řešení musí splňovat technické podmínky (parametry) stanovené zadavatelem v příloze č. 1 této výzvy.
4.5 Požadavky na jazyk nabídky Nabídka bude zpracována v českém jazyce. V případě dokladů, jejichž originály jsou v jiném jazyce než českém, připojí uchazeč v nabídce jejich překlad do českého jazyka. V případě pochybností o správnosti překladu jednotlivých dokumentů je zadavatel oprávněn si od uchazeče vyžádat úřední překlad do českého jazyka. Povinnost připojit k dokladům překlad do českého jazyka se nevztahuje na doklady k prokázání splnění kvalifikace, které jsou vyhotoveny ve slovenském jazyce. 4.6 Požadavky na zpracování nabídkové ceny Nabídková cena za zakázku bude uchazečem uvedena v korunách českých v návrhu smlouvy (či smluv) zpracovaném za podmínek a podle obchodních podmínek zadavatele uvedených v čl. 6 této výzvy, a bude zahrnovat celý předmět veřejné zakázky a všechny činnosti nezbytné k jeho splnění. V případě, že uchazeč není plátcem DPH, uvede tuto skutečnost ve své nabídce. Nabídková cena zahrnuje veškeré náklady dodavatele nutné k řádné realizaci zakázky a je cenou nejvýše přípustnou. Překročení výše nabídkové ceny je možné pouze za splnění podmínek uvedených dále v obchodních podmínkách. 4.7 Použití subdodavatelů Uchazeč nesmí být současně subdodavatelem, jehož prostřednictvím jiný dodavatel v tomto výběrovém řízení prokazuje kvalifikaci. 4.8 Požadavky na náležitosti a členění nabídky Nabídka bude členěna na následující po sobě jdoucí části: Část A: Identifikační údaje uchazeče a doklady prokazující oprávnění osob podepisujících nabídku jednat za (zastupovat) uchazeče dle čl. 4.1 této výzvy Část B: Doklady prokazující splnění kvalifikačních předpokladů dle čl. 4.2 této výzvy Část C: Návrh smlouvy či smluv zpracovaný dle čl. 5. této výzvy Část D: Popis navrhovaného řešení předmětu plnění formou vhodné kombinace popisu a grafických znázornění popisujících srozumitelně nabízený CRM systém, licenční podmínky, podmínky provozu, aktualizací, dohledu a podpory a všechny další parametry nabízeného řešení minimálně tak, aby z popisu vyplýval způsob a případně i míra splnění technických podmínek zadavatele uvedených v příloze č. 1 této výzvy. Část E: Případné další údaje, které uchazeč považuje za důležité ve vztahu k předmětu této zakázky a které však nesmí být v rozporu se zadávacími podmínkami zadavatele 5. Obchodní a platební podmínky Zadavatel stanoví níže uvedené minimální obchodní a platební podmínky formou výčtu. Uchazeč v nabídce předloží návrh smlouvy případně návrhy smluv, které budou zapracovávat zadavatelem stanovené níže uvedené obchodní podmínky, tj. nesmí je vylučovat, omezovat či být s nimi v rozporu. Návrh smlouvy či smluv v nabídce bude podepsán osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče v souladu se způsobem jednání právnické či fyzické osoby podle občanského zákoníku s uvedením jejího jména a příjmení a data podpisu.
