Úspěšnéřízení projektu v průběhu realizace a udržitelnosti Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad Ing. Markéta Řimnáčová 13.5.2011
Obsah Povinnosti příjemců při realizaci projektu Změny v realizaci projektu Pravidla pro způsobilé výdaje Předkládání monitorovacích zpráv Kontrola projektů Konzultace k veřejným zakázkám Hlavní problémy při realizaci projektů
Povinnosti příjemce při realizaci projektu Řídit se platnou dokumentací ÚRR Příručka pro příjemce, Metodické pokyny, Pravidla pro publicitu atd. Zahájit fyzickou realizaci projektu do 6 měsíců od podpisu smlouvy oběma smluvními stranami Hlásit vzniklé změny v průběhu realizace projektu Informovat ÚRR o postupu realizace projektu pomocí monitorovacích zpráv Dodržovat harmonogram projektu
Povinnosti příjemce při realizaci projektu Naplnit monitorovací ukazatele uvedené ve smlouvě a udržet je po dobu udržitelnosti Vést oddělenou účetní evidenci Provést audit projektu Dodržovat pravidla pro publicitu Archivace dokumentace projektu po dobu min. 10 let (od finančního ukončení projektu) Pojistit majetek pořízený v rámci realizace projektu min. na hodnotu jeho pořizovací ceny
Změny v realizaci projektu = jakékoliv změny oproti původnímu plánu Příjemce je povinen neprodleně změnu oznámit, nejpozději 15 pracovních dní před tím, než změna reálně nastane Neočekávané změny, které nesnesou odkladu, je příjemce povinen oznámit nejpozději do 5 pracovních dní ode dne vzniku změny
Změny v realizaci projektu Příjemce oznámí vzniklou změnu na formuláři Oznámení příjemce o změně projektu. Přílohou oznámí jsou veškeré doklady, které s příslušnou změnou souvisí. Jedná-li se o změnu rozpočtu projektu, přílohou Oznámení je formulář Změny v rozpočtu. V případě změny rozpočtu víceetapového projektu se dokládá formulář za každou etapu projektu i za celý projekt (např. 2 etapy 3 formuláře). Informace o provedených změnách musí být uvedena v nejbližší monitorovací zprávě.
Změny v realizaci projektu Změna nepodstatná Nezapříčiní změnu výstupů projektu, jedná se o tyto změny: Změna obecných údajů o příjemci (statutární zástupce, kontaktní osoba, adresa pro doručování, sídlo příjemce) Změny smluv s partnery, které mají formální charakter (viz. bod 1), Změny v rozpočtu mezi existujícími položkami, a to do výše max. 15% objemu položky v rámci jedné kapitoly (žádná z položek se nesmí změnit o více než 15%), Změny mezi podpoložkami v rámci jedné položky rozpočtu, při kterých nedojde ke změně celkové výše položky, Změna termínů konání dílčích akcí v rámci etapy/projektu,
Změny v realizaci projektu Změna nepodstatná Změna termínu zahájení fyzické realizace (nesmí dojít k překročení 6 měs. lhůty od podpisu Smlouvy), Změny v nezpůsobilých výdajích, Snížení celkových výdajů projektu (např. vysoutěžení nižší než plánované ceny), Změna počtu a termínů VŘ (bez ohrožení termínu ukončení fyzické realizace a ukončení projektu), Změna materiálu a technologie (bez vlivu na výstupy a rozpočet projektu), Drobné změny související se stavebními pracemi
Změny v realizaci projektu Změna podstatná menšího rozsahu Nezapříčiní změnu výstupů projektu, jedná se o tyto změny: Změna harmonogramu projektu (zahájení, ukončení fyzické realizace, ukončení projektu), Změna způsobilých výdajů projektu mezi jednotlivými položkami v rámci jedné kapitoly rozpočtu nad 15%, Změna čísla účtu příjemce, na který bude vyplacena dotace, Přesun způsobilých výdajů mezi etapami projektu, Změna v počtu etap projektu, Změna struktury financování projektu (změna režimu plátce/neplátce). Je schvalována vedoucím Odboru řízení programu. Po schválení je vyhotoven dodatek smlouvy.
Změny v realizaci projektu Změna podstatná většího rozsahu Změna, která zapříčiní změnu indikátorů projektu, Změna, která zapříčiní změnu výstupů projektu (aktivity, cíle). Je schvalována VRR. Po schválení je vyhotoven dodatek smlouvy. Další změny, které podléhají schválení VRR: Souhlas poskytovatele dotace s převodem a pronájmem majetku pořízeného z dotace, Souhlas se zřízením věcného břemene k majetku, výpůjčka majetku pořízeného z dotace.
