Správní orgány str. 1 Spis 17 Na rozdíl od dosavadního zákona, který ponechával vedení spisu pouze na interních předpisech, byla nyní v zájmu právní jistoty jeho úprava zařazena přímo do správního řádu. Podrobnosti o vedení spisu, další manipulaci s nimi, jejich ukládání apod. jsou stanoveny v zák. č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, resp. vyhláškou č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Úprava vedení spisu přitom vychází z dlouhodobé praxe a zkušeností správních orgánů a většina jejich ustanovení byla i dosud realizována. Platí to i o ustanovení, podle něhož je třeba, aby každý spis byl označen spisovou značkou (tj. číslem spisu). Mimo to musí být označen i číslem jednacím, tedy číslem dané věci. Vzhledem k tomu, že spis musí obsahovat evidenci všech sou- Podrobnosti o vedení spisu Náležitosti spisu
str. 2 Správní orgány částí, jakož i příloh, včetně data, kdy byly do spisu vloženy, je třeba považovat jeho vedení za systematické zpracování údajů, které pak podléhá také režimu zák. č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Manipulace se spisem Výkon spisové služby Pokud je spis zasílán poštovní zásilkou, musí odesílající orgán zvolit poštovní službu zahrnující potvrzení, že byl podán a zásilka byla dodána. Je na volbě správního orgánu, s kým uzavře poštovní službu. Musí jít samozřejmě o subjekt, který odpovídá podmínkám stanoveným v zákonu o poštovních službách (zák. č. 29/2000 Sb.), zejména musí mít živnostenské oprávnění a poštovní licenci, resp. zvláštní poštovní licenci. Z těchto pak smí zvolit pouze toho, jehož služba zahrnuje stvrzení podání a dodaní zásilky, což je nezbytné např. s ohledem na ustanovení o doručování, bude schopen vyřídit reklamaci apod. Kromě utajovaných informací mohou být části spisu či záznamy uchovávány odděleně mimo spis např. z důvodu ochrany obchodního tajemství ( 17 obchodního zákoníku) nebo bankovního tajemství ( 38 zák. č. 21/1992 Sb., o bankách, ve znění pozdějších předpisů). I v tomto případě však má účastník řízení právo do těchto příloh nahlížet, pokud jimi bude prováděn důkaz. Příslušné orgány jsou povinny učinit vhodná opatření, aby byla uvedeným údajům zajištěna potřebná ochrana. Nikoli všechny subjekty mají povinnost vykonávat spisovou službu (nemusí ji vykonávat např. obce, které nejsou obcemi s pověřeným obecním úřadem, nebo organizační složky a právnické osoby založené nebo zřízené územními samosprávnými celky, pokud vykonávají veřejnou sprá-
Správní orgány str. 3 vu nebo zaměstnávají více než 25 zaměstnanců, fyzické osoby či právnické osoby, které vykonávají působnost v oblasti veřejné správy). Tyto musí předat spis po nabytí právní moci rozhodnutí tomu správnímu orgánu, který pro ně bude spisovou službu vykonávat. Autor: doc. JUDr. Pavel Mates, CSc.
str. 4 Správní orgány
Správní orgány Vzor 1, str. 1 Košilka na spis + soupis součástí spisu podle 17 SPŘ MĚSTSKÝ ÚŘAD... odbor...... Spisová značka: Věc: Účastníci řízení: TYP - žadatel dle 27/1/a) - další dotčená osoba dle 27/1b) - dotčená osoba dle 27/2 - osoba, o které to stanoví zvl. zákon 29/3 JMÉNO a PŘÍJMENÍ DATUM NAROZENÍ TRVALÝ POBYT ADRESA PRO DORU- ČOVÁNÍ POZNÁMKA: např. - zmocněnec dle plné moci ze dne... - ustanoven opatrovník dle 32 Řízení zahájeno: *) na žádost doručena dne *) z podnětu správního orgánu dne Oprávněné úřední osoby: DATUM JMÉNO A PŘÍJMENÍ FUNKCE POZNÁMKA Skartační znak: Utajovaná část: ANO X NE
Vzor 1, str. 2 Správní orgány Soupis všech součástí spisu spisové značky: LIST DATUM ČÍSLO SOUČÁST SPISU POZNÁMKA ČÍSLO vložení JEDNACÍ (podání, protokoly, záznamy, písemná do spisu vyhotovení rozhodnutí aj. písemnosti) POZNÁMKY: Podle ust. 17 SPŘ se v každé věci zakládá spis. Každý spis musí být označen spisovou značkou. Spis tvoří zejména podání, protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí a další písemnosti, které se vztahují k dané věci. Přílohou, která je součástí spisu, jsou zejména důkazní prostředky, obrazové a zvukové záznamy a záznamy na elektronických médiích. Spis musí obsahovat soupis všech svých součástí, včetně příloh, s určením data, kdy byly do spisu vloženy. Z důvodu ochrany utajovaných informací a z důvodu ochrany jiných skutečností, na něž se vztahuje zákonem uložená nebo uznaná povinnost mlčenlivosti, se v případech stanovených zvláštním zákonem část písemností nebo záznamů uchovává odděleně mimo spis. Podle 15 odst. 4 SPŘ o tom, kdo je v dané věci oprávněnou úřední osobou, se provede záznam do spisu a správní orgán o tom účastníka řízení na požádání informuje.
