nám. J. M. Marků 12 Lanškroun - Vnitřní Město 563 01 Lanškroun www.lanskroun.eu Vyřizuje: Krčová Telefon: +420 465 385 227 E-mail: renata.krcova@lanskroun.eu Čj.: MULA5560/2018 Počet listů dokumentu: 3 Spisový znak: 112.1 Zpráva o zajištění kontrolní činnosti dle zákona č. 320/2001 Sb. za rok 2017 Zpráva je předkládána v souladu s částí IV., článku 15, bodu 15.4 Kontrolního řádu města Lanškroun Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o finanční kontrole) a k němu vydaná vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole (dále jen prováděcí vyhláška), řeší následující základní okruhy kontrolní činnosti: 1. Vnitřní kontrolní systém, který zahrnuje řídící kontrolu interní audit 2. Veřejnosprávní kontroly na úseku příspěvkových organizací zřízených městem u ostatních příjemců dotace z rozpočtu města Kontrolní systém města Lanškroun dle výše uvedených předpisů upravuje Kontrolní řád města Lanškroun účinný od 01.01.2015. 1. Vnitřní kontrolní systém Fungování vnitřního kontrolního systému předpokládá vydání a dodržování navzájem provázaných vnitřních směrnic účetní jednotky, které stanoví vedoucím a dalším pracovníkům účetní jednotky kontrolní povinnosti a metody v souladu se zásadami zákona o finanční kontrole a k němu vydané prováděcí vyhlášky. V roce 2017 se jednalo o následující směrnice: Směrnice k tvorbě rozpočtu a kontrole hospodaření s rozpočtovými prostředky - schválena s účinností od 1. března 2007, Směrnice o evidenci dlouhodobého majetku a nakládání s ním - schválena s účinností od 01.09.2010 - v roce 2017 byla rozpracována aktualizace této směrnice, bude dokončena a vydána v I. čtvrtletí roku 2018 Směrnice o odpisování dlouhodobého majetku - schválena s účinností od 02.07.2012, 1
Směrnice o oběhu účetních dokladů - schválena s účinností od 01.09.2010 - v roce 2018 je plánována aktualizace této směrnice, Směrnice o pokladní službě - schválena s účinností od 01.12.2016, Směrnice ke schvalování účetní závěrky města Lanškroun - schválena s účinností od 01.01.2014, Směrnice pro aplikaci reálné hodnoty majetku určeného k prodeji - schválena s účinností od 12.12.2012, Směrnice o inventarizaci majetku a závazků města Lanškroun - schválena s účinností od 10.12.2013, Směrnice pro časové rozlišení nákladů a výnosů a dohadné položky - schválena s účinností od 01.01.2010, Směrnice o podrozvahové evidenci - schválena s účinností od 12.12.2012, Směrnice o tvorbě opravných položek - schválena s účinností od 12.12.2012, Směrnice ke schvalování účetních závěrek příspěvkových organizací zřízených městem Lanškroun - schválena s účinností od 15.04.2014, Směrnice o evidenci a vymáhání pohledávek města Lanškroun - schválena s účinností od 01.08.2015, Pokyn pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu městem Lanškroun - platnost od 26.10.2016, Pravidla pro poskytování dotací z rozpočtu Města Lanškroun účinnost od 01.07.2015. 1.1. Řídící kontrola Předběžnou, průběžnou a následnou řídící kontrolu při finančních a hospodářských operacích mají zajišťovat v plném rozsahu určení zaměstnanci městského úřadu v rámci povinností stanovených Kontrolním řádem (články 5 až 10). Od roku 2016 je zajištěno fungování vnitřního kontrolního systému plně elektronicky v informačním systému Ginis v modulech SML a EPK. Modul SML slouží pro evidenci objednávek, smluv a limitovaných příslibů, každý dokument je zde jednoznačně identifikován a obsahuje podrobné evidenční údaje včetně možnosti přikládat elektronické obrazy dokumentů. Předběžná kontrola před vznikem závazku i po vzniku závazku je prováděna zodpovědnými osobami výhradně prostřednictvím elektronického schvalovacího procesu. V modulu SML jsou vystavovány objednávky na služby a zboží a evidovány veškeré smlouvy. Každý zamýšlený výdaj pak prochází předběžnou finanční kontrolou před vznikem závazku, která mimo jiné spočívá v tom, že každý výdaj musí být navázán na finanční profil dle rozpočtové skladby s vazbou na rezervaci finančních prostředků. Zavedení této elektronické finanční kontroly s vazbou na rozpočtovou skladbu bylo při zavedení systému velice náročné pro všechny příkazce operací a hlavní účetní. V roce 2017 proběhlo školení