Příručka pro příjemce Podrobný postup pro podání a doplnění Průběžné/Závěrečné zprávy o udržitelnosti projektu přes Portál farmáře pro žádosti Operačního programu Rybářství 2014 2020. 1
V následujícím dokumentu je uveden podrobný postup vygenerování a následné podání Průběžné/Závěrečné zprávy o udržitelnosti a jejich doplnění prostřednictvím Portálu farmáře. Při vygenerování a zaslání Průběžných/Závěrečných zpráv doporučujeme použít internetový prohlížeč Internet Explorer verzi 9 a více. Postup podávání zpráv je popsán v Pravidlech pro žadatele a příjemce Specifická část, kapitola Problematika monitorování a podávání zpráv a informací o projektu. Termíny pro příjem zpráv jsou následující: Příjemce je povinen každý uplynulý rok v období udržitelnosti předložit Průběžnou zprávu o udržitelnosti projektu (PZUP) do 10 pracovních dnů ode dne uplynutí jednoho roku od poslední odeslané platby příjemci a poté každý rok ve stejnou dobu. Na Portálu farmáře bude mít příjemce možnost vygenerovat Průběžnou zprávu o udržitelnosti projektu od 20 pracovních dní před uplynutím jednoho roku od poslední odeslané platby. Příjemce je povinen po uplynutí doby udržitelnosti předložit Závěrečnou zprávu o udržitelnosti projektu (ZZUP) do 10 pracovních dnů ode dne, kdy skončilo období udržitelnosti projektu. Na Portálu farmáře bude mít příjemce možnost vygenerovat Závěrečnou zprávu o udržitelnosti projektu od 20 pracovních dní před uplynutím doby udržitelnosti. V případě, že je příjemci zaslána žádost o doplnění zprávy, je příjemce povinen do 10 pracovních dnů od obdržení žádosti o doplnění zprávy zprávu doplnit/opravit a předložit ji prostřednictvím Portálu farmáře. A. Obecné informace Nejprve je nutné zkontrolovat nastavení Vašeho emailu, na který Vám budou zasílány upozorňovací emaily, že Vám byla na PF doručena informace o průběhu administrace Vaší žádosti. Podrobný postup je popsán v dokumentu Postup pro nastavení e-mailové komunikace, který je umístěn na webových stránkách www.szif.cz -> Operační program Rybářství 2014-2020 -> v pravé části Obsah sekce: Ke stažení v podzáložce Podrobné postupy administrativních kroků Žádosti OP Rybářství (společné pro všechny výzvy), nebo na Portálu farmáře přes záložku Žádosti OP Rybářství projektová opatření -> záložka Ke stažení v podzáložce Společné dokumenty pro všechny výzvy. PF se bude pro generování a podání zprávy projektu otevírat pouze v termínu aktuálním pro podání konkrétní zprávy konkrétního projektu! Mezní termíny, do kdy lze podat zprávu se zobrazují v Životním cyklu žádosti (Přehled podání -> výběr registračního čísla konkrétní žádosti -> Životní cyklus žádosti) v oddílu U - Zprávy o udržitelnosti projektu (obrázek 1). Obrázek 1: Termíny pro podání zpráv o udržitelnosti 2
B. Vygenerování zprávy Pro vygenerování a doplnění zprávy lze použít odkaz v levé sloupcové nabídce Zprávy o udržitelnosti projektu nebo přes tlačítko Další podání v sekci životní cyklus žádostí. Obě možnosti jsou vyznačeny na obrázku 2. a 3. Obrázek 2: Generování zprávy o udržitelnosti Po kliknutí na Přehled žádostí příjemce zvolí konkrétní Žádost o podporu. Generování zprávy je také dostupné pod záložkou Další podání (obrázek 3) vyznačené červeným rámečkem. Obrázek 3: Další podání, generování zprávy 3
