Výzva k podání nabídky na veřejnou zakázku malého rozsahu na dodávky a služby s názvem: Nákup a servis multifunkční skupinové tiskárny 1. Identifikační údaje zadavatele Název: Regionální rada regionu soudržnosti Jihovýchod Sídlo: Kounicova 271/13, 602 00 Brno Právní forma: právnická osoba zřízená zákonem č. 248/2000 Sb., o podpoře regionálního rozvoje, v platném znění Zastoupená: Mgr. Marta Sargánková, MBA, ředitelka Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Jihovýchod Identifikační číslo: 75082241 Daňové identifikační číslo: CZ75082241, není plátcem DPH Kontaktní osoba: Ing. Leoš Nosek Telefon: 532193551 E-mail: nosek@jihovychod.cz 2. Charakteristika zadavatele Regionální rada regionu soudržnosti Jihovýchod (dále též zadavatel nebo RR JV) byla zřízena 1. 7. 2006 zákonem č. 248/2000 Sb., o podpoře regionálního rozvoje, za účelem čerpání prostředků ze strukturálních fondů EU. Zadavatel je řídícím orgánem Regionálního operačního programu NUTS 2 Jihovýchod (dále jen ROP JV) a je odpovědný za řízení a provádění ROP JV, zejména za transparentní výběr projektů, monitorování projektů, zajištění spolufinancování z veřejných zdrojů a z rozpočtu Evropské unie, poskytování informací a zajištění publicity programu. Region soudržnosti Jihovýchod tvoří Jihomoravský kraj a kraj Vysočina. 3. Předmět zakázky Předmětem zakázky je nákup skupinového multifunkčního zařízení s finišerem (dále jen multifunkční tiskána), které bude plnit funkci tiskárny, kopírky a skeneru, a současně zajištění servisu tohoto zařízení. Minimální požadavky zadavatele na dodávku multifunkční tiskárny jsou uvedeny v příloze č. 1 této výzvy. 4. Předpokládaná hodnota zakázky Předpokládaná hodnota zakázky činí 800 000 Kč bez DPH a vyjadřuje náklady celkového vlastnictví zařízení TCO, tedy pořizovací cenu plus cenu za servis, resp. provoz zařízení po dobu následujících 4 let. 5. Předpokládaný časový rámec realizace zakázky - podpis smlouvy s vybraným uchazečem: bez zbytečného odkladu po ukončení výběrového řízení, 1
- termín dodání, zprovoznění a zaučení obsluhy multifunkční tiskárny: do 1 měsíce od podpisu smlouvy, - autorizovaný servis multifunkční tiskárny bude vybraným uchazečem zajišťován na základě servisní smlouvy uzavřené na dobu neurčitou na jejím základě bude vybraný uchazeč povinen zajistit provozuschopnost multifunkční tiskárny a současně dodávky výrobcem stanoveného spotřebního materiálu. Zadavatel bude mít povinnost platit vybranému uchazeči za tyto výstupy úhrady dle počtu vytvořených výstupů. Bližší podmínky jsou upraveny smlouvou, která jako příloha č. 2 tvoří nedílnou součást této výzvy. 6. Podmínky a požadavky na zpracování nabídky 6.1 Požadavky na identifikaci uchazeče Uchazeč uvede svoje základní identifikační údaje, tj. obchodní firmu či název právnické osoby nebo jméno a příjmení fyzické osoby podnikatele, sídlo, právní formu, identifikační číslo a daňové identifikační číslo, jména, příjmení a funkce členů statutárního orgánu, jiné fyzické osoby oprávněné jednat jménem právnické osoby (vč. originálu či úředně ověřené kopie dokladu o takovém oprávnění např. plné moci), kontaktní spojení telefon, fax, e-mail a další údaje dle svého uvážení v rozsahu max. 2 str. A4. 