k tomuto systému a nezbytnou metodickou pomoc poskytovala hlavní účetní Radka Dostálová a vedoucí kanceláře starosty a tajemníka Ing. Petra Brejšová. Předběžná kontrola před vznikem závazku při řízení veřejných výdajů a) Předběžná kontrola před vznikem závazku Tato kontrola je prováděna příkazcem operace vedoucím odboru a správcem rozpočtu vedoucí finančního odboru. Běžné a opakované výdaje jsou řešeny v režimu tzv. limitovaného příslibu. Jde-li o finanční operace v konkrétním časovém horizontu, v konkrétní výši a konkrétnímu věřiteli, jedná se o individuální příslib. Dle směrnice k tvorbě a kontrole rozpočtu je první předběžná kontrola provedena příkazcem operace před vznikem závazku při zpracování návrhu rozpočtu na běžný rok nebo v případě opodstatněných změn před podáním návrhu na rozpočtovou změnu. Rozpočet je pak 2
schválen na závazné ukazatele, v rámci kterých může být rozpočet čerpán. Po schválení rozpočtu je rozpočet rozepsán správcem rozpočtu dle platné rozpočtové sklady a předán každému příkazci operace. Předběžná kontrola před vznikem závazku je prováděna vystavováním objednávek, uzavíráním smluv a vystavováním limitovaných příslibů. Od roku 2016 je každá objednávka a smlouva vázána na příslušné finanční krytí a finanční kontrola je zabezpečena elektronických schvalovacím procesem. Kontrola je zajišťována příkazcem operace a správcem rozpočtu. Ne vždy byla v roce 2017 tato kontrola provedena před doručením faktury. Vyskytly se případy, kdy hlavní účetní obdržela fakturu na služby a zboží, na které nebyla řádně vystavena objednávka. Objednávka se vystavovala zpětně až po doručení faktury. b) Předběžná kontrola po vzniku závazku Vnitřní řídící kontrola po vzniku závazku (provedení dodávky majetku, zboží a služeb) nabytí právní moci smlouvy, vystavení faktury nebo platebního poukazu je prováděna jednak podle 14 prováděcí vyhlášky k zákonu o finanční kontrole, a to povinně příkazcem operace a hlavní účetní, jednak podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, odpovědnou osobou za účetní případ (totožná s příkazcem operace) a osobou odpovědnou za jeho zaúčtování (totožná s hlavní účetní). Doklady jsou také pro kontrolu předkládány správci rozpočtu. Průkaznost výše uvedených kontrol je zajištěna průvodkami k fakturám a platebním poukazům. Předběžná kontrola při správě veřejných příjmů a jiných plnění a) Předběžná kontrola před vznikem nároku Kontrola pohledávek před vznikem nároku dle zákona o finanční kontrole má být zajišťována v rozsahu 11 prováděcí vyhlášky k zákonu o finanční kontrole, a to příkazcem operace. Tuto kontrolu provádí před vydáním rozhodnutí, v rámci tvorby a schvalování vyhlášek o místních poplatcích, stanovení ceny nebo výše nájmu ke schválení radě města a při přípravě smluv. Návrhy smluv jsou před jejich schválením příslušnými orgány předkládány v elektronické podobě ke kontrole a konzultaci právničce, hlavní účetní v oblasti příjmů a správci rozpočtu. Průvodka ke smlouvě zakládající příjmy obsahuje předtištěný text o provedení kontrol podle 11 prováděcí vyhlášky k zákonu o finanční kontrole jak u příkazce operace, tak hlavní účetní i správce rozpočtu. Předběžná kontrola by měla být provedena i před podáním žádosti o dotaci. Příslušný příkazce operace by měl danou žádost předložit ke kontrole hlavní účetní a správci rozpočtu. K tomu slouží průvodka k žádosti o dotaci. Po obdržení rozhodnutí nebo smlouvy o dotaci by měly být dokumenty předány na finanční odbor, aby byly odpovědným osobám za zaúčtování známy podmínky pro realizaci projektu). V roce 2017 nebyl finanční odbor vždy informován o podání žádosti o dotaci a jejím získání, nebylo včas předáno rozhodnutí o dotaci. b) Předběžná kontrola po vzniku nároku Jedná se o proces předepsání pohledávky do účetnictví. Tuto kontrolu zajišťuje příkazce operace a hlavní účetní v oblasti příjmů. Podklady pro předpisy pohledávek jsou zajištěny pokynem k plnění veřejných příjmů, který je přikládám k dokladům, jež zakládají nárok na plnění příjmů. Obsahuje základní údaje potřebné pro identifikaci pohledávky a předtištěný požadavek na provedení příslušných kontrol dle 12 prováděcí vyhlášky. V případě, že podklady pro stanovení pohledávky zpracovává jiný pracovník odboru než příkazce operace, musí být příslušný dokument o nároku před předáním k předpisu pohledávky předložen ke kontrole příkazci operací příslušného odboru. 3
