Měření procesů ve státní správě realita nebo fikce? Sledování časové náročnosti činností Sekce 05 Daně a cla na MF ČR Michael Hanke
O projektu Motivy projektu Příprava reorganizace Sekce 05 "Daně a cla" na MF ČR Příprava na oddělení Ústředního finančního a daňového ředitelství z MF ČR Etapy realizace projektu Etapa 1 "Vyhodnocování časové náročnosti jednorázových a běžných činností" Zavedení systému pro průběžné monitorování, analýzu a vyhodnocování efektivnosti využití fondu pracovní doby jednotlivých pracovníků Sekce 05 MF ČR při vykonávání jednorázových činností projektů (např. "Implementace nové organizační struktury po změně zákona") a běžných činností - agend/procesů definovaných v rámci kompetencí jednotlivých pracovních pozic ve vazbě na existující procesní model udržovaný v systému ARIS Business Architect (např. "Tvorba výkladových stanovisek k oblasti kontroly a vyhledávání") Etapa 2 "Vyhodnocování výkonových ukazatelů a parametrů běžných činností" Rozšíření systému o možnost využití informací o oběhu písemností ze spisové služby EPD k vyhodnocování výkonových ukazatelů a parametrů běžných činností (agend/procesů) Sekce 05 MF ČR
Monitoring report systému na MF ČR (Sekce 05) Monitorování a vyhodnocování časové náročnosti běžných činností (agend) a jednorázových činností (projektů) Hlavní charakteristiky řešení: Automatizovaná integrace s ARIS (procesní model definuje tzv. vykazovací jednotky) a personálním systémem VEMA (vykazování času pracovníky MF ČR) Dvě hlavní hlediska: organizační a procesní (agendy/projekty) Přehlednégrafickézobrazeníjak kumulovaných hodnot tak trendů Příklady ukazatelů: Pracnost - alokace dle agend vs. projektů, oblastí agend/projektů, vykazovacích jednotek, organizačních útvarů a individuálních pracovníků Náklady dtto, vč. rozlišení mzdových a pojistných nákladů
Koncept cílového řešení Procesní model sekce/resortu Tvorba daň ové legislativy - správa d aní Tvorba návrhů zákonů - oblast obecné správy daní, cel, poplatků a dalších Vyplňování Time sheets Vyhodnocování kapacitní náročnosti a nákladovosti agend a projektů Spoluprác e na tvorbě práv.předpisů - v ob l asti sprá vy d an í T vo rb a výklad ových stanovisek k v ob lasti kon trol y a vyhledávání Modelování ro zp oč tových dopadů návrhů na změ ny daňové legislativy T vorba výkladovýc h stanovisek v oblasti vym á h án í a exekucí Tvorba výkladových stanovisek v oblasti obec né správy daní a poplatků EPD Tvorba smluv o mezinárodní sp ol u p rá c i p ři vymáhání m ezinárodních pohledávek Tvorba smluv o mezinárodní sp ol u prá c i při správě daní Průběžná aktualizace a zlepšování procesů
Integrace s ARIS Definice vykazovacích jednotek spolu se zodpovědnými pracovníky na straně Ministerstva financí, jež jsou vyplňovány v time-sheetech v systému VEMA (zahrnuje procesy a projekty, vč. vazeb na oddělení)
Integrace s ARIS Vývoj automatizovaného skriptu v prostředí ARIS Business Architect Funkcionalita: Export vybraných vykazovacích jednotek pro účely importu do VEMA Automatické generování unikátních ID vykazovacích jednotek (změny) Kontrola logické správnosti výběru vykazovacích jednotek (duplicity...)
