PRIMÁRNÍ SYSTÉM DOHLEDU Z POHLEDU MANAŽERA Eva Janoušková
Obsah: 1. Cesta k definici 1. Primární systém dohledu x primární systém kontrol 2. Primární systém dohledu x vnitřní kontrolní systém 3. Primární systém dohledu x FM & C 2. Finanční řízení a kontrola 1. Okruh stanovování cílů a rozpočty 2. Okruh řídící kontrola 3. Okruh dokumentace 4. Okruh informační systém 3. Teorie a praxe aneb pohled manažera a interního auditora
Cesta k definici? PRIMÁRNÍ SYSTÉM DOHLEDU PRIMÁRNÍ SYSTÉM KONTROL
Primární systém kontrol Primární systém kontrol = Ověřování 1. stupně (Management Verification) pojem z prostředí čerpání prostředků z EU fondů Definice: Řídící nebo zprostředkující subjekty musí ověřovat, že: produkty a služby byly dodány, výdaje jsou skutečné a oprávněné a projekty jsou v souladu se zákony a pravidly EU. Dva hlavní typy: administrativní ověřování (100% operací) ověřování na místě (vzorek operací) Legislativní rámec: v minulém období článek č. 4 Nařízení EK(ES) č. 438/2001 Nyní článek 60(b) nařízení Rady (ES) 1083/2006 a článek 13(2-5) nařízení EK (ES) č.1828/2006 Zákon č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole (řídící kontrola) Metodika finančních toků MF
Cesta k definici PRIMÁRNÍ SYSTÉM DOHLEDU PRIMÁRNÍ SYSTÉM KONTROL
Cesta k definici? PRIMÁRNÍ SYSTÉM DOHLEDU VNITŘNÍ KONTROLNÍ SYSTÉM
Vnitřní řídící a kontrolní systém Vnitřní řídicí a kontrolní systém proces, uskutečňovaný představenstvem a dozorčí radou společnosti, managementem i ostatními zaměstnanci s cílem poskytnout přiměřené ujištění o plnění cílů organizace v následujících kategoriích: efektivnost a účinnost operací spolehlivost finančního výkaznictví soulad s legislativou a ostatními platnými předpisy Výchozí rámec: Internal Control Integral Framweork z roku 1994, vydáno profesním neziskovým sdružením soukromého a odborného sektoru
Cesta k definici PRIMÁRNÍ SYSTÉM DOHLEDU VNITŘNÍ KONTROLNÍ SYSTÉM
Další otázky a odpovědi Není tedy ten primární systém dohledu něco, co jako manažer potřebuji? Není primární systém dohledu nástroj, který místo mne a nebo spolu se mnou kontroluje, dohlíží? Není primární systém dohledu proces, který si mohu v rámci svých pravomocí nastavit a v rámci svých odpovědností využívat? Pokud ano, tak primární systém dohledu kontroluje, dohlíží: systémově primárně (v první linii.., na prvním místě) a na všechno, za co jako manažer zodpovídám
A závěr? tedy vlastně začátek SYSTÉM PRIMÁRNÍHO DOHLEDU SYSTÉM FINANČNÍHO ŘÍZENÍ A KONTROLY (FM&C), který tvoří administrativní a finanční řídící a kontrolní mechanismy zavedené a provozované v odpovědnosti managementu.
A závěr? tedy vlastně začátek Důraz je přitom kladen na kritéria hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti administrativního rozhodování při přijímání cílů a jejich vlastní realizaci v procesu zajišťování veřejné správy. Důvodem je to, že ve svém konečném důsledku jsou tato administrativní rozhodnutí vždy spojena s nároky na použitelné zdroje.
