PROJEKT VIRTUÁLNÍ POLYTECHNICKÁ KNIHOVNA

PROJEKT VIRTUÁLNÍ POLYTECHNICKÁ KNIHOVNA Mária Kolářová Zuzana Švastová, Státní technická knihovna v Praze Státní technická knihovna předložila koncem roku 1999 čtyřletý projekt Multifunkční centrum Virtuální polytechnické knihovny jako zdroj informací pro oblast technických a aplikovaných přírodních věd v rámci grantového programu LI Informační zdroje pro výzkum a vývoj. Projekt byl přijat (pod označením LI200028) a STK spolu s osmi spolunositeli knihovnami šesti vysokých škol/univerzit (České vysoké učení technické v Praze, Vysoké učení technické v Brně, Vysoká škola chemicko-technologická v Praze, Univerzita Pardubice, Západočeská univerzita v Plzni, Technická univerzita v Liberci) a dvěma státními vědeckými knihovnami (SVK v Ostravě a SVK v Plzni) zahájila v březnu 2000 jeho řešení. Projekt si stanovil dva základní cíle: vytvořit věcné, organizační, personální a technologické podmínky pro koordinované a ekonomicky i uživatelsky účelné získávání informačních zdrojů typu periodik v elektronické i tištěné formě klíčových z hlediska VaV a na jejich základě a s využitím meziknihovních služeb národních i mezinárodních zajistit přístup uživatelů k primárním informačním zdrojům v prostředí a technologiemi Virtuální polytechnické knihovny (VPK). Cíle projektu byly dosaženy prostřednictvím kooperačního systému VPK na bázi oborově specializovaného a koordinovaně vytvářeného fondu časopisů disponujícího informačním aparátem souborným katalogem pro účely poskytování služeb a koordinované doplňování vybaveného potřebnou technikou a technologiemi pro poskytování služeb zabezpečujícího kvalitativně vyšší informační služby včetně meziknihovních, reprografických a elektronických jak z fondů účastnických knihoven, tak ze zahraničních knihoven s cílem dodávání dokumentů elektronickou cestou, v jejímž závěru je tištěná (papírová) kopie. Kooperační systém VPK je budován jako otevřený s možností vstupu dalších účastníků knihoven i dalších typů institucí podílejících se na realizaci cílů VPK. V rámci řešení projektu byly realizovány následující činnosti: sjednání multilicenčních smluv ohledně přístupu k plným textům časopisů vydavatelství Elsevier Science, Springer a American Chemical Society, koordinace nákupu tištěných verzí časopisů, založení a zprovoznění systému VPK 369

1. Koordinace nákupu tištěných verzí časopisů Cílem koordinace nákupu časopisů bylo: zajištění kvalitních informačních zdrojů pro pokrytí potřeb uživatelů účelné vynakládání finančních prostředků (finanční prostředky ušetřené odstraněním duplicitních odběrů budou vynaloženy na nákup vybraných nově vycházejících titulů časopisů) První podmínkou pro koordinaci nákupu tištěných verzí časopisů, ať v návaznosti na realizované licence přístupu k elektronickým zdrojům nebo bez této návaznosti, bylo vytvoření základního informačního aparátu Souborného katalogu časopisů VPK, který je zároveň základním stavebním kamenem pro služby VPK. Souborný katalog Virtuální polytechnické knihovny (dále jen SK VPK) je koncipován jako veřejně přístupný automatizovaný knihovní katalog, který obsahuje záznamy odborných časopisů, tematicky zaměřených na techniku a aplikované přírodní vědy, uchovávaných ve fondech knihoven - účastníků VPK. Provozovatelem a správcem SK VPK je Státní technická knihovna. Katalog v současné době obsahuje záznamy minimálního rozsahu, převzaté z databáze STK, budované pro každoročně vydávaný Seznam technických a přírodovědných časopisů objednaných do fondu STK, vybraných vysokoškolských knihoven a SVK na rok. Jak již bylo výše uvedeno, SK VPK se stal nezbytným podkladem pro činnost akviziční komise pro koordinaci nákupu, která vznikla v rámci řešení projektu a kterou tvoří zástupci všech zúčastněných knihoven. Akviziční komise se schází především v období přípravy objednávek předplatných časopisů na následující rok, cílem její činnosti je: dosažení koncensu v odběrech stávajících titulů časopisů, tzn. odstranění nežádoucích duplicit, resp. multiplicit odebíraných titulů výběr a koordinace nákupu nových titulů dle hodnocení jednotlivých titulů a jejich tematického zaměření v rámci jednotlivých účastnických knihoven Byla dohodnuta základní pravidla koordinace nákupu, spočívající v: oznámení plánovaného odběru titulů hodnocení potřebnosti titulu (u každého titulu je uveden stupeň potřebnosti odběru konkrétního titulu v dané knihovně odstranění neúčelných duplicit a s možností efektivního využití uspořených finančních prostředků na pořízení potřebných nově vycházejících titulů Tyto základní body pravidel koordinace byly pracovní skupinou přijaty a odzkoušeny v rámci koordinace odběrů tištěných titulů vydavatelství Elsevier Science, kdy v roce 2002 bylo zrušeno 17 duplicit a 10 titulů nově objednáno. 370