Úvodní obrazovka manažerského rozhraní (tzv. ARIS Performance Dashboard) pro oblast - vyhodnocování časové náročnosti jednorázových a běžných činností Výběr ze tří dostupných analytických náhledů: - organizace - procesy - projekty
Zaměření analytických náhledů Analýzy vykázané odpracované doby z pohledu organizační struktury Sekce 05 - informace zde agregovány na základě příslušnosti pracovníků do organizačních útvarů Analýzy vykázané odpracované doby z pohledu pracovních agend (procesů), jenž jednotlivé organizační útvary Sekce 05 zabezpečují Analýzy vykázané odpracované doby z pohledu projektově orientovaných úkolů (projektů) jichž se účastní pracovníci a útvary Sekce 05
Rozsah nabídky analytických náhledů Veškeré analýzy lze strukturovat dle následujících dimenzí: - agendy vs. projekty - oblasti agend/projektů - vykazovací jednotky - organizační útvary - pracovníci Sekce 05
Agendy vs. Projekty (souhrnná pracnost vykázaná pracovníky Sekce 05 jak na procesy tak projekty) Ukázka analýzy Souhrnná hodnota za celé sledované období Zobrazení trendu (zde měsíční vývoj) Import reálných dat o vykázané práci z
Oblasti agend/projektů (souhrnná pracnost vykázaná pracovníky Sekce 05 na oblasti procesů/projektů) Ukázka analýzy Souhrnná hodnota za celé sledované období Zobrazení trendu (zde měsíční vývoj) Import reálných dat o vykázané práci z
Kategorie procesů (základní dekompozice procesů Sekce 05) Rozdělení agend (procesů) do tří kategorií: - hlavní - podpůrné - řídící Import struktury procesů/projektů z
Úvodní obrazovka manažerského rozhraní (tzv. ARIS Performance Dashboard) pro oblast vyhodnocování výkonových ukazatelů týkajících se oběhu písemností Aktuálně sledované ukazatele: - doba oběhu písemnosti - počet útvarů zpracov. písemnost Import reálných dat o oběhu písemností z Spisová služba EPD
Aktien handeln (Kassa) Auslandsbörsen - Eigenhandel (Aktien) -Kurs - EB-account - Valuta - Währung Unterschriebene Geschäftsbestätigung an Treasury weiterleiten Weiterbearbeitung durch Treasury liegen i.d.r. am nächsten Tag vor! Gehen per Fax oder über GL ein. Festpreisgeschäft oder AQR liegt vor Anfrage an Trading stellen Zusage aus Trading liegt vor vervollständigen vervollständigt Eingang der externen im Handel ist nicht MAH-konform! Geschäftsbestätigung abgelegt Geschäftsbestätigung liegt Treasury vor liegt vor Trade Control: Marktgerechte Bedingungen überwachen Aktien (Aktien) Order kann bei - 01-36114,, eingehen. Auftrag des Kunden liegt vor vervollständigen z.b. Ausführungswünsche Grosse Orders können zur weiteren Bearbeitung direkt von Sales an Sales/Trading gegeben werden. (Aktien) Taggleiche Weiterleitung an MidOffice! (Aktien) Kunde will Währungssicherungsgeschäft abschliessen Treasury Telefon informieren Kurs und CPD werden auf dem vermerkt Geschäftsbestätigung durch Treasury liegt vor am nächsten Tag Geschäftsbestätigunbestätigung Geschäfts- (Treasury) abzeichnen 4-Augen-Prinzip liegt i.d.r. erst 2-3 Tage in Panmure vor. Geschäftsbestätigung (eher internes Problem) abgezeichnet OMNI erfolgt erst nach Eingang der weiterleiten liegt Desk Support vor Faxbestätigung FAX an Kunden senden (Vorabbestätigung) Erfolgt i.d.r. erst nach Eingang der Faxbestätigung an Kunden gesandt (Aktien) AKTIAS AKTIAS AKTIAS (Aktien) Vom Ordereingang bis zur Vorlage in der WPS vergehen teilweise ca. 48 Std. Ca. 80% liegen nach einem Tag vor. Settlement muß in der Regel mit T+3 erfolgen. ergänzt Geschäftsbestätigung ablegen Geschäftsbestätigung (Treasury) Geschäftsbestätigung (Treasury) zuordnen zugeordnet MA Desk Support Düsseldorf - Art des Geschäfts - Menge - Gattung -Limit - brutto/netto - Kunde/account - Währung (bei FW-Sicherungsgeschäft wird die "Trading Cross Rate" auf Basis des s erfasst) ergänzen Geschäft erfassen Geschäft erfasst Settlementinstruktionen zu Kundengeschäft zuordnen Settlementinstruktionen zu Kundengeschäft zugeordnet Geschäfte zu Kunden zuordnen Geschäfte zu Kunden zugeordnet