Projektový management MP Příprava automobilového závodu do vrchu Linková Petra Rok 2009/10 Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 1
Obsah Úvod... 3 Současný stav... 3 Stanovené cíle... 3 Strom cílů... 5 Časová náročnost... 6 Plán časový harmonogram závodu... 6 Finanční náročnost... 8 WBS diagram... 9 Výstupy... 10 Rizika... 10 Zhodnocení... 10 Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 2
Úvod Hlavní náplní projektu je důkladná příprava všech nezbytných úkolů pro zorganizování jednodenního automobilového závodu do vrchu konaného v Liberci na trati Ještěd. V tomto projektu byl kladen důraz především na profesionální přístup organizátorů k závodu a dodržení všech bezpečnostních podmínek stanovených pro tento amatérský závod. Byly vytvořeny nové propozice, které každý přihlášený závodník musel bezpodmínečně splnit. Závody byly vypsány pro vozy a jezdce v 5 třídách: 1. upravené cestovní vozy s obsahem motoru do 1600 ccm. 2. upravené cestovní vozy s obsahem motoru do 2000 ccm. 3. upravené cestovní vozy s obsahem motoru nad 2000 ccm. 4. upravené cestovní vozy s obsahem motoru do 1400 ccm. 5. formule, motokáry, čtyřkolky. Současný stav V současné době dochází k častým střetům neposlušných diváků se závodním automobilem ať se jedná o amatérský nebo profesionální závod, proto v tomto projektu byl největší důraz kladen na bezpečnost všech zúčastněných. Jde o ryze amatérský podnik, ve kterém si závodníci mohou poměřit své schopnosti s ostatními, nebo prověřit své řidičské schopnosti Jedná se o jednodenní závod, ze seriálu motoristických akcí, konaný 30.10 2009 na trati Ještěd. Trať povede po uzavřené silnici, měří 2,7 km, široká je 8 m a má 9 zatáček. Závod se skládá z tréninkových jízd a ze závodních jízd přičemž ve všech jízdách se měří čas a přihlášená auta musí splňovat podmínky daných propozic. Stanovené cíle Hlavním cílem je úspěšné zorganizování automobilových závodů. Další cíle: Zajištění bezpečnosti diváků a závodníků Seznámit diváky a závodníky s bezpečnostními pravidly při závodech (jak se mají chovat) Zvýšit atraktivitu závodů Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 3
Zvýšit počet závodníků Zvýšit zájem diváků Zvýšit propagaci amatérských závodů Zajistit spokojenost závodníků a diváků Zajistit personální zastoupení (brigádníci, komisaři atd.) Zajistit sponzory Vytvořit si časový a finanční plán Dodržet časový a finanční harmonogram Vytvořit propozice Vytvořit přihlášku Kladné zhodnocení projektu Závodníci se budou přihlašovat pomocí elektronické přihlášky, která bude přístupná na webové adrese http://autozavodyvrch.cz/elektronickaprihlaska sdostatečným časovým předstihem tj. 2 měsíce před dnem konání závodů. Maximální počet přihlášených aut je 100. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 4
Úspěšné zorganizo - vání automobilových závodů Strom cílů Zajistit bezpečnost pro diváky a závodníky Zvýšit atraktivitu závodů do vrchu Zajistit sponzory Vytvořit desatero pro chování se na trati při závodech Při rozpravě závodníky seznámit s bezpečnostním i podmínkami na trati i mimo ní Zajistit dostatečný počet pořadatelů a vymezit nebez.úseky na trati i mimo ní Zvýšit zájem diváků Zvýšit počet přihlášených závodníků Oslovit firmy prodávající motoristické zboží a doplňky Oslovit osoby pohybující se v motoristic - kém světě Oslovit společnosti ze zábavného průmyslu Zajistit zábavný program pro diváky Zajistit občerstvení pro diváky Zvýšit propagaci a medializaci závodů Dodržet časový harmono gram Tipovací soutěže (výhra zapůjčení čtyřkolky na víkend, jízda s vítězem Zajistit 3 stánky s občerstvením (1.stánek na startu, 2.stánek v cíli, 3.stánek v depu Krátkou reklamu na TV R1 genus, plakát, pozvánky umístěné na internetu Předvídat možná rizika zdržení a naplánovat alternativy řešení Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 5
