Číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/ Název projektu: Inovace a individualizace výuky

Transkript

1 Číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/ Název projektu: Inovace a individualizace výuky Autor: Mgr. Jitka Machátová Název materiálu: Úřední y Označení materiálu: Datum vytvoření: Vzdělávací oblast: Dokumenty v administrativní činnosti Ročník: druhý Název školy: BEZPEČNOSTNĚ PRÁVNÍ AKADEMIE BRNO, s.r.o., střední škola

2 Anotace učební materiál pro výuku obchodní korespondence vyřizování dopisů moderním způsobem ve formě úředního u

3 Metodické pokyny PPP lze použít k výkladu o zásadách správného psaní ů, samostudiu i zkoušení. V závěru prezentace jsou kontrolní otázky k výkladu, na následujícím snímku pak správné odpovědi.

4 Psaní ů Ve firmách a na úřadech dnes převládá elektronická komunikace. Také v ech jako v písemné korespondenci je důležité psát zdvořile, přesně, strukturovaně a bez chyb. Norma se vztahuje jen na y, které se používají jako úřední (obchodní) dopis (ne jako interní sdělení).

5 Záhlaví u Součástí hlavičky je: ová adresa odesílatele a adresáta, kopie a skrytá kopie, předmět (věc).

6 Předmět u Předmět (věc) je vhodné vždy uvádět. Lepší než formální označení jedním slovem je předmět upřesnit - Žádost o, Dotaz na Zprávu lze odeslat i bez předmětu, ale v tom případě ji adresát může vymazat bez přečtení, neboť se domnívá, že jde o počítačový vir.

7 Úprava u Úprava je dána formulářem, který je třeba vyplnit: ová adresa odesílatele, datum odeslání a čas se vyplní automaticky. Posíláme-li více adresátům, používáme tzv. skrytou kopii, aby byly chráněny jejich osobní údaje. V otevřené kopii posíláme , jen když potřebujeme, aby adresáti věděli, kdo všechno stejnou informaci dostal (např. kdo je pozvaný na poradu).

8 Oslovení Sdělení začíná vždy oslovením adresáta. Zvolíme standardní oslovení jako v tištěné korespondenci (nevhodné je používání pozdravu, např. Dobrý den, ). Pokud píšeme hromadný nebo neznáme jméno, vystačíme si například s oslovením Vážení (kolegové, přátelé, studenti apod.). Trocha gramatiky: oslovujeme 5. pádem, nikoli prvním; oslovení oddělujeme čárkou; po oslovení začínáme malým písmenem.

9 Posloupnost v oslovení 1. oslovení funkcí, pokud ji známe: (vážený/á) pane ministře, pane řediteli, paní vedoucí, paní starostko, pane děkane (pokud má dotyčný současně titul, nepoužívá se) 2. oslovení titulem, pokud neznáme funkci: (vážená/ý) paní inženýrko, paní magistro, pane doktore, pane magistře, pane docente, 3. oslovení příjmením: (vážený/á) pane Nováku, pane Vácho, pane Doležale, pane Krbče, paní Krejčí, paní Novotná, paní Bendová,

10 Text u Obsahem bývají kratší sdělení držíme se zásady, že každému úkolu nebo případu náleží vždy jeden samostatný . Úprava textového sloupce je stejná jako ve všech obchodních a úředních dopisech (text členěný podle myšlenek do přehledných odstavců, výčtů apod.). V textu nepoužíváme dělení slov. (Neznáme-li technické vybavení adresáta, doporučuje se psát text bez diakritiky - pak máme jistotu, že dojde v čitelném stavu bez různých čtverečků a jiných zajímavých obrázků.)

11 Zakončení u Zakončení zprávy zaslané em se vypíše automaticky jako celek. Obsahuje: - pozdrav, - (titul), jméno, příjmení a funkci odesílatele, - název odesílající instituce, - údaje o spojení s odesílatelem (číslo telefonu, faxu, ovou a/nebo internetovou adresu).

12 Např.: S pozdravem Mgr. Ivo Machát, Ph.D. ředitel školy Bezpečnostně právní akademie Brno, s. r. o., SŠ tel , mobil info@bp-akademie.cz

13 Průkaznost identity pisatele Pro elektronickou výměnu dat je důležitá jednak průkaznost identity partnera, jednak zabezpečení informací před zásahy. Důležitá sdělení mají být chráněna elektronickým podpisem.

14 Přílohy v u - Písemnosti závažnějšího obsahu (nabídky, objednávky, smlouvy, faktury, tabulky, grafy apod.) se zasílají v příloze. - Pokud posíláme přílohu, je vhodné na ni v textu upozornit (a hlavně ji nezapomenout poslat!). POZOR! Pokud zasíláte v příloze závažný dokument, ověřte si, zda adresátovi došel. Někteří uživatelé mají nastaven režim, který nedovolí zprávám s přílohami přístup do počítače.

15 Příklad u

16 Kontrolní otázky 1. Jaké údaje jsou v záhlaví u? 2. Jak má vypadat předmět (věc)? 3. Čím začíná text u a jaký začátek je nevhodný? 4. Jaké písemnosti vkládáme obvykle do přílohy? 5. Jak můžeme prokázat identitu pisatele v u? 6. Jakými údaji bývá zakončen text u?

17 Řešení 1. Adresa odesílatele, adresa adresáta, kopie (skrytá kopie), předmět (věc). 2. Věc (předmět) u uvádíme co nejpřesněji (ne pouze jednoslovně) 3. Vždy začínáme oslovením, pozdrav jako dobrý den je nevhodný začátek. 4. Důležité dokumenty jako smlouvy, faktury, objednávky, nabídky apod. 5. Elektronickým podpisem. 6. Pozdrav, jméno, příjmení a funkce pisatele, název firmy, kontaktní údaje (telefon, mobil, )

18 Zdroje (ČSN ) [online]. [cit ]. Dostupné z: Zásady psaní u [online]. [cit ]. Dostupné z: Enter education. Časopis pro výuku moderní korespondence, č. 03, 2013/2014, Governance Institute, Praha.