Všem dodavatelům Naše značka/our Ref.Num. 0211004891 Vyřizuje/Responsible, tel.: Ing. Kateřina Felgrová, 220 113 236 Dne/Date: 28.1.2019 Vysvětlení zadávací dokumentace č. 7 Veřejná zakázka: Provozování obchodu s duty free sortimentem, dárky, módou a doplňky Druh řízení: koncesní řízení Ev. č. VZ: Z2018-044820 Ev. č. zadavatele: 0211004891 Zadavatel: Letiště Praha, a. s. Sídlo: K letišti 1019/6, Ruzyně, 161 00 Praha 6 IČO: 282 44 532 V rámci zadávacího řízení výše uvedené veřejné zakázky zadavatel obdržel níže uvedenou žádost o vysvětlení zadávací dokumentace. V souladu s ustanovením 98 odst. 3 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, v platném znění (dále jen Zákon ) zadavatel tímto uveřejňuje na profilu zadavatele vysvětlení včetně přesného znění žádosti bez identifikace dodavatele, který o předmětné vysvětlení požádal. Dotaz č. 21 (překlad dotazu z originálního anglického znění): Požadavek 1 část a: Ve smyslu článku XIII.2.2. Zadávací dokumentace platí, že před uzavřením smlouvy bude prověřeno, zda je vybraný dodavatel zapsán v evidenci údajů o skutečných majitelích. Dále platí, že vybraný dodavatel, který na výzvu [zadavatele] nedoloží skutečné vlastníky nebo jehož skuteční majitelé jsou ve střetu zájmů vůči [zadavateli], budou z koncesního řízení vyloučeni. Dle 29b odst. 4 zák. č. 253/2008 Sb., Zákon o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších právních předpisů, se do evidence údajů o skutečných majitelích zapisují pouze skuteční majitelé právnických osob zapisovaných do veřejných rejstříků právnických a fyzických osob (dále jen jako evidence ), jak stanoví zák č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob, ve znění pozdějších právních předpisů. Na právnické osoby, jejichž skuteční majitelé se mají ve smyslu výše uvedeného zaspat do evidence údajů o skutečných majitelích, se tedy povinnost zápisu nevztahuje, pročež je požadavek stanovený v článku XIII.2.2. zadávací dokumentace nejasný. Prosíme tedy o vysvětlení požadavku uvedeného v článku XIII.2.2. zadávací dokumentace a potvrzení, zda budou spíše ověřovány údaje o skutečném majiteli (majitelích) vybraného dodavatele nežli ověřování zápisu vybraného dodavatele v evidenci.
Odpověď část a : Novela zákona č. 253/2008 Sb., zmiňovaného též v dotazu, stanovila povinnost každé právnické osoby zapsané do obchodního rejstříku v České republice ( Commercial register ) oznámit příslušnému rejstříkovému soudu údaje o svých skutečných majitelích, a to do 1. 1. 2019. Tyto údaje jsou následně vedeny v Evidence údajů o skutečných majitelích ( Register of Beneficial Owners ). Zadavatel bude v souladu s 122 odst. 4 ZZVZ zjišťovat údaje o skutečných majitelích vybraného dodavatele primárně přímo z této evidence údajů o skutečných majitelích ( Register of Beneficial Owners ). Vyhledávání v evidenci skutečných majitelů probíhá výhradně podle IČ dodavatele, který podá nabídku. Pokud údaje nebudou z této evidence zjistitelné nahlédnutím, pak se aplikuje ustanovení 122 odst. 5 ZZVZ, které stanoví, že: Nelze-li zjistit údaje o skutečném majiteli postupem podle odstavce 4, zadavatel ve výzvě podle odstavce 3 vyzve vybraného dodavatele rovněž k předložení výpisu z evidence obdobné evidenci údajů o skutečných majitelích nebo a) ke sdělení identifikačních údajů všech osob, které jsou jeho skutečným majitelem, a b) k předložení dokladů, z nichž vyplývá vztah všech osob podle písmene Požadavek 1. část b: Dále není zcela jasné, co se míní střetem zájmů mezi skutečným majitelem (majiteli) vybraného dodavatele a zadavatelem. Máme za to, že příslušné ustanovení zadávací dokumentace bude vykládáno pouze v souladu se střetem zájmů ve smyslu 44 zákona o zadávání veřejných zakázek. Prosíme tedy o vysvětlení článku XIII.2.2. zadávací dokumentace a potvrzení, zda je naše výše uvedená domněnka správná. Odpověď část b: Ano, jedná se o střet zájmů dle 44 ZZVZ. Za střet zájmu se dle čl. XIII2.2 Zadávací dokumentace a ve smyslu 44 odst. 2 ZZVZ považuje situace, kdy zájmy osob, které a) se podílejí na průběhu zadávacího řízení, nebo b) mají nebo by mohly mít vliv na výsledek zadávacího řízení, ohrožují jejich nestrannost nebo nezávislost v souvislosti se zadávacím řízením. Pro vyloučení pochybností Zadavatel dodává, že větu Vybraný dodavatel, jehož skuteční majitelé jsou vůči nám ve střetu zájmů, bude vyloučen z koncesního řízení je třeba vykládat ve smyslu 48 odst. (5) písm. b) ZZVZ. Samotný střet zájmů vždy podléhá bližšímu posouzení a zároveň uvážení zadavatele, zda a jaká jiná nápravná opatření, kromě zrušení zadávacího řízení, jsou případně možná. Zadavatel v této souvislosti též uvádí, že učinil a činí nadále všechna běžná preventivní opatření, aby střety zájmů nenastávaly a neměly dopad do zadávacího řízení. K témuž zároveň vybízí i všechny dodavatele.
