P O K Y N ředitele odboru interního auditu a kontroly Ročník: 2012 V Praze 15. června 2012 Číslo: 10 ORGANIZAČNÍ ŘÁD ODBORU INTERNÍHO AUDITU A KONTROLY ČÁST PRVNÍ POSTAVENÍ A PŘEDMĚT ČINNOSTI ODBORU INTERNÍHO AUDITU A KONTROLY Čl. 1 Postavení odboru interního auditu a kontroly 1. Postavení odboru interního auditu a kontroly (dále jen odbor ) v organizační struktuře organizační složky státu Ministerstva vnitra (dále jen ministerstvo ) je upraveno nařízením Ministerstva vnitra, kterým se vydává organizační řád Ministerstva vnitra 1. 2. Odbor je funkčně nezávislý útvar ministerstva v podřízenosti ministra vnitra, organizačně oddělený od řídících a výkonných struktur 2 ministerstva. Čl. 2 Předmět činnosti odboru Předmět činnosti odboru je v rámci vnitřní správy resortu Ministerstva vnitra (dále jen resort ) vymezen organizačním řádem ministerstva tak, že zahrnuje a) výkon interního auditu 3 v ministerstvu, 1 Nařízení Ministerstva vnitra č. 5/2011, kterým se vydává organizační řád Ministerstva vnitra, ve znění pozdějších předpisů 2 28 odst. 1 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů 3 28 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole Vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů Nařízení Ministerstva vnitra č. 10/2003, o interním auditu, ve znění pozdějších předpisů
Pokyn ředitele OIAK č. 10/2012 Strana 2 b) výkon veřejnosprávní kontroly u organizačních složek státu zřízených ministerstvem nebo organizačních složek státu zřízených zákonem a státních příspěvkových organizací, u kterých není zřízen interní audit 4, c) výkon následné veřejnosprávní kontroly 5 u: a) organizačních složek státu zřízených ministerstvem, organizačních složek státu zřízených zákonem a státních příspěvkových organizací v působnosti resortu, b) příjemců veřejné finanční podpory poskytnuté prostřednictvím rozpočtové kapitoly ministerstvo nebo prostřednictvím Všeobecné pokladní správy nebo z prostředků Evropské unie, c) České pošty, s. p. 6, d) výkon kontrolní a supervizní činnosti v resortu na základě ročního jednotného plánu hlavních kontrolních úkolů ministerstva a policie nebo na základě požadavku ministra vnitra, e) vyhodnocování plnění a účinnosti opatření přijatých na základě výsledků kontrol vykonávaných orgány vnější kontroly v ministerstvu, policii, organizačních složkách státu zřízených ministerstvem, organizačních složkách zřízených zákonem, příspěvkových organizacích a státním podniku, f) výkon funkce certifikačního orgánu pro projekty spolufinancované z fondů zřízených v rámci obecného programu Solidarita a řízení migračních toků, g) metodickou a konzultační činnost pro oblast interního auditu v resortu, h) tvorbu koncepce, koordinace a metodické usměrňování obecné kontroly a veřejnosprávní kontroly v resortu, i) poskytování součinnosti při kontrolách vykonávaných v resortu orgány vnější kontroly, j) zpracování roční zprávy o výsledcích finančních kontrol v resortu a předkládání schválené zprávy Ministerstvu financí 7, k) zpracování samostatné pasáže s názvem Výsledky vnitřních a vnějších kontrol do Průvodní zprávy k návrhu závěrečného účtu rozpočtové kapitoly 314 Ministerstvo vnitra 8, l) vyhodnocování postupu před uzavíráním smluv s externími firmami, jejichž předmětem je výkon auditů nebo právních služeb pro útvary ministerstva 9, 4 8 odst. 1 a 11 odst. 4 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole 5 11 odst. 4 a 5 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole 6 15 písm. g) a h) zákona č. 77/1997 Sb., o státním podniku, ve znění pozdějších předpisů 7 22 odst. 2 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole 8 Vyhláška č. 419/2001 Sb., o rozsahu, struktuře a termínech údajů předkládaných pro vypracování návrhu státního závěrečného účtu a o rozsahu a termínech sestavení návrhů závěrečných účtů kapitol státního rozpočtu, ve znění pozdějších předpisů 9 Pokyn ministra vnitra č. 53/2011, kterým se stanoví postup při uzavírání smluv s externími firmami, jejichž předmětem je výkon auditů, právních služeb a dalších poradenských služeb pro útvary organizační složky státu Ministerstvo vnitra
