HOTEL - 2000 Postup při změně sazeb DPH k 1.1.2013 (změna sazeb DPH 14% 15% a 20% 21%) Vážení uživatelé programu HOTEL-2000, tento dokument obsahuje základní informace, potřebné pro úspěšnou instalaci aktualizace programu HOTEL-2000 na verzi 4.97 b1220 (prosinec 2012) a dále informace o změnách v nastavení parametrů programu pro podmínky novely zákona o dani z přidané hodnoty platné od 1.1.2013. Dokument dále obsahuje popis implementace změn, které souvisejí se změnou sazby DPH, v programu HOTEL-2000. Popisuje zejména postup při pobytu hostů na přelomu roku 2012 / 2013 a postup při vyúčtování zálohy vystavené v období platnosti odlišné sazby daně z přidané hodnoty. Věnujte prosím také pozornost popisu komunikace mezi recepcí a pokladnami FOOD. Obsah: 1. Aktualizace programu.. str. 2 2. Tabulka sazeb DPH.. str. 3 3. Automatická změna konfigurace.. str. 4 4. Způsob řešení změn sazeb DPH v programu.. str. 5 - Pobyt hostů na přelomu roku 2012 / 2013.. str. 5 - Hotelový účet s položkami pouze z roku 2012.. str. 5 - Hotelový účet s položkami z roku 2012 i 2013.. str. 6 - Zálohy (platby předem) pro podvojné účetnictví.. str. 7 - Hotelový účet s položkami i zálohou z roku 2012.. str. 7 - Hotelový účet s položkami roku 2013 a zálohou z roku 2012.. str. 8 - Úhrada staré zálohové faktury v roce 2013.. str. 9 - Storno staré zálohy v roce 2013.. str. 9 - Zálohy (platby předem) pro daňovou evidenci.. str. 9 5. Komunikace se systémem FOOD.. str. 9 6. Na co nezapomenout!.. str. 9 ALTO PRAHA & Digital Action Hotelové systémy 1
Aktualizace programu: Pro přechod na rok 2013 potřebujete aktualizaci programu HOTEL-2000 verze 4.97 b1220 (Prosinec 2012). Tuto aktualizaci lze instalovat na libovolnou verzi řady 4.9, tedy na všechny verze uvolněné od roku 2010. Aktuální verzi vaší instalace zjistíte v menu Nápověda - O programu nebo při spouštění programu na úvodním obrázku vpravo dole. Postup aktualizace: 1. Aktualizační program najdete na internetové adrese www.hotel2000.cz v sekci Download nebo Vám ji zašleme na požádání jiným způsobem. Aktualizační soubor se jmenuje: "Hotel-2000 Update ver 4.97 (b1220).exe". Kliknutím na název souboru a potvrzením, že chcete soubor uložit na vašem počítači (liší se dle použitého prohlížeče www) stáhnete aktualizační program z internetu k vám. 2. Postup instalace je shodný s minulými aktualizacemi programu. - Tuto aktualizaci lze instalovat pouze na libovolnou verzi řady 4.9 (to jsou všechny verze uvolněné od roku 2010). Aktuální verzi vaší instalace zjistíte v menu Nápověda - O programu. Máte-li instalovánu verzi starší, proveďte nejprve aktualizaci na uvedenou verzi a teprve potom pokračujte. - Před spuštěním aktualizace nesmí být program HOTEL-2000 spuštěn na žádné stanici v síti!!! - Před spuštěním aktualizace doporučujeme provést kompletní zálohu programu i databází. Vlastní aktualizaci zahájíte spuštěním stáhnutého aktualizačního souboru. Instalační program vás interaktivně provede instalací. Zkontrolujte si pozorně (v horní části obrazovky instalačního programu) zda opravdu instalujete správnou aktualizaci. Musí být označena: HOTEL-2000 - Update na verzi 4.97 b1220 (Prosinec 2012). Při dotazu na cestu, do které chcete aktualizaci instalovat, naveďte instalační program do kořenového adresáře (složky) "HOTEL" na disku, na kterém máte umístěny databáze (většinou síťový disk). Instalace může trvat od několika minut do několika hodin v závislosti na objemu vašich dat, výkonu počítače a počítačové sítě. 3. Pokud si nejste jisti že zvládnete instalaci aktualizace sami, kontaktujte prosím co nejdříve technickou podporu ALTO Praha. 4. Tato nová verze programu obsahuje úpravy potřebné k hladkému přechodu na nové sazby DPH platné od 1.1.2013. Některé funkce popisované v dokumentu dále, jsou k dispozici pouze v této nejnovější verzi programu. Bude-li některá níže popisovaná operace funkční i ve straších verzích, bude to v textu výslovně uvedeno. ALTO PRAHA & Digital Action Hotelové systémy 2