6.2 Požadavky na prokázání splnění profesních kvalifikačních předpokladů a technických kvalifikačních předpokladů Předpokladem hodnocení nabídek je splnění profesních kvalifikačních předpokladů, které uchazeč prokáže předložením kopií následujících listin: výpisu z obchodního rejstříku, pokud je v něm uchazeč zapsán, nebo výpisu z jiné obdobné evidence, pokud je v ní zapsán, a dokladu o oprávnění k podnikání v rozsahu odpovídajícím předmětu veřejné zakázky, zejména dokladu prokazující příslušné živnostenské oprávnění či licenci Výpis z obchodního rejstříku nesmí být k poslednímu dni, ke kterému má být prokázáno splnění kvalifikace (tj. k poslednímu dni lhůty pro podání nabídky), starší 90 dnů. 6.3 Vázanost nabídkou a připravenost ke splnění zakázky Uchazeč je vázán obsahem nabídky po celou dobu běhu zadávací lhůty, všechny údaje uvedené v jeho nabídce musí být pravdivé, uchazeč nesmí zamlčet žádné skutečnosti podstatné pro jeho způsobilost k realizaci zakázky a být připraven spolehlivě a bez průtahů splnit veškeré podmínky dle této výzvy. Zadávací lhůta trvá po dobu 60 dnů od posledního dne lhůty pro podání nabídek. Uchazeči, jehož nabídka bude vybrána jako nejvhodnější, se lhůta, po kterou je svou nabídkou vázán, prodlužuje do uzavření smlouvy, nejvíce však o 15 dnů. 6.4 Požadavky na variantní řešení nabídky Zadavatel nepřipouští variantní řešení nabídky. Nabídky obsahující variantní řešení budou vyřazeny a uchazeč vyloučen z výběrového řízení této zakázky. Uchazeč předloží jediný návrh smlouvy odpovídající plně závaznému vzoru smlouvy (viz čl. 7. a Příloha č. 2 této Výzvy). 2
6.5 Požadavky na jazyk nabídky Nabídka bude zpracována v českém nebo slovenském jazyce. V případě dokladů, jejichž originály jsou v jiném jazyce než českém nebo slovenském, připojí uchazeč v nabídce jejich úřední překlad do českého jazyka. 6.6 Požadavky na zpracování nabídky Uchazeč v nabídce předloží návrh poskytovaného plnění a současně vyplní tabulku (její pravý sloupec), která je jako příloha č. 1 nedílnou součástí této výzvy, a která současně vymezuje minimální požadavky zadavatele na předmět dodávky. Dále ve své nabídce uvede údaje o zárukách a záručních dobách, které poskytuje, a výpočet nabídkové ceny. 6.7 Požadavky na zpracování nabídkové ceny Nabídkovou cenou jsou celkové náklady na vlastnictví multifunkční tiskárny. Celkové náklady na vlastnictví multifunkčního zařízení budou uchazečem vypočteny dle následujícího vzorce: TCO = C NC + C KBT + C GBT + C ČBT přičemž platí, že: TCO.. celkové náklady na vlastnictví (total cost of ownership) v Kč bez DPH C NC nabídková cena v Kč bez DPH jako celková pořizovací cena multifunkční tiskány dle specifikace uvedené v příloze č. 1 této Výzvy C KBT.. cena za jednu stranu kancelářského barevného výtisku A4 v Kč bez DPH vypočtená dle vzorce C KBT = KBT x 48 x 7000 kde: KBT. cena za jednu stranu barevného výtisku A4 při barevném pokrytí do 8% plochy v Kč bez DPH číselný koeficient 48... 48 kalendářních měsíců číselný koeficient 7000. předpokládaný počet kancelářských barevných výtisků za kalendářní měsíc C GBT.. cena za jednu stranu grafického barevného výtisku A4 v Kč bez DPH vypočtená dle vzorce C GBT = GBT x 48 x 300 kde: GBT. cena za jednu stranu grafického barevného výtisku A4 při barevném pokrytí nad 8% plochy v Kč bez DPH číselný koeficient 48... 48 kalendářních měsíců číselný koeficient 300. předpokládaný počet grafických barevných výtisků za kalendářní měsíc 3
