Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze Lukáš Koubek Online kancelářské balíky, jejich porovnání a vhodnost použití v neziskových organizacích. Bakalářská práce 2011
Prohlášení Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci zpracoval samostatně a že jsem uvedl všechny použité prameny a literaturu, ze kterých jsem čerpal. V Praze dne Podpis
Poděkování Děkuji Ing. Bc. David Klimánek, Ph.D.za mnoho cenných rad, připomínek, podnětů a trpělivosti při vedení této bakalářské práce. Také bych chtěl poděkovat všem, kteří se zúčastnili průzkumu.
Zde bych rád poděkoval svým rodičům a prarodičům za podporu při studiu vysoké školy.
Abstrakt V poslední době se stále častěji dostává do popředí témata o aplikacích přístupné online. Cílem této práce je přinést přehled o dostupných kancelářských aplikacích přístupných online, provést průzkum mezi neziskovými organizacemi s cílem zjištění, které jednotlivé aplikace jsou pro jejich činnost klíčové. Porovnat tyto klíčové online kancelářské aplikace od různých výrobců a vybrat vhodnou náhradu za tradiční kancelářské balíky. První část práce obsahuje teoretický základ, který přináší definování kancelářského balíku, jeho rozdělení, popsání jednotlivých online kancelářských balíků od jednotlivých společností a jejich použitých technologií. Praktická část práce obsahuje vyhodnocení provedeného průzkumu, které aplikace pro neziskové organizace jsou důležité. Dále obsahuje provedení vymezení hodnotících kritérií obsahující srovnávací kritéria. Provedení srovnání online kancelářských balíku s nejpoužívanějším tradičním kancelářským balíkem. V závěru práce jsou zhodnoceny výsledky výběru kancelářského balíku. Tato práce se zaměřila na malé neziskové organizace.
Abstract In recent years, using applications available online coming to the fore. The goal of this thesis is to provide an overview of available office applications accessible on-line, provide a survey among non-profit organizations in order to determine which individual applications are used for their core activities, compare these key online office applications from different developers and choose a suitable replacement for traditional office suites. The first part of the thesis contains a definition what online office suite means, description of particular suites from various developers and what technology approaches they use. Further this work includes practical part that involves a research amongst non-profit organizations and which applications are important from view of non-profit organization. Further, this work contains benchmarks of particular suites from which is possible to choose the most appropriate online office suite for non-profit organization. Last part of this thesis includes conclusions whether online office suites are usable as their offline counterpart and which online office suite is the most appropriate for small non-profit organization.
Obsah 1 ÚVOD... 9 2 ONLINE KANCELÁŘSKÉ BALÍKY PRO NEZISKOVÉ ORGANIZACE...12 2.1 ÚVOD DO KANCELÁŘSKÝCH BALÍKŮ...12 2.2 OBSAH A ROZDĚLENÍ KANCELÁŘSKÝCH BALÍKŮ...12 2.3 ONLINE KANCELÁŘSKÉ BALÍKY...15 2.4 PRÁCE VZTAHUJÍCÍ SE K TÉMATU...16 3 PŘEHLED ONLINE KANCELÁŘSKÝCH BALÍKŮ...18 3.1 GOOGLE DOCS...19 3.2 ZOHO DOCS...21 3.3 THINKFREE OFFICE...22 3.4 OFFICE WEB APPS...23 3.5 ZÁVĚR...24 4 PRŮZKUM V OBLASTI KANCELÁŘSKÝCH BALÍKŮ MEZI NEZISKOVÝMI ORGANIZACEMI...25 4.1 STATISTIKA POUŽÍVÁNÍ PROGRAMŮ Z KANCELÁŘSKÉHO BALÍKU...25 4.2 STATISTIKA POUŽITÍ TEXTOVÝCH PROCESORŮ...26 4.3 STATISTIKA ČETNOSTI POUŽITÍ PROGRAMŮ Z KANCELÁŘSKÉHO POUŽITÍ...27 4.4 STATISTIKA VYUŽÍVÁNÍ ONLINE KANCELÁŘSKÝCH BALÍKŮ...28 4.5 STATISTIKA POUŽITÍ KONKRÉTNÍCH ONLINE KANCELÁŘSKÝCH BALÍKŮ...29 4.6 STATISTIKA DŮVODŮ K POUŽÍVÁNÍ ONLINE KANCELÁŘSKÝCH BALÍKŮ...29 4.7 ZÁVĚR...29 5 HODNOCENÍ TECHNICKÝCH MOŽNOSTÍ BALÍKŮ Z POHLEDU NEZISKOVÉ ORGANIZACE...31 5.1 ÚVOD...31 5.1.1 Dokument ve formátu doc a docx...32 5.1.2 Dokument ve formátu xls a xlsx...33 5.1.3 Metodika hodnocení testů...34 5.2 GOOGLE DOCS...35 5.2.1 Konverze z formátu doc a zpět...35 5.2.2 Konverze z formátu docx a zpět...36 5.2.3 Konverze z formátu xls a zpět...38 5.2.4 Konverze z formátu xlsx a zpět...39 5.3 MICROSOFT WEB APPS...39 5.3.1 Konverze z formátu doc a zpět...40 5.3.2 Konverze z formátu docx a zpět...41 5.3.3 Konverze z formátu xls, xlsx a zpět...42 5.4 ZOHO DOCS...42 5.4.1 Konverze z formátu doc a zpět...42 5.4.2 Konverze z formátu docx a zpět...43 5.4.3 Konverze z formátu xls a zpět...45 5.4.4 Konverze z formátu xlsx a zpět...45 5.5 THINKFREE...46 5.5.1 Konverze z formátu doc a zpět...46 5.5.2 Konverze z formátu docx a zpět...48 5.5.3 Konverze z formátu xls a zpět...49 5.5.4 Konverze z formátu xlsx a zpět...49 5.6 CELKOVÉ HODNOCENÍ...50 5.6.1 Textový procesor...51 5.6.2 Tabulkový procesor...51 5.6.3 Shrnutí online kancelářských balíků...52 6 ZÁVĚR...53
CITOVANÁ LITERATURA...55 SEZNAM TABULEK...60 SEZNAM OBRÁZKŮ...62 TERMINOLOGICKÝ SLOVNÍK...64 DODATEK A...66
1 Úvod V několika posledních desetiletích se nové technologie staly příčinou k celosvětovým změnám v přístupu, jak organizace vykonávají své poslání. Díky počítačům a celosvětové síti internet mohou organizace vykonávat svoji činnost způsobem, který nebyl dříve vůbec myslitelný. Existence stále výkonnějšího hardwaru je velmi významná, ale co v dnešní době se jeví čím dál více důležitější je software běžící na tomto hardwaru. Další velkou změnou z pohledu práce organizace se očekává na poli poskytování internetových služeb. Od začátku tohoto tisíciletí se můžeme setkávat s čím dál větším zastoupení internetových služeb, které se zaměřují např. na online emailové schránky, komunikaci s uživateli v reálném čase, práce s fotografiemi, práce s dokumenty atd. Tyto služby obecně používají technologii nazvanou Web 2.0. Použití této technologie je výhodné pro obě strany, uživatele a poskytovatel služby. Uživateli nabízí pokročilou interakci v reálném čase a poskytovateli nabízí částečně přemístit výpočetní náročnost služby na počítač uživatele. Internetové služby přinášejí další velkou změnu a to v distribuci softwaru. Donedávna byl základní model nákupu kancelářských aplikací v objednání aplikace při koupi počítače a nebo dodatečně na odděleném datovém nosiči (např. CD) a následně nutné instalaci. Nevýhodou takového modelu je, že výrobce často ukončí podporu daného produktu a vydá novou verzi, která je nekompatibilní se staršími verzemi produktu, čímž zákazníka nutí si pořídit novou verzi tak, aby byl schopen sdílet data s ostatními. Výsledkem tohoto modelu je, že zákazník je často nucen aktualizovat software, což sebou nese nákup nových licenčních poplatků, placení technické podpory a udržování IT oddělení, což se podílí významnou částí na provozních nákladech organizace. Naproti tomu, internetové služby tento zavedený trend významně mění. Uživatel užívá online služby aniž by byl zatížen nutností služby aktualizovat, nakupovat nové verze apod. Dlouhodobé dominantní postavení firmy Microsoft v oblasti kancelářských balíků se pomalu začíná měnit v konkurenční boj, který se přesouvat z oblasti softwaru instalovaného na počítači uživatele, do prostředí internetu. Začátkem 21. století vznikají projekty, které si kladou za cíl umožnit uživatelům vytvářet a zpracovávat své dokumenty online. Během první dekády tohoto století vznikly nové produkty zabývající se kancelářskými balíky, které se začínají prosazovat více než kdy předtím na trhu jako alternativa ke kancelářskému produktu od firmy Microsoft. Zákazníci a organizace si začínají být vědomi této významné změny a zvažují, zda-li stále zůstat 9
