č.j.: 243/2014 MĚSTSKÁ ČÁST PRAHA 3 Rada městské části U S N E S E N Í č. 208 ze dne 08.04.2015 Kontrolní řád Rada městské části I. b e r e n a v ě d o m í 1. Kontrolní řád, který je přílohou tohoto usnesení Ing. Vladislava Hujová starostka městské části Mgr. Lucie Vítkovská zástupkyně starostky
K O N T R O L N Í Ř Á D pro provádění finanční kontroly v rámci působnosti městské části Praha 3 Základní ustanovení Tento kontrolní řád upravuje provádění finanční kontroly v rámci působnosti městské části Praha 3. Kontrolní řád je vyhotoven v souladu s následujícími právními předpisy: zákonem č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů, Vyhláškou MFČR 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole a v souladu s Organizačním řádem městské části Praha 3, zákonem č. 255/2012 Sb., o kontrole (dále jen Kontrolní řád). Kontrolní řád vymezuje rozsah a postupy finanční kontroly v rámci městské části Praha 3 a ve vztahu k právnickým osobám založeným a zřízeným městskou částí Praha 3 a ostatním příjemcům veřejné finanční podpory. H L A V A I Článek I. Působnost Tento kontrolní řád je závazný pro všechny orgány městské části Praha 3, žadatele a příjemce veřejné finanční podpory, právnické osoby založené a zřízené městskou částí Praha 3, vyjma obchodních společností, v nichž má městská část majetkovou účast. Tento kontrolní řád se dále vztahuje na kontrolu plnění povinností vyplývajících ze smluvního vztahu založeného mandátní nebo obdobnou smlouvou. 1
Článek II. Finanční kontrola a její hlavní cíle Finanční kontrola je součástí systému finančního řízení zabezpečujícího hospodaření s veřejnými prostředky. Veřejnými prostředky v podmínkách městské části se rozumí (rozpočet MČ, dotace z MHMP, dary, příspěvky apod.) Hlavními cíli finanční kontroly je: - dodržování právních předpisů, vyhlášek hlavního města Prahy a opatření přijatých orgány městské části Praha 3 při hospodaření s veřejnými prostředky k zajištění stanovených úkolů městské části - zajištění ochrany veřejných prostředků proti rizikům, nesrovnalostem nebo jiným nedostatkům způsobeným zejména porušením právních předpisů, nehospodárným, neúčelným a neefektivním nakládáním s veřejnými prostředky nebo trestnou činností - včasné a spolehlivé informování orgánů městské části o nakládání s veřejnými prostředky, o prováděných operací, o jejich průkazném účetním zpracování za účelem účinného usměrňování činnosti orgánu městské části v souladu se stanovenými úkoly - hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy Článek III. Typy finanční kontroly Finanční kontrolu tvoří: 1. veřejnosprávní kontrola 2. finanční kontrola podle mezinárodních smluv 3. vnitřní kontrolní systém, který se člení: a) řídící kontrola b) interní audit H L A V A II Článek I. Veřejnosprávní kontrola 1. Působnost Městská část Praha 3 kontroluje hospodaření s veřejnými finančními prostředky u: 2
příspěvkových organizací žadatelů o veřejnou finanční podporu příjemců veřejné finanční podpory 2. Rozsah Odbory Úřadu městské části Praha 3 (dále jen ÚMČ) v rámci své působnosti stanovené zvláštní částí Organizačního řádu ÚMČ při veřejnosprávní kontrole prověřují podklady předložené kontrolovanými subjekty s cílem ověřit, zdokumentovat a analyzovat ekonomické procesy, hospodárnost, efektivnost a účelovost využití finančních, majetkových a ostatních zdrojů městské části Praha 3. Odbory ÚMČ provádí ve své působnosti kontrolu: předběžnou Při předběžné kontrole se posuzuje, zda plánované a připravované operace odpovídají stanoveným úkolům a jsou v souladu s právními předpisy, schválenými rozpočty nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky. průběžnou Při průběžné kontrole odbory ÚMČ prověřují hospodaření kontrolovaných subjektů s veřejnými prostředky zejména dodržování postupů při uskutečňování, vypořádání a vyúčtování schválených operací. Dále je kontrolována včasnost a přesnost zápisů o uskutečňovaných operacích v zavedených evidencích. následnou Při následné kontrole je prověřováno a zkoumáno zda hospodaření s veřejnými prostředky věrně zobrazuje zdroje, stav a pohyb veřejných prostředků a zda tyto údaje odpovídají skutečnostem rozhodným pro nakládání s veřejnými prostředky. Dále je přezkoumáváno, zda nakládání s veřejnými prostředky splňují kritéria hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti. 3) Provádění kontrol Odbory úřadu městské části v rámci své působnosti stanovené zvláštní částí Organizačního řádu ÚMČ provádí kontrolu předběžnou a průběžnou. Kontrolu následnou provádí odbor kontroly úřadu městské části, ale na základě pověření tajemníka ÚMČ nebo starosty městské části Praha 3 lze provádět i kontrolu předběžnou a průběžnou. 3