Question No. 21 Request No. 1 part a: Pursuant to Article XIII.2.2. of the Procurement Documentation, prior to conclusion of the Contract, it shall be verified whether the selected Contractor is entered in the register of beneficial owners. Furthermore, the selected Contractor which will fail to document the beneficial owners upon [the Contracting Authority s] call or whose beneficial owners are in a conflict of interests in relation to [the Contracting Authority] shall be excluded from the Concession Procedure. Under Section 29b (4) of Act No. 253/2008 Coll., on selected measures against the legalisation of profits obtained as a result of criminal activities and the financing of terrorism, as amended, merely beneficial owners of legal entities registered in the public register of legal entities and individuals are registered in the Register of Beneficial Owners (in Czech: evidence údajů o skutečných majitelích ; hereinafter the Register ) as regulated by Act No. 304/2013 Coll., on the public registers of legal and natural persons, as amended. Therefore, the legal entities, whose beneficial owners are to be registered in the Register of Beneficial Owners as mentioned above, are not subject to registration and, therefore, the requirement specified in Article XIII.2.2. of the Procurement Documentation is rather unclear. Please kindly clarify the requirement mentioned in Article XIII.2.2. of the Procurement Documentation and confirm that information on the beneficial owner(s) of the selected Contractor will be verified, rather than the verification of registration of the selected Contractor in the Register. Answer Request Nr.. 1 part a: An amendment to Act No. 253/2008 Sb., also mentioned in the request, has determined the obligation of each legal entity incorporated in the Commercial Register in the Czech Republic to inform the respective registration court about data regarding its beneficial owners by 1 January 2019. Such data is subsequently registered in the Register of Beneficial Owners. Pursuant to Section 122, Subsection 4 of the Act on Public Procurement, the Contracting Authority will primarily verify data regarding the beneficial owners directly in this Register of Beneficial Owners. Searching in the Register of Beneficial Owners is carried out exclusively on the basis of the company ID number of the Contractor submitting the tender. If it is impossible to find the data from this Register by preview, then the stipulation of Section 122, Subsection 5 of the Act on Public Procurement shall apply, determining that: If the data regarding the beneficial owner cannot be found via the procedure defined in Subsection 4, the Contracting Authority shall prompt the selected Contractor pursuant to Subsection 3 to also present the abstract from a register similar to the Register of Beneficial Owners, or a) to communicate the identification data of all persons being its beneficial owners, and b) to present documents proving the relationships of all the persons pursuant to Letter a) and to the Contractor. This is how the stipulations of the Procurement Documentation must be interpreted Request No. 1 part b: Furthermore, it is entirely not clear what is meant by the conflict of interest between the beneficial owner(s) of the selected Contractor and the Contracting Authority. We understand that the respective provision of the Procurement