Pojem FM & C za velkou louží aneb funguje to v praxi? Např. v Armádě USA existuje útvar FM & C, jehož úkolem je: sestavit, předložit a obhájit rozpočet armády v Kongresu a před americkým lidem, dohlížet na správné a efektivní využití zdrojů pro dosažení cílů, které byly Armádě přiděleny, poskytovat aktuální, přesné a spolehlivé finanční informace k tomu, aby manažeři začlenili tyto úvahy do svých rozhodnutí, poskytovat transparentní zprávy Kongresu a americkému lidu o využívání odpovídajících zdrojů a dosahování obecných cílů, stanovených Armádě i o dosahování výkonnostních cílů řídit a koordinovat programy pro výběr, vzdělávání a profesní rozvoj personálních zdrojů Armády
Finanční řízení a kontrola - východiska Plánovací procesy, cíle Rozhodovací procesy Analýza rizik Vznik veřejného výdaje Dokumentace Informační systém Veřejná služba v požadované kvalitě
Finanční řízení a kontrola - náplň Do systému FM&C spadají řídící a kontrolní mechanismy: pro plánování a schvalování veřejných rozpočtů, programů, projektů a smluv nebo jiných rozhodnutí o nakládání s veřejnými prostředky, včetně mechanismu pro zjišťování, vyhodnocování a přijímání opatření k minimalizaci provozních, finančních, právních a jiných rizik vznikajících v souvislosti s plněním schválených záměrů a cílů veřejné správy a zahrnuje organizační strukturu rozdělení odpovědností a oddělení neslučitelných pravomocí výkon správy veřejných příjmů, řízení, veřejných výdajů, nakládání s aktivy a pasivy, provádění pokladních operací, vedení veřejného účetnictví Strana 14
Finanční řízení a kontrola náplň Do systému FM&C spadají řídící a kontrolní mechanismy pro: provádění předběžných kontrol při nakládání s veřejnými prostředky, průběžné sledování uskutečňovaných programů, projektů a smluv (objednávek) nebo jiných rozhodnutí o nakládání s veřejnými prostředky do jejich vypořádání a vyúčtování, postupy k přípravě, zpracování a ukládání finančních a dalších dokumentů za účelem zajištění transparentnosti, efektivnosti a přezkoumatelnosti uvedených procesů
Finanční řízení a kontrola náplň Do systému FM&C spadají řídící a kontrolní mechanismy pro: Inspekci negativních jevů realizovanou na základě vnitřních a vnějších podnětů jako součást manažerské odpovědnosti k zajištění ochrany veřejných prostředků proti rizikům, nesrovnalostem nebo jiným nedostatkům způsobeným zejména porušením právních předpisů, nehospodárným, neúčelným a neefektivním nakládáním s veřejnými prostředky nebo trestnou činností, informační systém (zpravodajství, výkaznictví a statistika) o výsledcích při zajišťování schválených záměrů a cílů, včetně hospodaření v rámci rozpočtu (cash-flow management), následných kontrol a vyhodnocení důsledku na celkovou finanční a majetkovou situaci na všech úrovních veřejné správy v reálném čase, realizaci politiky zlepšování kvality veřejných služeb (např. CAF). Strana 16
Prvky FM & C I. Okruh ROZPOČET CÍLE Rozhodnutí o veřejném výdaji Management kvality Výkonnostní cíle (kritéria) Cíle Rozpočet Projektu, programu, operace Rozpočtový výhled Roční rozpočet
Rozpočet, cíle: teorie x praxe Organizace má vizi, rozpadající se na strategické cíle, akční plány Střednědobý výhled vychází ze strategických cílů Roční rozpočet navazuje na střednědobý výhled a vychází ze strategických cílů a akčních plánů V případě, že vedení uskuteční nové strategické rozhodnutí, reaguje střednědobý výhled a roční rozpočet změnou Pravidelně je ověřováno a hodnoceno plnění cílů a naplňování hodnot ve vizi
