ELEKTRONICKÁ FINANČNÍ KONTROLA NA MAGISTRÁTU MĚSTA PROSTĚJOVA

Transkript

1 06/16/15 ELEKTRONICKÁ FINANČNÍ KONTROLA NA MAGISTRÁTU MĚSTA PROSTĚJOVA Ing. Radim Carda, vedoucí finančního odboru, Magistrát města Prostějova Petr Vysloužil, GORDIC spol. s r.o.

2 Informace o Statutárním městě Prostějov Statutární město Prostějov je obcí s rozšířenou působností. V katastru města žije občanů. Město hospodaří s ročním rozpočtem ve výši cca 800 milionů Kč. Netto aktiva města k činí milionů Kč. V roce 2015 obdrželo město od agentury Moody s nejvyšší ratingové hodnocení Aaa. Při tomto objemu finančních prostředků je ročně zaúčtováno přibližně 10 tisíc agendových výdajových dokladů. Pro agendu účetnictví a rozpočtu využívá město Prostějov od r informační systém GINIS firmy GORDIC, spol. s r. o.

3 Stav předběžné finanční kontroly před implementací elektronické finanční kontroly Do roku 2014 probíhala předběžná finanční kontrola výhradně v analogové podobě. Doklady si předávali pracovníci jednotlivých odborů osobně. Podpisy příkazců operací, správce rozpočtu a hlavního účetního dokládající provedení finanční kontroly, byly kontrolovány na podpisové vzory schválené primátorem města. Předběžná kontrola před vznikem závazku byla zajišťována na příslušných odborech při vystavování objednávek a uzavírání smluv. Tyto dokumenty byly podepsány vedoucím odboru/příkazcem operace a správcem rozpočtu. Přehledy uzavřených smluv vedly jednotlivé odbory a centrálně odbor kanceláře tajemníka.

4 Stav předběžné finanční kontroly před implementací elektronické finanční kontroly Předběžná kontrola po vzniku závazku byla zajišťována prostřednictvím formuláře Krycí list faktury. Dodavatelské faktury byly do účetního softwaru zaevidovány finančním odborem. Následně byly předány na příslušný odbor, který zajistil vystavení krycího listu s uvedením rozpočtové skladby. Na krycím listu byly podpisy pracovníka zodpovědného za formální správnost, příkazce operace, správce rozpočtu a hlavního účetního. Krycí list se všemi podpisy předal příslušný odbor na finanční odbor, který zajistil likvidaci, proplacení a zaúčtování faktury. Platební poukazy byly vystavovány na odborech v analogové podobě, po zajištění všech podpisů potvrzujících provedení finanční kontroly, byly předány na finanční odbor, který je zaevidoval do modulu Platební poukazy, provedl jejich likvidaci, úhradu a zaúčtování.

5 Stav předběžné finanční kontroly před implementací elektronické finanční kontroly Nevýhodou byla zejména vysoká pracnost, prodlevy při předávání jednotlivých dokladů a reálná možnost ztráty dokladů přijatých jednotlivými zaměstnanci. Tento způsob finanční kontroly nezajišťoval jednoznačně dodržení všech postupů stanovených zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. Kladl vysoké nároky na správce rozpočtu při ověřování vazby na rozpočet tj. ověřování volných prostředků na jednotlivých položkách rozpočtu a také na hlavního účetního, který prověřoval, zda byly dodrženy všechny postupy stanovené zákonem.

6 Průběh implementace el. PFK v IS GINIS Podnět vzešel z finančního odboru, do jehož kompetencí patří činnost správce rozpočtu a hlavního účetního. Počátkem roku 2013 byla ve spolupráci s odborem IT a dodavatelem IS GINIS firmou Gordic, spol. s r. o., provedena analýza používaného systému finanční kontroly. Na základě výsledků analýzy bylo rozhodnuto o implementaci elektronické finanční kontroly ve třech etapách.