Po kliknutí v levé sloupcové nabídce na link Zprávy o udržitelnosti projektu se zobrazí stránka pro vygenerování a doplnění zpráv. Pro vygenerování zpráv je nutné kliknout na tlačítko Průběžná zpráva o udržitelnosti k žádosti o podporu nebo Závěrečná zpráva o udržitelnosti k žádosti o podporu, v případě doplnění na Doplnění Průběžné zprávy o udržitelnosti nebo Doplnění Závěrečné zprávy o udržitelnosti, které je zvýrazněno na obrázku 4. V horní části obrazovky se zobrazuje závazné datum předložení nebo doplnění Průběžné/Závěrečné zprávy o udržitelnosti k danému projektu. Obrázek 4: Předvyplnění Průběžné/Závěrečné zprávy Po předchozím kroku předvyplnění nové/doplněné zprávy se zobrazí informace o stavu generování Průběžné/Závěrečné zprávy nebo doplnění Průběžné/Závěrečné zprávy a informace o průběhu viz obrázek 5. Obrázek 5: Stav generování 4
Po vygenerování Průběžné/Závěrečné zprávy nebo doplnění Průběžné/Závěrečné zprávy (stav generování 100 %) a stisku tlačítka Zpět (obrázek 5) se objeví přehled všech předtisků jako na obrázku 6. Obrázek 6: Vygenerované zprávy Pokud bude pole Průběžná/Závěrečná zpráva nebo doplnění Průběžné/Závěrečné zprávy o udržitelnosti k žádosti o podporu neaktivní (nepodsvícené) a zároveň se bude zobrazovat chybová hláška: K žádosti je již uloženo rozpracované podání/doplnění (zvýrazněno na obrázku č. 7). Pokud chcete vygenerovat nové podání/doplnění, je potřeba rozpracované podání/doplnění nejdříve vymazat (obrázek č. 8). Tzn., že už žadatel jednou vygeneroval předtisk k dané žádosti, který je také uložený v rozpracovaných žádostech. V případě, že žadatel chce použít původní předtisk, tak bude pokračovat přes s elektronickým podpisem. V případě, že si žadatel chce vygenerovat nový (další) předtisk, tak nejprve původní předtisk označí a přes tlačítko Vymazat ho odstraní, až po té je možné si vygenerovat další předtisk. Pozor: tímto vygenerováním dalšího předtisku dojde k přepsání předchozího předtisku, vždy jde odeslat pouze aktuální (poslední) vygenerovaný předtisk! Obrázek 7: Vygenerované zprávy 5
Jestliže je třeba některou z vygenerovaných zpráv vymazat, pak příjemce provede její označení dle obrázku 8 a stiskne tlačítko Vymazat. Obrázek 8: Vymazání vygenerované zprávy Pokud příjemce žádnou zprávu/doplnění zprávy odstranit nechce, provede se prostřednictvím Stáhnout soubor uložení jednotlivých zpráv/doplnění zprávy (obrázek 9). Každá zpráva/doplnění zprávy bude uložena do PC příjemce, kde ji bude možné kompletně vyplnit. Obrázek 9: Uložení vygenerované zprávy 6
Formulář zprávy, který se ukládá do PC, zachycuje obrázek 10. Po vyplnění (dle instruktážního listu pro vyplňování zpráv) ho příjemce nahraje zpět resp. podá Průběžnou/Závěrečnou zprávu nebo doplněnou Průběžnou/Závěrečnou zprávu prostřednictvím Portálu farmáře. Obrázek 10: Formulář zprávy Ve formuláři zprávy (obrázek 11) se lze pohybovat po kliknutí na tlačítko Menu. Pomocí možnosti Přechod na sekci stran se lze přepínat mezi jednotlivými stranami formuláře. Příjemce si vybírá z nabídky: strany A, strany B. Obrázek 11: Vyplňování zprávy 7
Po kliknutí na tlačítko Menu je dostupná také Kontrola vyplněných údajů. Možnost je vyznačena na obrázku 12. Po spuštění Kontroly vyplněných údajů proběhnou např. matematické kontroly nebo kontroly vyplnění základních polí. Tlačítko Kontrola vyplněných údajů doporučujeme používat průběžně během vyplňování celé zprávy. Zejména pak po finálním vyplnění zprávy za účelem ověření, zda jsou vyplněna všechna povinná pole. Obrázek 12: Kontrola vyplněných údajů Prostřednictvím tlačítka Menu je dále možné otevřít Instruktážní list pro vyplňování zprávy (zachyceno na obrázku 13). Obrázek 13: Volba instruktážního listu 8