Rozpočet, cíle: teorie x praxe Pravidelně je vyhodnocováno a ověřováno plnění střednědobého výhledu a rozpočtu Cíle, výhled a rozpočty včas reagují na vnější změny Jsou aplikovány principy managementu kvality Jednotlivé veřejné výdaje vedou k naplnění cílů (provozních, integrity informací a souladu činnosti orgánu veřejné správy s vnitřní a vnější legislativou)
Prvky FM & C II. Okruh ŘÍDÍCÍ KONTROLA Inspekce negativních jevů Rozhodnutí o veřejném výdaji Následná kontrola Rozdělení pravomocí a odpovědností Průběžná kontrola Analýza rizik Předběžná kontrola
Řídící kontrola: teorie x praxe Jsou jasně definovány pravomoci a odpovědnosti Je zaveden princip čtyř očí a dvou podpisů Je zaveden systém schvalujícího úředníka a hlavní účetní Veřejné výdaje a příjmy jsou pod trvalou kontrolou odpovědných osob a to jako kontrola předběžná, průběžná i následná se správnou frekvencí Řízení rizik naplňuje principy integrovaného systému řízení rizik Analýza rizik je aplikována při rozhodování o veřejném výdaji nebo veřejném příjmu
Řídící kontrola: teorie x praxe Existuje správně zavedený systém vnitřní legislativy Existují popisy pracovních činností Pro všechny operace jsou nastavena kritéria 3 E, která jsou průběžně vyhodnocována Ve všech procesech jsou nastaveny odpovídající kontroly Kontroly jsou zdokumentovány Systém kontrol je pravidelně monitorován
Prvky FM & C III. Okruh DOKUMENTACE Informační systém Rozhodnutí o veřejném výdaji Uchování dokumentů Příprava, dokumentů Zpracování dokumentů
Dokumentace: teorie a praxe Ke každé operaci (tedy veřejnému výdaji nebo veřejnému příjmu) existuje příslušná dokumentace (auditní stopa) pro všechny fáze: rozhodnutí o veřejném výdaji nebo příjmu vznik veřejného výdaje/příjmu finanční realizace veřejného výdaje/příjmu vypořádání veřejného výdaje/příjmu Dokumenty jsou zpracovány a zaznamenány v příslušných informačních systémech Dokumenty jsou archivovány Informace, obsažené v dokumentech jsou zachyceny v databázích
Prvky FM & C IV. Okruh INFORMAČNÍ SYSTÉM Zpravodajství Rozhodnutí o veřejném výdaji Cash-flow management Účetnictví Výkaznictví
Informační systém: teorie a praxe Manažerský informační systém zpracovává nesetříděné údaje z databází podle požadavků uživatelů a přispívá ke zkvalitnění plnění cílů. Výsledky dotazů se zobrazují v grafech, tabulkách, reportech. Rozpočetnictví eviduje střednědobý výhled, roční rozpočet, rozpočtové změny a poskytuje údaje pro sledování a vyhodnocování plnění rozpočtu až po úroveň jednotlivých operací
Informační systém: teorie a praxe Účetnictví je správné, úplné, průkazné, srozumitelné, přehledné a vedené způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů a poskytuje pravdivé informace pro výkaznictví a pro sledování vývoje pokladní hotovosti Výkazy jsou správně interpretovány a využívány Jsou zavedeny postupy pro řízení zadluženosti a likvidity Jsou zavedeny postupy k zabezpečení platebního styku Jsou zavedeny postupy pro předávání zpráv o výsledcích kontrol, o plnění střednědobého výhledu, ročního rozpočtu a cílů.
Zásady V celém systému FM & C jsou uplatňovány tyto zásady: Zásada zdravého finančního řízení a přiměřenosti = zásada transparentnosti, efektivnosti, účelnosti a hospodárnosti Zásada oddělení výkonných povinností a pravomocí od kontrolních, analytických a hodnotících funkcí Zásada legality systém musí odpovídat platným právním předpisům, zejména ustanovením obsaženým v rozpočtových pravidlech Komplexnost systém musí zahrnovat opatření pro řízení a kontrolu všech příjmů (výnosů), výdajů (nákladů) a aktiv a pasiv
Zamyšlení na závěr Proč je výhodou, když se z interního auditora stane manažer? Proč by se manažeři měli vzdělávat v oblasti vnitřních kontrol? A další otázky?