Uživatelská příručka k registraci a zpracování elektronické žádosti o dotaci v prostředí aplikace Komunikace s občany (RAP) Obsah: 1. Úvod... 1 2. Než začnete vyplňovat elektronickou žádost o dotaci... 2 3. Registrace do aplikace Komunikace s občany... 2 4. Přihlášení do systému... 5 5. Práce s formulářem... 5 5.1. Vytvoření nové žádosti a otevření rozpracované žádosti... 5 5.2. Vyplnění žádosti o dotaci... 8 5.3. Odeslání formuláře žádosti o dotaci... 9 5.4. Odeslané žádosti a sledování jejich stavu... 11 6. Zapomenuté heslo... 12 1. Úvod Aplikace Komunikace s občany nabízí možnost vyplnění formuláře žádosti o dotaci z domova. Formulářové zpracování nabízí i možnost uložení pracovní verze k pozdějšímu zpracování, tisk do formátu PDF, sledování historie zpracování formulářů, apod. Po vyplnění žádosti o dotaci žadatel odešle automaticky formulář příslušnému pracovníkovi věcně příslušného odboru, který bude zajišťovat administraci žádosti. RAP je koncipován jako webová aplikace. Uživatel k ní přistupuje pouze prostřednictvím webového prohlížeče. 1
2. Než začnete vyplňovat elektronickou žádost o dotaci Budete potřebovat: - e-mailovou schránku, ke které máte přístup - zařízení s přístupem na internet a nainstalovaným internetovým prohlížečem Funkčnost otestována na OS/prohlížeč: Windows 7,8.1,10 / Internet Expolorer 11, Edge, Chrome, Opera, Firefox; Linux - Ubuntu / Firefox; Android / Chrome; - identifikační údaje žadatele (Jméno, Název, IČ, datum narození, sídlo, bydliště) 3. Registrace do aplikace Komunikace s občany Pro prvotní vstup do aplikace klikněte na odkaz Nová registrace. Zobrazí se registrační formulář. Položky označené hvězdičkou jsou povinné. Zadejte e-mailovou adresu. Doporučuje se ponechat i jako uživatelské jméno. Pokud požadujete jiné přihlašovací jméno, zrušte zatržení položky Ponechat email jako uživatelské jméno a zpřístupní se pole Uživatelské jméno. Dále zadejte 2x heslo. 2
V poslední společné části formuláře si zvolíte Typ subjektu Podle zvoleného typu subjektu se zobrazí pole pro zadání registračních údajů. Všechny údaje vyplňte co nejpečlivěji jsou aplikací využívány např. pro předplnění údajů do formulářů. Nesprávným vyplněním tak může dojít k následným nesouladům při jejich zpracování. Údaje zadané v registračním formuláři můžete později upravovat po přihlášení do aplikace. Osoby zapsané v obchodním rejstříku a plátci DPH si mohou přes tlačítko z rejstříku ARES. I takto předvyplněné informace pečlivě zkontrolujte. načíst data Na základě zvoleného typu subjektu se zobrazí pole pro zadání registračních údajů. Jako poslední krok v registraci klikněte na tl. Registrovat. 3
Pokud nemáte vyplněna některá povinná pole, zobrazí se chybová hláška s nezadanými údaji. Požadované údaje je nutné doplnit. Např. Po stisku tl. Registrovat je na e-mailovou adresu zaslán mail s pokyny pro další postup. Tento mail také obsahuje tzv. jednorázovou vstupenku. Je to odkaz pro dokončení registrace. Odkaz je platný po dobu 24 hodin. Kliknutím na odkaz budete přesměrováni na příslušné stránky a v případě úspěšné aktivace účtu budete informováni zprávou Váš účet byl aktivován, nyní se můžete přihlásit do systému. 4
4. Přihlášení do systému Pokud jste se již zaregistrovali do aplikace a potvrdili aktivaci přes odkaz v e-mailu, můžete se přihlašovat zvolenými údaji. Vyplňte uživatelské jméno a heslo a klikněte na tlačítko Přihlásit. Po přihlášení se zobrazí úvodní obrazovka, menu Moje formuláře 5. Práce s formulářem 5.1. Vytvoření nové žádosti a otevření rozpracované žádosti Vytvoření nové žádosti V levém panelu rozklikněte menu Dotace a vyberte typ dotace. Po kliknutí na typ dotace uvidíte dlaždici, kde najdete - název formuláře - termín zobrazení formuláře v aplikaci Komunikace s občany - termín odeslání formuláře 5
Klikněte na dlaždici formuláře, zobrazí se detailní informace. Přes ikonu vyplňovat formulář. můžete začít Pokud máte pro typ dotace žádost již rozpracovanou, objeví se menu pro výběr akce V případě vytvoření nové žádosti vyberte Založit novou prázdnou pracovní verzi formuláře a klikněte na OK Zobrazí se okno pro zadání názvu formuláře. Název slouží pouze pro vlastní potřebu k rozlišení rozpracovaných žádostí. Následně klikněte na OK Otevření rozpracované žádosti Rozpracované formuláře najdete v menu Moje formuláře. Do této sekce jste automaticky přesměrováni při přihlášení do systému, případně se do ní dostanete kliknutím v levém menu. 6