u běžných kancelářských balíků se svými výhodami a nevýhodami, a nebo využít možností internetu a užívat online kancelářské balíky. Tato práce má za cíl čtenáře seznámit s tématikou kancelářských balíků přístupných přes internet. Za cíl si klade sumarizovat technickou úroveň dnešních kancelářských balíků a z pohledu neziskové organizace zhodnotit, zda-li online balíky jsou na takové technické úrovni, aby mohly nahradit desktopové. A pokud dosahují takové úrovně, pak tato práce by měla poskytnout čtenáři měřítko na základě něhož se může rozhodnou pro balík jemu nejvíce vhodný. Získání takových závěrů by nebylo možné, bez interakce s neziskovými organizacemi. Z tohoto důvodu byl vytvořen elektronický dotazník na základě něhož neziskové organizace odpovídaly např. jaké aplikace z kancelářského balíků používají, jak často, zda-li používají online balíky atd. Tento průzkum byl základem této práce a podle odpovědí se vybraly aplikace z kancelářského balíku pro podrobnější testování. Testování bylo hlavně zaměřeno na kompatibilitu mezi online balíkem a standardním desktopovým balíkem. Toto zaměření bylo zvoleno hlavně z důvodu, že neziskovou organizace ze všeho nejvíce zajímá, zda-li může spolehlivě a bezproblémově komunikovat s klienty. Což znamená, bezproblémově otevírat dokumenty, editovat a posílat. Následující kapitoly této bakalářské práce se věnují: Kapitola 2 čtenáře obecně seznamuje s tématem online kancelářských aplikací pro neziskové organizace a popisuje ostatní práce relevantní k této práci. Kapitola 3 je zaměřena na detailní seznámení čtenáře s tématem online kancelářských aplikací s ohledem převážně na jejich technickou část. Kapitola 4 pojednává o provedeném průzkumu mezi neziskovými organizacemi, analyzuje výsledky tohoto průzkumu a na jejím základě určuje, které aplikace jsou pro neziskové organizace nejžádanější. Kapitola 5 popisuje hodnotící kritéria, která by měla být vodítkem pro rozhodnutí, který z online kancelářských balíků je nejvhodnějšího pro účely neziskové organizace 10
Kapitola 6 shrnuje poznatky z této práce, diskutuje nad přínosem této práce a naznačuje, kterým směrem by se měla zaměřit podrobnější studie nad online kancelářskými balíky 11
2 Online kancelářské balíky pro neziskové organizace 2.1 Úvod do kancelářských balíků Začátky kancelářských balíků se datují do období osmdesátých a začátku devadesátých let minulého století. Tyto kancelářské balíky se vyvinuly ze samostatně vyvíjených programů a nejvíce rozšířený z nich byl textový editor, software pro zpracování textu. V mnohých ohledech se obecně textový editor změnil relativně málo od dob šedesátých let minulého století, kdy byl vyvinut společností IBM. Stejně jako dnes, tehdejší editor podporoval vkládání textu, editování a tisknutí. Tato vlastnost byla kopírována do dnešních dnů v softwarech např. WordStar, WordPerfect, MsOffice a také českým textovým procesorem T602 *1+. Co se od prvního textového procesoru velice změnilo, je komfort užívání a hlavně integrací dalších aplikací pro zjednodušení kancelářské práce začínající tabulkovými procesory, programy na kreslení diagramů, organizování schůzek, posílaní elektronické pošty, přívětivém spravování velkého množství dat v databázích, sdílení informací a v neposlední řadě prezentování organizace/klienta na internetu. Od počátku éry počítačů k dnešním dnům je vidět trend *1+, který ukazuje jak se snaží výrobci softwaru sjednotit kancelářský software do jednotného balíku. V balíku jsou pak jednotlivé části vzájemně propojeny tak, aby uživatel bez potíží mohl např. přenést obrázek z grafického editoru do textového procesoru, tento dokument pak exportovat do PDF formátu a poslat elektronickou poštou jinému uživateli. Výrobci softwaru se snaží o propojenost uvnitř balíku mezi jednotlivými aplikacemi co možná nejvíce přizpůsobit uživatelskému komfortu. Takovýto balík je v této práci nazván kancelářským balíkem. 2.2 Obsah a rozdělení kancelářských balíků Kancelářský balík je množina programů, které jsou poskytovány společně, mají podobné uživatelské rozhranní a dokážou obvykle spolupracovat mezi sebou. Podle publikace [2], která pojednává o kancelářských balících jako o jedné ze skupiny softwarových prostředcích osobní informatiky. Základní kancelářské prostředky zajišťují zpracování dokumentů při individuální práci nebo v administrativě. Kancelářské balíky definuje takto: 12
zpracování textů - textové procesor : jedná se o aplikaci, která umožňuje pracovat s jakýmkoli dokumentem včetně editování, formátování a obecně i tisknutí dokumentu na tiskárně. Textové editory jsou jedním z prvních aplikacích na osobních počítačích *3]. Zdroj [4+ uvádí, že kolem 500 miliónu lidí na světě používá kancelářský balík od firmy Microsoft včetně jejich textového procesoru MS Word. Další textové procesory jsou například WordPerfect, český editor 602, OpenOffice a online balíky Zoho Docs, Google Docs atd. V neziskových organizacích lze nalézt široké spektrum využití textových procesorů, ať se jedná např. o korespondenci s klienty, vytváření nabídek, prezentačních letáků, vytváření výročních zpráv apod. zpracování tabulek - tabulkové procesory, resp. spreadsheety: jedná se o aplikaci, která zpracovává tabulky informací. Zobrazují mnoho buněk uspořádaných ve dvourozměrné matici obsahující sloupce a řádky. Buňka může obsahovat text, čísla a matematické vzorce *5+. Nejpoužívanějším zástupcem je opět produkt od firmy Microsoft nazvaný MS Excel [6+. Další zástupci jsou např. Quattro Pro, Google Spreadsheets. V neziskových organizacích je lze využít k počítání např. peněžních nákladů, zpracování statistik a jejich zobrazení v přehledných datech, vytváření malých databází apod. zpracování schémat a prezentací - grafické editory: se jedná opět o program, který má na starosti zobrazování informací ve formě prezentace. Typicky editory obsahují tři základní funkce: o editor, který umožňuje vkládat text a formátovat ho o nástroj pro vkládání a manipulování s grafickými obrázky o prezentační nástroj, který umožňuje zobrazit obsah v přehledné formě jeden z nejvíce používaných grafických editorů je MS PowerPoint, MS Vision od firmy Microsoft. Další programy jsou např. Google Docs, OpenOffice Impress, Corel Presentations atd. V neziskových organizacích se používají editory hlavně k prezentacím jak už zákazníkům tak pro vnitřní užití k názornému zobrazení např. ročních výsledků, nabízených služeb atd. 13