Časová náročnost Příprava automobilových závodů je jak časově, tak i finančně nákladný projekt, ale jedná se o velkou výzvu. Na straně jedné je to nadšení z automobilových závodů, na straně druhé zkouška toho, co vše dokážeme. Příprava automobilových závodů musí začít 5 měsíců před dnem konání 30.10.2009. Plán časový harmonogram závodu Před závodem 5 měsíců Stanovení termínu a místa konání závodů Zajištění pronájmu tratě Zajistit povolení od policie ČR Vytvořit řád mistrovství ČR Vytvoření elektronických přihlášek Tvorba podmínek a propozic závodu (desatero, jak se chovat při závodech) Propagace, billboardy Před závodem 2 měsíce Umístění přihlášek na webové stránky Tvorba seznamu závodníku Zajistit dočasné silniční omezení Zajistit stravování Zajistit rozhodčí, pořadatele Oslovit sponzoring, partneři akce Zajistit fotografa, kameramana Před závodem 1 měsíc Zajisti hostesky Zajistit měřící a pomocnou techniku Zajistit a určit sportovního komisaře, ředitele závodu, technického komisaře, časoměřiče Zajistit odtahovou firmu Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 6
Zajistit ceny a výhry Před samotným závodem 1 den Rozřazení aut do skupin dle obsahu: A (do 1400 ccm) B1 (do 16000 ccm) B2 (do 2000 ccm) B3 (nad 2000 ccm) C (formule, motokáry, čtyřkolky) Určit startovní čísla aut Určit startovní listinu přihlášených závodníků Dodržet časový harmonogram 1. den závodu 30.10. 2009 18:00 přihlášení závodníků do závodu (zaplacení startovného, startovní listina) 18:30 technická přejímka aut (udělení startovacího čísla) 19:00 večerní rozprava 2. den závodu 6:30 ranní rozprava 7:00 úklid tratě 7.15 zkušební jízda organizátora a zkouška časomíry 8:00 1. tréninková jízda závodníků 10:00 2. tréninková jízda závodníků 12:00 průběžné výsledky po tréninkových jízdách 12:00 13:00 oběd 13:00 1. závodní jízda 15:00 2. závodní jízda 17:10 konečné výsledky závodů 17:30 vyhlášení vítězů závodu 18:00 konec závodů Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 7
18:00 úklid Finanční náročnost Položky Cena Pronájem tratě 25 000 Kč Zajištění měřící techniky 4 700 Kč Výplata komisařů 7 000 Kč Výplata pořadatelů 20 500 Kč Propagace, plakáty, TV 10 000 Kč Hostesky 3 000 Kč Fotograf Kameraman 2 000 Kč 5 500 Kč Zábavný program 3 000 Kč Cena bez sponzorských darů 80 700 Kč Sponzorské dary Ceny pro vítěze -sponzorský dary 50 000 Kč Výhry do soutěže Odtahová služba 10 000 Kč 10 000 Kč Dary celkem 70 000 Kč Suma celkem 150 700 Kč Startovné od závodníků 132 000 Kč Pozn. Startovné činilo 1500 Kč vč. pojištění, počet přihlášených závodníků byl 88 Náklady na uspořádání automobilových závodů činily 80 700 Kč. Celkové sponzorské dary byly vyčísleny na 70 000 Kč, které věnovaly především partneři akce a podnikatelé, kteří se pohybují v motoristickém světě. Povinné startovné bylo stanoveno na 1500 Kč/auto včetně pojištění aut i závodníků. Do závodu se přihlásilo 88 aut. Výše startovného tedy pokrylo veškeré náklady související s organizací automobilových závodů do vrchu. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 8
WBS diagram Příprava automobilového závodu 5 měsíců před závodem 2 měsíce před závodem 1 měsíc před závodem 1 den před závodem Stanovení termínu a místa závodů Umístění přihlášek na IT stránky Hostesky Rozřazení aut dle skupin Zajistit pronájem tratě Tvorba seznamu závodníků Měřící a pomocná technika Startovní čísla aut Zajistit povolení od policie ČR Zajistit dočasná silnič.omezení Ředitel závodu Startovní listina závodníků Vytvořit řád závodů Zajistit stravování Komisaře Vytvořit elektronické přihlášky Rozhodčí, pořadatelé Odtahová služba Tvorba propozic závodu Oslovit sponzoring, partneři Ceny a výhry Propagace Fotograf, kameraman Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 9
Výstupy Úspěšná organizace závodů Personál a technika zajištěna Dané propozice a řád Stanovené desatero bezpečnosti Trať zajištěna Zvýšení zájmu ze strany závodníků o 25% Zvýšení zájmu ze strany diváků o 35% Určení data konání závodu 5 měsíců předem Zpracovat DVD obsah: průřez automobilovým závodem a jednotlivé jízdy automobilů Získané zkušenosti pro příští závody Rizika Fotograf, kameraman, komisař atd. onemocní na poslední chvíli, nebo nedorazí Nedodržení časového harmonogramu Stane se nehoda = úraz diváka, závodníka, pořadatele, komisaře. Malá účast závodníků Malá účast diváků Odhlášení závodníků na poslední chvíli Nefunkčnost časomíry a ostatní techniky Naschvály místních občanů lít olej na trať apod. Zhodnocení Tento projekt proběhl bez komplikací a zpoždění, proto ho hodnotím jako úspěšný. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 10