Program Iniciativy Společenství EQUAL. Metodický pokyn pro ukončení projektůvčetněvyúčtování dotace dle Vyhlášky Ministerstva financí č. 551/2004 Sb.

Program Iniciativy Společenství EQUAL Metodický pokyn pro ukončení projektůvčetněvyúčtování dotace dle Vyhlášky Ministerstva financí č. 551/2004 Sb. duben 2008 Metodický pokyn byl vytvořen národní podpůrnou strukturou ve spolupráci s řídícím orgánem CIP EQUAL. Program Iniciativy Společenství EQUAL je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky. Informace o CIP EQUAL jsou k dispozici na http://www.equalcr.cz. 1

Obsah 1 HARMONOGRAM UZAVÍRÁNÍ PROJEKTU... 3 2 ZÁVĚREČNÁ TECHNICKÁ MONITOROVACÍ ZPRÁVA... 4 3 ZÁVĚREČNÁ FINANČNÍ MONITOROVACÍ ZPRÁVA... 9 4 ZÁVĚREČNÁ ŽÁDOST O PLATBU... 15 5 VYÚČTOVÁNÍ DOTACE... 15 6 PŘÍLOHA Č. 1... 18 AKCE 3 Projekty z dodatečné výzvy č. 4 a 5 (projekty s číselnou řadou 04XX a 05XX), které jsou zapojeny pouze do Akce 3 mají pro zpracování závěrečných zpráv některá odlišná pravidla od projektůakce 2 a 3. Tyto odlišnosti jsou v metodickém pokynu graficky odlišeny prostřednictvím rámečků. 2

1 HARMONOGRAM UZAVÍRÁNÍ PROJEKTU Pro ukončení projektu je nutné, aby každé RP předložilo: závěrečnou technickou monitorovací zprávu (ZTMZ), závěrečnou finanční monitorovací zprávu (ZFMZ), žádost o platbu v případě, že schválené výdaje za celé období realizace projektu v ZFMZ budou schváleny na částku vyšší nežsoučet všech dosud obdržených plateb (zálohové a průběžné). vyúčtování dotace dle vyhlášky Ministerstva financí č. 551/2004 Sb. Postup předkládání ZTMZ/ZFMZ je podobný jako u zpráv průběžných. ZTMZ/FZMZ musí být na NPS předložena do 1 měsíce po ukončení projektu (tj. do 1 měsíce od data ukončení uvedeného v Rozhodnutí resp. v Rozhodnutí o změněrozhodnutí). V tabulce č. 1 níže naleznete doporučený harmonogram pro uzavření projektu v rámci Vašeho rozvojového partnerství. Uvedené lhůty představují nejzazší doporučený termín realizace dané aktivity. Z tohoto důvodu je vhodné nastavit si harmonogram přípravy ZTMZ/ZFMZ s dřívějšími termíny. Tabulka č. 1: Harmonogram aktivit RP při uzavírání projektu s doporučenými nejzazšími termíny aktivita 1. Zahájení zpracování ZFMZ, oslovení členůrp, za účelem kompletace dokladůke způsobilým výdajům za předchozí monitorovací období, které nebyly uznány v předchozích FZ z důvodu nedostatečného doložení 2. Zahájení zpracování ZTMZ, příprava bodůzprávy, které se týkají období celého projektu termín do 1 měsíce před koncem projektu dle Rozhodnutí do 15 dnůpřed ukončením projektu 3. Kompletace dokladůdo ZFMZ za předchozí období do 15 dnůpřed ukončením projektu 4. Konec projektu dle Rozhodnutí konec projektu 5. Kompletace dokladůdo ZFMZ za poslední období projektu do 21 dnůpo ukončení projektu 6. Finalizace ZTMZ do 21 dnůpo ukončení projektu 7. Kontrola a případná doplnění závěrečných dokumentů do 28 dnůpo ukončení projektu 8. Odeslání ZTMZ a ZFMZ do 28 dnůpo ukončení projektu 9. Předložení ZTMZ a ZFMZ do 1 měsíce po ukončení projektu 10. Předložení vyúčtování dotace dle vyhlášky č.551/2004 Sb. do 15 dnůpo schválení ZFMZ, nejpozději do 31. 1. 2009 Termínové provázání průběžných a závěrečných monitorovacích zpráv Je velmi důležité, abyste před podáním ZFMZ měli schválenou poslední průběžnou finanční monitorovací zprávu, a to zejména z důvodu, že v rámci ZFMZ budete mít poslední možnost nárokovat případně dříve krácené (z důvodu nedostatečného doložení apod.) uznatelné výdaje. Pro předejití potencionálního rizika neobdržení schválené poslední průběžné finanční monitorovací zprávy Vám doporučujeme provést úpravu délky Vašich monitorovacích období tak, aby ZFMZ pokrývala co nejdelší monitorovací období (v ideálním případěmaximálněmožnou délku, tj. tři měsíce). 3

