P A R D U B I C K Ý K R A J Zpráva o výsledcích finančních kontrol za rok 2004 A. Pardubický kraj krajský úřad I. Souhrnné zhodnocení výsledků finančních kontrol a přiměřenosti a účinnosti zavedeného systému finanční kontroly 1. Zhodnocení výsledků řídící kontroly, výsledků interního auditu a přiměřenosti a účinnosti vnitřního kontrolního systému ve smyslu 25 zákona o finanční kontrole Kontrolní systém v rámci Pardubického kraje měl v roce 2004 vytvořeny příznivé podmínky, např. přesné vymezení v konkrétních vnitřních normách, schválených ředitelem úřadu, a to směrnicemi č. 1/2003 - Systém kontrolní činnosti (účinnost od 1.1.2003 do 30.6.2004), 10/2003 - Směrnice pro přezkušování a oběh účetních dokladů (účinnost od 1.1.2004), 11/2003 - Systém finanční kontroly (účinnost od 1.1.2004), 5/2004 - Systém kontrolní činnosti (účinnost od 1.7.2004). Ve vnitřních normách úřadu č. 10/2003 a č. 11/2003 byly upraveny povinnosti, které vyplývaly ze zákona o finanční kontrole (dále jen zákon ) a prováděcí vyhlášky - např. schéma provádění řídící kontroly, postup při provádění řídící kontroly před uskutečněním veřejných výdajů, popis činností prováděných v rámci schvalovacího postupu (příkazce operace, správce rozpočtu, hlavní účetní), organizační příslušnost a provádění finanční kontroly v rámci úřadu včetně finanční kontroly vůči zřizovaným příspěvkovým organizacím. Hlavním cílem systému finanční kontroly je hospodárný a efektivní výkon veřejné správy včetně hospodárného, efektivního a účelného použití veřejných prostředků kraje. Za zavedení a udržování systému finanční kontroly je odpovědný ředitel úřadu v rámci své řídící pravomoci a odpovědnosti ve smyslu ustanovení 2 a 25 zákona. Za zajišťování a konkrétní výkon finanční kontroly v souladu s příslušnými právními předpisy a vnitřními normami úřadu zodpovídají jednotliví vedoucí zaměstnanci. Za účelem zabezpečení trvalého přístupu každého zaměstnance k aktuálním údajům, které se týkají jeho práce, byla v roce 2004 vydána vnitřní organizační směrnice č. OS/1/2004 - Řízení dokumentů a údajů s účinností od 21.6.2004. Řídící finanční kontrolu podle 26 a 27 zákona zajišťují a provádějí vedoucí zaměstnanci úřadu a dále jimi určení zaměstnanci. O provedené řídící finanční kontrole se povinně vyhotovuje písemný záznam, který zůstává jako originál u vyhotovitele. Prověření a posouzení spolehlivosti a účinnosti řídící finanční kontroly u každého odboru krajského úřadu je předmětem každoročního interního auditu (v roce 2004 se jednalo o interní audit č. 3/2004) včetně posouzení plnění přijatých opatření ředitele úřadu. Při výkonu předběžné, průběžné a následné řídící finanční kontroly nebyla v roce 2004 Roční zpráva předkladatele Pardubický kraj za rok 2004 - pořízeno dne 4. 3. 2005 14:26:00 hod. Stránka 1 z 7
zjištěna žádná závažná zjištění ani rozpor s příslušnými právními a vnitřními předpisy. Nebylo rovněž zjištěno nehospodárné, neefektivní a neúčelné nakládání s veřejnými prostředky kraje. Interní audit u Krajského úřadu Pardubického kraje je obsahově a kompetenčně vymezen zejména ve vnitřním organizačním řádu a dále ve směrnici č. 11/2003 - Systém finanční kontroly. Tento útvar (oddělení) je přímo podřízen řediteli úřadu, čímž je splněna povinná nezávislost tohoto útvaru. Personálně byl interní audit v roce 2004 zajišťován 2 zaměstnanci, z toho 1 vedoucí oddělení. V souladu se zákonem vycházel výkon interního auditu v roce 2004 ze střednědobého a z ročního plánu, které