2. Virtuální polytechnická knihovna systém poskytování služeb Virtuální polytechnická knihovna základní charakteristiky systému Virtuální polytechnická knihovna byla vyhlášena deklarací zúčastněných knihoven dne 28. 3. 2000, bylo vybráno logo VPK a pro členy VPK byla založena uzavřená elektronická konference. Byla zřízena www stránka na adrese http://www.vpk.cz/. Virtuální polytechnickou knihovnu lze charakterizovat vůči veřejnosti i realizovaným cílům jako konsorcium. Protože český právní řád nezná tento termín, lze VPK charakterizovat jako sdružení bez právní subjektivity, založené na dvoustranných smlouvách STK jako nositele projektu s ostatními spolunositeli, resp. dalšími účastníky systému. Základním cílem VPK je poskytovat kvalitní informační a meziknihovní reprografické služby na základě virtuálního fondu a souborného katalogu, dostupné zejména v prostředí internetu, bez nutnosti fyzické návštěvy knihovny. K tomu byly účastníky projektu vytvořeny věcné, organizační, personální a technologické podmínky s cílem optimálního využití stávajících finančních prostředků. Základním prostředím, ve kterém VPK pracuje, je internet. Ústředním uzlem VPK je Servisní centrum pro techniku a související přírodní vědy (dále jen Servisní centrum). Servisním centrem se na základě dohody s ostatními knihovnami (institucemi), zúčastněnými v projektu, stala Státní technická knihovna. Formulování záměrů a cílů VPK vychází z teoretických, praktických a zejména z autorsko-právních zkušeností získaných v rámci projektu INVIK STK - Integrovaná virtuální knihovna. Účastníky VPK jsou: Servisní centrum (provozovatel a správce systému a zároveň účastnická knihovna) ostatní účastnické knihovny (dodavatelé a uživatelé systému). Byla definována práva a povinnosti účastníků VPK z hledisek přístupu k systému, jeho budování a správy, systému uživatelských kont, spolupráce na budování Souborného katalogu časopisů VPK, finanční výkaznictví a statistiky. Povinností každé účastnické knihovny je odvádět autorské poplatky podle autorského zákona za kopie zhotovené z jejího fondu, které v knihovně v rámci poskytování služeb VPK vznikly. Vzhledem k tomu, že VPK je budována jako otevřený systém, byly definovány základní podmínky vstupu do VPK: knihovna, která se chce zapojit do VPK, je povinna uzavřít se SC VPK Smlouvu o účasti na budování Souborného katalogu VPK a o poskytování služeb v rámci VPK. Po uzavření smlouvy je knihovna povinna: doplnit svá data do SK VPK a zajistit jejich průběžnou aktualizaci organizačně zajistit poskytování služeb podle požadavků systému v obvyklých lhůtách a cenách daných Knihovním řádem VPK a Ceníkem služeb VPK a dodržovat i ostatní ustanovení tohoto KŘ VPK. 371