Příklad stanovení monitorovacích období: Vášprojekt končí 31. 8. 2008 V současné doběpředkládáte průběžné technické monitorovací zprávy (PTMZ) resp. průběžné finanční monitorovací zprávy (PFMZ) za období tří měsíců, kdy poslední zprávy byly předloženy za období 8 10 / 2007. PTMZ/PFMZ bude předložena za období 11/07 1/08 PTMZ/PFMZ bude předložena za období 02 04/08 PTMZ/PFMZ bude předložena za období 05/08 ZTMZ/ZFMZ bude předložena za období 06 08/08 2 ZÁVĚREČNÁ TECHNICKÁ MONITOROVACÍ ZPRÁVA ZTMZ se předkládá ve třech tištěných vyhotoveních na NPS. Zároveňse zasílá v elektronické podoběna adresu equal.nps@cz.pwc.com. Závazný formát ZTMZ pro Akce 2 a 3 (resp. pro Akci 3) obsahující pokyny pro vyplnění jednotlivých částí je ke stažení na www.equalcr.cz. AKCE 3 Projekty zapojené pouze do Akce 3 používají odlišné formuláře závěrečných monitorovacích zpráv. Formuláře jsou uvedeny na www.equalcr.cz v části Ukončení projektů. V rámci ZTMZ příjemce jednak uvede informace o realizaci projektu za poslední monitorovací období, a jednak popíše a zhodnotí realizaci celého projektu. Informace o výstupech projektu a splnění projektových cílů mají stěžejní význam pro vyhodnocení úspěšnosti projektu a v neposlední řaděpro možnost využití a přenos výstupůpo skončení projektu, resp. CIP EQUAL. Závěrečná technická monitorovací zpráva musí obsahovat tyto informace: základní identifikační údaje v předepsaném rozsahu a struktuře kap. 1. za poslední monitorovací období: Shrnutí průběhu realizace projektu bodovědle aktivit DPA / projektové žádosti (plnění cílůprojektu, soulad s plánem) kap. 2; AKCE 3 Projekty zapojené pouze do Akce 3 uvádí shrnutí realizace dle plánu aktivit uvedeném v projektové žádosti. Stručný přehled provedených výběrových řízení kap. 12. souhrnněza celé období projektu: Shrnutí průběhu realizace projektu a popis výstupůprojektu splnění cílů projektu dle DPA a TCA / projektové žádosti, v případě jejich nesplnění odůvodnění; popis produktů a výsledků jejich šíření a 4

Přílohy prosazení; výsledky validace produktů; shrnutí postupu k dosažení cílůa hodnocení postupu; popis a odůvodnění změn a modifikací původních cílů, výstupů, partnerůa aktivit projektu., kap. 3; Plnění cílů podle navržených indikátorů stanovených na úrovni projektu. U těch indikátorů, u kterých se liší plánované a dosažené hodnoty, případněindikátory, u kterých byla změněna plánovaná hodnota v souvislosti s rozšířením projektu na základěžádosti v rámci dodatečné výzvy, bude připojen komentářs vysvětlením kap. 4.; Plnění indikátorůstanovených na úrovni programu. U těch indikátorů, u kterých se liší plánované a dosažené hodnoty, případněindikátory, u kterých byla změněna plánovaná hodnota v souvislosti s rozšířením projektu na základě žádosti v rámci dodatečné výzvy, bude připojen komentářs vysvětlením kap. 5; Stručný popis plnění jednotlivých principůpokrývající celý projekt, a to dohromady za příjemce a partnery. Pouze plnění principu gender mainstreaming bude popsáno zvlášťza příjemce a každého partnera. kap. 6; Stručný popis naplňování horizontálních témat kap. 7; Stručný popis vlivu na životní prostředí kap. 8; Přehled auditůa kontrol projektu (datum, kdo, nálezy); Přehled bude obsahovat jak audity a kontroly zajištěné samotným RP (interní audity), tak subjekty mimo RP (např. audity Evropské komise, kontrola na místě ŘO, audit MPSV, kontrola FÚ apod.) kap. 9; Přehled provedených hodnocení (evaluací) projektu ze strany externích realizátorů najatých ze strany ŘO, EK či jiných externích subjektů, včetně uvedení subjektů provádějících dané hodnocení a nejdůležitějších závěrůvyplývajících z těchto evaluací (pokud se závěry evaluace přímo týkají daného RP a jsou-li v dobězpracování ZTMZ k dispozici) kap. 10; Přehled provedených sebehodnocení v rámci RP a hlavní závěry a doporučení z jednotlivých sebehodnocení. Zpráva ze sebehodnocení bude přiložena v případě, že sebehodnocení bylo provedeno a zpráva nebyla přiložena k PTMZ v minulém monitorovacím období. V případě, že je provedeno závěrečné / souhrnné sebehodnocení, bude tvořit přílohu závěrečné technické monitorovací zprávy kap. 11; Stručný přehled provedené publicity v této části bude uveden popis realizace aktivit publicity projektu. V tabulce bude přehledně uvedeno období realizace dané aktivity, popis aktivity / nástroje publicity a cílové skupiny daných komunikačních aktivit za celý projekt kap. 13. Shrnutí průběhu realizace projektu a popis výstupů/výsledkůprojektu Stěžejní části ZTMZ jsou kapitoly 3, 4, 5 a 6, obsahující informace o dosažených výsledcích a výstupech a splnění aktivit realizovaných v rámci celého projektu, a to v členění na národní (v rámci DPA) a mezinárodní aktivity (v rámci TCA) a na Akci 2 a Akci 3 (resp. v projektové žádosti). 5