Průběžné vnitřní kontroly finančních a hospodářských operací Za provádění průběžných kontrol plně zodpovídají vedoucí příslušných odborů. Kontrolu provádějí sami nebo prostřednictvím pověřených zaměstnanců, jsou povinni průběžně sledovat uskutečňované operace až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování a dbát na hospodárnost, efektivnost a účelovost použití veřejných prostředků vynakládaných z rozpočtu města. Výsledky těchto kontrol jsou zaznamenány ve zprávách jednotlivých vedoucích odborů. Průběžné kontroly jsou v mnohých případech prováděny nedostatečně, a to zejména u služeb zadávaných Technickým službám Lanškroun, s.r.o. Bylo by žádoucí zvýšit počet namátkových kontrol prováděných služeb. Na tuto skutečnost již bylo poukazováno ve zprávě v loňském roce. Následné vnitřní kontroly finančních a hospodářských operací Provádění následných finančních, hospodářských a jiných kontrol by mělo vycházet z kontrolního řádu, a zjištěných rizik při auditech a nedostatků uvedených v provedených kontrolách, které mají být podle zaměření promítnuty do plánu kontrol jednotlivých odborů. Pro rok 2017 byly jednotlivými vedoucími odborů zpracovány v souladu s Kontrolním řádem města Lanškroun plány následných vnitřních kontrol a následně pak také zprávy z vnitřních kontrol. Plány i zprávy byly v příslušných termínech předány tajemníkovi MěÚ. Ve svých kontrolách se vedoucí většinou zaměřili na docházku svých podřízených včetně využívání pracovní doby, čerpání dovolené, kontrolu cestovních příkazů, správnosti vydaných rozhodnutí a kontrolu v oblasti činnosti svých odborů a oddělení. Vedle kontrol činnosti svých odborů prováděli finanční kontroly - kontrola čerpání finančních prostředků dle schváleného rozpočtu. Podrobné zprávy jsou založeny u tajemníka městského úřadu. Závěr k fungování vnitřního kontrolního systému Postupným zpracováním vnitřních směrnic a zavedením elektronického schvalovacího procesu s vazbou na finanční profil se zlepšil i systém fungování vnitřního kontrolního systému. Je nutné, aby odpovědní zaměstnanci na jednotlivých stupních kontrol prováděli skutečně prověření finančních nebo hospodářských operací v předepsaném rozsahu zákonných předpisů a vnitřních směrnic a kontroly nebyly jen formální. Větší důraz by měl být kladen na průběžné kontroly. Důležité je včasné předávání podkladů a dokumentů dané oběhem účetních dokladů a vzájemná informovanost mezi jednotlivými stupni kontrol, především dbát na předběžnou kontrolu před podáním žádosti o dotaci a následně pak po obdržení dotace předávat potřebné dokumenty na finanční odbor. Důležitá je také úroveň znalostí a zkušeností pracovníků odpovědných za jednotlivé stupně kontroly a jejich schopnost posuzovat informace v souvislostech. 1.2. Interní audit Interní audit je řešen v části III. Kontrolního řádu. Funkce interního auditu je dána 28 zákona o finanční kontrole. Město Lanškroun dle 29 odst. 6 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve veřejné správě ve znění pozdějších předpisů, nemusí zřizovat útvar interního auditu nebo funkci interního auditora. V minulých letech byl interní audit zabezpečován externím odborným pracovníkem formou objednaných dílčích interních auditů. Rizikové oblasti a zaměření pro interní audity stanoví starosta města, na základě návrhu tajemníka MěÚ. Od roku 2016 nebyl zadán žádný finanční audit ani audit systémů a výkonů. 4