7 1. etapa Průběh implementace el. PFK v IS GINIS V průběhu 3/4 roku 2013 příprava agendy SML Evidence smluv. Ve 4/4 roku 2013 byly do modulu SML naskenovány a vloženy platné smlouvy. 2. etapa K byla implementována finanční kontrola před vznikem závazku v modulu SML. Po schválení rozpočtu roku 2014 byl doplněn finanční profil do připravených smluv. Tímto byla zajištěna kontrola očekávaných výdajů na schválený rozpočet, tzn. nebylo možné čerpat větší objem finančních prostředků než kolik bylo rozpočtováno. Od stejného data jsou řešeny v agendě SML i objednávky a limitované přísliby, tedy veškeré doklady potřebné pro PFK před vznikem závazku.

8 Průběh implementace el. PFK v IS GINIS 3. etapa K byla implementována finanční kontrola po vzniku závazku v modulech KDF Kniha došlých faktur, POU Kniha poukazů a DDP Daně, dávky, pohledávky. Prvotní evidence faktur je prováděna v modulu Podatelna, který zajišťuje převzetí faktur v analogové i digitální podobě včetně jejich elektronického obrazu. Pro příjem elektronických faktur byla určena jedna ová adresa. Faktury v analogové podobě jsou ukládány na finančním odboru, veškerý oběh dokladů probíhá pouze elektronicky. Doklady předběžné finanční kontroly před a po vzniku závazku vytváří kompetenti jednotlivých odborů v modulech SML, KDF, POU a DDP. Podepsání a schválení je prováděno v Elektronické podpisové knize (EPK).

9 Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Evidence smlouvy, objednávky Založení dokladu v agendě SML, kde je odpovědným referentem zaevidována smlouva, objednávka či limitovaný příslib.

10 Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Evidence smlouvy, objednávky Založení dokladu v agendě SML, kde je odpovědným referentem zaevidována smlouva, objednávka či limitovaný příslib. Doplnění položek finančního profilu ke smlouvě s kontrolou proti rozpočtovaným prostředkům.

11 Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Evidence smlouvy, objednávky Založení dokladu v agendě SML, kde je odpovědným referentem zaevidována smlouva, objednávka či limitovaný příslib. Doplnění položek finančního profilu ke smlouvě s kontrolou proti rozpočtovaným prostředkům. Založení dokladu PFK před vznikem závazku s určením odpovědných osob, které budou doklad podepisovat schvalovat v el. podobě.

12 Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Evidence smlouvy, objednávky Založení dokladu v agendě SML, kde je odpovědným referentem zaevidována smlouva, objednávka či limitovaný příslib. Doplnění položek finančního profilu ke smlouvě s kontrolou proti rozpočtovaným prostředkům. Založení dokladu PFK před vznikem závazku s určením odpovědných osob, které budou doklad podepisovat schvalovat v el. podobě. Schvalování a podepisování dokladu PFK v elektronické podpisové knize.

13 Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Evidence smlouvy, objednávky Založení dokladu v agendě SML, kde je odpovědným referentem zaevidována smlouva, objednávka či limitovaný příslib. Doplnění položek finančního profilu ke smlouvě s kontrolou proti rozpočtovaným prostředkům. Založení dokladu PFK před vznikem závazku s určením odpovědných osob, které budou doklad podepisovat schvalovat v el. podobě. Schvalování a podepisování dokladu PFK v elektronické podpisové knize. Po kladném schválení dokladu PFK je možné schválit smlouvu (objednávku) a od té chvíle je možné ze smlouvy čerpat blokované rozpočtované prostředky. U objednávek je možné předat dodavateli el. či papírovou podobu objednávky, která je vygenerována ze SML.

14 Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Evidence faktury Faktura je založena na podatelně ve spisové službě, včetně naskenování faktury do formátu PDF.

15 Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Evidence faktury Faktura je založena na podatelně ve spisové službě, včetně naskenování faktury do formátu PDF. Na finančním odboru je dokument převzat do modulu KDF, kde jsou doplněny základní údaje faktury.