Nabídka, která nebude obsahovat návrh smlouvy splňující uvedené náležitosti, bude vyřazena a uchazeč podávající takovou nabídku bude z výběrového řízení vyloučen. Obchodní a platební podmínky zadavatele: a) Vymezení předmětu smlouvy či smluv bude v souladu s požadavky zadavatele uvedenými v příloze č. 1 této výzvy k podání nabídek. b) Nedílnou součástí smlouvy či smluv v části popisu předmětu smlouvy bude jako příloha smlouvy část D nabídky uchazeče (popis navrhovaného řešení) a také příloha č. 1 této výzvy (technické specifikace zadavatele). c) Ceny budou uvedeny vždy v členění cena bez DPH, sazba DPH a výše DPH, cena včetně DPH. d) Cena bude členěna na cenu za: vstupní analýzu a implementaci systému, a to jako fixní částka, vstupní školení uživatelů, a to jako fixní částka (předpoklad 16 osob), cenu za licenci, licenční poplatky, a to jako měsíční poplatek za jednoho uživatele, cenu za provoz systému, aktualizaci systému, dohled a podporu systému po dobu trvání smlouvy, a to jako měsíční poplatek nebo roční platbu. Tato složka ceny nebude závislá na počtu uživatelů. e) Všechny části ceny budou stanoveny jako nejvýše přípustné, které lze překročit pouze za předpokladu, že v době trvání smlouvy dojde je zvýšení sazby DPH, a to o rozdíl vypočtený dle rozdílu ve změně sazby DPH. f) Smlouva či smlouvy budou umožňovat zadavateli měnit počet uživatelů a platit příslušné licenční měsíční poplatky vždy v závislosti na aktuálním počtu uživatelů v daném měsíci. g) Doba trvání smlouvy či smluv bude činit 4 roky. h) Součástí smlouvy či smluv bude povinnost dodavatele provést a předložit k odsouhlasení výsledek vstupní analýzy, a to do 14 dnů od uzavření smlouvy. i) Součástí smlouvy či smluv bude povinnost dodavatele provést implementaci a zprovoznění systému, a to do 30 dnů od odsouhlasení výsledku vstupní analýzy. j) Dodavatel se zaváže poskytovat podporu k odstraňování chyb systému (nefunkčnost nebo omezení funkcí) v reakční době 48 hodin od jejich nahlášení zadavatelem, resp. v době 10 pracovních dnů v ostatních případech. k) Smlouva či smlouvy budou obsahovat smluvní pokutu za prodlení dodavatele s termínem implementace a zprovoznění systému ve výši 2500 Kč za každý den prodlení. l) Smlouva či smlouvy budou obsahovat smluvní pokutu za prodlení dodavatele se zahájením podpory k odstraňování chyb systému (nefunkčnost nebo omezení funkcí) v reakční době 48 hodin od jejich nahlášení zadavatelem, a to ve výši 5000 Kč po uplynutí každých 12 hodin. m) Smlouva či smlouvy budou obsahovat smluvní pokutu za prodlení dodavatele se zahájením podpory v ostatních případech v reakční době 10 pracovních dnů od jejich nahlášení zadavatelem, a to ve výši 2500 Kč za každý den prodlení. n) Část ceny implementace systému a vstupního školení bude splatná po ukončení implementace a vstupního školení na základě daňového dokladu, faktury vystavené po protokolárním odsouhlasení realizace uvedené části plnění. Splatnost faktury bude činit minimálně 14 dnů.
o) Části ceny týkající se měsíčních licenčních poplatků a poplatků za provoz systému, aktualizaci systému, dohled a podporu systému bude splatná měsíčně na základě daňového dokladu, faktury vystavené zpětně. Splatnost faktury bude činit minimálně 14 dnů. p) Dodavatel se zaváže poskytnout na všechna autorská díla vytvořená pro výlučnou potřebu zadavatele výhradní licenci, na webové prostředí / webovou platformu CRM systému licenci nevýhradní. Tyto licence se poskytují bez územního omezení na dobu, po kterou trvají autorská majetková práva k dílu. Další práva a povinnosti se řídí autorským zákonem (zákon č. 121/2000 Sb.). q) V průběhu užívání zadavatel vkládá do systému vlastní informace sloužící pro provoz, jeho vlastní potřeby a jeho zákazníky. Používáním