Kliknutím na rozpracovanou žádost se dostanete na detailní přehled žádosti, kde vidíte informace o formuláři. Např. jestli je rozpracovaný nebo odeslaný, kdy byla žádost vytvořena, kdy byla naposledy upravena, termíny vyvěšení a termíny odeslání. V horní menu máte nabídku možností, jak s formulářem dále pracovat: pokračovat ve vyplňování rozpracovaného formuláře, vyplněná data ve formuláři zcela vyjmout a vyplnit údaje znovu, celý formulář zcela odstranit, zavřít podrobnosti a vrátit se zpět do seznamu vlastních formulářů. 7
5.2. Vyplnění žádosti o dotaci Zobrazí se prázdný formulář, který vyplníte podle Návodu k vyplnění žádosti o dotaci umístěného na webových stránkách statutárního města Prostějova. Obecné informace k vyplnění žádosti: - u pole Dotační titul je rozklikávací seznam, ze kterého vybíráte příslušný dotační titul, - vyplňte růžová (povinná) a zeleně označená pole žádosti, - údaje o žadateli se získávají z registrace. Formulář průběžně ukládejte tlačítkem na horní liště Vložení přílohy Přílohy vkládáte na poslední straně přes ikonu Klikněte na ikonu se šipkou v obláčku a objeví se okno pro procházení souborů v počítači. Soubor najděte, vyberte a klikněte na něj. Jeho název se zobrazí v poli Název souboru a přes tlačítko Otevřít je přiložíte k žádosti. 8
Přílohu si můžete zobrazit přes ikonu nebo přes smazat Podle potřeby máte možnost rozpracovanou žádost: vytisknout provést kontrolu povinných (růžových) položek ještě před odesláním zavřít 5.3. Odeslání formuláře žádosti o dotaci Pokud máte všechna požadovaná pole žádosti řádně vyplněna a přiloženy všechny požadované přílohy, můžete uložený formulář odeslat kliknutím na ikonu přes tlačítko odeslat. Objeví se potvrzovací dotaz před odesláním a po kliknutí na Ano je provedena kontrola vyplnění. Pokud nejsou všechna pole řádně vyplněna, zobrazí se Upozornění se seznamem chybějících nebo nesprávně vyplněných položek formuláře. Doplňte a proveďte opětovné odeslání. Upozornění! Kontrola je prováděna pouze pro povinné (růžové) položky. Ostatní (zelené) položky je nutné vyplnit dle návodu k vyplnění žádosti. Pokud je vše správně vyplněno, objeví se hlášení o úspěšném odeslání. 9
V menu Moje formuláře vidíte, že odeslaný formulář má zelené záhlaví a je ve stavu Odeslán. Klikněte na odeslaný formulář a dostanete se na detailní informace o formuláři. Dále můžete přes tl. Otevřít formulář zobrazit náhled formuláře, nebo přes tl. Stáhnout PDF uložit odeslaný formulář do počítače. Kliknutím na ikonu stáhnete soubor PDF s odeslanou žádostí. Odeslaná žádost má na rozdíl od rozpracované žádosti vždy v záhlaví jedinečný identifikační kód, tzv. PID. 10
Po elektronickém odeslání zpracované žádosti o dotaci je potřeba následně také zaslat žádost včetně příloh na podatelnu Magistrátu města Prostějova, a to jednou z dále uvedených možností: - v listinné podobě podepsanou osobou oprávněnou jednat jménem žadatele (osobně či poštou), - v elektronické podobě podepsanou uznávaným elektronickým podpisem osoby oprávněné jednat jménem žadatele na emailovou adresu posta@prostejov.eu, - v elektronické podobě do datové schránky statutárního města Prostějova (id DS - mrtbrkb) 5.4. Odeslané žádosti a sledování jejich stavu V menu Moje formuláře, po rozkliknutí odeslané žádosti uvidíte podrobné informace o žádosti. V části Stav rozpracování u Stavu žádosti vidíte průběžný stav zpracování a pracovníka, který momentálně žádost zpracovává. 11
Stavy žádosti mohou být: Přijata elektronicky žádost je v el. podobě přijata do systému Statutárního města Prostějova a čeká na zpracování Evidována kompletní žádost byla překontrolována a nebyly nalezeny žádné chyby bránící jejímu vyhodnocení Schválena dotace byla schválena v plné, nebo částečné výši Zamítnuta dotace nebyla poskytnuta Vytvořena smlouva k žádosti byla vytvořena smlouva o poskytnutí dotace Stornována žádost byla stornována (zpravidla na pokyn žadatele, nebo při podání do špatného dotačního titulu, nebo při vícenásobném podání) Odhlášení z aplikace Komunikace s občany Odhlášení se provádí přes tlačítko v pravé horní části okna. 6. Zapomenuté heslo V případě, že jste prošli procesem registrace a přesto neznáte heslo, může pomocí odkazu Zapomenuté heslo požádat o jeho obnovení. Kliknutím na odkaz Zapomenuté heslo se zobrazí formulář. 12
Do pole uživatel zadejte vaše uživatelské jméno. Na e-mailovou adresu bude to stisknutí tl. Další zaslána zpráva s dalšími pokyny a odkazem na stránku pro obnovu hesla. Odkaz je platný 24 hodin. Kliknutím na odkaz budete přesměrováni na stránku pro obnovu hesla. Zadejte nové heslo postupně do obou řádků. Kliknutím na tl. Další bude heslo změněno a dojde k přihlášení do aplikace. Zpracováno 1. dubna 2019 13