METODICKÝ POKYN Č. 1/2013

METODICKÝ POKYN Č. 1/2013 Projekt MŠMT-OP VK, reg. Číslo CZ 1.07/2.4.00/17.0116 Partnerství v jaderné energetice nové generace CENEN-NET Pokyny pro přípravu podkladů pro vyhotovení finanční části pravidelné monitorovací zprávy řešeného projektu

Úvod V současné době jsme příjemci dotace z prostředků MŠMT OP VK pro řešení projektu Partnerství v jaderné energetice nové generace, CENEN-NET. S tím je však spojena i povinnost 1x za 6 měsíců předložit řídicímu orgánu poskytovateli dotace monitorovací zprávu o průběhu projektu. Přesný harmonogram předkládání bude uveden v dalším textu. Vzhledem k množícím se nedostatkům a chybám v podkladech pro monitorovací zprávu a tím i v monitorovací zprávě a tedy i následné nutnosti řešit řadu náprav (zejména předchozí 3. Monitorovací zpráva obsahovala řadu chyb, které se řešili celkem 3mi výzvami k nápravám), nás vede k nutnosti proces přípravy monitorovacích zpráv zefektivnit a vyvarovat se mnohdy zbytečným problémům. Z tohoto důvodu jsem zpracoval tento metodický pokyn, který by Vás měl provést procesem přípravy podkladů zejména pro finanční část monitorovací zprávy. Děkuji za pochopení a spolupráci. S pozdravem Ing. Jaromír Štancl, finanční manažer ČVUT Stránka 2

Část 1 harmonogram předkládání monitorovacích zpráv Závazný harmonogram předkládání monitorovacích zpráv: Číslo monitorovací zprávy Monitorované období Datum předložení MZ Datum uzávěrky předložení podkladů Stav monitorovací zprávy 1 1.6.2011 31.8.2011 30.9.2011 - Schváleno 2 1.9.2011-29.2.2012 30.3.2012 - Schváleno 3 1.3.2012-31.8.2012 27.9.2012 - Schváleno 4 1.9.2012-28.2.2013 29.3.2013 28.2.2013 Plánovaná, aktuální 5 1.3.2013-31.8.2013 30.9.2013 31.8.2013 plánovaná 6 1.9.2013-28.2.2014 31.3.2014 28.2.2014 plánovaná 7 1.3.2014-31.5.2014 30.6.2014? Plánovaná, závěrečná Datum předložení monitorovací zprávy řídicímu orgánu je závazný a monitorovací zprávu nelze předložit se zpožděním ani o 1 den, jinak hrozí hlášení finančnímu úřadu, že monitorovací zpráva nebyla předložena. Aby byla možnost kontroly a případných korekcí, prosím o dodržení termínu předložení podkladů. Pokud tento termín nebude dodržen bez další odezvy, nemusejí být Vaše náklady za příslušné monitorovací období zahrnuty do aktuální žádosti o platbu. Stránka 3

