1 METODIKA OBCE HNĚVOTÍN PRO ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝ CH ZAKÁZEK M ALÉHO RO ZS AHU PROJEDNANÁ A SCHVÁLE NÁ ZASTUPITELSTV EM OBCE DNE 18. 8. 2015. ÚVOD: Zákon o veřejných zakázkách (Zákon č.137/2006 Sb. ve znění pozdějších předpisů s vyznačením změn, které provádí novela č. 40/2015 Sb.) definuje v podstatě jakýkoliv výdaj zadavatele jako veřejnou zakázku a veřejnou zakázkou je tedy i taková zakázka, která svoji hodnotou představuje víceméně zanedbatelnou částku. Pro ty veřejné zakázky, u nichž by zadávání podle principů zákona o veřejných zakázkách bylo vzhledem k jejich předpokládané hodnotě ekonomicky a administrativně neúměrné, zavedl zákon pojem veřejné zakázky malého rozsahu, kterou definuje v ustanovení 12 odstavec 3 takto: Veřejnou zakázkou malého rozsahu se rozumí veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota nedosáhne v případě veřejné zakázky na dodávky nebo veřejné zakázky na služby 2 000 000 Kč bez daně z přidané hodnoty nebo v případě veřejné zakázky na stavební práce 6 000 000 Kč bez daně z přidané hodnoty. K zadávání těchto veřejných zakázek obsahuje zákon pouze tato základní ustanovení: 18 odstavec 5 z kterého vyplývá, že Obec Hněvotín není povinna zadávat podle tohoto zákona veřejné zakázky malého rozsahu, ale jako veřejný zadavatel je však povinna dodržet zásady uvedené v 6. 6 1) Zadavatel je povinen při postupu podle tohoto zákona dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. 2 ) Zadavatel nesmí omezovat účast v zadávacím řízení těm dodavatelům, kteří mají sídlo nebo místo podnikání v členském státě Evropské unie a ostatních státech, které mají s Českou republikou či Evropskou unií uzavřenou mezinárodní smlouvu zaručující přístup dodavatelů z těchto státu k zadávané veřejné zakázce. Obec Hněvotín tedy při zadávání veřejných zakázek nemusí (ale může) postupovat podle zákona a má právo si zvolit takový postup jaký uzná za vhodný, který však musí respektovat výše popsané zásady ( 6 zákona). Konkrétní postup na jednotlivé zakázky stanoví Komise pro zadávání veřejných zakázek a výběr dodavatelů. Tyto zásady nemusí být bezezbytku naplněny při běžných nákupech např. spotřebního materiálu, občerstvení, knih apod., kdy obec ( obecní úřad) nakupuje přímo v určitém obchodě a kde by i průzkum trhu byl nadbytečný. Výklad pojmu transparentní a nediskriminační je v tomto případě velmi složitý, protože jakékoliv přímé oslovení určitého zájemce nebo více zájemců je diskriminací ostatních, ale pokud tyto pojmy odvozujeme od smyslu a významu zákona, pak za transparentnost procesu lze považovat jeho písemný popis (zaprotokolovat vše, co se při zadání veřejné zakázky stalo) a nediskriminaci je možné chápat jako oslovení více dodavatelů. 1. Veřejné zakázky malého rozsahu do 100.000,- Kč Pokud předpokládaná hodnota veřejné zakázky nepřekročí 100.000,- Kč, je ekonomicky a zejména časově nevýhodné realizovat jakýkoliv formální výběr. U těchto zakázek je možné provést zadání z volné ruky starostou obce za ceny v místě obvyklé, přímým nákupem nebo přímým uzavřením smlouvy s jedním dodavatelem. O zadání zakázky bude starosta informovat zastupitelstvo obce na nejbližším zasedání. 2. Veřejné zakázky malého rozsahu do 300.000,- Kč Pokud předpokládaná hodnota veřejné zakázky nepřekročí 300.000,- Kč, je ekonomicky nevýhodné realizovat jakýkoliv formální výběr. U těchto zakázek je možné provést, komisí pro zadávání veřejných zakázek, zadání z volné ruky, tedy přímým nákupem nebo přímým uzavřením smlouvy s jedním dodavatelem. Komise nebo na její požádání Obecní úřad ale nejdříve provede průzkum trhu (písemně, telefonicky, elektronickými prostředky apod.) a na jeho základě se rozhodnout pro nejvýhodněji nabídnuté podmínky. O zadání zakázky bude předseda komise informovat zastupitelstvo obce na nejbližším zasedání.