16 Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Evidence faktury Faktura je založena na podatelně ve spisové službě, včetně naskenování faktury do formátu PDF. Na finančním odboru je dokument převzat do modulu KDF, kde jsou doplněny základní údaje faktury. Faktura je předána na odbory, kde je provedena vazba na agendu SML (smlouvu, objednávku, limitovaný příslib) a doplněno rozpočtové krytí faktury, které je převzato z navázaného dokladu SML.

17 Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Evidence faktury Faktura je založena na podatelně ve spisové službě, včetně naskenování faktury do formátu PDF. Na finančním odboru je dokument převzat do modulu KDF, kde jsou doplněny základní údaje faktury. Faktura je předána na odbory, kde je provedena vazba na agendu SML (smlouvu, objednávku, limitovaný příslib) a doplněno rozpočtové krytí faktury, které je převzato z navázaného dokladu SML. Založí se doklad PFK po vzniku závazku, kde se určí osoby, které budou doklad podepisovat a schvalovat.

18 Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Evidence faktury Faktura je založena na podatelně ve spisové službě, včetně naskenování faktury do formátu PDF. Na finančním odboru je dokument převzat do modulu KDF, kde jsou doplněny základní údaje faktury. Faktura je předána na odbory, kde je provedena vazba na agendu SML (smlouvu, objednávku, limitovaný příslib) a doplněno rozpočtové krytí faktury, které je převzato z navázaného dokladu SML. Založí se doklad PFK po vzniku závazku, kde se určí osoby, které budou doklad podepisovat a schvalovat. Faktura je dále podepisována v modulu EPK všemi dotčenými osoby a po kladném vyřízení je umožněno poslat platbu do banky k proplacení.

19 Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Jak vypadá vyřízení v EPK?

20 Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Jak vypadá vyřízení v EPK?

21 Postup vyřízení dokumentů v IS GINIS Jak vypadá vyřízení v EPK?

22 Avizace em Všem zaměstnancům, kteří podepisují v EPK je odeslán upozorňující mail s informací, že je připraven doklad k podpisu. Schvalující osoba má při podpisu možnost nahlížet do všech dokumentů souvisejících se schvalovaným výdajem.

23 PFK v dalších modulech IS GINIS Obdobně jako u faktur v modulu KDF je prováděna finanční kontrola v modulu POU Kniha poukazů, pouze s tím rozdílem, že prvotní evidenci provádí kompetent příslušného odboru. V modulu DDP Daně, dávky, pohledávky je předběžná finanční kontrola využívána pouze pro výdaje, tj. vratky přeplatků příjmů.

24 Výhody nového řešení PFK Největší výhodou a přínosem elektronické předběžné finanční kontroly je zajištění plnění 16 zákona č. 250/2000Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, tj. všechny výdaje jsou podloženy rozpočtem. Zvýšila se transparentnost rozpočtu a účetnictví města zavedením rozklikávacího rozpočtu a transparentního účtu. Data pro tyto aplikace vychází z IS GINIS. Nedochází k prodlevám při prvotní evidenci faktur, faktury jsou okamžitě zaevidovány do modulu Podatelna. Zrychlilo se vyřizování faktur a platebních poukazů. Zvýšila se produktivita práce zaměstnanců magistrátu. Snížila se spotřeba kancelářského papíru a tonerů. Nedochází ke ztrátám papírových dokladů (faktury, poukazy) a vše je snadno dohledatelné.

25 Plán rozvoje IS GINIS na městě Prostějov Elektronizace předběžné finanční kontroly příjmů města. Zveřejňování smluv s využitím modulu SML včetně anonymizace údajů. Zavedení aplikace interaktivní úřad pro oblast hospodaření příspěvkových organizací.

26 Děkujeme za pozornost Ing. Radim Carda Magistrát města Prostějova Petr Vysloužil Gordic spol. s r.o.