zpracování osobních databází - osobní databáze: se jedná o program, který má na starosti ukládání dat a vztahů mezi těmito daty do tabulek. K datům může být přistupováno rozdílnými cestami bez ovlivnění formátu dat. Mezi známé editory patří MS Access, FoxPro Paradox atd. Neziskové organizace mohou využívat takovéto programy k ukládání velkého objemu dat, např. telefonních čísel, adres, statických dat apod. zpracování www stránek - editory www stránek, resp. HTML editory: mezi kancelářské balíky lze zařadit okrajově i programy, které se používají k vytváření webových stránek jako např. Macromedia Dreamweaver, HomeSite, HTML editor. Z pohledu této práce je důležité rozdělení kancelářských balíků na desktopové a online balíky. Balíky se dělí: 1. Klasický desktopový balík je množina softwaru fyzicky běžícím na počítači uživatele. Lze dále rozlišovat, zda se jedná o software, který musí být instalovaný na cílovém počítači uživatele a nebo zda-li se jedna o přenositelný software, který nevyžaduje instalaci. Další informace z této oblasti lze nalézt například v literatuře *7]. 2. Online kancelářský balík se hlavně liší od desktopového balíku v tom, že online balík běží na počítači (serveru) poskytovatele služby (kancelářského balíku) a uživateli je poskytnuto grafické rozhraní v podobě internetové stránky, přes které uživatel provádí editaci dokumentů *8]. 3. Dále se lze se v literatuře setkat ještě s pojmem mobilní kancelářský balík, což je množina softwaru, který běží na mobilním zařízení (např. mobilním telefonu). Většinou se jedná o software, který je na rozhraní obou předchozích typů s tím, že aplikace běží na mobilním zařízení a je vlastně grafickým rozhraním, a dokument je de facto zpracováván online na serveru poskytovatele online kancelářského balíku (např. igoogledocs pro zařízení iphone). 14
Každý z výše uvedených typů má své výhody a nevýhody. Obecně se dá říci, že největší výhoda desktopových balíků je v nezávislosti uživatele na připojení k internetu. Naproti tomu největší výhoda online aplikací je ve schopnosti mnoha uživatelů pracovat v reálném čase na společném dokumentu. 2.3 Online kancelářské balíky Od začátků 90 let minulého století byl výběr vhodného kancelářského balíku daleko jednodušší než dnes. Jestliže chtěla organizace software na editaci textu, tabulek, zpracování prezentací atd., tak tradiční desktopová aplikace Microsoft Office byla skoro vždy jedinou možností k výběru. Před několika lety se objevil na trhu kancelářský balík od firmy OpenOffice, který nabídl mnoho stejných vlastností jako produkt Microsoft a byl ve verzi open-source. Na přelomu tisíciletí vznikají projekty, které si kladou za cíl vytvořit pro uživatele internetovou službu, kde by mohl uživatel editovat text. Během posledních let se několik projektů dostalo do stavu, kdy nabízejí spolehlivé služby pro vytváření, editování a spolupráci mezi stejnými druhy kancelářských dokumentů. Místo klasického instalování programů, tyto služby nabízejí přístup k souborům online a ve většině případů i zadarmo. Jak již bylo zmíněno v úvodu této práce,pro poskytování internetových služeb se využívá technologie Web 2.0. Je to nástroj, který umožňuje na webových stránkách pokročilou interakci v reálném čase. Pro vytvoření interaktivity je využívána např. metoda AJAX odstraňující potřebu načtení celé webové stránky při nějaké činnosti. Další metodou je Flash umožňující zobrazení animace či videa. Online kancelářské balíky spadají také do kategorie cloud computingu [9], u které se využívá úložiště souborů na serveru poskytovatele služby. Lze se u ní setkat s termínem SaaS (Software as Service). Což je jedna z metod poskytování služeb cloud computingu, umožňující poskytování licence formou pronajímání. Kancelářský balík je přístupný online přes webový prohlížeč připojený na internet běžící na operačním systému. Nabízí uživatelům spolupráci na dokumentech kdekoliv na světě a v jakýkoliv čas. - Na následující tabulce tab.1 jsou shrnuty výhody a nevýhody obecného online kancelářského balíku. 15
Výhody Nevýhody Nízká cena za licenční poplatky v porovnání Přístup k online balíku (službě) vyžaduje spolehlivé s desktopovými verzemi. Obvykle není účtován zvláštní připojení. Jestliže vzdálený server se stane nedostupným, poplatek za používání služby pro uživatele, který už má spojení s tímto serverem se stává také nedostupné a přístup k internetu služba není k dispozici Není potřeba stahovat a instalovat žádný software, Otázkou zůstává rychlost spojení. Mnoho služeb vyžaduje včetně aktualizací spolehlivé a vysokorychlostní internetové spojení Online balík může běžet na počítačích s minimálními Počet nástrojů dostupných ve službě je obecně menší hardwarovými nároky v porovnání s desktopovými aplikacemi *10] Online balík nabízí skupině lidí sdílet dokument bez Může být účtováno poplatek za používání služby potřeby vlastního serveru Online balík je portovatelný. Což znamená, že služba Uživatel nemá přehled nad použitou verzí softwaru může běžet na libovolném počítači s přístupem k internetu Pokud se s uživatelovým počítačem cokoliv stane (např. Uživatel se musí spoléhat, že poskytovatel služby napadení počítačovým virem), dokumenty jsou stále dostatečně chrání dokumenty a že jeho data nezíská jiná bezpečně uloženy na vzdáleném serveru osoba Tabulka 1: Srovnání výhod a nevýhod mezi desktopovými a online kancelářskými balíky 2.4 Práce vztahující se k tématu Tato kapitola se zabývá přehledem prací, které se zabývají online kancelářskými aplikacemi. Autor [11] ve své práci srovnává desktopové a online kancelářské balíky pro účely osobního použití mimo jiné pro malé firmy. Předpokládáme-li, že nezisková organizace klade na software stejné nároky jako malá organizace, pak ze studie vyplývá, že se jeví využití online kancelářského balíku lepší než desktopového kancelářského balíku. Autor odůvodňuje tento závěr tím, že pro malou firmu je velice důležité umět jednoduchým a efektivním způsobem sdílet dokumenty mezi více uživateli a umět je nenáročným způsobem verzovat. Ze závěrů autora *12+ vyplývá, že online kancelářské balíky nenabízejí tolik nástrojů jako jejich desktopové kolegyně. Na druhou stranu, a to se shoduje s autorem [11+, nabízejí velice pokročilé nástroje ke sdílení dat pro více uživatelů. Práce se zmiňuje, že pokročilé sdílení ocení zejména týmy spolupracovníků, které pracují na různých místech, což s ohledem na neziskové organizace je opět výhoda hrající pro používání online kancelářských balíků. Naproti oběma autorům, publikace *1+ naznačuje, že online balíky nejsou zatím ve stádiu, kdy by mohli konkurovat MS Office 2010. Autoři této studie se zaměřili především na výkonnost zaměstnanců pracujících v MS Office 2010, Google Docs Premier Edition and OpenOffice 3.2. Závěr studie shrnuje, že Google Docs Premier Edition je vhodný pro jednoduší práci s textem, jednoduchým počítáním v tabulkovém procesoru s velmi omezenými možnostmi formátování. U OpenOffice autoři vyzdvihují zejména skutečnost, že je multiplatformní. Na druhou stranou OpenOffice nemá pokročilé nástroje pro sdílené 16
dokumentů mezi více uživateli za což sklidil od autorů velkou kritiku. Ačkoliv autoři doporučují MS Office 2010 naproti online balíkům, autoři zapomněli zohlednit, že mnoho pokročilých nástrojů uživatel vůbec nevyužije a že pro neziskovou organizace je na předním místě cena používání softwaru a jeho jednoduchost při sdílení mezi spolupracovníky, kteří jsou třeba z různých koutů republiky, ne-li světa. Dalším zdrojem informací je internet, kde se odborné servery *13+ věnují popisu jednotlivým kancelářským balíkům a jejich vzájemném porovnáním. Ačkoliv existuje velké množství prací porovnávajících desktopové balíky s online kancelářskými balíky *14], [15], jen málo autorů (např. *16+) se zaměřuje na neziskové organizace. Tuto mezeru se snaží vyplnit tato bakalářská práce. V následujících kapitolách práce porovnává online kancelářské balíky s ohledem na potřeby neziskové organizace. Zejména pak bere ohled na kompatibilitou se standardními dokumenty, cenou a hlavně pojednává o provedeném průzkum mezi neziskovými organizacemi a zaměřením práce na potřeby neziskové organizace. 17
