Projektový management-mp ÚČAST TEXTILNÍ FIRMY NA PRODEJNÍ VÝSTAVĚ. Bc. Hatašová Lenka. Rok 2009/10

Transkript

1 Projektový management-mp ÚČAST TEXTILNÍ FIRMY NA PRODEJNÍ VÝSTAVĚ Bc. Hatašová Lenka Rok 2009/10 Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 1

2 Obsah Úvod... 3 Současný stav... 3 Stanovený cíl... 3 Časová náročnost... 5 Časový harmonogram... 5 Tabulka logického rámce... 9 Výstupy Personální zastoupení Finanční náročnost Možná rizika Zhodnocení Seznam obrázků Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 2

3 Úvod Tento projekt popisuje přípravu a realizaci účasti textilní firmy na prodejní výstavě. Popisuje důležité aktivity, které je nutné zrealizovat pro co nejúčinnější prezentaci firmy na výstavě. Firma má dlouholetou tradici a její výrobky byly a jsou velmi oblíbené. Prodejní výstava je velmi vhodný způsob, jak znovuoživit jméno firmy a její kvalitní výrobky, které musí neustále odolávat tlaku konkurenčních výrobků ze zahraničí. Současný stav Prodejní výstavy se v Liberci konají několikrát do roka. Účast vystavovatelů je vysoká a návštěvnost má stoupající tendenci. Je to dáno velmi dobrou propagací každé výstavy prostřednictvím rozhlasu, billboardů rozmístěných po celém libereckém kraji a prostřednictvím dalších médií dostatečně s předstihem. Textilní firma nemá s účastí na takové výstavě téměř žádné zkušenosti, ale propagace tímto způsobem by firmě mohla velmi pomoci získat nové zákazníky a tím zvýšit tržní podíl. Jelikož musí firma neustále bojovat s přílivem konkurenčních produktů ze hraničí, je téměř nutností propagovat firmu a její výrobky jakýmkoliv způsobem. Firma potřebuje připomenout svou existenci na trhu a znovu získat ztracené zákazníky a přilákat další. Prodejní výstava byla proto zvolena jako jedna z možností kvalitní propagace. Stanovený cíl Hlavním cílem projektu je účast textilní firmy na prodejní výstavě. Důvodem účasti je představení firmy a jejích výrobků všem návštěvníkům. Prodání vystaveného zboží a rozdání co nejvíce propagačního materiálu zájemcům a zboží. Připravení veškerých podkladů pro kvalitní prezentaci firmy. Navržení vzhledu prodejního včetně výběru nejdůležitějších a nejlepších výrobků firmy. Připravení veškerých propagačních materiálů pro oslovení co nejvíce návštěvníků výstavy. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 3

4 ÚČAST TEXTILNÍ FIRMY NA PRODEJNÍ VÝSTAVĚ PŘEDSTAVIT PRODUKTY A FIRMU ZÁKAZNÍKŮM PRODAT PRODUKTY NABÍZENÉ FIRMOU ZVÝŠIT POČET BUDOUCÍCH ZÁKAZNÍKŮ PROPAGACÍ FIRMY ZNOVU OŢIVENÍ JMÉNA FIRMY ZÍSKAT ZÁJEM ZÁKAZNÍKŮ O PRODUKTY FIRMY OSLOVIT ŠIROKOU VEŘEJNOST ZVÝŠIT ZISK UPOUTAT ZÁKAZNÍKY POUTAVĚ VYSTAVIT PRODUKTY ZAJISTIT PROPAGAČNÍ MATERIÁLY OSLOVIT CO NEJVÍCE PŘÍCHOZÍCH NA VÝSTAVU AKTIVNĚ SE PODÍLET NA PŘEDSTAVENÍ PRODUKTŮ A JEJICH VÝHOD Obrázek 1 Strom cílů Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 4