Pokyn ředitele OIAK č. 10/2012 Strana 3 m) vedení resortního informačního systému Kontrolní činnost 10, provozování aplikace Audit MV a zabezpečování provozu samostatných síťových segmentů odboru. ČÁST DRUHÁ ORGANIZACE A ŘÍZENÍ ODBORU 1. Odbor se organizačně člení na a) oddělení interního auditu, b) oddělení veřejnosprávní kontroly, c) oddělení výkonu supervize, d) oddělení analytické. Čl. 3 Organizační struktura a řízení odboru 2. V čele odboru je ředitel odboru, kterého řídí ministr vnitra. Ze své činnosti, včetně zajišťování interního auditu v ministerstvu, je ředitel odboru odpovědný ministrovi vnitra. 3. Ředitel odboru řídí svého zástupce, vedoucí jednotlivých oddělení a zaměstnance, který není začleněn do oddělení asistenta. 4. Zástupce ředitele odboru zastupuje ředitele odboru po dobu jeho nepřítomnosti v plném rozsahu, s výjimkou a) odborného řízení oddělení interního auditu, kdy ředitele odboru zastupuje vedoucí tohoto oddělení, b) rozhodování ve věcech, u nichž si ředitel odboru rozhodování vyhradil. 5. V čele jednotlivých oddělení stojí vedoucí oddělení. 6. Mimo vedoucích zaměstnanců působí v jednotlivých odděleních zaměstnanci, kteří nejsou uvedeni v odstavci 2 až 5, avšak jsou oprávněni na základě právních předpisů a interních aktů řízení organizovat, řídit a kontrolovat práci jiných zaměstnanců oddělení a dávat jim k tomu účelu závazné pokyny. Jedná se o zaměstnance, kteří jsou v systemizaci pracovních míst označeni kódem příplatku za vedení 799 (dále jen pověřený zaměstnanec ). 10 Čl. 23 Nařízení Ministerstva vnitra č. 55/2003, o obecné kontrole a supervizní činnosti, ve znění pozdějších předpisů
Pokyn ředitele OIAK č. 10/2012 Strana 4 PRAVOMOC VEDOUCÍCH ZAMĚSTNANCŮ A POVĚŘENÝCH ZAMĚSTNANCŮ Čl. 4 Ředitel odboru 1. Ředitel odboru odpovídá za činnost odboru, přičemž v souladu s organizačním řádem ministerstva zejména a) řídí, organizuje a kontroluje činnost odboru tak, aby byla v souladu s postavením, působností a hlavními úkoly ministerstva, b) koordinuje činnost odboru s činností ostatních útvarů ministerstva a zajišťuje vzájemnou spolupráci, c) zastupuje, v rozsahu vymezeném předmětem činnosti odboru, ministerstvo při jednáních navenek, d) zastupuje odbor při jednáních s vedoucími zaměstnanci a služebními funkcionáři jednotlivých složek resortu, a to v rozsahu předmětu činnosti odboru nebo na základě plné moci udělené ministrem vnitra, e) zmocňuje zaměstnance odboru k zastupování při jednáních navenek i uvnitř resortu, f) rozhoduje o formě a způsobu řešení závažných úkolů odboru, pokud si rozhodnutí o řešení konkrétního úkolu odboru nevyhradil ministr vnitra, g) řídí zpracování koncepce interního auditu, veřejnosprávní kontroly a obecné kontroly zajišťované v rámci resortu, s výjimkou řídící kontroly, a odpovídá za jejich realizaci, h) vydává ve své pravomoci interní akty řízení a z hlediska předmětu činnosti odboru zajišťuje zpracování stanovisek k návrhům právních předpisů a interních aktů řízení připravovaných jinými útvary ministerstva a k návrhům právních předpisů připravovaných jinými ústředními správními úřady, i) vykonává ve stanoveném rozsahu personální pravomoc, předkládá návrhy na jmenování a odvolání vedoucích zaměstnanců odboru a v návrhu pracovní smlouvy stanoví popis jejich pracovní činnosti, j) navrhuje vnitřní organizaci odboru, včetně systemizace pracovních míst, zpracovává a vydává organizační řád odboru, k) odpovídá za včasnost a správnost vyřízení petic, stížností a jiných podání doručených nebo postoupených odboru a za včasné poskytnutí informací požadovaných podle právního předpisu. 