3 Přehled online kancelářských balíků Tato kapitola popisuje online kancelářské balíky z pohledu jejich ceny a základních vlastností. Jelikož online kancelářských balíků existuje velké množství *19+ a jejich porovnání by přesáhlo rámec této práce, tak k výběru nejpoužívanějších balíků byl vytvořen průzkum, který spočíval v nalezení nejpoužívanějších balíků na základě počtu odkazů na jednotlivé stránky balíků. Obdobná metodika se používá i k hodnocení vědeckých prací na základě jejich citování. Následující balíky byly brány v potaz: 1. Feng Office 2. Google Docs 3. iwork 4. Live document 5. MS Win App 6. Share Methods 7. ThinkFree 8. Zoho Docs Na základě počtu odkazů (obr. 1) ve vyhledávači Google byly vybrány následující balíky pro podrobné porovnání: 1. Google Docs 2. MS Win App 3. ThinkFree 4. Zoho Docs 18
Obrázek 1: Procentuální vyjádření počtu odkazů na jednotlivé balíky 3.1 Google Docs Je ucelený kancelářský balík obsahující textový procesor, tabulkový procesor, aplikaci pro formuláře, grafický editor pro vytváření prezentací. Tento kancelářský balík se velkým tempem vyvíjí a je možné, že během krátké doby přibudou další nástroje, které tento balík rozšíří. Například nyní velice krátce společnost nabízí svoje online kancelářské aplikace také pro mobilní telefony pracujících na platformách Android a ios. Funkcionalita těchto aplikací uzpůsobených pro mobilní telefony je zatím velice primitivní. Základní vývoj kancelářského balíku pochází z produktů Writely a Google Spreadsheets. Jednalo se o jednoduchý webový textový procesor obsahující funkci kontroly přístupu, který vytvořila společnosti Upstartle. Tento textový procesor byl spuštěn na serveru od společnosti Google v roce 2006. Program Spreadsheets představoval tabulkový procesor a společnost Google si ho vyvíjelo samo. Spojením těchto dvou produktů se vytvořil prvotní kancelářský balík od společnosti Google *18]. K přístupu k tomuto kancelářskému balíku je potřeba přihlášení pomocí emailové adresy a hesla. Přístup ke kancelářským balíkům probíhá šifrovaně pomocí protokolu HTTPS, *19] který zabezpečuje komunikaci proti odposlouchávání mezi webovým prohlížečem a serverem. Pro poskytování webových služeb využívá Google Docs technologie cloud computingu, která 19
umožňuje přístup ke kancelářským aplikacím jen výhradně přes webový prohlížeč a veškeré soubory jsou uloženy na severu. Google Docs u své kancelářské aplikace nabízí 4 druhy licencí. Funkce jako email pro podnikání, komunikace a sdílení pomocí Google Groups, či Google Video for Bussines se ale netýkají rozsahu této práce a tím pádem se jimi nebudeme zabývat. Společnost rozlišuje licence podle typů koncových uživatelů: Fyzická osoba Firmy Školy Organizace Pro účel této práce nás zajímají podmínky používání pro neziskové organizace. Společnost nabízí pro neziskové organizace bezplatné využívání kancelářského balíku v rámci tarifu Google Apps for Education. Tento tarif zaručuje na 99,9% garanci dostupnosti webové služby. *20] Tarif Education 1 Cena zdarma Počet účtů 3000 2 Email a kalendář Ano Kancelářský balík Ano Paměť 25 GB Jednotné přihlášení Ano Sdílení Ano Záruka dostupnosti služby Ano Tabulka 2: Základní vlastnosti Google Docs 1 Společnost Google zahrnuje neziskové organizace do tarifu Education 2- Nad 3000 účtů je poplatek 30$ Chyba! Odkaz není platný. 20
3.2 Zoho Docs Společnost Zoho Corp. Nabízí více jak 20 propracovaných online aplikací, z toho část zabývající se kancelářskými balíky se nazývá Zoho Docs. Zoho Docs integruje online aplikace Zoho Writer, který slouží jako textový procesor, dále Zoho Sheet jako tabulkový procesor a jako poslední program Zoho Show pro vytváření prezentací. Zoho Docs poskytuje zákazníkům úložný prostor pro tvorbu dokumentů a jejich sdílení. Společnost Zoho Corp. Nabízí řadu dalších online aplikací které jsou určené pro firemní zákazníky jako např. program pro podporu projektů, řízení vztahů se zákazníky, správce faktur atd. [21+ Společnost Zoho Corp. Vzniklo ze společnosti AdventNet, Inc., která se zabývala správou sítě. Její první aplikace z kancelářského balíku byla Zoho Writer, která vyšla později než konkurenční textový procesor od Google Docs. Přesto dokáže stalé konkurovat Googlu díky svému propracovanému procesoru a dalším kvalitním online aplikacím. Co se týče zpoplatnění kancelářského balíku od společnosti Zoho Corp, lze využívat jejich služby zdarma. Lze si připlatit za rozšíření dalších funkcionalit, ale tyto funkcionality nemají vliv na hodnocení kancelářského balíku v rozsahu v jaké je tato práce psána. V tabulce tab.3 jsou uvedeny poplatky za používání služby *22+. Každý uživatel kancelářského balíku má k dispozici 1GB prostoru na ukládání svých dokumentů. Plynulost práce s kancelářskými aplikacemi Zoho Docs je zajištěna také technologií cloud computingu. [14+. Pro přístup ke službám je zapotřebí si založit účet a nebo lze využít případně již vytvořeného účtu u společnosti Google. Pro neziskové organizace společnost Zoho Corp. Neposkytuje žádný speciální cenový tarif, jen případnou slevu z poskytovaných tarifů. Tato sleva není oficiálně stanovena. 21
Tarif Standard Edition * Cena $3/uživatel Počet účtů Neomezen Email a kalendář Ne/Ano Kancelářský balík Ano Paměť 1GB Jednotné přihlášení Ano Sdílení Ne Záruka dostupnosti služby - Tabulka 3: Základní vlastnosti Zoho Docs *není poskytován žádný speciální tarif pro neziskové organizace 3.3 ThinkFree Office ThinkFree Office je kancelářský balík obsahující textový procesor, tabulkový procesor, program pro tvorbu prezentací a HTML editor. Tyto aplikace se nazývají Write, Cals a Show a umožňují sdílení dokumentů s ostatními uživateli. Za kancelářským balíkem ThinkFree Office stojí Haansoft Corporation *23+, která vydala první kancelářský balík online už v roce 2001. Z důvodů použité technologie, která vyžadovala rychlé připojení k internetu se ze začátku příliš neprosadila. Tento kancelářský balík využívá technologii Java a Ajax. Tyto technologie umožňuje aktualizaci jen části webové stánky. Použité technologie přináší určitá úskalí pro uživatele v podobě omezených možností použití tohoto kancelářského balíku v různých webových prohlížečích. Plně podporovány jsou webové prohlížeče Internet Explorer, Firefox a Google Chrom tab. 4. Společnost ThinkFree [24] nabízí svůj produkt s kancelářskými aplikacemi zdarma, viz. 22