Správní orgány Příloha 1, str. 1 MINISTERSTVO VNITRA odbor dozoru a kontroly veřejné správy Metodika evidence spisů ve správním řízení a způsob předávání spisů mezi správními orgány Pro evidenci spisů ve správním řízení a pro způsob předávání spisů mezi správními orgány se doporučuje tento postup 1. Žádost, kterou se zahajuje správní řízení, 1 ) se v den doručení opatří otiskem podacího razítka s číslem jednacím, 2 ) k němuž se založí sběrný arch. 3 ) Oznámení o zahájení správního řízení z moci úřední 4 ) se opatří rovněž číslem jednacím, k němuž se založí sběrný arch. Obdobně se bude postupovat i v případě, kdy se věc odkládá, 5 ) případně, kdy správní orgán 1) 44 odst. 1 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád. 2) 64 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. 3) 2 odst. 11 vyhlášky č. 646/2004 Sb. o podrobnostech spisové služby. 4) 46 odst. 1 zákona č. 500/2004 Sb. 5) 43 zákona č. 500/2004 Sb. květen 2006
Příloha 1, str. 2 Správní orgány nařídí exekuci. 6 ) Spisová značka podle správního řádu 7 ) je svou podobou shodná s číslem jednacím sběrného archu. 2. Všechna podání, protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí, další dokumenty, které se vztahují k dané věci, a přílohy se označí číslem jednacím sběrného archu, lomeným pořadovým číslem dokumentu ze sběrného archu. Označení dokumentu se u doručených dokumentů vepíše do podacího razítka, u dokumentů vlastních na první stranu dokumentu v místě, které předepisuje spisový a skartační řád správního orgánu. Nemá-li správní orgán spisový a skartační řád, uvede označení dokumentu v pravém horním rohu první strany dokumentu. 3. Posledním zápisem do sběrného archu je a) rozhodnutí, 8 ) b) usnesení, 9 ) c) záznam ve spise 10 ) nebo d) jiný úkon podle zvláštního právního předpisu. 11 ) 6) 109 a 110 zákona č. 500/2004 Sb. 7) 17 odst. 1 zákona č. 500/2004 Sb. 8) 75 odst. 1 zákona č. 500/2004 Sb.. 9) 76 zákona č. 500/2004 Sb. 10) 67 odst. 2 zákona č. 500/2004 Sb. 11) Např. 85 zákona č. 200/1990 Sb., o přestupcích, ve znění pozdějších předpisů, 17 zákona č. 329/1999 Sb., o cestovních dokladech a o změně zákona č. 283/1991 Sb., o Policii České republiky, ve znění pozdějších předpisů, (zákon o cestovních dokladech), ve znění pozdějších předpisů. květen 2006
Správní orgány Příloha 1, str. 3 4. Jestliže správní orgán prvního stupně napadené rozhodnutí nezmění nebo nezruší, 12 ) předá spis se svým stanoviskem odvolacímu správnímu orgánu. 13 ) Do sběrného archu se za označení stanoviska zapíše, kdy a kterému odvolacímu správnímu orgánu byl spis předán. Správní orgán si pro svoji potřebu vyhotoví kopii sběrného archu a originál sběrného archu předá spolu se spisem odvolacímu správnímu orgánu. 5. Odvolací správní orgán opatří spis otiskem podacího razítka, do něhož vepíše svoje číslo jednací, a založí sběrný arch. Spisová značka v odvolacím řízení je svou podobou shodná s číslem jednacím sběrného archu odvolacího správního orgánu. 6. Obdobně jako v případě odvolacího řízení se bude postupovat v přezkumném řízení, 14 ) při obnově řízení 15 ) a při prohlašování nicotnosti. Zdroj: Ministerstvo vnitra 12) 87 zákona č. 500/2004 Sb. 13) 88 odst. 1 zákona č. 500/2004 Sb. 14) 94 až 99 zákona č. 500/2004 Sb. 15) 100 zákona č. 500/2004 Sb. květen 2006
Příloha 1, str. 4 Správní orgány květen 2006