Změny v rámci ROP JZ obecně nepřípustné Změny za všech okolností nepřípustné: Změna termínu zahájení fyzické realizace, která překročí lhůtu 6 měs. od podpisu Smlouvy, Zvýšení absolutního objemu nebo procenta dotace
Změny v rámci ROP JZ obecně nepřípustné Změny, u kterých je výjimečně možné v objektivně odůvodněných případech udělit výjimku: Přesuny způsobilých výdajů mezi kapitolami v rozpočtu projektu, Změna termínu ukončení fyzické realizace projektu, který bude navržen po termínu stanoveném jako nejzazší ve Výzvě, Přesuny mezi investicemi a neinvesticemi v rozpočtu projektu, Změna, která má vliv na snížení indikátorů a výstupů projektu, Zastavovat majetek získaný, byť jen částečně, z dotace RR.
Pravidla pro způsobilé výdaje = výdaje, které mohou být spolufinancovány ze strukturálních fondů Způsobilé výdaje musí splňovat následující podmínky: musí být vynaloženy v souladu s legislativou ES a ČR, musí být vynaloženy v souladu s podmínkami a cíli ROP NUTS II Jihozápad, vč. navazujících dokumentů, musí být přiměřené, tj. musí odpovídat cenám v místě a čase obvyklým, musí být vynaloženy v souladu s principy hospodárnosti, účelnosti, efektivnosti.
Pravidla pro způsobilé výdaje Z časového hlediska jsou výdaje způsobilé k proplacení pokud: vznikly během fyzické realizace projektu a byly uhrazeny nejpozději v den ukončení projektu, tj. když žadatel předkládá Žádost o platbu, a zároveň výdaje vznikly nejdříve v den předložení Žádosti o poskytnutí dotace na ÚRR Výdaje na projektovou dokumentaci jsou způsobilé i před výše uvedeným datem za předpokladu, že vznikly a byly uhrazeny po 1.1.2007.
Pravidla pro způsobilé výdaje Výjimka pro projekty zakládající veřejnou podporu realizované v režimu regionální investiční podpory: způsobilost výdajů je stanovena od data sdělenířídícího orgánu, že projekt splnil podmínky způsobilosti v režimu regionální investiční podpory, tzn. přijatelnosti projektu, termín je žadateli sdělen písemně do 5 pracovních dnů od ukončení hodnocení přijatelnosti
Pravidla pro způsobilé výdaje Dokladování způsobilých výdajů způsobilé výdaje musí být přímo a výhradně spojeny s realizací projektu a jsou součástí rozpočtu, který je přílohou Smlouvy o poskytnutí dotace, výdaje musí být identifikovatelné a prokazatelné, musí být doložitelné účetními doklady, výdaje, které nejsou řádně doložené, jsou vždy považovány za výdaje nezpůsobilé, výdaje musí být zaplaceny a zaplacení musí být do data ukončení projektu a předložení monitorovací zprávy s žádostí o platbu (doložení kopie výpisu z bankovního účtu), transakce související s projektem musí být odděleně identifikovatelné od ostatních účetních transakcí s projektem nesouvisejících
Pravidla pro způsobilé výdaje Rozhodným datem pro posouzení způsobilosti výdajů je datum zdanitelného plnění; u výdajů, které nejsou předmětem daně z přidané hodnoty, pak datum úhrady příslušného výdaje. Datum zdanitelného plnění nesmí překročit termín ukončení fyzické realizace projektu a příslušný způsobilý výdaj musí být uhrazen do data ukončení projektu (nejpozději do 20 pracovních dnů od data ukončení fyzické realizace projektu, čili do data ukončení projektu).
Předkládání monitorovacích zpráv Příjemci informují ÚRR o realizaci projektů pomocí monitorovacích zpráv. Obsahují popis uskutečněných a plánovaných aktivit, čerpání rozpočtu, proběhlých výběrových řízení, změn v projektu, naplňování předepsaných indikátorů ze Smlouvy o dotaci a další. Typy monitorovacích zpráv: Průběžná monitorovací zpráva Etapová monitorovací zpráva Závěrečná monitorovací zpráva Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu Kontrola monitorovacích zpráv probíhá v rámci administrativní kontroly projektů. Před proplacením dotace je projekt kontrolován i v rámci fyzické kontroly kontrola na místě realizace projektu. Monitorovací zprávy se liší v rozsahu požadovaných informací. S monitorovací zprávou jsou předkládány příslušné povinné přílohy.
