Směrnice 3/2010 Pracovní cesty a poskytování cestovních náhrad při pracovních cestách Jednotlivé části směrnice o Pracovních cestách a poskytování cestovních náhrad: Základní ustanovení 1 Zásady a režim povolování pracovních cest 1 Podmínky pro přiznání jednotlivých druhů náhrad a způsob stanovení jejich výše 2 Poskytování záloh a účetní likvidace cestovních příkazů 3 Závěrečná ustanovení 3 Přílohy 5 I. Základní ustanovení Tento vnitřní předpis FCH Milevsko upravuje: zásady a režim povolování tuzemských pracovních cest; pravomoci statutárního orgánu FCH (dále jen zaměstnavatel ); podmínky pro přiznání jednotlivých druhů cestovních náhrad a způsob stanovení jejich výše; mechanismus poskytování záloh a účetní likvidace cestovních příkazů. II. Zásady a režim povolování pracovních cest Každá pracovní cesta je povolována statutárním zástupcem nebo jeho zástupcem na formuláři Cestovní příkaz, jehož formulář SEVT 30 132 3 je k dispozici v kanceláři FCHM. Cestovní příkaz musí být vyplněn vždy před zahájením pracovní cesty a oprávněná osoba je povinna v něm určit místo nástupu a ukončení pracovní cesty, místo výkonu práce, předpokládanou dobu trvání pracovní cesty a způsob dopravy. Pracovní cesta služebním silničním motorovým vozidlem je povolena za předpokladu, že zaměstnanec: vlastní příslušné řidičské oprávnění na užívané motorové vozidlo; má školení řidičů podle zákoníku práce. Používání soukromého silničního motorového vozidla pro pracovní cesty je možné pouze za současného splnění následujících podmínek: soukromé vozidlo je pojištěno z titulu pojištěné odpovědnosti za škodu způsobenou provozem vozidla (tuto skutečnost zaměstnanec prokáže dokladem o sjednání pojištění a dokladem o jeho úhradě); soukromé vozidlo je technicky způsobilé k provozu na pozemních komunikacích (tuto skutečnost zaměstnanec prokáže předložením osvědčení o technickém průkazu). Používání soukromého silničního vozidla je povoleno na základě dohody s ředitelem FCH. Použité cestovní příkazy u nichž nebylo zaměstnancem uplatněno vyúčtování cestovních nákladů budou uloženy u vedoucího úseku. 1
V případě, že zaměstnanec v kalendářním dnu uskuteční více než jednu pracovní cestu, posuzují se nároky za každou pracovní cestu samostatně s vyloučením možnosti jednotlivé časové úseky sčítat. Pracovní cestu povoluje ředitel FCH. III. Podmínky pro přiznání jednotlivých druhů náhrad a způsob stanovení jejich výše Zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu přísluší ve smyslu zákona č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách, v platném znění: náhrada prokázaných jízdních výdajů, doložených zásadně jízdenkami hromadné dopravy, MHD či jiným dokladem stvrzujícím výdaje za dopravu s nezbytným údajem skutečného data konání pracovní cesty, které musí být shodné s určenou dobou jejího trvání; náhrada prokázaných výdajů za ubytování, doložených dokladem o zaplacení ubytování; stravné ve výši nejnižší částky limitu stanoveného zvláštním předpisem a zároveň při dodržení těchto zásad a podmínek: a. při vícedenní pracovní cestě se sazby stravného posuzují za každý kalendářní den samostatně, b. při zajištění plně bezplatného stravování zaměstnavatelem se stravné zaměstnanci neposkytuje. c. při zabezpečení bezplatného stravování částečně se stravné krátí za každé bezplatně poskytnuté jídlo, které má charakter snídaně o 20%, oběda o 40% a večeře o 40%, d. sazby stravného se zaokrouhlují na celé koruny do výše 50 haléřů směrem dolů a od 50 haléřů včetně směrem nahoru, náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů, které zaměstnanci vzniknou v souvislosti s pracovní cestou jako např. poplatky za parkovné při použití motorového vozidla, za úschovu zavazadel, vstupné, za použití telefonu, faxu, jednorázové havarijní pojištění u soukromého motorového vozidla na konkrétní pracovní cestu apod., o jejich proplacení rozhoduje výhradně oprávněná osoba s ohledem na určené podmínky pracovní cesty, příp. na vykonávanou funkci zaměstnance a za podmínky, že tyto výdaje jsou vyúčtovány zaměstnancem po absolvování pracovní cesty a jsou doloženy příslušným dokladem. náhrada za použití soukromého silničního motorového vozidla ve je možná při dodržení těchto