KURZ ADMINISTRATIVNÍ PRACOVNÍK Centrum služeb pro podnikání s.r.o. 2014 UKÁZKA ŠKOLÍCÍCH MATERIÁLŮ
MODUL PÍSEMNÁ KOMUNIKACE FORMY PÍSEMNOSTÍ Listinná výhody příjemce vyřizuje poštu v jemu vyhovujícím čase možnost sdělení i náročnějších informací možnost zaslání většímu počtu lidí trvalé uchování, možnost archivace časový prostor na odpověď nevýhody příprava a doručení vyžaduje delší čas formální způsob sdělení možnost špatného pochopení po odeslání nelze následně měnit obsah vyžaduje delší čas na zpětnou vazbu Elektronická výhody odpověď je možné promyslet a odeslat do 48 hodin komunikační médium je k dispozici bez omezení možnost řešení problému na dálku vysoká rychlost komunikace časově flexibilní komunikace minimální náklady možnost archivace, skryté kopie stejný text více příjemcům najednou přeposílání dalším příjemcům nevýhody není možná bezprostřední reakce příjemce doručení bez záruky, případně bez odezvy neosobní způsob umožňuje spam a hoax oproti telefonu méně efektivní Praktická rada I do elektronických písemností se uvádí adresa, předmět, přílohy a vlastní text dopisu!! Více viz kapitola Pravidla e-mailové komunikace. 2
V souvislosti s elektronickou komunikací a zejména v souvislosti s šířením tzv. obchodních sdělení je nutné dbát ustanovení zák. č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a zák. č. 40/1995 Sb., o regulaci reklamy. TVORBA A STYLIZACE PÍSEMNOSTÍ Všechny písemnosti společnosti by měly mít jednotný vzhled. Ideálně má společnost vytvořeny firemní šablony dle korporátní identity (viz Sekretářský modul). V souvislosti s tříděním písemností je nutné připomenout, že je potřeba rozlišovat úřední zásilky od soukromých. Pokud je OMYLEM otevřena soukromá zásilka, je nutno ji znovu zalepit a připojit poznámku omylem otevřeno s datem a podpisem. Písemnosti úřední oficiální společenské soukromé Stylizace pracovních písemností Stylizace pracovních písemností musí být: stručná úplná jednoznačná srozumitelná o logické uspořádání o přehledné řazení jednotlivých bodů nepoužívat hovorová slova Při individuální stylizaci písemností textový editor umožňuje snadnou manipulaci se slovy, větami a odstavci. Lze je vynechávat, přidávat, přesunovat a nahrazovat je jinými, až docílíme nejvýstižnější formulace. Při stylizaci text na obrazovce pozorně sledujeme, zda přesně a srozumitelně vyjadřuje fakta, která jsme chtěli sdělit, a zda je správný po jazykové stránce. Méně vhodné formulace upravujeme. Po vytištění text zkontrolujeme, případné nedostatky opravíme a text znovu vytiskneme!!! Praktická rada Rutinní texty, jejich obsah se často opakuje, si můžeme uložit do paměti počítače, abychom je nemuseli stylizovat pokaždé znovu. Nezapomeňte však text vždy přizpůsobit dané situaci (datu, objednávce, zákazníkovi, atd.). 3
Za velký nedostatek jsou považovány gramatické chyby a překlepy. Textový editor tyto prohřešky pomáhá opravovat. Lze nastavit Automatickou kontrolu pravopisu v jazyce, který je při psaní zvolen. Tím se zachytí většina chyb, ale kontrola samotným písařem je i přesto nezbytná. Správnou úpravu při vypracování korespondence na dopisní papíry, při psaní standardních písemností nebo při vyplňování běžných formulářů zajišťují šablony (v nabídce MS Word). Náležitosti pracovních písemností: hlavička datum místo odeslání věc oslovení text dopisu je zde uvedena adresa odesílatele v praxi je hlavička obvykle předtištěna (často barevně) nebo je uložena v paměti počítače a tiskne se současně s dopisem na dopisních papírech bez předtisku lze psát datum od levé svislice nebo vpravo v 1. pádě, např. Kutná Hora, 16. 8. 