Průběžná monitorovací zpráva předkládaná jedenkrát za 6 měsíců podepsána příjemcem/pověřeným oprávněným zástupcem a doručena do 5 pracovních dnů na podatelnu ÚRR první monit. období je ukončeno po uplynutí 6 kalendářních měsíců následujících po kalend. měsíci, ve kterém byla uzavřena Smlouva o poskytnutí dotace (např. 7.2.2011 uzavřena smlouva, 30.8.2011 I.PMZ, 29.2. 2012 II.PMZ atd.) pokud by měla být průběžná monit. zpráva předložena do 1 měsíce před nebo po předložení etapové/závěrečné monit. zprávy nepředkládá se (příjemce zažádá o sloučení) přílohou je kompletní zadávací dokumentace u doposud zrealizovaných VŘ
Etapová/Závěrečná monitorovací zpráva předkládána po ukončení etapy/projektu dle termínu uvedeného ve Smlouvě o poskytnutí dotace či dodatku ke Smlouvě přílohou je vždy: Žádost o platbu, faktury, doklady o jejich zaplacení, doklady o zaúčtování, doložení vedení samostatné účetní evidence, doklady o plnění indikátorů ze Smlouvy, doklady k proběhlým výběrovým řízením, uzavřené smlouvy s dodavateli, objednávky, doklady prokazující ukončení jednotlivých aktivit projektu (kolaudační souhlas, povolení k předčasnému užívání stavby, předávací protokoly, dodací listy apod.) a další převážná většina příloh se dokládá v kopii (originál uchovává příjemce) nelze provést kontrolu následující etapové monit. zprávy, pokud není ukončena kontrola předchozí etapové monit. zprávy a prostředky proplaceny na účet příjemce
Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu předkládána do 20 pracovních dnů po uplynutí každého roku od ukončení projektu (např. ukončení projektu 30.6.2009, I.MZU nejpozději do 20 prac. dnů po datu 30.6.2010) předkládána po celou dobu udržitelnosti projektu, tj. 5 let (3 roky MSP), od data ukončení projektu
Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu Přílohy monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu: Doložení zaúčtování dotace dle Avíza o provedené platbě, účetní vypořádání případných pozastávek, popř. uveden majetku do užívání (zaúčtování majetku, inventární karty), Podklady prokazující dodržení pravidel pro publicitu (fotodokumentace), Dokladování nově vytvořených pracovních míst v souvislosti s projektem (pracovní smlouvy, pracovní náplně, přepočtený stav zaměstnanců, mzdové listy, pracovní výkazy či pracovní docházky), Doklady o naplnění indikátoru Počet nově certifikovaných ubytovacích zařízení v CR (Certifikát a Klasifikační znak dle Oficiální jednotné klasifikace ČR ubytovacích zařízení kategorie hotel, hotel garni, penzion, motel a botel případně jiný dle Definice indikátorů), Dokumenty prokazující udržování ostatních indikátorů (čestné prohlášení), Další dle relevantnosti projektu
Fyzická kontrola Z časového hlediska dělíme na: ex ante předběžná interim průběžná ex-post následná Ex ante Probíhá před podpisem Smlouvy o podmínkách dotace u vybraného vzoru projektů Kontrolováno, zda stav popisovaný v benefitové žádosti odpovídá skutečnosti místo realizace projektu, ověření realizace plánovaných výběrových řízení
Fyzická kontrola Interim Probíhá v průběhu realizace projektu Každý projekt musí být zkontrolován min. jedenkrát po dobu realizace Kontrolováno je především: - vedení a uchování dokumentace spojené s realizací projektu v šanonu příjemce, - místo realizace projektu, - zda stav popisovaný v monitorovací zprávě odpovídá skutečnosti, - plnění indikátorů, - publicita projektu
Fyzická kontrola Ex-post Probíhá v období udržitelnosti projektu Kontrolováno především: - udržení indikátorů projektu - publicita projektu pamětní deska - uchování dokumentace k projektu
Konzultace k veřejným zakázkám Forma konzultace: Osobní Písemná po předchozí dohodě s příslušným finančním manažerem Možnost nechat si nezávazně zkontrolovat zadávací dokumentaci a dokumenty vztažené k zahájení zakázky (např. výzvu či oznámení) odhalení nepřiměřených kvalifikačních kritérií, nesprávných lhůt apod. Finanční manažer prověří zadávací dokumentace či výzvy vyhodnocení předložené dokumentace, zda nějaká část není v souladu s legislativou či podmínkami ROP.
Konzultace k veřejným zakázkám Pokud nedojde k vyjádření ke všem skutečnostem uvedeným v předložené dokumentaci, neznamená to, že ÚRR JZ shledal správnost těchto dokumentů nebo že dokumenty nebudou předmětem dalších kontrol. Kontrola má pouze informativní a konzultační charakter, ÚRR JZ nenese žádnou odpovědnost za případné nedostatky v zakázce a je na zvážení příjemce, zda bude uvedené vyhodnocení akceptovat.