2 3. Veřejné zakázky malého rozsahu na stavební práce v rozmezí 300.000 až 3.000.000,- Kč nebo na dodávky a služby v rozmezí 300.000 až 1.000.000,- Kč Komise pro zadávání veřejných zakázek a výběr dodavatelů musí při zadání veřejné zakázky prokázat, že provedla před uzavřením příslušné smlouvy řádný průzkum trhu a že pro plnění veřejné zakázky vybrala nabídku nejvhodnější. Průzkum trhu bude rozčleněn do následujících kroků: - výzva k podání nabídky - vyhodnocení podaných nabídek, - výběr nejvhodnější nabídky, - uzavření smlouvy. Upozornění I u těchto zakázek lze postup rozšířit a postupovat shodně jako u větších zakázek. Jedná se zejména o podmínky jednotlivých poskytovatelů dotací. 3.1. Písemná výzva k podání nabídky Tuto výzvu starosta obce v písemné podobě ( i e-mailem) zašle alespoň 3 dodavatelům. Výzva by měla obsahovat zejména: - identifikační údaje zadavatele, - popis předmětu veřejné zakázky, - požadavky na jednotný způsob zpracování nabídkové ceny, - lhůtu pro podání nabídek. 3.2. Vyhodnocení podaných nabídek Tuto procesní část provede Komise pro zadávání veřejných zakázek a výběr dodavatelů jmenovaná zastupitelstvem obce, která obálky nejprve otevře a následně vyhodnotí, s tím, že svůj postup písemně zdokumentuje. Písemný záznam bude obsahovat: - identifikační údaje o veřejné zakázce a zadavateli, - seznam uchazečů, kteří podali nabídku, - výsledek celkového hodnocení a pořadí nabídek s odůvodněním, proč je vítězná nabídka nejvhodnější. Písemný záznam o vyhodnocení nabídek všichni členové komise podepíší a předají jej společně s nabídkami starostovi obce, který zajistí projednání zastupitelstvem obce. 3.3. Výběr nejvhodnější nabídky Rozhodnutí o nejvhodnější nabídce přísluší výhradně zastupitelstvu obce, a je na něm, zda doporučení komise o pořadí nabídek bude akceptovat nebo ne. Pokud by zastupitelstvo rozhodlo o jiném pořadí, než jaké vyplývá z doporučení komise, mělo by v zájmu transparentnosti písemně odůvodnit, které údaje z nabídek jej vedou k jinému závěru, než komisi. Svoje rozhodnutí v každém případě obec oznámí písemnou formou uchazečům, kteří podali nabídku. 2.4. Uzavření smlouvy Pro uzavření smlouvy po oznámení zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky nejsou definovány žádné lhůty, smlouvu lze uzavřít ihned po rozhodnutí obce o nejvhodnější nabídce. Uzavřít smlouvu však obec nemusí. Jakékoliv důvody, které by obci bránily v uzavření smlouvy jsou důvodem k tomu, aby oznámil vítězi, že smlouvu uzavřít nehodlá.
3 4. Veřejné zakázky malého rozsahu na stavební práce v rozmezí 3.000.000 až 6.000.000,- Kč nebo na dodávky a služby v rozmezí 1.000.000 až 2.0 00.000,- Kč - písemná výzva k podání nabídky, - otvírání obálek s nabídkami, - posouzení a hodnocení podaných nabídek, - výběr nejvhodnější nabídky včetně oznámení, - uzavření smlouvy. 4.1. Písemná výzva k podání nabídky Tuto výzvu provede zadavatel nebo jím pověřená osoba prokazatelným způsobem (nejlépe na doručenku). Výzva bude odeslána nejméně 3 dodavatelům a měla by obsahovat zejména: - identifikační údaje zadavatele, - popis předmětu veřejné zakázky, - předpokládané lhůty požadované zadavatelem pro plnění veřejné zakázky, - požadavky na jednotný způsob zpracování nabídkové ceny, - podmínky pro vyzvednutí zadávací dokumentace (není-li součástí výzvy), - obchodní podmínky, které zadavatel pokládá za závazné, - lhůtu pro podání nabídek, - kritéria hodnocení nabídek, - požadavky na kvalifikaci dodavatele, - zadávací lhůtu (lhůtu, po kterou jsou uchazeči svými nabídkami vázáni). 4.2. Otevírání obálek s nabídkami Tuto procesní část provede minimálně 3 členná komise jmenovaná starostou obce nebo zastupitelstvem. Nabídky budou otevřeny ve stanoveném termínu a celý proces bude zaprotokolován s uvedením: - obchodní firma (dodavatel) včetně právní formy, - sídlo, - IČ, - nabídková cena, případně další informace o údajích pro dílčí hodnocená kritéria - údaj o tom, zda nabídka obsahuje všechny požadované údaje. Protokol všichni členové podepíší. Přítomnost zástupců uchazečů není nezbytná, otevírání obálek lze provést i bez jejich přítomnosti. Žádný z uchazečů nemá právo domáhat se přítomnosti u otevírání obálek s nabídkami (nic však nebrání tomu, aby přítomni byli, pokud to obec připustí). 4.3. Posouzení a hodnocení nabídek Celý postup komise zaprotokoluje (Písemný záznam z posouzení a hodnocení nabídek) s uvedením zejména následujících údajů: nebo hůře, - identifikační údaje o veřejné zakázce a zadavateli, - seznam uchazečů, kteří podali nabídku, - výsledek posouzení nabídek včetně odůvodnění v případě, že některá nabídka byla vyřazena, - výsledek hodnocení v každém z kritérií včetně odůvodnění, proč je ta která nabídka hodnocena lépe - výsledek celkového hodnocení a pořadí nabídek. Písemný záznam o posouzení a hodnocení nabídek všichni členové komise podepíší a předají jej společně s nabídkami starostovi obce, který projedná nabídku na zasedání zastupitelstva.