Část 2 finanční část monitorovací zprávy 2.1 Osobní náklady projektu, vynaložené prostředky na mzdy Vyplňuje se v příslušném formuláři v ms excel pro všechny zaměstnance bez ohledu na druh pracovního poměru (tedy včetně zaměstnanců zaměstnaných na DPP a DPČ). U zaměstnanců, kteří mají více pracovních pozic v rámci projektu, které jsou vázány na různé položky rozpočtu, je nutné uvést tohoto zaměstnance pro každou pracovní pozici. Dokládá se: 1. Vyplněnou tabulku přehledu mzdových nákladů na standardizovaném formuláři v MS Excel a to po jednotlivých měsících na samostatných listech v ms excelu. Je tedy nutné ve formuláři vytvořit pro každý vykazovaný měsíc samostatný list, kde se příslušný formulář zkopíruje a vyplní. Uvádí se: Jméno zaměstnance Pracovní pozice v projektu (finanční manažer, manažer přípravy projekt. Kanceláře atp) Vazba na položku rozpočtu Druh pracovního poměru (ZS, DPP, DPČ) Hrubá mzda v daném měsíci Počet odpracovaných hodin musí odpovídat úvazku a počtu vykazovaných hodin na výkazu práce) pojistné sociální pojistné zdravotní FKSP (sociální fond) Nemocenská hrazená zaměstnavatelem Jiné zákonné odvody (např. zákonné pojištění atp.) Podkladem je sjetina ze mzdového systému účetnictví organizace. 2. Každý vykázaný měsíc ve formuláři rozpis mzdových nákladů je nutné vytisknout a podepsat oprávněnou osobou dle podpisového vzoru a dodat formou scanu. 3. Doložit sjetinu ze mzdového systému (scan) 4. Doložit čestná prohlášení všech vykazovaných zaměstnanců, že ve sledovaném období obdrželi mzdu (scan) 5. Doložit výpis z provozních účtů univerzity, kde se dokládá odvod na sociální a zdravotní pojištění (scan) Stránka 4

6. Doložit výkaz práce, kde bude správně uveden počet odpracovaných hodin, který se shoduje s údajem v rozpise mzdových nákladů s podpisy. U zaměstnanců, kteří jsou v projektu na více pracovních pozicích je nutné dodat výkaz práce pro každou pracovní pozici. O pracovních výkazech se bude hovořit v dalším textu. (scan) 7. U nových zaměstnanců je nutno doložit kopii pracovní smlouvy, na které musí být uvedeno, že pracuje v rámci projektu OP VK s příslušným registračním číslem projektu. U stávajících zaměstnanců se dokládá pouze v případě změny druhu pracovního poměru, změny výše pracovního úvazku, výše mzdy atp. (scan) 8. Údaje o mzdových nákladech se rovněž uvedou na soupisce účetních dokladu viz další kapitoly. Aby mohly být mzdové prostředky zahrnuty do nákladů projektu, je nutné je refundovat z projektového účtu. K tomu je nutné dále doložit doklad o proběhlé refundaci a výpis z projektového účtu viz kapitola týkající se soupisky účetních dokladů. Nejčastější chyby: 1. Neshodují se údaje o odpracovaných hodinách uváděné na rozpisce mzdových nákladů s výkazy práce. - Řešení: důsledná kontrola soupisky mzdových nákladů a výkazů práce. 2. Není doložen výkaz práce zaměstnance - Řešení: U všech vykazovaných zaměstnanců musí být doložen výkaz práce se všemi náležitostmi 3. Není doložena pracovní smlouva, nebo dodatek o změně pracovní smlouvy - Řešení: u všech zaměstnanců, kde došlo ke změně úvazku, ke změně pracovní smlouvy, ke změně mzdového výměru je nutné doložit příslušné dokumenty ve formě scanu. Stránka 5

