Projektový management-mp. Pořádání plaveckých závodů. Šmídová Barbora. Rok 2009/10. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 1

Transkript

1 Projektový management-mp Pořádání plaveckých závodů Šmídová Barbora Rok 2009/10 Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 1

2 Úvod... 2 Současný stav... 2 Stanovený cíl... 2 Časová náročnost... 4 Časový harmonogram... 4 Časový harmonogram-dny plánovaných plaveckých závodů... 5 Finanční náročnost... 6 WBS diagram... 7 Tabulka logického rámce... 8 Personální zastoupení Možná rizika Zhodnocení Úvod Tento projekt má popsat všechny nezbytné kroky k tomu, aby mohly být uspořádány plavecké závody v Ústí nad Labem. V současné době je pořádáno mnoho podobných závodů po celé České republice. Jedny z nich se pořádají i v Ústeckém kraji. Tyto jsou však na nevyhovující úrovni a proto se tento projekt zabývá návrhem plaveckých závodů na vyšší úrovni. Současný stav V současné době se v Ústí nad Labem pořádají plavecké závody jednou ročně a trvají dva dny. Závody jsou pořádány na nevyhovující úrovni. To je způsobeno především tím, že jsou na ně zvány pouze velké plavecké kluby, není zajištěno zázemí pro účastníky a organizace samotná je nedostatečná. To způsobuje dodatečné odhlašování závodníků z jednotlivých disciplín a ubývání zájmu o tyto závody. Plavecké závody nejsou veřejností téměř vůbec navštěvovány. Příčinou je to, že závody nejsou medializovány a veřejnost nemá možnost se o nich dozvědět. Stanovený cíl Za hlavní cíl tohoto projektu bylo stanoveno úspěšné uspořádání plaveckých závodů v Ústí nad Labem. Od současných by se měly lišit především v profesionálním přístupu k jejich pořádání. Pozvání na závody by mělo být doručeno do všech plaveckých klubů v České republice. Ze všech přihlášených účastníků se pak vybere 350 nejlepších ve svých věkových kategoriích. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 2

3 USPOŘÁDÁNÍ PLAVECKÝCH ZÁVODŮ ZVÝŠIT ZÁJEM O PLAVÁNÍ ZVÝŠIT POČET ÚČASTNÍKŮ A JEJICH SPOKOJENOST ZVÝŠIT PROFESIONA- LITU ROZHODČÍCH INFORMOVAT VEŘEJNOST POZVAT ODBORNOU VEŘEJNOTS POZVAT PRODEJCE SPORTOVNÍH O ZBOŽÍ POZVAT VELKÉ I MALÉ PLAVECKÉ KLUBY ZLEPŠIT SLUŽBY PRO ZÁVODNÍKY ZAJISTIT DOPROVOD- NÝ PROGRAM DOŠKOLO- VÁNÍ ÚČAST NA SEMINÁŘÍCH A PREZENTACÍ- ZVÝŠIT ZÁJEM O NOVÉ TECHNIKY Graf 1, Strom cílů Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 3

4 Časová náročnost Pořádání plaveckých závodů není jednoduché. Jedná se o činnost, která je náročná jak z hlediska časového, finančního, ale je náročná i z hlediska organizačního. Jedním z nejdůležitějších kroků při plánování plaveckých závodů je stanovení pevného termínu, kdy se budou konat. Neméně důležitým úkolem je zajištění sportoviště na plánovaný termín a pozvání plaveckých klubů z celé České republiky. Pro úspěšné konání plaveckých závodů je nezbytné, aby příprava začala alespoň 6 měsíců před plánovaným termínem konání. Časový harmonogram 6 měsíců před plánovaným termínem závodů stanovení data závodů pozvání sportovních klubů pronájem sportoviště informovat odbornou veřejnost projevit zájem o sponzoring 2-3 měsíce před plánovaným termínem závodů potvrzení účasti závodníků pozvání prodejců sportovního zboží zajištění rozhodčích a personálu a jejich proškolení zajištění ubytování/stravování/dopravy 1 měsíc před plánovaným termínem závodů zajištění odměn/cen zajištění měřící techniky, pomocné techniky zajištění fotografa připomenutí závodů plaveckým klubům zajištění doprovodného programu zajištění triček pro rozhodčí 14 dní před plánovaným termínem závodů informovat laickou veřejnost cílené pozvání odborné veřejnosti doprava triček pro rozhodčí Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 4

5 1 týden před plánovaným termínem závodů konečné potvrzení účastníků(přesný počet) výběr startovného vytvoření databáze startů medializace vytvoření databáze účastníků doprava měřící techniky přeškolení rozhodčích Časový harmonogram-dny plánovaných plaveckých závodů Den 1 6:00 dovezení zbývající techniky 6:00-8:30 příprava a zapojení techniky, vylepení startovního plánu 8:30 setkání všech rozhodčích, přidělení triček, seznámení s plánem závodů 8:30-9:00 rozplavání pro závodníky 9:00 slavnostní nástup rozhodčích 9:15 začátek závodů 9:15-12:00 dopolední program závodů 12:00-13:00 polední pauza na oběd, doprovodný program 13:15-17:00 odpolední program 17:00-19:00 doprovodný program, vyhlášení výsledků, předání diplomů a cen Den 2 8:30 setkání všech rozhodčích, seznámení s plánem závodů 8:30-9:00 rozplavání pro závodníky 9:00 začátek závodů 9:00-12:00 dopolední program závodů 12:00-13:00 polední pauza na oběd, doprovodný program 13:00-16:00 odpolední program 16:00-17:00 doprovodný program, vyhlášení výsledků, předání diplomů a cen 17:00 slavnostní nástup rozhodčích 17:10 ukončení závodů 17:30 předání odměn rozhodčím/personálu 17:00-18:00 úklid sportoviště, odpojení techniky, odvoz techniky Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 5