Hlavní problémy při realizaci projektů Nejčastější chyby v předkládaných monitorovacích zprávách se žádostí o platbu: Stručný popis realizace projektu, který neobsahuje veškeré realizované aktivy projektu Neuvedení popisu zapojení partnera v rámci projektu Neuvedení veškerých vzniklých změn projektu Chybně uvedený termín skutečného předložení monitorovací zpráv Opomínání uvedení informace o dodatku ke Smlouvě o dotaci
Hlavní problémy při realizaci projektů Nejčastější chyby příjemců v předkládaných přílohách monitorovacích zpráv se žádostí o platbu: Nesoulad mezi formuláři Žádost o platbu, Přehled o čerpání prostředků a Změny v rozpočtu Špatně vyplněná Benefitová žádost o platbu (částka celkových způsobilých výdajů, křížové financování v rámci ROP JZ není možné) Nedoložení samostatné účetní evidence včetně sestavy z níž je patrné rozdělení investičních a neinvestičních výdajů Nedoložení opisu účetních dokladů s podpisy odpovědných osob včetně vnitřní směrnice organizace upravující účtování o projektu (oddělení účetnictví projektu od ostatních účetních operací)
Hlavní problémy při realizaci projektů Nejčastější chyby příjemců v předkládaných přílohách monitorovacích zpráv se žádostí o platbu: Nerozepsání způsobilých a nezpůsobilých výdajů na faktuře v případě částečné způsobilosti faktury Nedoložení příloh k fakturám (např. soupis provedených prací) Nesoulad částky vystavené faktury s přiloženým soupisem prací Nedoložení změnových listů v případě vzniku drobných stavebních změn Nedokládání prokázání zapojení partnera v rámci projektu
Hlavní problémy při realizaci projektů Nejčastější chyby v dokumentaci k zadávacímu řízení: Nedodání kompletní dokumentace k výběrovému řízení (nejčastěji chybí výkaz výměr na neocenění a vysoutěžený rozpočet, platební a obchodní podmínky, technická zpráva) Uvádění konkrétních názvů ve výkazu výměr či v položkovém rozpočtu stavby bez možnosti použití kvalitativně a technicky obdobných řešení Neurčení předpokládané hodnoty zakázky a způsobu jejího určení (příjemci často vyzýváni k doplnění) Nedostatečně specifikovaná hodnotící kritéria bez konkrétního způsobu určení (ekonomická výhodnost nabídky, kvalita, technické provedení)
Hlavní problémy při realizaci projektů Nejčastější chyby v dokumentaci k zadávacímu řízení: Rozpor návrhu smlouvy o dílo s uzavřenou smlouvou Nedostatečné prokázání odeslání Výzvy osloveným dodavatelům (doručenky jsou nedostačující, nutné doložit podací lístky či předávací protokoly při osobním vyzvednutí) K doloženým nabídkám se opomíná na doložení obálek (kontrola dodržení lhůty pro doručení, označení obálky)
Hlavní problémy při realizaci projektů Pravidla v udržitelnosti projektu: Udržet a zachovat výsledky a výstupy projektu po dobu 5/3 let od data ukončení projektu Uchovat nově vytvořené pracovní místa po dobu 5/3 let od data ukončení projektu (nová pracovní místa musí vzniknout do 1 roku od ukončení projektu) V souvislosti s realizací projektu dosáhnout naplnění monitorovacích ukazatelů a zajistit jejich udržení podle Smlouvy po celou dobu udržitelnosti projektu Dodržení pravidel pro publicitu po celou dobu udržitelnosti
Hlavní problémy při realizaci projektů Pravidla v udržitelnosti projektu: Archivace dokladů a dokumentů souvisejících s projektem S majetkem získaným z dotace nakládat s péčířádného hospodáře a majetek nezatěžovat věcnými právy třetí osoby včetně zástavních práv K první monitorovací zprávě o zajištění udržitelnosti projektu předložit zaúčtování dotace, doklad k certifikaci ubytovacího zařízení a vytvoření všech plánovaných pracovních míst (dokladování nově vytvořených pracovních míst musí být v každé monitorovací zprávě o zajištění udržitelnosti projektu po dobu 5/3 let)
Odkaz Na pravé straně Vše pro žadatele a příjemce --- Vše pro příjemce Příručka pro příjemce + přílohy Smlouva o poskytnutí dotace Pravidla pro publicitu Manuál vizuálního stylu Logo ROP Jihozápad, informační banner ke stažení Metodický pokyn ke způsobilým výdajům projektu
Kontakty: Ing. Markéta Řimnáčová rimnacova@rr-jihozapad.cz, tel: +420 389 058 622 Úřad regionální rady regionu soudružnosti Jihozápad Jeronýmova 1750/21 370 01 České Budějovice Úřední hodiny: Pondělí: 8:00-16:30 Úterý čtvrtek: 8:00-15:30 Pátek: 8:00-14:00
Děkuji za pozornost Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad Jeronýmova 1750/21 370 01 České Budějovice www.rr-jihozápad.cz