2011 uvádění slova věc se považuje za zastaralé, ponechává se pouze název dokumentu, např. Žádost o. název dokumentu se zvýrazňuje podtržením nebo tučným písmem název dokumentu začíná velkým písmenem a nekončí tečkou text dopisu (začínající oslovením) následuje obvykle po dvou vynechaných řádcích uvádí se v 5. pádě, v každém dopise, i když je adresát neznámý, např. v korespondenci se institucí, uvádí se např. Vážení, vždy od levé svislice za oslovením následuje čárka, mezi oslovením a prvním řádkem textu se vynechává jeden prázdný řádek oslovení a pozdrav jsou nutnou součástí každého dopisu (i e-mailu!!) používá se jednoduché řádkování, mezi odstavci se vynechává jeden prázdný řádek jestliže se důležitý údaj zvýrazní umístěním na samostatný řádek, je nad ním a pod ním rovněž prázdný řádek šířka levého a pravého okraje je vždy stejná (25 mm) levý kraj textu má zpravidla blokovou úpravu nové odstavce lze též odrážet (zejm. v soukromé korespondenci), častěji však v obchodní korespondenci neodsazujeme osobní a přivlastňovací zájmena závěrečný pozdrav pro zdůraznění úcty s velkým počátečním písmenem začíná od stejné svislice jako předchozí odstavce, za pozdravnými frázemi se nepíše interpunkční znaménka 4
podpis seznam příloh upozornění na kopie doplňující údaje uvádí se od levé svislice nebo vpravo (zejm. pokud se nové odstavce odrážejí, např. u smluv) pod vlastnoruční podpis se píše strojem titul, jméno, příjmení a funkce pracovníka po vynechání 2 až 4 prázdných řádků se od levé svislice uvádějí přílohy lze napsat pouze jejich počet a řádek zvýraznit, nebo uvést každou přílohu zvlášť a zvýraznit je nebo přílohy vyjmenovat pod zvýrazněným nadpisem Přílohy (výčet příloh pod nadpisem se již nezvýrazňuje) v zápatí stránky jsou předtištěny údaje o registraci podnikatelského subjektu v obchodním rejstříku nebo v jiné evidenci včetně spisové značky, bankovního spojení, IČ, DIČ, čísla telefonní ústředny, ústředního faxu, e-mailové a webové adresy atd. umístění poštovních adres v písemnostech poštovní adresa odesílatele o uvádí se v hlavičce (dopisního) papíru o poštovní adresa obsahuje jednoznačné označení odesílatele dopisu u fyzických osob (titul), jméno a příjmení odesílatele u podnikatelských subjektů obchodní firmu, jak je zapsána v obchodním rejstříku nebo jiné evidenci, název nebo oficiálně užívanou zkratku úřadu, organizace o na poštovní zásilce může být uvedena spisová značka či jiná obdobná poznámka odesílatele týkající se jejího obsahu poštovní adresa adresáta o adresové pole je prostor vyhrazený pro umístění poštovní adresy o adresové pásmo je oblast uvnitř adresového pole, kam lze vepsat adresu adresáta o na (dopisních) papírech s předtiskem může být adresové pole vpravo nebo vlevo (záleží též na typu okénkových obálek, které se v dané instituci používají) o na dopisních papírech bez předtisku, jestliže se nevkládají do okénkových obálek, se poštovní adresa příjemce píše vlevo od stejné svislice jako text o označení adresáta o korespondence právnickým osobám obsahují obchodní firmu, název nebo oficiálně užívanou zkratku úřadu, organizace slovo firma, pokud by označení právnické osoby mohlo být považováno za označení fyzické osoby obor podnikání, je-li to účelné podle potřeby označení organizační složky (divize, závodu, oddělení) nebo jméno pracovníka o korespondence fyzickým osobám oslovení (pan, paní, slečna) a titul (hodnost), jméno a příjmení adresáta funkce adresáta, je-li to vhodné podle potřeby zpřesňující údaj (u p. J. Nováka) 5
Zásady stylizace obchodních písemností Ukázka školících materiálů V českém jazyce existuje řada tzv. funkčních stylů: prostě sdělovací, umělecký, publicistický a odborný. Odborný styl se člení na vědecky odborný a prakticky odborný. Písemné projevy v oblasti praktické slouží ke sdělování skutečností spojených s příslušnými odbornými činnostmi. Patří sem i styl obchodní a administrativně-právní. Obchodní dopis je jeho základní formou. Obchodní styl má ustálenou slovní zásobu, ve které se výrazně uplatňuje ekonomické a právní názvosloví. Pro obchodní styl je charakteristické užívání ustálených pojmenování a obratů, např. ustálených formulací žádostí, pozvánek, začátků a závěrů obchodní korespondence ad. Užití prostředků z jiných stylů obvykle není žádoucí (např. slova expresivní, slangová apod.). Při stylizaci obchodních písemností je třeba mít na paměti několik zásad: v korespondenci píšeme vždy jen o jedné věci musíme být s daným tématem důkladně obeznámeni a nesmíme zapomenout na žádné podstatné informace píšeme za danou společnost, proto