C ČBT.. cena za jednu stranu černobílého výtisku A4 v Kč bez DPH vypočtená dle vzorce C ČBT = ČBT x 48 x 1500 kde: ČBT. cena za jednu stranu černobílého výtisku A4 v Kč bez DPH číselný koeficient 48... 48 kalendářních měsíců číselný koeficient 1500. předpokládaný počet černobílých výtisků za kalendářní měsíc Počet výtisků uváděný ve vzorcích je pouze orientační, realita se od tohoto předpokladu může lišit. Uchazeč ve své nabídce uvede nejen výslednou nabídkovou cenu, ale i její výpočet. Nabídková cena (TCO) bude v nabídce členěna jako cena bez DPH, sazba DPH, výše DPH a cena včetně DPH. V případě, že uchazeč není plátcem DPH, uvede tuto skutečnost ve své nabídce. Nabídková cena musí zahrnovat veškeré náklady uchazeče nutné k řádné realizaci zakázky a bude uvedena v korunách českých. Zadavatel není plátcem DPH. 6.8 Požadavky na náležitosti a členění nabídky Nabídka bude uspořádána do následujících pěti po sobě jdoucích částí: Část A: Část B: Část C: Část D: Část E: Identifikační údaje uchazeče a doklady prokazující oprávnění osob podepisujících nabídku jednat jménem či za uchazeče dle č. 6.1 této výzvy Doklady prokazující splnění profesních kvalifikačních předpokladů dle čl. 6.2 této výzvy Návrh poskytovaného plnění zpracovaný dle čl. 6.6 této výzvy Nabídková cena zpracovaná dle čl. 6.7 této výzvy Návrh smlouvy zpracovaný dle čl. 7 této výzvy. 7. Obchodní podmínky Zadavatel stanovil obchodní podmínky pro realizaci veřejné zakázky formou závazného vzoru smlouvy, který je přílohou č. 2 této Výzvy. Uchazeč ve své nabídce předloží návrh smlouvy plně odpovídající tomuto závaznému vzoru smlouvy doplněný o cenové údaje. Návrh smlouvy v nabídce bude podepsán osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče v souladu se způsobem jednání právnické či fyzické osoby podle obchodního či občanského zákoníku s uvedením jejího jména a příjmení a data podpisu. Nabídka, která nebude obsahovat návrh smlouvy splňující uvedené náležitosti, bude vyřazena a uchazeč podávající takovou nabídku bude z výběrového řízení vyloučen. 8. Platební podmínky Zadavatel se zavazuje uhradit cenu za dodávku multifunkční tiskány po její realizaci, zprovoznění a zaškolení obsluhy na základě faktury vystavené vítězným uchazečem jako prodávajícím. Podkladem pro její vystavení a následné doručení zadavateli je předávací protokol/dodací list, v němž obě smluvní strany potvrdí dodávku zařízení. Faktura bude doručena zadavateli do jeho sídla se splatností minimálně 14 dní od data jejího doručení. 4
9. Způsob posouzení a hodnocení nabídek Hodnotící komise posoudí, zda nabídky uchazečů splnily zadávací podmínky. Nabídky nesplňující zadávací podmínky komise vyřadí a nebude je hodnotit. Kritériem pro hodnocení je nejnižší nabídková cena - celkové náklady na vlastnictví multifunkčního zařízení (TCO) včetně DPH vypočtená dle bodu 6. 7 této Výzvy. Hodnotící komise určí pořadí nabídek podle výše nabídkových cen, kdy nejvhodnější je nabídka s nejnižší nabídkovou cenou. 