byly schváleny ředitelem úřadu. Plán interního auditu na rok 2004 obsahoval provedení 6 auditů, v průběhu roku byl plán aktuálně doplněn a rozšířen o další 2 audity. Všech 8 interních auditů bylo v roce 2004 řádně provedeno a dokončeno včetně vyhotovení závěrečné zprávy a doporučení pro ředitele úřadu k přijetí opatření. Ředitelem úřadu přijatá opatření byla následně projednávána na poradách vedoucích odborů a uvedena v příslušném zápisu včetně konkrétní odpovědnosti vedoucích zaměstnanců za splnění. Přínosem těchto opatření bylo např. zdokonalení systému schvalování závazků kraje, zpřesnění 3 vnitřních norem, nové vydání 1 vnitřní směrnice, zlepšení bezpečnosti informací. V rámci provedených interních auditů nebyly v roce 2004 zjištěny žádné závažné nedostatky z hlediska hospodaření ani z hlediska fungování vnitřního kontrolního systému. Nebyl zjištěn důvod pro písemné upozornění ředitele úřadu ve smyslu ustanovení 31 odst. 2 zákona. V rámci vnitřního kontrolního systému Krajského úřadu Pardubického kraje bylo odborem školství, mládeže a sportu učiněno 1 závažné zjištění, a sice neoprávněné vyplácení vyšší mzdy řediteli 1 příspěvkové organizace zřizované Pardubickým krajem (Plavecká škola v Ústí nad Orlicí), než jaká mu byla stanovena. Na vzniklý přeplatek, který byl vyčíslen částkou 234.505,-- Kč, byla s uvedenou osobou sepsána dohoda o vrácení neoprávněného obohacení ve 3 splátkách, přičemž k dnešnímu dni byly již první dvě splátky uhrazeny. Po zjištění bylo podáno trestní oznámení Policii ČR, okresní ředitelství v Ústí nad Orlicí k prošetření pro podezření ze spáchání trestného činu. Dne 31.12.2004 bylo Krajskému úřadu Pardubického kraje doručeno usnesení Policie ČR, služby kriminální policie a vyšetřování ve Vysokém Mýtě čj. ČTS : ORUO-892/OHK-2004 ze dne 23.12.2004, kterým byla předmětná věc odložena, protože se nejedná o podezření z trestného činu. Ve smyslu ustanovení 22 odst. 6 zákona byla v dané věci dne 14.2.2005 podána písemná informace MF ČR (čj. KrÚ 5643/2005 OŠMS). Zavedený vnitřní kontrolní systém Pardubického kraje je každoročně prověřován a vyhodnocován z hlediska přiměřenosti a účinnosti. Průběžnými aktualizacemi příslušných vnitřních směrnic je upravován a zlepšován. Za rok 2004, po 3 letech jeho fungování, jej hodnotíme jako přiměřený a dostatečně účinný pro zajištění hospodárného, efektivního a účelného výkonu veřejné správy. Tato přiměřenost a účinnost bude posuzována a vyhodnocována i nadále. 2. Zhodnocení výsledků veřejnosprávních kontrol vykonávaných podle 8, 9 a 11 zákona o finanční kontrole včetně zhodnocení přiměřenosti a účinnosti zavedeného systému této kontroly Veřejnosprávní kontrola v rámci Krajského úřadu Pardubického kraje je obsahově a kompetenčně vymezena ve vnitřní směrnici č. 11/2003 - Systém finanční kontroly. Předběžnou a průběžnou veřejnosprávní kontrolu zajišťují a provádějí výhradně pracovníci příslušných odborů úřadu. V souladu s ustanovením 29 odst. 4 zákona následnou veřejnosprávní kontrolu zabezpečuje a provádí oddělení interního auditu, a to výběrovým způsobem ve spolupráci s dotčenými odbory úřadu. Na rozdíl od písemného stanoviska MF ČR čj. 171/58 658/19 595/2003 ze dne 22.7.2003 zaslaného řediteli Krajského úřadu Roční zpráva předkladatele Pardubický kraj za rok 2004 - pořízeno dne 4. 3. 2005 14:26:00 hod. Stránka 2 z 7