Tarif - Cena Zdarma Počet účtů - Email a kalendář Ne Kancelářský balík Ano Paměť 1 GB Jednotné přihlášení Ne Sdílení Ano Záruka dostupnosti služby Ne Tabulka 4: Základní vlastnosti ThinkFree 3.4 Office Web Apps Office Web Apps je dosti čerstvý počin kancelářského balíku přístupného online od MS Office. Webová verze kancelářského balíku podporuje textový procesor Word, tabulkový procesor Excel, program pro tvorbu prezentací PowerPoint, a program OneNote. Společnost se zabývá kancelářskými balíky od začátku devadesátých let a za tu dobu vytvořila nespočet verzí desktopových kancelářských balíků, s kterými slaví velké úspěchy do dnešních dní. Počin online verze kancelářského balíku je zatím velice mladý a stále se vyvíjí. Stejně jako společnost Google, vyvíjí zjednodušenou verzi svého kancelářského balíku pro mobilní telefony pro operační systém Windows Phone 7. Přístup k Office Web Apps probíhá přes službu Windows Live, kde je potřeba si založit aktivní účet Live ID a registrace do Windows Live SkyDriver. Tímto uživatel získá přístup ke všem uvedeným kancelářským aplikacím. Přístup k účtu probíhá šifrovaně pomocí HTTPS protokolu. Office Web Apps [25] podporují webové prohlížeče Internet Explorer, Firefox, Chrome a Safari. Pro poskytování webových služeb využil Microsoft technologii cloud computingu. pro: Co se týče licencování této webové služby, tak Microsoft rozeznává tři druhy licencí a to Osobní využití Pracovní použití pro organizace pomocí SharePoint Online 23
Pracovní použití pro organizace pomocí SharePoint Serveru 2010 [26+Pro neziskovou organizaci je využívání služeb toho webového kancelářského balíku limitováno používáním placené verze Office Web Apps, které jsou licencované multilicencí Office 2010 a vyžadují službu SharePoint Online. Tato služba poskytuje kombinaci služeb cloudové produktivity společnosti Microsoft. Pro neziskové organizace zatím společnost Microsoft neposkytuje žádný speciální tarif či zvýhodnění a lze si vybrat produkty jen pro firemní klientelu. Tarif Enterprise nabízí několik rozlišných cenových tarifů podle využití služeb Microsoftu. Z důvodu co nejmenších nákladů za software byly pro srovnání vybrány nejlevnější licence Tarify Small business a Enterprise, které se liší v počtu poskytovaných účtů pro organizaci tab. 5, [27]. Tarif Small business * Enterprise* Cena měsíčně 5,25 14,25 Počet účtů 25 Vice jak 25 Email a kalendář Ano Ano Kancelářský balík Ano Ano Úložný prostor na uživatele 25 GB 25 GB Jednotné přihlášení Ne Ano Sdílení Ano Ano Záruka dostupnosti služby Ano Ano Tabulka 5: Základní vlastnosti Office Web Apps *není poskytován žádný speciální tarif pro neziskové organizace 3.5 Závěr Cílem této kapitoly bylo představit webové služby kancelářských balíků jednotlivých společností. Výběr těchto společností byl zvolen na základě počtu odkazů na jednotlivé kancelářské balíky ve vyhledávači Google. Na základě tohoto průzkumu bylo vybráno 45 nejodkazovanějších společností nabízející kancelářské balíky přes webovou službu. V této kapitole byly popsány online kancelářské balíky jednotlivých společností s nabízenými aplikacemi, dále byla nastíněna historie společnosti, použité technologie u poskytování webových služeb, u každého balíku byla vytvořena tabulka se základními vlastnostmi webové služby a licenční poplatky pro neziskovou organizaci. 24
4 Průzkum v oblasti kancelářských balíků mezi neziskovými organizacemi Ke zjištění, které aplikace a jak často z kancelářského balíku neziskové organizace v ČR používají, byl proveden průzkum. Průzkum obsahoval dotazník Využití kancelářských balíků v neziskové organizaci (Dodatek A), který byl rozeslán do 153 neziskových organizací. Z počtu dotázaných odpovědělo 78 respondentů, např. Informace Svazu pacientů ČR, Národní rada osob se zdravotním postižením ČR, Asociace občanských poraden, Nadace Jedličkova ústavu, Asociaci křesťanských sdružení mládeže, o.s. atd. Tato kapitola analyzuje výsledky tohoto průzkumu a na jejím základě určuje, které aplikace jsou pro neziskové organizace nejžádanější. 4.1 Statistika používání programů z kancelářského balíku Z první části průzkumu lze zjistit, které aplikace z kancelářského balíku neziskové organizace využívají. Z obrázku (obr. 2) uvedeného níže lze vyčíst, že všechny neziskové organizace využívají aplikaci textového procesoru. Na druhém a třetím místě se umístili v dost velké blízkosti aplikace tabulkového procesoru a grafický editor. Z tohoto průzkumu jasně vyplívá, že tyto tři aplikace jsou pro neziskové organizace nejdůležitější a pro vyhodnocení této bakalářské práce budou klíčové. Na čtvrtém místě se 42% se umístila aplikace html editoru. Tento editor bývá u kancelářských balíku zakomponován v rámci textového editoru, který umí daný dokument převést do požadovaného kódu. Jako poslední z kancelářských aplikací se umístila aplikace osobní databáze, kterou využívá podle průzkumu pouze 16% neziskových organizací. 25
Obrázek 2: Jaké programy z kancelářského balíku využívají neziskové organizace 4.2 Statistika použití textových procesorů Z otázky číslo 2 se zjistilo, se kterými aplikacemi textových procesorů neziskové organizace nejčastěji pracují. Z provedeného průzkumu vyplývá, že převážná část využívá textový procesor MS Word a to přesně 68%. Přibližně 22% respondentů neziskových organizací v dotazníku neuvedlo, který z textových procesorů používá. Z toho lze usuzovat, že 22% neziskových organizací nechtělo uvést daný produkt a lze se tedy domnívat, že je to z důvodu nelegálního používání softwaru. Zbylých 5% uvedlo, že neziskové organizace využívají produkt OpenOffice a po 5% produkt InDesing. Díky zjištění, že převážná část neziskových organizací používá nyní textový procesor MS Word od společnosti Microsoft, práce se zaměřila na porovnání technických možností jednotlivých online textových procesorů právě s produktem MS Word. 26
Obrázek 3: Který z textových procesorů neziskové organizace používají 4.3 Statistika četnosti použití programů z kancelářského použití Další zajímavou částí průzkumu bylo zjištění, jak často neziskové organizace jednotlivé aplikace používají. Dotazovaní tak hodnotili každou aplikaci z kancelářského balíku a přiřazovali ke každé aplikaci hodnotu 1-5. Hodnota pět značí, že daný produkt používají velmi často. Hodnota jedna značí, že danou aplikaci vůbec nevyužívají. Z vytvořeného grafu vyplývá, že pro neziskové organizace je naprosto klíčová aplikace textového procesoru a tuto aplikaci využívají velmi často. Druhou aplikací je tabulkový procesor. Tento produkt využívají často. Na třetím místě je grafický editor pro tvorbu prezentací, který využívají občas. Ostatní aplikace jako osobní databáze a editor HTML neziskové organizace nevyužívají skoro vůbec. 27
Obrázek 4: Jak často využívají neziskové organizace jednotlivé aplikace 4.4 Statistika využívání online kancelářských balíků Neziskové organizace odpovídali v dotazníku na otázku zda už nyní využívají nějaké webové aplikace, a pokud ano tak proč. Z daného průzkumu vyplývá, že v nynější době v neziskové organizaci online aplikace nevyužívá 79%. 16% respondentů odpovědělo, že nějaké online aplikace využívá a 1% respondentů odpovědělo, že o nějaké aplikaci uvažuje. Obrázek 5: Využívání online aplikací v neziskových organizacích 28