Příjemce kompletně vyplněnou Průběžnou/Závěrečnou zprávu z OP Rybářství opatří kvalifikovaným elektronickým podpisem prostřednictvím tlačítka Menu, kde klikne na tlačítko Připravit žádost pro elektronický podpis (zachyceno na obrázku 14). Obrázek 14: Vyplňování zprávy Příjemce napíše počet osob, které budou elektronicky podepisovat zprávu a klikne na tlačítko OK (např. 2 platí kupříkladu pro rybářské svazy, kde podepisuje předseda i jednatel), viz obrázek č. 15. Obrázek 15: Volba počtu osob podepisující zprávu Následně příjemce vyplní Jméno(a), Příjmení a Funkce osob(y), zvýrazněno na obrázku č. 16. Poté příjemce klikne na podpis, kde se mu zobrazí okno Podepsat dokument (viz obrázek č. 17), kde v poli Podepsat jako vybere příslušný podpis. Po kliknutí na tlačítko Podepsat dojde k elektronickému podepsání zprávy a uzamčení formuláře, do kterého už nelze nic vepsat. Obrázek 16: Vyplňování zprávy 9
Po kliknutí na tlačítko Podepsat dojde k elektronickému podepsání zprávy a uzamčení formuláře, do které už nelze nic vepsat. Obrázek 17: Podepisování zprávy Průběžná/Závěrečná zpráva musí být elektronicky podepsaná pouze příjemcem osobně (v případě právnických osob pak prostřednictvím příslušných členů jejich statutárního orgánu v souladu se stanoveným způsobem pro právoplatné jednání a podepisování za příslušnou právnickou osobu)! 10
C. Zaslání Průběžné/Závěrečné zprávy nebo Doplnění Průběžné/ Závěrečné zprávy o udržitelnosti přes Portál Farmáře Po kompletním vyplnění Průběžné/Závěrečné zprávy nebo doplněné Průběžné/Závěrečné zprávy (dle Instruktážního listu pro vyplňování zpráv) příjemce odešle v daném termínu pro příjem zpráv přes Portál Farmáře. Pokračovat v podání zprávy lze přes pole rozpracované žádosti (obrázek 18). Obrázek 18: Rozpracované žádosti Dále příjemce pokračuje v podání přes tlačítko Pokračovat v podání s elektronickým podpisem, zvýrazněno na obrázku 18. Na Portálu Farmáře jsou při odesílání Průběžné/Závěrečné zprávy a příloh nebo doplněné Průběžné/Závěrečné zprávy a příloh nastaveny základní kontrolní mechanismy podmínek vyplývající z Pravidel pro žadatele a příjemce, např. (nelze odeslat elektronicky nepodepsanou zprávu, atd.). Upozornění: název souboru Průběžné/Závěrečné zprávy i názvy příloh nesmí obsahovat nepodporované znaky např. apostrof, tečka, vlnka, vykřičník, uvozovky, aj. V případě, že v názvu žádosti nebo přílohy bude obsažen nepodporovaný znak, zobrazí se následující upozorňovací hláška (zobrazena na obrázku 19). Následně tento soubor musí být přejmenován, aby bylo možné soubor uložit na PF. Obrázek 19: Nepodporované znaky 11
Přes pole Procházet příjemce nahraje z PC kompletně vyplněnou Průběžnou/Závěrečnou zprávu. Dle obrázku č. 20 je příjemce také informován o aktuálním datu a čase nahrání dané zprávy. Následně příjemce může zprávu uložit (tlačítko uložit ) zobrazeno na obrázku č. 23. Obrázek 20: Nahrání zprávy V případě, že nahraná zpráva obsahuje nějakou chybu, tak se pole pro nahrávání zprávy zbarví červeně a v horní části se zobrazí chybová hláška na pole, ke kterému se vztahuje (obrázek 21). Obrázek 21: Nahrání zprávy a příloh 12
V případě, že nahraná zpráva bude bez chyby, tak se pole zbarví zeleně (obrázek 22). Obrázek 22: Nahrání zprávy Příjemce může také nahrát přílohu přes pole Vyberte soubor. Po nahrání všech požadovaných příloh, příjemce uloží tyto přílohy prostřednictvím tlačítka uložit zobrazeno na obrázku 23. Obrázek 23: Uložení příloh 13