používáme sloveso i zájmeno v 1. osobě množného čísla (my) ve vztahu k adresátovi slovesa a zájmena ve 2. osobě množného čísla (Vy) tón dopisu by měl být přirozený a zdvořilý jazyková stránka musí být co nejlepší volíme slova přesného a jednoznačného významu, tvoříme kratší a srozumitelné věty, dbáme na gramatickou a interpunkční správnost cizí slova užíváme jen tehdy, pokud si jsme zcela jisti jejich významem a pravopisem pestrosti slohu napomáhají synonyma (slova souznačná) Mezi nejčastější slohové neobratnosti patří: použití slova z jiného funkčního stylu (mizerný výrobek) volba nepřesného, nevýstižného výrazu (např. místo pravidelně užito zpravidla, tzn. často, ale ne pravidelně) opakování předložek u větných členů, mezi nimiž není vztah souřadný (stěžovat si na vady na materiálu na dodaných výrobcích) opakování slov se stejným slovním základem (zasílat zásilku, dodávat dodávku) nelogické vazby (děkovat laskavě) řetězy podstatných jmen ve 2. pádě (upozornili jsme na nutnost pozdějšího určení platnosti závaznosti užití nového nařízení) nadužívání trpného rodu nebo nesprávné použití podmiňovacího způsobu Postup při stylizaci obchodní písemnosti: příprava osnovy stylizace písemnosti jazyková kontrola (z gramatické, stylistické i věcné stránky) grafická kontrola písemnosti zpracování písemnosti (tisk nebo odeslání) 6
Ukázka (obecná žádost, návod lze aplikovat na jakoukoliv obchodní písemnost): Ing. Ivo Podnikatel Pracovní 45 145 00 Praha 4 Praha, 22. 3. 2012 Žádost o zařazení do databáze uchazečů o zaměstnání Vážený pane Nováku, dovoluji si Vás touto cestou požádat o zařazení mé osoby do Vaší databáze uchazečů o zaměstnání. Na základě naší předchozí komunikace a Vašich informací jsem přesvědčen, že mé profesní zkušeností a znalosti odpovídají požadavkům Vašich klientů. Prosím Vás tímto o zařazení mého profilu, včetně strukturovaného životopisu, motivačního dopisu a fotografie (viz Příloha I až III) do Vaší databáze uchazečů o zaměstnání. Současně Vám dávám souhlas s poskytnutím mých osobních údajů potenciálním zaměstnavatelům za účelem výběrového řízení. Předem Vám děkuji za kladné vyřízení mé žádosti. S pozdravem (vlastnoruční podpis)... Ing. Ivo Podnikatel Seznam příloh: Příloha I Strukturovaný životopis Příloha II Motivační dopis Příloha III Průkazová fotografie 7
ČSN 01 6910 Česká technická norma ČSN 01 6910 (2007) stanovuje pravidla pro grafickou úpravu textů zpracovaných textovými editory a zásady formálního uspořádání obchodních a úředních písemností. Při úpravě zvláštních písemností (právních, bibliografických apod.) je třeba se řídit dalšími příslušnými směrnicemi nebo normami. Pravopisná stránka se, až na malé výjimky, řídi Pravidly českého pravopisu. Ustanovení norem zajišťuje estetický vzhled písemností a účelné uspořádání důležitých údajů. Normalizovaná úprava obchodních a úředních dopisů svědčí o úrovní odesílající instituce a působí příznivým dojmem na příjemce. České normy vydává Český normalizační institut (ČSNI). Související ČSN ČSN 50 6406 (2001) ČSN 50 6411 (2003) ČSN 88 0410 (2004) ČSN 88 4674 (2000) ČSN ISO 1000 (1997) ČSN ISO 2145 (1997) ČSN ISO 31-0 (1994) ČSN ISO 3166-1 (1999) ČSN EN 13619 (2003) ČSN EN 14142-1 (2003) ČSN EN 28601 (1994) Obálky a velké tašky Poštovní obálky pro obálkovací stroje Korekturní znaménka pro sazbu Dopisnice a pohlednice Jednotky SI a doporučení pro užívání jejich násobků a pro užívání některých dalších jednotek Dokumentace Číslování oddílů a pododdílů psaných dokumentů Veličiny a jednotky Část 0: Všeobecné zásady Kódy pro názvy zemí a jejich částí. Část 1: Kódy zemí Poštovní služby Zpracování zásilek Optické vlastnosti pro zpracování psaní Poštovní služby Databáze adres. Část 1: Složky Datové prvky a formáty výměny Výměna informací Prezentace data a času Související zákony a vyhlášky Zákon č. 29/2000 Sb. Zákon č. 513/1991 Sb. Vyhláška č. 529/2005 Sb. Poštovní služby a změny některých zákonů (zákon o poštovních službách) Obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů Administrativní bezpečnost a registr utajovaných informací 8