4.5 Statistika použití konkrétních online kancelářských balíků Na otázku číslo 5 odpovídali jen ti respondenti, kteří v předešlé otázce v dotazníku odpověděli, že nějakou online aplikaci již používají nebo o ní uvažují. Těchto respondentů bylo dohromady 17%. Z těchto 17% odpovědělo na otázku číslo 5, tedy které online aplikace používají, pouze tři respondenti. Bohužel je to tak malý vzorek, že z toho nelze vyvodit žádné závěry. 4.6 Statistika důvodů k používání online kancelářských balíků Tato otázka v dotazníku také souvisí s otázkou číslo 4 a odpovídali na ní jen ti respondenti, kteří zvolili v otázce číslo 4 odpověď ano, nebo o webové aplikaci uvažují. Těchto odpovědí bylo dohromady 17%. Z těchto 17% uvedli jen tři respondenti jaké důvody je vedli k využívání on-line aplikací. Bohužel je to opět tak malý vzorek, že z toho nelze vyvodit nějaké závěry. 4.7 Závěr Tato kapitola shrnuje výsledky prováděného průzkumu mezi neziskovými organizacemi. Dotazník byl rozesílán elektronickou poštou a bylo obesláno 153 neziskových organizací, z toho přišlo 78 vyplněných dotazníků zpět. Z těchto 78 odpovědí se provedlo statistické vyhodnocení. Cílem průzkumu bylo zjištění: které aplikace z kancelářského balíku využívají. Jak často jednotlivé aplikace z kancelářského balíku využívají. Zda využívají nějaké online aplikace již nyní, nebo zda o nějaké přemýšlí. Případně pokud již využívají tak respondenti byli dotazováni na jaké aplikace a proč využívají. Z průzkumu vyplývá, že nejpoužívanějšími aplikacemi kancelářských balíků je bezesporu textový procesor. Přesně řečeno všichni respondenti (100%) odpovědělo, že textový procesor používá. Dále neziskové organizace hojně využívají podle provedeného průzkumu tabulkový 29
procesor a program na tvorbu prezentací. Tabulkový procesor využívá 89% a program na tvorbu prezentaci 84% dotázaných respondentů. Zbývající programy, jako html editor a hlavně osobní databáze, jsou naprosto okrajovou záležitostí při využívání kancelářských balíků při práci v neziskových organizacích. Html editor využije zřídkakdy 42% neziskových organizací a osobní databáze jen 16% dotázaných. Důležitým vodítkem pro vyhodnocování technického srovnání textových procesorů je zjištění, že 68% dotázaných nyní používá desktopový textový procesor MS Word. 22% dotázaných respondentů dále neodpovědělo jaký produkt textového procesoru využívají a z toho lze usuzovat, že ho neuvádí z důvodu jeho nelegálnosti. V tom lze spatřovat potenciální zájem neziskových organizací o nalezení vhodného produktu textového procesoru, který zatím nemají. Provedený průzkum zjistil, že 79% dotázaných neziskových organizací nyní nevyužívá žádné online aplikace a jen 16% ano. Dále byla zkoumána četnost používání jednotlivých aplikací obsažených v kancelářských balících. Hodnotící kritéria pro toto zkoumání byla vytvořena stupnicí hodnot od čísla 1 až 5. Hodnota 5 značí, že danou aplikaci využívají velmi často a hodnota 1 značí, že danou aplikaci nepoužívají. Po statistickém vyhodnocení vyplývá, že neziskové organizace používají textový procesor velmi často (100% dotázaných). V průměru textový procesor obdržel maximální hodnotu 5. Tabulkový procesor obdržel průměrnou hodnotu 4,2 a lze ji kvalifikovat jako často používanou aplikaci. Grafický editor obdržel hodnotu 3, tedy naprostý střed z hodnotící stupnice a lze tuto aplikaci označit za občasně používanou. Osobní databáze obdržela nejmenší hodnotu ze zkoumaných aplikaci a to průměrnou hodnotu 1.7, což lze klasifikovat jako nevyužívanou až velmi zřídka využívanou. Aplikace html editoru v průzkumu obdržela průměrnou hodnotu 1.9, a tedy lze ji klasifikovat jako zřídka používanou. Tento průzkum ukazuje, že nejpoužívanější aplikace v neziskových organizacích jsou bezesporu textový procesor a tabulkový procesor. Grafický editor v rámci četnosti není už tolik klíčový pro neziskové organizace a proto se mu tato práce nebude věnovat. 30
5 Hodnocení technických možností balíků z pohledu neziskové organizace 5.1 Úvod Cena za software je vždy první věc, kterou neziskové organizace řeší při rozhodování zda objednat daný software. Od doby kdy existují na trhu online kancelářské balíky, které nevyžadují výkonný hardware, instalaci, pracovníka IT, jsou online kancelářské balíky velice výhodné z pohledu snížení provozních nákladů. Tato kapitola se zaměřuje na typické neziskové organizace, které mají do 50 zaměstnanců a od online kancelářských balíků vyžadují pouze základní nástroje. Cílem této kapitoly je zhodnotit online kancelářské balíky, zda-li zvládají základní funkce a jak jsou kompatibilní s etalonem kancelářských balíků MS Office 2007. Práce se zabývá porovnáním s tímto decktopovým kancelářským balíkem z důvodu, že tento software je nejpoužívanějším softwarem na poli kancelářských balíků. Bylo by špatným měřítkem hodnotit balík jen podle nástrojů, které nabízí. Při práci s kancelářskými aplikacemi se čím dál častěji uživatel setkává s novými druhy souborových formátů a neziskové organizace nejsou výjimkou. Pokud online balík není schopen správně načíst dokument se standardní příponou (např. doc, xls), pak takovýto software je v této práci označen za nevhodný. Obdobně pokud kancelářský balík není schopen správně uložit dokument do standardního formátu, pak opět je balík označen za nevyhovující. Následující část podkapitol podrobně zkoumá, jak který kancelářský balík je schopen načíst a uložit dokument z a do standardního formátu. Test pro každý online balík byl vytvořen následovně: 1. Byly vytvořeny 4 standardní dokumenty 1 v MS Word 2007 a MS Excel 2007 s příponami doc, docx, xls a xlsx, které obsahovaly formátování, které se dá očekávat, že neziskové organizace využijí. Podrobnosti viz tabulka tab. 7 a tab. 8. 1 Testovány byly pouze nejpoužívanější části kancelářské balíku (textový a tabulkový editor). Ostatní části balíku se podle výsledku z dotazníků používají jen okrajově. 31
2. Tyto dokumenty byly nahrány do online balíku a subjektivně se zkoumalo, zda-li nedošlo ke změně formátování. 3. Následně byl dokument lehce pozměněn (přidáno několik mezer) tak aby se simuloval zásah uživatele. Účelem tohoto kroku bylo, že některé balíky (např. Zoho) exportují původní dokument, pokud nedošlo ke změně. 4. Dokument byl exportován do formátu s příponou doc, respektive xls. 5. Exportovaný dokument byl otevřen v MS Word 2007, respektive MS Excel 2007 a subjektivně zkoumán. 6. Pozorování z testů bylo zapsáno do tabulek. 5.1.1 Dokument ve formátu doc a docx Byly vytvořeny dva dokumenty ve formátu doc a docx se stejným obsahem. Obsah zahrnoval základní formátování, které by neziskové organizace mohly využívat. Tato práce není zaměřena na neziskové organizace, které využívají vysoce specializované nástroje produktu MS Office. Naopak se zaměřuje na takové organizace, které chtějí využívat základní možnosti kancelářských balíků a přitom neutrácet náklady na nákup drahého kancelářského balíku. Následující tabulka tab. 6 uvádí formátování, které bylo použito při testu a následující obrázek (obr. 6) ukazuje, jak originální dokument vypadá. Tento obrázek může být porovnán s výsledky v jednotlivých testech. MS Word 2007 Nástroj Styly Nadpisy Obsah Obrázek Tabulka Sloupce Velikost stránky Záhlaví, zápatí Korektura Grafy Ostatní Komentář Bylo použito několik stylů pro text, nadpisy, tabulky, titulky, které obsahovali různou velikost písma a fonty (new times, calibri, arial) a různé řádkování Dokument obsahoval číslované nadpisy, kde každá podúroveň obsahoval úrovně vyšší (např. 1.1.1) Obsah obsahoval všechny nadpisy s číslem stránky oddělené tečkami Obrázek obsahoval automatický titulek Tabulka obsahovala automatický titulek a různé ohraničení Dokument obsahoval část s dvěma sloupci Dokument byl ve formátu A5 Dokument obsahoval záhlaví s textem a zápatí s číslem stránky Oprava pravopisu a gramatiky českého a anglického jazyka Interaktivní (editovatelné) zpracování grafů z tabulkového procesoru Subjektivní dojmy z kancelářského balíků Tabulka 6: Použitá hodnotící kritéria u textových procesorů 32