2. Ředitel odboru přímo řídí asistenta, který zejména a) zajišťuje specializované organizační a koordinační činnosti pro ředitele odboru, koordinuje časový harmonogram ředitele odboru s časovým harmonogramem dalších vedoucích zaměstnanců,
Pokyn ředitele OIAK č. 10/2012 Strana 5 b) zajišťuje komplexně spisovou službu a předarchivní péči o písemnosti 11 v odboru, c) vede elektronickou poštu odboru, d) zajišťuje styk s podatelnou ministerstva, zabezpečuje příjem a rozdělení poštovních zásilek, e) vede evidenci materiálně technických prostředků přidělených pro zajištění činnosti odboru a sleduje jejich účelné používání a vynakládání, f) vede evidenci majetku přiděleného jednotlivým zaměstnancům a evidenci zápůjček, g) zabezpečuje zaměstnance majetkem. Čl. 5 Zástupce ředitele odboru Zástupce ředitele odboru zastupuje ředitele odboru dle čl. 3 odst. 4. Při řízení oddělení výkonu supervize má pravomoc a odpovědnost vedoucího oddělení podle čl. 6. Čl. 6 Vedoucí oddělení Vedoucí oddělení odpovídá za činnost oddělení, přičemž zejména a) zabezpečuje, aby úkoly oddělení byly realizovány v souladu s právními předpisy a interními akty řízení 12, b) organizuje, řídí a kontroluje práci podřízených zaměstnanců, c) odpovídá řediteli odboru za věcnou, právní, jazykovou a formální úroveň materiálů zpracovávaných oddělením, včetně dodržení stanovených termínů, d) předkládá řediteli odboru návrhy na personální opatření vůči podřízeným zaměstnancům a zpracovává popis jejich pracovní činnosti, e) plní další úkoly uložené ředitelem odboru. Čl. 7 Pověření zaměstnanci Pověření zaměstnanci uvedení v čl. 3 odst. 6 odpovídají za plnění úkolů na svěřeném pracovišti. 11 např. Nařízení Ministerstva vnitra č. 5/2008, kterým se vydává spisový a skartační řád 12 např. Nařízení Ministerstva vnitra č. 5/2008, kterým se vydává spisový a skartační řád
Pokyn ředitele OIAK č. 10/2012 Strana 6 ČÁST TŘETÍ ČINNOST ORGANIZAČNÍCH ČLÁNKŮ ODBORU Oddělení interního auditu zejména Čl. 8 Oddělení interního auditu a) zajišťuje v ministerstvu výkon interních auditů a vyhodnocování přiměřenosti a účinnosti vnitřního řídícího a kontrolního systému, b) zpracovává ekonomické analýzy auditovaných oblastí, c) zajišťuje v ministerstvu provádění auditů k ověření účinného fungování řídícího a kontrolního systému realizace podpory z fondů Evropské unie, d) zajišťuje výkon auditů implementačních struktur strukturálních a komunitárních programů v působnosti ministerstva, e) plní úkoly certifikačního orgánu v rámci komunitárního programu Evropské unie Solidarita a řízení migračních toků, f) zpracovává střednědobý a roční plán interního auditu v ministerstvu, g) posuzuje hospodárnost, efektivnost a účelnost požadavků na uzavírání smluv mezi ministerstvem a externími firmami na provádění auditů, h) zpracovává a cestou ředitele odboru předkládá ministrovi vnitra 1. zprávy o vykonaném interním auditu, jejichž součástí je doporučení k přijetí opatření k nápravě zjištěných nedostatků, ke zdokonalování kvality vnitřního kontrolního systému v ministerstvu a k předcházení nebo ke zmírnění rizik a ke zdokonalování postupů a zlepšování řízení, 2. písemná