Pardubického kraje byla i v roce 2004 předběžná veřejnosprávní kontrola prováděna převážně plošným způsobem, tj. u všech žadatelů (příjemců) o veřejnou finanční podporu, o čemž svědčí níže uvedené údaje v tabulce. Počet uskutečněných veřejnosprávních kontrol v roce 2004 celkem 4.022 z toho : předběžných 2.643 průběžných 1.304 následných 75 Počet pracovníků úřadu, kteří v roce 2004 vykonávali veřejnosprávní kontrolu 45 Oproti roku 2003 došlo k nárůstu celkového počtu provedených veřejnosprávních kontrol o 1.427 včetně nárůstu objemu kontrolovaných prostředků. Veřejnosprávní kontrolu (VFK) v rámci Pardubického kraje hodnotíme jednoznačně pozitivním způsobem, a to jak z hlediska počtu provedených kontrol, tak z hlediska jejich kvality. Rozhodně počet uskutečněných VFK v roce 2004 nebyl na úkor jejich kvality. Zavedený systém VFK u Pardubického kraje je přiměřený a dostatečně účinný pro hospodárné, účelné a efektivní vynakládání veřejných prostředků kraje. 3. Hlavní nedostatky, které v roce 2004 zásadním způsobem nepříznivě ovlivnily činnost orgánů Pardubického kraje Na základě výsledků prováděných řídících a veřejnosprávních kontrol, výsledků interního auditu, ani jiných kontrol či jiných vlivů nebyly v roce 2004 zjištěny žádné závažné nedostatky, které nepříznivě ovlivnily činnost orgánů Pardubického kraje. Odvod za porušení rozpočtové kázně dle zákona č. 218/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů, (599 tis. Kč) a penále rovněž dle zákona č. 218/2000 Sb. (361 tis. Kč), které jsou uvedeny v tabulkové příloze č. 2, jsou ve své podstatě výdajem zbytečným, avšak nikterak negativně neovlivnily výkon veřejné správy. 4. Finanční kontroly vykonané podle mezinárodních smluv dle 24 odst. 5 zákona V roce 2004 nebyly provedeny. 5. Přehled a charakteristika opatření přijatých ředitelem Krajského úřadu Pardubického kraje Zkvalitnění řízení provozní a finanční činnosti, zabezpečení účinnosti vnitřního kontrolního systému a průběžné sledování řešených problémů a zvládání důsledků negativních jevů bylo ředitelem úřadu projednáváno na pravidelných týdenních poradách s vedoucími odborů. Příklady některých opatření ředitele úřadu v roce 2004 : byla vydána vnitřní směrnice č. OS/1/2004 za účelem zabezpečení trvalého přístupu každého zaměstnance k užívání informací a k aktuálním údajům, které se týkají jeho práce, byly vydány vnitřní směrnice č. OS/2/2004 a č. OS/3/2004 za účelem používání a zabezpečení informačních a komunikačních technologií, v rámci úřadu byla aplikována I. etapa metody společného hodnotícího rámce model CAF s následným získáním osvědčení Ministerstva vnitra ČR a Rady ČR pro jakost o úspěšném ukončení pilotního projektu, Roční zpráva předkladatele Pardubický kraj za rok 2004 - pořízeno dne 4. 3. 2005 14:26:00 hod. Stránka 3 z 7
příslušné vnitřní směrnice a normy byly průběžně aktualizovány a zpřesňovány - např. směrnice 10/2003, 11/2003, 5/2004. Výsledky finančních kontrol a vnitřního kontrolního systému Pardubického kraje jsou uvedeny v tabulkové příloze č. 1a - část II, v příloze č. 2, v příloze č. 3, v příloze č. 4 a v příloze č. 5 roční zprávy o výsledcích finančních kontrol za rok 2004. B. Příspěvkové organizace zřizované Pardubickým krajem K 31.12.2004 byl Pardubický kraj zřizovatelem celkem 157 příspěvkových organizací, z toho : 121 v oblasti školství 19 v oblasti zdravotnictví 10 v oblasti sociální 6 v oblasti kultury 1 v oblasti dopravy. Již od roku 2002 Pardubický kraj jako zřizovatel příspěvkových organizací preferuje jejich samostatné zajišťování interního auditu. Důvodem je jednak zachování a respektování