Odstranění uložených přílohy lze provést zašrtnutím check boxu umístěného před přílohou a poté tlačítka umístěného v dolní části, zvýrazněno na obrázku 24. Obrázek 24: Výmaz uložených příloh Po nahrání elektronicky podepsané zprávy popř. dalších příloh a jejich uložení lze pokračovat v podání prostřednictvím tlačítka Pokračovat v podání viz obrázek 25. Obrázek 25: Nahrání zpráv a příloh V následujícím kroku (obrázek 26) se příjemci zobrazí strana se souhrnnými informacemi týkající se zpráv. Příjemce zaškrtne pole Souhlasím s podobou žádosti a dalšími závazky. Po zaškrtnutí se automaticky zpřístupní pole Podat Žádost, na které příjemce klikne. Obrázek 26: Souhrn 14
Po podání Průběžné/Závěrečné zprávy nebo doplněné Průběžné/Závěrečné zprávy se příjemci zobrazí strana (obrázek 27), kde pod odkazem Stáhnout soubor je odeslaná/podaná zpráva a pod odkazem Stáhnout potvrzení je Potvrzení o přijetí zprávy. Obrázek 27: Podaná zpráva V případě, že si příjemce chce zkontrolovat, co všechno odeslal, tak klikne na tlačítko ve sloupci Opatření/záměr (zvýrazněno na obrázku 30) a následně se mu opět zobrazí Souhrn, kde je zobrazena zpráva popř. i přílohy, které byly odeslány. Obrázek 28: Podaná zpráva a příloha 15
Ukázka vygenerovaného Potvrzení o přijetí je uvedena na obrázku 29, má pouze informativní charakter. V dolní části tohoto potvrzení jsou uvedeny odeslané soubory (zpráva, přílohy), které jsou součástí podání zprávy. Obrázek 29: Potvrzení o příjetí Kontrola, zda byla podána Průběžná/Závěrečná zpráva nebo doplněná Průběžné/Závěrečné zprávy o udržitelnosti projektu lze ověřit v záložce Odeslané žádosti zobrazeno na obrázku č. 30. Pozor: v případě Doplnění Průběžné/Závěrečné zprávy o udržitelnosti projektu se bude na Portálu farmáře checkbox pro vygenerování doplnění zobrazovat i po té, co žadatel už jednou poslal dané doplnění. Proto je nutné vždy po odeslání doplnění zkontrolovat v Odeslaných žádostech, zda už nebylo doplnění odesláno. Obrázek 30: Odeslané žádosti 16
D. Doplnění Průběžné/ Závěrečné zprávy o udržitelnosti přes Portál Farmáře V případě, že se jedná o Doplnění zprávy je postup shodný s výše uvedeným podáním zprávy. Pouze je nutné nejprve si stáhnout dokument Žádost o doplnění zprávy o udržitelnosti projektu, ve kterém jsou vypsány všechny nedostatky (chyby, nesrovnalosti, výzvy k doložení příloh apod.), na které je příjemce vyzván, aby je opravil/doplnil. Jsou zde také uvedeny důležité informace, jako je např. lhůta pro doplnění, kontakt na referenta, (kterého může příjemce v případě potřeby kontaktovat a to z důvodu, kdy nerozumí např. věcem, na které byl vyzván). Pro stažení dokumentu lze použít odkaz Odeslané dokumenty ze SZIF v levé sloupcové nabídce (obrázek 30), nebo proklikem na tlačítko Odeslané dokumenty ze SZIF na úvodní stránce. Po kliknutí na dokument Žádost o doplnění zprávy o udržitelnosti projektu, kterou příjemce bude doplňovat, se zobrazí nabídka k uložení. Stažení se provede prostřednictvím tlačítka Uložit Uložit jako. Obrázek 31: Odeslané dokumenty ze SZIF Toto byl poslední krok k úspěšnému podání či doplnění Průběžné/Závěrečné zprávy o udržitelnosti projektu. O jejím zaregistrování bude příjemce informován na Portálu Farmáře sekce Odeslané dokumenty ze SZIF. Oddělení metodiky OP Rybářství 17