upozornění na případy, kdy na základě doporučení podle bodu 1. nebo na základě oznámení řídící kontroly nebyla přijata příslušná opatření, i) informuje o závažných zjištěních z vykonaných finančních kontrol, j) zpracovává pro oddělení analytické samostatnou pasáž o interním auditu pro účely 1. roční zprávy o finanční kontrole, 2. Průvodní zprávy k návrhu závěrečného účtu kapitoly 314 Ministerstvo vnitra, k) zajišťuje metodickou a konzultační činnost pro oblast interního auditu v resortu, l) podílí se v rámci připomínkového řízení na posuzování návrhů právních předpisů a interních aktů řízení, m) podílí se na zabezpečení každoroční prezentace činnosti odboru a na obsahovém zabezpečení semináře pro auditory, n) využívá aplikační prostředí Audit MV s podporou příslušných specialistů oddělení analytického a předkládá oddělení analytickému podněty na jeho zdokonalení, o) spolupracuje s externími auditory a vnějšími kontrolními orgány při jejich výkonu působnosti vůči ministerstvu, zejména s Nejvyšším kontrolním úřadem a Ministerstvem financí, p) plní další úkoly uložené ředitelem odboru.
Pokyn ředitele OIAK č. 10/2012 Strana 7 Čl. 9 Oddělení veřejnosprávní kontroly Oddělení veřejnosprávní kontroly zejména a) zajišťuje výkon veřejnosprávní kontroly u organizačních složek státu a státních příspěvkových organizací, které nemají zřízen útvar nebo pracoviště interního auditu, b) provádí výkon následné veřejnosprávní kontroly u: 1. organizačních složek státu zřízených ministerstvem, organizačních složek státu zřízených zákonem a příspěvkových organizací v působnosti resortu 2. příjemců veřejné finanční podpory poskytnuté prostřednictvím rozpočtové kapitoly ministerstvo nebo z prostředků Všeobecné pokladní správy nebo z prostředků Evropské unie, 3. České pošty, s. p., c) předkládá oddělení interního auditu informace o závažných zjištěních z vykonaných veřejnosprávních kontrol, d) metodicky usměrňuje výkon veřejnosprávní kontroly v resortu, e) zpracovává pro oddělení analytické samostatnou pasáž o veřejnosprávní kontrole pro účely 1. roční zprávy o finanční kontrole, 2. Průvodní zprávy k návrhu závěrečného účtu kapitoly 314 Ministerstvo vnitra, f) připravuje podklady pro zpracování ročního jednotného plánu hlavních kontrolních úkolů ministerstva a policie, g) podílí se na každoroční prezentaci činnosti odboru a na obsahovém zabezpečení semináře pro kontrolory, h) plní další úkoly uložené ředitelem odboru. Čl. 10 Oddělení výkonu supervize Oddělení výkonu supervize oddělení zejména a) zajišťuje výkon kontrolní a supervizní činnosti v resortu na základě ročního plánu hlavních kontrolních úkolů ministerstva a policie nebo na základě požadavku ministra vnitra, b) vyhodnocuje dodržování metod a postupů při výkonu kontroly, plnění a účinnost opatření přijatých na základě výsledků kontrol vykonávaných orgány vnější kontroly v resortu, c) zpracovává pro oddělení analytické informaci o výsledcích provedených kontrol a supervizí, d) připravuje podklady pro zpracování ročního jednotného plánu hlavních kontrolních úkolů ministerstva a policie,