principu samostatnosti právního subjektu a jednak zákon o finanční kontrole, který definuje příspěvkové organizace zřizované územními samosprávnými celky jako orgán veřejné správy. Všechny příspěvkové organizace zřizované Pardubickým krajem tak postupně výkon interního auditu zavedly, a to většinou na základě uzavřených dohod dle 232 a následujících zákoníku práce a jmenovaly interní auditory v souladu s ustanovením 29 odst. 2 písm. j) a odst. 3 zákona. U 2 nemocnic, 1 léčebny dlouhodobě nemocných a Správy a údržby silnic Pardubického kraje byl interní auditor jmenován v rámci plného pracovního úvazku. Pardubický kraj zatím tedy nevyužil možnosti ustanovení 29 odst. 5 zákona a nenahradil u zřizovaných příspěvkových organizací výkon interního auditu výkonem veřejnosprávní kontroly. Vnitřní směrnice úřadu Systém finanční kontroly tuto možnost připouští, avšak po projednání vedoucího příslušného zřizovatelského odboru s ředitelem úřadu a následném schválení Radou Pardubického kraje. V rámci vnitřního kontrolního systému příspěvkových organizací zřizovaných Pardubickým krajem nebyla v roce 2004 učiněna žádná závažná zjištění, která by negativním způsobem ovlivnila výkon veřejné správy. C. Obce Předložení roční zprávy o výsledcích finančních kontrol obcemi bylo jako v letech minulých opětovně nejvíce problematické. Již v měsíci prosinci 2004 zaslalo oddělení interního auditu Krajského úřadu Pardubického kraje všem obcím na území kraje podrobný dopis ředitele úřadu ze dne 1.12.2004 k předkládání ročních zpráv o výsledcích finančních kontrol podle nové právní úpravy současně s vlastní metodickou pomůckou stručným výtahem z vyhlášky č. 416/2004 Sb. včetně hlavních změn v ročních zprávách o výsledcích finančních kontrol. Příslušné podklady pro zpracování roční zprávy včetně vlastního metodického doporučení pro zpracování byly všem obcím na území kraje zaslány sdělením ředitele úřadu dne 12.1.2005 (obcím s rozšířenou působností a obcím s pověřeným úřadem rovněž i elektronicky) s termínem předložení do 15.2.2005. Roční zpráva předkladatele Pardubický kraj za rok 2004 - pořízeno dne 4. 3. 2005 14:26:00 hod. Stránka 4 z 7
Přes veškeré vynaložené úsilí pracovníků oddělení interního auditu KrÚ a maximálně možnou pomoc obcím (dotazy telefonické, mailové, osobní jednání) bylo zpracování ročních zpráv i ve zkráceném rozsahu pro obce problematické. V četných případech hodnotili zástupci obcí roční zprávu ve zkráceném rozsahu jako nesrozumitelnou, zbytečně rozsáhlou a zatěžující, což mnohé odradilo od zpracování. Obcemi předložené tabulkové přílohy jsou do značné míry nesprávné zejména údaje v příloze č. 4, kde obce na řádcích 1 až 6 uváděly příjmy a výdaje obce, protože se domnívaly, že kontrolovanou osobou byla obec. Řada obcí nerespektovala vyhláškou stanovený termín pro předložení, tj. 15.2. a své roční zprávy předložila po tomto termínu (35 %). Z celkového počtu 452 obcí na území Pardubického kraje bylo po termínu stanoveném vyhláškou opětovně dne 22.2.2005 vyzváno 102 obcí k předložení zprávy v náhradním termínu. Další výzva k předložení byla učiněna ještě dne 1.3.2005 pro 48 obcí. K okamžiku postoupení zprávy Pardubického kraje na MF ČR dne 4.3.2005 nebyly ani po výzvách a náhradních stanovených termínech předloženy zprávy od 26 obcí, což je cca 6 % (viz tabulka). Seznam těchto obcí je založen v oddělení interního auditu KrÚ. Obce okresu Předloženo k 15.2.2005 Předloženo od 16.2. do 4.3.2005 Nepředloženo k okamžiku