AKCE 3 Projekty Akce 3 nemají vytvořenou DPA ani TCA. Uvedou proto pouze průběh realizace aktivit Akce 3 dle plánu aktivit, který je součástí projektové žádosti. V ZTMZ budou tedy informace soustředěny vedle popisu realizace projektu za poslední monitorovací období na popis vyvinutých produktů(výstup Akce 2) a na informace o výstupech a výsledcích šíření (diseminace) a prosazení (mainstreaming) produktůdo politiky a praxe (výstup Akce 3). V první části kapitoly 3 příjemce uvede shrnutí postupu k dosažení cílůa stručné hodnocení zvoleného způsobu dosažení cílů. Zde není třeba detailně popisovat jednotlivé aktivity projekty, jde spíše o stručný popis zvolené strategie a její zhodnocení a uvedení případných změn strategie na základě doporučení ze sebehodnocení, resp. jiných evaluací, auditůapod. Dále zde bude uveden popis a odůvodnění hlavních změn a modifikací původních cílů, cílových skupin, výstupůa aktivit projektu, případněharmonogramu realizace aktivit, a to zejména ve vztahu k produktům a jejich šíření a prosazování. Budou zde též uvedeny změny ve složení RP (odstoupení partnera, přistoupení nového partnera) a případná změna příjemce dotace (hlavního partnera). Klíčovou částí kapitoly 3 jsou výstupy Akce 2 a Akce 3 (resp. pouze Akce 3). Nebude zde uváděn popis výstupůtak, jak je uveden v DPA a TCA (resp. v projektové žádosti) ale je třeba se soustředit na popis dle skutečnědosaženého stavu. V rámci popisu výstupůakce 2 a Akce 3 (resp. pouze Akce 3) bude uvedeno, zda se RP podařilo dosáhnout cíle původně stanovené v DPA a TCA (resp. v projektové žádosti), případnězde budou uvedeny důvody, pročpůvodní cíle nebyly splněny. V rámci kapitoly 3 bude uveden seznam všech produktůrozvojového partnerství (výstupy Akce 2 respektive produkty vyvinuté v rámci jiného projektu). AKCE 3 Projekty zapojené pouze do Akce 3 nevyvíjeli v rámci projektu produkty. Uvedou proto seznam produktů, které diseminovaly a mainstreamovali. Může se jednat o produkty vyvinuté v rámci CIP EQUAL (v případě, že se jedná o projekt, který na stávající projekty), popřípaděmůže jít o produkty vyvinuté mimo CIP EQUAL. Na základěustanovení bodu II.B.10 Rozhodnutí o poskytnutí dotace a Prohlášení o užití projektových výstupůmůžete být ŘO vyzváni k uzavření podlicenční smlouvy na užití vytvořených produktůprojektu. Pro každý produkt bude vyplněna tabulka, která tvoří přílohu č. 1 Metodického pokynu. V případě, že vytvořené produkty prošly validačním procesem, ZTMZ bude obsahovat informace o výsledku validace. Pokud nebyly výsledky validace (relevantní dokumentace) již dříve předány na NPS/ŘO, budou tyto výsledky přiloženy k ZTMZ. V případě, že výsledky validace jižbyly předány na NPS/ŘO, musí být ve zprávěuveden odkaz na tyto jiždříve předané dokumenty. Stejnětak, pokud vyvinuté produkty nebyly ve finální podobědříve předány na NPS, je nutné, aby byly přiloženy k ZTMZ, a to jak ve fyzické podobě, tak v podoběelektronické. 6

V rámci popisu výstupůa výsledkůakce 3 uveďte přehled a popis konkrétních výstupůakce 3 (nástrojůdiseminace a mainstreamingu) spolu s počtem jednotlivých výstupů(neuvádějte počet kopií výstupů). Jedná se například o: nověvytvořené studie a výzkumné zprávy; nové evaluační zprávy (zde se nejedná o zprávy z provedeného sebehodnocení RP); propagační materiály, výstavy, filmy apod.; nové databáze; nověvytvořené sítě; nové webové stránky; workshopy, semináře, konference apod. Dále zde bude uveden popis a hodnocení, jak se podařilo prosadit produkty do praxe, případněovlivnit politiky a strategie na národní, regionální či místní úrovni (výsledky, příp. dopady Akce 3). Bude zde téžuvedeno, zda se u určitého produktu jedná o tzv. dobrou praxi, tj. zda je jižprodukt díky projektu úspěšněvyužíván mimo RP (tj. v případě, že produkt je jižstandardněvyužíván, nikoliv testován, v pilotním provozu apod. v rámci vývoje a ověřování produktu RP). V závěrečné technické monitorovací zprávěv oddílu shrnutí průběhu realizace projektu a popis výstupů/výsledkůprojektu byste měli rovněžreportovat o tzv. špatné či neosvědčené praxi. Vzhledem k tomu, že program CIP EQUAL funguje na bázi laboratoře tedy principu vyvíjení a testování inovativních nápadů, může pochopitelnědojít k situaci, že některé produkty či postupy nepřinášejí očekávané výsledky. Skutečnost, že jste při ověření vašich nápadůdospěli k identifikaci vašeho produktu/postupu jako neosvědčené praxe může být přínosná pro ostatní projekty, které se budou v budoucnu obdobnou problematikou zabývat. Na základěvašich informací se tak budou moci vyvarovat vámi popsaných nedostatkůa slepých uliček. Proto, aby informace o neosvědčené (ale i dobré) praxi byly pro ostatní co nejpřínosnější, je třeba popsat ve zprávědetailněsamotný produkt/proces včetně podmínek jeho aplikace. Z hlediska hodnocení vašeho projektu je však nutné upozornit, že o neosvědčenou praxi jde v situaci, kdy vámi vyvinutý produkt nemá očekávané efekty na trhu práce (tj. výstup projektu nepřináší očekávané výsledky). Tato situace, je-li Vámi detailně analyzována a popsána, nepovede k negativnímu hodnocení Vašeho projektu ze strany ŘO. Pokud by však nastala situace, že produkt nebude vůbec vytvořen (tj. nebyly vyvinuty výstupy popsané v DPA), mohlo by se jednat o nedodržení ustanovení DPA. Indikátory V ZTMZ jsou příjemci také povinni poskytnout informace o plnění hodnot svých indikátorů a zároveň indikátorů stanovených na úrovni programu. Pro přehled dosažených hodnot indikátorů na úrovni programu příjemci vyplní elektronický formulářmssf Benefit pro monitorování. Z aplikace MSSF Benefit vygenerují 7