Documentation shall only be interpreted in accordance with the conflict of interest within the meaning of Section 44 of the Public Procurement Act. Please kindly clarify Article XIII.2.2. of the Procurement Documentation and confirm that the above-mentioned understanding is correct. Answer Request Nr.. 1 part b: Yes, it is a conflict of interests pursuant to Section 44 of the Public Procurement Act. According to Article XIII.2.2. of the Procurement Documentation, and in terms of Section 44, Subsection 2 of the Public Procurement Act, the conflict of interest is defined as the situation in which the interests of persons a) involved in the course of the tender proceedings, or b) influencing or possibly influencing the result of the tender proceedings jeopardize their objectiveness or independence in connection with the tender proceedings. To rule out any doubts, the Contracting Authority hereby adds that the sentence Selected Contractor... the beneficial owners of which are in conflict of interests in relation to us, will be excluded from the Concession Procedure must be interpreted in terms of Section 48, Subsection 5, Letter b) of the Public Procurement Act. The actual conflict of interests is always subject to more detailed assessment, as well as the consideration of the Contracting Authority regarding whether and what other corrective measures may be applicable, except for the cancellation of the tender proceedings. In this respect, the Contracting Authority also states to have taken and to continue taking any and all precautions to avoid conflicts of interest and to prevent their impact on the tender proceedings. All Contractors are hereby prompted to do the same. Dotaz č. 22 (překlad dotazu z originálního anglického znění): Otázka: Dle článku XIV.3. zadávací dokumentace naplní-li se kterýkoli z důvodů stanovených v článku 13.3 přílohy č. 4 smlouvy - Podmínky, vyhrazuje si [zadavatel] právo změnit závazek vyplývající ze smlouvy uzavřené s vybraným dodavatelem v souladu s ustanoveními 100 odst. 3 zákona o zadávání veřejných zakázek. Opční plnění tvoří zmenšení původních prostor, které jsou předmětem nájmu, až na 30% předpokládané hodnoty koncese a zároveň následné rozšíření předmětu nájmu až na 30% předpokládané hodnoty koncese o nově definované prostory, které budou přiděleny dodavateli v jednacím řízení bez uveřejnění nad rámec předmětu vymezeného [v zadávací dokumentaci]. Prosíme tedy o vysvětlení článku XIV.3 zadávací dokumentace a poskytnutí podrobnějších informací o výše uvedených podmínkách. A dále, ačkoli si zadavatel může formálně (doslovně) vyhradit možnost změnit závazek vyplývající ze smlouvy uzavřené s vybraným dodavatelem ve smyslu 100 odst. 3 zákona o zadávání veřejných zakázek, nejspíš by
(zadavatel) nemohl uplatnit toto opční právo v praxi, jelikož podle dostupného výkladu zákona o zadávání veřejných zakázek není oprávněn využít jednacího řízení bez uveřejnění ve smyslu 66 zákona o zadávání veřejných zakázek při koncesním řízení. Proto lze mít za to, že je článek XIV.3. zadávací dokumentace v rozporu se zákonem o veřejných zakázkách. Prosím vysvětlete, proč bylo opční právo začleněno do zadávací dokumentace navzdory jeho možnému rozporu se zákonem o zadávání veřejných zakázek. Odpověď: Důvody pro využití opčního práva dle čl. XIV.3 jsou popsány v čl. 13.3 přílohy č. 4 Smlouvy obchodních podmínek. Způsob využití tohoto opčního práva je taktéž podrobně popsán v čl. XIV.3. Tato podmínka je stanovena Zadavatelem podle jeho nejlepšího vědomí a svědomí jako přiměřená s cílem umožnit v budoucnu využít opčního práva a provést ve vztahu s vybraným dodavatelem formou jednacího řízení změnu závazku ze smlouvy, která by odpovídala potřebám a možnostem vyplývajícím z nových skutkových okolností, daných rozvojem Letiště. Pokud by tato výhrada nebyla učiněna, byl by Zadavatel potenciálně, v případě setrvávání dohledového orgánu na striktním výkladu aplikace 222 ZZVZ a způsobu stanovování hodnoty změny, vystaven riziku nejistoty, zda lze takovouto změnu (ač logickou a nutně související s přirozeným rozvojem Letiště) sjednat. Možnost této změny je proto co možná transparentně popsána předem v Zadávací dokumentaci tak, aby s ní mohli počítat všichni dodavatelé předkládající svou nabídku. Zadavatel shrnuje, že článek XIV.3 Zadávací dokumentace je podle přesvědčení zadavatele zcela v souladu se ZZVZ a s jeho zákonnou péčí řádného hospodáře. Co se týká