Uživatelem VPK se může stát fyzická osoba starší 18 let nebo právnická osoba. Uživatelé vstupují s VPK do smluvního vztahu, přesněji se Státní technickou knihovnou jako Servisním centrem a správcem VPK. VPK nabízí služby uživatelům VPK (tzn. majitelům uživatelských kont) prostřednictvím Servisního centra VPK účastnických knihoven automatických procesů v rámci funkcí systému pro správu uživatelských kont a pro komunikaci digitalizačních pracovišť Servisní centrum VPK (STK) poskytuje majitelům uživatelských kont: služby reprografické požadované prostřednictvím SK VPK z fondu přístup k elektronickým zdrojům na základě sjednaných multilicencí, přístup přitom může být realizován buď prostřednictvím jednotlivých účastnických knihoven, nebo pokud to licence dovolí přes uživatelské konto vyúčtování služeb majitelům uživatelských kont (tj. uživatelům i účastnickým knihovnám) Účastnické knihovny poskytují prostřednictvím Servisního centra majitelům uživatelských kont reprografické služby požadované prostřednictvím SK VPK z fondů účastnických knihoven Uživatelská konta uživatelská konta všech uživatelů zřizuje a vede Servisní centrum VPK (STK), kde zůstává založen jeden exemplář smlouvy o zřízení uživatelského konta na zálohovém účtu Servisního centra VPK jsou deponovány finance vložené uživatelem na uživatelské konto údaje o uživateli jsou v Servisním centru VPK chráněny dle předpisů o ochraně osobních údajů kopie doručované elektronickou cestou poskytované účastnickými knihovnami jsou těmito knihovnami ukládány na vyhrazený prostor na zabezpečeném serveru STK, na uživatelské konto je vkládá systém VPK V roce 2000 byla řešena technologie přímých reprografických služeb kopírovacích i typu electronic document delivery a to objednávaných prostřednictvím SK VPK. Od listopadu 2000 probíhalo testování a ověřovací provoz služeb VPK. Běžný provoz byl zahájen od 1.6.2001. Základními dokumenty VPK jsou: Deklarace VPK, Knihovní řád VPK (tzn. pravidla používání služeb), Provozní řád VPK (tzn. pravidla poskytování služeb) a smlouvy o zřízení uživatelského konta (s fyzickou osobou a s právnickou osobou). 372

Technologie služeb typu document delivery Služby jsou poskytovány prostřednictvím softwaru VPK (dále jen SW VPK), který se skládá ze dvou funkčních částí části pro servisní centrum a části pro účastnickou knihovnu. Účastnické knihovny dostávají po dobu řešení projektu SW VPK zdarma, a to jak základní SW, tak všechny jeho aktualizace. Základní parametry technologie služeb a) účastnická knihovna dostane od Servisního centra VPK objednávku; knihovna je povinna objednávku neprodleně přijmout b) systém příjmu a distribuce objednávek rozliší objednávku ze SK VPK a objednávku MMS, v případě objednávky ze SK VPK objednávka vždy musí obsahovat údaje o titulu a specifikaci požadovaného formátu služby c) objednavatel je v objednávce vždy specifikován objednacím číslem, další údaje jsou zveřejněny pouze u služeb, které je vyžadují; pokud je výsledkem služby xerokopie doručovaná klasickou poštou, obsahuje objednávka také adresu, na kterou má být dokument poslán d) pokud dokument vlastní více knihoven, řídí se systém přáním uživatele (není-li zadáno, vybere se dodavatel služby náhodně) e) účastnická knihovna zhotoví kopie a elektronickou cestou je předá domluveným způsobem Servisnímu centru VPK, které automatizovaně zajistí přesun na konto, ze kterého byly kopie objednány; po vložení souborů (kopií) na příslušné konto systém odečte fakturovanou částku z tohoto konta a částku připíše na konto knihovny, která kopie zhotovila f) pro zúčtování objednávky vyřízené papírovou kopií zašle vyřizující knihovna do Servisního centra VPK elektronickou návratku, na které bude uveden počet zhotovených kopií a informace o dalším poplatku (poštovní, expresní apod.); systém podle návratky uloží dané informace na konto objednavatele služby a provede odečet účtované částky, kterou připíše na konto vyřizující knihovny g) služby VPK se řídí jednotnou cenovou politikou (s výjimkou knihovny VŠCHT) a jednotnými časovými intervaly pro vyřízení daného typu služby h) Uživatel je oprávněn reklamovat službu, pokud nebyla provedena v požadované lhůtě, rozsahu či kvalitě. Systém reklamaci (tzn. reklamovanou objednávku včetně textu reklamace) předá jednak knihovně, která objednávku vyřizovala a která je povinna zajistit nápravu v termínu obvyklém pro daný typ služby, jednak Servisnímu centru VPK, které zkontroluje nejen softwarové přijetí reklamace danou knihovnou, ale zároveň lhůtu a kvalitu vyřízení reklamace. Pokud by reklamace nebyla vyřízena v požadované kvalitě, lhůtě či rozsahu, je SC VPK povinno zajistit nápravu dodáním služby z jiného zdroje uvnitř nebo mimo VPK. Náklady na takové zajištění služby budou účtovány v plné výši (včetně manipulačního poplatku 100 Kč) knihovně, která reklamaci nevyřídila včas nebo ji vyřídila chybně. 373