výstupní sestavu, kterou přiloží v tištěné formě k ZTMZ. Sestavu indikátorů v elektronické forměpříjemce zároveňzasílá e-mailem na NPS. AKCE 3 Projekty zapojené pouze do Akce 3 nemají povinnosti mít stanoveny indikátory na úrovni projektu. Plnění cílůdle navržených indikátorůna úrovni projektu uvedou pouze v případě, kdy si plánované indikátory na úrovni projektu stanovili v první technické monitorovací zprávě. Na rozdíl od PTMZ, je v případěztmz vyplňován přehled indikátorů na úrovni programu také do tabulky, jejížstruktura je uvedena v části 5 ZTMZ. V tabulce, která bude tvořit přílohu č. 2 ZTMZ, bude uveden seznam indikátorůs plánovanými a dosaženými hodnotami, s vyjádřením plnění v % a s komentářem k plnění těch indikátorů, u kterých se liší plánované a dosažené hodnoty, případněindikátory u kterých byla změněna plánovaná hodnota v souvislosti s rozšířením projektu na základě žádosti v rámci dodatečné výzvy. Indikátory na úrovni programu budou uvedeny v tabulce, která je ke stažení na adrese http://www.equalcr.cz/clanek.php?lg=1&id=268. Principy Vzhledem k experimentální povaze Iniciativy Společenství EQUAL je třeba velkou pozornost věnovat jednotlivým principům. V rámci tohoto popisu je nutné prokázat, zda při plnění projektových aktivit a dosažení výstupůbylo postupováno v souladu s principy Iniciativy Společenství EQUAL. Tyto informace budou navíc sloužit k přenosu dobré praxe v oblasti implementace principů. Popis bude zpracován dle pokynů ve Stručném průvodci principy CIP EQUAL (http://www.equalcr.cz/files/clanky/899/pruvodce.pdf) a bude zahrnovat všechny okruhy otázky, které jsou uvedeny v kapitole 2 Stručného průvodce. V rámci popisu bude uvedeno, jakou roli mělo naplňování jednotlivých principůpři vývoji, testovaní a prosazování inovativních produktů. V rámci popisu principu mainstreaming nebudou uváděny stejné informace jako u popisu výsledkůakce 3, ale bude zde uveden popis postupůšíření a prosazování inovací (realizace mainstreamingové strategie), Tzn. bude zde uveden popis aktivit Akce 3, nikoliv popis dosažených výsledkůakce 3, který je součástí kap. 3. V rámci popisu plnění principu mezinárodní spolupráce bude uveden popis přidané hodnoty mezinárodní spolupráce pro vyvinutí a prosazení inovativních produktůa popis způsobu implementace tohoto principu. Samotné výstupy mezinárodní spolupráce (TCA) budou popsány v kap. 3, tj. tyto informace v kap. 6 uváděny nebudou. AKCE 3 Pro projekty zapojené pouze do Akce 3 nejsou informace k TCA relevantní. Příjemce uvádí naplňování principu pouze, pokud bylo v případějeho projektu relevantní např. prostřednictvím zapojení se do některých mezinárodních aktivit zejména prostřednictvím národních tématických sítí. 8

3 ZÁVĚREČNÁ FINANČNÍ MONITOROVACÍ ZPRÁVA ZFMZ se předkládá ve třech tištěných vyhotoveních na NPS. Zároveňse zasílá v elektronické podoběna adresu equal.nps@cz.pwc.com. Formát ZFMZ pro Akce 2 a 3 (resp. pro Akci 3) je ke stažení na www.equalcr.cz. Závěrečná finanční monitorovací zpráva musí obsahovat tyto informace:: Základní identifikační údaje, zdůvodnění změn/oprav, přehled plátců/neplátců; DPH, přehled o veřejné podpoře (tam kde je relevantní), přehled kontrol projektu na místě; AKCE 3 Projekty zapojené pouze do Akce 3 používají odlišné formuláře závěrečných monitorovacích zpráv. Formuláře jsou uvedeny na www.equalcr.cz v části Ukončení projektů. Tabulky 1 4; Popis k jednotlivým tabulkám; Přílohy tabulek (pracovní smlouvy, výplatní pásky, faktury, doklady o proplacení apod.); Čestné prohlášení příjemce jako podklad pro doložení nárokovaných výdajůdo 5 000,- Kč Kopie výpisůz účtu za sledované období; Tabulka č. 5 - Souhrnný přehled k závěrečné finanční monitorovací zprávě (Souhrnný přehled). Tabulky 1, 2, 3 a 4 jsou vyplněny standardnějako u PFMZ. Tyto tabulky se vztahují pouze na období ZFMZ. Součástí ZFMZ je navíc oproti PFMZ povinná tabulka č. 5 - Souhrnný přehled. Konec období uznatelnosti výdajů Pro uznatelnost výdajůprojektu je rozhodující datum ukončení projektu, které je uvedeno v Rozhodnutí o poskytnutí dotace, případně v Rozhodnutí o změně rozhodnutí o poskytnutí dotace. Toto datum je pro jednotlivé projekty v rámci programu CIP EQUAL různé. Rozhodující pro uznatelnost výdajů/nákladůje doba jejich realizace spolu s datem jejich proplacení. Z tohoto důvodu upozorňujeme, že jakékoli výdaje/náklady, které budou realizovány či proplaceny po datu ukončení projektu, budou shledány NEUZNATELNÝMI. Problematické oblasti uznatelnosti výdajů Mzdové výdaje za poslední měsíc projektu Jak již bylo zmíněno, veškeré výdaje/náklady musí být uhrazeny a zároveň realizovány do konce projektu (datum uvedené v Rozhodnutí). Vzhledem k tomu, že 9