Článek III. Plán kontrolní činnosti Odbor kontroly ÚMČ sestavuje roční plán následné veřejnosprávní finanční kontroly. Při sestavování ročního plánu kontrolní činnosti vychází z podnětů starosty městské části a z usnesení rady městské části o finančních prostředcích poskytnutých z rozpočtu městské části. Roční plán kontrol obsahuje zejména: název subjektů, u kterých bude v příslušném kalendářním roce kontrola provedena předpokládaný časový harmonogram plánovaných kontrol Návrh plánu kontrol na příslušný kalendářní rok předkládá vedoucí odboru kontroly ÚMČ nejpozději do 20.2 příslušného kalendářního roku k připomínkám starostovi městské části. Po připomínkovém řízení je předložen návrh plánu kontrol ke schválení radě městské části. Změna plánu kontrol na příslušný kalendářní rok musí být projednána a schválena radou městské části. Článek IV. Pravidla pro provádění předběžné a průběžné veřejnosprávní kontroly Vedoucí jednotlivých odborů ÚMČ ve své působnosti zabezpečí provedení jednotlivých typů finančních kontrol. Z provedené předběžné a průběžné finanční kontroly je pořízen zápis nebo zpráva. Na základě zjištění z provedené kontroly navrhne odpovědný zaměstnanec, který kontrolu provedl opatření k odstranění zjištěných nedostatků. Odpovědný zaměstnanec provede kontrolu o odstranění zjištěných nedostatků. Článek V. Pravidla pro provádění následné veřejnosprávní kontroly Na základě schváleného plánu kontrol uloží rada městské části odboru kontroly ÚMČ provedení veřejnosprávních kontrol. 4
Vzájemné vztahy mezi odborem kontroly ÚMČ a kontrolovanými subjekty při výkonu veřejnosprávní kontroly na místě se řídí kontrolním řádem, nestanoví-li tento zákon jinak. Vlastní činnost odboru kontroly ÚMČ na úseku kontrol je organizována formou kontrolní skupiny jmenované vedoucím odboru kontroly ÚMČ. Vedoucí kontrolní skupiny informuje vedoucí zaměstnance kontrolovaného subjektu o složení skupiny provádějící kontrolní akci. Zaměstnanci odboru kontroly ÚMČ musí mít umožněn přístup k dokladům kontrolovaného subjektu. Jsou oprávněni, po předchozím oznámení, vstupovat na všechna pracoviště, kromě pracovišť podléhajícím zvláštním bezpečnostním předpisům. Při zahájení kontrolní akce předá vedoucí kontrolní skupiny vedoucímu zaměstnanci kontrolovaného subjektu příslušná pověření, seznam požadovaných dokladů a projedná s ním další požadavky kontrolní skupiny. Na základě kontrolních zjištění je pořízen protokol, který zahrnuje všechna podstatná zjištění z provedené kontroly. Tento protokol je předán vedoucímu zaměstnanci kontrolovaného subjektu, který má možnost do 15 dnů ode dne seznámení s protokolem a jeho předáním podat písemnou formou odůvodněné námitky. Článek VI. Námitky Námitky se podávají písemně, musí z nich být zřejmé, proti jakému kontrolnímu zjištění směřují, a musí obsahovat odůvodnění nesouhlasu s tímto kontrolním zjištěním. Vyřizování námitek se řídí ustanovením 14 Kontrolního řádu v platném znění. Protokol spolu s vypořádanými námitkami je předán k projednání radě městské části. Článek VII. Povinnosti kontrolovaných subjektů Právnické osoby založené a zřízené městskou částí Praha 3, žadatelé a příjemci veřejné finanční podpory a další subjekty uvedené v článku I. tohoto kontrolního řádu jsou povinny: 5