Shrnutí současného stavu VPK Uživatelé mají k dispozici Souborný katalog VPK (dále SK VPK), který virtuálně sjednotil časopisecké fondy 34 knihoven z oblasti techniky a aplikovaných přírodních a společenských věd účastnických knihoven. Na tento katalog navazují kopírovací služby 21 knihoven ve formě klasických a elektronických kopií a služby current contents a mezinárodní meziknihovní služby, které jsou poskytovány pouze STK. Systém poskytování služeb ze SK VPK je výsledkem vzájemné dohody účastnických knihoven systému VPK a nabízí uživatelům kopie z časopiseckého fondu účastnických knihoven od roku 1992 do současnosti. Pro všechny účastnické knihovny byl vyvinut jednotný software pro poskytování služeb. Využívání nabízených služeb je vázáno na uzavření Smlouvy o užívání adresáře, kde jsou stanovena vzájemná práva a povinnosti uživatele a dodavatele služby (ta jsou upřesněna v Knihovním řádu VPK, který je nedílnou součástí Smlouvy o užívání adresáře) při dodržování patřičných ustanovení zákona č.121/2000 Sb. o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon). S výjimkou VŠCHT se účastnické knihovny dohodly na jednotné cenové politice (2,- Kč/1 stranu xerokopie nebo elektronické kopie, VŠCHT za 1-10 stran 60,- Kč), všechny knihovny se dohodly na jednotném termínu vyřízení objednávky elektronická kopie jako standardní služba do 72 hodin, expresní služba do 24 hodin (za 100% příplatek) elektronicky či faxem, xerokopie dodává uživateli vyřizující knihovna ve vlastních termínech. Kopírovací služby zajišťuje knihovna, která má primární dokument ve svém fondu. Pokud je žádaný dokument ve více knihovnách, má uživatel možnost volby preference výběru knihovny, pokud ji nevyužije, systém sám volí knihovnu, která službu poskytne. Mimo služby vázané na SK VPK nabízí systém i objednávání kopií z fondů účastnických knihoven. Další poskytované služby jsou prozatím vázány pouze na STK služba typu current contents, kdy si uživatel může objednat pravidelné zasílání obsahu jednotlivých došlých čísel vybraného titulu časopisu z fondu STK formou elektronické kopie nebo xerokopie, a mezinárodní meziknihovní služba, kterou knihovna poskytuje již tradičně dlouhá léta v oblasti techniky a aplikovaných přírodních a společenských věd. Zapojením knihoven do VPK vzrostly také nároky na vybavení digitalizačních pracovišť účastnických knihoven. V STK v současnosti je reprografická laboratoř vybavena čtyřmi skenery, na vyřizování požadavků pracují čtyři pracovnice. Službu najde zájemce na webovské adrese http://www.vpk.cz, kde najde i všechny informace, jak se stát aktivním účastníkem systému, ať uživatelem nebo spolupracující knihovnou. 374