standardnědochází k uhrazení mezd ažv následujícím měsíci (organizace má např. nastaveno, že mzdy za březen jsou vypláceny k 15. dubnu), je třeba s ohledem na uznatelnost výdajůzajistit jejich proplacení (stejněi zákonných odvodů) za poslední měsíc projektu nejpozději k datu ukončení projektu. Mzdové výdaje za měsíc po ukončení projektu Výdaje za měsíc po ukončení projektu nejsou uznatelnými výdaji, protože nesplňují kritérium realizace výdajů před ukončením projektu. Není ani dostatečné, pokud by došlo k jejich proplacení před ukončením projektu. Stěžejní je, že nebyly v projektu realizovány. Proto je důležité, aby projekty započaly přípravu ZTMZ a ZFMZ s dostatečným předstihem před ukončením projektu (viz navržený harmonogram) a minimalizovaly tak výdaje, které jim vzniknou po datu ukončení projektu. Nastavení harmonogramu činností pro ukončení projektu bude kritickým faktorem pro kvalitu ZTMZ/ZFMZ a případněvýši výdajů, které nebudou moci být nárokovány. Je nutné, aby RP předložila ZTMZ a ZFMZ v co nejlepší kvalitě, aby byl čas strávený případným doplňováním po datu ukončení projektu minimalizován. S ohledem na skutečnost, že po předložení závěrečných dokumentůa jejich kontrole NPS bude s největší pravděpodobností probíhat ještědoplňování zpráv, je důležité naplánovat si lidské zdroje i na toto období. V závěrečných monitorovacích zprávách proto neopomeňte vyplnit jméno kontaktní osoby, kterou bude možné po skončení projektu kontaktovat ve věci doplnění. Ostatní výdaje za měsíc po ukončení projektu Zde platí stejné pravidlo jako u mzdových výdajů. Pokud náklady/výdaje nebyly realizovány a zároveňuhrazeny před ukončením projektu, jsou nezpůsobilými. Příklady takových výdajů: nájem, výdaje na telefony, poštovné apod. Pravidla pro zpracování a předložení závěrečné finanční monitorovací zprávy jsou obdobná jako u PFMZ. Tímto se na ZFMZ vztahují také pravidla předkládání finančních monitorovacích zpráv ve zjednodušené podobě. Tzn. pro všechny nárokované výdaje vztahující se k poslednímu monitorovacímu období v částce 5.000 Kča nižší, kroměvýdajůuvedených v Příručce pro příjemce (výdaje kapitoly lidských zdrojů, výdaje nárokované alikvotním podílem, výdaje spojené s výběrovými řízeními) se nepřikládají kopie účetních dokladů. K ZFMZ bude dále přiloženo čestné prohlášení příjemce, kterým stvrzuje totožnost ve zprávěuváděných dokladůi údajů o účetních dokladech nepřiložených s uloženými originály, a dále skutečnost, že účetní doklady splňují požadavky na formální správnost stanovené zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Tabulka č. 3 Vyúčtování příjmůprojektu Příjemce odpovídá za to, že nejpozději v rámci ZFMZ dojde k vyúčtování případných projektových příjmů a zisků, úrokůz projektového bankovního účtu, zálohových faktur a poskytnutých zálohových plateb partnerům. K vyúčtování příjmůprojektu (úroky z projektového účtu a ostatní příjmy) je nutné, aby příjemce k ZFMZ předložil bankovní výpisy, které budou dokladovat dané příjmy. Úroky z projektového účtu a ostatní projektové příjmy příjemce uvede v tabulce č. 3 v části 7. Příjmy projektu (viz obrázek č. 1). O tyto částky bude v závěrečné finanční 10

zprávěponížena celková výše způsobilých výdajů. K projektovým příjmům příjemce v textové části ZFMZ uvede krátký popis aktivity (1 2 věty), ze které tyto vykazované příjmy plynou. V případě, že by příjmy projektu převýšily nárokovanou částku výdajů za poslední monitorovací období, bude mít částka celkových způsobilých výdajůza poslední monitorovací období zápornou hodnotu. Obrázek č. 1: Vykázání projektových příjmův rámci závěrečné finanční monitorovací zprávy Tabulka č. 5: Souhrnný přehled k závěrečné finanční monitorovací zprávě Do tabulky Souhrnný přehled příjemce vyplní: Rozpočet na Akci 2 a 3 (resp. Akci 3), a to jak dle jednotlivých akcí tak souhrnně. Částky všech obdržených zálohových plateb. Částky všech předchozích schválených resp. proplacených žádostí o platbu. Výši způsobilých výdajůzfmz, tj. za poslední monitorovací období (tato částka odpovídá celkovým způsobilým výdajům v tabulce 3). Do tabulky č. 5 Souhrnný přehled bude uvedena výše rozpočtu do Akce 2 a 3 (resp. Akce 3) dle Rozhodnutí o poskytnutí dotace. V případě, že byla celková výše rozpočtu projektu změněna vydáním Rozhodnutí o změně rozhodnutí, uvede příjemce aktuální výši celkového rozpočtu dle posledního platného Rozhodnutí o změněrozhodnutí. Dále příjemce do tabulky do řádků zálohová platba č. 1 a zálohová platba č. 2 uvede výši obdržených zálohových plateb. V případě, že příjemce obdržel pouze jednu zálohovou platbu, bude v řádku zálohová platba č. 2 uvedena 0. Do řádků žádost o platbu č. x za FZ č. x uvede příjemce výši skutečně poskytnutých/obdržených prostředků na základě žádostí o platbu, schválené způsobilé výdaje v jednotlivých PFMZ budou uvedeny v následující části tabulky. Do řádku Závěrečná FMZ uvede příjemce navrhovanou částku způsobilých výdajůza poslední monitorovací období. Tato částka nemusí být konečná a bude upravena po kontrole ZFMZ NPS příp. ŘO. Po vyplnění všech náležitostí tabulky se automaticky vypočte předpokládaná výše závěrečné platby, případně vratky. O konečné schválené výši závěrečné platby či vratky budete informováni obdobnějako u PFMZ. Po vyplnění tabulky č. 5 Souhrnný přehled mohou nastat následující varianty: 1) Vratka částka celkových způsobilých výdajůuvedených v tabulce č. 5 ZFMZ je nižší nežcelková částka obdržených plateb uvedených v tabulce č. 5 ZFMZ. Příjemci vznikne povinnost vratky. Vratka bude rovna rozdílu řádků Celkem obdržené platby 11