zásad a podmínek : a. náhrada za spotřebované pohonné hmoty přísluší ve výši vypočtené ceny pohonné hmoty a spotřeby pohonné hmoty vozidla. Při výpočtu této náhrady se vychází z ceny pohonné hmoty prokázané zaměstnancem doloženým dokladem z čerpací stanice, b. pokud zaměstnanec neprokáže cenu pohonné hmoty podle předchozího písmene, vypočte se výše náhrady za spotřebované pohonné hmoty z průměrné spotřeby a z průměrné ceny pohonné hmoty stanovené vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí. c. spotřeba pohonné hmoty vozidla se vypočte aritmetickým průměrem z údajů uvedených ve velkém technickém průkazu vozidla. d. zaměstnanec obdrží v předstihu souhlas k použití soukromého silničního motorového vozidla na příslušném formuláři, jehož vzor je Přílohou č. 1 této směrnice. 2
Zaměstnavatel může se zaměstnancem sjednat též poskytování náhrady za použití soukromého silničního motorového vozidla ve výši odpovídající ceně jízdenky hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy. Pro účely poskytování náhrad zaměstnancům nelze za pracovní cestu považovat cestu z místa trvalého bydliště, případě z místa, kde vykonávají své zaměstnání, do sídla FCH. IV. Poskytování záloh a účetní likvidace cestovních příkazů Pokladník (ředitel FCH) poskytne na žádost zaměstnance zálohu cestovní náhrady v rozsahu maximálně 100% předpokládané výše stanovené podle doby trvání a podmínek pracovní cesty. Zaměstnanec je povinen do 10-ti pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty: předložit ekonomickému odboru řádně vyplněný cestovní příkaz k účetní likvidaci společně s písemnými doklady potřebnými k vyúčtování pracovní cesty připojenými na samostatné příloze, vrátit do pokladny ekonomického odboru nevyúčtovanou zálohu. Písemným dokladem se pro účely vyúčtování pracovní cesty rozumí zejména doklady stvrzující výdaje zaměstnance s obsahem údajů minimálně v rozsahu základních náležitostí účetního dokladu podle zákona o účetnictví, kopie osvědčení o technickém průkazu soukromého vozidla apod. Pokladník odpovídá za účetní likvidaci cestovních příkazů a tyto příkazy s přílohami přezkouší, případně upraví a vyúčtuje výslednou cestovní náhradu. Vyúčtování a výplatu pracovní cesty včetně případného vypořádání zálohy pokladník provede do 2 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů. Vyplacené cestovní příkazy s podpisem zaměstnance stvrzujícím převzetí vyúčtované cestovní náhrady budou uloženy spolu s ostatními pokladními doklady. Změny výše sazeb stravného, základních náhrad za používání silničních motorových vozidel a průměrných cen pohonných hmot po jejich zveřejnění ve Sbírce zákonů ČR zaměstnavatel oznámí dodatkem k tomuto vnitřnímu předpisu. V. Závěrečná ustanovení Případné výjimky z ustanovení této směrnice může ve výjimečných případech povolit ředitel FCH. Tato směrnice nabývá platnosti den 1.4.2010 3
Směrnice o Pracovních cestách a poskytování cestovních náhrad při pracovních cestách Farní charita Milevsko U Bažantnice 561 399 01 Milevsko Zpracoval/podpis: Jaroslava Šiková, Alena Růžičková Přezkoumal/podpis: Schválil/dne/podpis: Ředitelka Alena Růžičková Verze dokumentu: 01 Počet příloh: 1 Vydána dne: 1.4.2010 Účinná ode dne: 1.4.2010 Prokazatelně seznámen: Zaměstnanec: Dne: Podpis: Šiková Jaroslava Peterková Jana Koutníková Romana Rozhoňová Jitka 4
Přílohy Souhlas k použití soukromého silničního motorového vozidla k pracovní cestě Udělený zaměstnanci paní (panu): Při pracovní cestě za účelem: S odjezdem z (místo počátku cesty): do (cíl cesty): Pracovní cesta bude vykonána dne (ve dnech): Spolujezdci: K jízdě bude použito vozidlo : Typ vozidla: Obsah válců: SPZ (registrační značka): Majitel výše uvedeného motorového vozidla tímto prohlašuje, že: vozidlo je pojištěno z titulu pojištěné odpovědnosti za škodu způsobenou provozem vozidla (tuto skutečnost zaměstnanec prokáže dokladem o sjednání pojištění a dokladem o jeho úhradě); vozidlo je technicky způsobilé k provozu na pozemních komunikacích (tuto skutečnost zaměstnanec prokáže předložením osvědčení o technickém průkazu). V Milevsku, dne podpis vlastníka motorového vozidla S použitím soukromého vozidla souhlasím : V Milevsku, dne podpis oprávněné osoby 5