1.3. Veřejnosprávní kontroly U veřejnosprávní kontroly se rozlišuje stejně jako u vnitřního řídicího systému: předběžná veřejnosprávní kontrola před poskytnutím dotace, příspěvku na provoz pro zřízené PO, průběžná veřejnoprávní kontrola - v průběhu realizace a využívání dotace a příspěvku, následná veřejnoprávní kontrola - kontrola využití, vyúčtování a poskytnutí dotace a příspěvku (účelové i neúčelové), následná veřejnoprávní kontrola na místě - nahrazuje u PO i interní audit. Veřejnosprávní kontroly u příspěvkových organizací a ostatních subjektů, kterým byla poskytnuta dotace a) veřejnosprávní kontroly u příspěvkových organizací Předběžná veřejnosprávní kontrola U žádostí o příspěvek na provoz příspěvkových organizací pro rok 2017 byly provedeny předběžné veřejnoprávní kontroly při přípravě rozpočtu na rok 2017. Průběžná kontrola U příspěvkových organizací je prováděna čtvrtletně s kontrolou účetních výkazů při mezitímních uzávěrkách. Následná kontrola Využití poskytnutých finančních prostředků na provoz u zřízených příspěvkových organizací je hodnoceno při finančním vypořádání a vyhodnocení plnění stanovených závazných ukazatelů. V rámci průběžných kontrol hospodaření byly zjištěny závažné nedostatky u organizace Kulturní centrum Lanškroun, kde nefungovala dostatečně kontrola dle zákona č. 320/2000 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, nebyly dodržovány závazné ukazatele stanovené zřizovatelem. Dále byla v této organizaci provedena kontrola plnění úkolů vyplývajících ze sloučení kina a kulturního centra. Následné veřejnosprávní finanční kontroly na místě byly provedeny v roce 2017 u následujících příspěvkových organizací: Kulturní centrum Lanškroun, viz protokol o kontrole MULA 16172/2017 Základní škola Lanškroun, B. Smetany viz protokol o kontrole MULA 39165/2017 V protokolech o kontrole jsou popsána veškerá kontrolní zjištění a návrhy na opatření. V obou organizacích nadále přetrvávaly v roce 2017 závažné nedostatky v oblasti zavedení vnitřního kontrolního systému a jeho aplikace v praxi. b) Následné veřejnosprávní kontroly u příjemců dotací v roce 2017: Předběžná veřejnosprávní kontrola Žádosti o dotaci v oblasti sportu, kultury a mimoškolních aktivit prošly předběžnou veřejnosprávní kontrolou před projednáním žádostí v komisích a obsahují průkazný záznam o provedení této kontroly před poskytnutím finančních prostředků. 5
Průběžná kontrola Kontrola je prováděna namátkově. Následná kontrola Příjemci dotací po ukončení akce nebo období podávají písemné finanční vypořádání, které kontrolují administrátoři dotací (tajemníci jednotlivých komisí). Ti také vyzývají k odstranění případných nedostatků a vyčíslují vratky v případě, že nejsou doloženy uznatelné náklady v dostatečné výši s danou spoluúčastí příjemce. Každoročně je u několika příjemců dotací prováděna následná veřejnosprávní kontrola na místě spočívající v prověření účetních záznamů a dokladů vztahujících se k finančnímu vypořádání dotací poskytnutých městem Lanškroun. Následné veřejnosprávní finanční kontroly byly provedeny v roce 2017 u následujících příjemců dotací: Iveta Zahradníková, fyzická osoba podnikající viz protokol o kontrole MULA 5023/2017 Farní sbor Českobratrské církve evangelické v Lanškrouně viz protokol o kontrole MULA 29482/2017 Lanškrounský smíšený sbor viz protokol o kontrole MULA 29785/2017 HK Lanškroun z. s. viz protokol o kontrole MULA 36734/2017 Spolek Lukostřelnice Diana viz protokol o kontrole MULA 39534/2017 Střední odborná škola a Střední odborné učiliště Lanškroun viz protokol o kontrole MULA 13930/2017 Region Orlicko Třebovsko viz protokol o kontrole MULA 19467/2017 Sdružení obcí Orlicko viz protokol o kontrole MULA 20428/2017 Motobigband viz protokol o kontrole MULA 16442/2017 TJ Lanškroun, fotbalový oddíl, viz protokol o kontrole MULA č. j. 29253/2017 Kontrolou bylo zjištěno, že FO Lanškroun nedodržoval Pravidla pro poskytování dotací z rozpočtu města Lanškroun. Do vyúčtování zahrnoval výdaje neidentifikovatelné, účetně nezaevidované. Z tohoto důvodu byla oddílu nařízena vratka dotace do rozpočtu města. Byla provedena kontrola u společnosti Technické služby Lanškroun, s. r. o. kontrola využití dotace k hospodářskému výsledku, viz protokol o kontrole č. j. MULA 9402/2017, a kontrola plnění povinností na základě Smlouvy o správě a provozování sportovního areálu, viz protokol o kontrole MULA č. j. 9401/2017. Tyto kontroly na místě jsou prováděny každoročně. Kontrolní zjištění a nápravná opatření jsou popsána ve výše zmiňovaných protokolech o kontrole. Zpracovali: Mgr. Jaroslav Brandejs, MBA, LL. M., tajemník městského úřadu Ing. Renáta Krčová, vedoucí finančního odboru V Lanškrouně dne 12. února 2018 6