Ukázka formuláře rozpis mzdových výdajů: Stránka 6

2.2 Cestovní náhrady, cestovní náhrady přímá podpora 2.2.1 Cestovní náhrady zahraničních cest a per-diems Veškeré vynaložené cestovní náhrady v rámci projektu z kapitoly 2 je nutné vyplnit opět v excelovském formuláři rozpis cestovních náhrad. Zdrojem údajů jsou příslušné cestovní příkazy tzv. cesťáky. Týká se to všech pracovních cest v rámci projektu i nákladů v rámci per diems. Nutno doložit tyto doklady: 1. Vyplněnou tabulku rozpisu cestovních náhrad na standardizovaném formuláři v MS Excel souhrnně pro celé MO. Je nutné uvést všechny uskutečněné pracovní cesty bez ohledu na výši nákladů. Uvádí se: Pořadové číslo pracovní cesty mělo by odpovídat pořadovému číslu na soupisce účetních dokladů (blíže v kapitole soupiska účetních dokladů) Číslo dokladu v účetním systému Jméno zaměstnance Datum zahájení pracovní cesty Datum ukončení pracovní cesty Účel pracovní cesty Cestovné (jízdní náklady, náklady na letenky, MHD atp.) Náklady na ubytování dle vyúčtování cestovního příkazu Náklady na stravné dle vyúčtování cestovního příkazu Ostatní náklady spojené s pracovní cestou dle vyúčtování cestovního příkazu (např. parkovné atp.) Podkladem je vyúčtování pracovní cesty z účetnictví organizace. 2. U pracovních cest nad 10 tis. Kč doložit kopii vyúčtování pracovní cesty (scan) A s tím doložit i (formou scanu): - Náklady na cestovné doklad o zakoupení letenek, jízdenek atp., nejčastěji faktura společně s jejím likvidačním listem - U letenek doložit palubní lístky, které dokládají uskutečnění cesty - U osobního vozu doložit kopii technického průkazu vozidla - U ubytování doložit doklad o úhradě ubytování - U cest, kde bylo stravné hrazeno zahraničním partnerem (nebo jeho část) doložit čestné prohlášení, že zaměstnanec nenárokoval proplacení stravného po tu část období, kdy bylo stravné hrazeno zahraničním partnerem. - U pronajatého vozidla v zahraničí doložit smlouvu o zapůjčení vozidla a účtenky o nákupu paliva Stránka 7

- Nutné provést kontrolu, aby v pracovní cestě nebyly účtovány neoprávněné náklady (např. cigarety, taxi v čr atp.). - 3. U per diems (scan) Dokládá se smlouva se zahraničním expertem včetně českého (neúředního) překladu. Pokud byly náklady hrazeny z české strany tak prohlášení zahraničního partnera, že se vzdává per diems ve prospěch úhrady ubytování a stravného. Nutné je sledovat aktuální platnou výši per diems. Pokud ubytování a stravné nebylo hrazeno přímo zahraničním partnerem předložit společně s dokladem o vzdání se per diems doklad o úhradě ubytování popř. stravného. U cestovného zahraničních expertů doložit opět smlouvu se zahraničním expertem včetně českého neúředního překladu. Aby mohly být prostředky zahrnuty do nákladů projektu, je nutné je refundovat z projektového účtu. K tomu je nutné dále doložit doklad o proběhlé refundaci a výpis z projektového účtu viz kapitola týkající se soupisky účetních dokladů. Ukázka formuláře cestovních náhrad: Stránka 8

2.2.2 Cestovní náhrady přímá podpora Veškeré vynaložené cestovní náhrady v rámci projektu z kapitoly 7 přímá podpora je rovněž nutné vyplnit v excelovském formuláři rozpis cestovních náhrad přímá podpora. Zdrojem údajů jsou příslušné cestovní příkazy tzv. cesťáky. Nutno doložit tyto doklady: 1. Vyplněnou tabulku rozpisu cestovních náhrad přímá podpora na standardizovaném formuláři v MS Excel souhrnně pro celé MO. Je nutné uvést všechny uskutečněné cesty bez ohledu na výši nákladů. Uvádí se: Pořadové číslo cesty mělo by odpovídat pořadovému číslu na soupisce účetních dokladů (blíže v kapitole soupiska účetních dokladů) Číslo dokladu v účetním systému Jméno zaměstnance / studenta Datum zahájení cesty Datum ukončení cesty Účel cesty (stáž, exkurze atp.) Cestovné (jízdní náklady, náklady na letenky, MHD atp.) Náklady na ubytování dle vyúčtování cestovního příkazu Náklady na stravné dle vyúčtování cestovního příkazu Ostatní náklady spojené s cestou dle vyúčtování cestovního příkazu (např. parkovné atp.) Podkladem je vyúčtování pracovní cesty z účetnictví organizace. 2. U cest nad 10 tis. Kč doložit kopii vyúčtování pracovní cesty (scan) A s tím doložit i (formou scanu): - Náklady na cestovné doklad o zakoupení letenek, jízdenek atp., nejčastěji faktura společně s jejím likvidačním listem - U letenek doložit palubní lístky, které dokládají uskutečnění cesty - U osobního vozu doložit kopii technického průkazu vozidla - U ubytování doložit doklad o úhradě ubytování - U cest, kde bylo stravné hrazeno zahraničním partnerem (nebo jeho část) doložit čestné prohlášení, že zaměstnanec nenárokoval proplacení stravného po tu část období, kdy bylo stravné hrazeno zahraničním partnerem. - U pronajatého vozidla v zahraničí doložit smlouvu o zapůjčení vozidla a účtenky o nákupu paliva Stránka 9

