Management Stanovování, monitorování a měření cílů v organizaci - metody Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Název projektu: Inovace magisterského studijního programu Fakulty ekonomiky a managementu Registrační číslo projektu: CZ.1.07/2.2.00/28.0326
Literatura Bělohlávek, F. a kol. Management.Brno: Computer Press, a. s., 2006, 724 s. ISBN 80-1251-0396-X. Doležal, J., Máchal, P., Lacko, B. a kolektiv. Projektový management podle IMPA. 2. vyd. Praha: Grada Publishing, a.s., 2012. 507 s. ISBN 978-80-247-4275-5.
Osnova: 1. Základní pojmy 2. Stanovování cílů strom cílů, přístup dle Logického rámce 3. Monitorování a měření dosahování cílů metoda procentuálního plnění, stavová metoda, milníková metoda, metoda řízení dosažené hodnoty
1. Základní pojmy
ZÁKLADNÍ POJMY Poslání vyjadřuje smysl a účel existence organizace. Odpověď na otázku: Proč a k čemu organizace existuje, co chce dělat, co umí? Základním posláním každé organizace je svým zákazníkům poskytovat, prodávat či jinak poskytovat své produkty (služby, výrobky).
ZÁKLADNÍ POJMY Vize stav organizace, kam se má organizace dostat. Je to výsledek poznání možností vnitřního a vnějšího prostředí společnosti. představa o žádoucím budoucím cílovém stavu, který má podobu jednoduchého popisu (jeho podoby a ideálního stavu), kterého chce organizace svojí strategií dosáhnout.
ZÁKLADNÍ POJMY Cíl popis žádoucího cílového stavu, kterého chce organizace (jednotlivec, tým atd.), dosáhnout v určité oblasti svých aktivit. Dělení strategické, operační, operativní Navazují v organizaci na její poslání a vizi. Technika SMART (konkrétní, měřitelné, dosažitelné, realistické a časově dosažitelné) pro formulaci cíle. Dosahování měřitelných cílů je měřeno a verifikováno pomocí indikátorů či metrik.
Vztah poslání vize - cíl Poslání Vize Cíle
STRATEGICKÉ CÍLE Dlouhodobé Abstraktní a otevřené chybí specifikace (kritéria): - Měření - Časová Cíle v odpovědnosti TOP MANAGEMENTU (management 3. úrovně)
OPERAČNÍ CÍLE Střednědobé Konkrétní Zahrnují otevřené i uzavřené cíle Cíle v odpovědnosti SENIOR MANAGEMENTU (managementu 2. úrovně)
OPERATIVNÍ CÍLE Krátkodobé Konkrétní a uzavřené Cíle v odpovědnosti NIŽŠÍHO MANAGEMENTU (managementu 1. úrovně)
2. Stanovování cílů strom cílů, přístup dle Logického rámce
STROM CÍLŮ Strategický cíl Operační cíl Operační cíl Operativní cíl Operativní cíl Operativní cíl Operativní cíl
LOGICKÁ RÁMCOVÁ MATICE A PŘÍSTUP DLE LOGICKÉHO RÁMCE LRM - popisuje strategii dosažení strategických cílů organizace (projektového portfolia, programů a projektů). Obsahuje popis strategie realizace v souvislosti s vnějšími předpoklady. Stanovuje metriky pro hodnocení kvality. Pomáhá v plánování, řízení a vyhodnocení zvolené strategie. Představuje základnu pro přípravu plánu a pro vytvoření monitorovacího systému v průběhu realizace a také hodnotící rámec.
H I E R A R CH I C K Ý R O Z P A D DEFINOVÁNÍ CÍLŮ A STRATEGIE PŘÍSTUP 1 úroveň 2. úroveň 3 úroveň pracovníci DLE LOGICKÉHO RÁMCE 1. Strategický cíl 2. Strategický cíl 1.1 Operační cíl 1.2 Operační cíl 2.1 Operační cíl 2.2 Operační cíl 1.1.1 Dodávka (operativní cíl) 1.1.2 Dodávka (operativní cíl) 1.2.1 Dodávka (operativní cíl) 1.1.1.1 Aktivita 1.1.1.2 Aktivita 1.1.2.1 Aktivita 2 úroveň 3. úroveň pracovníci pracovníci 1. Operační cíl 2. Operační cíl 1.1 Operativní cíl 1.2 Operativní cíl 2.1 Operativní cíl 2.2 Operativní cíl 1.1.1 Dodávka 1.1.2 Dodávka 1.2.1 Dodávka 1.1.1.1 Aktivita 1.1.1.2 Aktivita 1.1.2.1 Aktivita D O S A H O V Á N Í
MONITOROVÁNÍ A MĚŘENÍ DOSAHOVÁNÍ CÍLŮ Definování kvantitativních kritérií měřitelnosti cílů (zejména cíle operativní, ale i cíle operační) Kritéria měřitelnosti: Počet kusů Parametry dodávky (velikost, barva.) Technické ukazatele dodávky (výkon, počet otáček, svítivost )
3. Monitorování a měření dosahování cílů metoda procentuálního plnění, stavová metoda, milníková metoda, metoda řízení dosažené hodnoty
MONITOROVÁNÍ A MĚŘENÍ DOSAHOVÁNÍ CÍLŮ Metoda procentuálního plnění sledování % vykonané práce ze zadaného úkolu. Stavová metoda jednotlivé činnosti označeny jedním z několika málo stavů. Například metoda 0-W-100 u každé činnosti uvádí jen tři stavy: 0 - činnost neprobíhá, W - working, úkol je rozpracován, 100 - činnost byla dokončena.