10. Způsob podání nabídky Nabídka bude podána v neprůhledné obálce zabezpečené v místě uzavření obálky prostředky proti neoprávněné manipulaci, označena bude názvem zakázky; obchodním jménem uchazeče a slovem NEOTVÍRAT. Nabídky musí být zadavateli doručeny do konce lhůty pro podání nabídek. Nabídky, kterou budou zadavateli doručeny po skončení lhůty pro podání nabídek, zadavatel neotvírá a považuje je za nepřijatelné nabídky. 11. Lhůta a místo pro podání nabídky Lhůta pro podání nabídky začíná běžet dnem následujícím po dni odeslání výzvy k podání nabídky a končí dnem 6. 12. 2011 v 13.00 hod.. Pro doručení nabídky je rozhodným okamžikem převzetí nabídky zadavatelem v místě jeho sídla. Včasné doručení nabídky prostřednictvím držitele poštovní licence je rizikem odesílatele. Nabídku je možné podat též osobně, a to v 6. podlaží, kancelář ředitele, dveře č. 606, do rukou asistentky ředitelky Veroniky Kousalové nebo Lenky Dusové, v pracovních dnech od pondělí do pátku, a v následujících hodinách: pondělí a středa od 8.00 hod. do 16.00 hod., ostatní dny od 8.00 hod. do 13.30 hod, poslední den lhůty do 13.00 hod. 12. Ostatní podmínky Každý uchazeč může podat pouze jednu nabídku. Žádná osoba se nesmí zúčastnit této soutěže jako uchazeč více než jednou, a to ani ve sdružení uchazečů podávající společnou nabídku. Náklady účastníků soutěže spojené s účastí v tomto výběrovém řízení zadavatel nehradí. Podané nabídky nebudou uchazečům vráceny. Zadavatel prohlašuje, že poskytnuté údaje o jednotlivých uchazečích považuje za důvěrné a bude je využívat jen pro účely tohoto výběrového řízení, popř. pro účely uložené mu právními předpisy vztahujícími se k veřejným zakázkám a ve vztahu k oprávněným kontrolním a auditním orgánům. Pokud nabídka nebude úplná nebo nebude obsahovat veškeré doklady a informace ve formě stanovené touto výzvou, bude to mít za následek vyřazení nabídky; taková nabídka nebude hodnocena a uchazeč podávající takovou nabídku bude vyloučen z výběrového řízení. Zadavatel má však právo vyzvat uchazeče k poskytnutí doplňujících informací, dokladů či vysvětlení k jeho nabídce. Uchazeči, jehož nabídka bude vybrána jako nejvhodnější, vznikne dnem doručení rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky právo a povinnost uzavřít se zadavatelem bez zbytečného odkladu smlouvu. 5
Zadavatel je oprávněn zrušit toto výběrové řízení kdykoliv až do uzavření smlouvy s vítězným uchazečem, a to bez udání důvodu. Zadavatel výslovně upozorňuje, že na tuto veřejnou zakázku malého rozsahu nelze uplatnit postupy uvedené v zákoně č. 137/2006 Sb., neboť na ni v souladu s ustanovením 18 odst. 3 zákona uplatňuje obecnou výjimku z působnosti zákona. Pokud jsou proto v této výzvě a ostatních dokumentech zadavatele použity pojmy shodné s pojmy zákona, nelze z takové skutečnosti jakkoliv vyvozovat, že je pro takový pojem zákon uplatňován, vyjma případů, kdy je to výslovně uvedeno. Tato výzva je současně zadávací dokumentací a spolu s přílohami uvedenými v jejím textu tvoří zadávací podmínky shora uvedené veřejné zakázky. Informace o činnosti Regionální rady a Regionálním operačním programu Jihovýchod, jakož i tato výzva vč. příloh, jsou zveřejněny na webových stránkách zadavatele na adrese www.jihovychod.cz. V Brně dne Mgr. Marta Sargánková, MBA ředitelka Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Jihovýchod 6