- Nutné provést kontrolu, aby v pracovní cestě nebyly účtovány neoprávněné náklady (např. cigarety, taxi v čr atp.). Aby mohly být prostředky zahrnuty do nákladů projektu, je nutné je refundovat z projektového účtu. K tomu je nutné dále doložit doklad o proběhlé refundaci a výpis z projektového účtu viz kapitola týkající se soupisky účetních dokladů. Ukázka formuláře cestovních náhrad přímá podpora: Stránka 10

Nejčastější chyby: 1. Není doložen rozpis cestovních náhrad v ms excel. - Řešení: doložit soupis cestovních náhrad. 2. Není doloženo vyúčtování pracovní cesty se všemi náležitostmi - Řešení: doložit řádné vyúčtování pracovní cesty a s ním i nutné přílohy dokládající úhradu letenek, jízdenek, paliv, ubytování, event. Stravného, palubní lístky u letenek, jízdenky, technický průkaz vozidla, vízové poplatky, přepočet cizí měny 3. Ve vyúčtování pracovní cesty jsou zaúčtovány neoprávněné náklady (např. cigarety, taxi po čr atp.) - Řešení: důsledná kontrola vyúčtování pracovní cesty a odúčtování neoprávněných nákladů. 2.3 Ostatní náklady zařízení a vybavení, služby (nad 10tis. Kč) Vypisuje se pouze na formuláři soupiska účetních dokladů v ms excel viz další kapitola. Dokládá se: 1. Faktura za nákup položky, popř. služby a to včetně dokladu o zaúčtování (likvidačního listu). Na faktuře i likvidačním listu je nutné vyznačit pořadové číslo výdaje dle soupisky účetních dokladů a totéž číslo vyznačit i na výpisu z projektového účtu u položky, která dokladuje úhradu příslušné faktury. (scan) Pokud byl náklad prvně uskutečněn z provozního účtu, je nutné doložit i výpis z provozního účtu, kde se daný výdaj opět označí shodným pořadovým číslem jako na soupisce účetních dokl. (scan) Pozor! Zařízení a vybavení (drobný hmotný majetek) je limitován metodickým dopisem MŠMT OPVK č. 23, který stanovuje běžné ceny těchto zařízení a je nutné jej respektovat. Samozřejmě lze pořídit i dražší zařízení, které je však nutné nad limit dofinancovat z vlastních zdrojů (ale na výpisu z PÚ se musí objevit jen povolená část těchto nákladů, ne celá částka). Stránka 11