6 Finanční náročnost Položky Zajištění sportoviště Odměny pro vítěze -sponzorský dar Zajištění techniky Plat rozhodčích Plat pořadatelů Cena Kč Kč Kč Kč Kč Fotograf -sponzorský dar Kč Medializace -sponzorský dar Kč Doškolení rozhodčích Doprovodný program Občerstvení pořadatelů/rozhodčích -sponzorský dar Trika pro pořadatele/rozhodčích -sponzorský dar Kč Kč Kč Kč Sponzorské dary Vybrané startovné Kč Kč Cena celkem Cena bez sponzorských darů Kč Kč Tab. 1, finanční náročnost Finanční náročnost pořádání plaveckých závodů byla vyčíslena na Kč. Podnikatelé z Ústí nad Labem darovali peněžní částku v hodnotě Kč a hmotné sponzorské dary v podobě odměn pro vítěze a dalších se vyšplhaly na Kč. Celková hodnota sponzorských darů tedy činila Kč. Výše startovného byla tedy stanovena na 120 Kč za jednoho účastníka (350 účastníků). Vybraná částka za startovné pokryla zbytek nezbytných finančních prostředků pro tyto závody. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 6

7 Graf 2, WBS diagram Pořádání plaveckých závodů 6 měsíců před závody 2-3 měsíce před závody 1 měsíc před závody 14 dní před závody 1 týden před závody Stanovení data Potvrzení účasti závodníků Odměny/ceny Informovat veřejnost Potvrzení účastníků Pozvání sport.klubů Pozvání prodejcům Měřící/pomocná technika Pozvat odbornou veřejnost Výběr startovného Pronájem sportoviště Rozhodčí/personál a školení Fotograf Doprava triček Databáze startů, účastníků Sponzoring Ubytování Doprovodný program Medializace Informovat odb.veřejnost Stravování Připomínka klubům Doprava techniky Doprava Trička pro rozhodčí Přeškolení rozhodčích Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 7

8 Tabulka logického rámce 1.sloupec 2.sloupec 3.sloupec 4.sloupec Intervenční(popis projektu) Objektivně ověřitelné ukazatele Zdroje informací k ověření Vnější předpoklady/rizika Hlavní cíl Uspořádání plaveckých závodů Nárůst počtu návštěvníků Nárůst zájmu o plavecké kurzy Růst profesionality rozhodčích Vytvoření nových plaveckých klubů Nárůst počtu účastníků Databáze startů Databáze účastníků Monitorovací zprávy o profesionalitě rozhodčích Monitorovací zprávy o počtu plaveckých klubů Účel projektu Zvýšit zájem o plavání Zvýšit počet účastníků a jejich spokojenost Zvýšit profesionalitu pořadatelů a rozhodčích 400 zájemců o účast na závodech 350 vybraných zájemců 8 plaveckých klubů přihlášeno 450 návštěvníků závodů 4 návštěvníci z odborné veřejnosti 2 prodejci sportovního zboží Počet návštěvníků Dokumentace závodů Statistiky účastníků Statistiky návštěvníků Zájem veřejnosti o pořádané závody Zajištění kvalitních služeb Zajištění realizace projektu Zájem klubů o účast na závodech Zájem o plavání jako o sport Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 8

9 Výstupy projektu Úspěšně uspořádané plavecké závody Personál(rozhodčí) vyškolen Pozvány plavecké kluby Stanoveno datum závodů Personál zajištěn Technika zajištěna Areál zajištěn Vyškolení rozhodčích 2x před závody Zvýšení počtu plaveckých klubů o 20% Zvýšení počtu účastníků o 30% Zvýšení počtu návštěvníků o 20% Určení data závodů 6 měsíců předem Tab 2, Tabulka logického rámce Plány závodů Statistika účastníků Statistika personálu Dokumentace závodů Realizace projektu v požadovaném čase a kvalitě Výběr vhodného personálu/technik y Zájem občanů Zajištění kvalitních služeb Zajištění sponzorů Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 9

10 Pořádání plaveckých závodů účastníci veřejnost pořadatelé závodníci rozhodčí laická veřejnost odborná veřejnost Organizátor(2) Vrchní rozhodčí(1) Organizátor startů(2) Hlavní rozhodčí(8) Hlasatel(1) Rozhodčí stylu(1) Zpracovatel výsledků(2) Startér(1) Administrativní pracovníci(2) Cílový rozhodčí(2) Ostatní personál(2) Obrátkoví rozhodčí(6) Graf 3, Personální zastoupení Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 10

11 Možná rizika - Některý z rozhodčích/personálu se nemůže zúčastnit - Některý z plaveckých klubů se na poslední chvíli odhlásí ze závodů - Odstoupení sponzora od smlouvy - Nedostatek/nezajištění cen a odměn pro účastníky - Nefunkčnost měřící techniky/pomocné techniky - Nepřítomnost fotografa, doprovodného programu - Problém se zajištěním trik pro rozhodčí - Časové riziko(posun startů závodů) - Malá účast veřejnosti Většině z možných rizik jde předejít správnou organizací a komunikací. Zbytek nečekaných překážek půjde odstranit improvizací a menšími kompromisy. Zhodnocení Projekt byl úspěšně zrealizován. Finanční i časový plán byly dodrženy. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 11