MONITOROVÁNÍ A MĚŘENÍ DOSAHOVÁNÍ CÍLŮ Milníková metoda MTA Milestones Trend Analysis (Analýza trendů plnění milníků) stanovení většího počtu milníků, které se pak postupně v průběhu realizace vyhodnocují. Součást milníku naplánování přípravy zprávy na kontrolní den. Při vyhodnocení milníku se vyžaduje zpracování příslušné zprávy (Situační zpráva, Summary report, Current Status Report, Progres Report apod.).
MONITOROVÁNÍ A MĚŘENÍ DOSAHOVÁNÍ CÍLŮ Metoda řízení dosažené hodnoty (EVM Earned Value Management) integrace rozsahu, harmonogramu a nákladů. Slouží k měření postupu. Porovnává objem práce, který byl plánován, se skutečně provedeným objemem práce, aby se dalo určit, zda vývoj nákladů a plnění harmonogramu odpovídají plánu. Umožňuje predikovat náklady a čas realizace.
EVM řízení dosažené hodnoty BAC (Budget At Completion) rozpočet v okamžiku dokončení BCWS (Budget Cost of Work Schedule) rozpočtované (plánované) náklady plánovaných prací = i PV (Planned Value) BCWP (Budget Cost of Work Performed) rozpočtované náklady provedených prací = i EV (Earned Value) ACWP (Actual Cost of Work Performed) skutečné náklady provedených prací = i AC (Actual Cost)
EVM řízení dosažené hodnoty CV (Cost Variance) odchylka nákladů CV = BCWP ACWP (EV AC) CPI (Cost Performance Index) ukazatel čerpání nákladů (nákladový index) CPI = BCWS / ACWP CPI = EV / AC SV (Schedule Variance) odchylka plánování SV = BCWP BCWS (EV PV)
EVM řízení dosažené hodnoty SPI (Schedule Performance Index) ukazatel plnění plánu (prováděcí index) SPI = BCWP / BCWS (EV / PV) VAC (Varince at Completion) odchylka nákladů při dokončení projektu od nákladů podle plánu projektu VAC = CV / BCWP * BAC nebo VAC = BAC EAC EAC (Estimated At Completion) odhad nákladů v okamžiku dokončení EAC = BAC / CPI ETC (Estimated To Completion) odhad nákladů pro dokončení ETC = EAC ACWP
EVM řízení dosažené hodnoty TCPI (To-Complete Performance Index) ukazatel čerpání nákladů pro dokončení TCPI = (BAC BCWP) / ETC IEAC (Independent Estimated At Completion) nezávislý odhad nákladů v okamžiku dokončení IEAC = ACWP + ((BAC - BCWP) / CPI)
EVM řízení dosažené hodnoty Je-li PV > EV ZPOŽDENÍ přidáváme hodnotu pomaleji, než bylo plánováno Je-li AC > EV DRAŽŠÍ danou hodnotu jsme vyrobili za vyšší cenu Je-li PV < EV V PREDSTIHU přidáváme hodnotu rychleji, než bylo plánováno Je-li AC < EV LEVNEJŠÍ danou hodnotu jsme vyrobili za nižší cenu
EVM řízení dosažené hodnoty SPI = EV / PV SPI > 1 rychlejší přidávání hodnoty, než bylo plánováno. SPI < 1 pomalejší přidávání hodnoty, než bylo plánováno. CPI = EV / AC CPI > 1 efektivnější vynakládání prostředků, než bylo plánováno. CPI < 1 méně efektivní vynakládání prostředků, než bylo plánováno.
ÚKOLY NA CVIČENÍ Prostudovat: 1. Bělohlávek, F. a kol. Management.Brno: Computer Press, a. s., 2006, s.101-106, s. 213-214. ISBN 80-1251-0396-X. 2. Doležal, J., Máchal, P., Lacko, B. a kolektiv. Projektový management podle IMPA. 2. vyd. Praha: Grada Publishing, a.s., 2012. s. 58-67, 238-249. ISBN 978-80-247-4275-5.