pozdějšího využití této opce formou jednacího řízení bez uveřejnění, rozhodnutí o využití či nevyužití bude činěno až podle skutkových okolností, které mohou nastat až v budoucnu. Zadavatel zároveň samozřejmě ke dni takového rozhodnutí bude plně zohledňovat právní stav vztahující se k možnostem uplatnění této opce. Question No. 22: Pursuant to Article XIV.3. of the Procurement Documentation, if any of the reasons set forth in Article 13.3 of Annex 4 to the Contract Terms and Conditions is fulfilled, [the Contracting Authority] reserves to change the obligation arising from the Contract concluded with the selected Contractor, in accordance with the provisions of Section 100 (3) of the Public Procurement Act. The option performance shall consist in a reduction of the original premises which are the Subject of the Lease up to 30% of the presumed value of the Concession and, simultaneously, the subsequent extension of the Subject of the Lease up to 30% of the presumed value of the Concession by the new defined premises which will be awarded to the Contractor in a negotiated procedure without publication beyond the scope of the subject defined [in the Procurement Documentation]. Please kindly clarify Article XIV.3 of the Procurement Documentation and provide more details on the above conditions. Furthermore, even though it is formally (literally) possible for the Contracting Authority to reserve the change of the obligation arising from the Contract concluded with the selected Contractor in accordance with Section 100 (3) of the Public Procurement Act, the Contracting Authority would most likely not be entitled to use such option right in practice since it is based on the available interpretation of the Public Procurement Act not entitled to use the negotiated procedure without notice (in Czech: jednací řízení bez uveřejnění ) pursuant to Section 66 of the Public
Procurement Act in the Concession Proceedings. Therefore, Article XIV.3. of the Procurement Documentation might be considered as being not compliant with the Public Procurement Act. Please kindly explain why the option right was included in the Procurement Documentation despite its potential discrepancy with the Public Procurement Act. Answer: The reasons for using the option right according to Article XIV.3 have been described in Article 13.3 of Attachment No. 4 to the Contract - General Business Terms and Conditions. The way of using this option right has also been described in detail in Article XIV.3. This condition has been determined by the Contracting Authority to the best of its belief as reasonable, with the aim to allow for future use of the option right and to carry out a change of the contractual obligation with the selected Contractor by way of negotiation proceedings, corresponding to the needs and possibilities ensuing from new material circumstances given by the development of the Airport. If it wasn t for this option right, the Contracting Authority might, in case the supervising authority insisted on the strict interpretation of applications of Section 222 of the Public Procurement Act and the means of determining the value of change, be exposed to the risk of insecurity regarding whether or not such change (despite being logical and necessarily associated to the natural development of the Airport) may be negotiated. Therefore, the option right for such change is described in advance in the Procurement Documentation as transparently as possible, so that all Contractors submitting their tenders may take it into account. The Contracting Authority hereby summarizes that to the best of its belief, Article XIV.3 of the Procurement Documentation is fully in accordance with the Public Procurement Act and its legal due diligence. Regarding the later use of this option right in the form of negotiated procedure without publication, the decision as to its use or no use will only be made based on the state of facts, which may only occur in future. The Contracting Authority will naturally take fully into account the legal state relating to the possible application of this option right as of the day of such decision.. Petr Baxa člen komise. Kateřina Felgrová člen komise