2.4 Soupiska účetních dokladů Všechny vynaložené náklady v rámci projektu se sepisují na formuláři v ms excel soupiska účetních dokladů. Zde se uvádějí mzdové náklady dle jednotlivých položek rozpočtu, cestovní náhrady, náklady na zařízení a vybavení, náklady na služby a náklady na přímou podporu. V soupisce je nutné uvést všechny přímé náklady, které v rámci sledovaného období odešly z projektového účtu bez ohledu na jejich výši. Tato soupiska potom supluje doklady do 10tis kč, které není nutné dále dokládat, (nad 10tis kč je však nutné doložit i kopii příslušného dokladu). Na soupisku účetních dokladů se neuvádějí náklady, které doposud neodešly z projektového účtu, nebo nebyly z projektového účtu refundovány. Je důležité, aby suma přímých nákladů uváděná na soupisce účetních dokladů souhlasila se sumou přímých nákladů na výpisech z projektových účtů, ze kterých bylo čerpáno. Nutno doložit tyto doklady: 1. Vyplněnou tabulku soupiska účetních dokladů na standardizovaném formuláři v MS Excel souhrnně pro celé MO. Je nutné uvést všechny uskutečněné přímé výdaje čerpané z projektového účtu, bez ohledu na výši nákladů. Uvádí se: Pořadové číslo výdaje každý výdaj je nutné očíslovat dle klíče uvedeného níže a tímto číslem označit i příslušný doklad a položku na výpisu z projektového účtu a dokladu o případné refundaci. Je to požadavek MŠMT, aby bylo možné tyto výdaje kontrolovat. Číslo kapitoly rozpočtu uvádí se, ke které položce v rozpočtu výdaj náleží Typ účetního dokladu (mzdový list, vyúčt. Prac. Cesty, faktura ) Označení prvotního dokladu (např. číslo faktury od dodavatele) Popis výdaje Název dodavatele Částka uvedená na dokladu Částka zahrnutá k proplacení v rámci projektu Částka na investiční výdaje v našem případě vždy 0 Označení dokladu v účetnictví organizace Datum uskutečnění výdaje uvádí se datum, kdy částka odešla z projektového účtu. Pokud byla prvně uhrazena z provozního účtu a následně refundována, uvede se datum skutečné úhrady dodavateli do závorky za datum uskutečnění výdaje z projektového účtu. Stránka 12

2. Tabulku je nutné vytisknout, opatřit podpisem oprávněné osoby dle podpisového vzoru a zaslat formou scanu, prosím o zaslání i ve formátu ms excel 3. Dále se dokládají výpisy z projektového účtu, kde je nutné příslušné výdaje označit shodným pořadovým číslem výdaje jako v soupisce (tabulce). Pokud byl náklad prvně uskutečněn z provozního účtu je nutné doložit i výpis z provozního účtu, kde se daný výdaj opět označí shodným pořadovým číslem. (scan) 4. Doložit kopii dokladu nad 10tis. Kč včetně dokladu o zaúčtování, kde se rovněž vyznačí pořadové číslo výdaje dle soupisky, kterého se tento doklad týká (scan) Aby mohly být prostředky zahrnuty do nákladů projektu, je nutné je refundovat z projektového účtu. K tomu je nutné dále doložit doklad o proběhlé refundaci a výpis z projektového účtu viz kapitola týkající se soupisky účetních dokladů. Klíč k označování pořadového čísla výdaje: Partner projektu ČVUT všechny součásti VUT Brno všechny součásti VŠCHT TU v Liberci ZČU v Plzni VŠB Ostrava Označování pořadového čísla výdaje Pořadové číslo (1 xx) P1/ pořadové číslo (P1/1 xx) P2/pořadové číslo (P2/1 xx) P3/pořadové číslo (P3/1 xx) P4/pořadové číslo (P4/1 xx) P5/pořadové číslo (P5/1 xx) Nejčastější chyby: 1. Není shodně označeno pořadovým číslem nákladu náklad v soupisce, výpisu z projektového účtu a dokladu. - Řešení: každý uváděný náklad označit pořadovým číslem v soupisce a shodně označit i náklad na výpisu z projektového účtu a dokladu 2. V soupisce účetních dokladů je uveden náklad, který neodešel z projektového účtu - Řešení: takovýto náklad nelze do soupisky zahrnout. Všechny uváděné náklady musejí být čerpány z projektového účtu. 3. Nesouhlasí částky na účetním dokladu, v soupisce účetních dokladů, výpisu z projektového účtu - Řešení: důsledná kontrola údajů uváděných v soupisce. Stránka 13