Vytvořit základní podmínky pro výkon kontroly, zejména jsou povinny poskytnout součinnost odpovídající oprávněním zaměstnancům provádějícím kontrolu. Umožnit zaměstnancům provádějícím kontrolu vstup na všechna pracoviště s výjimkou pracovišť podléhajícím zvláštním bezpečnostním předpisům. Předat všechny potřebné originální doklady a další písemnosti ve stanovených lhůtách, dále poskytnout pravdivé a úplné informace o zjišťovaných a souvisejících skutečnostech a podat vysvětlení nezbytné k provedení kontroly. Podat ve lhůtě stanovené kontrolním orgánem, nebo radou městské části písemnou zprávu o odstranění zjištěných nedostatků z následné veřejnosprávní kontroly. Článek VIII. Oprávnění a povinnosti zaměstnanců provádějících kontrolu 1. Zaměstnanci ÚMČ pověření k provedení kontroly jsou oprávněni: Vstupovat do objektů, zařízení, provozů, na pozemky a do dalších prostor s výjimkou obydlí, jež vlastní nebo užívá kontrolovaná osoba anebo jinak přímo souvisí s výkonem a předmětem kontroly. Do obydlí je kontrolující oprávněn vstupovat jen tehdy, je-li obydlí užívané k podnikání nebo provozování jiné hospodárné činnosti. Požadovat na kontrolovaném subjektu, aby ve stanovených lhůtách předložil originální doklady a další písemnosti, kromě dokladů obsahujících utajované skutečnosti dle zákona č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů. Požadovat na kontrolovaném subjektu poskytnutí pravdivých a úplných informací o zjišťovaných a souvisejících skutečnostech. Požadovat, aby kontrolované subjekty podaly ve stanovené lhůtě písemnou zprávu o odstranění zjištěných nedostatků z provedené následné veřejnosprávní kontroly. Z následné veřejnosprávní kontroly ukládat pokuty dle 20 a 20a zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů. 2. Zaměstnanci ÚMČ pověření k provedení kontroly jsou povinni: Zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozvěděl při výkonu kontroly. V souladu s ustanovením 22 odst. 6 zákona 320/2001 Sb., o finanční kontrole, informovat o závažných zjištěních z vykonaných finančních kontrol Ministerstvo financí ČR nejpozději do jednoho měsíce od ukončení kontroly. 6
Povinnost oznamovat státnímu zástupci nebo policejním orgánům skutečnosti nasvědčující tomu, že byl spáchán trestný čin při zjištění neoprávněného použití, zadržení, ztráty nebo poškození veřejných prostředků v hodnotě přesahující 300 000,- Kč. Tím není dotčena povinnost sdělit příslušnému správci daně zjištění o porušení rozpočtové či daňové kázně. Nevyužívat informací získaných při provádění kontrol k osobnímu a hmotnému prospěchu svému ani osob jemu blízkých. Oznámit neprodleně svému nadřízenému veškeré skutečnosti, které by mohly vyvolat důvodné pochybnosti o jejich nepodjatosti při provádění kontrol a to z důvodu jeho osobního vztahu ke kontrolovanému subjektu či jeho zaměstnancům. Oznámit kontrolovanému subjektu zahájení kontroly a předložit pověření k provedení kontroly. Pořizovat o výsledcích předběžných a průběžných kontrol zápis nebo zprávu a u následných kontrol protokol. Článek IX. Pokuty Za maření veřejnosprávní kontroly vykonávané na místě (za nevytvoření podmínek pro výkon kontroly a neposkytnutí potřebné součinnosti), může zaměstnanec pověřený ke kontrole podat návrh na uložení pokuty dle 15 a 16 zákona č. 255/2012 Sb., Kontrolního řádu. Za nepřijetí nebo neplnění přijatých opatření k nápravě nedostatků může zaměstnanec pověřený ke kontrole podat návrh na uložení pokuty dle 20 a 20a zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. V řízení o uložení pokut se postupuje dle zákona 280/2009 Sb., Daňový řád. Pokuty jsou příjmem rozpočtu městské části. H L A V A III Článek I. Finanční kontroly podle mezinárodních smluv Finanční kontrola podle mezinárodních smluv je finanční kontrolou prostředků poskytnutých městské části Praha 3 prostřednictvím Národního fondu, nebo jiných prostředků ze zahraničí. 7
Kontrolu těchto finančních prostředků mohou vykonávat mezinárodní organizace svými kontrolními orgány nebo určenými zmocněnci. Na vyžádání mezinárodních organizací provede tuto kontrolu městská část svými kontrolními orgány. Způsob provádění finanční kontroly by měl být stanoven příslušnou mezinárodní smlouvu. Městská část musí zabezpečit centrální evidenci příjemců zahraničních prostředků. Městská část je povinna poskytnout Ministerstvu financí informace o finančních kontrolách a jejich výsledcích, které poskytla mezinárodním organizacím na základě jejich vyžádání. H L A V A IV Článek I. Vnitřní kontrolní systém Městská část Praha 3 v rámci své odpovědnosti má zaveden systém finančního řízení dle ustanovení 3 zákona č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole. Rozsah pravomocí a odpovědností vedoucích a ostatních zaměstnanců při nakládání s veřejnými prostředky, včetně úplného a přesného vymezení povinností ve vztahu k