a Celkem způsobilé výdaje tabulky č. 5 ZFMZ, tedy částce uvedené v řádku Výše závěrečné vratky. V tomto případěpříjemce nepodává žádost o platbu. Neprodleněpo schválení ZFMZ ze strany ŘO, budou příjemci písemněvyzváni k vrácení nevyčerpaných poskytnutých prostředků, které budou povinni do stanoveného termínu převést na účet MPSV. Finanční prostředky budete vracet až po písemné výzvě, ve které budou uvedeny veškeré potřebné informace. Částka v Kč Výše rozpočtu do Akce 2 8 000 000,00 Výše rozpočtu do Akce 3 4 000 000,00 Výše rozpočtu celkem 12 000 000,00 Poskytnuto Zálohová platba č.1: 2 000 000,00 Zálohová platba č.2: 400 000,00 Žádost o platbu č. 1 za FZ č. 1 1 000 000,00 Žádost o platbu č. 2 za FZ č. 2 1 500 000,00 Žádost o platbu č. 3 za FZ č. 3, 4 2 000 000,00 Žádost o platbu č. 4 za FZ č. 5 3 500 000,00 Žádost o platbu č. 5 za FZ č. 6 1 000 000,00 CELKEM OBDRŽENÉ PLATBY 11 400 000,00 Způsobilé výdaje Finanční zpráva č. 1 1 000 000,00 Finanční zpráva č. 2 1 500 000,00 Finanční zpráva č. 3 1 200 000,00 Finanční zpráva č. 4 800 000,00 Finanční zpráva č. 5 3 500 000,00 Finanční zpráva č. 6 1 000 000,00 NPS ŘO Závěrečná FMZ 900 000,00 800 000,00 700 000,00 CELKEM ZPŮSOBILÉ VÝDAJE 9 900 000,00 9 800 000,00 9 700 000,00 NPS ŘO Výše závěrečné platby 0,00 0,00 0,00 Výše závěrečné vratky 1 500 000,00 1 600 000,00 1 700 000,00 Obrázek č. 2: Vzorový příklad, kdy vzniká vratka v rámci závěrečné finanční monitorovací zprávy 2) Částka celkových způsobilých výdajůuvedených v tabulce č. 5 ZFMZ je rovna celkové částce obdržených plateb uvedených v tabulce č. 5 ZFMZ. Příjemci nevznikne nárok na závěrečnou platbu, ani povinnost vratky. V tomto případě příjemce nepodává žádost o platbu. Obrázek č. 3: Vzorový příklad, kdy na základězávěrečné finanční monitorovací zprávy nevzniká doplatek ani přeplatek 12

Částka v Kč Výše rozpočtu do Akce 2 8 000 000,00 Výše rozpočtu do Akce 3 4 000 000,00 Výše rozpočtu celkem 12 000 000,00 Poskytnuto Zálohová platba č.1: 2 000 000,00 Zálohová platba č.2: Žádost o platbu č. 1 za FZ č. 1 1 000 000,00 Žádost o platbu č. 2 za FZ č. 2 1 500 000,00 Žádost o platbu č. 3 za FZ č. 3, 4 2 000 000,00 Žádost o platbu č. 4 za FZ č. 5 3 500 000,00 Žádost o platbu č. 5 za FZ č. 6 2 000 000,00 CELKEM OBDRŽENÉ PLATBY 12 000 000,00 Způsobilé výdaje Finanční zpráva č. 1 1 000 000,00 Finanční zpráva č. 2 1 500 000,00 Finanční zpráva č. 3 1 200 000,00 Finanční zpráva č. 4 800 000,00 Finanční zpráva č. 5 3 500 000,00 Finanční zpráva č. 6 2 500 000,00 NPS ŘO Závěrečná FMZ 1 500 000,00 1 500 000,00 1 500 000,00 CELKEM ZPŮSOBILÉ VÝDAJE 12 000 000,00 12 000 000,00 12 000 000,00 NPS ŘO Výše závěrečné platby 0,00 0,00 0,00 Výše závěrečné vratky 0,00 0,00 0,00 3) Zůstatek částka celkových způsobilých výdajůuvedených v tabulce č. 5 ZFMZ je vyšší nežcelková částka obdržených plateb uvedených v tabulce č. 5 ZFMZ. Příjemce podává závěrečnou žádost o platbu. Částka závěrečné žádosti o platbu bude rovna rozdílu řádků Celkem způsobilé výdaje a Celkem obdržené platby tabulky č. 5 ZFMZ, tedy částce uvedené v řádku Výše závěrečné platby. V tomto případěpříjemce po schválení ZFMZ podává žádost o platbu, která bude rovna vyčíslenému zůstatku. Obrázek č. 4: Vzorový příklad, kdy si příjemce podává po schválení závěrečné finanční monitorovací zprávy závěrečnou žádost o platbu Částka v Kč Výše rozpočtu do Akce 2 8 000 000,00 Výše rozpočtu do Akce 3 4 000 000,00 Výše rozpočtu celkem 12 000 000,00 Poskytnuto Zálohová platba č.1: 2 000 000,00 Zálohová platba č.2: Žádost o platbu č. 1 za FZ č. 1 1 000 000,00 Žádost o platbu č. 2 za FZ č. 2 1 500 000,00 Žádost o platbu č. 3 za FZ č. 3, 4 2 000 000,00 Žádost o platbu č. 4 za FZ č. 5 3 500 000,00 Žádost o platbu č. 5 za FZ č. 6 1 500 000,00 CELKEM OBDRŽENÉ PLATBY 11 500 000,00 Způsobilé výdaje Finanční zpráva č. 1 1 000 000,00 Finanční zpráva č. 2 1 500 000,00 Finanční zpráva č. 3 1 200 000,00 Finanční zpráva č. 4 800 000,00 Finanční zpráva č. 5 3 500 000,00 Finanční zpráva č. 6 1 500 000,00 NPS ŘO Závěrečná FMZ 2 300 000,00 2 200 000,00 2 100 000,00 CELKEM ZPŮSOBILÉ VÝDAJE 11 800 000,00 11 700 000,00 11 600 000,00 NPS ŘO Výše závěrečné platby 300 000,00 200 000,00 100 000,00 Výše závěrečné vratky 0,00 0,00 0,00 13