systému ze strany třetích osob pak zadavatel získává soubor uživatelských dat. Obě smluvní strany shodně prohlašují, že výlučným vlastníkem veškerého obsahu internetových prezentací a databáze uživatelských dat je zadavatel. Poskytovatel není na základě smlouvy či smluv oprávněn k nakládání s databází uživatelských dat. r) Smlouva či smlouvy budou obsahovat tato ustanovení: Úhrada za plnění z této smlouvy bude realizována bezhotovostním převodem na účet dodavatele, který je správcem daně (finančním úřadem) zveřejněn způsobem umožňujícím dálkový přístup ve smyslu ustanovení 109 odst. 2 písm. c) zákona č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o DPH ). Pokud se po dobu účinnosti této smlouvy dodavatel stane nespolehlivým plátcem ve smyslu ustanovení 109 odst. 3 zákona o DPH, smluvní strany se dohodly, že zadavatel uhradí DPH za zdanitelné plnění přímo příslušnému správci daně. Zadavatelem takto provedená úhrada je považována za uhrazení příslušné části smluvní ceny rovnající se výši DPH fakturované dodavatelem. Tato ustanovení nebudou v návrhu smlouvy či smluv použita pouze v případě, že uchazeč není plátcem DPH. s) Dodavatel se zaváže, že zadavateli umožní a zajistí kdykoliv v průběhu trvání smlouvy export (migraci) jeho dat zanesených v CRM systému ve strukturovaném formátu umožňujícím využití dat v jiném software. t) Dodavatel je ve smlouvě povinen uvést tuto větu Dodavatel výslovně souhlasí se zveřejněním celého textu této smlouvy včetně podpisů v informačním systému veřejné správy - Registru smluv. 6. Demo Zadavatel si vyhrazuje právo v rámci posouzení nabídek a také před podpisem smlouvy, jako podmínku jejího uzavření, písemně vyzvat vybraného uchazeče, aby ve stanovené lhůtě umožnil zadavateli vstup do demo verze nabízeného CRM systému. Demo verze pak musí prokázat funkčnost základních vlastností CRM systému, které uchazeč deklaroval v části D nabídky (popis navrhovaného řešení) a soulad s požadavky zadavatele uvedené v příloze č. 1 této výzvy. Zadavatel v rámci tohoto postupu může dodavatele vyzvat k vysvětlení funkcionalit demo verze či jej vyzvat k osobnímu jednání za účelem vysvětlení. V případě, že vybraný uchazeč nesplní podmínky dle předchozího odstavce čl. 6 této výzvy (demo), bude z výběrového řízení vyloučen a zadavatel je oprávněn rozhodnout o výběru nabídky uchazeče dalšího v pořadí. Takto smí zadavatel postupovat opakovaně, přičemž vždy je oprávněn využít postup dle předchozího odstavce čl. 6 této výzvy, tj. vyžádat si přístup do demo verze nabízeného CRM systému.
7. Způsob podání nabídky Nabídka musí být podána v listinné podobě v řádně uzavřené, neprůhledné obálce zabezpečené v místě uzavření obálky prostředky proti neoprávněné manipulaci, označena bude názvem zakázky, obchodním jménem uchazeče a slovem NEOTVÍRAT. Na obálce musí být uvedena adresa uchazeče, na kterou je možné zaslat oznámení, že nabídka byla podána po uplynutí lhůty pro podání nabídek. Nabídky musí být zadavateli doručeny do konce lhůty pro podání nabídek. Nabídky, které budou zadavateli doručeny po skončení lhůty pro podání nabídek, zadavatel neotvírá a považuje je za nepřijatelné nabídky. 8. Lhůta a místo pro podání nabídky Lhůta pro podání nabídky končí dne 28.7.2016 ve 14 hod. Místem pro podání nabídky je pracoviště zadavatele na adrese Kounicova 13, 602 00 Brno. Rozhodným okamžikem doručení nabídky je převzetí nabídky zadavatelem v místě pro podání nabídky. Včasné doručení nabídky je rizikem uchazeče. 