Ukázka formuláře soupiska účetních dokladu: 2.5 Výpisy z projektového účtu Dokládají se výpisy z projektových účtů (kopie formou scanu), na kterých je každá položka, která odcházela z tohoto projektového účtu označena shodným pořadovým číslem výdaje, jak je uvedeno na soupisce účetních dokladů. V případě souhrnné refundace je nutné dodat kopii dokladu o refundaci, kde budou jednotlivé nárokované položky rovněž označeny pořadovým číslem výdaje dle soupisky účetních dokladů. Nutné je doložit kopie výpisů z banky, ne z účetního systému. Vyznačení pořadového čísla výdaje se provádí nejčastěji ručně propisovací tužkou, tak aby po scanu bylo toto označení čitelné. Nepřímé náklady čerpané z projektového účtu se označí označením NN. Bankovní poplatky v souvislosti s vedením účtu jsou v našem případě řazeny mezi nepřímé náklady, nemáme alokovány prostředky na náklady vyplývající ze smlouvy. Výdaje, které byly hrazeny prvně z provozního účtu a následně refundovány, je nutné doložit i výpisem z provozního účtu organizace a řádně označit pořadovým číslem výdaje. (scan) Stránka 14

Dále je nutné doložit: 1. Soupis všech úroků vzniklých na projektovém účtu ve sledovaném období ve formě jednoduché tabulky v excelu, kde bude datum příjmu úroku a výše úroku. 2. Celková suma nepřímých nákladů, která skutečně odcházela z projektového účtu opět ve formě jednoduché tabulky v excelu, kde se uvede datum výdaje příslušného nepřímého nákladu a částka tohoto nepřímého nákladu. 2.6 Výkazy práce Každý zaměstnanec bez ohledu na druh pracovního poměru, na nějž jsou nárokovány mzdové náklady, je povinen vypracovat výkaz práce za každý měsíc činnosti. Pokud má zaměstnanec v rámci projektu více pracovních pozic (např. finanční manažer a zpracovatel dat), vyplní výkaz práce pro každou pracovní pozici (2 pracovní pozice = 2 výkazy práce). Odpracované hodiny uváděné na výkazu práce (včetně započtené dovolené, odpovídající projektu) musejí odpovídat sjednanému úvazku a musejí se shodovat s údajem na rozpisce mzdových nákladů. Výkaz práce musí být podepsán zaměstnancem a jeho nadřízeným pracovníkem. Dokládá se formou scanu a to vždy po měsících všichni zaměstnanci v daném měsíci se naskenují do jednoho pdf souboru s označením odpovídajícího měsíce. Prosím skenujte po měsících ne po zaměstnancích. Nejčastější chyby: 1. Neshoduje se počet odpracovaných hodin uváděných na výkazu práce s údajem uváděným v rozpisce mzdových nákladů. Toto je vůbec nejčastější nedostatek. - Řešení: důsledná kontrola a oprava příslušných číselných hodnot 2. Chybné údaje ve výkazu práce (měsíc, špatné registrační číslo projektu ) nebo chybějící údaje (údaje o dalších úvazcích v organizaci, chybějící podpisy ) - Řešení: důsledná kontrola výkazů práce a oprava chybných, popř. doplnění chybějících hodnot Stránka 15

Část 3 slovo na závěr Vím, že to vypadá dosti hrůzostrašně a je s tím spojeno i poměrně dost práce, ale na druhou stranu výše uvedenými postupy dosáhneme jednak lepší kontroly uváděných nákladů, minimalizujeme chyby, které následně vedou k porušení rozpočtové kázně a hlášení na finanční úřady a zkvalitníme tím i požadované výstupy. Navíc v závěru projektu nás čeká finanční audit, tak na něj budeme pořádně připraveni. Dodržování výše uvedených postupů a dokladování všech požadovaných dokladů navíc minimalizuje množství náprav k monitorovací zprávě, které se pak řeší v době, kdy se to nejméně hodí a navíc je na ně pouze 5 pracovních dnů. V Praze 15.2.2013 Sestavil: Ing. Jaromír Štancl Schválil: doc. Ing. Václav Dostál, Ph.D. Stránka 16