Tabulka sazeb DPH: Poznámka: Níže uvedené informace o automatické změně nastavení platí pouze pro verzi 4.97 b1220 (Prosinec 2012) a případně vyšší! Máte-li instalovánu verzi starší, proveďte ještě před koncem roku 2012 aktualizaci na tuto verzi (viz. předchozí strana). Pro ověření, zda máte připraven systém pro přechod do roku 2013, se můžete podívat i na aktuální nastavení tabulky sazeb DPH. Tuto tabulku najdete v menu Nastavení - Nastavení parametrů Hotel 2000 DPH a zaokrouhlování. Tabulka sazeb musí obsahovat řádek číslo 6 se sazbami DPH platnými od 1.1.2013 (viz. obrázek). Verze 4.97 b1220 (Prosinec 2012) již obsahuje takto nastavenou tabulku automaticky. Neprovedete-li z nějakého důvodu aktualizaci na požadovanou verzi, musíte tabulku sazeb DPH nastavit ručně. Tento postup však důrazně nedoporučujeme. Tabulka sazeb DPH musí být správně nastavena ještě PŘED koncem roku 2012, tedy před půlnocí! ALTO PRAHA & Digital Action Hotelové systémy 3
Automatická změna konfigurace: 1. Program HOTEL-2000 obsahuje ve svých parametrech tabulku platností jednotlivých sazeb DPH. V okamžiku, kdy program zjistí, že se datum změnilo na 1.1.2013 (tedy o půlnoci), ohlásí Vám tuto skutečnost tímto hlášením: Od tohoto okamžiku již neprovádějte žádné operace a ihned ukončete program HOTEL-2000. Nedokončujte prosím ani operaci, kterou máte právě rozpracovánu (např. Check-In nebo Check-Out). 2. Jakmile znovu spustíte program HOTEL-2000 v roce 2013, zobrazí se tato informace s požadavkem na souhlas s automatickou rekonfigurací všech parametrů DPH: Stisknete-li tlačítko Ne bude program ukončen. Stisknete-li tlačítko Ano zobrazí program pro jistotu ještě jeden potvrzovací dotaz: 3. Po potvrzení souhlasu s automatickou změnou všech potřebných parametrů (tlačítkem Ano ), provede program nejprve kompletní zálohu databází: Po dokončení zálohy provede program úpravu sazeb DPH v číselníku typů pokojů, v číselníku služeb, ve skladu drobného zboží a ve všech interface. Máte-li drobný prodej napojen na sklad FOOD, musíte změny DPH provést ve FOODu a poté tyto změny standardním postupem načíst do recepce. Pokud vše proběhne bez problému, zobrazí nakonec program informaci o zdárném dokončení přechodu na nové sazby DPH v roce 2013. ALTO PRAHA & Digital Action Hotelové systémy 4
Způsob řešení změn sazeb DPH v programu: Zákonem (jehož číslo stejně jako loni není ani k 20.12.2012 známo protože ještě nevyšel ve sbírce a teprve včera 19.12.2012 byl schválen poslaneckou sněmovnou) se s účinností od 1.1.2013 mění procenta sazeb daně z přidané hodnoty (DPH) takto: 14% 15% a 20% 21% Dopady změn na provoz aplikace HOTEL-2000 jsou tyto: Pobyt hostů na přelomu roku 2012 / 2013 Hotelové účty hostů, kteří budou ubytování na silvestra 2012, budou obsahovat položky do 31.12.2012 se sazbami DPH 14% a 20% od 1.1.2013 se sazbami 15% a 21%. Protože v programu HOTEL-2000 nelze vytvořit daňový doklad obsahující sazby DPH z více období, je nutno před odjezdem hosta takový hotelový účet rozdělit na dva (částečnou platbou). Toto rozdělení se týká pouze účtů, které obsahují sazby DPH z obou období, tedy těch kteří odjíždějí později než 1.1.2013. Hosté odjíždějící 1.1.2013, mají natíženo poslední ubytování s datem 31.12.2012. Toto rozdělení účtu NENÍ NUTNO dělat ještě před půlnocí 31.12.2012. Program