4 4.4. Výběr nejvhodnější nabídky Rozhodnutí o nejvhodnější nabídce přísluší výhradně zastupitelstvu a je na něm, zda doporučení komise o pořadí nabídek bude akceptovat nebo ne. Pokud by zastupitelstvo rozhodlo o jiném pořadí, než jaké vyplývá z doporučení komise, mělo by v zájmu transparentnosti písemně odůvodnit, které údaje z nabídek jej vedou k jinému závěru, než komisi. Svoje rozhodnutí v každém případě obec oznámí uchazečům, kteří podali nabídku. 4.5. Uzavření smlouvy Pro uzavření smlouvy po oznámení obce o výběru nejvhodnější nabídky nejsou definovány žádné lhůty, smlouvu lze uzavřít ihned poté, co uchazeči obdrží oznámení o výběru nejvhodnější nabídky. Pokud u obce nastanou jakékoliv důvody, které jí brání v uzavření smlouvy, nemá zákonnou povinnost smlouvu uzavřít. Postačí, když všem uchazečům, kteří podali svoji nabídku, oznámí, že smlouvu uzavřít nehodlá (vhodné je uvést důvod proč) a zadání ukončí. Obecné zásady pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu Zveřejňování veřejných zakázek malého rozsahu Zákon neobsahuje povinnost zadavatelů, aby zveřejňovali svůj úmysl zadat veřejnou zakázku malého rozsahu. V zájmu naprosté (až přehnané) nediskriminace je však možné, zveřejnit výzvu k podání nabídky vhodným způsobem, např. na internetovém profilu zadavatele, čímž by zadavatel bez jakýchkoliv pochybností naplnil zásady obsažené v 6 zákona, které jsou pro něj povinné. Podle 147a zákona je veřejný zadavatel i u zakázek malého rozsahu povinen zveřejnit na profilu zadavatele všechny smlouvy, jejichž cena přesáhne 500.000,- Kč bez DPH. Kritéria kvalifikace Zákon u veřejných zakázek malého rozsahu nevymezuje žádná pravidla pro kvalifikaci. U veřejných zakázek malého rozsahu ve většině případů oslovuje zadavatel konkrétní dodavatele a měl by oslovovat pouze takové dodavatele, o nichž ví, že jsou schopni plnění veřejné zakázky poskytnout. Požadování kvalifikace by tedy bylo zcela nadbytečné. Přesto by měl dodavatel prokázat, že je oprávněn podnikat v příslušném oboru veřejné zakázky, a to předložením živnostenského listu (popřípadě jiného dokladu opravňujícího k podnikání) a výpisu z obchodního rejstříku, přičemž postačí prostá kopie těchto listin. Zadavateli však nic nebrání, aby v rámci kvalifikace dodavatele požadoval i předložení jiných dokladů. Platí však, že pokud zadavatel nějaký požadavek na kvalifikaci vymezí, pak by měl zkontrolovat (posoudit) jeho splnění a nebyl-li požadavek splněn, pak nabídku takového uchazeče vyřadit jako nevhodnou nabídku nesplňující podmínky řízení. Kritéria hodnocení Stanovení hodnotících kritérií je krokem ke zvýšení transparentnosti zadání, ale opět platí, že ani v tomto případě nejsou stanovena žádná zákonná pravidla (tedy nevymezení kritérií není porušením zákona, ale je pouze neúplným dodržením zásady transparentnosti). Výrazným krokem nad rámec zákona je pak stanovení stupně významu jednotlivých kritérií hodnocení. Přitom ze smyslu zákona lze dovodit, že nabídky by měly být vždy hodnoceny podle nabídkové ceny, a to buď jen podle nabídkové ceny, nebo v kombinaci s jinými kritérii hodnocení. Lhůty při zadání veřejných zakázek malého rozsahu Zákonem lhůty definovány nejsou, ale zadavatel musí (resp. měl by) stanovit lhůty (zejména lhůtu pro podání nabídek) s ohledem na rozsah a složitost veřejné zakázky tak, aby lhůta poskytovala vyzvaným dodavatelů dostatečný prostor pro vypracování jejich nabídky. Za zcela obvyklou a dostatečnou lhůtu lze považovat lhůtu 10 dnů ode dne doručení poptávky (výzvy) zadavatele, ale u mnoha veřejných zakázek je možná i lhůta kratší. Pokud se bude jednat o zakázku s využitím dotací, bude poskytnuta lhůta 15 dní. Počet podaných nabídek Za řádné je zadání považováno i v případě, že na výzvu zadavatele reaguje svoji nabídkou pouze jediný uchazeč. Zadavateli však nic nebrání v tom, aby v případě, že má pouze jednu nabídku a nemá ji s čím porovnávat, aby za shodných podmínek vyzval k podání nabídky další dodavatele, s cílem získat co nejvíce řádných nabídek a rozšířit tak hospodářskou soutěž. Pokud se bude jednat o zakázku s využitím dotací, zváží obec zrušení zadávacího řízení v případě podání nebo hodnocení pouze jediné nabídky.