5 Časová náročnost Příprava a realizace účasti firmy na výstavě není jednoduchou záležitostí. Je potřeba připravit vše od těch nejmenších detailů po velmi důležité kroky. Jelikož je nutné představit firmu a její výroky co nejlépe, nesmí se opomenout žádná z aktivit nutných pro dokonalou prezentaci. Nejdůležitější je dostatečně se informovat o konání výstavy, termínu, zájmu o tuto výstavu v předchozích letech, informovat se o účastnících, zda nebude v okolí firmy jiná firma s tentýž zbožím. Důležitou součástí je vybrat vhodné místo k umístění, zvážit veškerá pro a proti umístění. Další důležitou operací je navržení uspořádání jednotlivých komponent, rozmístění vystavovaných výrobků, umístění reklamy a uschování výrobků k prodeji. Nutností je s předstihem navrhnout a zrealizovat propagační materiály od letáků, katalogů až po vizitky. Nejen samotné uspořádání je důležité, ale nutností je také zajistit dovoz a odvoz všech produktů a komponent. Všechny tyto činnosti zaberou poměrně značné množství času a je tedy nutné vše si dokonale naplánovat, aby na sebe jednotlivé úkony navazovaly a nedošlo tak k narušení hladkého průběhu výstavy. Časový harmonogram 3 měsíce před zahájením výstavy Zjištění termínu a umístění výstavy Rezervování si vhodného místa k umístění Výroba produktů vhodných k prezentaci a prodeji v dostatečném množství Informování široké veřejnosti o účasti firmy na výstavě 2 měsíce před zahájením výstavy objednání reklamních materiálů vizitky, letáky, brožury, trička, příprava veškerých komponent potřebných pro sestavení regály, stěny, zaškolení personálu, který se bude na výstavě střídat zajištění dopravy výrobků, předmětů nutných pro vystavování na výstavu, během ní i po skončení výstavy 1 měsíc před zahájení výstavy zajištění personálu pro sestavení a rozebrání zajištění případného doplnění prodaných výrobků, propagačního materiálu pozvání důležitých stávajících klientů 14 dní před plánovaným termínem závodů zajištění drobného občerstvení pro vystavovatele i pro návštěvníky mající zájem o výrobek doprava veškerého propagačního materiálu, doprava triček pro vystavovatele Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 5

6 kontrola připravenosti zboží, propagačního materiálu upřesnění dopravě místo určení a čas dostavení se na výstavu 1 týden před zahájením výstavy montáž rozmístění stojanů se zbožím zavěšení poutače s logem a názvem firmy nad stánek připravení reklamních materiálů na dostupné místo informování zaměstnanců o všech aktivitách při výstavě Zahájení výstavy Po výstavě Prezentování firmy a výrobků Oslovování návštěvníků Prodávání vystaveného zboží Sepsání prodaného zboží Sklizení a zabalení nábytku a neprodaného zboží Rozložení Odvoz Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 6

7 Obrázek 2 síťový diagram časový Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 7

8 ÚČAST TEXTILNÍ FIRMY NA PRODEJNÍ VÝSTAVĚ Příprava Zákazníci Zaměstnanci Zpětná vazba Rezervace Design Pozvání veřejnosti Oslovení návštěvníků Předvedení výrobků Doprava Příprava Účast, zástupce Prodané zboţí Reklama Dovoz materiálu a zboţí na výstavu Doplnění zásob během výstavy Odvoz materiálu a zboţí po výstavě Stavba konstrukce Prezentace výrobku, oslovení Rozdané propagační materiály Plakáty Plachta s logem Rozmístění zboţí, propagace Výpomoc Výšení zájmu o značku a výrobky Výrobky Vystavení, umístění Zajištění zásob Propagace Letáky Katalogy, broţury Vizitky, kontakty Obrázek 3 WBS DIAGRAM Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 8

9 Tabulka logického rámce 1.sloupec 2.sloupec 3.sloupec 4.sloupec Intervenční (popis projektu) Objektivně ověřitelné ukazatele Zdroje informací k ověření Vnější předpoklady/rizika Hlavní cíl Účast textilní firmy na prodejní výstavě Propagace firmy Zvýšení počtu zákazníků Nárůst zájmu o značku a výrobky Získání velkých zakázek Zlepšení situace firmy Zvýšení zájmu o značku a výrobky Množství rozdaných letáků a propagačního materiálu Množství prodaných výrobků Počet návštěvníků internetových stránek firmy, dotazníky Zvýšení zisku Účetnictví, zaměstnanci Interní statistiky Účel projektu Propagace firmy a jejích výrobků Zvýšení počtu zákazníků Obnovení prestiže výrobků Zvýšení prodeje zboží Konkurenceschopnost účast firmy na výstavě propagační materiály rozdány zvýšení zájemců o výrobky zvýšení zisku, zakázek Přihláška Soupis propagačního materiálu před a po výstavě Statistika návštěvníků Účetnictví, objednávky Neumožnění vystavovat Nezájem zákazníků o zboží Konkurence Substituty Nevhodnost umístění Výstupy projektu Konání výstavy Prezentace výrobků Propagace firmy Návštěvníci Úspěšná výstava Spokojený zákazník Termín výstavy - květen zájemců během výstavy 550 prodaných kusů výrobků 4000 letáků a propagačního materiálu rozdáno 200 získaných kontaktů Informace od pořadatele Statistika návštěvníků Soupis vystavovaného zboží před a po výstavě Dokumentace propagačního materiálu Dotazování Soupis zákazníků Uskutečnění výstavy v termínu Kvalitní zastoupení firmy Zájem návštěvníků Kvalitní služby pro firmu Obrázek 4 Tabulka logického rámce Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 9