Obrázek 6: Dokument v MS Word 2007 5.1.2 Dokument ve formátu xls a xlsx Obdobně jako v předchozím případě, byly vytvořeny dva dokumenty ve formátu xls a xlsx se stejným obsahem. Obsah zahrnoval základní formátování, které by neziskové organizace mohly využívat. Následující tabulka tab. 7 uvádí formátování, které bylo použito při testu a následující obrázek (obr. 7) ukazuje, jak originální dokument vypadá. Tento obrázek může být porovnán s výsledky v jednotlivých testech. 33
MS Excel 2007 Nástroj Buňka Graf Graf, osy Graf, mřížka Velikost stránky Ostatní Komentář Zalamování textu v buňce, zvýraznění buňky barvou, jednoduché matematické operace Zobrazení grafu Úprava velikosti os Úprava mřížky Dokument byl ve formátu A5 Subjektivní dojmy z kancelářského balíků Tabulka 7: Použitá hodnotící kritéria u tabulkových procesorů Obrázek 7: Dokument v MS Excel 2007 5.1.3 Metodika hodnocení testů Metodika hodnocení byla založena na porovnání vždy tří dokumentů: 1. Dokument originální vytvořený v MS Office 2007 2. Dokument nahraný v online kancelářském balíku 3. Dokument exportovaný z online kancelářského balíku. 34
Hodnoceno bylo vždy několik kritérií definovaných v tabulce tab. 7 a tab. 8 s tím, že procentuální hodnocení bylo založeno na subjektivním pohledu. Např. pokud byl obrázek po exportování kvalitativně degradován, pak se subjektivně hodnotilo, jak je změna akceptovatelná. Pokud byl obrázek jen lehce poškozený, pak dostal hodnocení 80%. Pokud byl velice poškozený, ale pořád byl ještě umístěný v dokumentu, pak dostal hodnocení 20%. Pokud v dokumentu vůbec nebyl, pak se snížilo hodnocení na 0%. Každý test pak obsahuje aritmetický průměr všech jednotlivých kritérií s tím, že: 1. 100% dosahuje balík, který originální dokument vůbec nepozměnil 2. 0% dosahuje balík, který nedokázal dokument ani načíst. 5.2 Google Docs Prvním z testovaných kancelářských balíků je Google Docs. 5.2.1 Konverze z formátu doc a zpět Následující tabulka tab.8 hodnotí produkt Google Docs. Výsledný dokument je zobrazen na obrázku (obr. 8). Google Docs Nástroj Hodnocení [%] Komentář Styly 80 Všechny styly kromě stylů nadpisů byly přepsány do výchozího stylu. Velikost a fonty písmen zůstaly zachovány Nadpisy 20 Číslování nadpisů změněno takovým způsobem, že vyžaduje zásah uživatele Obsah 80 Interaktivní obsah zachován, ale byly vynechány tečky oddělující nadpis a číslo stránky Obrázek 90 Automatický titulek zachován. Tabulka 80 Tabulka zobrazena pozměněna, neviditelné okraje tabulky překonvertovány do viditelných. Titulek zachován. Sloupce 20 Sloupce nekonvertovány na normální (jedno-sloupcový) text Velikost stránky 100 Zachováno Záhlaví, zápatí 100 Zachováno Korektura 100 K dispozici Grafy 20 Graf v MS Excel byl konvertován do obrázku a stal se needitovatelným. Ostatní 70 Google Docs se zdá být průměrným produktem, který má ale velký potenciál. Celkem 69 Tabulka 8: Vyhodnocení Google Docs textového procesoru 35
Obrázek 8: Exportovaný dokument Google Docs textového procesoru 5.2.2 Konverze z formátu docx a zpět Konverze z formátu docx dopadla hůře něž z formátu doc. Umístěný graf v dokumentu nebyl vůbec zobrazen. Tabulka tab. 9 obsahuje hodnocení produktu Google Docs a výsledný dokument je zobrazen na obrázku (obr. 9). 36
Google Docs Nástroj Hodnocení [%] Komentář Styly 80 Všechny styly kromě stylů nadpisů byly přepsány do výchozího stylu. Velikost a fonty písmen zůstaly zachovány Nadpisy 20 Číslování nadpisů změněno takovým způsobem, že vyžaduje zásah uživatele Obsah 80 Interaktivní obsah zachován, ale byly vynechány tečky oddělující nadpis a číslo stránky Obrázek 90 Automatický titulek zachován. Tabulka 80 Tabulka zobrazena pozměněna, neviditelné okraje tabulky překonvertovány do viditelných. Titulek zachován. Sloupce 20 Sloupce nekonvertovány na normální (jedno-sloupcový) text Velikost stránky 100 Zachováno Záhlaví, zápatí 100 Zachováno Korektura 100 K dispozici Grafy 0 Graf v MS Excel nebyl zobrazen. Ostatní 70 Google Docs se zdá být průměrným produktem, který má ale velký potenciál. Celkem 67 Tabulka 9: Vyhodnocení Google Docs textového procesoru 37
Obrázek 93: Exportovaný dokument Google Docs textového procesoru 5.2.3 Konverze z formátu xls a zpět Následující tabulka tab. 10 hodnotí produkt Google Docs. Výsledný dokument je zobrazen na obrázku (obr. 10). 38
Google Docs Nástroj Hodnocení [%] Komentář Buňka 95 Zalamování textu v buňce vertikální správné, horizontální přetečení jiné (při konverzi zpět opět správné). Zvýraznění buňky barvou, jednoduché matematické operace správně. Graf 50 Zobrazení grafu v online balíků správně. Při zpětné konverzi do xls formátu se graf konvertuje do obrázku Graf, osy 70 Osy mění nastavené minimální a maximální hodnoty Graf, mřížka 20 Zůstává pouze vertikální mřížka, plná čára Velikost stránky 0 Informace o velikosti stránky ztracena Ostatní 50 Průměrný produkt, který nabízí pouze nejzákladnější nástroje Celkem 47 Tabulka 10: Vyhodnocení Google Docs tabulkového procesoru Obrázek 10: Exportovaný dokument Google Docs tabulkového procesoru 5.2.4 Konverze z formátu xlsx a zpět Konverze z formátu xlsx a zpět byla stejná jako v případě konverze z xls. 5.3 Microsoft Web Apps Microsoft Web App je relativně nový produkt firmy Microsoft. Výhodou tohoto produktu, je že formát doc a docx je vyvinut právě firmou Microsoft z čehož vyplývá, že tento online balík by měl perfektně rozumět formátu doc a docx a dosáhnout bezchybné konverze. 39
5.3.1 Konverze z formátu doc a zpět Následující tabulka tab. 11 hodnotí produkt Microsoft Web App. Výsledný dokument je zobrazen na obrázku (Obr. 11). MS Word Web App Nástroj Hodnocení [%] Komentář Styly 90 Všechny styly kromě stylů nadpisů byly přepsány do výchozího stylu. Velikost a fonty písmen zůstaly zachovány. Při zpětné konverzi, styly obnoveny Nadpisy 20 Číslování nadpisů nezměněny Obsah 100 Interaktivní obsah zachován Obrázek 90 Automatický titulek zachován. Tabulka 80 Tabulka zobrazena nezměněna. Sloupce 100 Sloupce nezměněny Velikost stránky 100 V online verzi stránka změněna na A4. Při zpětné konverzi obnovena na A5 Záhlaví, zápatí 100 Zachováno Korektura 80 Mix českého s anglickým jazykem Grafy 95 Graf v MS Excel byl v online verzi obrázkem. Při konvertování zpět se stal opět editovatelným grafem. Pouze lehce změněno ohraničení grafu. Ostatní 0 Horší editace dokumentu v online verzi, nemožnost exportovat dokument do jiných formátů než docx. Při tisku z online verze dochází k velkým změnám v dokumentu (velikost stránky, formátování atd.) Celkem 78 Tabulka 11: Vyhodnocení Microsoft Web Apps textového procesoru 40
Obrázek 11: Exportovaný dokument Google Docs textového procesoru 5.3.2 Konverze z formátu docx a zpět Při konverzi z online úložiště do docx dochází k systémové chybě, která brání otevření dokumentu. Předpokládáme-li, že se jedná o dočasnou chybu, pak výchozí dokument v MS Word by měl vypadat jako v předcházejícím odstavci. 41