Přečerpání rozpočtu Upozorňujeme, že nesmí být překročeny výše jednotlivých položek rozpočtu, jednotlivých kapitol rozpočtu, ani celková výše rozpočtu, tzn. pokud celkové nárokované výdaje přesáhnou výši příslušné položky rozpočtu, resp. kapitoly rozpočtu, resp. celkovou výši rozpočtu, budou tyto výdaje schváleny pouze do jejich maximální výše dle rozpočtu. Příjemci zároveň není možné vyplatit v rámci zálohových plateb a průběžných žádostí o platbu částku vyšší, nežjaká mu byla přiznána Rozhodnutím o poskytnutí dotace resp. Rozhodnutí o změněrozhodnutí. V případě, že bude v průběhu projektu podána žádost o platbu, po jejímžproplacení by součet zálohových a průběžných plateb převýšil rozpočet projektu, bude žádost o platbu krácena o prostředky, které převyšují rozpočet. Obrázek č. 5: Vzorový příklad, kdy by došlo v průběhu projektu k proplacení vyšší částky, než je výše rozpočtu schváleného Rozhodnutím o poskytnutí dotace. V případěžádosti o platbu č. 5 nebyly příjemci proplaceny všechny způsobilé výdaje, neboťnení možné vyplatit částku vyšší, nežkterou přiznává příjemci Rozhodnutí. Navíc schválená výše způsobilých výdajůje nižší nežproplacené prostředky, a vznikne tedy vratka. Částka v Kč Výše rozpočtu do Akce 2 8 000 000,00 Výše rozpočtu do Akce 3 4 000 000,00 Výše rozpočtu celkem 12 000 000,00 Poskytnuto Zálohová platba č.1: 2 000 000,00 Zálohová platba č.2: 400 000,00 Žádost o platbu č. 1 za FZ č. 1 1 000 000,00 Žádost o platbu č. 2 za FZ č. 2 1 500 000,00 Žádost o platbu č. 3 za FZ č. 3, 4 2 000 000,00 Žádost o platbu č. 4 za FZ č. 5 3 500 000,00 Žádost o platbu č. 5 za FZ č. 6 1 600 000,00 CELKEM OBDRŽENÉ PLATBY 12 000 000,00 Způsobilé výdaje Finanční zpráva č. 1 1 000 000,00 Finanční zpráva č. 2 1 500 000,00 Finanční zpráva č. 3 1 200 000,00 Finanční zpráva č. 4 800 000,00 Finanční zpráva č. 5 3 500 000,00 Finanční zpráva č. 6 3 000 000,00 NPS ŘO Závěrečná FMZ 900 000,00 800 000,00 800 000,00 CELKEM ZPŮSOBILÉ VÝDAJE 11 900 000,00 11 800 000,00 11 800 000,00 NPS ŘO Výše závěrečné platby 0,00 0,00 0,00 Výše závěrečné vratky 100 000,00 200 000,00 200 000,00 14

4 ZÁVĚREČNÁ ŽÁDOST O PLATBU Pravidla pro předkládání závěrečné žádosti o platbu odpovídají pravidlům uplatňovaným jižv průběhu realizace Akcí 2 a 3 (resp. Akce 3). Závěrečná žádost o platbu je předkládána pouze v případě, že v Souhrnném přehledu ZFMZ bude schválen zůstatek. Závěrečná žádost o platbu bude podána na částku odpovídající zůstatku vyčíslenému v ZFMZ. Příjemce je povinen zachovat samostatný účet i po ukončení projektu aždo doby, nežobdrží závěrečnou platbu. Projektový účet může být uzavřen ažpo celkovém vyúčtování dotace. Případné vratky musí být také odečteny z projektového účtu. 5 VYÚČTOVÁNÍ DOTACE Po ukončení projektu mají příjemci povinnost provést finanční vypořádání vztahůse státním rozpočtem, státními finančními aktivy nebo Národním fondem. Vyúčtování dotace bude probíhat dle vyhlášky Ministerstva financí č. 551/2004 Sb. Zpracování vyúčtování dotace (resp. vyplnění příslušné přílohy) provede každé RP po schválení ZFMZ. V závislosti na právní forměpříjemce je třeba vyplnit přílohy vyhlášky č. 551/2004 Sb., které jsou zároveňsoučástí tohoto metodického pokynu. Přehled příloh, které se vyplňují, je uveden níže v tabulce. Tabulka č. 2: Relevantní části vyhlášky Ministerstva financí č. 551/2004 Sb. dle právní formy příjemce odkaz na vyhlášku příloha vyhlášky státní příspěvková organizace 2 podnikatelský subjekt 6, odst. 1 písm. b Právní forma příjemce NNO, VŠ, státní fond, církevní organizace 6, odst. 1 písm. b obce 6, odst. 5, písm. b kraj 6, odst. 1 písm. b 1D 5B 7D 11B 13B Vyplněná příslušná příloha bude na NPS předložena 1x v tištěné podobědo 15-ti dnůod obdržení oznámení o schválení ZFMZ, nejpozději však 31. 1. 2009, a bude podepsána odpovědným pracovníkem příjemce. V rámci vyúčtování dotace dle vyhlášky č. 551/2004 Sb. je příjemce dále povinen předložit komentář, v němžuvede skutečnosti, které ovlivnily užití prostředků, které jsou předmětem vypořádání. Komentářby měl být zpracován stručněa výstižně několika větami. Pokud byla vyčerpána celá dotace a při jejím čerpání nevznikly žádné komplikace, postačí uvést, že dotace byla bez problémůvyčerpána v plné výši. V případě, že nebyla vyčerpána celá dotace event. při čerpání dotace vznikly nějaké problémy, bude uveden komentářtěchto skutečností. 15