10 Výstupy - Prezentace firmy na výstavě - Prezentace výrobků - Oslovení zákazníci - Prodané výrobky - Rozdané propagační materiály Personální zastoupení ŘEDITEL FIRMY ZAMĚSTNANCI DOPRAVCE Zástupce firmy Zaměstnanec pro dovoz zboží na výstavu Pomocník Zaměstnance pro dovoz zboží během výstavy Zaměstnanec pro montáž a demontáž Zaměstnanec pro odvoz zboží po výstavě Pokladník Obrázek 5 Diagram personálního zastoupení Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 10

11 Finanční náročnost Poloţky Rezervace umístění na výstavě Stavba (materiál pro stánek) Výroba propagačního materiálu (letáky, plachty, vizitky, brožury) Odměna za dovoz a odvoz zboží přepravci Plat zaměstnancům na výstavě (bonusy, přesčasy) Zajištění občerstvení po celou dobu výstavy Medializace Plat zaměstnancům stavba, příprava a likvidace Zakoupení vstupenek pro významné klienty Cena Cena celkem Obrázek 6 Tabulka finanční náročnosti Finanční náročnost přípravy a realizace účasti textilní firmy byla spočítána na Pro firmu toto není zanedbatelná částka, jelikož jsou to finance, které se firmě nemusí vrátit, ovšem reklama a propagace firmy zde bude veliká, proto je nutné rozdat co nejvíce propagačního materiálu s kontakty, údaji o výrobcích pro budoucí nákupy zákazníků. Firma zvolila jako účastníky výstavy vystavovatele ty zaměstnance, kteří velmi dobře výrobky znají a jsou schopni firmu dobře prezentovat, předpokládá se tedy, že finance do výstavy vložené se vrátí při prodeji vystavených produktů a budoucímu prodeji potenciálním zákazníkům. Zakoupení umístění Stavba a výroba Výroba propagačního materiálu Odměny za odvoz a dovoz zboží Plat zaměstnanců ( stavba, likvidace ) Medializace Občerstvení Plat zaměstnancům (odměny, přesčasy) Vstupenky 200 Celkem náklady Obrázek 7 Síťový diagram nákladů Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 11

12 Možná rizika - Zrušení výstavy - Nevhodné zvolení umístění - Nezájem návštěvníků - Konkurence umístěná v blízkosti firmy - Nedodání propagačního materiálu - Nedostatek vyrobeného zboží - Nemoc zástupce firmy - Nezkušenost firmy - Nevhodně zvolený zástupce firmy - Nedostatečné nebo špatné informace od pořadatele výstavy Většinu rizik je možné odstranit nebo jim předejít dostatečnou informovaností o konání výstavy, o fungování a zjištění situace z předchozích výstav o počtu návštěvníků. Dostatečné časové rezervě pro přípravu všech kroků. Bohužel některým rizikům se předejít nedá, proto je nutné s nimi počítat a snažit se je zlehčit. Zhodnocení Projekt byl úspěšně zrealizován. Finanční i časový plán byly dodrženy. Výstava se podařila a dopadla dle očekávání. Firma získala více zákazníků, prodalo se velké množství vystavovaného zboží. Veškeré propagační materiály byly rozdány a firma nyní vyřizuje a zpracovává velké množství zakázek od zákazníků získaných díky výstavě. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 12

13 Seznam obrázků Obrázek 1 Strom cílů... 4 Obrázek 2 síťový diagram časový... 7 Obrázek 3 WBS DIAGRAM... 8 Obrázek 4 Tabulka logického rámce... 9 Obrázek 5 Diagram personálního zastoupení Obrázek 6 Tabulka finanční náročnosti Obrázek 7 Síťový diagram nákladů Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 13