5.3.3 Konverze z formátu xls, xlsx a zpět Z pohledu práce na dokumentech v Microsoft Web App je totožné, zda-li se jedná o formát xls nebo xlsx. Oba formáty mají stejné vlastnosti. Následující tabulka tab. 12 hodnotí produkt Microsoft Web App a obrázek ukazující exportovaný dokument není zobrazen z důvodu totožnosti originálního obrázku (obr. 9). MS Word Web App Nástroj Hodnocení [%] Komentář Celkový dojem 100 Online verze MS Excel je velmi propracovaná a nabízí mnoho společných funkci s desktopovou verzí. Při konverzi nedochází k žádným změnám. Ostatní 0 Bohužel online verze nenabízí export do jiných formátu a zejména nenabízí tisknutí dokumentu což považuji za zásadní nedostatek této velice propracované aplikace. Celkem 50 Tabulka 12: Vyhodnocení Microsoft Web Apps tabulkového procesoru 5.4 Zoho Docs Dalším z testovaných kancelářských balíků je produkt Zoho Docs. 5.4.1 Konverze z formátu doc a zpět Následující tabulka tab. 13 hodnotí produkt Zoho Docs. Výsledný dokument je zobrazen na obrázku (obr. 12). Zoho Nástroj Hodnocení [%] Komentář Styly 80 Všechny styly kromě stylů nadpisů byly přepsány do výchozího stylu. Velikost a fonty písmen zůstaly zachovány Nadpisy 100 Číslování nadpisů nezměněno Obsah 100 Interaktivní obsah zachován. Obrázek 0 Automatický titulek zachován. Obrázek kvalitně degradován (nepoužitelné pro komunikaci s klienty) Tabulka 100 Tabulka zobrazena nepozměněna. Titulek zachován. Sloupce 20 Sloupce konvertovány na normální (jedno-sloupcový) text Velikost stránky 100 Zachováno Záhlaví, zápatí 100 Zachováno Korektura 100 K dispozici Grafy 20 Graf v MS Excel byl konvertován do obrázku a stal se needitovatelným. Ostatní 0 Díky slabé podpoře obrázků, produkt se zdá nepoužitelný pro komerční sféru Celkem 65 Tabulka 13: Vyhodnocení Zoho Docs textového procesoru 42
Obrázek 12: Exportovaný dokument Zoho Docs textového procesoru 5.4.2 Konverze z formátu docx a zpět Překvapivě konverze z novějšího formátu dopadla hůře než v předešlém případě s formátem doc. Následující tabulka tab. 14 hodnotí produkt Zoho a výsledný dokument je zobrazen na obrázku (obr. 13). 43
Zoho Nástroj Hodnocení [%] Komentář Styly 80 Všechny styly kromě stylů nadpisů byly přepsány do výchozího stylu. Velikost a fonty písmen zůstaly zachovány Nadpisy 80 Číslování nadpisů změněno Obsah 80 Interaktivní obsah zachován, ale číslování vynecháno Obrázek 50 Automatický titulek zachován. Obrázek kvalitně nedegradován jako v případe formátu doc. Na druhou stranu graf, který by měl být konvertován do obrázku byl vynechán Tabulka 70 Tabulka zobrazena pozměněna. Titulek zachován. Sloupce 20 Sloupce konvertovány na normální (jedno-sloupcový) text Velikost stránky 20 Nezachováno Záhlaví, zápatí 100 Zachováno Korektura 100 K dispozici Grafy 0 Graf v MS Excel byl nekonvertován. Ostatní 20 Výhoda proti předešlému testu je, že konverze docx zachovává kvalitu obrázků. Na druhou stranu, grafy nejsou zobrazeny vůbec. Celkem 56 Tabulka 14: Vyhodnocení Zoho Docs textového procesoru Obrázek 13: Exportovaný dokument Zoho Docs textového procesoru 44
5.4.3 Konverze z formátu xls a zpět Následující tabulka tab. 15 hodnotí produkt Zoho. Výsledný dokument je zobrazen na obrázku (obr. 14). Zoho Nástroj Hodnocení [%] Komentář Buňka 95 Zalamování textu v buňce správné. Pozměněné barvy buňky, jednoduché matematické operace správně. Graf 80 Zobrazení grafu v online balíků správně. Při zpětné konverzi do xls formátu se graf konvertuje opět do grafu. Pozměněné barvy. Legenda ztracena. Graf, osy 100 Osy se nemění Graf, mřížka 80 Zůstává pouze horizontální mřížka, plná čára Velikost stránky 0 Informace o velikosti stránky ztracena Ostatní 70 Uživatelsky nadprůměrný produkt Celkem 71 Tabulka 15: Vyhodnocení Zoho Docs tabulkového procesoru Obrázek 144: Exportovaný dokument Zoho Docs tabulkového procesoru 5.4.4 Konverze z formátu xlsx a zpět Následující tabulka tab. 16 hodnotí produkt Zoho. Výsledný dokument je zobrazen na obrázku (obr. 15). 45
Zoho Nástroj Hodnocení [%] Komentář Buňka 95 Zalamování textu v buňce správné. Pozměněné barvy buňky, jednoduché matematické operace správně. Graf 90 Zobrazení grafu v online balíků správně. Při zpětné konverzi do xls formátu se graf konvertuje opět do grafu. Pozměněné barvy. Graf, osy 100 Osy se nemění Graf, mřížka 80 Zůstává pouze horizontální mřížka, plná čára Velikost stránky 0 Informace o velikosti stránky ztracena Ostatní 70 Uživatelsky nadprůměrný produkt Celkem 73 Tabulka 16: Vyhodnocení Zoho Docs tabulkového procesoru Obrázek 15: Exportovaný dokument Zoho Docs tabulkového procesoru 5.5 ThinkFree Dalším z testovaných kancelářských balíků je produkt ThinkFree. 5.5.1 Konverze z formátu doc a zpět Následující tabulka tab. 17 hodnotí produkt ThinkFree. Výsledný dokument je zobrazen na obrázku (obr. 16). 46
ThinkFree Nástroj Hodnocení [%] Komentář Styly 100 Všechny styly, velikost a fonty písmen zůstaly zachovány Nadpisy 80 Číslování nadpisů změněno Obsah 100 Interaktivní obsah zachován, číslování správně Obrázek 100 Automatický titulek zachován. Tabulka 100 Tabulka zobrazena správně. Titulek zachován. Sloupce 100 Jako jediný konkurenční produkt správně zvládá dvou sloupcové formátování Velikost stránky 100 Zachováno Záhlaví, zápatí 100 Zachováno Korektura 100 K dispozici Grafy 80 Graf v MS Excel byl konvertován do obrázku Ostatní 80 Jedinou nevýhodou ThinkFree je, že vyžaduje nejnáročnější připojení k internetu (rychlost a kvalita) Celkem 95 Tabulka 17: Vyhodnocení ThinkFree textového procesoru 47
Obrázek 16: Exportovaný dokument ThinkFree textového procesoru 5.5.2 Konverze z formátu docx a zpět Formát docx byl správně načten, ale po exportování do docx formátu a otevření dokumentu MS Word 2007 hlásil chybu a dokument neotevřel. Tuto skutečnost lze posuzovat jako dočasný problém, který doufejme firma ThinkFree brzy napraví. Z tohoto důvodu není uvedena tabulka shrnující vlastnosti kompatibility. 48
5.5.3 Konverze z formátu xls a zpět Následující tabulka tab. 18 hodnotí produkt ThinkFree. Výsledný dokument je zobrazen na obrázku (obr. 17). ThinkFree Nástroj Hodnocení [%] Komentář Buňka 80 Zalamování textu v buňce, jednoduché matematické operace správně. Rozhození barev. Graf 100 Zobrazení grafu v online balíků správně. Graf, osy 100 Osy se nemění Graf, mřížka 100 Obě mřížky nezměněné Velikost stránky 100 Velikost Ostatní 50 Vyžaduje velice kvalitní připojení k internetu Celkem 88 Tabulka 18: Vyhodnocení ThinkFree tabulkového procesoru Obrázek 17: Exportovaný dokument ThinkFree tabulkového procesoru 5.5.4 Konverze z formátu xlsx a zpět Následující tabulka tab. 19 hodnotí produkt ThinkFree. Výsledný dokument je zobrazen na obrázku (obr. 18). 49
ThinkFree Nástroj Hodnocení [%] Komentář Buňka 80 Zalamování textu v buňce, jednoduché matematické operace správně. Rozhození barev. Graf 80 Zobrazení grafu v online balíků správně kromě barev. Legenda umístěná jinde. Graf, osy 100 Osy se nemění Graf, mřížka 100 Obě mřížky nezměněné Velikost stránky 100 Velikost Ostatní 50 Vyžaduje velice kvalitní připojení k internetu Celkem 85 Tabulka 19: Vyhodnocení ThinkFree tabulkového procesoru Obrázek 18: Exportovaný dokument ThinkFree tabulkového procesoru 5.6 Celkové hodnocení Tato kapitola sumarizuje výsledky technických vlastností online kancelářských balíků Google Docs, Microsoft Web App, Zoho a ThinkFree. Balíky byly hodnoceny z pohledu dvou nejpoužívanějších aplikací a to textového procesoru a tabulkového procesoru. Ostatní aplikace byly z testu vyloučeny, jelikož se podle průzkumu (kapitola 3) mezi neziskovými organizacemi používají jen okrajově. 50