Sloupec 1 Rozhodnutí o přidělení dotace na celou dobu trvání projektu Zde příjemce uvede výši celkového rozpočtu dle Rozhodnutí (Oznámení) o poskytnutí dotace. V případě, že byla celková výše rozpočtu projektu změněna vydáním Rozhodnutí o změně rozhodnutí, uvede příjemce aktuální výši celkového rozpočtu dle posledního platného Rozhodnutí o změněrozhodnutí. Sloupec 2 Poskytnuto k 31. prosinci roku, v němžby projekt ukončen Zde příjemce uvede objem prostředků, které skutečněobdržel ze strany ŘO (tzn. suma celkové zálohové platby a všech proplacených žádostí o platbu). Sloupec 3 Použito k 31. prosinci roku, v němžby projekt ukončen Zde příjemce uvede objem způsobilých prostředků, které skutečněpoužil (tzn. suma veškerých vykázaných schválených způsobilých výdajů. Tato suma by měla být rovna všem schváleným způsobilých výdajům v průběžných a závěrečné finanční monitorovací zprávě. Sloupec 4 Vratka prostředkůpři finančním vypořádáním Zde příjemce uvede výši případné vratky, která by odpovídala vratce schválené v ZFMZ. V případě, že příjemci nebyla v rámci ZFMZ vyměřena vratka, uvede v tomto sloupci nulu. Viz vzorové vyplnění tabulek níže. Obrázek č. 6: Zjednodušený formát přílohy dle vyhlášky č. 551/2004 Sb. se vzorovým vyplněním. Příjemci v tomto případěbylo poskytnuto více prostředků, nežbyla celková výše schválených způsobilých výdajů, a proto vzniká vratka. Obrázek č. 7: Zjednodušený formát přílohy dle vyhlášky č. 551/2004 Sb. se vzorovým vyplněním. Příjemci v tomto případě bylo poskytnuto množství prostředků, které odpovídá celkovým způsobilým výdajům a vratka tak nevzniká. 16

17

6 PŘÍLOHA Č. 1 Tabulka Identifikace produktu A. 1. Příjemce: A. 2. Číslo projektu (MSSF Monit): A. 3. Tématické opatření: A. Údaje o projektu B. 1. Název produktu: B. Identifikace produktu C. 1. Geografické vymezení užití produktu (NUTS II): C. 2. Formát produktu 1 : C. 3. Cílové skupiny 2 : C. 4. Uživatelé produktu 3 : C. 5. Cíle produktu: C. 6. Popis produktu: C. 7. Přidaná hodnota a inovativnost produktu ve srovnání s ostatními dostupnými produkty: 4 C. 8. Příklad dobré praxe: C. 9. Silné a slabé stránky produktu: C. Specifikace produktu 1 Např. publikace, 60 stran, kurz, 12 lekcí po 90 minutách, audiovizuální pořad na DVD, 37 min apod. 2 Uveďte cílové skupiny, které budou mít z produktu konečný užitek. Zpravidla by mělo jít o znevýhodněné skupiny. 3 Uživatelé produktu nemusejí být shodní s cílovou skupinou. Např. u systému školení pro sociální pracovníky jsou uživateli sociální pracovníci, ale cílovou skupinou např. bezdomovci, se kterými lépe vyškolení sociální pracovníci budou pracovat. 4 Této části věnujte zvláštní pozornost. Uveďte přehled existujících konkurenčních produktů, jasnědokumentujte přidanou hodnotu a inovativnost vašeho produktu oproti stávajícím řešením. Podložte argumenty, pročváš produkt lépe nežstávající přístupy řeší problémy cílových skupin. Obecné shrnutí doplňte uvedením nejdůležitějších hlavních konkrétních přínosůa inovativních prvkůproduktu. Vyhněte se banálním tautologiím typu Produkt je inovativní, protože přináší inovativní řešení problému. Inovativní prvek musí být obsažen v každém produktu. Doporučený minimální rozsah tohoto bodu je jedna normostrana (1800 znaků). 18

D. Historie produktu D. 1. Byl produkt validován? ANO NE Tyto otázky vyplňte pouze pokud jste v D.1. odpověděli ANO. D.1.1. Byly všechny požadované výstupy validace (dle metodologie) předány skrze NPS na ŘO? Pokud D.1.1. = ANO Pokud D.1.1. = NE D.1.2. Byl produkt upravován na základě doporučení z validačního řízení? Pokud D.1.2. = ANO, popište jak, pokud D.1.2. = NE, vysvětlete pročne. D. 2. Byl produkt šířen a prosazován (mainstreamován)? Pokud D. 2. = ANO, uveďte jakými metodami a jaké byly cílové skupiny mainstreamingu, pokud D. 2. = NE, vysvětlete pročne. Kdy byly tyto výstupy předány? ANO Přiložte požadované dokumenty dle metodologie validace k této zprávě. ANO ANO NE NE NE E. Produkt Dle povahy produktu přiložte kopii/vzorek produktu (publikaci, CD, materiály ke kurzu, metodiku, výzkumnou zprávu atd.), a to jak v hmotné, tak elektronické podobě. Produkt není nutné přikládat, pokud byl jižve stejné podoběpřiložen k některé z průběžných technických monitorovacích zpráv, pak stačí uvést odkaz na číslo technické zprávy, ke které byl produkt přiložen. 19