Daten an Schnittstelle zu BSP-TRADE weiterleiten Daten liegen in Schnittstelle zu BSP-Trade vor Aktien abwickeln (Kassa) - Ausland (Aktien) Telefon MA Desk Support Düsseldorf Prüfen, ob Kunde Währungssicherungsgeschäft abschliessen will Normale Execution liegt vor Order an Executor weiterleiten Order liegt Executor vor z.b. bei Investmentgesellschaften Zuteilung eines Geschäfts auf mehrere Fonds MA Desk Support Düsseldorf Für Weiterbearbeitung in WPS: Kundennummer Kundenname EB-account (ggfs. Zuordnung zu Fonds) (ggfs. FW-Sicherungsgeschäft) Kunde will kein Währungssicherungsgeschäft abschliessen Aktien abwickeln (Kassa) - Ausland Broker-Faxe werden per Fax Weiche auch direkt an WPS weitergeleitet. Order an Broker weiterleiten MA Desk Support an WPS Düsseldorf weiterleiten per Fahrrdakurier an WPS weitergeleitet Aktien abwickeln (Kassa) - Ausland Hier gibt es keine eindeutige Regelung. Die Order kann mündlich weitergeleitet werden oder per. GL-TRADE Order MA Execution Telefon MA Execution erfassen Aktien Aktien Orderausführung: Bei europäischen Märkten liegen ca. 50% der Bestätigungen gleichtägig Bestätigung Bestätigung (nach 17:00) und ca. 50% am nächsten aus GL-Trade Morgen vor. vom Broker liegt vor liegt vor kann gleichtägig i.d.r. am abgerufen werden; nächsten Morgen; telefonische Ausführungsbestätigung erfolgt taggleich bestätigung erfolgt taggleich telefonische Ausführungs- Telefon Kunden über Ausführung informieren taggleich; Weiterbearbeitung: insbesondere bei Nettokunden Kunde über erforderlich Ausführung informiert 01-36114 Agency Dealing/ Execution (Aktien) vervollständigen alternativ (s.o.) vervollständigt MA Desk Support Düsseldorf MA Desk Support Düsseldorf MA Desk Support Düsseldorf Orderannahme: - Notieren der Order durch Sales auf einem (papiergestützt!) - keine Vergabe einer lfd. Nummer (nicht MAH-konform) - dient als Grundlage zur weiteren Bearbeitung; Daten auf dem sind nicht immer vollständig vorhanden (Ursache für Fehler in der Weiterbearbeitung) - Sales und Handel füllen teilweise nur unzureichend aus. - keine Systemunterstützung! Vollständig manuelles Arbeiten. Orderverwaltung: - keine Übersicht über vorhandene Orders und jeweiligen Status, da keine Systemunterstützung - liegen lose auf den Händlertischen - keine Übersicht über den Status der Orders, d.h. Gefahr der Doppelbearbeitung oder Nichtbearbeitung 1. 2. Weiterbearbeitung (nächster Tag): - Langwieriger manueller Abgleich der Daten auf dem und Daten auf dem Brokerfax durch MidOffice nötig. - Versenden einer Faxbestätigung an den Kunden (manuell, daher Fehlerquellen und Verzögerungen) und zeitliche Verzögerungen - Weiterbearbeitung im MidOffice erst am nächsten Tag - Manuelle Weiterleitung des s zum Execution Desk, Gefahr des Informationsverlustes bei der manuellen Übertragung - Zeitaufwendige, manuelle Ergänzung des s erforderlich (z.b. Kurs); es wird letztendlich doppelt erfaßt: 1mal auf Zettel, 1mal im System - Manuelle Weiterleitung des s an das MidOffice, auch hierbei Übertragungsfehler - Brokerfax als externe Geschäftsbestätigung wird abgewartet (liegt erst am nächsten Tag vor) - aufgrund der unzureichenden internen Informationslage muss auf externe Daten zurückgegriffen werden; operationelles Risiko! - Daten auf dem weichen von denen auf dem Brokerfax häufiger ab - Daten auf dem sindöfter fehlerhaft Weiterbearbeitung (2 redundante Schritte): - Manuelles Ergänzen des Brokerfaxes um relevante Daten für die Weiterbearbeitung in der WPS Bank (z.b. Kundennummer, Kundenname, EB-account, ) - Weiterleitung des Brokerfaxes per Fahrradkurier (!) an die WPS Bank - Erfassung des Geschäftes im System OMNI (nicht MAH konform, da nicht taggleich) - Ergänzung des Geschäftes (z.b. Settlementinstruktionen) in AKTIAS (Doppelarbeit!) Sonda 1 Event Sonda 2 Function Event Sonda 3 Data Sources (SAP/JDBC/CSV/webMethods/ )
KPIs Struktury IDS Scheer AG www.ids-scheer.com 15
Diskuse Děkuji za pozornost!