jimi plněným úkolům je stanoven Organizačním řádem ÚMČ Praha 3 a popisem pracovních činností. Vnitřní kontrolní systém se člení na řídící kontrolu a interní audit. Článek II. Řídící kontrola Tato finanční kontrola je prováděna při plánování, přípravě operací před jejich schválením, při průběžném sledování uskutečňovaných operací až do jejich konečného vypořádání, vyúčtování a následného prověření vybraných operací v rámci hodnocení dosažených výsledků a správnosti hospodaření. Ve vnitřním kontrolním systému ÚMČ se uplatní při výkonu předběžné, průběžné a následné řídící kontroly schvalovací, operační, hodnotící a revizní postupy nebo jejich kombinace, které organizuje, řídí a zajišťuje starosta městské části nebo pověření zaměstnanci. Pro účely řídící kontroly jsou stanoveny tyto funkce příkazce operace, správce rozpočtu, hlavní účetní. 8
Článek III. Postupy řídící kontroly 1) Schvalovací postupy Postupy vykonávanými příkazcem operace, správcem rozpočtu a hlavním účetním se zajistí předběžná kontrola operace a) před učiněním právního úkonu městské části, kterým vzniká nárok na veřejný příjem nebo závazek k veřejnému výdaji b) po vzniku nároku nebo závazku Předběžnou kontrolu při správě veřejných příjmů před vznikem nároku městské části zajistí ve své působnosti příkazce operace. a) Příkazce operace schvalovacím postupem prověří soulad připravované operace se stanovenými úkoly a cíly a schválenými záměry městské části, správnost operace zejména ve vztahu k dodržení právních předpisů, dodržení kritérií stanovených pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy, přijetí opatření k vyloučení finančních, právních a jiných rizik při uskutečňování připravované operace Předběžnou kontrolu při správě veřejných příjmů po vzniku nároku městské části zajistí ve své působnosti příkazce operace a hlavní účetní. a) Příkazce operace prověří správnost určení dlužníka, výši a splatnost vzniklého nároku městské části. Vystaví pokyn k plnění veřejných příjmů opatřený svým podpisem, který předá hlavnímu účetnímu. b) Hlavní účetní prověří soulad podpisu příkazce operace s podpisovými vzory, správnost určení dlužníka, výši a splatnost vzniklého nároku a prověří účetní případ z hlediska právních předpisů pro vedení účetnictví. Shledá-li hlavní účetní při předběžné kontrole nedostatky, přeruší schvalovací postup a oznámí písemně své zjištění příkazci operace. Neshledá-li hlavní účetní nedostatky, předá pokyn k plnění veřejných příjmů opatřený svým podpisem. Předběžnou kontrolu při řízení veřejných výdajů před vznikem závazku městské části zajistí ve své působnosti příkazce operace a správce rozpočtu. a) Příkazce operace prověří schvalovacím postupem nezbytnost připravované operace k zajištění stanovených úkolů a cílů a schválených záměrů městské části, správnost operace zejména ve vztahu k dodržení právních předpisů, dodržení kritérií stanovených pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy, přijetí opatření 9
k vyloučení finančních, právních a jiných rizik při uskutečňování připravované operace, ověří postup a podmínky stanovené pro zadávání veřejných zakázek. Je-li kontrolní postup ukončen, příkazce operace potvrdí svým podpisem podklad k přípravě závazku, který předá správci rozpočtu. b) Správce rozpočtu schvalovacím postupem prověří oprávnění příkazce operace k úkonům, soulad se schválenými veřejnými výdaji, shodu s pravidly stanovenými předpisy pro financování městské části, prověření operace v souvislosti s rozpočtovými riziky. Pokud nezjistí správce rozpočtu nedostatky, vrátí potvrzený doklad příkazci operace. Správce rozpočtu na návrh příkazce operace může k zajištění provozních potřeb k běžné a pravidelné činnosti městské části podepsat limitovaný příslib, což je doklad o kontrolním zajištění krytí předpokládaných závazků ve stanoveném limitu. Limitovaný příslib je předán součastně příkazci operace a hlavnímu účetnímu. Pokud se jedná o operace s připojenými omezovacími podmínkami ze strany správce rozpočtu, jde o individuální příslib. Předběžnou kontrolu při řízení veřejných výdajů po vzniku závazku městské části zajistí ve své působnosti příkazce operace a hlavní účetní. a) Příkazce operace schvalovacím postupem prověří správnost určení věřitele, výši a splatnost závazku a soulad výše závazku s individuálním nebo limitovaným příslibem. Vystaví pokyn k plnění opatřený svým podpisem a předá jej hlavnímu účetnímu k zajištění platby. b) Hlavní účetní prověří schvalovacím postupem soulad podpisu příkazce operace k zajištění platby, soulad údajů o věřiteli, výši a splatnosti vzniklého závazku městské části s údaji ve vydaném pokynu k zajištění platby (zda se jedná o příslib individuální nebo limitovaný), prověří uskutečnění účetního případu podle právních předpisů k vedení účetnictví. Pokud zjistí hlavní účetní při předběžné kontrole nedostatky, přeruší schvalovací postup. 