Pokyn ředitele OIAK č. 10/2012 Strana 8 e) metodicky usměrňuje statistické vykazování kontrol vykonaných v resortu, včetně státních kontrol a správního dozoru a kontrol vykonaných vnějšími kontrolními orgány, f) podílí se na zabezpečení každoroční prezentace činnosti odboru a na obsahovém zabezpečení semináře pro kontrolory, g) sleduje realizaci protikorupčních opatření v resortu, h) vyřizuje petice, stížnosti a jiná podání osob související s činností odboru, doručené nebo postoupené odboru, a požadavky na poskytnutí informací podle právního předpisu, související s činností odboru, i) plní další úkoly uložené ředitelem odboru. Oddělení analytické zejména Čl. 11 Oddělení analytické a) zpracovává interní akty řízení, vztahující se k metodám a postupům při výkonu interního auditu, veřejnosprávní kontroly, supervizní činnosti a obecné kontroly, b) zpracovává stanoviska k návrhům právních předpisů, interních aktů řízení navrhovaných ke schválení ministrovi vnitra a k materiálům projednávaným ve vládě týkajících se kontroly, c) zpracovává interní akty řízení ředitele odboru, d) metodicky usměrňuje výkon obecné kontroly v resortu, e) podílí se na zajišťování odborné přípravy kontrolních pracovníků v resortu, f) zpracovává roční jednotný plán hlavních kontrolních úkolů ministerstva a policie, g) zpracovává zprávu o výsledcích obecné kontroly a supervizní činnosti za kalendářní rok, h) zpracovává pasáž s názvem Výsledky vnitřních a vnějších kontrol do Průvodní zprávy k návrhu závěrečného účtu rozpočtové kapitoly 314 Ministerstvo vnitra, i) zpracovává roční zprávu o výsledcích finančních kontrol v resortu a předkládá schválenou zprávu Ministerstvu financí, j) spolupracuje při zajišťování účinného systému interního auditu, veřejnosprávní kontroly, obecné kontroly a supervizní činnosti s ostatními ministerstvy a dalšími ústředními správními úřady a s Nejvyšším kontrolním úřadem, k) posuzuje hospodárnost, efektivnost a účelnost požadavků na uzavírání smluv mezi ministerstvem a externími firmami na provádění právních služeb, l) poskytuje součinnost při kontrolách vykonávaných v resortu orgány vnější kontroly, zejména Nejvyšším kontrolním úřadem a Ministerstvem financí, m) zpracovává návrh rozpočtu odboru, zabezpečuje sledování plnění rozpočtu odboru, včetně prověřování a zajišťování účetní správnosti, podává hlášení o stavu rozpočtu,
Pokyn ředitele OIAK č. 10/2012 Strana 9 n) zabezpečuje výplatu dávek zaměstnancům odboru, vede evidenci dovolených, nemocenských a indispozičního volna a nepřítomnosti, n) zabezpečuje provádění rozpočtových opatření podle pokynu ředitele odboru, o) plní úkoly odboru vyplývající z předpisů o ochraně utajovaných informací, p) komplexně zabezpečuje ICT odboru, q) plní úkoly související s analýzou informací z oblasti interního auditu a kontroly resortu MV, r) zabezpečuje implementaci a instalaci softwarových prostředků na výpočetní technice vedené v majetku odboru, s) zveřejňuje informace odboru do prostředí resortní počítačové sítě a sítě internet, t) zabezpečuje správu serverů odboru, serverů celorepublikového informačního systému a serverů Úřadu vnitřní kontroly Policejního prezídia, u) zabezpečuje odbornou přípravu zaměstnanců z odboru v oblasti informačních technologií, w) organizačně zabezpečuje seminář pro kontrolory a auditory a podílí se na obsahovém zabezpečení semináře, x) zabezpečuje správu a provoz celorepublikového elektronického informačního systému Kontrolní činnost, y) zabezpečuje školení interních auditorů resortu v aplikačním prostředí Audit MV, z) plní další úkoly uložené ředitelem odboru. ČÁST ČRVRTÁ ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Čl. 12 Organizační schéma odboru je uvedeno v příloze. Čl. 13 Ruším pokyny ředitele odboru interního auditu a kontroly č. 7/2011 a č. 4/2012. Čl. 14 Tento pokyn nabývá účinnosti dnem vydání. Č. j. MV- 21901-10/IAK-2012 Mgr. Petr PLAŇANSKÝ. v. r. ředitel odboru
Příloha k pokynu ředitele OIAK č. 10/2012 ředitel odboru asistentka vedoucí oddělení interního auditu vedoucí oddělení veřejnosprávní kontroly zástupce ředitele a vedoucí oddělení výkonu supervize vedoucí oddělení analytického