5 Jednání o nabídkách Díky tomu, že zákon neukládá zadavateli dodržet pravidla zákona, je možné i po podání nabídek o jejich obsahu dále jednat (s dodržením zásady rovného zacházení se všemi uchazeči) a dosáhnout výhodnějších podmínek pro zadavatele. Vyloučení uchazeče Nesplnění podmínek zadávacího řízení na veřejnou zakázku malého rozsahu by mělo, obdobně jako u jiných veřejných zakázek, vést k vyřazení nabídky z dalšího posuzování a hodnocení. U veřejných zakázek však nemusí následovat vyloučení uchazeče. Postačí, pokud bude tento uchazeč informován o tom, že jeho nabídka nebyla vybrána. Námitky U veřejných zakázek malého rozsahu nejsou námitky ze zákona přípustné (resp. zákon definuje námitky jen u podlimitních a nadlimitních veřejných zakázek). Obecné právo dodavatele bránit se proti rozhodnutí zadavatele, které je podle něj v rozporu se zákonem, však zůstává zachováno i u veřejných zakázek malého rozsahu. Dodavatel tedy může, pokud se domnívá, že byl porušen zákon, podat podnět k prošetření zadavateli nebo Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže. Takovýto podnět však nemá odkladný účinek a zadavatel nemusí po rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky čekat a může ihned uzavřít smlouvu, a to i v případě, kdy obdržel jakoukoliv stížnost. Zrušení zadání Zadávací řízení na veřejnou zakázku malého rozsahu není nutné rušit, ale je vhodné sdělit všem uchazečům, kteří podali nabídku, že zadavateli odpadly důvody pro uzavření smlouvy a že na základě vyhlášeného řízení smlouva uzavřena nebude. Práva zadavatele na změnu podmínek a na zrušení řízení Aby sám zadavatel dodržel podmínky zadávacího řízení a mohl v jeho průběhu jakkoliv do řízení zasahovat je vhodné, pokud si ve výzvě k podání nabídky vyhradí právo na změnu zadávacích podmínek, na doplnění zadávacích podmínek, na zrušení řízení a na případné další jednání o nabídkách. Zadavatel by mohl pravděpodobně tato práva uplatnit, i kdyby si je nevyhradil, ale takto lze hodnotit řízení jako transparentnější. Dokumentace o průběhu zadání veřejné zakázky malého rozsahu Tato dokumentace slouží jako průkaz zadavatele, že v průběhu zadání veřejné zakázky malého rozsahu postupoval transparentně a nediskriminačně. Není sice zákonem definována jako povinná, ale je vhodná zejména z pohledu právní jistoty zadavatele. Dokumentace by měla obsahovat originály následující listin: - písemnou výzvu k podání nabídky včetně dokladů o doručení, - seznam podaných nabídek, - údaje o složení hodnotící komise, - čestné prohlášení členů komise, - protokol o otevírání obálek s nabídkami, - protokol z posouzení a hodnocení nabídek, - oznámení rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky, - kopii oboustranně podepsané smlouvy, - nabídky všech uchazečů. Vzorové dokumenty» Písemná výzva k podání nabídky» Protokol o otevírání obálek s nabídkami» Zpráva o posouzení a hodnocení nabídek» Rozhodnutí zadavatele o přidělení veřejné zakázky