2) Operační postupy Operačními postupy řídící kontroly se zajistí průběžná kontrola úplnosti a přesnosti průběhu operací. Slouží ke sledování a usměrňování provozních a finančních funkcí a to od vzniku nároku nebo závazku až do okamžiku ukončení prováděných operací. Zajišťují prověření úplného a přesného průběhu operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování v souladu 10
s právními předpisy a vnitřními organizačními normami přijatými městskou částí. Zahrnují kontrolní techniky za účelem minimalizace možných rizik při uskutečňování finančních operací. 3) Hodnotící postupy Zajišťují vyhodnocení údajů o provedených operacích ukládaných v informačních systémech a obsažených v účetních a statistických výkazech, hlášeních a zprávách. Tyto postupy dále zjišťují porovnání se schválenými rozpočty a vyhodnocení hospodaření městské části. 4) Revizní postupy Revizní postupy se uplatní při následné řídící kontrole správnosti vybraných operací. U vybraných operací se prověří a vyhodnotí skutečnosti rozhodné pro hospodaření s veřejnými prostředky. Postupy řídící kontroly jsou rozpracovávány i v dalších interních normách ekonomického charakteru. Článek IV. Podávání zpráv Řídící kontrola prověřuje úplnost a oprávněnost finančních operací prováděných městskou částí. Pokud je při průběžné a následné řídící kontrole zjištěno nehospodárné, neefektivní, neúčelné anebo neoprávněné nakládání s veřejnými finančními prostředky, je povinností kontrolujícího zaměstnance písemně oznámit tuto skutečnost bez odkladu starostovi městské části nebo jím pověřeným zaměstnancům. V případě zjištěných nedostatků z kontroly musí být pořízen písemný záznam. Článek V. Interní audit Interní audit je nezávislé a objektivní přezkoumávání a vyhodnocování přiměřenosti a účinnosti řídící kontroly, včetně prověřování správnosti vybraných operací. Audit je součástí vnitřního kontrolního systému ÚMČ. 11
Článek VI. Vymezení působnosti interního auditu Činnost interního auditu na ÚMČ zajišťuje útvar interního auditu, který je v přímé řídící působnosti starosty městské části Praha 3. Auditor předkládá starostovi městské části včasné a objektivní informace o stavu řídících a kontrolních procesů, o efektivnosti řízení rizik, o účinnosti vnitřního kontrolního systému a doporučení k přijetí opatření k nápravě zjištěných nedostatků. Rámec činnosti je dán 28 až 31 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, v platném znění. H L A V A V Článek I. Podávání ročních zpráv z finančních kontrol a interního auditu V souladu s Vyhláškou MF ČR č. 416/2004 Sb., bude Roční zpráva o výsledcích finančních kontrol předložena radě městské části ke schválení do 10.2 následujícího roku. Roční zpráva bude v elektronické podobě, prostřednictvím informačního systému FKVS odeslána v termínu do 15.2 následujícího roku na MHMP. Příspěvkové organizace zřízené městskou částí zašlou městské části, prostřednictvím informačního systému FKVS zprávu o výsledcích finančních kontrol ve zkráceném rozsahu do 20.1 následujícího roku. H L A V A VI Závěrečná ustanovení Tento kontrolní řád nabývá účinnosti dnem schválení radou městské části. 12
Důvodová zpráva Odborem kontroly Úřadu městské části Praha 3 byl aktualizován kontrolní řád. Tato aktualizace byla provedena z důvodu novelizace zákona č. 255/2012 Sb., o kontrole (Kontrolní řád) a aktualizace zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. Tyto zákony jsou procesní normy, které upravují základní postupy při finanční kontrole v rámci městské části Praha 3 a ve vztahu k právnickým osobám založeným a zřízeným městskou částí Praha 3 a ostatním příjemcům veřejné finanční podpory.