Vám umožní takový hotelový účet rozdělit i později. V následujícím textu rozebereme postup ve všech možných variantách, které mohou v roce 2013 nastat. A) Hotelový účet s položkami pouze z roku 2012: Tato varianta je nejjednodušší. Obsahuje-li hotelový účet pouze položky z minulého roku 2012, upozorní Vás program na tuto skutečnost při pokusu o Check-Out. Účet uzavřete standardním postupem. Program sám zajistí, aby byl vystavený doklad zařazen do číselné řady minulého roku a datum zdanitelného plnění (DUZP) nastaví na 31.12.2012. V případě, že budete provádět částečnou úhradu takového hotelového účtu, zachová se program naprosto stejně. Navíc Vám nabídne automatický přesun položek ze starého roku do pravého sloupce. ALTO PRAHA & Digital Action Hotelové systémy 5
B) Hotelový účet s položkami z roku 2012 i 2013: Při pokusu o Check-Out účtu, který obsahuje kombinaci položek minulého i nového roku, zobrazí program chybové hlášení a operaci přeruší (viz. obrázek vlevo). Tuto situaci je nutno řešit rozdělením účtu na dva samostatné doklady. Jeden bude obsahovat položky se starou sazbou DPH do 31.12.2012 a druhý pak položky z roku 2013. Spusťte proto částečný odjezd hosta. Program Vám nyní nabídne automatický přesun položek ze starou sazbou DPH do pravého okna. Pokračujte ve vystavení dokladu. Program HOTEL-2000 sám zajistí, aby byl vystavený doklad zařazen do číselné řady minulého roku a datum zdanitelného plnění (DUZP) nastaví na 31.12.2012. Jakmile budete mít na položky z minulého roku vystaven doklad, proveďte běžný kompletní odjezd hosta (Check-Out), kterým vyúčtujete zbytek položek z roku 2013 s novými sazbami DPH. Tímto postupem vzniknou dva doklady pro jednoho hosta za jeden pobyt. Je to bohužel nutné v situaci, kdy se z důvodu legislativy mění sazby DPH v průběhu pobytu hosta. ALTO PRAHA & Digital Action Hotelové systémy 6
Zálohy (platby předem) pro podvojné účetnictví Stávající zákon o DPH říká v paragrafu 47 odstavci 2: U zdanitelného plnění se uplatní sazba daně platná ke dni vzniku povinnosti přiznat daň. U přijaté úplaty za zdanitelné plnění se uplatní sazba daně platná pro toto zdanitelné plnění ke dni vzniku povinnosti přiznat daň z přijaté úplaty. (Jinými slovy: je použita stejná metodika jako při změně DPH v letech 2010 a 2011) Vzhledem k výše uvedené citaci zákona, jsou zálohy vystavené v roce 2012 se sazbou 14% či 20%, které však budou uhrazeny, stornovány nebo vyúčtovávány až v roce 2013 v programu HOTEL-2000 řešeny takto: A) Hotelový účet s položkami i zálohou z roku 2012: Tato varianta je nejjednodušší. Obsahuje-li hotelový účet položky i zálohy pouze z minulého roku 2012, upozorní Vás program na tuto skutečnost při pokusu o Check-Out. Účet uzavřete standardním postupem. Program zajistí, aby byl vystavený doklad zařazen do číselné řady minulého roku a datum zdanitelného plnění (DUZP) nastaví na 31.12.2012. V případě, že budete provádět částečnost úhradu takového hotelového účtu, zachová se program naprosto stejně. Navíc Vám nabídne automatický přesun položek ze starého roku do pravého sloupce. Při tomto postupu proběhne vše se starými sazbami DPH tedy 14% a 20%. Variantou tohoto případu je i situace, kdy budou na hotelovém účtu položky ze starého i nového roku a stará záloha s 14% či 20% DPH. Pomocí částečné platby vystavíte doklad na položky z roku 2012 včetně zálohy. Může se stát, že záloha byla přijata na celý pobyt a je proto vyšší nežli součet položek do 31.12.2012. V takovém případě Vám na prvním dokladu vyjde záporná částka k platbě (vrácení peněz zákazníkovi) a na druhém dokladu částka kladná, kterou zase zákazník doplatí. ALTO PRAHA & Digital Action Hotelové systémy 7