9. Otevírání obálek s nabídkami, posouzení a hodnocení nabídek, výběr Po uplynutí lhůty pro podání nabídek zadavatel zkontroluje, zda byly podány včas a nabídky otevře. Nabídky podané po skončení lhůty pro podání nabídek se neotevírají. Hodnotící komise posoudí, zda nabídky uchazečů splnily zadávací podmínky a provede hodnocení nabídek. Pokud nabídka nebude úplná nebo nebude obsahovat veškeré doklady a informace ve formě stanovené touto výzvou, bude to mít za následek vyřazení nabídky a uchazeč bude vyloučen z tohoto výběrového řízení. Zadavatel má však právo vyzvat uchazeče k poskytnutí doplňujících informací, dokladů či vysvětlení k jeho nabídce. Hodnocení nabídek bude provedeno podle kritéria nejnižší nabídková cena vč. DPH. Předmětem hodnocení bude celková cena (její části) stanovená v souladu s čl. 5 této výzvy a uvedená uchazečem v návrhu smlouvy čí smluv v nabídce. Pro účely hodnocení nabídek bude rozhodná cena stanovená modelem daným předpokladem zadavatele na 16 uživatelů CRM systému po dobu trvání smlouvy, takto: kde: á Celková NC: celková nabídková cena vypočtená pro model 16 uživatelů a trvání smlouvy 4 roky (48 měsíců) NC imp: nabídková cena za implementaci dle čl. 5 písm. d) odr. první výzvy NClearn: nabídková cena za vstupní školení dle čl. 5 písm. d) odr. druhá výzvy MCL: měsíční cena (platba) za licenci/uživatel dle čl. 5 písm. d) odr. třetí výzvy 1 MCP: měsíční cena (platba) za provoz systému, aktualizaci systému, dohled a podporu systému dle čl. 5 písm. d) odr. čtvrtá výzvy 2 kdy veškeré jednotlivé položkové ceny dosazené do vzorce jsou cenami vč. DPH. 1 V modelu je dále vynásobená počtem 16 uživatelů a 48 měsíci, aby došlo k přepočtu poplatku na předpokládaný počet uživatelů a délku smluvního vztahu. 2 V modelu je dále vynásobená 48 měsíci, aby došlo k přepočtu poplatku na délku smluvního vztahu.
Hodnotící komise určí pořadí nabídek podle výše celkových nabídkových cen vypočtených výše uvedeným způsobem, nabídka s nejnižší celkovou nabídkovou cenou bude vybrána jako nabídka nejvhodnější. Uchazeči, jehož nabídka bude vybrána jako nejvhodnější, vznikne dnem doručení rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky právo a povinnost uzavřít se zadavatelem bez zbytečného odkladu smlouvu. Tímto nejsou dotčena pravidla stanovená zadavatelem v čl. 6 této výzvy (demo). Pokud vybraný uchazeč odmítne uzavřít smlouvu nebo neposkytne součinnost k jejímu uzavření je zadavatel oprávněn vybrat k plnění veřejné zakázky uchazeče na dalším pořadí. Takto smí zadavatel postupovat opakovaně. 10. Ostatní podmínky Každý uchazeč může podat pouze jednu nabídku. Žádná osoba se nesmí zúčastnit tohoto výběrového řízení jako uchazeč více než jednou, a to ani ve sdružení uchazečů podávajícím společnou nabídku. Náklady uchazečů spojené s účastí v tomto výběrovém řízení zadavatel nehradí. Podané nabídky nebudou uchazečům vráceny. Zadavatel prohlašuje, že poskytnuté údaje o jednotlivých uchazečích považuje za důvěrné a bude je využívat jen pro účely tohoto výběrového řízení, popř. pro účely uložené mu právními předpisy vztahujícími se k veřejným zakázkám a ve vztahu k oprávněným kontrolním a auditním orgánům. Zadavatel je rovněž oprávněn zrušit toto výběrové řízení až do uzavření smlouvy s vítězným uchazečem, a to bez udání důvodu. Zadavatel výslovně upozorňuje, že na tuto veřejnou zakázku malého rozsahu nelze uplatnit postupy uvedené v zákoně č. 137/2006 Sb., neboť na ni v souladu s ustanovením 18 odst. 5 zákona uplatňuje obecnou výjimku z působnosti zákona. Pokud jsou proto v této výzvě a ostatních dokumentech zadavatele použity pojmy shodné s pojmy zákona, nelze z takové skutečnosti jakkoliv vyvozovat, že je pro takový pojem zákon uplatňován, vyjma případů, kdy je to výslovně uvedeno. Tato výzva je současně zadávací dokumentací a spolu s přílohami uvedenými v jejím textu tvoří zadávací podmínky shora uvedené veřejné zakázky. V Jihlavě dne 13.7.2016 Mgr. Marta Valešová, MBA ředitelka Přílohy: Příloha č. 1 technické specifikace předmětu plnění