postoupení zprávy na MF ČR 4.3.2005 Chrudim 75 32 6 Pardubice 64 41 10 Svitavy 66 40 7 Ústí nad Orlicí 63 45 3 obce v kraji celkem 268 ( 59% ) 158 ( 35% ) 26 ( 6% ) Poznatky ze zpracování a předkládání ročních zpráv o výsledcích finančních kontrol obcemi : většině středních a malých obcí je zákon o finanční kontrole, prováděcí vyhláška a systém řídící kontroly, veřejnosprávní kontroly a interního auditu nesrozumitelný a těžko tak aplikovatelný na podmínky obce, což se projevuje např. odmítáním zpracovat byť i stručný textový komentář v rámci roční zprávy, řada obcí nezná rozdíl mezi interním auditem a přezkoumáním hospodaření obce, nesrozumitelnost současných tabulkových příloh i zprávy ve zkráceném rozsahu obce odrazuje od zpracování, v příloze č. 1b nebyla obcemi často zpracována tabulková příloha (z části II bod 2 zprávy), v příloze č. 4 jsou obcemi vykazovány údaje o příjmech a výdajích vlastní obce, protože se domnívají, že kontrolovanou osobou je obec, v některých případech byly obcemi namísto roční zprávy zaslány zápisy z jednání finančních a kontrolních výborů zastupitelstva obce nebo tabulkové přílohy dle zrušené vyhlášky č. 64/2002 Sb. Připomínky Pardubického kraje k současné podobě ročních zpráv včetně zpráv ve zkráceném rozsahu : u zprávy ve zkráceném rozsahu zrušit textový komentář, a to bez náhrady, v příloze č. 1b zrušit tabulku z části II bodu 2 zprávy a tento údaj vložit do přílohy č. 4, v příloze č. 4 zrušit ukazatele na řádcích 1 až 6, protože nemají objektivní vypovídací schopnost a pro obce jsou matoucí; namísto nich uvést údaje o počtu zřizovaných PO, o počtu PO, u kterých byla provedena veřejnosprávní kontrola, o počtu provedených veřejnosprávních kontrol u ostatních žadatelů a příjemců, Roční zpráva předkladatele Pardubický kraj za rok 2004 - pořízeno dne 4. 3. 2005 14:26:00 hod. Stránka 5 z 7
roční zprávu ve zkráceném rozsahu pro územní samosprávné celky a jimi zřizované PO významným způsobem zjednodušit pouze základní ukazatele a tyto soustředit do 1 tabulky, v příslušných tabulkových přílohách uvádět sumační údaje za obce odděleně od údajů předkladatele kraje a jeho zřizovaných PO, např. vytvořením samostatného sloupce obce. Pardubický kraj většinu těchto svých připomínek uplatňoval ještě v době před vydáním nové vyhlášky č. 416/2004 Sb. Připomínky Pardubického kraje k modulu FKVS : pokud možno zkrátit časté a zdlouhavé odesílání a nahrávání dat na server MF ČR, pokud možno technicky vyřešit přetěžování serverů MF ČR při připojení většího počtu předkladatelů a subpředkladatelů prostřednictvím modulu FKVS, dopracovat kontrolu správnosti a úplnosti všech příslušných příloh jednotlivých subpředkladatelů (ve všech příslušných přílohách jednotlivých subpředkladatelů jsou uvedeny požadované hodnoty) ještě před postoupením zprávy kraje na MF ČR, vyřešit jiným způsobem, než v roce letošním, nepředložení zprávy obcemi Pardubický kraj nesouhlasí s výmazem těchto obcí ze seznamu subpředkladatelů a doporučuje např. u takové obce uvést příznak nepředložení a s tímto příznakem zprávu postoupit, aby bylo i v modulu zřejmé, kolik obcí a které zprávu nepředložily, technicky vyřešit možnost připojení více zástupců, tzv. editorů (alespoň 2) u 1 předkladatele. V Pardubicích dne 4.3.2005 Roční zpráva předkladatele Pardubický kraj za rok 2004 - pořízeno dne 4. 3. 2005 14:26:00 hod. Stránka 6 z 7
Roční zpráva předkladatele Pardubický kraj za rok 2004 - pořízeno dne 4. 3. 2005 14:26:00 hod. Stránka 7 z 7