Ukázky obrazovek uživatelského konta: 1. Nabídka poskytovaných služeb ve VPK Virtuální polytechnická knihovna - Servisní centrum Uživatel: ABA013 Objednávka kopie článku z časopisu s využitím Souborného katalogu VPK Objednávka kopie z časopisu neobsaženého v Souborném katalogu VPK Objednávka Mezinárodní meziknihovní služby Služba Current Contents 2. Ukázka nabídky vybraného titulu v SK VPK Virtuální polytechnická knihovna - Servisní centrum - Objednávka kopie ABA013 Uživatel: ISSN 1210-0684 Název CHIP Podnázev POČÍTAČOVÝ MĚSÍČNÍK Místo vyd. Vydavatel Chip Kód země CZ Odběr 1991: 1992:[ABA 013] Státní technická knihovna, 1993:[ABA 013] Státní technická knihovna, 1994:[ABA 013] Státní technická knihovna, 1995:[ABA 013] Státní technická knihovna, 1996:[ABA 013] Státní technická knihovna, 375

1997:[ABA 013] Státní technická knihovna, 1998:[ABA 013] Státní technická knihovna, [BOD 115] Vysoké učení technické, Fakulta stavební, Brno 1999:[ABA 013] Státní technická knihovna, [BOD 115] Vysoké učení technické, Fakulta stavební, Brno 2000:[ABA 013] Státní technická knihovna, [ABD 015] ČVUT, Fakulta elektrotechnická, [ABD 025] Vysoká škola chemicko-technologická, [BOD 115] Vysoké učení technické, Fakulta stavební, Brno [PAC 501] Výzkumný ústav organických syntéz, Pardubice- Rybitví 2001:[ABA 013] Státní technická knihovna, [ABD 015] ČVUT, Fakulta elektrotechnická, [ABD 025] Vysoká škola chemicko-technologická, [ABD 159] ČVUT, Masarykův ústav vyšších studií, [BOD 115] Vysoké učení technické, Fakulta stavební, Brno [PAC 501] Výzkumný ústav organických syntéz, Pardubice- Rybitví [ZLD 002] Univerzita Tomáše Bati ve Zlíně Ukázka objednávky na kopie z SK VPK 376

Virtuální polytechnická knihovna - Servisní centrum - Objednávka kopie Údaje o žadateli: ident. číslo uživatele ABA013 č. obj. jméno konečného příjemce kopie Bibliografické údaje: název článku Autor název časopisu CHIP ISSN 1210-0684 Rok 2001 Ročník Číslo Strany způsob doručení Rychlost Typ preferovaný dodavatel Komentář Elektronicky Standardní Černobílá kopie bez preference Uživatel: ABA013 Odeslat Statistika poskytnutých služeb ve VPK Virtuální polytechnická knihovna - Servisní centrum - Statistika Uživatel: ABA013 Pracoviště Přiděleno Vyřízeno Zamítnuto Prům. doba vyř. ABA013 139 111 14 17:11:46 ABD015 2 2 0 8:10:11 ABD018 2 2 0 330:37:22 BOD026 3 0 2 LID001 1 1 0 2:09:03 377

PAD001 7 7 0 5:13:49 celkem 154 123 16 21:20:33 <<< předchozí měsíc Ukázka měsíční statistiky výkonů poskytnutých služeb VPK v STK Virtuální polytechnická knihovna - Servisní centrum - Statistika Uživatel: ABA013 Služba Vyřízeno požadavků Počet stran Celková cena Kopie článků 89 733 1582.00 Kopie obsahů 24 58 116.00 Xerokopie 2-2.00 Zvětšeniny 0-0.00 Ostatní 0-0.00 Celkem 115 799 1700.00 378