B) Hotelový účet s položkami roku 2013 a zálohou z roku 2012: V případě, že budete v roce 2013 uzavírat doklad, na kterém bude vyúčtovávána záloha z roku 2012 se sazbou 14% či 20%, vytvoří program v souladu se zákonem opravné položky, kterými kompenzuje změnu základu DPH a samotnou DPH. První kompenzační položka: Odečte od základu i DPH částky odpovídající dani 15% (resp. 21%) Druhá kompenzační položka: Přičte k základu i DPH částky odpovídající dani 14% (resp. 20%) Tímto postupem dosáhneme toho, že plnění v roce 2013 bude až do výše zálohy daněno starou sazbou DPH. Program takto zvládne všechny varianty s přeplatkem i nedoplatkem zálohy. Na obrázku níže je zobrazena podoba vystaveného daňového dokladu. Položky 4 a 5 jsou kompenzačními položkami při změně sazby DPH oproti záloze. ALTO PRAHA & Digital Action Hotelové systémy 8
C) Úhrada staré zálohové faktury v roce 2013 U zálohové faktury, která byla vystavena v roce 2012 a zákazník ji uhradil až v roce 2013, dojde při zadávání platby do programu HOTEL-2000 ke změně sazby DPH, protože zdanitelným plněním je dle zákona o DPH den platby zálohy. Program tuto situaci zjistí a uživateli nabídne k výběru existující sazby DPH (přednastavená je snížená sazba 15%). Po potvrzení uživatele program změní sazbu DPH a vypočítá novou hodnotu DPH a nový základ daně. Částka včetně DPH se nemění. D) Storno staré zálohy v roce 2013 V případě, že provedete v roce 2013 storno zálohy uhrazené v roce 2012, vystaví na toto storno hotelový program doklad se starými sazbami DPH. Zálohy (platby předem) pro daňovou evidenci U podnikatelů vedoucích Daňovou evidenci (dříve jednoduché účetnictví) platí odlišná pravidla pro příjem plateb předem (záloh). U daňové evidence se na platbu předem (zálohu) nevztahuje DPH. Podnikatel, který vede daňovou evidenci proto NESMÍ při přijetí platby předem vystavit daňový doklad. Při vyúčtování zálohy je pak situace o poznání jednodušší, než u podvojného účetnictví. Datum uskutečnění zdanitelného plnění je konec ubytování (den odjezdu hosta), tento den vzniká povinnost vystavit daňový doklad a přijatá platba předem (záloha) pouze sníží předepsanou částku k platbě, bez dopadu na DPH. Komunikace se systémem FOOD: V systému FOOD platí pro přechod do nového roku, mírně odlišná pravidla. To nejdůležitější z pohledu vazeb mezi pokladnami FOOD a hotelovým systémem je fakt, že pro pokladny FOOD končí starý rok (tedy i staré sazby DPH) až uzávěrkou pokladen. HOTEL-2000 proto pracuje tak, že až do svojí uzávěrky recepce 1.1.2013: - Přijímá platby Na hotel z pokladen FOOD v DPH 14% (resp.20%) a mění datum účtů na 31.12.2012-23:55. - Importuje uzávěrky pokladen FOOD se sazbami DPH 14% a 20%. Na co nezapomenout!!! A.) Je bezpodmínečně nutné, mít ještě před koncem roku 2012 instalovánu poslední verzi programu HOTEL-2000. Pečlivě si prostudujte tento dokument. Proškolte recepční. Zejména ty, které budou sloužit první dny v lednu 2013. B.) Ještě před koncem roku zkontrolujte, zda nemáte v programu HOTEL-2000 aktivní hotelový účet s položkami s ještě staršími sazbami DPH než z roku 2012! To se týká i nevyúčtovaných záloh, aktivovaných dokladů a technických účtů!!! S takovými účty nebude možno od 1.1.2013 pracovat. C.) Ráno 1.1.2013 nespouštějte uzávěrku recepce dříve, než číšníci provedou uzávěrky všech pokladen FOOD a vy přijmete do HOTEL-2000 tržby číšníků (pokud tento import tržeb z pokladen používáte)! Po denní uzávěrce recepce již nebude možno z FOODu starší uzávěrky importovat. Úspěšný nový rok 2013 Vám přeje realizační team HOTEL-2000 ALTO Praha ALTO PRAHA & Digital Action Hotelové systémy 9